QUẢN TRỊ TỒN KHO VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO JUST IN TIME

QUẢN TRỊ TỒN KHO VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO JUST IN TIME 1.1 Quản trị tồn kho 1.1.1 Khái quát hàng tồn kho Hàng tồn kho tài sản có giá trị lớn tổng giá trị tài sản doanh nghiệp, thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% tổng giá trị tài sản doanh nghiệp Do việc điều khiển , kiểm soát tốt hàng tồn kho vấn đề cần thiết, chủ yếu quản trị sản xuất tác nghiệp Bản thân vấn đề tồn kho ln có hai mặt trái ngược nhau, với quan điểm người sản xuất người ta ln tìm cách giảm phí tổn cách giảm lượng tồn kho , cịn với quan điểm người tiêu thụ ln mong muốn có nhiều hàng dự trữ để khơng có thiếu hụt Vì doanh nghiệp phải tìm cách xác định mức độ cân mức độ đầu tư cho hàng tồn kho phục vụ sản xuất thỏa mãn nhu cầu khách hàng cách kịp thời lúc với chi phí tối thiểu Hàng tồn kho xem tất nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng nhu cầu tương lai Hàng tồn kho bao gồm loại nguyên vật liệu sản phẩm dở dang, bán thành phẩm, dụng cụ phụ tùng, thành phẩm tồn kho… Tùy theo loại hình doanh nghiệp khác mà dạng tồn kho nội dung hoạch định hệ thống kiểm soát điều khiển hàng tồn kho khác Chúng ta thấy rõ : ngân hàng có phương pháp tiêu chuẩn riêng để kiểm soát đánh giá mức tồn quỹ tiền mặt, bệnh viện có phương pháo để kiểm soát nguồn máu, thuốc men, xí nghiệp sản xuất có phương pháp kiểm tra lượng vật liệu dự trữ, bán thành phẩm thành phẩm 1.1.2 Phân loại tồn kho Tồn kho số lượng hàng hóa tự tạo kinh doanh nhằm đáp ứng cho nhu cầu tương lai Nhu cầu sản phẩm cơng ty hàng cung cấp trinh gia công Nếu cơng ty có quan điểm lạc quan họ tăng mức tồn kho lên nhằm đáp ứng kịp nhu cầu dự đoán tương lai Trong thời kỳ suy thối giảm lượng tồn kho xuống Trong sản xuất , tồn kho thường phân làm loại, là: 1) Tồn kho nguyên vật liêu/ phận cấu thành 2) Tồn kho sản phẩm dở dang 3) Tồn kho sản phẩm hoàn chỉnh 4) Tồn kho mặt hàng linh tinh phục vụ sản xuất hay dịch vụ 1.1.2.1 Nguyên vật liệu/ phận cấu thành Nguyên vật liệu phận cấu thành thành phần để sản xuất sản phẩm cuối Ở ta không đề cập đến nguyên vật liệu dùng để hỗ trợ sản xuất mà đề cập đến nguyên vật liệu phục vụ cho trình sản xuất, cấu thành nên sản phẩm Chẳng hạn nhà máy dệt nguyên vật liệu tơ , bơng, sợi Cịn nhà máy sản xuất may mặc vật liệu vải, khuy, phụ kiện để trang trí áo 1.1.2.2 Sản phẩm dở dang Đó sản phẩm biến thành thành phẩm từ nguyên liệu thô chưa xong, nằm đường dây sản xuất , có sản phẩm xong chưa bao bì đóng gói bị coi dở dang, chưa xuất xưởng Sở dĩ xảy tình trạng tồn kho sản phẩm dở dang q trình phối kết hợp khơng nhịp nhàng ăn khớp cơng đoạn sản xuất Ví dụ dây chuyền may: phận cắt cắt nhiều mẫu mà phận may thiếu nhân công, thiếu máy may nên làm hết mẫu chuyển đến từ khâu cắt; mà số lượng mẫu chưa kịp hoàn thành phải chuyển vào kho 1.1.2.3 Thành phẩm Tồn kho thành phẩm lơ hàng hồn thiện tất khâu sẵn sàng bán Ví dụ lô áo sơ mi nam May 10, hoàn thiện tất khâu từ cắt may đến kiểm tra , đóng gói chuyển đến đại lý phân phối May 10 toàn quốc, mà sản phẩm chưa đến tay người tiêu dùng, nằm kho nhà sản xuất phân phối sản phẩm coi tồn kho dạng thành phẩm 1.1.2.4 Tồn kho nguyên vật liệu phụ Tất loại mặt hàng công ty mua thành phần sản phẩm lại cần thiết để phục vụ sản xuất gọi mặt hàng linh tinh phục vụ sản xuất, Văn phòng phẩm nằm loại Vài chủng loại dầu bôi trơn máy có tham gia vào q trình sản xuất không thành phần sản phẩm xếp vào loại Thiết bị nâng hạ kho ví dụ 1.1.3 Các loại chi phí tồn kho Có loại chi phí tồn kho : 1.1.3.1 Chi phí mua hàng Là chi phí cần có để mua sản xuất hàng tồn kho Chi phí thường biểu chi phí đơn vị nhân với số lượng nhận sản xuất Nhiều giá hàng hưởng giảm giá ta mua lúc đạt đến số lượng Thơng thường chi phí mua hàng khơng ảnh hưởng đến việc lựa chọn mơ hình tồn kho, trừ mơ hình khấu trừ theo sản lượng 