Xây dựng hệ thống quản lí thông tin trong công tác thi đua khen thưởng của ngành giáo dục

Bài báo trình bày kết quả cũng như lợi ích của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí công tác thi đua, khen thưởng của ngành Giáo dục. Sản phẩm minh họa là một số module được đưa vào dùng thử và đã đem lại hiệu quả lớn. Mời các bạn cùng tham khảo.

JOURNAL OF SCIENCE OF HNUE Education Science, 2013, Vol 58, No 4, pp 52-57 This paper is available online at http://stdb.hnue.edu.vn XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÍ THƠNG TIN TRONG CÔNG TÁC THI ĐUA KHEN THƯỞNG CỦA NGÀNH GIÁO DỤC Phạm Việt Bình Trường Đại học Cơng nghệ Thơng tin Truyền thơng, Đại học Thái Ngun Tóm tắt Ứng dụng công nghệ thông tin trợ giúp cho công tác tổ chức, quản lí việc có ý nghĩa, có ảnh hưởng lớn mặt đời sống xã hội Bài báo trình bày kết lợi ích việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lí cơng tác thi đua, khen thưởng ngành Giáo dục Sản phẩm minh họa số module đưa vào dùng thử đem lại hiệu lớn Từ khóa: Quản lí thi đua, kho liệu, thống kê báo cáo, phần mềm quản lí Mở đầu Thường trực Thi đua, Khen thưởng ngành giáo dục chịu trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo Bộ việc tổ chức, bình xét đánh giá thi đua cho tập thể, cá nhân thuộc khối: 1) Khối địa phương (gồm 63 Sở Giáo dục Đào tạo); 2) Khối đại học (gồm trường đại học, cao đẳng trực thuộc Bộ Giáo dục Đào tạo trường chuyên nghiệp thuộc ngành, ủy ban nhân dân tỉnh); 3) Khối học sinh, sinh viên; 4) Khối đơn vị trực thuộc; 5) Khối quan Bộ Giáo dục Đào tạo Trong q trình thực thi nhiệm vụ, phịng Thi đua, Khen thưởng thuộc Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo phải quản lí khối lượng liệu lớn, lưu trữ thông tin hoạt động hàng trăm đầu mối, đơn vị với hàng triệu nhà giáo, cán quản lí giáo dục hàng triệu học sinh, sinh viên tồn quốc Vì việc thẩm định hồ sơ, xử lý thông tin thi đua, khen thưởng gặp nhiều khó khăn Cơng tác lưu trữ thơng tin thành tích thi đua khen thưởng ngành giáo dục năm qua nhiều bất cập Việc ứng dụng CNTT công tác quản lí thống kê báo cáo dừng lại việc sử dụng word, excel, liệu lưu trữ nhiều nơi, nhiều định dạng khác dẫn đến khơng đồng nhất, khơng đảm bảo tính tồn vẹn cho thơng tin liệu, lâu dài khó kiểm sốt Hồ sơ xét duyệt khen thưởng cịn nặng thủ tục hành chính, tốn thời gian kinh phí nhân lực Trong trình thẩm định hồ sơ, việc xác minh thành tích cũ cá nhân, tập thể đề nghị xét duyệt gặp khó khăn tồn liệu lưu dạng văn Việc tra cứu, tổng hợp số liệu báo cáo thành tích thi đua khen thưởng khơng tránh khỏi bị nhầm lẫn, sai sót Cơng tác truyền thơng, tun truyền nhiều hạn chế, chưa triển khai rộng rãi, phổ cập đến tất đối tượng Để cải Ngày nhận bài: 5-11-2012 Ngày chấp nhận đăng: 11-4-2013 Liên hệ: Phạm Việt Bình, e-mail: pvbinh@iutc.edu.vn 52 Xây dựng Hệ thống Quản lí Thơng tin tiến cho cơng tác quản lí thi đua, khắc phục bất cập, cần phải xây dựng sản phẩm có tính hệ thống hỗ trợ cho nhà