Theo dõi tiến độ, xây dựng và quản lý tiến độ là một trong những hoạt động khó khăn mà các nhà quản lý cần phải đối mặt và vượt qua. Để xây dựng tiến độ công việc hiệu quả, các nhà quản lý cần phải có chiến lược rõ ràng, cần thực hiện theo các bước, các cách nhằm quản lý đồng bộ dẫn đến thu được hiệu quả cao trong quản lý. Để xây dựng các bước kế hoạch hiệu quả, cần thực hiện theo những bước được chia sẻ trong bài viết dưới đây, mời các bạn cùng tham khảo.
6 BƯỚC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ HIỆU QUẢ TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN Theo dõi tiến độ, xây dựng và quản lý tiến độ là một trong những hoạt động khó khăn mà các nhà quản lý cần phải đối mặt và vượt qua. Để xây dựng tiến độ cơng việc hiệu quả, các nhà quản lý cần phải có chiến lược rõ ràng, cần thực hiện theo các bước, các cách nhằm quản lý đồng bộ dẫn đến thu được hiệu quả cao trong quản lý Để xây dựng các bước kế hoạch hiệu quả, cần thực hiện theo những bước sau: Bước 1: Xác định các hành động cần được đưa vào tiến độ Nhà quản lý cần xác định các hành động cụ thể, lên sơ đồ các nhóm hoạt động để lên được tiến độ làm việc cho chúng. Thiết lập hệ thống theo sơ đồ Work Breakdown Structure (WBS) sau đó chia nhỏ các hoạt động ra để có thể lên được tiến độ cơng việc cụ thể, chính xác Work Breakdown (WBS) là cấu trúc phân chia cơng việc trong quản lý dự án v à trong kỹ thuật hệ thống, là một cơng cụ xác định một dự án và hợp nhóm các yếu tố cơng việc rời rạc của dự án theo cách giúp cho việc tổ chức và xác định tổng qt phạm vi cơng việc của dự án Thành phần của cấu trúc phân chia cơng việc có thể là sản phẩm, gói dữ liệu, gói dịch vụ, gói cơng việc hay một tổ hợp bất kỳ nào đó. Cơ cấu phân chia cơng việc cũng cung cấp khn khổ cần thiết cho việc lập dự tốn chi tiết và kiểm sốt chi phí, cùng với việc cung cấp hướng dẫn cho việc phát triển và kiểm sốt tiến độ Hãy xem xét từng gói cơng việc WBS và xác định những hoạt động nào là hoạt động cần thiết để tạo các gói cơng việc đó Bước 2: Lên thứ tự cho các hành động Việc sắp xếp thứ tự cho các hành động là việc làm cần làm giúp cho tư duy quản lý trở lên rõ ràng, bức tranh về hành động, các cơng việc cần làm rõ ràng hơn. Ví dụ như cơng việc quản lý kho hàng, kế tốn cần lên danh sách hành động những cơng việc cần làm, cần thực hiện từng bước như giao nhận hàng, nhập kho, giao nhận hàng, xuất kho, hàng tồn… Trong mỗi cơng việc cụ thể, lại chia ra các cơng việc nhỏ hơn sao cho các cơng việc sau hỗ trợ các cơng việc trước từng bước một Bước 3: Đánh giá những nguồn lực cần có cho các hành động Bước thứ ba này địi hỏi phải định lượng được những nguồn lực cần phải sử dụng trong q trình thực hiện nhằm đạt được mục tiêu cao nhất của mỗi hành động đề ra. Việc này bao gồm định lượng số lượng thành viên của nhóm, nguồn tài chính và các thiết bị để thực hiện hành động Bước 4: Đánh giá thời gian cần có để thực hiện các hành động Việc đánh giá tiến độ thực hiện dự án là rất quan trọng trong việc thực hiện một hành động trong kế hoạch. Có rất nhiều cách để đánh giá thời gian cần có để thực hiện các hành động Thứ nhất, có thể tham khảo ý kiến từ các chun gia: Nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí, đẩy nhanh q trình hồn thiện cơng việc. Các chun gia sẽ giúp hỗ trợ để tiếp cận vấn đề thơng qua nghiên cứu các dự án tương đồng với các dự án đang thực hiện trong cùng một tổ chức… Thứ hai, các nhà quản lý cần so sánh các dự án tương đương: Các dự án tương đương có một tiến độ gần như giống nhau, việc theo dõi các dự án tương đương giúp cho các nhà quản lý ước lượng được thời gian từ đó điều chỉnh được thời gian tiếp cận Thứ ba, ước lượng tham số hóa Parametric estimating. Đây là cơng cụ ước lượng trong quản lý dự án được PMI đưa ra thơng qua việc sử dụng dữ liệu mang tính lịch sử, điểm khác biệt…Hay nói cách đơn giản hơn là nêu lên một ước lượng. Ví dụ, kế tốn làm báo cáo tài chính trung bình mất 5 phút với phần mềm thì làm 6 báo cáo trung bình mất 30 phút Thứ tư, đánh giá 3 điểm: trong một số trường hợp có thể dùng phân tích PERT, đây là một cơng cụ hữu ích để đánh giá được thời gian hoạt động. Bạn chỉ cần đưa ra một trong số của thời gian hồn thành một hoạt động theo 3 xu hướng: bi quan, lạc quan và khả thi. Cơng thức của việc đánh giá 3 điểm này là: (Thời gian bi quan + 4x Thời gian khả quan + thời gian khả quan)/6 Bước 5: Xây dựng tiến độ Bước này là quy trình trong đó các hoạt động đã được xếp theo tiến độ, các nguồn lực cần thiết và thời gian của mỗi hoạt động đã được sử dụng để đưa ra một kế hoạch tổng. Những cơng cụ sử dụng quy trình bao gồm phương pháp Đường găng (Critical Path Method) giúp rút ngắn tiến độ, các viễn cảnh nếu – thì, cân bằng nguồn lực cũng như chuỗi găng CCM (Critical Chain Methods) Việc xây dựng tiến độ rõ ràng sẽ tạo ra một khung tham chiếu giúp đưa ra cái nhìn tổng thể về kế hoạch và tiến độ của kế hoạch Bước 6: Theo dõi và quản lý tiến độ Bước cuối cùng bao gồm việc theo dõi cũng như quản lý các tiến độ đã đề ra. Việc theo dõi và quản lý giúp cho việc thực hiện trùng với kế hoạch đề ra, khơng gặp nhiều vướng mắc khó khăn trong việc thực hiện kế hoạch. Từ việc theo dõi và quản lý tiến độ cũng giúp cho nhà quản lý loại bỏ những rủi ro, giúp linh hoạt trong xử lý tình huống ... Việc xây dựng? ?tiến? ?độ? ?rõ ràng sẽ tạo ra một khung tham chiếu giúp đưa ra cái nhìn tổng thể về kế hoạch và? ?tiến? ?độ? ?của kế hoạch Bước? ?6: Theo dõi và? ?quản? ?lý? ?tiến? ?độ Bước? ?cuối cùng bao gồm việc theo dõi cũng như? ?quản? ?lý? ?các? ?tiến? ?độ? ?đã đề ra. Việc theo dõi và? ?quản? ?lý? ?giúp cho việc thực hiện trùng với kế... thơng qua nghiên cứu các? ?dự? ?án? ?tương đồng với các? ?dự? ?án? ?đang thực hiện? ?trong? ?cùng một tổ chức… Thứ hai, các nhà? ?quản? ?lý? ?cần so sánh các? ?dự ? ?án? ?tương đương: Các? ?dự ? ?án? ?tương đương có một? ?tiến? ?độ? ?gần như giống nhau, việc theo dõi các? ?dự? ?án? ?tương đương giúp cho các nhà? ?quản. .. (Thời gian bi quan + 4x Thời gian khả quan + thời gian khả quan) /6 Bước? ?5: Xây dựng? ?tiến? ?độ Bước? ?này là quy trình? ?trong? ?đó các hoạt động đã được xếp theo? ?tiến? ?độ, các nguồn lực cần thiết và thời gian của mỗi hoạt động đã được sử dụng để đưa ra một kế hoạch tổng. Những