Tiểu luận hướng nghiệp Kokuyo

Tiểu luận hướng nghiệp Kokuyo

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN

KOKUYO VIỆT NAM 1

1.1 NHỮNG THÔNG TIN CƠ BẢN: 1

1.1.1 TẬP ĐOÀN KOKUYO: 1

1.1.2 CÔNG TY KOKUYO VIỆT NAM: 2

1.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC: 3

1.2.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TẬP ĐOÀN: 3

1.2.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CON TẠI VIỆT NAM: 4

2.2 PHÒNG SALES VÀ MARKETING (BUSINESS TO BUSINESS) (B2B): 14

2.3 PHÒNG SALES VÀ MARKETING (BUSINESS TO CONSUMER) (B2C): 16

CHƯƠNG III: BÀI HỌC KINH NGHIỆM 19

CHƯƠNG IV: ĐỀ XUẤT CHO NGÀNH HỌC MARKETING 21

CHƯƠNG V: KẾT LUẬN 23

1 Từ viết tắt tiếng việt:

2 Từ viết tắt tiếng Anh:

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1: Logo công ty KOKUYO 1

Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức của tập đoàn KOKUYO 3

Hình 1.3: Sơ đồ tổ chức trụ sở ở Hải Phòng 4

Hình 1.4: Sơ đồ tổ chức văn phòng đại diện ở TP.HCM 5

Hình 1.5: Logo nhà phân phối BATOS 9

Hình 1.6: Logo nhà phân phối VĨNH THỊNH 9

Hình 1.7: File còng bật KOKUYO 10

Hình 1.8: Nhãn tiêu đề 10

Hình 1.9: Tập Campus 10

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KOKUYO VIỆT NAM

Công ty trách nhiệm hữu hạn KOKUYO Việt Nam là một trong những công ty con của tập đoàn KOKUYO Nhật Bản Tập đoàn KOKUYO thành lập năm 1905, trải qua hơn 100 năm xây dựng và phát triển, KOKUYO đã trở thành thương hiệu hàng đầu về các sản phẩm văn phòng phẩm và nội thất văn phòng tại Nhật Bản và hơn 30 công ty chi nhánh trên toàn thế giới như: Mỹ, Châu Âu, Thái Lan, Malaysia, Hồng Kông, Trung Quốc….và Việt Nam

Sản phẩm chính của KOKUYO Việt Nam bao gồm: file lưu tài liệu các loại, hộp đựng tài liệu, vở học sinh, nhãn dán các loại….Với năng lực hiện nay, hàng năm công ty có thể sản xuất hơn 5 triệu file tài liệu, 7 triệu cuốn vở và hơn 20 triệu nhãn dán xuất khẩu sang các thị trường chính như Nhật Bản, Châu Á và phục vụ thị trường Việt Nam

Với khẩu hiệu “Luôn sáng tạo, luôn đổi mới để tạo ra những sản phẩm thông minh” KOKUYO Việt Nam cam kết sẽ luôn hướng tới khách hàng bằng sản phẩm của mình luôn mang đến cho khách hàng sự tiện lợi, thoải mái, hổ trợ khách hàng làm việc hiệu quả, sáng tạo không ngừng để thành công hơn trong công việc và sự nghiệp

1.1 NHỮNG THÔNG TIN CƠ BẢN: 1.1.1 TẬP ĐOÀN KOKUYO:

Tên giao dịch: KOKUYO Co.,Ltd

Trụ sở chính: số 537-8686 6-1-1 Oimazato-minami, Higashinari-ku, Osaka City, Osaka

Số điện thoại: (06) 6976-1221

Ngày thành lập: tháng 10 năm 1905

Hình 1.1: Logo của công ty KOKUYO

Chủ tịch: Akihiro Kuroda

Số lao động: 5664 người (tính đến cuối năm 2008)

Vốn: 15.8 tỉ Yên

Tổng doanh số: 326.1 tỉ Yên (năm 2008)

1.1.2 CÔNG TY KOKUYO VIỆT NAM:

Tên giao dịch: Công ty TNHH KOKUYO VIỆT NAM

Trụ sở chính: Lô B2-B7 khu công nghiệp Nomura – Hải Phòng, Huyện An Dương, TP Hải Phòng, Việt Nam

