100520THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THIẾT KẾ XÂY DỰNG TƯƠNG LAI MỚI

Quá trình phát triểncủa Công ty trong thời gian qua được thể hiện qua một số chỉ tiêu kinh tế ở biểusau : MỘT SỐ CHỈ TIÊU VỀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH TƯ VẤ

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG

TY TNHH TƯ VẤN THIẾT KẾ XÂY DỰNG TƯƠNG LAI MỚI

2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức công tác kế toán tại Công

ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển:

Năm 200 với nhiệm vụ, yêu cầu mới của Xã hội và Thị trường Công ty

TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới - theo Giấy phép kinh doanh

số 4051224225 ngày 18 tháng 2 năm 2004 của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố

Hà nội ra đời

Tuy mới thành lập còn nhiều khó khăn nhưng Công ty luôn cố gắng tiếpcận với cái mới, cạnh tranh bằng chất lượng và tiến độ thi công, áp dụng côngnghệ và các thiết bị thi công tiên tiến Từ đó Công ty ngày càng có uy tín trênđịa bàn Thành phố Hà Nội cũng như các Thành phố bạn đã đóng góp một phầnkhông nhỏ vào Ngân sách Nhà nước, tạo được công việc ổn định cho người laođộng, chăm lo đến điều kiện sống và làm việc cho công nhân viên chức toànCông ty

Trải qua mấy năm hoạt động Xây dựng đến nay Công ty TNHH tư vấnthiết kế xây dựng Tương Lai Mới đã hoàn thành bàn giao hơn 30 công trìnhđường giao thông, cầu, cống, đường điện, trạm biến áp, dân dụng đưa vào sửdụng phục vụ cho nền kinh tế quốc dân và đạt được rất nhiều thành quả gópphần và phát triển cơ sở hạ tầng cho Thành phố nhà Cụ thể Công ty đã thi côngnhiều dự án có quy mô nhóm B như:

- Đường giao thông Kháng Nhật đi Đèo Mon

- Trung tâm giao dịch bất động sản SUDICO

- Trạm biến áp 35 KVA xã Hợp Thành

- Đường tràn liên hợp Nà Tè 2

-

Ngoài ra Công ty còn tham ra sản xuất vật liệu xây dựng đá, sỏi phục vụcho thi công các công trình giao thông, thuỷ lợi, dân dụng, Quá trình phát triểncủa Công ty trong thời gian qua được thể hiện qua một số chỉ tiêu kinh tế ở biểusau :

MỘT SỐ CHỈ TIÊU VỀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THIẾT KẾ XÂY DỰNG TƯƠNG LAI MỚI

Căn cứ vào tính chất và quy mô hoạt động, địa bàn hoạt động, tình hìnhtrang bị phương tiện, trình độ nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên trong Công

ty, để phù hợp với cơ chế mới Công ty đã không ngừng hoàn thiện cho bộ máyquản lý của Công ty ngày càng gọn nhẹ nhưng đạt hiệu quả cao Do các côngtrình thi công có địa điểm thi công khác nhau, thời gian thi công lâu dài, mangtính đơn chiếc nên lực lượng lao động của Công ty đã được tổ chức thành cácĐội thi công công trình được phân công với nhiều vị trí, nhiệm vụ khác nhau,

trong các Đội thi công lại phân ra thành các Tổ sản xuất: Như Tổ sắt, Tổ mộc,

Tổ nề

Các Đội thi công trực thuộc có bộ phận kế toán với mô hình cơ cấu gọnnhẹ để nhập - xuất vật tư, công cụ dụng cụ lao động, tính và phân bổ CPSXC ghi chép và theo dõi sổ chi tiết như sổ chi tiết về vật liệu, tiền lương, chi phí sảnxuất của các công trình thi công

