Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán: Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán trình bày các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán; sơ đồ dòng dữ liệu data Flow diagrams – DFD; lưu đồ. Mời các bạn cùng tham khảo!
BÀI 2: CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TS Lê Kim Ngọc TS Phạm Đức Cường Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0015112230 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG Quy trình tốn tiền lương doanh nghiệp • Hàng ngày phịng ban, phân xưởng (bộ phận sử dụng lao động) theo dõi thời gian lao động cán bộ, nhân viên Bảng chấm công Cuối tháng Bảng chấm công chuyển cho phân tính lương Phịng Nhân • Phịng Nhân theo dõi tình hình thay đổi số lượng lao động công ty, tuyển dụng thêm, điều chuyển công tác khác, sa thải thay đổi khác vị trí cơng việc, hệ số lương cán bộ, nhân viên • Cuối tháng Phịng Nhân sử dụng Bảng chấm công phận sử dụng lao động gửi đến với Báo cáo tình hình biến động lao động tháng để lập Bảng tốn lương trình bày rõ tổng số tiền phải trả người lao động, số tiền khấu trừ lương, số phải trả người lao động chuyển cho Phịng Kế tốn • Phịng Kế tốn tiến hành trả lương cho người lao động qua hệ thống ngân hàng VCB • Tổng hợp thơng tin chi phí lương báo cáo Ban giám đốc • Thơng tin thu nhập cán bộ, nhân viên chuyển cho quan thuế làm sở xác định số thuế thu nhập cá nhân người v1.0015112230 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG Những phận, cá nhân tham gia vào trình trên? Các chứng từ luân chuyển nào? Mức độ tham gia phần mềm? Đánh giá kiểm soát trình xử lý trên? v1.0015112230 MỤC TIÊU • Hiểu ý nghĩa việc mô tả hệ thống thơng tin kế tốn cơng cụ • Nắm kỹ thuật mô tả hệ thống thông tin kế tốn cơng cụ sơ đồ dịng liệu lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống để đọc, hiểu mơ tả hệ thống • Phân tích ưu nhược điểm cơng cụ mơ tả v1.0015112230 NỘI DUNG Các công cụ mô tả hệ thống thơng tin kế tốn Sơ đồ dịng liệu data flow diagrams - DFD Lưu đồ v1.0015112230 CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN • Tài liệu hóa hệ thống thơng tin kế tốn việc sử dụng cơng cụ phù hợp để mơ tả lại cấu trúc tồn hoạt động hệ thống thơng tin kế tốn • Các công cụ mô tả gồm: lời văn, sơ đồ, lưu đồ, bảng biểu cách biểu diễn thơng tin đồ họa • Các cơng cụ bao quát giúp trả lời câu hỏi: who, what, where, why, how bước công việc: nhập liệu, xử lý liệu, lưu trữ liệu, thơng tin đầu kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn v1.0015112230 VAI TRỊ CỦA CÁC CƠNG CỤ MƠ TẢ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN • Mơ tả hồn chỉnh hệ thống thơng tin kế tốn; • Hướng dẫn sử dụng hệ thống; • Giúp đánh giá hệ thống thiết kế hệ thống phù hợp hơn; • Hỗ trợ kiểm tốn v1.0015112230 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU DATA FLOW DIAGRAMS - DFD • Sơ đồ dịng liệu cơng cụ mơ tả hình ảnh thành phần, dòng lưu chuyển liệu thành phần hệ thống thơng tin • Sơ đồ dịng liệu mô tả nguồn liệu điểm đến, quy trình xử lí, nơi lưu trữ liệu thơng tin hệ thống v1.0015112230 2.1 VAI TRÒ CỦA SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU DATA FLOW DIAGRAMS - DFD • Mô tả hệ thống tồn thiết kế hệ thống • Mơ tả nội dung hoạt động, trình tự tiến hành hoạt động hệ thống • Đánh giá nội dung hoạt động có đáp ứng chức cần thiết khơng? Có nhận diện hạn chế, rủi ro trình thực hoạt động