1.1.3.2 Chi phí đặt hàng Bao gồm phí tổn việc tìm nguồn cung ứng, hình thức đặt hàng, thực quy trình đặt hàng hỗ trợ cho hoạt động văn phòng…Khi đơn hàng thực phí tổn đặt hàng cịn tồn tại, lúc chúng hiểu phí tổn chuẩn bị thực đơn hàng Phí tổn chuẩn bị thực đơn hàng chi phí cho việc chuẩn bị máy móc hay cơng nghệ để thực đơn hàng Do cần xác định thời điểm số lượng cho lần đặt hàng thật chi tiết để cố gắng tìm biện pháp giảm bớt chi phí chuẩn bị phí tổn đặt hàng Trong nhiều tình chi phí chuẩn bị có mối quan hệ mật thiết thời gian chuẩn bị thực đơn hàng Nếu giảm thời gian giải pháp hữu hiệu để giảm lượng đầu tư cho tồn kho cải tiến suất 1.1.3.3 Chi phí tồn trữ Trong trình lưu kho loại nguyên phụ liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm để giữ cho chúng đảm bảo phẩm chất để phục vụ cho sản xuất tiêu thụ phận quản lý kho tàng cần áp dụng số biện pháp để bảo quản lưu trữ Các hoạt động tiêu tốn doanh nghiệp khoản chi phí đáng kể Chi phí thường tính số phần trăm giá trị hàng Ví dụ phí tồn trữ 15% /năm hàng tức 1000đ giá trị hàng để kho năm phải trả 150đ tiền tồn trữ Trong thực tế chi phí tồn trữ tiêu biểu thường vào khoảng 15% đến 30% năm Những loại chi phí có liên quan đến việc tồn trữ hay hoạt động thực tồn kho thống kê theo bảng : Bảng 1.1 Tỷ lệ loại chi phí tồn kho Nhóm chi phí Tỷ lệ với giá trị tồn kho - Chi phí nhà cửa kho tàng Chiếm – 10 % Tiền thuê khấu hao nhà cửa Chi phí hoạt động kho vận hàng không Thuế nhà đất Bảo hiểm nhà cửa , kho hàng Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện Chiếm từ – 3,5% Tiền thuê khấu hao thiết bị dụng cụ Năng lượng Chi phí vận hành thiết bị Chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý Chiếm từ – 5% phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho: phí tổn cho việc vay mượn Chiếm từ – 24% thuế đánh vào hàng tồn kho bảo hiểm cho hàng tồn kho Thiệt hại hàng tồn kho mát hư hỏng không sử dụng Chiếm – % Tỷ lệ loại chi phí tiền có ý nghĩa tương đối , chúng lệ thuộc vào loại doanh nghiệp, địa điểm phân bố, tỷ lệ lãi Thông thường tỷ lệ phí tổn tồn trữ hàng năm xấp xỉ 40% giá trị hàng tồn kho 1.1.4 Chức quản trị tồn kho 1.1.4.1 Chức liên kết Chức chủ yếu quản trị tồn kho liên kết trình sản xuất cung ứng Khi cung cầu loại hàng tồn kho khơng đặn thời kì việc trì thường xun lượng tồn kho nhằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao điểm vấn đề cần thiết Thực tốt chức liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, tránh thiếu hụt gây lãng phí sản xuất 1.1.4.2 Chức ngăn ngừa tác động lạm phát Một doanh nghiệp biết trước tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng hóa, họ dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí Như tồn kho hoạt động đầu tư tốt, lẽ dĩ nhiên thực hoạt động tồn phải xem xét đến chi phí rủi ro xảy trình tiến hành tồn kho 1.1.4.3 Chức khấu trừ theo số lượng Một chức quan trọng quản trị tồn kho khấu trừ theo số lượng Rất nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chấp nhận khấu trừ cho đơn hàng có số lượng lớn Việc mua hàng với số lượng lớn đưa đến việc giảm phí tổn sản xuất, nhiên mua hàng với số lượng lớn chịu chi phí tồn trữ cao quản trị hàng tồn kho người ta cần phải xác định lượng hàng tối ưu để hưởng giá khấu trừ, mà dự bị tồn trữ tăng không đáng kể 1.1.5 Các biện pháp quản trị hàng tồn kho 1.1.5.1 Hệ thống tồn kho Hệ thống tồn kho tập hợp thủ tục sách tác nghiệp mà việc thu nhập trì tồn kho vào Có hai loại hệ thống tồn kho bản: - Hệ thống xem lại liên tục - Hệ thống xem lại định kỳ Trong hệ thống xem lại liên tục, mức tồn kho lúc giám sát Khi mức tồn kho xuống thấp người ta đặt hàng tiếp Điểm đặt hàng lại (R) xác định mức tồn kho xuống thấp đến mức tiến hành đặt hàng mới, số lượng hàng đặt trước (Q) xác định ln Một Q R xác định sách hồn thành Cơng ty việc đặt Q hàng khơ mức tồn kho rơi xuống điểm R Bởi lần đặt số lượng giống nên hệ thống xem lại