quản lí Xuất phát từ lý trên, Trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông - Đại học Thái Nguyên xây dựng hệ thống quản lí thơng tin cơng tác thi đua, khen thưởng ngành Giáo dục Nội dung nghiên cứu Trước xây dựng hệ thống quản lí thơng tin cơng tác thi đua khen thưởng ngành Giáo dục Đào tạo, tiến hành tìm hiểu khảo sát phân tích hoạt động quy trình quản lí, lưu trữ tổng hợp báo cáo công tác thi đua khen thưởng để từ làm sở đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống quản lí thơng tin công tác thi đua khen thưởng phục vụ việc lưu trữ, tra cứu xét duyệt khen thưởng ngành giáo dục Trong khuôn khổ báo này, chúng tơi phân tích kết lợi ích mang lại việc xây dựng hệ thống quản lí thông tin công tác thi đua khen thưởng, tập trung phân tích nội dung sau: Xây dựng kho liệu phục vụ công tác quản lí thi đua ngành Giáo dục Đào tạo; Sử dụng kho liệu thành tích thi đua khen thưởng để phục vụ công tác tra cứu, xét duyệt thi đua khen thưởng; Kết hợp với tuyên truyền rộng rãi phong trào thi đua khen thưởng 2.1 Xây dựng kho liệu phục vụ công tác quản lí thi đua ngành Giáo dục Trên sở tìm hiểu phân tích hoạt động quản lí thi đua Bộ Giáo dục Đào tạo (qua việc vấn chuyên gia), qua việc khảo sát yêu cầu, tâm lí, thị hiếu người dùng (bằng việc phát phiếu hỏi trao đổi dùng thử sản phẩm), nhóm người xây dựng chương trình đến từ Trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền Thông, Đại học Thái Nguyên tiến hành phân tích hệ thống, thiết kế sản phẩm nhằm xây dựng phần mềm quản lí cơng tác thi đua Bộ Giáo dục Đào tạo Sản phẩm gồm kho liệu phục vụ công tác lưu trữ thông tin liên quan đến công tác thi đua module giúp tìm kiếm, tra cứu, rút trích, lập báo cáo, tác vụ khác phục vụ quản lí thi đua Người dùng đa dạng, từ nhà quản lí cấp Bộ đến phịng, ban chức sở cá nhân truy cập, tìm kiếm tài liệu, văn hướng dẫn, tra cứu thành tích thi đua đơn vị cá nhân ngành Giáo dục theo mốc thời gian, giai đoạn tùy ý Theo hệ thống, cấp gửi báo cáo, kết bình xét, lên cấp nhận công văn, nhận thông báo từ cấp gửi xuống Hệ thống phần mềm thiết kế đơn giản, thân thiện với người sử dụng, chức trợ giúp xây dựng chi tiết nhằm hỗ trợ tối đa giúp người sử dụng tra cứu cách sử dụng chức cách dễ dàng Sau số module sản phẩm Tồn liệu thành tích khen thưởng cũ cá nhân, tập thể toàn ngành Giáo dục đơn vị nhập lưu trữ tập trung hệ thống máy chủ Bộ Giáo dục Đào tạo đảm bảo liệu tập trung nhất, không dư thừa, đảm bảo an tồn đồng thời tự động cập nhật thơng tin thành tích khen thưởng có định khen thưởng bắt đầu có hiệu lực, sản phẩm dễ sử dụng Sau số giao diện thể chức hệ thống: Tại đây, người sử dụng bổ sung vào hệ thống thông tin cán (cá 53 Phạm Việt Bình Hình Giao diện chức quản lí thơng tin cán đơn vị nhân) thông tin tập thể đơn vị (Hình 1) Thao tác cập nhật danh sách cán vào hệ thống thực thơng qua file excel theo mẫu đính kèm hệ thống Hình Giao diện cho phép cập nhật thành tích cũ vào hệ thống theo cá nhân hay