Bài giảng HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN - Chương 2 ppt

C2.HTTTKT và CNTT 1 Chương 2. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Mục tiêu 1. Hiểu nguyên tắc tổ chức dữ liệu kế toán trong ứng dụng CNTT 2. Ảnh hưởng CNTT tới hệ thống kế toán truyền thống C2.HTTTKT và CNTT 2 Chương 2. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Nội dung 1. Tổ chức dữ liệu và xử lý trong ứng dụng CNTT 2. Ảnh hưởng CNTT tới hệ thống kế toán truyền thống C2.HTTTKT và CNTT 3 Tổ chức dữ liệu trong CSDL Ký tự Vùng DL Mẩu tin Tập tin CSDL  Cơ sở dữ liệu: Tất cả các DL được lưu trữ và được sữ dụng bởi doanh nghiệp tạo thành CSDL của DN.  Tổ chức DL logic  Tay:  Máy: C2.HTTTKT và CNTT 4 Ví dụ tổ chức logic tập tin dữ liệu Tập tin khách hàng 2 mẩu tin Vùng dữ liệu Mã KH Tên KH Đòa chỉ giới hạn Số bán chòu dư Giá trò dữ liệu 301 ABC Co. Box 5 1,000 400 555 XYZ Co. Box 9 6,000 2,000 C2.HTTTKT và CNTT 5 So sánh tổ chức dữ liệu tay-máy • Tay Phải thu khách hàng KH Tiền Thực hiện A 10.000.000 HĐ 35 • Ví dụ: 2/1 ký hợp đồng số 01 bán chòu cho khách hàng A 300 Sl hàng hóa CC, số tiền 10 triệu đồng. Ngày 4/1 thực hiện hợp đồng, đơn vò đã phát hành hóa đơn 35 Bán hàng Kế toán Theo dõi hợp đồng HĐ KH Tiền Thực hiện 01 A 10.000.000 HĐ 35 Sổ nhật ký bán hàng Sổ cái TK 131 H.Đồng H oá đơn Ghi chép Ghi chép Ghi chép Ghi chép Ghi chép C2.HTTTKT và CNTT 6 So sánh tổ chức dữ liệu tay-máy BÁN HÀNG HĐ H.ĐƠN KH MH SL 01 35 A CC HP ĐỒNG HĐ KH MH TIỀN 01 A CC KHÁCH HÀNG KH Dư A Bán hàng Kế toán H.Đồng H oá đơn Xem Nhập liệu Nhập liệu HÀNG HÓA MH SL SỔ CÁI TK SỐ DƯ 131 Máy C2.HTTTKT và CNTT 7 So sánh tổ chức dữ liệu tay-máy • Tay • Máy  Ghi chép dữ liệu nhiều lần  Lưu trữ trùng lắp, Có thể dẫn tới mâu thuẫn dữ liệu  Không chia sẻ dữ liệu  Ghi chép một lần  Lưu trữ không trùng lắp, không dẫn tới mâu thuẫn dữ liệu  Chia sẻ dữ liệu Khác nhau cơ bản là do phương pháp tổ chức các tập tin trong cơ sở dữ liệu C2.HTTTKT và CNTT 8 .Tổ chức DL theo hệ cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu (Data base) Hệ quản trò CSDL (DBMS) Chương trình ứng dụng 1 Chương trình ứng dụng 2 Chương trình ứng dụng 3 Người sử dụng C2.HTTTKT và CNTT 9 Tổ chức DL theo hệ cơ sở dữ liệu  Hệ quản trò CSDL: là một phần mềm quản lý DL. Chức năng:  Tổ chức dữ liệu: Đònh nghóa DL; Tạo cấu trúc DL;  Quản trò dữ liệu: Thay đổi dữ liệu (cập nhật, thêm, bỏ mẫu tin; Thay đổi cấu trúc DL) Truy vấn dữ liệu, tạo thông tin, báo cáo theo yêu cầu người sử dụng  Có nhiểu kiểu cấu trúc CSDL (mô hình DL)  Cấu trúc phân cấp hình cây  Cấu trúc mạng  Cấu trúc quan hệ C2.HTTTKT và CNTT 10 Ví dụ cách tổ chức dữ liệu theo cấu trúc quan hệ- mô hình liên kết thực thể Thu tiền Thủ quỹ Khách hàng Người bán Hàng tồn kho Tiền Bán hàng Nguồn lực Sự kiện Đối tượng tham gia Mô hình bao gồm 2 nội dung: Thực thể, tập thực thể trong CSDL Mối quan hệ giữa các thực thể (tập thực thể) trong CSDL về mặt logic [...]