liên tục gọi “ hệ thống lượng đặt hàng cố định” (fixed order size systems - FOSS) “ số lượng đặt hàng kinh tế” ( economic order quantity - EOQ) Hệ thống xem lại định kỳ có nhiều tiếp cận Cứ sau quãng thời gian định, tuần tháng, người ta kiểm tra lại mức tồn kho tiến hành đặt hàng Qui mô đặt hàng số lượng cần để đưa mức tồn kho lên đến mức xác định trước, thay đổi tùy theo giai đoạn Người ta gọi hệ thống xem lại định kỳ “ hệ thống lượng đặt hàng cách quãng” ( fixed order interval systems – FOIS) “ hệ thống đặt hàng kinh tế cách quãng” ( economic order interval systems – EOI) 1.1.5.2 Quản trị tồn kho ABC Năm 1906 nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto quan sát thấy nhóm có nhiều có số nhỏ có giá trị đáng kể mà thơi Trong thời gian ơng nghiên cứu việc số người xã hội lại có thu nhập nhiều Ta thấy sản phẩm có số phận có giá thành cao, tổ chức tự nguyện, số người đảm đương phần lớn công việc Qui luật số quan trọng áp dụng có quản trị tồn kho Trong tồn kho, số hàng thường có giá trị đo đơn vị tiền tệ chiếm phần lớn tổng giá trị tồn kho tồn Do nên ta tập trung tích cực vào việc kiểm tra số chủng loại mặt hàng Trong công tác tồn kho, người ta phân hàng làm ba hạng: A,B C Kỹ thuật phân tích ABC phân tổng số loại hàng tồn kho thành nhóm: A,B,C dựa vào giá trị hàng năm chúng Giá trị hàng năm xác định cách lấy tích thừa số: Nhu cầu hàng năm loại hàng tồn kho phí tổn cho đơn vị hàng tồn kho tính theo loại hàng Tiêu chuẩn cụ thể nhóm hàng tồn kho xác định sau: - Nhóm A: Bao gồm loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm cao nhất, chúng có giá trị từ 70 – 80% so với tổng giá trị hàng tồn kho, mặt số lượng chúng chiếm 15% tổng số hàng tồn kho - Nhóm B: Bao gồm loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm mức trung bình, chúng có giá trị 15%- 25% so với tổng giá trị hàng tồn kho, sản lượng chúng chiếm khoảng 30% - Nhóm C: Bao gồm loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm chiếm khoảng 5% tổng giá trị loại hàng tồn kho, nhiên số lượng chúng chiếm khoảng 55% so với tổng số loại hàng tồn kho Bằng đồ thị biểu diễn tiêu chuẩn nhóm hàng tồn kho theo kỹ thuật phân tích ABC sau: Hình 1.2 – Mơ tả tiêu chuẩn ABC Nhóm A Nhóm B Nhóm C Chú giải : Trục tung giá trị HTK Trục hoành sản lượng HTK Trong điều kiện quản lý việc sử dụng phương pháp phân tích ABC thực thơng qua hệ thống quản lý tồn kho tự động hóa máy tính Tuy nhiên số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hóa quản trị tồn kho việc phân tích ABC thực thủ cơng thêm thời gian đem lại lợi ích định Ngồi việc dựa vào giá trị hàng năm chúng để phân nhóm người ta xét đến tiêu chuẩn khác như: - Những thay đổi kỹ thuật dự đoán - Vấn đề cung ứng - Chất lượng hàng tồn kho - Giá loại hàng tồn kho Những tiêu chuẩn làm thay đổi vị trí hàng tồn kho Việc phân nhóm hàng tồn kho sở để đề sách hoạt động kiểm soát riêng biệt loại hàng tồn kho Kỹ thuật phân tích ABC có tác dụng sau công tác quản trị tồn kho: - Các nguồn tiềm lực dùng mua hàng nhóm A cần phải cao nhiều so với nhóm C, cần có ưu tiên đầu tư thích đáng - Các loại hàng thuộc nhóm A cần có kiểm soát tồn kho chặt chẽ vật, việc thiết lập báo cáo xác hàng tồn kho thuộc nhóm A phải thực thường xuyên nhằm đảm bảo khả an toàn sản xuất - Trong dự báo nhu cầu vật tư áp dụng phương pháp dự báo khác cho nhóm hàng khác Nhóm A cần dự báo cẩn thận nhóm khác - Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ nhân viên giữ kho không ngừng nâng lên , họ thường xuyên thực chu kỳ kiểm toán nhóm hàng Tóm lại kỹ thuật phân tích ABC cho chúng kết tốt dự báo, kiểm sốt vật đảm bảo tính khả thi nguồn cung ứng, tối ưu hóa lượng dự trữ hàng tồn kho 1.2 Khái quát mô hình Just in time ( JIT) 1.2.1 Giới thiệu mơ hình Just in time Hệ thống quản lý hàng tồn kho “Just In Time” phát triển công ty Toyota Nhật vào năm 90 nhằm mang lại hiệu cao quản lý hàng tồn kho nhà máy sản xuất Mơ hình thực tỏ hiệu khơng riêng Toyota mà cịn nhà máy sản xuất lớn giới Để tìm hiểu JIT hệ thống sản xuất Toyota, trước hết cần phân biệt hai khái niệm sản xuất truyền thống tinh xảo (craft) đại trà (mass) • Sản xuất tinh xảo thường sử dụng công nhân lành nghề với công cụ đơn giản linh hoạt (đặc biệt ngành nghề thủ công) để tạo sản phẩm theo ý khách hàng Chất lượng hình thức sản xuất có lẽ khỏi cần phải bàn, nhiên giá thành dẫn tới giá bán cao yếu tố làm thu hẹp thị trường Cũng mà sản xuất đại trà đời, đánh dấu bước phát triển sản xuất đầu kỷ 20 • Sản xuất đại trà sử dụng cơng nhân có tay nghề bậc trung vận hành máy công nghiệp đơn năng, tạo sản phẩm tiêu chuẩn hoá với số lượng lớn Vì giá trị máy móc chi phí tái thiết kế đắt tiền nên nhà sản xuất đại trà cố gắng giữ tiêu chuẩn thiết kế sản phẩm lâu tốt Kết giá thành kéo theo giá bán giảm Tuy nhiên tác phong công nghiệp làm cho công nhân nhàm chán động lực làm việc Toyota Motor kết hợp phương thức sản xuất tinh xảo đại trà, loại bỏ yếu điểm giá thành chặt chẽ công nghiệp, cho đời phương thức sản xuất với đội ngũ cơng nhân có tay nghề cao trang bị hệ thống máy móc linh hoạt, đa năng, có khả sản xuất với nhiều mức công suất Phương thức đánh giá sử dụng nhân lực hơn, diện tích hơn, tạo vậy, mà cơng nhân quy trình trước phải làm sản xuất cho đủ số linh kiện lấy Sau Nhật, JIT chuyên gia TQM (Total Quality Manufacturing) Deming Juran phát triển Bắc Mỹ Từ mơ hình JIT lan rộng khắp giới JIT triết lý sản xuất với mục tiêu triệt tiêu tất nguồn gây hao phí, bao gồm tồn kho không cần thiết phế liệu sản xuất 1.2.2 Các đặc trưng JIT 1.2.2.1 Mức độ sản xuất cố định Một hệ thống sản xuất JIT đòi hỏi dòng sản phẩm đồng qua hệ thống hoạt động khác thích ứng với để nguyên vât liệu sản phẩm chuyển từ nhà cung cấp đến đầu cuối Mỗi thao tác phải phối hợp cẩn thận hệ thống chặt chẽ Do đó, lịch trình sản xuất phải cố định khoảng thời gian để thiết lập lịch mua hàng sản xuất Rõ ràng ln có áp lực lớn để có dự báo tốt phải xây dựng lịch trình thực tế khơng có nhiều tồn kho để bù đắp thiếu hụt hàng hệ thống 1.2.2.2 Tồn kho thấp Một dấu hiệu để nhận biết hệ thống JIT lượng tồn kho thấp Lượng tồn kho bao gồm chi tiết nguyên vật liệu mua, sản phẩm dở dang thành phẩm chưa tiêu thụ Lượng tồn kho thấp có hai lợi ích quan trọng Lợi ích rõ ràng lượng tồn kho thấp tiết kiệm khơng gian tiết kiệm chi phí khơng phải ứ đọng vốn sản phẩm tồn đọng kho Lợi ích thứ hai khó thấy lại khía cạnh then chốt triết lý JIT, tồn kho ln nguồn lực dự trữ để khắc phục cân đối q trình sản xuất, có nhiều tồn kho làm cho nhà quản lý ỷ lại, không cố gắng khắc phục cố sản xuất dẫn đến chi phí tăng cao Phương pháp JIT làm giảm lượng tồn kho, từ người ta dễ tìm thấy giải khó khăn phát sinh 1.2.2.3 Kích thước lơ hàng nhỏ Đặc điểm hệ thống JIT kích thước lơ hàng nhỏ hai trình sản xuất phân phối từ nhà cung ứng Kích thước lơ hàng nhỏ tạo số lợi ích cho hệ thống JIT hoạt động cách có hiệu sau: - Với lơ hàng có kích thước nhỏ, lượng hàng tồn kho sản phẩm dở dang so với lơ hàng có kích thước lớn Điều giảm chi phí lưu kho tiết kiệm diện tích kho bãi - Lơ hàng có kích thước nhỏ bị cản trở nơi làm việc - Dễ kiểm tra chất lượng lô hàng phát có sai sót chi phí sửa lại lơ hàng thấp lơ hàng có kích thước lớn 1.2.2.4 Lắp đặt với chi phí thấp nhanh Theo phương pháp này, người ta sử dụng chương trình làm giảm thời gian chi phí lắp đặt để đạt kết mong muốn, công nhân thường huấn luyện để làm công việc lắp đặt cho riêng họ, cơng cụ thiết bị q trình lắp đặt phải đơn giản đạt tiêu chuẩn hóa, thiết bị đồ gá đa giúp giảm thời gian lắp đặt Hơn nữa, người ta sử dụng nhóm cơng nghệ để giảm chi phí thời gian lắp đặt nhờ tận dụng giống thao tác có tính lặp lại Quá trình xử lý loạt chi tiết tương tự thiết bị giống làm giảm yêu cầu thay đổi việc lắp đặt, tinh chỉnh trường hợp cần thiết 1.2.2.5 Bố trí mặt hợp lý Theo lý thuyết