tập thể Ngoài ra, người sử dụng bổ sung thành tích cũ cán vào hệ thống, đồng thời tra cứu nhanh thành tích thi đua khen thưởng 54 Xây dựng Hệ thống Quản lí Thơng tin Hình Giao diện cho phép cập nhật thành tích cũ vào hệ thống theo định khen thưởng cá nhân hay tập thể cách nhắp chuột vào tên đối tượng cần tra cứu cịn cập nhật minh chứng thành tích khen thưởng cán Giao diện cho phép người quản trị cập nhật, bổ sung, hồn chỉnh hồ sơ (Hình 2, Hình 3) 2.2 Sử dụng kho liệu thành tích thi đua khen thưởng để phục vụ công tác tra cứu, xét duyệt thi đua khen thưởng ngành Giáo dục Trong nghiệp vụ xử lí hồ sơ đề xuất xét duyệt thi đua khen thưởng cho đối tượng cơng việc truy lục, tra cứu thành tích cũ để đối chiếu với hồ sơ đề xuất khen thưởng đối chiếu thành tích đạt với điều kiện xét tặng chiếm đến 90% tổng khối lượng cơng việc, 10% cịn lại cơng việc lấy phiếu tín nhiệm định khen thưởng Do vậy, khối lượng cơng việc xử lí hồ sơ lớn cán làm cơng tác thi đua thuộc văn phịng Bộ chịu trách nhiệm xử lí hồ sơ theo khu vực, theo khối ngành loại danh hiệu, điều giúp cho việc xử lí hồ sơ tập trung hơn, giảm tối đa tình trạng khơng kiểm sốt Trên sở đó, phần mềm cho phép cán làm cơng tác thi đua thuộc văn phịng Bộ phân việc cho cán tham gia xử lí hồ sơ đơn vị cấp trình lên Như vậy, sau có kho liệu cơng việc xử lí hồ sơ trở nên đơn giản, nhanh gọn xác thông qua chức tra cứu, đối chiếu thơng tin thành tích cũ cho phép tạo định khen thưởng cho cá nhân hay tập thể phạm vi quyền hạn tạo tờ trình đề nghị xét duyệt khen thưởng gửi lên cấp (Hình 4) Các đối tượng thỏa mãn điều kiện xét duyệt công nhận thông qua việc định khen thưởng, thông tin danh hiệu thành tích khen thưởng tự động lưu vào kho liệu thành tích cũ Việc lấy phiếu tín nhiệm (bỏ phiếu) xin ý kiến xét duyệt từ hội đồng cấp Bộ trước định khen thưởng thông qua việc bỏ 55 Phạm Việt Bình phiếu cho ý kiến trực tiếp hệ thống hình thức trực tuyến giảm đáng kể công tác lục hồ sơ đối tượng đề xuất khen thưởng cho thành viên hội đồng bỏ phiếu xin ý kiến, góp phần tiết kiệm thời gian kinh phí thực hàng trăm triệu đồng năm Xét ví dụ: Hàng năm Bộ Bộ Giáo dục Đào tạo Hình Giao diện chức cho phép tạo văn trình khen thưởng tạo định khen thưởng định khen thưởng cho cá nhân, tập thể ước tính khoảng 50.000 đối tượng, điều cho thấy số lượng đối tượng đề xuất khen thưởng nhiều số duyệt Mỗi đối tượng cần phải in ấn lục hồ sơ để gửi cho thành viên hội đồng (ước tính bình qn khoảng 15.000đ/1 đối tượng) Như hàng năm Bộ Giáo dục Đào tạo cần đến khoản kinh phí khơng nhỏ để chi cho hoạt động dựa phép tính đơn giản sau: 50.000 đối tượng x 15.000đ = 750.000.000đ/năm Điều cho thấy rằng, việc ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác quản lí, cụ thể việc đưa hệ thống quản lí, lưu trữ thông tin thi đua khen thưởng vào sử dụng tiết kiệm cho đơn vị, Bộ Giáo dục Đào tạo hàng trăm triệu đồng năm 56 Xây dựng Hệ thống Quản lí Thơng tin 2.3 Kết hợp quản lí tốt thơng tin thi đua với