Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Huyền K31 Phơng hớng hoànthiệncôngtáckếtoánvậtliệutạicôngtybánhkẹoHải Châu. 3.1 Nhận xét chung về côngtáckếtoán của côngtybánhkẹoHải Châu. Là một doanh nghiệp nhạy bén với những chuyển đổi của cơ chế thị tr- ờng, với hơn 36 năm hình thành và phát triển CôngtyBánhkẹoHảiChâu đã mau chóng tìm đợc hớng phát triển hoàn thiện, giải quyết việc làm cho hàng trăm lao động, thực hiện tốt nghĩa vụ với nhà nớc và đứng vững trên thị trờng. Cùng với sự phát triển đó, trình độ quản lý của côngty cũng ngày đợc nâng cao, trong đó phải kể đến côngtác quản lý chi phí sản xuất mà trọng tâm là chi phí vậtliệu để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Nhìn chung côngtác quản lý vậtliệucôngty tơng đối tốt: Côngty có hệ thống kho tàng lu trữ, bảo quản vậtliệu tốt, phù hợp với phơng pháp phân loại vậtliệu mà côngty áp dụng. Việc phân chia thành các kho cụ thể ( kho phân x- ởng, kho công ty) tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình dự trữ, quản lý và bảo quản. Côngtác hạch toán vì thế cũng đơn giản hơn. Về phơng pháp kế toán: Côngty đã đảm bảo tuân thủ đúng chế độ kếtoán ban hành, áp dụng các phơng pháp kếtoán đã lựa chọn. Bên cạnh đó, cùng với việc quản lý số liệu trên các chứng từ, các sổ, việc quản lý thực hiện côngtáckếtoán trên máy đã giúp cho các kếtoán giảm đợc khối lợng công việc: đồng thời đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của vậtliệu cũng nh việc cung cấp thông tin một cách kịp thời tại mọi điểm cho các đối tợng quan tâm. Bên cạnh đó, đã có sự kết hợp chặt chẽ trong côngtác quản lý và hạch toánvậtliệu giữa phòng tài vụ và kho, do đó cũng góp phần đảm bảo sự quản lý và sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật liệu, tạo hiệu quả trong sản xuất. Ngoài ra, cùng với việc sử dụng giá thực tế để nhập kho để đánh giá giá trị nguyên vật liệu, côngty đã tổ chức theo dõi cụ thể tình hình nhập- xuất- tồn 1 1 Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Huyền K31 kho vậtliệu trên cơ sở các định mức kỹ thuật. Cơ cấu tổ chức quản lý theo kho phân xởng, hạch toán chi tiết nguồn nhập- xuất đã tạo điều kiện đánh giá chính xác chi phí cho từng đối tợng, từ đó để tính ra giá thành sản phẩm. Hiện nay tạicông ty, ngoài vốn do ngân sách nhà nớc cấp, vốn của côngty chủ yếu đợc hình thành từ các nguồn đi vay, do đó côngtáckếtoán nói chung và côngtáckếtoánvậtliệu nói riêng đã góp phần không nhỏ trong việc trang trải các khoản lãi vay, chi phí và bảo đảm có lãi. Tuy nhiên bên cạnh những thành tích đạt đợc, côngtáckếtoán của côngty cũng nh côngtáckếtoánvậtliệu còn một số tồn tại, hạn chế cần cải tiến, hoàn thiện. Cụ thể là: 1. Về việc hạch toán chi tiết vật liệu: So với mẫu Sổ chi tiết chuẩn bị của Bộ Tài chính, Sổ chi tiết của côngty có hai yếu tố khác: a) Sổ chi tiết của côngty có thêm cột Tài khoản nợ, có cột này để kếtoán định khoản luôn vào sổ, thực chất là hạch toán tổng hợp trên sổ chi tiết. Nh vậy khi kếtoán hạch toán Nợ, Có tại trang màn hình nhập dữ liệu phần hạch toán này sẽ căn cứ vào mã vậtliệu để chuyển sang Sổ chi tiết của các loại vậtliệu tơng ứng. b) Sổ chi tiết của côngty không mở cột tồn để phản ánh số lợng và trị giá vậtliệu tồn kho hàng ngày mà chỉ có thể biết đợc một số lợng và giá trị vậtliệu tồn kho tại thời điểm cuối tháng thông qua một sổ tổng hợp nhỏ đợc đặt trên trang sổ chi thiết của tháng đó. Điều này tạo khó khăn cho kếtoán vì chỉ có thể xem đợc một số vậtliệu tồn đợc cộng luỹ kế từng ngày ở trên máy, nếu sang ngày sau mà muốn xem của ngày trớc thì bị cộng dồn. Do vậy sẽ ảnh hởng không nhỏ nếu cần có thông tin hoặc thực hiện kiểm tra số lợng tồn của một ngày nào đó trong tháng. 