sản xuất cổ điển, mặt phân xưởng thường bố trí theo nhu cầu xử lý gia cơng Hệ thống JIT thường sử dụng bố trí mặt dựa nhu cầu sản phẩm Thiết bị xếp để điều khiển dòng sản phẩm giống nhau, có nhu cầu lắp ráp hay xử lý giống Để tránh việc di chuyển khối lượng chi tiết lớn khu vực người ta đưa lơ nhỏ chi tiết từ trung tâm làm việc đến trung tâm làm việc kế tiếp, thời gian chờ đợi lượng sản phẩm dở dang giảm đến mức tối thiểu Mặt khác, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu giảm đáng kể không gian cho đầu giảm Các nhà máy có khuynh hướng nhỏ lại có hiệu máy móc thiết bị xếp gần hơn, từ tăng cường giao tiếp cơng nhân 1.2.2.6 Sửa chữa bảo trì định kỳ Do hệ thống JIT có hàng tồn kho nên thiết bị hư hỏng gây nhiều rắc rối Để giảm thiểu việc hỏng hóc, doanh nghiệp sử dụng chương trình bảo trì định kỳ, nhấn mạnh vào việc trì thiết bị điều kiện hoạt động tốt vào việc thay cụm chi tiết có dấu hiệu hỏng trước cố xảy Những cơng nhân thường có trách nhiệm bảo trì thiết bị máy móc Mặc dù có bảo trì định kỳ, đơi thiết bị hư hỏng Vì vậy, cần thiết phải chuẩn bị cho điều phải có khả sửa chữa đưa thiết bị vào sản xuất nhanh chóng Muốn vậy, doanh nghiệp cần có chi tiết dự phịng trì lực lượng sửa chữa nhỏ huấn luyện cơng nhân tự sửa chữa hư hỏng đột xuất xảy 1.2.2.7 Sử dụng công nhân đa Trong hệ thống cổ điển, công nhân thường đào tạo phạm vi hẹp mà thơi Hệ thống JIT dành vai trị bật cho công nhân đa huấn luyện để điều khiển tất công việc từ việc điều khiển quy trình sản xuất, vận hành máy đến việc bảo trì, sửa chữa…Người ta mong muốn cơng nhân điều chỉnh sửa chữa nhỏ thực việc lắp đặt Hãy nhớ hệ thống JIT người ta đẩy mạnh đơn giản hóa việc lắp đặt, làm thuận lợi cho người vận hành Trong hệ thống JIT, cơng nhân khơng chun mơn hóa mà huấn luyện để thực nhiều thao tác, họ giúp cơng nhân khơng theo kịp tiến độ Người cơng nhân khơng có trách nhiệm việc kiểm tra chất lượng công việc mà cịn quan sát kiểm tra chất lượng cơng việc công nhân khâu trước họ Tuy nhiên, phương pháp có hạn chế nhiều thời gian chi phí đào tạo cơng nhân đa để đáp ứng yêu cầu hệ thống 1.2.2.8 Đảm bảo mức chất lượng cao Những hệ thống JIT đòi hỏi mức chất lượng cao Những hệ thống gài vào dịng cơng việc liên tục, nên xuất trục trặc chất lượng tạo phá vỡ dòng cơng việc Thực tế, kích thước lơ hàng nhỏ, lượng hàng tồn kho để đề phòng bất trắc thấp, nên cố xảy ra, việc sản xuất phải ngừng lại cố khắc phục Vì vậy, phải tránh ngừng việc nhanh chóng giải trục trặc chúng xuất 1.2.2.9 Lựa chọn người bán hàng tin cậy nâng cao tinh thần hợp tác thành viên hệ thống Hầu hết hệ thống JIT mở rộng phía người bán, người bán yêu cầu giao hàng hóa có chất lượng cao, lô hàng nhỏ thời điểm giao hàng tương đối xác Theo truyền thống, người mua đóng vai trị kiểm tra chất lượng số lượng hàng mang đến, hàng hóa phẩm chất trả cho người bán để sản xuất lại Trong hệ thống JIT, hàng hóa phẩm chất đình trệ liên tục dịng cơng việc Việc kiểm tra chất lượng hàng hóa đưa đến xem khơng hiệu khơng tính vào giá trị sản phẩm Do việc đảm bảo chất lượng chuyển sang người bán Người mua làm việc với người bán để giúp họ đạt chất lượng hàng hóa mong muốn Mục tiêu người mua công nhận người bán nhà sản xuất hàng hóa chất lương cao, khơng cần có kiểm tra người mua Ngoài ra, hệ thống JIT đòi hỏi tinh thần hợp tác công nhân, quản lý người cung cấp Nếu không đạt điều khó có hệ thống JIT thật hiệu 1.2.2.10 Sử dụng hệ thống “kéo” Thuật ngữ “đẩy” “kéo” dùng để mô tả hai hệ thống khác nhằm chuyển dịch cơng việc thơng qua q trình sản xuất Trong hệ thống đẩy, công việc kết thúc khâu, sản phẩm đầu đẩy tới khâu kế tiếp, khâu cuối cùng, sản phẩm đẩy vào kho thành phẩm Ngược lại, hệ thống kéo, việc kiểm sốt chuyển dời cơng việc tùy thuộc vào hoạt động kèm theo, khâu công việc kéo sản phẩm từ khâu phía trước cần Đầu hoạt động sau kéo nhu cầu khách hàng lịch trình sản xuất Như vậy, hệ thống kéo, công việc luân chuyển để đáp ứng yêu cầu công đoạn theo trình sản xuất Trái lại, hệ thống đẩy, cơng việc đẩy hồn thành mà khơng cần quan tâm đến khâu theo sẳn sàng chuẩn bị cho công việc hay chưa Vì cơng việc bị chất đống khâu chậm tiến độ thiết bị hỏng hóc phát có vấn đề chất lượng Hệ thống JIT dùng phương pháp kéo để kiểm soát dịng cơng việc, cơng việc gắn đầu với nhu cầu khâu Trong hệ thống JIT, có thơng tin ngược từ khâu sang khâu khác, cơng việc di chuyển “đúng lúc” tới khâu kế tiếp, theo dịng cơng việc kết nối nhau, tích lũy thừa tồn kho công đoạn tránh khỏi 1.2.2.11 Nhanh chóng giải cố q trình sản xuất Giải cố tảng cho hệ thống JIT Mối quan tâm trục trặc cản trở hay có khả cản trở vào dịng cơng việc qua hệ thống Khi cố xuất cần phải giải cách nhanh chóng Điều buộc phải gia tăng tạm thời lượng tồn kho, nhiên mục tiêu hệ thống JIT loại bỏ nhiều cố hiệu cao Để xử lý nhanh trục trặc trình sản xuất, nhiều doanh nghiệp dùng hệ thống đèn để báo hiệu Ở Nhật, hệ thống gọi ANDON Mỗi khâu công việc trang bị ba bóng đèn, đèn xanh biểu cho việc trôi chảy, đèn vàng biểu có cơng nhân sa sút cần chấn chỉnh, đèn đỏ báo hiệu có cố nghiêm trọng cần nhanh chóng khắc phục Điểm mấu chốt hệ thống đèn cho người khác hệ thống phát cố cho phép công nhân quản đốc sửa chữa kịp thời cố xãy 1.2.2.12 Liên tục cải tiến Một vấn đề phương pháp JIT hướng cải tiến liên tục hệ thống như: giảm lượng tồn kho, giảm chi phí lắp đặt, giảm thời gian sản xuất, cải tiến chất lượng, tăng suất, cắt giảm lãng phí nâng cao hiệu sản xuất Sự cải tiến liên tục trở thành mục tiêu phấn đấu tất thành viên doanh nghiệp nhằm hoàn thiện hệ thống 1.2.3.Vận dụng JIT công ty Toyota 1.2.3.1 Giới thiệu “ Ngôi nhà sản xuất” Toyota Năm 1950, Eiji Toyoda giám đốc thực chuyến nghiên cứu nhà máy Hoa Kỳ tuần Họ ngạc nhiên thấy kỹ thuật sản xuất hàng loạt không thay đổi nhiều từ năm 1930 Bằng quan sát thực tế, Taiichi Ohno thấy lãng phí lớn từ việc sản xuất hàng loạt, tạo lượng lớn thành phẩm bán thành phẩm tồn kho, phế phẩm bán thành phẩm lỗi ẩn lơ lớn sản phầm Tồn nơi làm việc vơ tổ chức khả kiểm sóat Với xe nâng di chuyển hàng núi vật liệu khắp nơi, nhà máy giống nhà kho nhiều Khơng ấn tượng trước hình ảnh vậy, Mr Ohno cộng Toyota dã nhìn thấy hội bắt kịp nước Mỹ Ơng bắt đầu việc nghiên cứu lại sách “Hôm ngày mai” Henry Ford Trong sách mình, Ford nêu lên tầm quan trọng việc tạo dòng nguyên liệu liên tục suốt q trình sản xuất, chuẩn hóa qui trình lọai bỏ lãng phí Nhưng thực tế Cơng ty Ông không thực điều Kế thừa học Henry Ford cộng với việc nhìn thấy “hệ thống kéo” siêu thị Mỹ sử dụng Ở siêu thị hoạt động hiệu lượng hàng hóa kệ bổ sung xác số khách hàng vừa lấy Nghĩa việc sản xuất hoàn toàn phù hợp số lượng vừa tiêu thụ Toyota trân trọng áp dụng giảng chất lượng W.Edwards Deming (sư tổ quản lý chất lượng đại) việc đáp ứng đáp ứng vượt yêu cầu khách hàng nhiệm vụ tổ chức Deming đưa nguyên tắc bước khách hàng mở rộng khái niệm khách hàng bao gồm khách hàng bên khách hàng bên ngòai Toyota thực cải tiến liên tục theo PDCA – Họach định – Thực – Đo lường – Cải tiến (còn gọi chu trình Deming) Tất tạo nên Hệ thống sản xuất Toyota (Toyota Production System – TPS), tập trung vào việc sản xuất dòng sản xuất sản phẩm liên tục (one-piece-flow), rút ngắn thời gian sản xuất việc lọai bỏ lãng phí có cơng đọan qui trình sản xuất để đạt chất lượng tốt mà chi phí thấp nhất, với mức an tòan tinh thần làm việc cao Toyota tiếng khắp giới với mơ hình “ Ngơi nhà sản xuất” Với việc xây dựng thành công mô hình này, Toyota thực trở nên dễ dàng khâu quản lý chất lượng sản xuất hàng trăm nhà máy xây dựng nhiều quốc gia Ngôi nhà hàm chứa tất yêu cầu sản xuất, chất lượng, phương thức quản lý từ người thực ứng dụng cách nhanh chóng xác chuẩn từ đầu Đây điều quan trọng tạo thống sắc Toyota tồn giới Hình 1.3 - Mơ hình “ Ngơi nhà sản xuất” Toyota Mơ hình ngơi nhà TPS trở