Ngày thành lập: tháng 11 năm 2005

Số điện thoại: (084) 31 3743422 – (084) 31 3743423

Fax: (084) 31 3743258

Website: www.kokuyo.vn

 Văn phòng đại diện tại TP HCM:

Địa chỉ: tầng 8 – Tòa nhà E-Star, 147-149 Võ Văn Tần, Quận 3, TP HCM, Việt Nam

Số điện thoại: (084) 83 9333038

Fax: (084) 83 9333040

CÔNG TY MẸ

CÔNG TY CON

1.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC:

1.2.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TẬP ĐOÀN:

(Nguồn: công ty TNHH KOKUYO Việt Nam)

Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức của tập đoàn KOKUYO

Công ty mẹ : là công ty KOKUYO tại Nhật Bản, nơi đặt văn phòng đầu não

của tập đoàn và bao gồm cả nhà máy sản xuất chính của công ty Hiện tại công ty KOKUYO có hơn khoản 30 công ty con trên toàn thế giới và Việt Nam là một trong số đó Trước đây công ty KOKUYO Việt Nam chỉ có một nhiệm vụ chính đó là xuất khẩu hàng sang Nhật Bản, sau đó vào khoản 2007 công ty có thêm một nhiệm vụ nữa là bán một số sản phẩm của mình tại thị trường Việt Nam dưới hình thức xuất khẩu tại chổ

Công ty con/trụ sở tại Việt Nam: Nơi đặt văn phòng làm việc và nhà máy

sản xuất của công ty Gồm có các phân xưởng sản xuất, nhà kho, văn phòng làm việc của Tổng Giám đốc và các phòng chuyên trách gồm: Kinh doanh - Tiếp Thị; Tài chính - Kế toán; Cung ứng - Nhập khẩu; Hành chánh - Nhân sự; Sản xuất - Kỹ Thuật; Quản lý Hệ thống chất lượng Quality Control (QC)

1.2.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CON TẠI VIỆT NAM: 1.2.2.1 TRỤ SỞ Ở HẢI PHÒNG:

(Nguồn: công ty TNHH KOKUYO Việt Nam)

Hình 1.3: Sơ đồ tổ chức trụ sở ở Hải Phòng

Tổng Giám Đốc: là người chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoài bão,

sứ mạng, văn hoá, chiến lược, mục tiêu, tiêu chí tài chính và các chỉ tiêu hoạt động đã được duyệt của Công ty

Giám đốc: giúp việc cho Tổng Giám đốc, có 3 Giám đốc (GĐ điều hành,

GĐ marketing và GĐ sản xuất), chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao

Trưởng phòng Phó phòng

Sales Marketing Hành chính - kế toán

1.2.2.2 VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TP.HCM:

(Nguồn: công ty TNHH KOKUYO Việt Nam)

Hình 1.4: Sơ đồ tổ chức văn phòng đại diện ở TP.HCM

 Các phòng chuyên trách :

1 Phòng Kinh doanh – Tiếp thị:

Kinh doanh nội địa: Xây dựng và phát triển thực hiện các chính sách, quy

chế, hệ thống phân phối nhằm đạt được kế hoạch kinh doanh và mục tiêu trong nước, phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện các chương trình tiếp thị, nghiên cứu sản phẩm mới cho thị trường nội địa

Kinh doanh xuất khẩu: Phát triển thực hiện kế hoạch kinh doanh xuất khẩu,

phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện các chương trình tiếp thị, nghiên cứu sản phẩm mới cho thị trường xuất khẩu (chủ yếu là xuất khẩu sang công ty mẹ tại Nhật)

Phòng Tiếp thị: Phát triển thực hiện và kiểm tra giám sát các chiến lược, kế

hoạch tiếp thị Tổ chức thu thập, tiếp cận, xử lý và phân tích các thông tin tiếp thị (trong và ngoài công ty) như: khách hàng, thị trường, giá cả, sản phẩm, Cung cấp thông tin phục vụ cho nghiên cứu phát triển

2 Phòng Xuất - Nhập khẩu:

Lập kế hoạch thu mua và phục vụ cung ứng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất của công ty Tìm kiếm khai thác nhà cung ứng, nghiên cứu và cập nhật giá cả thị trường Thương lượng, đàm phán các điều khoản thương mại và soạn thảo các hợp đồng mua vật tư, nguyên vật liệu, trang thiết bị, dụng cụ, phù hợp với quy định công ty và hệ thống luật pháp có liên quan