Có nhiệm vụ quản lý Đội và tổ chức thi công theo yêu cầu nhiệm vụ củaGiám đốc giao, tổ chức ký kết hợp đồng kinh tế nội bộ, thanh toán hợp đồngkhoán của đội Căn cứ vào kế hoạch đội tự lập và cân đối về lao động thiết bị…chỉ đạo sản xuất nhằm đảm bảo chất lượng, tiến độ theo đúng thiết kế, quản lýlao động, an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp, chịu trách nhiệm trước Giámđốc Các Đội là nơi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu của Công ty Do đóđây là nơi lập nên các chứng từ ban đầu như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…làm cơ sở cho kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

2.1.2.2 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất

Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới mang đặc thùcủa Ngành xây dựng cơ bản, quá trình sản xuất mang tính liên tục đa dạng, kéodài và phức tạp trải qua nhiều giai đoạn khác nhau Mỗi một công trình đều có

dự toán, thiết kế riêng, địa điểm thi công khác nhau Do đó quy trình sản xuấtkinh doanh của Công ty là quá trình liên tục khép kín từ giai đoạn khảo sát thiết

kế đến giai đoạn hoàn thiện đưa vào sử dụng

Các giai đoạn thực hiện công trình xây dựng của Công ty được tiến hànhtuần tự theo các bước sau:

- Nhận thầu thông qua đấu thầu hoặc giao thầu trực tiếp

- Ký hợp đồng xây dựng với chủ đầu tư công trình (bên A)

- Trên cơ sở hồ sơ thiết kế và hợp đồng xây dựng đã được ký kết, Công ty

tổ chức quá trình sản xuất thi công để tạo ra sản phẩm (công trình hay hạng mụccông trình)

+ San nền, giải quyết mặt bằng thi công, đào đất, làm móng

+ Tổ chức lao động, bố trí máy móc thi công, cung ứng vật tư.

+ Xây trát trang trí hoàn thiện

- Công trình được hoàn thành với sự giám sát của chủ đầu tư công trình

về mặt kỹ thuật và tiến độ thi công

- Bàn giao công trình hoàn thành và quyết toán hợp đồng xây dựng vớiChủ đầu tư

SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ XÂY LẮP

2.1.2.3 Đặc điểm tổ chức công tác quản lý của Công ty:

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY

Nhiệm vụ của các bộ phận:

Mua vật tư, tổ chức nhân công Nhận thầu

Lập kế hoạch thi công

Tổ chức thi công

Nghiệm thu bàn giao công trình

ĐỘI THI CÔNG

SỐ 3

ĐỘI THI CÔNG

SỐ 2

ĐỘI THI CÔNG

SỐ 1

ĐỘI THI CÔNG

SỐ 4

PHÒNG TỔ CHỨC LĐ-TL- HC

PHÒNG KỸ THUẬT VÀ QUẢN LÝ THI CÔNG

Giám đốc là người có thẩm quyền cao nhất, có nhiệm vụ quản lý điềuhành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

+ Phòng Tổ chức Lao động - Tiền lương - Hành chính:

Có nhiệm vụ tham mưu cho cấp Đảng uỷ và Giám đốc Công ty về cáclĩnh vực như xây dựng phương án mô hình tổ chức sản xuất, công tác quản lýcán bộ, quản lý lao động tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách đối vớingười lao động

+ Phòng Kế hoạch:

Có chức năng lập kế hoạch SXKD, kiểm tra các đơn vị thực hiện chỉ tiêu

kế hoạch Tham gia đấu thầu các công trình, giúp Giám đốc soạn thảo hợp đồnggiao khoán chi phí sản xuất cho các đơn vị trực thuộc

+ Phòng Kỹ thuật và Quản lý thi công:

Có nhiệm vụ giám sát chất lượng, an toàn, tiến độ thi công các công trìnhcủa toàn Công ty, tham gia nghiên cứu, tính toán các công trình đấu thầu, chủ trìxem xét các sáng kiến cải tiến, áp dụng tiến bộ KHKT, tổ chức hướng dẫn vềđào tạo chuyên môn, nghiệp vụ của Phòng với đơn vị trực thuộc