thành biểu tượng dễ nhận biết giới sản xuất đại, thể vững hệ thống có kết cấu chặt chẽ liên kết với Bắt kỳ khiếm khuyết ảnh hưởng đến chất lượng nhà Bắt đầu từ phần tảng triết lý kinh doanh dài hạn, quản lý trực quan, chuẩn hóa qui trình cân sản xuất Hai trụ cột vững Justin-Time (Vừa lúc – JIT) nghĩa sản xuất vừa lúc cần đến, không sản xuất thừa; Jidoka (Tự kiểm lỗi): khơng phế phẩm qua giai đoạn tiếp theo, giai đoạn sau coi khách hàng giai đoạn trước phải đáp ứng yêu cầu Phần nội thất trung tâm nhà người tập thể, cải tiến liên tục tích cực giảm lãng phí Mái nhà tập hợp yếu tố Chất lượng, Chi phí, Thời gian giao hàng, An tịan, Tinh thần lao động 1.2.3.2 Áp dụng mơ hình JIT cơng ty Toyota Với lịch sử 30 năm, “Hệ thống Sản xuất Toyota” hệ thống quản lý hiệu Toyota tạo nhiều công ty áp dụng nước khác toàn giới nhằm tối ưu hóa suất chất lượng Gốc rễ làm nên lớn mạnh Toyota hôm mà đối thủ khơng hiểu họ biết cách biến cơng việc thành chuỗi thực nghiệm đan xen JUST IN TIME phương pháp quản lý công đoạn sản xuất thực thi bảng truyền đạt thông tin, phiếu liên lạc công đoạn Trong dây chuyền sản xuất khơng có chi tiết thiếu hay thừa, tồn xưởng sản xuất khơng có sản phẩm tồn kho, khơng có ngun vật liệu tồn kho Phương pháp tạo quy trình sản xuất khép kín cao độ, nhanh, khoa học Các công ty vệ tinh phải làm việc với quy trình giấc mà hệ thống OA (office automation) hãng mẹ điều khiển thơng qua phiếu đặt hàng có thị giấc, số lượng xác Người mua cần mua đủ số hàng cần người bán phải có đủ hàng lúc thỏa mãn nhu cầu người mua “Người mua” quản lý xí nghiệp vị trí cơng đoạn dây chuyền sản xuất lắp ráp “người bán” hệ thống công ty vệ tinh sản xuất hàng trực thuộc Toyota Rộng tồn quy trình quản lý từ sản xuất đến phân phối xe Toyota khơng có tương xe tồn kho, ngun vật liệu tồn kho, xe sản xuất đủ với đơn đặt hàng, xác giấc giao hàng cho khách hàng Ngồi ra, Toyota cịn sử dụng “hệ thống kéo” để tránh việc sản xuất thừa Hệ thống kéo xoay quanh ý tưởng cung cấp thêm hàng hóa dựa nhu cầu hàng ngày khách hàng cố định lịch trình hệ thống Nó gọi hệ thống linh hoạt theo nhu cầu khách hàng Bên cạnh đó, Toyota cịn thực tốt trình bổ sung vật tư cho sản xuất Những phận cần phục hồi tự động lấp đầy vào quy trình sán xuất cách hiệu Một thẻ gọi “thẻ thông báo” hay “thẻ báo hiệu sản xuất” sử dụng bảng dẫn sản xuất Và linh kiện đưa vào quy trình sản xuất cách nhanh chóng Các phận vật tư vừa bị lấy lấp đầy sản xuất dựa “thẻ báo hiệu sản xuất” - Các phận khác mà hoàn tất lưu trữ vào cuối quy trình “thẻ báo hiệu” đính kèm thùng chứa - Khi người điều hành khâu sản xuất hoàn tất phận bị lấy lấp đầy thẻ báo hiệu chuyển - Thẻ thu hồi thùng hàng rỗng xe tải chở lại nhà cung cấp để lấy hàng Và phận sản xuất theo dẫn bên - Thẻ báo hiệu sản xuất đính kèm với thùng chứa theo phân loại phận khác cuối quy trình Đồng thời, nhằm cung cấp đủ số lượng nguyên vật liệu cần thiết , Toyota trọng việc quản trị nhà cung ứng Toyota tạo mạng lưới cung ứng tiên tiến mang lại cho lợi chi phí sản xuất đơn vị sản phầm so với đối thủ, nửa chi phí có từ việc giảm chi phí ngun vật liệu, nhân cơng, bảo hành Để thực mục tiêu này, Toyota tìm hiểu kĩ chi phí q trình sản xuất công nghệ nhà cung ứng hệ thống sản xuất linh động toàn cầu Toyota trải qua nhiều năm để đầu tư mở rộng mạng lưới nhà cung ứng đối tác tinh thần thử thách giúp đỡ để họ tự cải thiện Toyota dựa vào nhà cung ứng bên cho hầu hết nguyên vật liệu phụ tùng cho xe mà tạo Trong trình hình thành sản phẩm, từ nghiên cứu đến sản xuất, Toyota ln có hợp tác với nhà cung ứng Những nhà cung ứng mà Toyota tìm kiếm cơng ty có ý chí khả để trở thành đối tác động Toyota chủ trương tìm kiếm nhà cung ứng có khả cạnh tranh tầm cỡ giới, dựa tiêu chí chất lượng, giá cả, phân phối khả cơng nghệ Toyota có nhà cung ứng thân thiết Giúp đỡ nhà cung ứng cạnh tranh: Toyota cam kết giúp đỡ nhà cung ứng tăng khả cạnh tranh