Quản lý cung ứng thuốc tại bệnh viện đa khoa tỉnh hòa bình

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI  NGUYỄN THỊ THU QUẢN LÝ CUNG ỨNG THUỐC TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH HỊA BÌNH LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC QUẢN TRỊ KINH DOANH NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS CAO TÔ LINH HÀ NỘI - 2012 Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh MỤC LỤC MỤC LỤC i DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v DANH MỤC BẢNG vi DANH MỤC HÌNH vii ĐẶT VẤN ĐỀ viii CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CUNG ỨNG VẬT TƯ TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan chung hoạt động quản lý mua sắm (Purchasing Management): 1.1.1 Khái niệm quản lý mua sắm: .1 1.1.2 Vai trò quản lý mua sắm: 1.1.3 Quá trình hình thành phát triển: 1.1.4 Quy trình mua sắm nguyên vật liệu chung doanh nghiệp: 1.1.4.1 Phát triển chiến lược cung ứng: 1.1.4.2 Phân tích thị trường cung ứng: 1.1.4.3 Lập danh sách cho loại hàng hóa nhà cung ứng theo thứ tự ưu tiên: 1.1.4.4 Đàm phán: 10 1.1.4.5 Ký hợp đồng: 12 1.1.4.6 Đánh giá liên tục cải tiến quy trình: .12 1.1.5 Các tiêu chí đo lường tính hiệu hoạt động mua sắm: 13 1.1.5.1 Giá: .13 1.1.5.2 Chi phí: .14 1.1.5.3 Chất lượng: .15 1.1.5.4 Thời gian: 15 1.1.5.5 Những tiêu chí khác: 15 1.2 Quản lý mối quan hệ nhà cung ứng (SRM – Supply Relationship management) 16 1.2.1 Định nghĩa: 16 i Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh 1.2.2 Làm để quản lý cách hiệu mối quan hệ với nhà cung cấp: .16 1.2.2.1 Tạo mối quan hệ công việc tốt: 16 1.2.2.2 Giải vấn đề phát sinh xung quanh mối quan hệ với nhà cung ứng: .18 1.2.2.3 Chứng nhận cho nhà cung cấp mới: 19 1.2.3 Các cấp độ hợp tác với nhà cung ứng tác nghiệp tương ứng: 19 1.2.4 Các phạm trù liên quan tới SRM: 22 1.2.4.1 VMI – Vendor Managed Inventory: 22 1.2.4.1 JIT – Just in Time: .23 1.2.5 Quản lý cung ứng thuốc bệnh viện 24 1.2.6 Thực trạng cung ứng thuốc bệnh viện: 26 1.2.7 Quản lý tồn kho 27 CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG TÁC CUNG ỨNG THUỐC TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH HỊA BÌNH 28 2.1 Giới thiệu bệnh viện đa khoa Tỉnh Hoà Bình 28 2.1.1 Thơng tin liên hệ .28 2.1.2 Lịch sử hình thành phát triển .28 2.1.3 Chức nhiệm vụ .29 2.1.3.1 Chức năng: 29 2.1.3.2 Nhiệm vụ: 30 2.1.4 Cơ cấu tổ chức 33 2.1.5 Tình hình nhân .33 2.2 Phân tích tình hình cơng tác cung ứng dược bệnh viện đa khoa Tỉnh Hồ Bình 34 2.2.1 Hội đồng thuốc (HĐT), chức nhiệm vụ vai trò HĐT 34 2.2.3 Vai trò HĐT lựa chọn thuốc .37 2.2.4 Tiêu chí lựa chọn thuốc 38 2.2.5 Xây dựng thực DMTBV 39 ii Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh 2.2.6 Hoạt động HĐT lựa chọn thuốc bệnh viện 44 2.2.7 Xây dựng DMTBV 45 2.2.8 Xây dựng cẩm nang DMTBV 46 2.2.9 Đánh giá danh mục thuốc sử dụng năm 2009 47 2.2.9.1 Cơ cấu thuốc nội - thuốc ngoại 47 2.2.9.2 Phân tích cấu dạng thuốc DMT sử dụng năm 2009 48 2.2.9.3 Phân tích cấu thuốc nằm DMTCY BYT .49 2.2.9.4 Phân tích cấu tỷ trọng 10 nhóm thuốc sử dụng nhiều 50 2.2.10 Tình hình sử dụng thuốc .50 2.2.10.1 Đặt vấn đề 50 2.2.10.2 Đối tượng phương pháp nghiên cứu 51 2.3 Các yếu tố ảnh hưởng 52 2.3.1 Chất lượng danh mục thuốc: 52 2.3.2.Chất lượng kê đơn .52 2.3.3 Chất lượng kiểm soát tồn kho 53 2.3.4 Danh mục thuốc Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình: .54 2.3.5 Hoạt động giám sát việc sử dụng thuốc Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình: 56 a/ Số thuốc kê theo tên gốc: 56 b/ Số đơn thuốc kê thuốc thiết yếu: .56 c/ Kết phân tích sử dụng thuốc hồ sơ bệnh án (n = 400): .56 2.4 Kết luận 57 2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý sử dụng thuốc: 57 2.5 Công tác quản lý sử dụng thuốc Bệnh viện: 58 2.6 Cách thức lựa chọn nhà cung ứng thuốc: 58 3.1 Giải pháp can thiệp lên việc xây dựng danh mục thuốc: 90 3.1.1 Giới thiệu giải pháp 90 3.1.2 Kiến nghị 91 3.2 Giải pháp quản lý mối quan hệ nhà cung ứng dược phẩm 93 iii Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh 3.2.1 Xây dựng mơ hình tổng qt kế hoạch đặt mua thuốc 93 3.2.2 Xây dựng mơ hình quan hệ với nhà cung cấp thuốc thiết bị y tế 95 3.2.2.1 Liên hệ 95 3.2.2.2 Xác minh lực .98 3.2.2.3 Duy trì liên lạc 100 3.2.2.4 Cung cấp hàng hóa 102 3.2.2.5 Lưu trữ thông tin 102 3.2.3 Mục đích giải pháp 104 3.2.4 Ưu nhược điểm giải pháp 104 3.2.4.1 Ưu điểm giải pháp .104 3.2.4.2 Nhược điểm giải pháp .105 3.2.5 Kiến nghị giải pháp 106 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 107 iv Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ABC Phân tích ABC BYT Bộ y tế BV Bệnh viện BVĐK Bệnh viện Đa khoa DDD Liều xác định ngày DM Danh mục DMT Danh mục thuốc DMTBV Danh mục thuốc bệnh viện DMTCY Danh mục thuốc chủ yếu HĐT Hội đồng thuốc NSAID Nhóm chống viêm, giảm đau không steroid PPNC Phương pháp nghiên cứu VEN Vital, Essential Phân tích tối cần Non-essential thiết, thiết yếu, khơng thiết yếu TB trung bình TP Thành phần WHO World Health Tổ chức Organization Y tế giới CGĐT Chuyên gia đấu thầu HSDT Hồ sơ dự thầu v Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Phân tích ABC .4 Bảng 2: Bảng Giá thực tế với giá thị trường .14 Bảng 3: Các hoạt động lựa chọn thuốc HĐT 44 Bảng 4: Các hoạt động xây dựng DMTBV .45 Bảng 5: Cẩm nang danh mục thuốc bệnh viện 46 Bảng 6: Kết phân tích cấu khoản mục thuốc nội - thuốc ngoại 47 Bảng 7: Kết phân tích cấu dạng thuốc 48 Bảng 8: Kết phân tích cấu thuốc nằm DMTCY BYT 49 Bảng 9: Kết phân tích cấu tỷ trọng 10 nhóm thuốc sử dụng nhiều .50 Bảng 10: Nhóm biến số phân tích ABC .52 Bảng 11: Các biến số đánh giá chất lượng kê đơn 52 Bảng 12: Các biến số đánh giá chất lượng kiểm soát tồn kho 53 Bảng 13: Nguồn kinh phí mua thuốc Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hồ Bình 54 Bảng 14: Tỉ lệ thuốc nội, thuốc ngoại danh mục thuốc bệnh viện 55 Bảng 15: Tỉ lệ thuốc mang tên gốc thuốc mang tên thương mại danh mục thuốc bệnh viện 55 vi Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh DANH MỤC HÌNH Hình 1: Phát triển chiến lược mua sắm .3 Hình 2: Biểu đồ phân tích ABC Hình 3: Ma trận phân tích chi tiêu Hình 4: Ma trận phân khúc cung ứng Hình 5: Mối quan hệ số lượng nhà cung ứng chiến lược mua sắm loại hàng hóa .8 Hình 6: Quy trình đàm phán 10 Hình 7: Quy trình đàm phán 11 Hình 8: Quy trình quản lý cung ứng thuốc .24 vii Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh ĐẶT VẤN ĐỀ Thuốc đóng vai trị định cơng tác chăm sóc, bảo vệ, trì phục hồi sức khỏe cho nhân dân Trong năm qua nghành dược đổi mới, nhiều công nghệ ứng dụng để tạo sản phẩm thuốc có chất lượng, có hiệu điều trị Bước vào thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, Đảng Nhà nước khẳng định “con người nguồn tài nguyên quí báu định phát triển đất nước, sức khỏe vốn q người tồn xã hội Đầu tư cho sức khỏe để người chăm sóc sức khỏe đầu tư cho phát triển kinh tế xã hội đất nước” Trong thuốc có vai trị quan trọng nghiệp chăm sóc bảo vệ sức khỏe nhân dân Thuốc dược coi hàng hóa có tính chất xã hội cao, có hàm lượng khoa học kỹ thuật cao, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe, tính mạng người, thuốc loại hàng hóa đặc biệt cần sử dụng an toàn, hợp lý, hiệu chất lượng cao Tuy thuốc khơng đóng vai trị chăm sóc bảo vệ sức khỏe nhân dân thuốc giữ vai trò quan trọng nhiều trường hợp chí có vai trị định việc bảo vệ, trì phục hồi sức khỏe cho người bệnh Bảo đảm thuốc sử dụng hợp lý, an toàn bảo đảm khả nhân dân có thuốc tối cần ốm đau điều kiện tiên để cơng tác chăm sóc bảo vệ sức khỏe ban đầu thành cơng Thuốc hàng hóa thiết yếu cho sống, thiếu thuốc thuốc có chất lượng gây lo lắng cho nhân dân, đặc biệt ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống trị xã hội, thuốc khơng phải người tiêu dùng (bệnh nhân) định cho thân mà chịu ảnh hưởng thầy thuốc kê đơn Để đạt mục tiêu không kể đến đóng góp xứng đáng doanh nghiệp dược việc sản xuất cung ứng dược phẩm phục vụ chăm sóc bảo vệ sức khỏe nhân dân Dược khơng phải mang tính kinh tế mà phải mang tính y viii Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh tế kinh tế quản lý kinh tế Mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh thuốc đem lại lợi nhuận cao kinh doanh cho nhà doanh nghiệp đồng thời “đảm bảo cung ứng thường xuyên đủ thuốc, có chất lượng…, giá phù hợp, đảm bảo sử dụng thuốc hợp lý an tồn, có hiệu quả” Bộ Y tế chủ trương “phải đầu tư xây dựng ngành công nghiệp Dược Việt Nam đại ngang tầm với yêu cầu nhiệm vụ chăm sóc bảo vệ sức khỏe nhân dân” Trong nhiệm vụ đó, doanh nghiệp dược phải vươn lên đảm nhiệm vai trò chủ đạo Việc sản xuất kinh doanh thuốc phải hướng tới mục tiêu công cung thuốc cho người nghèo, sách, vùng sâu, vùng xa … Hiện số lượng mặt hàng thuốc ngày nhiều, phong phú đa dạng dạng bào chế Song thực tế lại có nhiều loại thuốc có tác dụng tương tự cung ứng cho bệnh viện Giá số thuốc lại cao không với giá trị thực Trước thực trạng tơi thực đề tài “Nghiên cứu hoạt động cung ứng thuốc Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình giai đoạn 2007 - 2009” ix Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh nhân tố định thành công can thiệp cung ứng thuốc bệnh viện, hợp tác bác sĩ, dược sĩ, điều dưỡng Bộ Y tế phải có giải pháp nhằm nâng cao vai trò quan trọng HĐT&ĐT khâu hoạt động cung ứng thuốc bệnh viện, cần lượng hóa hoạt động Hội đồng (chẳng hạn số đánh giá) Việc mời chuyên gia tổ chức tiên tiến giới tập huấn vô cần thiết để nâng cao kiến thức, kỹ HĐT&ĐT Giám đốc, Trưởng khoa Dược bệnh viện (nhân tố triển khai hoạt động HĐT&ĐT) đợt tập huấn Bộ Y tế tổ chức năm 2006 Đà nẵng (chuyên gia Cơ quan Khoa học sức khỏe Hoa kỳ truyền đạt kiến thức hữu ích hoạt động HĐT&ĐT)./ 3.2 Giải pháp quản lý mối quan hệ nhà cung ứng dược phẩm 3.2.1 Xây dựng mơ hình tổng qt kế hoạch đặt mua thuốc Theo phân tích thực trạng chương II, tác giả đề nghị mơ hình hoạt động vừa đảm bảo công tác đầu tư mua sắm theo quy định pháp luật, vừa đảm bảo quản lý mối quan hệ nhà cung ứng theo đề xuất giải pháp Theo mơ hình này, Lãnh đạo bệnh viện vào báo cáo HĐT, báo cáo kho, vào Kế hoạch Năm lãnh đạo cấp phê duyệt báo cáo thông tin nhà cung cấp Phòng mua hàng, định kế hoạch đặt mua thuốc Thông thường, thời gian để đưa kế hoạch lâu, phụ thuộc vào phối hợp phòng ban liên quan phụ thuộc vào quy mô dự án Tuy nhiên, với việc áp dụng giải pháp rút ngắn thời gian, thông tin hệ thống hóa tồn 93 Luận văn thạc sĩ Lãnh đạo BV GVHD: TS Cao Tô Linh Hội đồng thuốc Thông tin kho Kế hoạch Năm Thông tin NCC KẾ HOẠCH ĐẶT MUA THUỐC (Được phê duyệt) PHÒNG MUA HÀNG ĐẤU THẦU MUA SẮM NCC - NCC - NCC - i NCC - n Hình 9: Mơ hình mua sắm dược phẩm Bệnh viện Theo mơ hình trên, rõ ràng có giai đoạn việc mua sắm Giai đoạn chuẩn bị mua sắm Giai đoạn tiến hành mua sắm Giải pháp tập trung vào Giai đoạn chuẩn bị mua sắm Đối với Giai đoạn mua sắm, Bệnh viện phải tuân thủ quy định pháp luật pháp lệnh Ngân sách, trình tự thủ tục đấu thầu theo quy định luật đấu thầu số 61 nghị định 85 hướng dẫn Luật đấu thầu Trong giai đoạn chuẩn bị mua sắm, việc áp dụng giải pháp quản lý nhà cung ứng dược phẩm mang lại hiệu rút ngắn thời gian lựa chọn nhà cung ứng phù hợp Tùy thuộc vào tính chất, quy mơ dự án mà tìm kiếm thơng tin nhà cung ứng cách nhanh chóng Vừa đảm bảo thông tin thông suốt, vừa đảm bảo công khai minh bạch, công nhà cung ứng dịch vụ, vừa tối ưu chi phí mua sắm phối kết hợp thông tin kho, nhu cầu khả cung ứng nhà cung ứng dược phẩm – có mối quan hệ với Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình 94 Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tơ Linh 3.2.2 Xây dựng mơ hình quan hệ với nhà cung cấp thuốc thiết bị y tế Việc tạo trì mối quan hệ với nhà cung ứng dược phẩm ln đóng vai trị quan trọng tồn hoạt động mua sắm Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hòa Bình, mơ tả mục 1.2 Hình mô tả cách thức quản lý mối quan hệ nhà cung ứng dược phẩm đề xuất Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình Hình 10:: Mơ hình quản lý nhà cung ứng dược phẩm Bệnh viện 3.2.2.1 Liên hệ Công tác liên hệ với nhà cung ứng đặt lên hàng đầu Về phía nhà cung ứng, họ tìm cách, phương tiện, kỹ họ có để tạo mối quan hệ với người mua nói chung Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình nói riêng Điều điều cốt yếu, mang tính sống cịn doanh nghiệp hay nhà cung cấp việc cung ứng hàng hóa mà doanh nghiệp kinh doanh Tuy nhiên, khuôn khổ giải pháp này, tác giả muốn tập trung vào công tác liên hệ nhà cung ứng bên mua – Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hòa Bình Theo hành vi thơng thường kinh tế thị trường, người bán chủ động tiếp cận với người mua thơng qua hoạt động marketing Ở góc độ này, tác giả đề cập đến 95 Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh việc người mua chủ động tìm kiếm nhà cung cấp, phục vụ cho nhu cầu doanh nghiệp Có nhiều cách để liên hệ với nhà cung ứng Tất nhiên, đây, tác giả muốn nhấn mạnh việc liên hệ với nhà cung ứng mới, điều có nghĩa thơng tin nhà cung ứng đó, bên phía người mua – Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình hồn tồn chưa có thơng tin Việc liên hệ với nhà cung cấp dược phẩm nói riêng vật tư liên quan đến y tế nói chung, phải tiến hành thường xuyên, nhằm tìm kiếm nhà cung ứng mới, tiềm mà Bệnh Viện Đa Khoa Tỉnh Hịa Bình chưa làm việc chưa có hoạt động thương mại với nhà cung ứng Mục đích liên hệ khơng phải để tiến hành thương vụ mua bán, mà mục đích tìm kiếm thơng tin nhà cung ứng Một số cách tiến hành để liên hệ với nhà cung ứng: • Liên hệ qua thư điện tử • Liên hệ điện thoại trực tiếp • Liên hệ thơng qua giới thiệu gián tiếp a Liên hệ qua thư điện tử Ngày nay, mạng Internet phát triển mạnh, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho doanh nghiệp tận dụng, khai thác, tìm kiếm thơng tin cách nhanh chóng, xác Ngồi ra, cơng nghệ tối ưu hóa tìm kiếm (Search Engine Optimization), hãng phát triển mạnh mẽ, Google.com, Yahoo.com, hay mạng xã hội Facebooks.com, Twitter.com, mang lại lợi ích to lớn việc cung cấp thông tin doanh nghiệp hay nhà cung ứng nào, miễn doanh nghiệp đăng ký sử dụng Chỉ cần vài thao tác đơn giản, số cụm từ để tìm kiếm thơng tin, người sử dụng tìm thơng tin mong muốn Điều doanh nghiệp tận dụng triệt để Một ứng dụng có giá trị cao phần mềm gửi thư điện tử OutLook, Mail!Yahoo, Google Mail,… Bằng việc sử dụng mạng Internet cơng cụ hữu ích, doanh nghiệp liên hệ với nhà cung cấp mà không cần quan tâm đến khoảng cách địa lý Đối với doanh nghiệp mua nói chung 96 Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh Bệnh Viện Đa Khoa Tỉnh Hịa Bình nói riêng, cách liên hệ hiệu với chi phí thấp Thơng qua kênh thơng tin này, Bệnh Viện Đa Khoa Tỉnh Hịa Bình tìm kiếm nhà cung cấp hàng đầu giới, có hội trực tiếp làm việc với hãng sản xuất phân phối dược phẩm nước Việc sử dụng liên hệ với nhà cung cấp dược phẩm email mang tầm quan trọng lớn việc nhận thông tin sản phẩm dược phẩm nghiên cứu đưa thị trường nhà cung cấp dược phẩm Rõ ràng, tài liệu nghiên cứu, đặc tính hóa học, định sử dụng gửi qua email nguồn thông tin quan trọng cho việc điều trị, khám chữa bệnh Bệnh viện Lợi việc sử dụng thư điện tử - email rõ ràng chứng minh từ thực tiễn Tuy nhiên, tính chất lịch sử phát triển Bệnh viện, nên cần phải có khóa đào tạo việc sử dụng email cách thành thạo chuyên nghiệp Đồng thời, việc sử dụng email chậm trễ lệch múi với nhà cung ứng (Ví dụ: Giờ làm việc Việt nam 08h đến 17h30, tương đương Mỹ 20h đến 5h30 sáng hôm sau, thời gian làm việc lệch việc phản hồi email thông thường chậm hơn) b Liên hệ điện thoại trực tiếp Liên hệ điện thoại trực tiếp cách trực tiếp trao đổi với nhà cung ứng, khắc phục nhược điểm chậm trễ thông tin lệch thời gian cách liên hệ email Nền kinh tế phát triển, công nghệ phát triển, doanh nghiệp trọng vào việc tạo kênh thông tin 24/24 cho đối tác liên hệ Đây điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp mua liên hệ hỏi đáp thắc mắc, tìm kiếm thơng tin nhanh chóng trực tiếp Lợi ích việc liên hệ điện thoại thường xuyên nhận thông tin cách trực tiếp Thông thường cách sử dụng nghiệp vụ hỏi đáp ngắn Mọi thông tin phải ghi chép lại, mà không lưu trữ dạng văn cách liên hệ email 97 Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh Để làm điều này, Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình phải cần có đội ngũ chuyên môn giỏi giao tiếp tiếng Anh Tiếng Việt Đôi khi, việc giao tiếp qua điện thoại khơng chun nghiệp dễ mang lại hình ảnh khơng tốt mối quan hệ với nhà cung cấp c Liên hệ thông qua giới thiệu gián tiếp Thông thường, cán mua hàng, mà cụ thể dược phẩm, lúc nắm bắt hết thông tin nhà cung ứng dược phẩm cho Bệnh viện Các hãng dược phẩm khơng biết xác cán đảm nhận việc tập hợp thông tin, đưa yêu cầu đơn hàng dược phẩm Thông thường, hãng dược phẩm tập trung giới thiệu sản phẩm tới y, bác sĩ chuyên môn Điều hồn tồn Tuy nhiên, góc độ thương mại, cán mua hàng quan tâm nhiều đến ràng buộc kinh tế, điều khoản tốn, giao hàng, thơng tin liên quan đến thương vụ mua bán Trong số trường hợp, thương vụ mua bán với hãng lớn, danh tiếng khơng mang lại lợi ích tối đa Thay vào đó, thương vụ chuyển sang nhà cung cấp, phân phối nhỏ lẻ mang lại lợi ích thiết thực Ví dụ, việc mua 10 lơ thuốc Aspirin từ hãng kéo dài từ tuần đến tuần phải tiến hành thủ tục nhập khẩu, vận chuyển, thông quan Nếu chuyển sang mua nhà cung cấp nhỏ hơn, sẵn có 10 lơ thuốc đó, thời gian giao hàng cịn tuần Do đó, việc thu thập thơng tin từ đồng nghiệp y, bác sĩ, đồng nghiệp khác Bệnh viện, đối tác khác, đóng vai trị quan trọng việc liên hệ với nhà cung cấp dược phẩm Đặc biệt số trường hợp mà nhà cung cấp dược phẩm vừa nhỏ thực thương vụ tốt 3.2.2.2 Xác minh lực Thông qua cách liên hệ mô tả trên, nhà cung ứng dược phẩm gửi thông tin cần thiết để chứng minh lực họ 98 Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh a Đăng ký kinh doanh Ngoại trừ doanh nghiệp nước ngồi, khơng hoạt động thức Việt nam, doanh nghiệp Việt nam Văn phịng đại diện nước ngồi Việt nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Thông thường thông tin Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh phần thể lực nhà cung ứng dược phẩm Cán mua hàng Bệnh viện cần phải nắm rõ thơng tin đó, đồng thời phải hiểu quy định pháp luật thông tin đăng ký Đây phần khơng thể thiếu việc kiểm tra tư cách nhà cung ứng dược phẩm Bệnh viện b Các chứng nhận Các sản phẩm dược phẩm, tất nhiên, phải kiểm soát chặt chẽ hàng loạt chứng nhận Bộ Y tế, ngành liên quan tổ chức Y tế khác nước Đối với dược phẩm, mà đặc biệt biệt dược, nhà cung ứng dược phẩm phải có chứng nhận bắt buộc, theo quy định pháp luật Việt nam Bộ Y tế Như vậy, kiểm tra thông tin này, cán mua hàng phải nắm rõ điều kiện cấp phép cho ngành nghề kinh doanh có điều kiện nhà cung ứng dược phẩm Nếu không tuân thủ việc kiểm tra này, dẫn tới mua dược phẩm khơng đảm bảo chất lượng mua dược phẩm chưa Bộ ngành liên quan cấp phép lưu hành c Các hợp đồng thực Thông tin hợp đồng thực nhà cung ứng dịch vụ cho biết lực thực họ việc cung ứng sảm phẩm dược mà gói thầu hay đơn hàng mà Bệnh viện yêu cầu cung cấp Thông thường, gói thầu hay đơn hàng, có sản phẩm dược khác nhau, mà đơi khơng phải lợi nhà cung cấp dược phẩm Đối với hợp đồng thực hiện, nhà cung ứng dược phẩm đương nhiên chứng minh lực họ cách minh bạch khách quan Đây thơng tin tham khảo thêm cán mua hàng Tất nhiên, 99 Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh thông tin định thương vụ mua bán dược phẩm có diễn hay khơng d Tham quan sở nhà cung ứng Đối với nhà cung ứng dược phẩm có sở sản xuất, việc tham quan sở sản xuất họ mang lại đánh giá lực nhà cung cấp dược phẩm Bằng việc tham quan sở sản xuất, cán mua hàng Bệnh viện chứng kiến tồn quy trình sản xuất họ, kiểm chứng tiêu chuẩn kỹ thuật y tế khắt khe mặt hàng dược phẩm Đặc biệt số loại hóa chất, tá dược quan trọng theo quy định tiêu chuẩn sản xuất Bộ Y tế Tồn thơng tin lưu trữ phim, ảnh, tài liệu quy trình sản xuất Đây phần việc để hiểu tiến độ sản xuất lô hàng cụ thể Tuy nhiên, phần lớn nhà cung cấp dược phẩm (mang tính thương mại) khơng có sở sản xuất Việc tham quan văn phòng trụ sở đối tác phần đánh giá mức độ chuyên nghiệp đối tác việc cung ứng dược phẩm 3.2.2.3 Duy trì liên lạc Tầm quan trọng việc tìm kiếm, tạo mối quan hệ nhà cung ứng phần phân tích Tuy nhiên, mối quan hệ thường xuyên phải trì Vấn đề