2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới:

2.1.3.1 Bộ máy kế toán:

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, tính chất và quy mô hoạt độngsản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động, sự phân cấp quản lý, tình hình trang bịphương tiện kỹ thuật tính toán và thông tin, trình độ nghiệp vụ của cán bộ công

nhân viên mà Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới tổ chức

bộ máy kế toán theo hình thức nửa tập trung, nửa phân tán

Các Đội thi công trực thuộc có bộ phận kế toán với mô hình cơ cấu gọnnhẹ để thu nhập - xuất vật tư, tính và phân bổ CPSXC ghi chép và theo dõi sổchi tiết như sổ chi tiết về vật liệu, tiền lương, chi phí sản xuất của các côngtrình thi công

Vào cuối tháng hoặc định kỳ thì các chứng từ gốc ở các Đội thi công đềuđem về Công ty giao nộp kiểm tra định khoản và ghi chép phản ánh trên các sổsách có liên quan

Việc hạch toán các khoản tiền tạm ứng, TGNH, tiền vay ngân hàng,thanh toán với bên giao thầu, về TSCĐ, về kinh doanh các quỹ của doanhnghiệp và lập các báo cáo tài chính đều do Phòng kế toán của công ty đảmnhận

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY

KẾ TOÁN THANH TOÁN,THU CHI TIỀN MẶT, TGNH, TIÈN LƯƠNG

KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬTTƯ, TSCĐ, KIÊM THỦ QUỸ

KẾ TOÁN Ở CÁC ĐỘI THI CÔNG CÔNG TRÌNH

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

+ Nhiệm vụ của các bộ phận kế toán:

- Bộ phận kế toán ở các Đội thi công công trình: thu thập và xử lý

chứng từ ban đầu, ghi chép, theo dõi một số sổ chi tiết như sổ chi tiết vật tư, sổ

chi tiết tài khoản 331,131…Ngày 25 hàng tháng, giao nộp chứng từ về Công ty

để kiểm tra, định khoản

- Bộ phận kế toán Công ty: Trên cơ sở chứng từ của kế toán các Đội gửi

lên, phòng Kế toán Công ty tổng hợp số liệu, lập báo cáo chung toàn Công ty

Để phù hợp với đặc điểm sản xuất xây dựng hình thức sổ kế toán hiện

đang sử dụng trong hạch toán kế toán của Công ty là hình thức kế toán chứng từ

ghi sổ

2.1.3.2 Hình thức sổ kế toán:

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Ghi chú:

2.2 Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu của Công ty.

2.2.1 Đặc điểm của vật liệu, và quản lý nguyên vật liệu của Công ty:

Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới là đơn vị chủ

yếu hoạt động trong công tác xây dựng cơ bản, nên chi phí về nguyên vật liệu

chiếm từ 70 - 80% giá trị tổng sản lượng, mà vật liệu sử dụng trong xây dựng

nói chung rất đa dạng phong phú Để thi công các công trình, cần rất nhiều loại

vật liệu khác nhau được tập kết tại chân công trình nên việc quản lý vật liệu ở

Công ty cũng gặp không ít những khó khăn Do điều kiện nền kinh tế thị trường

có nhiều thuận lợi: Thuận lợi trong việc thu mua các nguyên vật liệu mang tính

chất và chính sách giao khoán công trình cho từng đội sản xuất nên Công ty

không bố trí một hệ thông kho tàng mà chủ yếu là những bãi dự trữ nguyên vật

liệu ngay dưới chân công trình

Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác được sử dụng ngay mà

không qua chế biến như: các loại cát, sỏi, đá Những loại vật liệu này không

có hệ thống kho mà thường để ngoài trời Do vậy hao hụt tự nhiên thường cao

Do đặc điểm của vật liệu trong xây dựng có đặc thù riêng nên việc bảo quản

phải sạch sẽ, thoáng mát không ẩm ướt Đối với vật tư chịu ứng lực như các loại

sắt, thép thường có giá trị cao nhưng nếu không bảo quản tốt sẽ bị rỉ nên cần

phải bao bì cẩn thận tránh mưa nắng Đối với xi măng phải thường xuyên kiểm

tra, phải đảo lại tránh bị hoá đá Do đặc điểm sản phẩm của Công ty nên chi phí

nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ tổng chi phí và trong giá thành,