tuyên truyền rộng rãi phong trào thi đua khen thưởng ngành Giáo dục Song song với mục tiêu xây dựng kho liệu phục vụ công tác lưu trữ, tra cứu thành tích thi đua khen thưởng ngành, phần mềm kết hợp với trang thông tin điện tử đẩy mạnh hoạt động truyền thông, tuyên truyền giáo dục ý thức trách nhiệm đẩy mạnh hoạt động thi đua khen thưởng ngành giáo dục, với tinh thần "Thi đua yêu nước, yêu nước phải thi đua" góp phần đổi nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo toàn quốc ngành Trang thông tin điện tử nơi cho phép người dùng tra cứu thành tích thi đua khen thưởng thân hay cá nhân, tập thể thơng qua mạng internet Ngồi ra, trang thơng tin điện tử nơi đăng tải cung cấp kịp thời tồn thơng tin cần thiết hoạt động thi đua khen thưởng tồn ngành giáo dục Tại đăng tải hình ảnh tin tức, kiện đặc biệt ngành liên quan đến hoạt động thi đua khen thưởng Kết luận Trên sở phân tích lợi ích thực trạng cơng tác quản lí thi đua, khen thưởng ngành giáo dục nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Thi đua khen thưởng giúp Bộ Giáo dục Đào tạo có kho liệu thành tích khen thưởng cá nhân, tập thể tồn ngành phục vụ tốt cơng tác tra cứu, xét duyệt khen thưởng góp phần đẩy mạnh tin học hóa quản lí hành nhà nước Sản phẩm dùng thử chứng tỏ có nhiều triển vọng Tuy nhiên, công tác thi đua ln biến đổi để phù hợp với tình hình nhiệm vụ, sản phẩm không ngừng nâng cấp để theo sát chủ trương đổi công tác thi đua Đảng Nhà Nước TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Lê Văn Phùng, 2009 Kĩ thuật phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Nxb Thông tin Truyền thông, Hà Nội [2] Nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, 2004 Luật thi đua khen thưởng số 15/2003/QH11, Khóa XI, kì họp Hiệu lực từ ngày 01/7/2004 [3] Thông tư số 02/2011/TT-BNV, 2011 Thông tư hướng dẫn thực nghị định 42/2010/NĐ-CP thi hành số điểu Luật Thi đua, Khen thưởng Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Thi đua, khen thưởng Hiệu lực từ ngày 24/10/2011 ABSTRACT Building Information Management System for emulation and commendation work in Education sector Support of IT applications for management significantly influences on every aspects of the social life The paper presents the benefits of applying IT in emulation and commedation of Education sector Some modules have been tested and proved to be effective 57 ... học Công nghệ Thông tin Truyền thông - Đại học Thái Ngun xây dựng hệ thống quản lí thơng tin công tác thi đua, khen thưởng ngành Giáo dục Nội dung nghiên cứu Trước xây dựng hệ thống quản lí thơng... mang lại việc xây dựng hệ thống quản lí thơng tin cơng tác thi đua khen thưởng, tập trung phân tích nội dung sau: Xây dựng kho liệu phục vụ cơng tác quản lí thi đua ngành Giáo dục Đào tạo; Sử... năm 56 Xây dựng Hệ thống Quản lí Thơng tin 2.3 Kết hợp quản lí tốt thơng tin thi đua với tuyên truyền rộng rãi phong trào thi đua khen thưởng ngành Giáo dục Song song với mục tiêu xây dựng kho