Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty bánh kẹo Hải Châu

Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Huyền K31 Phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty bánh kẹo Hải Châu. 3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán của công ty bánh kẹo Hải Châu. Là một doanh nghiệp nhạy bén với những chuyển đổi của cơ chế thị tr- ờng, với hơn 36 năm hình thành và phát triển Công ty Bánh kẹo Hải Châu đã mau chóng tìm đợc hớng phát triển hoàn thiện, giải quyết việc làm cho hàng trăm lao động, thực hiện tốt nghĩa vụ với nhà nớc và đứng vững trên thị trờng. Cùng với sự phát triển đó, trình độ quản lý của công ty cũng ngày đợc nâng cao, trong đó phải kể đến công tác quản lý chi phí sản xuất mà trọng tâm là chi phí vật liệu để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Nhìn chung công tác quản lý vật liệu công ty tơng đối tốt: Công ty có hệ thống kho tàng lu trữ, bảo quản vật liệu tốt, phù hợp với phơng pháp phân loại vật liệu mà công ty áp dụng. Việc phân chia thành các kho cụ thể ( kho phân x- ởng, kho công ty) tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình dự trữ, quản lý và bảo quản. Công tác hạch toán vì thế cũng đơn giản hơn. Về phơng pháp kế toán: Công ty đã đảm bảo tuân thủ đúng chế độ kế toán ban hành, áp dụng các phơng pháp kế toán đã lựa chọn. Bên cạnh đó, cùng với việc quản lý số liệu trên các chứng từ, các sổ, việc quản lý thực hiện công tác kế toán trên máy đã giúp cho các kế toán giảm đợc khối lợng công việc: đồng thời đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của vật liệu cũng nh việc cung cấp thông tin một cách kịp thời tại mọi điểm cho các đối tợng quan tâm. Bên cạnh đó, đã có sự kết hợp chặt chẽ trong công tác quản lý và hạch toán vật liệu giữa phòng tài vụ và kho, do đó cũng góp phần đảm bảo sự quản lý và sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật liệu, tạo hiệu quả trong sản xuất. Ngoài ra, cùng với việc sử dụng giá thực tế để nhập kho để đánh giá giá trị nguyên vật liệu, công ty đã tổ chức theo dõi cụ thể tình hình nhập- xuất- tồn 1 1 Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Huyền K31 kho vật liệu trên cơ sở các định mức kỹ thuật. Cơ cấu tổ chức quản lý theo kho phân xởng, hạch toán chi tiết nguồn nhập- xuất đã tạo điều kiện đánh giá chính xác chi phí cho từng đối tợng, từ đó để tính ra giá thành sản phẩm. Hiện nay tại công ty, ngoài vốn do ngân sách nhà nớc cấp, vốn của công ty chủ yếu đợc hình thành từ các nguồn đi vay, do đó công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng đã góp phần không nhỏ trong việc trang trải các khoản lãi vay, chi phí và bảo đảm có lãi. Tuy nhiên bên cạnh những thành tích đạt đợc, công tác kế toán của công ty cũng nh công tác kế toán vật liệu còn một số tồn tại, hạn chế cần cải tiến, hoàn thiện. Cụ thể là: 1. Về việc hạch toán chi tiết vật liệu: So với mẫu Sổ chi tiết chuẩn bị của Bộ Tài chính, Sổ chi tiết của công ty có hai yếu tố khác: a) Sổ chi tiết của công ty có thêm cột Tài khoản nợ, có cột này để kế toán định khoản luôn vào sổ, thực chất là hạch toán tổng hợp trên sổ chi tiết. Nh vậy khi kế toán hạch toán Nợ, Có tại trang màn hình nhập dữ liệu phần hạch toán này sẽ căn cứ vào mã vật liệu để chuyển sang Sổ chi tiết của các loại vật liệu tơng ứng. b) Sổ chi tiết của công ty không mở cột tồn để phản ánh số lợng và trị giá vật liệu tồn kho hàng ngày mà chỉ có thể biết đợc một số lợng và giá trị vật liệu tồn kho tại thời điểm cuối tháng thông qua một sổ tổng hợp nhỏ đợc đặt trên trang sổ chi thiết của tháng đó. Điều này tạo khó khăn cho kế toán vì chỉ có thể xem đợc một số vật liệu tồn đợc cộng luỹ kế từng ngày ở trên máy, nếu sang ngày sau mà muốn xem của ngày trớc thì bị cộng dồn. Do vậy sẽ ảnh hởng không nhỏ nếu cần có thông tin hoặc thực hiện kiểm tra số lợng tồn của một ngày nào đó trong tháng. 