Đánh giá chất lượng công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ bệnh án tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Kiên GiangMục tiêu cụ thể:1.Phân tích và đánh giá chất lượng trong công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ bệnh án tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Kiên Giang năm 2018.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng trong công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ bệnh án tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Kiên Giang.
SỞ Y TẾ KIÊN GIANG BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH BÁO CÁO KẾT QUẢ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP CƠ SỞ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ BỆNH ÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA KIÊN GIANG CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI: CỘNG SỰ: CN DANH NGỌC MINH CN LÊ MINH HÒA CN NGUYỄN THỊ NGỌC BÍCH YS TRẦN THỊ LIÊN YS DANH THỊ KIM HƯƠNG DSTH PHẠM NGỌC ÁNH KIÊN GIANG, NĂM 2018 SỞ Y TẾ KIÊN GIANG BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH BÁO CÁO KẾT QUẢ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP CƠ SỞ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ BỆNH ÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA KIÊN GIANG BỆNH VIỆN ĐA KHOA KG CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI CN DANH NGỌC MINH SỞ Y TẾ KIÊN GIANG, THÁNG 10 NĂM 2018 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BHYT: Bảo hiểm y tế BHXH: Bảo hiểm xã hội BN: Bệnh nhân BV: Bệnh viện BYT Bộ Y tế CCVC: Công chức viên chức CSSK: Chăm sóc sức khỏe GDSK: Giáo dục sức khỏe HSBA: Hồ sơ bệnh án TW Trung ương TT: Thông tư TTg: Thủ tướng Chính phủ NB: Người bệnh NVYT: Nhân viên y tế UBND: Ủy ban nhân dân QĐ: Quyết định XH: Xã hội WHO: Tổ chức y tế giới MỤC LỤC ĐẶT VẤN ĐỀ CHƯƠNG I TỔNG QUAN TÀI LIỆU 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Tài liệu lưu trữ 1.1.2 Mục đích cơng tác lưu trữ .4 1.1.3 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ 1.1.4 Hồ sơ bệnh án 1.2 Nhiệm vụ công tác lưu trữ 1.2.1 Tính chất khoa học .10 1.2.2 Tính chất mật 11 1.2.3 Tính chất xã hội 11 1.2.4 Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ 12 1.2.5 Tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ 13 1.3 Nội dung công tác lưu trữ .13 1.3.1 Tổ chức máy nhân làm công tác lưu trữ 13 1.3.2 Ban hành văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn công tác lưu trữ 14 1.3.3 Thực nghiệp vụ lưu trữ 15 1.3.4 Kiểm tra đánh giá công tác lưu trữ .16 1.4 Một số nghiên cứu quản lý lưu trữ 16 1.4.1 Nghiên cứu nước 16 1.4.2 Nghiên cứu Việt Nam 17 1.5 Đặc điểm địa bàn nghiên cứu 18 1.5.1 Quá trình hình thành phát triển bệnh viện 18 1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ tổ chức bệnh viện 19 CHƯƠNG II ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .22 2.1 Đối tượng, thời gian địa điểm nghiên cứu 22 2.1.1 Đối tượng nghiên cứu 22 2.1.2 Thời gian nghiên cứu 22 2.1.3 Địa điểm nghiên cứu 22 2.2 Phương pháp nghiên cứu .22 2.2.1 Quá trình nghiên cứu 22 2.2.2 Các số, biến số nghiên cứu .23 2.3 Vấn đề đạo đức nghiên cứu 27 CHƯƠNG III KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 28 3.1 Đánh giá chất lượng công tác quản