vì chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lượng hay giá thành vật liệu cũng ảnh hưởng

tới giá thành sản phẩm

Nguyên vật liệu của Công ty có nhiều loại: Có loại có giá trị nhỏ, thời

gian sử dụng ngắn, nên Công ty chỉ tiến hành phân bổ một lần vào chi phí xây

lắp công trình

Tuy nhiên có một số nguyên vật liệu có giá trị nhỏ nhưng lại cần thiếttrong quá trình sản xuất như đảm bảo yêu cầu quản lý, đảm bảo cho an toàn laođộng và quá trình thi công Do vậy phải quản lý tốt nguyên vật liệu ở tất cả cáckhâu Có như vậy mới đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục

Là một Doanh nghiệp xây lắp, sản phẩm của Công ty thường là nhữngcông trình cầu, cống, đường giao thông, đường điện, trạm biến áp, các côngtrình dân dụng có quy mô vừa, nhỏ, mang tính đơn chiếc, thời gian thi côngkhông dài lắm Nguyên vật liệu đa dạng phong phú và chiếm tỷ trọng lớn trongtoàn bộ chi phí và giá thành, hoạt động xây lắp được tiến hành ngoài trời chịuảnh hưởng lớn của điều kiện tự nhiên, ảnh hưởng đến việc quản lý tài sản vật tư

và ảnh hưởng tiến độ thi công Do vậy những đặc điểm chủ yếu đó, để đạt đượchiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh mang lại lợi ích kinh tế, Công ty tăngcường đầu tư những máy móc thiết bị vào trong sản xuất, tổ chức cơ cấu sảnxuất Ngoài ra Công ty cũng không ngừng hoàn thiện các biện pháp để quản lý

và sử dụng vật liệu đạt hiệu quả cao hơn, làm giảm hao hụt tự nhiên, mất mát,

hư hỏng, tránh lãng phí, góp phần làm giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm

Công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty được thực hiện tại Kho vàPhòng kế toán

- Tại Kho chỉ quản lý vật liệu về mặt số lượng và chủng loại

- Phòng kế toán quản lý về mặt số lượng và giá trị

Trong sản xuất xây lắp, có những loại vật liệu như cát, sỏi, đá dùng chocông trình được tập kết lại chân công trình, thường được để ngoài trời không cóđiều kiện che đậy, nên rất dễ bị hao hụt tự nhiên, những loại vật liệu chịu lựcnhư: sắt thép có giá trị cao nhưng không bảo quản tốt rất dễ bị mau rỉ, xi măngnếu để lâu, bảo quản không tốt sẽ bị hoá đá Do vật liệu trong xây lắp có nhữngđặc thù riêng và do vật liệu sử dụng cho các công trình có khối lượng lớn, việc