2. Về việc sử dụng nhật ký đặc biệt: 2 2 Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Huyền K31 Hiện nay ngoài việc sử dụng các mẫu sổ theo hình thức Nhật ký chung mà côngty ứng dụng, côngty cũng đã mở thêm một số mẫu sổ khác nhằm hoànthiệncôngtáckếtoánvật liệu. Bên cạnh đó, vậtliệu của côngty có đặc điểm là rất đa dạng về chủng loại, vậtliệu phải mua từ nhiều ngời khác nhau với nhiều hình thức thanh toán khác nhauTuy vậy, côngty không sử dụng các sổ nhật ký đặc biệt để theo dõi các loại nghiệp vụ thờng xuyên phát sinh, đặc biệt là sổ nhật ký mua hàng. 3. Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Tạicông ty, vậtliệu mua về chủ yếu mua ngoài. Bên cạnh đó do tính chất của đa phần vậtliệu là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến, nông nghiệp nên vậtliệu thờng là không thể dự trữ lâu với khối lợng lớn. Mặt khác, một đặc điểm nữa đối với vậtliệu của côngty là có tính chất thời vụ, dễ bị h hỏng nên giá cả hay biến động thời vụ hoặc tỷ giá(nếu là hàng nhập khẩu). Vậy nên chăng côngty cần phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 4. Về côngtác kiểm nghiệm vật t: Hiện nay côngty đã thành lập ban kiểm nghiệm vật t để kiểm tra chất l- ợng sản phẩm, hàng hoá mỗi lần nhập kho. Tuy vậy do khối lợng vậtliệu nhiều, chủng loại đa dạng, quy mô sản xuất lớn nên không phải đợt hàng nào trớc khi nhập kho cũng đợc xem xét kỹ về mặt chất lợng vì vậy vậtliệu tồn kho vẫn tồn tại một số kém phẩm chất, phơng tiện kiểm tra thiếu, thờng là dùng cảm quan. 5. Về côngtác quản trị nguyên vật liệu: Tạicông ty, vậtliệu nhập kho chủ yếu từ nguồn mua ngoài (mua ngoài tại thị trờng trong nớc) và từ nhiều đối tợng cung cấp khác nhau. Vì vậy, việc quản lý quá trình thanh toán tiền mua vậtliệu theo các đối tợng cung cấp là hết sức phức tạp, đòi hỏi phải có sự tổ chức khoa học và hợp lý. Hiện nay côngty đã tiến hành theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp thông qua các sổ chi tiết, sổ tổng hợp đối tợng thanh toán. Tuy vậy những sổ này cha thực sự có tác dụng trực tiếp đối với côngtáckếtoán quản trị vì mới chỉ phản ánh đợc tình hình thanh toán trực tiếp của côngty với nhà cung cấp, mà cha nêu đợc kế 3 3 Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Huyền K31 hoạch thanh toán cụ thể để làm cơ sở cho việc lập chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm. 6 . Việc phân tích tình hình cung cấp vậtliệu chủ yếu: Cũng nh nhiều doanh nghiệp khác, vậtliệu phục vụ cho sản xuất của CôngtyBánhkẹoHảiChâu trên thị trờng không phải là khan hiếm, côngty có thể sử dụng vậtliệu thay thế để sản xuất sản phẩm. Hiện nay côngty đã xây dựng định mức dự trữ cho từng mặt hàng, sản phẩm sản xuất ra và cũng tiến hành phân tích tình hình cung cấp về tổng khối lợng vật liệu. Tuy vậy không phải mọi loại vậtliệu đều có thể thay thế đợc, đặc biệt là các loại vậtliệu chủ yếu. Bên cạnh đó việc phân tích tình hình cung cấp về tổng khối lợng vậtliệu cha chắc đã đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn. Hay nói cách khác, ngay cả trong trờng hợp côngtyhoàn thành vợt mức kế hoạch cung cấp về tổng khối lợng vậtliệu thì tình trạng ngừng sản xuất vẫn có thể xảy ra nếu côngty không hoàn thành kế hoạch cung cấp các loại vậtliệu chủ yếu. Do vậy căn cứ vào các hợp đồng, đơn đặt hàng côngty cần cân đối để đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ các loại vậtliệu chủ yếu. Đây cũng là một vấn đề côngty cần đặc biệt lu ý và quan tâm hơn nữa. 3.2 Một số đề xuất nhằm góp phần hoànthiệncôngtác quản lý, hạch toánvậtliệutạicôngtyBánhkẹoHải Châu: Cùng với sự phát triển và không ngừng vơn lên hoànthiện mình, CôngtybánhkẹoHảiChâu luôn quan tâm, tìm cách tháo gỡ cũng nh cải tiến các mặt tồn tại và hạn chế. Trong thời gian thực tập tạicông ty, xuất phát từ một số vấn đề tồn tại em xin đợc đề xuất một số ý kiến nhằm góp phần hoànthiệncôngtác tổ chức kếtoánvậtliệu nh sau: Để tạo điều kiện thuận lợi cho côngtác quản lý vật liệu, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời cho mọi đối tợng quan