3 Phòng Tài chính - Kế toán:

Kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác tài chính kế toán của công ty Phân tích đánh giá hiệu quả tài chính của công ty theo từng thời kỳ, kiểm soát và thực hiện các biện pháp khắc phục những tồn tại, thiếu sót trong quản lý thu chi và sử dụng tài chính của công ty Tìm kiếm các nguồn vốn với chi phí sử dụng vốn tốt nhất nhằm phục vụ nhu cầu tài chính ngắn hạn và chiến lược phát triển trung và dài hạn của tập đoàn Kiểm soát, giám sát và đánh giá việc thu hồi các khoản công nợ bán hàng Phối hợp tham gia lập các dự án đầu tư mới, xây dựng các hợp đồng kinh tế, thanh lý tài sản,

4 Phòng Hành chánh - Nhân sự:

Phát triển thực hiện các chính sách nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, phát triển, lương, thưởng, ph c lợi, ), nội quy, quy định của công ty Xây dựng các tiêu chuẩn, hệ thống đánh giá nhân sự về các vấn đề liên quan như: năng lực, kết quả thực hiện công việc

Kiểm tra giám sát việc sử dụng quyền hạn, chấp hành các chính sách chỉ thị và quyết định liên quan đến nhân sự của công ty Tổ chức đào tạo kỹ năng nghiệp vụ, đánh giá trình độ năng lực cho CBCNV công ty

5 Phòng Quản lý sản xuất - Kỹ thuật - Nghiên cứu & Phát triển:

Sản xuất: lập và thực hiện kế hoạch sản xuất định kỳ ngày, tuần, tháng của

bộ phận sản xuất Tổ chức các biện pháp điều độ sản xuất Chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất Xây dựng định mức lao động của các công

đoạn sản xuất Khai thác sử dụng có hiệu quả máy móc thiết bị, khuôn sản xuất, mặt

bằng, dụng cụ, vật tư, nguyên liệu

Kỹ thuật: xây dựng và thực hiện kế hoạch bảo trì, sửa chữa, hiệu chuẩn hệ

thống máy móc thiết bị, khuôn mẫu Bảo đảm an toàn và hoạt động ổn định cho hệ thống điện, nước, xử lý chất thải (thiết bị sản xuất và thiết bị văn phòng) trong toàn công ty Phối hợp với bộ phận sản xuất trong cải tiến sản xuất, phối hợp với bộ phận nghiên cứu phát triển trong sản xuất sản phẩm mới

Nghiên cứu - Phát triển: Tổ chức tìm kiếm tưởng mới liên quan đến kiểu

dáng, tên gọi, chất liệu sử dụng, để tiến hành xây dựng kế hoạch nghiên cứu sản phẩm mới theo định hướng chiến lược của công ty Tổ chức tiếp nhận và xử lý thông tin về sản phẩm bên trong và ngoài công ty Tổ chức nghiên cứu thiết kế chế tạo thử nghiệm sản phẩm mới từ đó xây dựng hệ thống tiêu chuẩn hoặc định mức kỹ thuật Tiến hành các hiệu chỉnh liên quan đến thiết kế hoá nghiệm trong quá trình sản xuất theo yêu cầu của các bộ phận liên quan Đánh giá các tưởng về các sản phẩm và đề xuất khen thưởng Chịu trách nhiệm về quyền sở hữu công nghiệp sản phẩm

6 Phòng quản lý chất ƣ ng:

Phòng QC: Thực hiện kiểm tra nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm

và tồn kho theo định kỳ đối với các sản phẩm đang sản xuất trong công ty theo tiêu chuẩn kỹ thuật Theo dõi, kiểm soát và đánh giá xu hướng chất lượng của sản phẩm, ghi nhận tổng hợp về các sản phẩm không phù hợp báo cáo cho Phó Giám đốc sản xuất

Phòng QA: Theo dõi kiểm tra, hỗ trợ các bộ phận trong việc thực hiện hoạt

động khắc phục phòng ngừa Xem xét, cập nhật và hợp thức hoá các tài liệu, thủ tục trong hệ thống Quản l chất lượng của công ty Phổ biến và kiểm soát việc thực hiện chính sách chất lượng đến toàn thể CBCNV công ty Chịu trách nhiệm phổ biến và kiểm soát tính hiệu lực của các tài liệu chất lượng đã ban hành Nghiên cứu và đề xuất các biện pháp bảo đảm và nâng cao hệ thống chất lượng của công ty Lập

kế hoạch và tổ chức đánh giá chất lượng nội bộ cũng như đánh giá bên ngoài Theo dõi kết quả thực hiện công tác thống kê, phân tích kết quả và báo cáo cho Phó Giám Đốc sản xuất

1.3 TẦM NHÌN VÀ SỨ MỆNH: 1.3.1 TẦM NHÌN:

KOKUYO là thương hiệu về văn phòng phẩm số 1 tại Nhật Bản, sản phẩm đã có mặt trên 30 quốc gia trên toàn thế giới Với những công nghệ tiên tiến hiện đại và mang vào sản phẩm những phẩm chất của người Nhật về chất lượng, sự sáng

tạo không ngừng với chính sách về chất lượng của mình “SẢN PHẨM TỐT – GIÁ THÀNH RẺ”, “TẠO RA SẢN PHẨM LUÔN VÌ QUYỀN LỢI CỦA KHÁCH HÀNG”, “LUÔN SÁNG TẠO, LUÔN ĐỔI MỚI ĐỂ TẠO RA NHỮNG SẢN PHẨM THÔNG MINH”thì trong tương lai tham vọng của KOKUYO ở Việt Nam

là trở thành thương hiệu văn phòng phẩm số 1 tại Việt Nam

1.3.2 SỨ MỆNH:

Với khẩu hiệu “Always Innovating for Your Knowledge,” (Luôn sáng tạo, luôn đổi mới để tạo ra những sản phẩm thông minh) chúng tôi cam kết sẽ luôn hướng tới khách hàng, bằng sản phẩm của mình luôn mang đến cho khách hàng sự tiện lợi, thoải mái, hổ trợ khách hàng làm việc hiệu quả, sáng tạo không ngừng để thành công hơn trong công việc và sự nghiệp

1.4 ĐỐI TÁC VÀ KHÁCH HÀNG: 1.4.1 ĐỐI TÁC:

Ở thị trường Việt Nam công ty KOKUYO có 2 đối tác chính làm nhiệm vụ là nhà phân phối độc quyền cho công ty, ở khu vực phía Bắc là BATOS, ở phía Nam là VĨNH THỊNH Hai công ty này có nhiệm vụ chính là tìm kiếm khách hàng là các nhà sách, văn phòng phẩm, các công ty phân phối văn phòng phẩm khác, … trong khu vực của mình để có thể đưa hàng ra ngoài thị trường Bên cạnh đó hai công ty

này còn tổ chức đội ngũ bán hàng riêng để có thể xúc tiến bán hàng làm gia tăng doanh số và lợi nhuận

Công TNHH Thương mại Công nghiệp giấy VĨNH THỊNH

Tầng trệt cao ốc Vạn Đô, 348 bến Vân Đồn, Phường 1, Quận 4, TP HCM

ĐT: (08) 3 9413473 – 5 4012999 Fax: (08) 3 9432603

Hình 1.5: Logo của nhà phân phối BATOS

Hình 1.6: Logo của nhà phân phối VĨNH THỊNH

1.5 SẢN PHẨM:

1.5.1 LĨNH VỰC BUSINESS TO CONSUMER (B2C): 1.5.1.1 File:

 File còng bật  File còng nhẫn  File mỏng  File hộp  File ống

1.5.1.2 Nhãn dán:

 Nhãn dán tiêu đề  Nhãn dán chú thích  Nhãn dán V

1.5.1.3 Trình ký:

 Trình ký 1 một  Trình ký 2 mặt

1.5.1.4 Tập CAMPUS:

 Campus Special  Campus Pro  Campus Classic  Campus Classic – S  Campus Pre – Cut  Campus Repete

Hình 1.7: File còng bật KOKUYO

Hình 1.9: Tập Campus Hình 1.8: Nhãn tiêu đề

 Campus Smart (sản phẩm mới)