lý lưu trữ Hồ sơ bệnh án Bệnh viện Đa khoa tỉnh Kiên Giang .28 3.1.1 Nhân lực thực công tác quản lý lưu trữ 28 3.1.2 Cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý lưu trữ .30 3.1.3 Các hoạt động quản lý lưu trữ hồ sơ bệnh án 31 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao chất lượng quản lý lưu trữ bệnh viện .37 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán bộ, nhân viên, nhân viên bệnh viện công tác lưu trữ 38 3.2.2 Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ 39 3.2.3 Bố trí cán lưu trữ .39 3.2.4 Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 39 3.2.5 Nâng cao hiệu tính xác việc xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ bệnh viện 40 BÀN LUẬN 41 KIẾN LUẬN KHIẾN NGHỊ TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC BẢNG VÀ BIỂU ĐỒ Danh mục bảng Bảng 3.1 Thông tin độ tuổi Tổ quản lý lưu trữ hồ sơ bệnh án .28 Bảng 3.2 Trình độ chun mơn cán làm công tác lưu trữ 29 Bảng 3.3 Các phòng thực nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ bệnh án 30 Bảng 3.4 Các kho lưu trữ hồ sơ bệnh án có Bệnh viện 30 Bảng 3.5 Trang thiết bị bảo quản 31 Bảng 3.6 Trang thiết bị tổ chức sử dụng .31 Bảng 3.7 Tổng số hồ sơ bệnh án phân loại theo thông tư 53 thời gian nghiên cứu 32 Bảng 3.8 Tổng số hồ sơ bệnh án theo phân loại tháng 32 Bảng 3.9 Công tác chỉnh lý hồ sơ bệnh án 32 Bảng 3.10 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu thời gian nghiên cứu 33 Bảng 3.11 Đối tượng đến khai thác sử dụng hồ sơ bệnh án 33 Bảng 3.12 Tổng số hồ sơ bệnh án lưu trữ phần mền quản lý bệnh viện thời gian nghiên cứu 34 Bảng 3.13 Mơ tả bước qui trình 35 Bảng 3.14 Thời gian thực bước Qui trình lưu trữ 37 Danh mục biểu đồ Biểu đồ 3.1 Tỷ lệ nhân lực lưu trữ theo giới tính 28 Biểu đồ 3.2 Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ 29 ĐẶT VẤN ĐỀ Trong lĩnh vực đời sống xã hội cơng tác lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng Vì vậy, Đảng nhà nước ta, đặc biệt đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa (Nay nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam) ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 cơng tác cơng văn, giấy tờ, đó, người rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia" đánh giá "tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ cơng văn, tài liệu công tác quan trọng" Đối với quan, tổ chức bên cạnh cơng tác văn thư, cơng tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung q trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Bệnh viện sở khám bệnh, chữa bệnh chăm sóc sức khỏe cho người bệnh Hàng năm, trình hoạt động bệnh viện sản sinh khối lượng lớn loại văn bản, giấy tời liên quan đặc biệt Hồ sơ bệnh án Hồ sơ bệnh án xem công cụ hữu hiệu để quản lý, theo dõi tiến triển người bệnh việc thực biện pháp điều trị Ví dụ bác sĩ mổ sai, điều trị sai,… người bệnh kiện tới quan pháp luật với chứng hồ sơ bệnh án, hồ sơ bệnh án có ý nghĩa lớn, loại tài liệu lưu trữ đặc biệt cấu tạo ý nghĩa mang lại nhiều lợi ích cho nhiều người dân quan chức Thực trạng công tác lưu trữ bệnh viện nhiều bất cập như: Chưa có kho lưu trữ hành chuyên nghiệp, trang thiết bị bảo quản tài liệu chưa hoàn chỉnh, tài liệu chưa quản lý tập trung thống nhất, khoa/phòng tự quản lý bảo quản