tổ chức mua rất tiện lợi, để làm giảm đi hư hỏng, mất mát, công ty thường chỉ

dữ trữ một khối lượng vật liệu hợp lý

Căn cứ vào tiến độ thi công của các công trình, hạng mục công trình màcác đội có kế hoạch thu mua dữ trữ vật liệu, tránh không gây ứ đọng vốn làmgiảm chất lượng của vật liệu và giảm hao hụt, mất mát nhưng vẫn đảm bảo choquá trình thi công được diễn ra bình thường đúng tiến độ thi công Để tạo rađược những công trình có chất lượng cao, bên cạnh việc đảm bảo kỹ thuật thìchất lượng chủng loại vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng công trìnhcho nên công tác quản lý vật liệu về chất lượng chủng loại luôn được Công tyquan tâm Cụ thể, căn cứ vào bản thiết kế các Đội phải có kế hoạch thu muatừng loại nguyên vật liệu đúng với số lượng chủng loại, quy cách, phẩm chất vàchất lượng đã đề ra trong thiết kế Có những vật liệu định kỳ vào cuối quý vàcuối năm tổ chức kiểm tra các kho để kịp thời phát hiện ra những vật liệu bị mấtphẩm chất và có biện pháp kịp thời đối với vật liệu đó, không đưa vật liệu bịkém và mất phẩm chất vào sản xuất Có vậy Công ty luôn sản xuất ra nhữngcông trình có chất lượng cao, giảm bớt chi phí bảo hành sản phẩm và nâng cao

uy tín của Công ty

Chi phí nguyên vật liệu ở Công ty luôn chiếm tỷ trọng lớn, yếu tố này có

ý nghĩa quan trọng quyết định đến chi phí và giá thành sản phẩm cao hay thấp

Để giảm chi phí và giá thành, Công ty luôn khuyến khích tiết kiệm nguyên vậtliệu trong khâu sử dụng Tiết kiệm ở đây không phải trong quá trình sử dụng màbớt xén hoặc thay đổi các loại vật tư không theo thiết kế, mà phải sử dụng vậtliệu theo đúng định mức về khối lượng vật liệu theo đúng thiết kế , tổ chức thicông khoa học, ứng dụng các phương pháp thi công mới nhằm tiết kiệm vàtránh lãng phí vật liệu, sử dụng vật liệu đúng mục đích

Ngoài ra trong quá trình thi công, các Đội đã tổ chức công tác thu hồi phếliệu như các đầu sắt thép, gỗ không sử dụng, vỏ bao xi măng góp phần làmgiảm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận cho Công ty

Nhìn chung, trong quá trình sản xuất kinh doanh Công ty đã coi trọngcông tác quản lý và sử dụng vật liệu góp phần vào hiệu quả sản xuất kinhdoanh

2.2.2 Phân loại vật liệu của Công ty

Để nhằm nhận biết từng loại, từng thứ vật liệu tạo điều kiện cho công tácquản lý và sử dụng có hiệu quả, Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu ra thànhnhững loại sau:

1521 - Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty,

là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng: Xi măng, sắt thép,cát, sỏi, đá

1522 - Nhiên liệu dùng để cung cấp phục vụ cho các loại máy thi công,

xe như các loại xăng, dầu

1523 - Phụ tùng thay thế: Các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiếtbị: Các loại vòng bi, xéc măng, săm, lốp xe, ác quy…

1524 - Phế liệu thu hồi: Gồm các đoạn thừa của sắt, thép, gỗ không dùnghết, vỏ bao xi măng

2.2.3 Đánh giá vật liệu:

Đánh giá nguyên vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị vật liệutheo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu xác thực và yêu cầu thốngnhất

Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyêntắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất Trong kế toán nóichung, kế toán vật tư nói riêng nguyên tắc cơ bản là hạch toán theo giá thực tế

2.2.3.1 Đánh giá thực tế vật liệu nhập kho:

Tại Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới các nghiệp

vụ nhập nguyên vật liệu không diễn ra thường xuyên, liên tục nên Công ty đã sửdụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu

VD: Trong tháng 01/2007 theo Phiếu nhập kho số 01 ngày 03/1/2007nhập xi măng PC 30 Hà Nội tại kho Công ty, số lượng thực nhập là 80 tấn, đơngiá 610.000 đồng/tấn

Do vậy giá thực tế của vật liệu nhập kho:

