áp dụng chuyên đề kỹ năng xử lý tình huống trong hội họp, tổ chức sự kiện và xử lý tình huống thực tế trong đơn vị đang công tác.2.Chuyên đề tâm đắc nhất.Trong số các chuyên đề đã học bản thân em tâm đắc nhất chuyên đề: “kỹ năng tổ chức, điều hành hội họp và tổ chức sự kiện”. Qua chuyên đề bản thân em đã nhận được những kiến thức và chuẩn mực để khắc phục những thiếu sót để vận dụng vào công việc thực tế được tốt hơn.
1 Tổng quan nội dung chuyên đề 1.1 Nhóm chuyên đề kiến thức kỹ lãnh đạo cấp phòng 1.1.1 Chuyên đề “tổng quan lực lãnh đạo, quản lý lãnh đạo cấp phòng” Lãnh đạo trình chủ thể lãnh đạo đưa tầm nhìn lựa chọn chiến lược cách thức tạo tương lai cho tổ chức, xã hội tổ chức q trình thực hóa tầm nhìn thơng qua cam kết, lực tự nguyện bên liên quan Một số kỹ lãnh đạo, quản lý cấp phịng: Tổ chức q trình lập kế hoạch; Tổ chức q trình thơng tin, giao tiếp; Tổ chức hội họp kiện; quản trị xung đột; xây dựng thay đổi văn hóa tổ chức; định; dẫn dắt thay đổi 1.1.2 Chuyên đề “kỹ lập kế hoạch” Quy trình lập kế hoạch cơng tác cấp phịng gồm bước sau: xác định mục tiêu cần đạt hoạt động cần làm để đạt mục tiêu kế hoạch; nhóm hoạt động lại để tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực; xác định nguồn lực để thực hiện; thiết lập phận; phân công trách nhiệm cho cá nhân, phận, tổ chức; quy định mối quan hệ phối hợp thành viên tham gia thực kế hoạch; xác định rủi ro đối sách hạn chế rủi ro đó; viết thành văn trình lãnh đạo ban hành thức để thực 1.1.3 Chuyên đề: “kỹ tổ chức thực kế hoạch” Bao gồm kỹ như: kỹ phân công công việc; kỹ ủy quyền; kỹ tổ chức làm việc nhóm giải xung đột nhóm; kỹ giám sát, kiểm tra thực công việc; kỹ đánh giá thực kế hoạch; báo cáo thực kế hoạch 1.1.4 Chuyên đề: “kỹ quản lý phát triển nhân lãnh đạo cấp phòng” Quản lý phát triển nhân quan tâm đến cách thức quản lý người tổ chức cách hiệu quả, hướng tới mục đích đảm bảo cho tổ chức có nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu tổ chức số lượng chất lượng thời điểm tương lai Quản lý nhân phát triển nhân có mối liên hệ chặt chẽ với Phát triển nhân nội dung quản lý nhân Nói tới quản lý nguồn nhân lực nói tới phát triển nguồn nhân lực ngược lại phát triển nguồn nhân lực nguồn nhân lực quản lý tốt Các kỹ quản lý phát triển nguồn nhân bao gồm kỹ cụ thể như: phát triển kế hoạch nhân sự, phân tích cơng việc, xây dựng mơ tả cơng việc, tuyển dụng, phân công đánh giá, đào tạo bồi dưỡng, tạo động lực cho nhân viên, xây dựng phát triển mối quan hệ công tác Người lãnh đạo quản lý cấp phòng phải quan tâm trọng phát triển kỹ quản lý phát triển nhân sự, hoạt động cần hướng tới mục tiêu tổ chức, thực chiến lược phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu chiến lược phát triển tổ chức 1.1.5 Chuyên đề: “kỹ áp dụng pháp luật” Lãnh đạo cấp phịng có vị trí, vai trò quan trọng, cấp trực tiếp tham mưu xử lý công việc cụ thể quan, đơn vị Trong việc tham mưu áp dụng pháp luật xác có ý nghĩa quan trọng Để áp dụng pháp luật hiệu quả, cần có kiến thức phù hợp pháp luật, pháp luật thực định phương pháp áp dụng pháp luật gắn với chức năng, nhiệm vụ cấp phòng lãnh đạo cấp phòng 1.1.6 Chuyên đề: “kỹ định” Quyết định quản lý mệnh lệnh điều hành, kết hoạt động chủ thể quản lý, thể hình thức định theo thể thức xác định nhằm thực chức năng, nhiệm vụ chủ thể quản lý Các yêu cầu đặt định lãnh đạo cấp phòng Bên cạnh yêu cầu chung đặt định quản lý nói chung, lãnh đạo, quản lý cấp phòng người làm việc máy nhà nước nói riêng hệ thống trị nói chung nên định mà họ ban hành phải đáp ứng yêu cầu tính hợp lý hợp pháp Một định định quản lý cấp phòng coi hợp pháp đáp ứng đầy đủ yêu cầu Quyết định phải phù hợp với nội dung mục đích luật Quyết định phải ban hành phạm vi thẩm quyền chủ thể định Quyết định phải xuất phát từ lý xác thực Quyết định phải ban hành theo trình tự thủ tục theo quy định pháp luật Một định coi hợp lý đáp ứng đầy đủ yêu cầu sau đây: Quyết định phải bảo đảm hài hoà lợi ích Nhà nước, tập thể cá nhân đối tượng chịu tác động định Quyết định phải cụ thể, phù hợp với đối tượng điều chỉnh trường hợp cụ thể Quyết định phải bảo đảm tính hệ thống tồn diện Quyết định phải bảo đảm yêu cầu kỹ thuật lập quy 1.1.7 Chuyên đề: “kỹ tham mưu” Tham mưu tổng hợp hoạt động cá nhân quan tham mưu tiến hành để phục vụ, trợ giúp cho hoạt động lãnh đạo, quản lý việc hình thành quan điểm, đường lối, chủ trương đề xuất biện pháp xây dựng, tổ chức thực nhiệm vụ theo chức năng, quyền hạn quan đơn vị 1.1.8 Chuyên đề: “kỹ tổ chức, điều hành hội họp tổ chức kiện” Tổ chức hội họp nhằm trao đổi thông tin, thảo luận vấn đề lựa chọn hay biểu thông định thuộc thẩm quyền tập thể Giúp người lãnh đạo quản lý huy động trí tuệ tập thể, tri thức kinh nghiệm thành viên, đặc biệt chuyên gia nhằm giải vấn đề phức tạp, tổ chức trao đổi thông tin thành viên tổ chức, truyền đạt trực tiếp định quản lý đến người thực Giúp sơ kết, tổng kết, đánh giá tình hình thực công việc để xác định nhiệm vụ cần triển khai quan, đơn vị thời gian định Giúp truyền đạt chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước chủ trương sách cấp 1.1.9 Chuyên đề: “kỹ giao tiếp, ứng xử quan hệ với truyền thông” Là hoạt động giao tiếp xã hội, chia sẻ thông tin công khai, rộng rãi, thông qua phương tiện truyền thông đại chúng Hoạt động ngày trở nên quan trọng xã hội ngày mở hơn, ứng dụng mạnh mẽ tiến khoa học công nghệ Các phương tiện truyền thông đại chúng gồm có: sách, báo, sách điện tử, phát thanh, truyền hình, điện ảnh, quảng cáo… 1.2 Nhóm chun đề Báo cáo kinh nghiệm thực tế 1.2.1 Chuyên đề: Kinh nghiệm lãnh đạo, quản lý cấp phòng giới Cung cấp cho học viên kiến thức kinh nghiệm lãnh đạo, quản lý cấp phòng giới; trang bị cho học viên kiến thức, kỹ năng, thái độ phù hợp trình thực chức năng, nhiệm vụ cấp phịng, lãnh đạo cấp phòng 1.2.2 Chuyên đề: Cải cách hành vấn đề đặt lãnh đạo cấp phòng, cung cấp cho học viên kiến thức cải cách hành giải pháp cho lãnh đạo cấp phòng việc đổi như: cải tiến quy trình, thủ tục làm việc, lãnh đạo thay đ ổ i … t r a n g bị cho học viên kiến thức, kỹ năng, thái độ phù hợp trình thực chức năng, nhiệm vụ cấp phòng, lãnh đạo cấp phòng 1.2.3 Chuyên đề: Lãnh đạo cấp phòng vấn đề đổi bối cảnh hội nhập quốc tế cách mạng công nghiệp 4.0, cung cấp cho học viên kiến thức hội nhập quốc tế, cách mạng công nghiệp 4.0 vấn đề đặt lãnh đạo cấp phòng bối cảnh hội nhập, ứng dụng thành tựu cách mạng công nghiệp vào đổi lãnh đạo, quản lý; trang bị cho học viên kiến thức, kỹ năng, thái độ phù hợp trình thực chức năng, nhiệm vụ cấp phòng, lãnh đạo cấp phòng 1.2.4 Chuyên đề: Lãnh đạo cấp phòng vấn đề đổi quản lý đơn vị nghiệp công