tâm tại mọi thời điểm, Sổ chi tiết vậtliệucôngty nên cấu tạo nh sau: 4 4 Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Huyền K31 Mẫu biểu 01: Sổ chi tiết vậtliệu Công tybánhkẹoHảiChâu Mã vậtliệu Tên vậtliệu Từ ngày đến ngày Tổng hợp Lợng Tiền Tồn đầu kỳ Phát sinh nhập Phát sinh xuất Tồn cuối kỳ Chi tiết phát sinh: Chứng từ Diễn giải Tài khoản Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ngà y Số Nợ Có SL Tiền SL Tiền SL Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Tồn đầu Cộng tháng * Về việc quản lý vậtliệu trên hệ thống sổ: Để theo dõi cụ thể quá trình thu mua vậtliệu và tiện cho việc vào Sổ Cái, Côngty nên mở sổ Nhật Ký mua Nguyên vật liệu. Mẫu biểu 02: Sổ nhật ký mua nguyên vậtliệu Tháng năm Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi nợ Ghi có tài khoản 331 Tài khoản ghi có khác Số Ngày Số hiệu Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 5 5 Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Huyền K31 ý nghĩa của các cột trên sổ nh sau: Cột 1: Ngày ghi sổ Cột 2: Số hiệu chứng từ ( Phiếu nhập kho, hoá đơn mua hàng) Cột 3: Ngày lập chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ Cột 4: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cột 5: Số hiệu của tài khoản chi tiết vậtliệu (Ví dụ: TK 1521, TK 1522) Cột 6: Số tiền phải trả ngời bán trong nghiệp vụ đó Cột 7: Số hiệu TK ghi có khác nh TK 111,112 . Cột 8: Số tiền tơng ứng của các TK ghi ở cột 7 Sổ này nên ghi hàng ngày khi thu chứng từ về để theo dõi, đối chiếu với sổ cái TK 331, Sổ nhật ký chung . * Về hoànthiệncôngtác kiểm nghiệm vật t: Nh đã trình bày ở trên, do khối lợng vật liệu, chủng loại đa dạng, nghiệp vụ nhập kho vậtliệu là thờng xuyên xảy ra vì vậy phòng kế hoạch vật t nên căn cứ vào kế hoạch thu mua, nhập kho vậtliệu để bố trí lịch kiểm nghiệm vật t cho mỗi đợt hàng về. Đồng thời côngty nên bố trí luôn nhân sự chịu trách nhiệm kiểm nghiệm vật t. Nh vậy sẽ đảm bảo sát sao cho từng đợt hàng, tránh hiện t- ợng phải đổi lại vậtliệu hoặc hàng tồn kho kém phẩm chất. Nên trang bị máy móc đầy đủ, phơng tiện đầy đủ hơn để kiểm nghiệm vật t chính xác hơn. * Về côngtác quản trị nguyên liệu: Để hỗ trợ cho côngtác quản trị nguyên liệu, côngty có thể tham khảo mẫu sổ sau để lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp: Mẫu biểu 03: Kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp ST T Đối tợng cung cấp Tổng số d nợ phải trả Số đã trả Số còn phải trả Ghi chú Kỳ I Kỳ II Kỳ III Kỳ . 1 2 3 4 5 6 7 8 9 6 6 Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Huyền K31 Cơ sở để lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp là các sổ chi tiết, sổ tổng hợp đối tợng thanh toán, khả năng tài chính của côngty . Thông qua các số liệu này nhà quản trị có thể biết đợc chi tiết và tổng hợp các đối tợng thanh toán, tình hình và kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp để từ đó có chiến lợc phát triển sản xuất phù hợp. Kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp có thể lập cho từng kỳ theo tháng, theo quý hoặc theo mùa sản xuất, đợt sản phẩm . để đảm bảo cho việc phân bổ hợp lý chi phí sản xuất; tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm. 1 - Tình hình cung cấp vật liệu: Trong quá trình sản xuất, Công tybánhkẹoHảiChâu có rất nhiều loại vậtliệu chính khó có thể thay thế đợc. Do đó, theo em ngoài việc phân tích tình hình cung cấp về tổng khối lợng vật liệu, côngty nên phân tích thêm tình hình bảo đảm cung cấp vậtliệu chủ yếu, qua đó bảo đảm cho quá trình sản xuất đợc liên tục, đúng tiến độ. Để phân tích tình hình cung cấp vậtliệu chủ yếu côngty có thể sử dụng chỉ tiêu Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về các loại vậtliệu chủ yếu: T vc T vc = = n i 1 V 1i k x Gki x 100 = n i 1 Vki x Gki Trong đó: T vc : Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về các loại vậtliệu chủ yếu. V