= 80 tấn x 610.000 đồng/tấn = 48.800.000 đồng

2.2.3.2 Đánh giá thực tế vật liệu xuất kho:

Đối với nguyên vật liệu xuất kho có thời điểm nhập và thời điểm xuấtkhác nhau thì Công ty áp dụng giá xuất kho vật liệu là giá thực tế theo phươngpháp nhập trước xuất trước

Khi xuất hết số lượng của lần nhập trước thì số lượng còn lại tính theo giáthực tế của lần nhập tiếp theo lô hàng đó

Việc tính giá vật liệu xuất kho ở Công ty tháng 01/2007 (cụ thể

là Xi măng PC 30 Hà Nội) các loại vật liệu khác tính giá thực tế xuất kho cũngtương tự

Tồn đầu tháng 1/2007: Xi măng PC30 là 03 Tấn, đơn giá 604.000 đ/tấn Nhập trong tháng 1/2007: Ngày 03/1/2007 nhập 80 tấn đơn giá 610.000đ/tấn

Ngày 06/1/2007 là: (3 x 604.000đ) + (27 x 610.000 đ) = 18.282.000đ Ngày 15/1/2007 xuất 12 tấn tính theo giá là 610.000đ/tấn: 12 tấn x610.000đ = 7.320.000đ; Ngày 16/1/2007 xuất 40 tấn tính theo giá là610.000đ/tấn: 40 tấn x 610.000đ = 24.400.000đ

2.2.4 Thủ tục nhập xuất kho và chứng từ sử dụng

VD

2.2.4.1 Thủ tục nhập kho:

+ Trường hợp nhập từ nguồn mua ngoài

Theo chế độ kế toán qui định tất cả các loại vật tư khi về đến Công ty đềuphải tiến hành kiểm nhận theo đúng thủ tục kế toán

Khi vật tư được chuyển về đến Công ty, thường là được chuyển thẳngđến các kho có công trình đang thi công, thủ kho tiến hành nhận vật tư, xácnhận số lượng vật tư, chủng loại vật tư và tiến hành lập phiếu nhập kho Phiếunhập kho được lập thành 3 liên phiếu, 1 liên gửi cho Phòng kế toán, kế toán vật

tư để theo dõi (TK 152) 1 liên gửi cho kế toán công nợ để thanh toán, 1 liên lưu.Khi làm phiếu nhập thủ kho phải đánh số hiệu phiếu nhập, ngày tháng nhập khovật tư và vào thẻ kho để đối chiếu

Cuối tháng thì kế toán vật liệu phải đối chiếu với kế toán công nợ để pháthiện nhiều trường hợp mà thủ kho thiếu chưa vào thẻ kho, hoặc chưa thanhtoán, để kế toán công nợ theo dõi được chính xác số dư của các chủ hàng và cóbiện pháp để thanh toán dứt điểm

Cuối tháng thủ kho mang thẻ kho và gửi chứng từ lên để kế toán vật liệuđối chiếu giữa số liệu của phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toán rút số

dư của mỗi loại vật tư và ký xác nhận vào thẻ kho

Ví dụ 1: Trong tháng 1 năm 2007 Công ty đã nhận được Hoá đơn chứng

Đơn vị bán hàng : Đại lý xi măng số 1

Họ tên người mua: Anh Thái

Địa chỉ: Đội thi công số 4 - Công ty Tươnng Lai Mới

Địa điểm giao hàng: Kho Công ty Tươnng Lai Mới

Sốlượng Đơn giá Thành tiền

Khi vật liệu (xi măng) về đến kho căn cứ vào khối lượng, chất lượng,chủng loại đã được kiểm tra đối chiếu, căn cứ vào Hoá đơn nếu phù hợp, hợp lệthủ kho cho nhập kho và tiến hành lập phiếu nhập kho số hàng thực nhập

Đơn vị: Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới

Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Toàn

Theo Hợp đồng số 59405/HĐ-KT ngày 02 tháng 01 năm 2007

Nhập tại kho: Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới

Đơn vị tính

Sản lượng

Đơn giá Thành tiền

(đồng) Ghi chú

Theo Chứn

g từ

Thực nhập

1 Xi măng PC 30 Bim sơn Tấn 80 80 610.000 48.800.000

Cộng: 48.800.000

Bằng chữ: (Bốn tám triệu, tám trăm ngàn đồng chẵn).