lập, cung cấp cho học viên kiến thức đơn vị nghiệp cơng lập; vấn đề tự chủ khó khăn, bất cập, giải pháp cho đơn vị nghiệp cơng lập trước u cầu tự chủ; vai trị, chức năng, nhiệm vụ lãnh đạo cấp phòng xu đổi quản lý đơn vị nghiệp công lập; trang bị cho học viên kiến thức, kỹ năng, thái độ phù hợp trình thực chức năng, nhiệm vụ cấp phòng, lãnh đạo cấp phòng 1.2.5 Chuyên đề: Lãnh đạo cấp phòng bối cảnh đẩy mạnh xã hội hoá cung ứng dịch vụ công, cung cấp cho học viên kiến thức dịch vụ cơng xã hội hố cung ứng dịch vụ công; trang bị cho học viên kiến thức, kỹ năng, thái độ phù hợp trình thực chức năng, nhiệm vụ cấp phòng, lãnh đạo cấp phòng Chuyên đề tâm đắc Trong số chuyên đề học thân em tâm đắc chuyên đề: “kỹ tổ chức, điều hành hội họp tổ chức kiện” Qua chuyên đề thân em nhận kiến thức chuẩn mực để khắc phục thiếu sót để vận dụng vào công việc thực tế tốt Vận dụng kiến thức chuyên đề: “kỹ tổ chức, điều hành hội họp tổ chức kiện” vào xử lý tình họp phịng quan cơng tác 3.1 Tình huống: Phịng em có 21 nhân viên, nội dung họp hàng tháng định kỳ họp nhằm triển khai văn bản, thông báo cấp trên, thảo luận tìm giải pháp giúp cho cơng việc đạt kết cao hơn, đề xuất, phương hướng cần làm tháng Lúc ngày 10/05/2020 tổ chức họp Phịng, có nhân viên trễ thơng báo, có người vắng mặt mà khơng báo trước lý do, triển khai công việc tháng chưa hoàn thành so với mục tiêu tháng trước đề ra, có thành viên phịng tự giải thích nội dung cơng việc chưa có đồng ý người chủ trì, làm cho khơng khí họp ồn ào, không thống nhiệm vụ mà Phịng phân cơng ca trực, nhiều thời gian họp, số thành viên khác đóng góp ý kiến thường hay nói dài không trọng tâm chủ đề cần trao đổi bàn bạc, kết thúc họp có nhiều ý kiến khác chưa thống ý kiến với người điều hành họp, thời gian họp kéo dài so với dự kiến ban đầu 45 phút 3.2 Phân tích tình Khơng khí họp thiếu chuyên nghiệp, người trễ, người vắng mặt khơng có lý do, thiếu trang trọng, có người nói ngang vào lời người chủ trì họp, dẫn đến khó giải cơng việc đưa mục tiêu cần giải tháng tiếp theo, đóng góp ý kiến thiếu trọng tâm, làm thời gian khơng có tác dụng cho mục tiêu vấn đề cần đóng góp ý kiến Từ đó, phát sinh thêm vấn đề ngồi mong muốn họp người chủ trì khơng đạt mục tiêu đưa giúp cho cơng việc hồn thành tốt Thời gian họp kéo dài so với dự tính ban đầu làm cho khơng khí họp khơng tập trung, vấn đề cần giải thiếu trọng tâm tính thuyết phục, kết thúc họp thành viên phòng chưa thống cao ý kiến, đề xuất, giải pháp 3.3 Vận dụng chuyên đề vào xử lý tình Sau học chuyên đề: “kỹ tổ chức, điều hành hội họp tổ chức kiện” thân trang bị nhiều kiến thức, giúp xử lý tình họp, mang lại hiệu công việc, đảm bảo họp phòng diễn theo ý định người chủ trì hồn thành tiêu họp tháng đánh giá Để xử lý tốt tình trên, họp cần đạt yêu cầu sau: Xác định mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể cho họp Từ đó, xác định phương hướng công việc cần làm để chuẩn bị kĩ lưỡng cho họp Điều giúp cho buổi họp diễn hướng, tiết kiệm thời gian Cuộc họp phòng cần đạt nguyên tắc như: giải công việc thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm việc thực nhiệm vụ, quyền hạn giao Tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ, công khai minh bạch đảm bảo bí mật nhà nước theo quy định pháp luật Tổ chức họp phải theo kế hoạch công tác