2. Về việc sử dụng nhật ký đặc biệt: 2 2 Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Huyền K31 Hiện nay ngoài việc sử dụng các mẫu sổ theo hình thức Nhật ký chung mà công ty ứng dụng, công ty cũng đã mở thêm một số mẫu sổ khác nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu. Bên cạnh đó, vật liệu của công ty có đặc điểm là rất đa dạng về chủng loại, vật liệu phải mua từ nhiều ngời khác nhau với nhiều hình thức thanh toán khác nhauTuy vậy, công ty không sử dụng các sổ nhật ký đặc biệt để theo dõi các loại nghiệp vụ thờng xuyên phát sinh, đặc biệt là sổ nhật ký mua hàng. 3. Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Tại công ty, vật liệu mua về chủ yếu mua ngoài. Bên cạnh đó do tính chất của đa phần vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến, nông nghiệp nên vật liệu thờng là không thể dự trữ lâu với khối lợng lớn. Mặt khác, một đặc điểm nữa đối với vật liệu của công ty là có tính chất thời vụ, dễ bị h hỏng nên giá cả hay biến động thời vụ hoặc tỷ giá(nếu là hàng nhập khẩu). Vậy nên chăng công ty cần phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 4. Về công tác kiểm nghiệm vật t: Hiện nay công ty đã thành lập ban kiểm nghiệm vật t để kiểm tra chất l- ợng sản phẩm, hàng hoá mỗi lần nhập kho. Tuy vậy do khối lợng vật liệu nhiều, chủng loại đa dạng, quy mô sản xuất lớn nên không phải đợt hàng nào trớc khi nhập kho cũng đợc xem xét kỹ về mặt chất lợng vì vậy vật liệu tồn kho vẫn tồn tại một số kém phẩm chất, phơng tiện kiểm tra thiếu, thờng là dùng cảm quan. 5. Về công tác quản trị nguyên vật liệu: Tại công ty, vật liệu nhập kho chủ yếu từ nguồn mua ngoài (mua ngoài tại thị trờng trong nớc) và từ nhiều đối tợng cung cấp khác nhau. Vì vậy, việc quản lý quá trình thanh toán tiền mua vật liệu theo các đối tợng cung cấp là hết sức phức tạp, đòi hỏi phải có sự tổ chức khoa học và hợp lý. Hiện nay công ty đã tiến hành theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp thông qua các sổ chi tiết, sổ tổng hợp đối tợng thanh toán. Tuy vậy những sổ này cha thực sự có tác dụng trực tiếp đối với công tác kế toán quản trị vì mới chỉ phản ánh đợc tình hình thanh toán trực tiếp của công ty với nhà cung cấp, mà cha nêu đợc kế 3 3 Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Huyền K31 hoạch thanh toán cụ thể để làm cơ sở cho việc lập chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm. 6 . Việc phân tích tình hình cung cấp vật liệu chủ yếu: Cũng nh nhiều doanh nghiệp khác, vật liệu phục vụ cho sản xuất của Công ty Bánh kẹo Hải Châu trên thị trờng không phải là khan hiếm, công ty có thể sử dụng vật liệu thay thế để sản xuất sản phẩm. Hiện nay công ty đã xây dựng định mức dự trữ cho từng mặt hàng, sản phẩm sản xuất ra và cũng tiến hành phân tích tình hình cung cấp về tổng khối lợng vật liệu. Tuy vậy không phải mọi loại vật liệu đều có thể thay thế đợc, đặc biệt là các loại vật liệu chủ yếu. Bên cạnh đó việc phân tích tình hình cung cấp về tổng khối lợng vật liệu cha chắc đã đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn. Hay nói cách khác, ngay cả trong trờng hợp công ty hoàn thành vợt mức kế hoạch cung cấp về tổng khối lợng vật liệu thì tình trạng ngừng sản xuất vẫn có thể xảy ra nếu công ty không hoàn thành kế hoạch cung cấp các loại vật liệu chủ yếu. Do vậy căn cứ vào các hợp đồng, đơn đặt hàng công ty cần cân đối để đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ các loại vật liệu chủ yếu. Đây cũng là một vấn đề công ty cần đặc biệt lu ý và quan tâm hơn nữa. 3.2 Một số đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác quản lý, hạch toán vật liệu tại công ty Bánh kẹo Hải Châu: Cùng với sự phát triển và không ngừng vơn lên hoàn thiện mình, Công ty bánh kẹo Hải Châu luôn quan tâm, tìm cách tháo gỡ cũng nh cải tiến các mặt tồn tại và hạn chế. Trong thời gian thực tập tại công ty, xuất phát từ một số vấn đề tồn tại em xin đợc đề xuất một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác tổ chức kế toán vật liệu nh sau: Để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý vật liệu, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời cho mọi đối tợng quan tâm tại mọi thời điểm, Sổ chi tiết vật liệu công ty nên cấu tạo nh sau: 4 4 Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Huyền K31 Mẫu biểu 01: Sổ chi tiết vật liệu Công ty bánh kẹo Hải Châu Mã vật liệu Tên vật liệu Từ ngày đến ngày Tổng hợp Lợng Tiền Tồn đầu kỳ Phát sinh nhập Phát sinh xuất Tồn cuối kỳ Chi tiết phát sinh: Chứng từ Diễn giải Tài khoản Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ngà y Số Nợ Có SL Tiền SL Tiền SL Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Tồn đầu Cộng tháng * Về việc quản lý vật liệu trên hệ thống sổ: Để theo dõi cụ thể quá trình thu mua vật liệu và tiện cho việc vào Sổ Cái, Công ty nên mở sổ Nhật Ký mua Nguyên vật liệu. Mẫu biểu 02: Sổ nhật ký mua nguyên vật liệu Tháng năm Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi nợ Ghi có tài khoản 331 Tài khoản ghi có khác Số Ngày Số hiệu Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 5 5 Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Huyền K31 ý nghĩa của các cột trên sổ nh sau: Cột 1: Ngày ghi sổ Cột 2: Số hiệu chứng từ ( Phiếu nhập kho, hoá đơn mua hàng) Cột 3: Ngày lập chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ Cột 4: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cột 5: Số hiệu của tài khoản chi tiết vật liệu (Ví dụ: TK 1521, TK 1522) Cột 6: Số tiền phải trả ngời bán trong nghiệp vụ đó Cột 7: Số hiệu TK ghi có khác nh TK 111,112 . Cột 8: Số tiền tơng ứng của các TK ghi ở cột 7 Sổ này nên ghi hàng ngày khi thu chứng từ về để theo dõi, đối chiếu với sổ cái TK 331, Sổ nhật ký chung . * Về hoàn thiện công tác kiểm nghiệm vật t: Nh đã trình bày ở trên, do khối lợng vật liệu, chủng loại đa dạng, nghiệp vụ nhập kho vật liệu là thờng xuyên xảy ra vì vậy phòng kế hoạch vật t nên căn cứ vào kế hoạch thu mua, nhập kho vật liệu để bố trí lịch kiểm nghiệm vật t cho mỗi đợt hàng về. Đồng thời công ty nên bố trí luôn nhân sự chịu trách nhiệm kiểm nghiệm vật t. Nh vậy sẽ đảm bảo sát sao cho từng đợt hàng, tránh hiện t- ợng phải đổi lại vật liệu hoặc hàng tồn kho kém phẩm chất. Nên trang bị máy móc đầy đủ, phơng tiện đầy đủ hơn để kiểm nghiệm vật t chính xác hơn. * Về công tác quản trị nguyên liệu: Để hỗ trợ cho công tác quản trị nguyên liệu, công ty có thể tham khảo mẫu sổ sau để lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp: Mẫu biểu 03: Kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp ST T Đối tợng cung cấp Tổng số d nợ phải trả Số đã trả Số còn phải trả Ghi chú Kỳ I Kỳ II Kỳ III Kỳ . 1 2 3 4 5 6 7 8 9 6 6 Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Huyền K31 Cơ sở để lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp là các sổ chi tiết, sổ tổng hợp đối tợng thanh toán, khả năng tài chính của công ty . Thông qua các số liệu này nhà quản trị có thể biết đợc chi tiết và tổng hợp các đối tợng thanh toán, tình hình và kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp để từ đó có chiến lợc phát triển sản xuất phù hợp. Kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp có thể lập cho từng kỳ theo tháng, theo quý hoặc theo mùa sản xuất, đợt sản phẩm . để đảm bảo cho việc phân bổ hợp lý chi phí sản xuất; tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm. 1 - Tình hình cung cấp vật liệu: Trong quá trình sản xuất, Công ty bánh kẹo Hải Châu có rất nhiều loại vật liệu chính khó có thể thay thế đợc. Do đó, theo em ngoài việc phân tích tình hình cung cấp về tổng khối lợng vật liệu, công ty nên phân tích thêm tình hình bảo đảm cung cấp vật liệu chủ yếu, qua đó bảo đảm cho quá trình sản xuất đợc liên tục, đúng tiến độ. Để phân tích tình hình cung cấp vật liệu chủ yếu công ty có thể sử dụng chỉ tiêu Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về các loại vật liệu chủ yếu: T vc T vc = = n i 1 V 1i k x Gki x 100 = n i 1 