đặt Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hòa Bình trì mối quan hệ với nhà cung ứng dược phẩm nào? a Chia sẻ thông tin Các thơng tin có giai đoạn đầu mối quan hệ không cần phải nhắc lại nhiều, mà cần cập nhật thêm Tuy nhiên, đây, tác giả nhấn mạnh việc trao đổi, chia sẻ thông tin liên quan đến hoạt động mua sắm Bệnh viện nhà cung ứng dược phẩm thông tin thương mại nhà cung ứng Bệnh viện Xét theo góc độ thương mại, việc chia sẻ thông tin song phương Mỗi bên liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho đối tác để chuẩn bị nhanh nhất, hiệu phương án cung cấp hàng hóa dịch vụ dược phẩm 100 Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tơ Linh Đối với Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình, việc chia sẻ thơng tin kế hoạch đặt hàng mua dược phẩm đến nhà cung ứng dược phẩm đóng vai trị quan trọng Mặc dù phải tn thủ quy định pháp luật Ngân sách, Luật đấu thầu, Luật thương mại tuân thủ nghị định liên quan đến việc tổ chức đấu thầu Tuy nhiên, việc trao đổi thông tin với nhà cung ứng dược phẩm theo kế hoạch năm, kế hoạch quý mang lại nguồn thông tin quý giá mối quan hệ kế hoạch kinh doanh nhà cung ứng Thêm vào đó, việc chia sẻ thông tin nội phải Bệnh viện tiến hành đồng cán HĐT, cán kế hoạch, cán dược y, bác sĩ điều trị trực tiếp cho bệnh nhân, phản hồi kết điều trị khả quan tiên lượng khả xấu sử dụng sản phẩm thuốc dược phẩm Điều ảnh hưởng tới phác đồ điều trị cho loại bệnh cụ thể Ngoài ra, báo cáo kết theo dõi điều trị bệnh nhân, báo cáo tồn kho quản lý kho dược kế hoạch bổ sung dược phẩm hàng tháng, hàng quí, cán HĐT cán chuyên trách mua sắm, kế hoạch tiến hành thay đổi DMT cho phù hợp với thực tế Kết hợp với thông tin chia sẻ từ phía nhà cung ứng dược phẩm để đẩy nhanh trình tìm kiếm nhà cung ứng dược phẩm Đối với nhà cung ứng dược phẩm, việc chia sẻ kế hoạch sản xuất kế hoạch đặt hàng cho Bệnh viện mang lại thông tin giá trị việc thực mua sắm theo kế hoạch Đảm bảo số lượng thuốc tồn kho hợp lý, tối ưu, giảm chi phí tồn kho q lớn Ngồi ra, nhà cung ứng dịch vụ chia sẻ thông tin bệnh học, khoa học, đặc tính lý hóa sản phẩm sản phẩm dược thay tương đương, với giá thành hợp lý, nguồn thông tin quan trọng việc khám điều trị cho bệnh nhân Bệnh Viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình b Tham dự hội thảo Một cách thông thường, nhà cung ứng dược phẩm thường xuyên tổ chức hội thảo chuyên đề sức khỏe, nhằm công bố nghiên cứu loại, chủng loại dược biệt dược đến đội ngũ y sĩ, bác sĩ, dược sĩ cán y tế liên quan Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình phải chủ động cử cán 101 Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh chuyên trách tham dự hội thảo nhà cung ứng dược phẩm tổ chức, nhằm thu thập thông tin công nghệ nhất, thông tin sản phẩm dịch vụ mà nhà cung ứng dược phẩm đưa Đồng thời, tạo mối quan hệ thân thiện với nhà cung ứng dịch vụ Bệnh viện cần hỗ trợ thơng tin cần thiết q trình điều trị khám chữa bệnh cho bệnh nhân kế hoạch mua sắm bổ sung dược phẩm 3.2.2.4 Cung cấp hàng hóa Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình đơn vị hoạch tốn phụ thuộc, hành cơng, 100% vốn nhà nước Do đó, Bệnh Viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình phải tuân thủ quy định mua sắm đơn vị cơng tồn hoạt động Tn thủ pháp lệnh ngân sách phủ, tuân thủ kế hoạch phê duyệt tỉnh Hịa Bình Sở Y tế Hịa Bình, đồng thời phải tuân thủ Luật đấu thầu số 61 Nghị định 85 phủ việc hướng dẫn mua sắm hàng hóa dịch vụ Ngồi ra, nhà cung ứng dược phẩm chọn thông qua trình đấu thầu nêu trên, việc tạo mối quan hệ thân thiện, tơn trọng lẫn q trình đàm phán, thương thảo hợp đồng, giao hàng toán cho đơn hàng khác phải đặt lên hàng đầu Xóa bỏ góc nhìn bên mua bên bán, mà xem xét mối quan hệ bình đẳng, tương trợ lẫn thương vụ kinh doanh 3.2.2.5 Lưu trữ thông tin Giải pháp tập trung vào việc quản lý mối quan hệ nhà cung ứng dược phẩm, tập trung vào việc lưu trữ thông tin nhà cung ứng, thông tin sản phẩm dược phẩm cách có hệ thống Việc lưu trữ tiến hành có hỗ trợ hệ thống thơng tin khơng có hệ thống thơng tin Tuy nhiên, giải pháp đề xuất lưu trữ với hỗ trợ hệ thông thông tin a Lưu trữ thông tin nhà cung ứng dược phẩm Việc lưu trữ thơng tin nhà cung ứng dược phẩm đóng vai trò quan trọng việc đẩy nhanh tiến độ mua hàng Mỗi nhà cung ứng dược phẩm lưu trữ thông 102 Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh tin hệ thống thông tin Bệnh viện Các thông tin như: Mã nhà cung ứng, tên giao dịch, người đại diện theo pháp luật, số điện thoại liên hệ, email liên lạc, địa giao dịch, mã số đăng ký kinh doanh, mã số thuế, ngành nghề đăng ký kinh doanh (kèm theo chứng nhận - có), thơng tin tài khoản ngân hàng,… , Bệnh viện lưu trữ cách đầy đủ xác Các thơng tin cho phép cán liên quan, lãnh đạo Bệnh viện truy cập, tra cứu trực tiếp, nhằm phục vụ công tác mua sắm cách nhanh chóng, đảm bảo thơng tin, đảm bảo quy định pháp luật b Lưu trữ thơng tin dược phẩm Mỗi loại dược phẩm có đặc tính kỹ thuật riêng, có định sử dụng riêng, có số lượng riêng Do vậy, thơng tin phải lưu trữ cách xác Các thơng tin lưu trữ như: tên thuốc, giải thích tên thuốc (nếu có), mã thuốc, tá dược chính, hạn sử dụng lô, phương thức bảo quản, phương thức vận chuyển, phân loại biệt dược thường hay độc A hay độc B, loại chứng nhận kiểm định cần thiết loại… Đối với dược phẩm thông thường, thơng tin lưu trữ mang tính chất tham khảo Tuy nhiên, số biệt đòi hỏi thông tin quan trọng cách thức bảo quản Việc tối ảnh hưởng đến trình mua dược phẩm Ví dụ, cán mua hàng khơng nắm rõ thông tin này, thực cho nhập hàng mà không ý đến điều kiện bảo quản rõ ràng, dược phẩm biến chất nhiệt độ, ánh nắng mặt trời hay số yếu tố Do đó, thơng tin lưu trữ phải xác bắt buộc cán liên quan phải tuân thủ quy trình thực đề nghị liệu lưu trữ Một phần quan trọng việc lưu trữ thông tin sản phẩm dược phẩm danh mục nhà cung ứng cung cấp loại dược phẩm Như vậy, thơng tin đa dạng móc nối với nhau, tạo nên mạng lưới thơng tin thơng suốt, phục vụ nhanh chóng q trình tìm kiếm nhà cung ứng dược phẩm đẩy nhanh trình mua sắm dược phẩm theo kế hoạch 103 Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh 3.2.3 Mục đích giải pháp Từ phân tích giải pháp, rõ ràng, mục đích giải pháp tập trung vào việc làm để tạo, trì, quản lý khai thác mối quan hệ nhà cung ứng 3.2.4 Ưu nhược điểm giải pháp Mỗi giải pháp đề xuất, tồn song song ưu điểm nhược điểm Tùy tính chất áp dụng giải pháp mà tăng ưu điểm giảm nhược điểm giải pháp ngược lại Về mặt khách quan, giải pháp thu ưu điểm gặp số nhược điểm sau: 3.2.4.1 Ưu điểm giải pháp - Tập hợp số lượng đông đảo nhà cung ứng dược phẩm: Bệnh viện chủ động tìm kiếm, tạo trì mối quan hệ với nhà cung ứng dược phẩm, đồng thời lưu trữ thơng tin cách xác, đầy đủ Như vậy, Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình ln có sẵn tập hợp nhà cung ứng dược phẩm phong phú, đa dạng, sẵn sàng hợp tác chia sẻ thông tin - Luôn thu thập thơng tin dược phẩm cách nhanh chóng xác: Do cách tiếp cận trao đổi thông tin nhiều, chia sẻ thông tin sản phẩm kế hoạch nhà cung ứng dược phẩm, HĐT lãnh đạo Bệnh viện tra cứu, tìm kiếm thơng tin sản phẩm, đặc tính y, lý, hóa loại sản phẩm, thành phần tá dược tương đương, định chống định để điều chỉnh DMT cách phù hợp với phác đồ điều trị đảm bảo dự trữ thuốc - Chủ động mối quan hệ với nhà cung ứng dược phẩm: Theo giải pháp này, việc tìm kiếm kết nối với nhà cung ứng dược phẩm tạo cán chuyên trách Bệnh viện - Tránh xung đột quyền lợi nhà cung ứng dược phẩm: Các mối quan hệ nhà cung ứng dược phẩm tạo cách thân thiện, tôn trọng lẫn nhau, điều dẫn đến hài hòa quyền lợi bên việc đàm phán thương thảo hợp đồng Mọi tranh chấp xảy bên thỏa 104 Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh hiệp tinh thần xây dựng tôn trọng quyền lợi Bên mua – Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình bên bán – nhà cung ứng dược phẩm cố gắng đảm bảo quyền lợi nghĩa vụ thông qua mối quan hệ bền vững win-win - Đẩy nhanh trình tìm nhà cung ứng dược phẩm: Rõ ràng, thông tin lưu trữ cách đầy đủ xác, việc tra cứu thơng tin dược phẩm nhà cung ứng tương đương đáp ứng cách nhanh chóng Đây mục tiêu giải pháp quản