thực cần thiết phù hợp với tính chất, yêu cầu nội dung vấn đề Không làm ảnh hưởng đến hoạt động công vụ khác quan Triển khai cơng tác chuẩn bị tiến hành họp phịng Phổ biến kế hoạch đến viên chức phòng, Chuẩn bị phịng họp bố trí ngồi theo hình vng với số lượng 21 người Xác định nội dung, chủ đề họp; Tập trung ý thành viên tham gia họp; Chủ trì cơng bố lý do, chủ đề họp tiến hành điều hành họp; Kiểm soát quản lý ý kiến tham gia họp, đảm bảo chủ đề, thời gian; Chủ trì đánh giá, nhận xét ý kiến tổng hợp ý kiến vào cuối buổi họp; Kết luận bế mạc họp Đối với trường hợp thành viên phịng có mẫu thuẫn, tranh luận ý kiến khác nhau, người chủ trì họp cần giữ thái độ bình tĩnh, khách quan; thu hút ý người dự họp lập lại trật tự cách dứt khốt nhẹ nhàng có thể; sau cần nhấn mạnh lại tầm quan trọng hoạt động hội họp diễn ra, nhấn mạnh hợp tác cần thiết để đạt mục tiêu hoạt động này, đồng thời khuyến khích tham gia tất người có mặt thành cơng chung Tình kéo dài thời gian họp, cần xử lý có họp bổ sung cần thiết tổ chức vào thời điểm gần để tránh tình trạng vội vàng đưa kết luận áp đặt, ý chí mà hậu tiêu cực dự đốn cách chắn Trong trường hợp này, việc cụ thể mà người điều hành cần làm là: nhắc lại mục đích hoạt động hội họp; tóm tắt quan điểm khác biệt phát biểu; nhấn mạnh đến thời hạn khẩn trương cần thiết để có giải pháp xử lý vấn đề; phân công công việc cụ thể cho họp bổ sung sau đó; xác định rõ yêu cầu họp bổ sung này; xác định thời điểm cho họp Trong trường hợp nhiều người nêu ý kiến cá nhân, đề nghị họ không nên làm thời gian họp Khi có nhiều người tham gia ý kiến vấn đề, người chủ trì họp nên nhắc nhở thấy ý kiến sau trùng lắp với ý kiến trước Một giải pháp khác giúp xử lý tình thời gian họp kéo dài vượt kế hoạch dự liệu, đầu buổi họp, người chủ trì cơng bố quy chế họp Theo ấn định thời gian triển khai cho mục nội dung họp; ấn định thời gian phát biểu cho cá nhân tham gia Tình có nhân viên phịng họp khơng đồng tình với ý kiến đề xuất người điều hành Để xử lý tình khơng mong muốn này, người điều hành hoạt động hội họp cần ghi nhớ: cần tránh đối đầu trình điều hành hội họp; ý lắng nghe ý kiến chống thái độ bình tĩnh, tự tin; tránh bình luận tức thời dẫn đến tình trạng gia tăng căng thẳng; thể hiểu vấn đề đề cập; cố gắng tìm mối liên hệ vấn đề căng thẳng đặt với chủ đề hoạt động hội, họp tổ chức, từ khéo léo đưa ý kiến người tham dự trở với nội dung chương trình định Tình nhân viên phịng họp trễ so với thời gian quy định cần khắc phục thông qua biện pháp như: Đã thông báo thời gian họp thực thơng báo q trình họp khơng cần phải nhắc lại nội dung trình bày trước cho người trễ nghe lại, họ muốn nghe nội dung từ đầu họp lần sau phải tự thơng báo trước Tuy nhiên sau họp người chủ trì cần có hành động, tìm hiểu ngun do, lắng nghe chia sẻ sau tìm cách xử lý Có nhân viên tâm phục phục đương nhiên họ nhận sai tự khắc phục tránh tái phạm lại lần sau Bằng cách dành thời gian để tìm hiểu, người lãnh đạo cho phép nhân viên có hội để giải thích hiểu Dù cho khơng phải lúc người có lý đáng, họ trân trọng đánh giá cao nhượng cảm thơng bạn, thay biết trách mắng hay trừng phạt Bên cạnh đừng ngại áp dụng đến kỷ luật vấn đề trễ Nếu nỗ lực nhẫn nhịn, nhắc nhở người lãnh đạo gần không tác động đến ý thức nhân viên đến lúc phải nhờ đến kỷ luật Hãy thông