Nhìn chung, tài liệu các khoa/phịng tình trạng cịn bó gói, tích đống chưa phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ, tài liệu chưa có tác động nghiệp vụ lưu trữ Do có nhu cầu tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ khơng cịn tài liệu gặp nhiều khó khăn việc tra tìm tài liệu Vì vậy, để đánh giá thực trạng cơng tác lưu trữ bệnh viện, tìm nguyên nhân đề giải pháp hợp lý nhằm hồn thiện nâng cao chất lượng cơng tác lưu trữ vấn đề cấp bách để bảo vệ bảo quản an tồn tài liệu có giá trị hình thành bệnh viện Xuất phát từ lý trên, định chọn đề tài nghiên cứu: “Đánh giá chất lượng công tác quản lý lưu trữ hồ sơ bệnh án Bệnh viện Đa khoa tỉnh Kiên Giang” Mục tiêu cụ thể: Phân tích đánh giá chất lượng cơng tác quản lý, lưu trữ hồ sơ bệnh án Bệnh viện Đa khoa tỉnh Kiên Giang năm 2018 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý lưu trữ hồ sơ bệnh án Bệnh viện Đa khoa tỉnh Kiên Giang CHƯƠNG I: TỔNG QUAN TÀI LIỆU 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu có giá trị lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử,… tồn xã hội Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu in giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm vật mang tin khác, trường hợp khơng cịn chính, gốc thay hợp pháp Tài liệu lưu trữ có đặc điểm sau: - Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, phản ánh hoạt động thành tựu lao động sáng tạo người qua thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại kiện tượng, biến cố lịch sử, hoạt động quan, tổ chức, cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học văn hóa tiếng - Tài liệu lưu trữ có tính xác cao Tài liệu lưu trữ gần sinh đồng thời với kiện, tượng, nên thông tin phản ánh có tính chân thực cao Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu Trường hợp khơng có chính, gốc dùng có giá trị thay Tài liệu lưu trữ văn phải có đầy đủ yếu tố thuộc thể thức văn theo quy định hành nhà nước Trong tài liệu lưu trữ có chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao thông tin như: Bút tích tác giả, chữ ký người có thẩm quyền, dấu xác nhận quan, tổ chức, thời gian sản sinh tài liệu, … Chính tài liệu lưu trữ ln ln người khai thác sử dụng - Tài liệu lưu trữ thơng thường có đến hai Đặc điểm khác với xuất phẩm sách, báo, tạp chí Vì tài liệu lưu trữ phải bảo quản 10 chặt chẽ, để hư hỏng, mát khơng thay Tài liệu lưu trữ Nhà nước thống quản lý Nó đăng ký, bảo quản nghiên cứu, sử dụng theo quy định pháp luật Các loại tài liệu lưu trữ: - Tài liệu hành - Tài liệu khoa học - kỹ thuật - Tài liệu nghe nhìn - Tài liệu điện tử Ngồi bốn loại hình tài liệu chủ yếu trên, tài liệu lưu trữ cịn có tài liệu phản ánh hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, hoạt động trị, khoa học, … [1],[3],[4],[6] 1.1.2 Mục đích cơng tác lưu trữ Mục đích cuối cơng tác lưu trữ hướng tới việc phục vụ nhu cầu khác đời sống xã hội thông qua việc khai thác thơng tin q khứ có tài liệu lưu trữ Mục đích cao cơng tác lưu trữ hướng tới việc phục vụ lợi ích đáng xã hội, quốc gia người Do vậy, công tác lưu trữ quan, doanh nghiệp tổ chức tốt có nhiều ý nghĩa, tác dụng quốc gia, địa phương, quan toàn xã hội Nội dung nhiều tài liệu lưu trữ chứa đựng học kinh nghiệm quý báu trình phát triển quốc gia, quan, tổ chức Vì vậy, cơng tác lưu trữ giúp quan, tổ chức, doanh nghiệp việc khai thác thông tin tài liệu để giáo dục truyền thống cho hệ cán quan, tổng kết hoạt động rút học kinh nghiệm bổ ích quản lý, sản xuất, kinh doanh Tóm lại, cơng tác lưu trữ ngành, lĩnh vực tổ chức, triển khai quốc gia quan, tổ chức Một nhiệm vụ cán lưu trữ phải lưu trữ khai thác thông tin hồ sơ, tài liệu để phục vụ hoạt động quản lý người lãnh đạo Vì vậy, cán lưu trữ cần nắm vững vấn đề cơng tác lưu trữ để làm tốt nghiệp vụ chuyên môn [4], [6] 1.1.3 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ 61 13 Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD ngày 21 tháng năm 2014 Bộ Nội vụ Bộ Xây dựng hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, cơng trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử 14 Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 Quy định việc sử dụng tài liệu Phòng đọc Lưu trữ lịch sử 15 Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 Bộ Nội vụ Hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử cấp 16 Thông tư 53/2017/TT-BYT ngày 29 tháng 12 năm 2017 Bộ Y tế quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành y tế 17 Tập giảng văn thư, lưu trữ Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng UBND thành phố phê duyệt 18 Bộ Y tế: Mẫu hồ sơ bệnh án dùng bệnh viện Nhà xuất Y học, Hà Nội, 2005 19 Website Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 20 Phan Thị Tuyết (2016), Công tác lưu trữ Bệnh viện tâm thần thành phố Đà Nẵng: Thực trạng giải pháp 21 Huỳnh Thị Mỹ Thanh cộng - Đánh giá thực trạng giải pháp nâng cao chất lượng ghi chép hồ sơ bệnh án cải tiến điều dưỡng Bệnh viện An Giang 22 Hoàng Thị Thu Cúc (2014), “Lưu trữ quản lý bệnh án điện tử Bệnh viện công tuyến trung ương (Hạng đặc biệt) Hà Nội”, Đại học Khoa học Xã hội nhân văn, luận văn thạc sỹ 23 Vũ Thị Huyền Trang (2015) – Hài lòng điều dưỡng Bệnh viện Bạch Mai việc áp dụng công nghệ thông tin để lưu trữ hồ sơ bệnh án, Trường Đại học Thăng Long, luận văn đại học 24 Vũ Thị Phụng: “Tài liệu lưu trữ ngành Y - dược việc sử dụng chúng thực tiễn”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2/1992 25 Nguyễn Minh Phương: “Một số ý kiến lưu trữ Hồ sơ bệnh án bệnh viện”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 6/2003 62 Tài liệu nước ngoài: 26 Managing public sector records: a study programme managing hospital records cxcxc, General Editor: Michael Roper; Managing Editor: Laura Millar (1999) 27 Swaran S Ravindra1 & Rohitash Chandra2 Virallikattur S Dhenesh1: A Study of the Management of Electronic Medical Records in Fijian Hospitals 28 Richard Doll OBE MD FRCP FRS (1968), Hospital Records in the Computer Age, MRC Statistical Research Unit, University College Hospital Medical School, London 63 MÃ SỐ: BỘ CÂU HỎI VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HSBA TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA KIÊN GIANG NĂM 2018 A PHẦN THÔNG TIN CHUNG (Điền vào khoảng trống đánh dấu X vào ô cần chọn) Họ tên: ……………………………………………………………………… Năm sinh (tuổi): ………………………………………………………… Địa chỉ: ……………………………………………………………………… Chức vụ (vị trí việc làm): …………………………………………… Giới tính Nam Nữ Trung cấp Trình độ học vấn Cao đẵng Đại học sau đại học Bác sỹ, Y sỹ Nghề nghiệp Điều dưỡng, ĐDPS Dược sỹ Khác (…………… ) B NỘI DUNG CHÍNH I VĂN BẢN QUẢN LÝ LƯU TRỮ Quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ có khơng Hướng dẫn lập hồ sơ bệnh án theo quy định hành có khơng 10 Bảng thời hạn bảo quản có không 11 Nội quy ra, vào kho lưu trữ có khơng 12 Quy chế khai thác, sử dụng HSBA lưu trữ có khơng 64 II TỔ CHỨC CÁN BỘ LƯU TRỮ 13 Tổ chức có: Bộ phận Lưu trữ: thành lập chưa thành lập 14 Thực trạng đội ngũ cán công chức, viên chức : ………… Cán - Đã bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ có khơng - Tập huấn quy trình lưu trữ văn liên quan có khơng III NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 15 Thu thập, bổ sung: - Tổng số HSBA có: ………………… , đó: + HSBA BHYT (BH): + HSBA tai nạn (GT): + HSBA thu phí thường (TH): + HSBA ngoại trú (NT): + HSBA tâm thần (TT): + HSBA tử vong (TV): + Tổng số HSBA có: - Tổng số HSBA dự kiến năm 2018: ……………… (………….… kệ) 16 Chỉnh lý HSBA: - HSBA chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ; - HSBA chỉnh lý sơ hồ sơ; - HSBA chưa chỉnh lý hồ sơ 17 Bảo quản HSBA: Ước tính số lượng HSBA bị hư hỏng: 18 Tổ chức sử dụng HSBA: - Đối tượng khai thác, sử dụng HSBA: Nhà nghiên cứu Sinh viên Người nước Cán CC, VC Nhân dân Khác: …………… - Mục đích khai thác: Cơng tác quản lý Viết lịch sử Nghiên cứu khoa học Mục đích cá nhân Điều tra, xác minh Mục đích khác: ………… 65 - Số lượt độc giả bình quân hàng năm (tính từ 2013 đến 2017): ……… lượt - Số lượng HSBA phục vụ bình quân hàng năm (tính từ 2013 đến 2017): …… - Số lượng cung cấp cho độc giả bình quân hàng năm (tính từ 2013 đến 2017): …… …… hồ sơ/năm - Số lượng chứng thực cấp cho độc giả bình qn hàng năm (tính từ 2013 đến 2017): …… …… bản/năm III CƠ SỞ VẬT CHẤT 19 Hệ thống kho lưu trữ (Kho tạm) Cải tạo từ nhà làm việc: □ Tận dụng phòng làm việc: □ - Bao nhiêu kho bảo quản ………… - Tổng diện tích kho bảo quản …… … m2, sức chứa ….……… kệ - Diện tích phịng đọc ……… m2; … ……… chỗ ngồi - Diện tích phịng làm việc cán lưu trữ ………… m2 20 Trang thiết bị - Trang thiết bị bảo quản: Giá thiết kế cũ: ….… cái, tủ gỗ …………cái, khác: ……………… Giá thiết kế mới: …… cái, tủ sắt …………cái, khác: ……………… Hệ thống thắp sáng: Đảm bảo đủ sáng □ Cịn nhiều kho/góc cịn tối □ Máy điều hoà: Máy hút ẩm, hút bụi: Thiết bị báo cháy tự động: Thiết bị chữa cháy bán tự động: Bình cứu hoả: Nhiệt kế, ẩm kế: - Trang thiết bị tổ chức sử dụng: Máy tính: Máy photocopy: 66 Máy scan thông thường: Khác: IV CÂU HỎI PHỎNG VẤN CÁN BỘ NHÂN VIÊN * Sự hiểu biết HSBA phòng lưu trữ nào? 21 Ai thu thập nhập HSBA? 22 Thời hạn trả HSBA từ khoa phòng? 23 Cán lưu trữ giữ HSBA lại phải trả kho? 24 Thời hạn bảo quản HSBA bao lâu? + HSBA BHYT (BH): + HSBA tai nạn (GT): + HSBA thu phí thường (TH): + HSBA ngoại trú (NT): + HSBA tâm thần (TT): + HSBA tử vong (TV): + Tổng số HSBA có: 25 Hiện tại, HSBA phòng quản lý? Bệnh viện tự quản lý Khoa sản sinh HSBA tự quản lý Lưu Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Khác 26 Theo anh chị, HSBA thuộc sở hữu ai? Của Bệnh viện Của Phòng/ khoa sản sinh HSBA Của người làm (người giải công việc) Khác: 27 Theo anh/chị, HSBA nên bảo quản, quản lý nào? Tập trung vào kho lưu trữ bệnh viện Tập trung khoa lâm sàng Người giải công việc lưu giữ 67 Khác 28 Đã tổ chức tiêu hủy