lý mối quan hệ nhà cung ứng, tiền đề để đẩy nhanh công tác mua sắm dược phẩm, rút ngắn thời gian chuẩn bị 3.2.4.2 Nhược điểm giải pháp - Áp dụng giải pháp khó khăn: Đối với Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình, cơng tác điều trị khám chữa bệnh cho bệnh nhân Việc áp dụng giải pháp cần phải lãnh đạo Bệnh viện đồng thuận cử cán chuyên trách thực việc quản lý mối quan hệ với nhà cung ứng dược phẩm, làm đầu mối liên lạc với nhà cung ứng dược phẩm có trách nhiệm phối hợp với HĐT tìm kiếm, thẩm định báo cáo lực cung cấp nhà cung ứng - Sự hợp tác nội kém: DMT xây dựng dựa HĐT, y sĩ, bác sĩ dược sĩ, nhiên, hợp tác nội cán thường xảy xung đột chun mơn, chia sẻ thơng tin quản lý DMT đưa định mua bổ sung - Trình độ sử dụng cơng nghệ thông tin hạn chế: Điều rõ ràng Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình, chun mơn khám chữa bệnh Trình độ tin học văn phòng cán y bác sĩ dược sĩ Bệnh viện chưa cao, dẫn đến việc khai thác mạnh từ hệ thống thông tin lưu trữ chưa mạnh Cho nên, việc áp dụng giải pháp quản lý nhà cung ứng dược phẩm gặp khó khăn việc khai thác hiệu 105 Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh - Xung đột quyền lợi số cán chuyên trách: Việc áp dụng giải pháp địi hỏi cơng tất nhà cung ứng dược phẩm Tuy nhiên, nhiều mối quan hệ riêng tư nhà cung ứng cán chuyên trách, gây tác động không nhỏ giải pháp Các cán chuyên trách muốn nhà cung cấp dược phẩm thân quen với họ, cung cấp gói sản phẩm đó, giá gói sản phẩm cao so với số nhà cung ứng khác 3.2.5 Kiến nghị giải pháp Từ đánh giá ưu điểm, nhược điểm giải pháp nêu trên, tác giả đưa số kiến nghị: - Áp dụng giải pháp quản lý nhà cung ứng dược phẩm vào trình chuẩn bị mua sắm dược phẩm Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình, nhằm đạt mục đích nêu giải pháp (mục 3.2.3) - Kiến nghị với lãnh đạo Bệnh viện cho phép nâng cao trình độ tin học văn phòng cho cán chuyên trách nói riêng tồn cán Bệnh viện nói chung, nhằm chia sẻ khai thác thơng tin từ việc áp dụng giải pháp - Thông tin thu từ giải pháp này, thực cho giải pháp thay đổi DMT nêu 3.1 Và thơng tin để hỗ trợ định lựa chọn nhà cung ứng dược phẩm trình đấu thầu mua sắm 106 Luận văn thạc sĩ GVHD: TS Cao Tô Linh DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bệnh viện Đa khoa tỉnh Hoà Bình (2007) Báo cáo kế hoạch mua thuốc năm 2007 Bệnh viện Đa khoa tỉnh Hồ Bình (2008) Báo cáo kế hoạch mua thuốc năm 2008 Bệnh viện Đa khoa tỉnh Hồ Bình (2009) Báo cáo kế hoạch mua thuốc năm 2009 Nguyễn Hồ Bình, Lê Văn Bào (2000) Bước đầu tìm hiểu tình hình sử dụng thuốc cộng đồng Tạp chí y học thực hành, Bộ y tế, số (384): trang 39-40 Nguyễn Thị Thu Hương (2009) Nghiên cứu việc quản lý sử dụng thuốc điều trị bệnh viện Nguyễn Hằng Nga (2009) Phân tích cấu tiêu thụ thuốc số bệnh viện năm 2008 Kathleen, H and G.Terry (2003) Hội đồng thuốc điều trị - Cẩm nang hướng dẫn thực hành WHO Quốc Hội Nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam (2005) Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 Thủ tướng Chính phủ (2009) Nghị định 85/2009/NĐ-CP, ngày 21/10/2009 Hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng 10 Lê Văn Truyền (2009) Kê đơn thuốc: Thầy thuốc cần thực sứ mạng 11 WHO (1993) Một số số chọn lọc sử dụng thuốc Hướng dẫn điều tra sử dụng thuốc sở khám chữa bệnh Vụ thuốc thiết yếu sách thuốc, Thuỵ sỹ, (bản dịch) 107 ... TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH HỊA BÌNH 2.1 Giới thiệu bệnh viện đa khoa Tỉnh Hồ Bình 2.1.1 Thơng tin liên hệ Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình đặt Tổ 27 – Phường Đồng Tiến – Thành phố Hịa Bình – Tỉnh. .. cung ứng thuốc bệnh viện 24 1.2.6 Thực trạng cung ứng thuốc bệnh viện: 26 1.2.7 Quản lý tồn kho 27 CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CƠNG TÁC CUNG ỨNG THUỐC TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA. .. lượng quản lý bệnh viện 1.2.6 Thực trạng cung ứng thuốc bệnh viện: Cung ứng thuốc không hiệu bất hợp lý, đặc biệt bệnh viện, vấn đề bất cập có phạm vi ảnh hưởng rộng cấp độ sóc y tế Việc quản lý cung