... 21 6 21 7 100 20 0 150 420 300 20 0 HÀNG HÓA -GIÁ VỐN(goods Relation) MÃ HÀN GÕ 21 6 21 7 21 8 TÊN HÀNG HÓA Vải lụa Vaải coton Vải bố ĐƠN GÍA 100,000 40,000 C2.HTTTKT và CNTT 20 ,000 13 Cơ sở dữ liệu quan hệ ĐIỀU KIỆN THANH TOÁN (Term payment relation) ĐK THANH TOÁN 1 2 MÔ TẢ 1/10, N30 EOM HÀNG HÓA - GIÁ BÁN (goods Relation) MÃ HÀN GÕ 21 6 21 7 21 8 ĐƠN GIÁ BÁN 120 ,000 60,000 40,000 C2.HTTTKT và CNTT 14 Liên kết... HT kế toán truyền thống C2.HTTTKT và CNTT 12 Ví dụ tổ chức dữ liệu kiểu quan hệ KHÁCH HÀNG Costomer Relation MÃ KH TÊN KH ĐỊA CHỈ SỐ DƯ 01 02 Nguyễn Văn A cty TNHH Hoa Huyền xxxx xxxx 300 500 BÁN HÀNG Sale Relation SỐ HĐ MÃ KH 101 1 02 103 NGÀY BÁN HÀNG ĐK THANH TOÁN 01 02 01 15/09 20 /9 25 /10 1 2 1 CHI TIẾT BÁN HÀNG (Detail Sale Relation) SỐ HĐ MÃ HÀNG 101 101 101 1 02 103 103 SỐ LƯNG 21 6 21 8 21 7 21 8 21 6... ghi vào TT DL sai sót 12 Đọc tập tin nghiệp vụ ï 13 So sánh, phù hợp; cập nhật 131 131 131 14 Hết mẩu tin TT ngh.vụ.Ghi 131 vào TT chính + 400.000 1 .20 0.000 C2.HTTTKT và CNTT 24 Ví dụ xử lý DL theo lô • Tập tin sau cập nhật • Tập tin chính • Tập tin sai sót TK Số dư TK Số tiền 111 1 12 131 1.700.000 600.000 1 .20 0.000 113 + 400.000 C2.HTTTKT và CNTT 25 Ảnh hưởng CNTT tới hệ thống kế toán 1 Dữ liệu lưu trữ... TK Số tiền 111 1 12 131 1.000.000 600.000 800.000 111 111 113 131 +2. 700.000 -2 .000.000 + 400.000 + 400.000 C2.HTTTKT và CNTT 22 Ví dụ xử lý DL theo lô • Xử lý cập nhật tập tin Bước Họat động xử lý • Tập tin chính 1 2 3 4 Đọc tập tin ngh.vụ 5 • Tập tin nghiệp vụ Số dư So sánh,cập nhật TT chínhï TK 111 Đọc tập tin chính ï 111 111 3.700.000 -2 .000.000 113 + 400.000 1.700.000 Đọc tập tin ngh.vụ 7 1.000.000... biệt )  Cần khai báo đối tượng trước khi nhập liệu, lưu trữ Dl phát sinh cho đối tượng  C2.HTTTKT và CNTT 28 Ảnh hưởng của CNTT tới HTTTKT Tay 4 Kiểm soát hệ thống kế toán Máy  Kiểm soát hoạt động kinh doanh  Kiểm soát họat động kinh doanh  Kiểm soát hoạt động hệ thống kế toán  Kiểm soát họat động hệ thống kế toán    Nguồn số liệu Ghi kép Kiểm kê   KS Chung: thiết lập, truy cập, lưu trữ… KS... triển HT C2.HTTTKT và CNTT 26 Ảnh hưởng của CNTT tới HTTTKT 2 Thông tin cung cấp Máy Tay  