HSBA chưa? Nếu chưa? Vì sao? Nếu có, cho biết cách thức tiêu hủy, quy trình tiêu hủy: 29 HSBA xếp chỉnh lý hoàn thiện chưa? * Câu hỏi kiểm tra thực quy trình lưu trữ 30 Tiếp nhận đếm số lượng HSBA, phim bao lâu? Phút/ngày Ký trả sổ cho khoa lâm sàng phút? Phút/ngày 31 Cấp số lưu trữ bao lâu? Phút/bó - In tem lưu trữ phút? Phút/bó - In số dán bìa sơ mi cứng phút? .Phút/bó - In giấy viện phút? .Phút/HS 32 Dán tem hồ sơ bao phim bao lâu? Phút/bó - Tách phim từ hồ sơ phút? .Phút/bó - Sắp hồ sơ vào sơ mi cứng phút? .Phút/bó 33 Chuyển hồ sơ vào kho bao lâu? Phút/bó 34 Kho hồ sơ sếp ngăn nắp theo thứ tự bao lâu? Phút/bó * Câu hỏi kiểm tra thực quy trình cấp giấy báo tử 35 Tiếp nhận HSBA báo tử từ khoa lâm sàng bao lâu? .Phút 36 Kiểm tra thông tin BN bao lâu? Phút 37 Làm giấy báo tử bao lâu? Phút * Câu hỏi kiểm tra thực quy trình lục photo HSBA 38 Viết đơn yêu cầu lục, photo HSBA phút? Phút 39 Duyệt lãnh đạo (Duyệt GGT đơn yêu cầu) bao lâu? Phút 40 Tiến hành lục HSBA bao phút? .Phút/ngày 41 Trích lục, photo tóm tắt xong bao lâu? Phút/ngày 41 Trả kết Tổ - P.HCQT bao lâu? Phút 68 42 Kiểm tra kết quả, dán vào trả HSBA phút? Phút 43 Kiểm tra trả HSBA vào bó phút? Phút Phần ý kiến đóng góp: (Để nghiên cứu khoa học thành cơng quy trình lưu trữ HSBA Bệnh viện Đa khoa Kiên Giang hoàn thiện xin anh/chị cho ý kiến đóng góp đây, xin cảm ơn!) Xin cảm ơn tham gia anh/chị! 69 BỆNH VIỆN ĐA KHOA KIÊN GIANG QUI TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ BỆNH ÁN Người viết Họ tên Ký tên Người kiểm tra Người phê duyệt CN Danh Ngọc Minh BSCKII La Chí Tường BSCKII Phạm Minh Huệ CN Quách Duy Cường 70 SỞ Y TẾ KIÊN GIANG BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Kiên Giang, ngày 25 tháng 12 năm 2015 QUI TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ BỆNH ÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA KIÊN GIANG (Ngày bắt đầu thực hiện, ngày 01 tháng 01 năm 2016) I QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CHI TIẾT Quy trình lưu trữ hồ sơ bệnh án 1.1 Mục đích quy trình 1.2 Mơ hình quy trình 1.3 Mơ tả bước quy trình Quy trình mượn trả hồ sơ bệnh án 2.1 Mục đích quy trình 2.2 Mơ hình quy trình 2.3 Mơ tả bước quy trình Quy trình mượn trả hồ sơ bệnh án nghiên cứu khoa học 3.1 Mục đích quy trình 3.2 Mơ hình quy trình 3.3 Mơ tả bước quy trình II QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CHI TIẾT Mục đích quy trình - Quản lý q trình bệnh án từ lúc bác sĩ cho bệnh nhân xuất viện đến lúc hồ sơ nhập vào kho lưu trữ - Quản lý vị trí hồ sơ lưu trữ 71 Mơ hình quy trình Viện phí Phịng KHTH Khoa lâm sàng Bắt đầu Biên lai hóa đơn BS lâm sàng định bệnh nhân xuất viện Giấy viện Bệnh nhân đóng viện phí 2.Điều dưỡng cơng khai chi phí điều trị cho bệnh nhân In cơng khai chi phí mẫu 02 danh mục danh mục Hoàn tất viện phí Cập nhật hồ sơ xuất viện, nộp hồ sơ phòng KHTH 9.Nhận hồ sơ bệnh án theo danh sách In tem lưu trữ Khóa BA Kiểm tra bệnh án theo danh sách Danh sách cần nộp Điều dưỡng lập danh sách bệnh án nộp cho phòng lưu trữ Kho lưu trữ bệnh án 10 Nhập số lưu trữ 11 Dán tem HS phim, tách phim từ hồ sơ 12 Cho bệnh án vào bìa sơ mi cứng Xác nhận mượn hồ sơ Qui trình mượn trả hồ sơ 13 Nhập kho hồ sơ theo thứ tự bìa số sơ mi 14 Kết thúc 72 Mô tả bước quy trình STT