thị trường xe Sự cam kết củng cố sách Toyota việc trau dồi mối quan hệ vững chắc, lâu dài Tạo lơi nhuận cho dựa tin tưởng lẫn Q trình diễn thơng qua hai chương trình:  Chính sách thu mua hàng năm: Toyota đánh giá cao quan hệ hợp tác hai bên thể mong muốn với nhà cung ứng Những mong muốn liên qua trực tiếp đến mục tiêu lâu dài Toyota  Hệ thống cung ứng: Đôi khi, nhà cung ứng phải đối mặt với thách thức khó khăn việc nỗ lực nhằm đáp ứng mong đợi đối tác Toyota gửi chuyên gia đến hỗ trợ nhà cung ứng việc hoạch định thực thi cải tiến cần thiết Tiêu chí Toyota nhà cung ứng: - Giữ mối quan hệ lâu dài ổn định với số nhà cung ứng - Đàm phán sở cam kết lâu dài việc cải tiến chất lượng suất lao động - Chú trọng đến khả cung ứng nhà cung cấp: khả cải tiến liên tục, cơng nghệ quy trình sản phấm, mơ hình khả cung ứng - Chú trọng việc lựa chọn nhà cung ứng sở mức độ trách nhiêm họ Ví dụ: Toyota khoảng từ 3-5 năm để đánh giá nhà cung ứng trước kí kết hợp đồng với họ - Toyota hiểu rõ cấu trúc chi phí nhà cung ứng nên chấp nhận mức giá liên quan đến chi phí cung ứng mà nhà cung ứng có lợi nhuận - Toyota ln muốn có nhiều đối tác nên sẵn sàng hỗ trợ cho nhà cung ưng đáp ứng yêu cầu chết lượng phân phối - Toyota quan tâm đến việc giải vấn để phát sinh với nhà cung ưng để đảm bảo không lặp lại sai lần lần Vấn đề hàng tồn kho: Sự thành công việc điều hành Toyota nhờ tập trung vào việc cắt giảm tồn kho Thuật ngữ mà Toyota sử dụng cho hệ thống “heijunka” Trong tiếng Nhật có nghĩa làm cho trơn tru phẳng Cụ thể liên quan đến việc loại bỏ nhu cầu đồng thời tạo hiệu việc điều hành giảm thiểu chi phí tồn chuối cung ứng Hoạt động tinh giản Toyota dựa ý tưởng “Buy one, sell one” Toyota sản xuất xe đáp ứng nhu cầu khách hàng Sự thích ứng với nhu cầu khách hàng mang đến cho Toyota lợi việc giữ mức tồn kho tối thiểu lĩnh vực xe ô tô Nhật Việc quản trị hàng tồn kho Toyota tận dụng triệt để cơng nghệ máy tính Việc lưu kho điều hành hệ thống máy tinh vi Một hệ thống quản lý nhà kho hớp giám sát tồn q trình giao nhận hàng lưu giữ liệu cập nhập tồn kho, bao gồm: hệ thống máy tính nối mạng, máy quét mã vạch, hệ thống thu nhập liệu tần số vơ tuyến RF, máy vi tính xách tay với thiết bị nhà kho truyền thống như: máy nâng hàng, băng chuyền,… 1.2.4 Lợi ích việc áp dụng mơ hình Just in time - Giảm lượng tồn kho tất khâu: cung ứng nguyên vật liệu, sản xuất tiêu thụ sản phẩm - Giảm nhu cầu mặt - Tăng chất lượng sản phẩm, giảm phế phẩm lượng sản phẩm làm lại - Giảm thời gian phân phối sản xuất - Có tính linh động cao phối hợp sản xuất - Dịng sản xuất nhịp nhàng gián đoạn, chu kỳ sản xuất ngắn, công nhân có nhiều kỹ nên họ giúp đở lẫn thay trường hợp vắng mặt - Tăng mức độ sản xuất tận dụng thiết bị - Có tham gia cơng nhân việc khắc phục cố trình sản xuất, từ nâng cao tinh thần trách nhiệm công nhân - Tạo áp lực để xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp - Giảm nhu cầu lao động gián tiếp, tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm Tóm lại, JIT hệ thống sản xuất sử dụng chủ yếu sản xuất lặp lại, sản phẩm luân chuyển qua hệ thống hồn thành lịch trình có tồn kho Các lợi ích JIT lôi ý nhà sản xuất từ vài thập niên trở lại đây, việc áp dụng hệ thống JIT doanh nghiệp nước ta biện pháp thiếu nhằm tăng khả cạnh tranh doanh nghiệp ... Các biện pháp quản trị hàng tồn kho 1.1.5.1 Hệ thống tồn kho Hệ thống tồn kho tập hợp thủ tục sách tác nghiệp mà việc thu nhập trì tồn kho vào Có hai loại hệ thống tồn kho bản: - Hệ thống xem lại... lượng dự trữ hàng tồn kho 1.2 Khái quát mơ hình Just in time ( JIT) 1.2.1 Giới thiệu mơ hình Just in time Hệ thống quản lý hàng tồn kho ? ?Just In Time? ?? phát triển công ty Toyota Nhật vào năm 90... Nhật Việc quản trị hàng tồn kho Toyota tận dụng triệt để công nghệ máy tính Việc lưu kho điều hành hệ thống máy tinh vi Một hệ thống quản lý nhà kho hớp giám sát tồn q trình giao nhận hàng lưu