Thông tin tài chính & không tài chính (hoạt động)  Thông tin tài chính  Chậm, có thể mâu thuẫn  thông tin Nhanh chóng, Không bò mâu thuẫn DL  Báo cáo do người lưu trữ,  xử lý Dl lập theo mẫu đònh sẵn Báo cáo có thể do chính người sử dụng lập nếu được phép truy cập DL không cần theo mẫu 27 đònh sẵn C2.HTTTKT... lý Lưu DL tập tin trong tạm tập tin Cập nhật tạm tập tin chính C2.HTTTKT và CNTT  • In báo cáo 20 Phương pháp xử lý dữ liệu Xử lý ngay theo thời gian thực On- line Real time Processing •TT chính  Nhập nghiệp vụ ngay khi xẩy ra  Xử lý dữ liệu ngay khi xẩy ra Cập nhật tập tin chính C2.HTTTKT và CNTT  • In báo cáo 21 Ví dụ xử lý DL theo lô • Tập tin trước cập nhật • Tập tin chính • Tập tin nghiệp vụ...  Thuộc tính liên kết  Thể hiện mối liên kết giữa các tập thực thể  Còn gọi là vùng khoá liên kết (khoá du nhập) C2.HTTTKT và CNTT 11 Tổ chức tập tin dữ liệu • Có 2 kiểu tập tin (file) dùng để lưu trữ dữ liệu  Tập tin chính (master file)  Lưu trữ những DL liên quan tới các đối tượng KT  Tương đương các tài khoản trong sổ cái hay sổ chi tiết trong HT kế toán truyền thống  Tập tin nghiệp vụ (transaction... tiền +2. 700.000 So sánh,cập nhật TT chínhï Đọc tập tin ngh.vụ TK So sánh; Không phù hợp; Ghi 111 vào TT chínhï C2.HTTTKT và CNTT 23 Ví dụ xử lý DL theo lô • Xử lý cập nhật tập tin Bước 8 9 10 11 • Tập tin chính • Tập tin nghiệp vụ TK Số dư TK Số tiền Họat động xử lý Đọc tập tin chính ï 1 12 600.000 131 800.000 So sánh; Không phù hợp; Ghi 1 12 vào TT chínhï Đọc tập tin chính ï So sánh, 131>113 nên mẩu tin. .. (deleting): ví dụ bỏ một mẫu tin về khách hàng do họ không còn giao dòch với doanh C2.HTTTKT và CNTT nghiệp 18 Phương pháp xử lý dữ liệu Xử lý theo lô -Batch Processing •TT chính  Tập hợp các chứng từ thành lô  Nhập lô chứng từ Sắp xếp tập tin   • Xử lý tất cả các lô • In báo Lưu DL trong •Cập nhật cáo tập tin tạm tập tin chính C2.HTTTKT và CNTT 19 Phương pháp xử lý dữ liệu Xử lý theo lô On- line . C2.HTTTKT và CNTT 1 Chương 2. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Mục tiêu 1. Hiểu nguyên tắc tổ chức dữ liệu kế toán trong ứng dụng CNTT 2. Ảnh hưởng CNTT tới hệ thống kế toán. truyền thống C2.HTTTKT và CNTT 2 Chương 2. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Nội dung 1. Tổ chức dữ liệu và xử lý trong ứng dụng CNTT 2. Ảnh hưởng CNTT tới hệ thống kế toán. 15/09 1 1 02 02 20/9 2 103 01 25 /10 1 SỐ HĐ MÃ HÀNG SỐ LƯNG 101 21 6 100 101 21 8 20 0 101 21 7 150 1 02 218 420 103 21 6 300 103 21 7 20 0 MÃ HÀNGÕ TÊN HÀNG HÓA ĐƠN GÍA 21 6 Vải lụa 100,000 21 7 Vaải