Vki x Gki Trong đó: T vc : Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về các loại vật liệu chủ yếu. V li k : Số thực tế cung cấp trong giới hạn kế hoạch về các loại vật liệu chủ yếu. V ki : Số kế hoạch cung cấp về các loại vật liệu chủ yếu g ki : Đơn giá kế hoạch của từng loại vật liệu chủ yếu. Theo tài liệu phòng kế hoạch vật t: STT Tên vật liệu ĐVT Đơn giá kế hoạch Số lợng cung cấp Kế hoạch Thực tế 1 Bơ các loại kg 31.000 80 82 2 Tỏi bột kg 12.000 2.600 2.515,250 7 7 Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Huyền K31 Từ đó ta tính đợc tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp vật liệu chủ yếu: T vc = 80 x 31.000 + 2.515,250 x 12.000 x 100 = 96,98% 80 x 31.000 + 2.600 x12.000 N d = V c m Trong đó: N d : Số ngày đảm bảo cho sản xuất. V c : Số lợng hiện còn về từng loại vật liệu. m : Mức tiêu hao bình quân một ngày về từng loại vật liệu. Bằng cách so sánh số ngày đảm bảo sản xuất với khoảng cách giữa hai lần cung cấp sẽ xác định đợc ảnh hởng của việc cung cấp vật liệu đến tình hình sản xuất và sử dụng vốn của công ty. Trong tháng bơ các loại đợc cung cấp thành 02 đợt, khoảng cách giữa hai đợt là 15 ngày. Số lợng bơ các loại còn trong kho đầu tháng là 49 kg, mức tiêu hao bình quân một ngày là 2,65kg. Nh vậy ta có: Số ngày bảo đảm cho sản xuất của bơ các loại = 49:2,65 = 18,49 ngày ~ 18,5 ngày So khoảng cách 15 ngày của hai lần cung cấp với 18,5 ngày dự trữ bảo đảm cho sản xuất, ta thấy tại công ty sẽ không có hiện tợng thiếu vật liệu chủ yếu, do đó quá trình sản xuất sẽ không bị gián đoạn. Trên đây là một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty bánh kẹo Hải Châu. Em hy vọng rằng những ý kiến này sẽ góp phần không nhỏ vào công tác kế toán vật liệu nói riêng và công tác kế toán tại công ty nói chung. 8 8 Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Huyền K31 Kết luận Trong cơ chế thị trờng yếu tố quyết định sự tồn tại và sự phát triển của doanh nghiệp là uy tín và chất lợng sản phẩm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất, vì để có chất lợng sản phẩm tốt với mức giá phù hợp đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự quan tâm sâu sát với những yếu tố đầu vào trong đó phải kể đến vật liệu dùng trong sản xuất, chế tạo sản phẩm. Do vậy việc tổ chức quản lý, tổ chức hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời là một trong những cơ sở quan trọng để tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm là điều kiện quản lý chặt ché nguồn vốn lu động tại Công ty. Qua thời gian thực tập tại Công ty bánh kẹo Hải Châu, nắm bắt đợc tầm quan trọng của kế toán vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, thấy đợc những mặt mạnh cần phát huy, những hạn chế cần khắc phục em đã mạnh dạn đa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu tại Công ty. Cũng trong thời gian thực tập em đã nhận thức đợc sự gắn bó giữa lý luận và thực tiễn, biết vận dụng cơ sở thực tiễn để nâng cao chất lợng công tác nghiên cứu. Tuy nhiên, trong điều kiện thời gian thực tập cũng nh sự hiểu biết và kiến thức thực tế còn hạn chế nên chuyên đề này rất có thể còn nhiều thiếu sót, hạn chế. Vì vậy em rất mong nhận đợc những ý kiến đóng góp, chỉ bảo tận tình của giáo viên hớng dẫn cũng nh các cán bộ kế toán phòng Tài vụ - Công ty Bánh kẹo Hải Châu. Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, các cán bộ phòng Tài vụ - Công ty cùng cô giáo Thạc sỹ Phạm Bích Chi đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. 9 9 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp NguyÔn ThÞ Thu HuyÒn – K31 Môc lôc Trang 10 10 . Phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty bánh kẹo Hải Châu. 3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán của công ty bánh kẹo Hải Châu. Là một. phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty bánh kẹo Hải Châu. Em hy vọng rằng những ý kiến này sẽ góp phần không nhỏ vào công tác kế toán vật liệu