li k : Số thực tế cung cấp trong giới hạn kế hoạch về các loại vậtliệu chủ yếu. V ki : Số kế hoạch cung cấp về các loại vậtliệu chủ yếu g ki : Đơn giá kế hoạch của từng loại vậtliệu chủ yếu. Theo tàiliệu phòng kế hoạch vật t: STT Tên vậtliệu ĐVT Đơn giá kế hoạch Số lợng cung cấp Kế hoạch Thực tế 1 Bơ các loại kg 31.000 80 82 2 Tỏi bột kg 12.000 2.600 2.515,250 7 7 Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Huyền K31 Từ đó ta tính đợc tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp vậtliệu chủ yếu: T vc = 80 x 31.000 + 2.515,250 x 12.000 x 100 = 96,98% 80 x 31.000 + 2.600 x12.000 N d = V c m Trong đó: N d : Số ngày đảm bảo cho sản xuất. V c : Số lợng hiện còn về từng loại vật liệu. m : Mức tiêu hao bình quân một ngày về từng loại vật liệu. Bằng cách so sánh số ngày đảm bảo sản xuất với khoảng cách giữa hai lần cung cấp sẽ xác định đợc ảnh hởng của việc cung cấp vậtliệu đến tình hình sản xuất và sử dụng vốn của công ty. Trong tháng bơ các loại đợc cung cấp thành 02 đợt, khoảng cách giữa hai đợt là 15 ngày. Số lợng bơ các loại còn trong kho đầu tháng là 49 kg, mức tiêu hao bình quân một ngày là 2,65kg. Nh vậy ta có: Số ngày bảo đảm cho sản xuất của bơ các loại = 49:2,65 = 18,49 ngày ~ 18,5 ngày So khoảng cách 15 ngày của hai lần cung cấp với 18,5 ngày dự trữ bảo đảm cho sản xuất, ta thấy tạicôngty sẽ không có hiện tợng thiếu vậtliệu chủ yếu, do đó quá trình sản xuất sẽ không bị gián đoạn. Trên đây là một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoànthiệncôngtáckếtoánvậtliệutại công tybánhkẹoHải Châu. Em hy vọng rằng những ý kiến này sẽ góp phần không nhỏ vào côngtáckếtoánvậtliệu nói riêng và côngtáckếtoántạicôngty nói chung. 8 8 Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Huyền K31 Kết luận Trong cơ chế thị trờng yếu tố quyết định sự tồn tại và sự phát triển của doanh nghiệp là uy tín và chất lợng sản phẩm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất, vì để có chất lợng sản phẩm tốt với mức giá phù hợp đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự quan tâm sâu sát với những yếu tố đầu vào trong đó phải kể đến vậtliệu dùng trong sản xuất, chế tạo sản phẩm. Do vậy việc tổ chức quản lý, tổ chức hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời là một trong những cơ sở quan trọng để tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm là điều kiện quản lý chặt ché nguồn vốn lu động tạiCông ty. Qua thời gian thực tập tại Công tybánhkẹoHải Châu, nắm bắt đợc tầm quan trọng của kếtoánvậtliệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, thấy đợc những mặt mạnh cần phát huy, những hạn chế cần khắc phục em đã mạnh dạn đa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoànthiện hơn nữa côngtáckếtoánvậtliệutạiCông ty. Cũng trong thời gian thực tập em đã nhận thức đợc sự gắn bó giữa lý luận và thực tiễn, biết vận dụng cơ sở thực tiễn để nâng cao chất lợng côngtác nghiên cứu. Tuy nhiên, trong điều kiện thời gian thực tập cũng nh sự hiểu biết và kiến thức thực tế còn hạn chế nên chuyên đề này rất có thể còn nhiều thiếu sót, hạn chế. Vì vậy em rất mong nhận đợc những ý kiến đóng góp, chỉ bảo tận tình của giáo viên hớng dẫn cũng nh các cán bộ kếtoán phòng Tài vụ - Công tyBánhkẹoHải Châu. Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, các cán bộ phòng Tài vụ - Côngty cùng cô giáo Thạc sỹ Phạm Bích Chi đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. 9 9 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp NguyÔn ThÞ Thu HuyÒn – K31 Môc lôc Trang 10 10 . Phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty bánh kẹo Hải Châu. 3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán của công ty bánh kẹo Hải Châu. Là một. phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty bánh kẹo Hải Châu. Em hy vọng rằng những ý kiến này sẽ góp phần không nhỏ vào công tác kế toán vật liệu