Tên bước Bác sỹ lâm sàng định bệnh nhân xuất viện Điều dưỡng công khai chi phí Nhóm người thực Bác sỹ Đầu vào Thực Đầu Bệnh nhân Chỉ định xuất viện Điều dưỡng Điều dưỡng Tiến hành cho định xuất viện Tiến hành cơng khai chi phí cho bệnh nhân Mẫu 01 mẫu 02 Bệnh nhân đóng viện phí Kế tốn viện phí Hồn tất viện phí Kế tốn viện phí Cập nhật hồ sơ xuất viện, nộp hồ sơ phòng KHTH Điều dưỡng Khóa bệnh án Phịng KHTH Kiểm tra bệnh án theo danh sách Điều dưỡng Điều dưỡng lập Điều danh sách hồ sơ dưỡng Mô tả chi tiết Tiến hành thu tiền bệnh nhân Biên lai Tiến hành hóa hồn tất đơn tốn Hồ sơ bệnh Tiến hành án cập nhật thông tin xuất viện cho bệnh nhân, ký viện Hồ sơ bệnh Tiến hành án hoàn đống hồ sơ chỉnh Bệnh án Điều đống dưỡng tiến hành kiểm tra bệnh án trước nộp Hồ sơ bệnh Lập danh án hoàn sách, in Mẫu 02 bệnh án BH nội trú, mẫu 01 bệnh án BH ngoại trú Biên lai hóa dơn Hồ sơ bệnh án hoàn chỉnh Ký duyệt hồ sơ xuất viện Bệnh án kiểm tra Báo cáo danh sách 73 duyệt chỉnh ký Nhận hồ sơ bệnh án theo danh sách 10 Nhập số lưu trữ Nhân viên tổ lưu trữ hồ sơ 11 Dán tem hồ sơ phim, tách phim từ hồ sơ Cho bệnh án vào bìa hồ sơ 12 14 Tổ hồ sơ Nhân viên tổ hồ sơ Tổ hồ sơ Nhập kho hồ sơ Tổ hồ sơ theo bìa Danh sách hồ sơ nộp tổ lưu trữ Danh sách hồ sơ trả tổ lưu trữ Tách rời hồ sơ phim Hồ sơ gián nhãn Bìa sơ mi báo cáo nộp tổ lưu trữ Tiến hành nhận hồ sơ theo danh sách Máy in tem số lưu trữ hồ sơ nộp lưu trữ Dán tem Vận chuyển vơ kho Bìa hồ sơ Danh sách hồ sơ nhận In tem Tiến hành cho hồ sơ vào bìa Tiến hành Bìa hồ sơ nhập bìa sơ nhập mi vào kho kho.Vị trí lưu trữ 74 SƠ ĐỒ VỊ TRÍ NHÂN SỰ Tổ trưởng Phụ trách chung Tổ phó Phụ trách hồ sơ Giữa thẩm định BHXH Phụ trách tiếp nhận hồ sơ, phân loại hồ sơ tai nạn Tổ phó Phụ trách hành chánh, Quản lý chung tổ - Vi tính nhập số bệnh án in tem lưu trữ - In số bìa sơ mi hồ sơ - In giấy viện Tiếp nhận Hành chánh, giải thủ tục hồ sơ có yêu cấu - Thẩm định hồ sơ BHYT, - Kiểm tra sai mã thẻ - Dán tem hồ sơ phim - Sắp xếp hồ sơ vào sơ mi Phụ trách quản lý kho hồ sơ Nhận nhập số bệnh án ngoại trú in tem số lưu trữ 75 BỘ PHẬN LƯU TRỮ HSBA Tiếp nhận kiểm số lượng HSBA, phim CT, XQ Phân loại ký trả sổ Cấp số lưu trữ, in tem, in số dán bìa sơ mi cứng in giấy viện Dán tem HSBA, kiểm tra số lượng tách phim, kiểm tra mẫu 01, 02, ký nhận xếp HSBA vào sơ mi cứng Vận chuyển HSBA vào kho xếp lên kệ ngăn nắp theo thứ tự Kết thúc Tiếp nhận kiểm số lượng HSBA, phim CT, XQ Phân loại ký trả sổ Cấp số lưu trữ, in tem, in số dán bìa sơ mi cứng in giấy viện Vận chuyển HSBA vào kho xếp lên kệ ngăn nắp theo thứ tự Kết thúc Dán tem HSBA, kiểm tra số lượng tách phim, kiểm tra mẫu 01, 02, ký nhận xếp HSBA vào sơ mi cứng BAN GIÁM ĐỐC KẾ HOẠCH TỔNG HỢP TỔ LƯU TRỮ ... cơng tác lưu trữ 1.2.4 Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Một nội dung cơng tác lưu trữ bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ Đây điều kiện để thực mục đích cơng tác lưu trữ, lẽ tài liệu lưu trữ không... liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong trình thực nội dung công việc công tác lưu trữ. .. ra, vào lưu trữ Bảng nội quy, quy định vào kho lưu trữ Quy chế khai kho lưu trữ HSBA Bảng Quy chế khai thác, sử dụng thác, sử dụng HSBA lưu trữ II TỔ CHỨC CÁN BỘ LƯU TRỮ Bộ phận Lưu trữ HSBA