1.5.1.5 Gia cố lỗ 1.5.1.6 Bìa chia File 1.5.1.7 Giấy kiểm tra

1.5.2 LĨNH VỰC BUSINESS TO BUSINESS (B2B): 1.5.2.1 Tem nhãn đặc biệt (tem dán chống hàng giả)

 Tem Halogram  Tem Decal vỡ  Tem để lại dấu vết  Tem bảo hành sản phẩm

1.5.2.2 Quảng cáo thương hiệu trên sản phẩm của KOKUYO (trên các sản phẩm văn phòng phẩm)

Đó là in thương hiệu của công ty khác trên sản phẩm văn phòng phẩm của KOKUYO, rồi làm quá tặng cho các đối tác của họ như một cách quảng cáo thương hiệu của mình

CHƯƠNG II: ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

Văn phòng đại diện tại miền Nam của công ty chỉ có 5 nhân viên, một người làm về hành chánh kế toán kiêm luôn vấn đề nhân sự, bốn người còn lại làm thuộc phòng sales và marketing Nhưng bốn người thuộc phòng sales và marketing có một người phụ trách lĩnh vực B2B, hai người phụ trách lĩnh vực B2C, và còn lại một anh phó phòng từ Hải Phòng thường xuyên bay vào thành phố Hồ Chí Minh để công tác

2.1 PHÒNG HÀNH CHÁNH KẾ TOÁN:

Phòng ban công tác Hành chánh kế toán

Trình độ học vấn Đại học Mở - Quản trị kinh doanh

Khóa 30: 2004 - 2008

a Chi tiết công việc: gồm 3 mảng chính và 1 mảng phụ

 Kế toán: làm công tác thu chi, lập báo cáo tài chính, tổng hợp các chứng

từ liên quan đến kế toán của văn phòng đại diện tại miền Nam gửi cho

tổng công ty ở Hải Phòng

 Hành chánh: làm công tác tiếp khách; làm tiếp tân cho văn phòng; ký

nhận bưu phẩm chuyển phát đến từ tổng công ty; làm hồ sơ về hàng hóa gửi về tổng công ty ở Hải Phòng; làm công tác thông báo cho văn phòng về những thông tin từ tổng công ty ở Hải Phòng đưa xuống, những thông

tin lương, thưởng, bảo hiểm, nghỉ phép, thai sản……

 Tuyển dụng: đăng tải thông tin tuyển dụng của công ty lên các phương

tiện thông tin, tổng hợp những hồ sơ mà các ứng viên gửi về chọn lọc và

liên hệ với các ứng viên trúng tuyển, sắp xếp cuộc hẹn để phỏng vấn Đối

với các ứng viên trúng tuyển thì lập hồ sơ và lưu trữ lại Bên cạnh đó còn

làm công tác chấm công cho cả văn phòng

 Marketing (phụ): hổ trợ một phần công việc cho phòng marketing khi cần

thiết về những công việc liên quan như tìm kiếm khách hàng, tư vấn về sản phẩm

b Những kiến thức kỹ năng cần thiết:

 Về mặt chuyên môn: phải có những kỹ năng cơ bản về kế toán, lập báo

cáo tài chính, tổng hợp chứng từ, những kỹ năng về vi tính

Trong công tác tuyển dụng cần phải biết cân nhắc lựa chọn ứng viên, kỹ năng sắp xếp quản lý thời gian, thông tin, hồ sơ lưu trữ trên máy tính và trên giấy tờ

Cần ảm hiểu về sản phẩm, cách vận hành bộ máy, hoạt động kinh doanh của công ty và các yêu cầu từ các phòng ban để có thể tìm kiếm nhân viên và tuyển dụng phù hợp

 Về mặt kỹ năng cần có: nếu làm những công việc này cần phải năng

động, tháo vát, biết cách tự học để có thể đáp ứng như cầu của công việc Cần có kỹ năng làm việc độc lập, chịu được áp lực cao trong công việc Cần phải sáng tạo những cách thức thu hút tuyển dụng tìm kiếm những ứng cử viên cho công ty

c Thuận lợi trong công việc: môi trường làm việc của công ty nước ngoài nên

được làm việc một cách thoải mái không bị gò bó, tự do làm việc Chế độ trọng dụng người tài của công ty (mặc dù biết chị này chưa có kinh nghiệm về kế toán, và nhân sự nhưng vẫn được nhận) Được công ty đào tạo những

kỹ năng cần thiết phục vụ cho công việc