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

+ Trường hợp nhập do di chuyển nội bộ:

Căn cứ vào tiến độ thi công và để đạt chi phí thấp nhất cho mỗi công

trình mà vẫn đảm bảo được chất lượng công trình thì mỗi công trình đều thành

lập một kho vật tư riêng ngay tại chân công trình

Do vậy khi công trình hoàn thành bàn giao thì nhiều kho vẫn còn một số

vật tư chưa sử dụng hết

Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của Giám đốc, Phòng kế toán lập

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển vật tư nội bộ gồm 4 liên phiếu:

Người di chuyển mang 3 liên gồm: 2 liên giao cho 2 thủ kho, 1 cho thủ

kho xuất, 1 cho thủ kho nhập, sau khi đã ký xác nhận vào phiếu nhập & xuất,

1 liên người chuyển cầm theo làm giấy hoặc hoá đơn vận chuyển để thanh

toán phí vận chuyển, còn liên thứ 4 phòng kế toán giữ lại để đối chiếu

Đơn vị : Công ty Tươnng Lai Mới

Kho xuất hàng: Công ty Tươnng Lai Mới

Kho nhận hàng: Công trình Đường tràn liên hợp 2 Trung Yên

Lệnh điều động số: Thủ trưởng đơn vị

Người áp tải hàng: Trần Đức Kiên

Số giấy giới thiệu:

Đơn vị vận chuyển: Hợp đồng số

Ngày đi : 15/1/2007 Ngày đến 15/1/2007

TT Tên qui cách, hàng hoá, sản phẩm Đơn vị tính Số lượng hay trọng lượng số tiền Ghi chú

II.2.4.2: Thủ tục xuất kho:

Sản phẩm của Công ty chủ yếu là các công trình xây dựng được thi côngtheo hợp đồng nên việc mua sắm vật liệu chủ yếu dựa vào các thông số kỹ thuậtcủa Hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà Phòng kỹ thuật dự trữ khốilượng vật tư tiêu hao sau đó chuyển cho Phòng vật tư căn cứ vào đó Phòng vật

tư lên kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ thi công Khi có nhu cầu về nguyên vậtliệu, của từng đội, từng công trình, các đội phải làm phiếu đề nghị lĩnh vật tư,đội Kế toán trưởng ký xác nhận:

2.2.4.2 Thủ tục xuất kho:

Căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư và căn cứ vào biên bản bàn giao khoán côngtrình hay hạng mục công trình, Kế toán sẽ lập phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:

- Liên 1: Lưu tại cuống

- Liên 2: Phòng kế toán ghi sổ

- Liên 3: Giao cho người lĩnh vật tư để nhận hàng, lưu tại kho để vào thẻkho

Phiếu xuất kho được đưa lên thủ trưởng đơn vị ký duyệt rồi giao cho độisản xuất, khi nhận được phiếu xuất kho thủ kho kiểm tra tính chính xác và căn

cứ vào đó để xuất vật tư

VD: Ngày 18/1/2007 xuất 40 tấn (cho XD công trình Đường tràn Liênhợp Nà Tè 2 Trung Yên) Căn cứ vào giấy đề nghị yêu cầu xuất kho cho thi côngcông trình kế toán lập phiếu xuất kho

Đơn vị: Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới

Mẫu số 01 - VT

Địa chỉ: Hà nội QĐ số 15/QĐ-BTC

Ngày 20/3/2006 của BTC

PHIẾU XUẤT KHO số:

06