khơng? v1.0015112230 2.2 CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA DFD • Nguồn liệu điểm đến (Data sources and destinations): đối tượng chuyển liệu cho hệ thống xử lý nhận liệu hệ thống tạo • Dòng liệu (Data flows): vận động liệu vào trình xử lý, kho liệu, nguồn liệu điểm đến Dòng liệu cho biết liệu vận động Dòng liệu bao gồm đường biểu diễn dòng, mũi tên hướng dịch chuyển liệu tên dòng Các dòng liệu khác mang tên khác v1.0015112230 10 3.1 LƯU ĐỒ TÀI LIỆU – LƯU ĐỒ HỆ THỐNG • Lưu đồ tài liệu: mơ tả trình tự luân chuyển chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ… hoạt động chức (bán, mua, nhập xuất…) • Lưu đồ hệ thống mơ tả trình tự xử lý liệu, cách thức xử lý, cách thức lưu trữ hoạt động xử lý máy tính • Kết hợp lưu đồ chứng từ lưu đồ hệ thống mô tả hệ thống thấy hoạt động hữu hình vơ hình hệ thống v1.0015112230 28 LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ (Document Flowchart) Kế toán tiền Thủ quỹ A KH Phiếu thu Phiếu thu Lập phiếu thu Ghi nhật kí Xác nhận ghi sổ Sổ quỹ Phiếu thu Phiếu thu NK Thu tiền Kế toán cơng nợ Phiếu thu A N Q trình thu tiền v1.0015112230 KH 29 LƯU ĐỒ HỆ THỐNG (System Flowchart) Đơn đặt hàng Nhập đơn đặt hàng khách hàng Nhập vào PM Tập tin HTKho Hiện thị nhập Cập nhật đơn hàng Tập tin KH Tập tin đơn hàng v1.0015112230 Đơn đặt hàng xử lý N 30 3.2 CÁC BIỂU TƯỢNG SỬ DỤNG TRONG LƯU ĐỒ • Nhóm biểu tượng đầu vào, đầu (Input/Output symbols); • Nhóm biểu tượng xử lý (Processing symbols); • Nhóm biểu tượng lưu trữ (Storage symbols); • Các biểu tượng khác v1.0015112230 31 NHÓM BIỂU TƯỢNG ĐẦU VÀO – ĐẦU RA Phiếu thu Hóa đơn BH Nhập liệu v1.0015112230 Chứng từ đầu vào liên nhiều liên giấy (Document/ Multi document) Nhập chứng từ vào máy tính (Online keying) Sổ, báo cáo Sổ sách/ Báo cáo đầu Báo cáo BH Hiển thị hình (Display) 32 NHĨM BIỂU TƯỢNG XỬ LÝ Xử lý máy tính (Computer Processing) Xử lý thủ cơng (Manual operation) Tính giá HTK Lập Lập phiếu phiếu thu thu Lưu trực tiếp máy tính Lưu trữ máy tính Lưu băng từ Lưu đĩa từ Lưu trữ thủ công: N: Lưu trữ theo số thứ tự; A: Lưu trữ theo Alphabet; N D: Lưu trữ theo ngày v1.0015112230 33 CÁC BIỂU TƯỢNG KHÁC Bắt đầu A Bắt đầu/kết thúc (Terminal) Điểm nối trang (A, B, C…) On -page connector Điểm nối sang trang sau (Số trang: 1,2,3…) Off-page connector Điểm định (Decision point) v1.0015112230 34 3.3 PHƯƠNG PHÁP VẼ LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ • Bước 1: Mô tả hệ thống hành đoạn văn mô tả (tương tự DFD) • Bước 2: Lập bảng liệt kê đối tượng hoạt động đối tượng (tương tự DFD) • Bước 3: Chia lưu đồ thành cột Mỗi đối tượng bên cột lưu đồ Các cột xếp theo trình tự tham gia đối tượng bên hệ thống, hướng từ trái sang phải v1.0015112230 35 3.3 PHƯƠNG PHÁP VẼ LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ (tiếp theo) • Bước 4: Mơ tả thành phần cột Sắp xếp thành phần lưu đồ theo hướng từ xuống Xác định thành phần theo thứ tự: • Xác định thành phần vào hệ thống xử lý: đối tượng bên ngoài, chứng từ Xác định hoạt động xử lý: thủ công hay máy, diễn đồng thời hay không? Xác định thành phần hệ thống xử lý: dịng thơng tin tạo từ q trình xử lý chứng từ, sổ, báo cáo lập Xác định phương thức lưu trữ: thủ công hay máy Sắp xếp theo thứ tự, theo ngày, theo abc Bước 5: Kết thúc vẽ lưu đồ v1.0015112230 36 3.4 Ý NGHĨA CỦA DFD VÀ FLOWCHARTS • Mô tả hệ thống DFD giúp: Nhận biết hoạt động xử lý trình tự chúng hoạt động hệ thống; Phác thảo hệ thống mới, cần thiết lập mức độ ý niệm (các hoạt động xử lý dự kiến) • Mô tả hệ thống lưu đồ giúp: Nhận biết phân tích hoạt động chức xử lý theo đối tượng, phận liên quan; Đánh giá tính kiểm sốt trình kinh doanh v1.0015112230 37 3.5 SỰ KHÁC NHAU GIỮA DFD VÀ FLOWCHARTS Sơ đồ dòng liệu Lưu đồ • Nhấn mạnh khiá cạnh vật lý liệu luân chuyển xử lý • Nhấn mạnh ln chuyển logic liệu • Trình bày người tham gia trình luân chuyển xử lý liệu • Khơng trình bày phương tiện lưu trữ, xử lý, luân chuyển liệu • Được dùng nhiều mô tả hệ thống hành • Thường khơng trình bày người tham gia hệ thống • Sử dụng nhiều ký hiệu • Được dùng nhiều thiết kế hệ thống • Sử dụng ký hiệu v1.0015112230 38 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG • Xác định phận tham gia vào q trình tốn tiền lương cơng ty hoạt động phận • Sử dụng công cụ mô tả hệ thống thông tin kế tốn để mơ tả hệ thống v1.0015112230 39 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Phương án KHÔNG phải vai trị cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn? A Hướng dẫn sử dụng hệ thống thơng tin kế tốn B Đánh giá hệ thống thơng tin kế tốn C Thay sổ kế toán doanh nghiệp D Hỗ trợ kiểm tốn Trả lời: • Đáp án đúng: C Thay sổ kế tốn doanh nghiệp • Vì: Vai trị cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn thường bao gồm: mơ tả hồn chỉnh hệ thống thơng tin kế tốn, hướng dẫn sử dụng hệ thống, giúp đánh giá hệ thống thiết kế hệ thống phù hợp có khả hỗ trợ kiểm tốn v1.0015112230 40 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Lưu đồ kế toán là: A Một cơng cụ ghi sổ kế tốn B Một cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn C Một cơng cụ lập chứng từ kế tốn D Một cơng cụ hỗ trợ lập báo cáo kế tốn Trả lời: • Đáp án đúng: B Một cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn • Vì: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế tốn thường bao gồm: Văn bản, Sơ đồ dịng liệu, Lưu đồ v1.0015112230 41 TĨM LƯỢC CUỐI BÀI • Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán bao quát giúp trả lời câu hỏi: who, what, where, why, how bước công việc: nhập liệu, xử lý liệu, lưu trữ liệu, thơng tin đầu kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn • Các cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn có vai trị: mơ tả hồn chỉnh hệ thống thơng tin kế tốn, hướng dẫn sử dụng hệ thống, giúp đánh giá hệ thống thiết kế hệ thống phù hợp có khả hỗ trợ kiểm tốn • Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế tốn gồm: Văn (Text), Sơ đồ dịng liệu (Data Flow Diagrams – DFD), Lưu đồ chứng từ (Document Flowcharts – DF), Lưu đồ hệ thống (System Flowcharts –SF) v1.0015112230 42 ... thơng tin đầu kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn v1.00151 122 30 VAI TRỊ CỦA CÁC CƠNG CỤ MƠ TẢ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN • Mơ tả hồn chỉnh hệ thống thơng tin kế tốn; • Hướng dẫn sử dụng hệ thống; ... hệ thống thông tin kế tốn để mơ tả hệ thống v1.00151 122 30 39 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Phương án KHƠNG phải vai trị cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn? A Hướng dẫn sử dụng hệ thống thơng tin kế. .. thơng tin đầu kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn • Các cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn có vai trị: mơ tả hồn chỉnh hệ thống thơng tin kế tốn, hướng dẫn sử dụng hệ thống, giúp đánh giá hệ thống