báo cho họ biết rằng, tái phạm lần buộc người lãnh đạo phải đưa phương án xử lý tùy vào mức độ Đừng nói suông lời, đưa thông báo gửi cho phận nhân quan đương nhiên gửi cho nhân viên Chắc hẳn, khơng muốn tên nhắc đến thường xuyên trước tập thể tất nhiên chuyện họp muộn khơng cịn tái diễn Bên cạnh cách xử lý tình trên, họp phịng phải có chuẩn bị chu đáo chương trình họp, để họp diễn suôn sẻ, thuận lợi, phần quan trọng phụ thuộc vào công tác chuẩn bị Chuẩn bị văn phòng phẩm giấy, sổ, bút để ghi chép nội dung công việc cần thiết Ngoài ra, thiết bị máy tính, máy chiếu phải chạy thử để đảm bảo hiệu suốt buổi họp Ngoài người điều hành họp, thành viên tham gia nên chuẩn bị sẵn nội dung cần báo cáo, câu hỏi thảo luận,… Gửi tiến trình họp cho người tham gia Kỹ điều hành họp khả tóm tắt cơng việc mục đích họp để thành viên tham dự nắm nội dung có thời gian chuẩn bị Trong cần ghi rõ thời gian, nội dung cụ thể cho hạng mục thảo luận với lịch trình hợp lý để người chuẩn bị tài liệu liên quan có đóng góp hiệu Chọn địa điểm thời gian phù hợp Thời gian địa điểm đóng góp phần quan trọng cho thành công họp Để tránh xảy trường hợp đến muộn, ảnh hưởng đến chất lượng họp bạn cần thông báo cụ thể thời gian địa điểm đến người tham dự Đây kỹ điều hành họp quan trọng Phát huy vai trò người chủ trì Là người điều hành, chủ trì họp, phải giữ vai trị kiểm sốt nội dung, khơng khí thời gian cách cụ thể, triệt để Linh hoạt xử lý tình họp, tránh nảy sinh mâu thuẫn kỹ điều hành họp cần có người chủ trì Cử thư ký họp, thư kí người ghi lại nội dung diễn họp, vấn đề liên quan Điều giúp cho người tham gia mà thành viên vắng mặt nắm nội dung chi tiết họp Khuyến khích thành viên đóng góp ý kiến Một họp mà khơng có ý kiến từ thành viên tham gia coi buổi họp thất bại Bởi mục tiêu họp ghi nhận ý kiến người cho cơng việc chung Một người có kỹ điều hành họp người có khả khiến cho khơng khí họp trở nên hào hứng sơi với tham gia đóng góp ý kiến tích cực từ thành viên tham gia họp Lắng nghe tổng hợp ý kiến Chủ trì họp khơng có nghĩa bạn thao thao bất tuyệt mà không ý tới ý kiến người khác Mục tiêu họp khơng trình bày quan điểm thành viên, mà hội để người lắng nghe ý kiến Vì vậy, kỹ điều hành họp quan trọng khác mà bạn cần trau dồi lắng nghe ý kiến người đưa đóng góp, nhận xét Tóm tắt tổng hợp họp Khi kết thúc họp, tổng kết lại nội dung giải hay tồn đọng nhiệm vụ cụ thể cho thành viên Điều giúp người chủ trì thành viên tham gia lần thống lại toàn vấn đề đưa thảo luận Một họp diễn suôn sẻ không phụ thuộc vào kỹ điều hành họp người chủ trì mà thái độ thành viên tham gia đóng vai trị quan trọng Do đó, để phát huy vai trị hiệu buổi họp người cần tích cực đồng lịng đóng góp, xây dựng 10 ... nhằm thực chức năng, nhiệm vụ chủ thể quản lý Các yêu cầu đặt định lãnh đạo cấp phòng Bên cạnh yêu cầu chung đặt định quản lý nói chung, lãnh đạo, quản lý cấp phòng người làm việc máy nhà nước nói... ảnh, quảng cáo… 1.2 Nhóm chuyên đề Báo cáo kinh nghiệm thực tế 1.2.1 Chuyên đề: Kinh nghiệm lãnh đạo, quản lý cấp phòng giới Cung cấp cho học viên kiến thức kinh nghiệm lãnh đạo, quản lý cấp phòng. .. năng, nhiệm vụ cấp phòng, lãnh đạo cấp phòng 1.2.2 Chuyên đề: Cải cách hành vấn đề đặt lãnh đạo cấp phòng, cung cấp cho học viên kiến thức cải cách hành giải pháp cho lãnh đạo cấp phòng việc đổi