những ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vật liệu tại xí nghiệp vật liệu hoá chất

những ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vật liệu tại xí nghiệp vật liệu hoá chất 3.1. Những ý kiến đề xuất đánh giá 3.1.1. Đánh giá chung về bộ máy kế toán Xí nghiệp vật liệu hoá chất là một xí nghiệp trực thuộc có quy mô nhỏ. Chính vì vậy bộ máy kế toán của xí nghiệp gồm 5 ngời là phù hợp nhng việc phân chia nhiệm vụ của từng kế toán ở xí nghiệp là cha hợp lí và cha khoa học. Vì đối với việc phân chia nh vậy chỉ phù hợp với yêu cầu quản lí riêng của xí nghiệp nhng tăng khối lợng công việc của kế toán và đòi hỏi kế toán phải theo dõi nhiều phần việc nh công nợ, vật liệu, tiền lơng, chi phí . của xởng mình quản lí nh vậy sẽ rất bất tiện trong công việc. 3.1.2. Đánh giá về kế toán vật liệu 3.1.2.1. Công tác quản lí vật liệu Tại xí nghiệp vật liệu có một hệ thống kho tàng đặt tại các xởng, việc bố trí nh vậy thuận lợi cho việc xuất vật t một cách nhanh chóng đảm bảo kịp thời cho quá trình sản xuất. Việc thu mua và bảo quản vật liệu ở xí nghiệp đã đợc quan tâm. Tuy nhiên ở xí nghiệp lại không có phòng chuyên phụ trách về vật t nên việc mua vật t do các nhân viên phụ trách vật t của các xởng hoặc các đội trởng các công trình tự đi mua, các nhân viên này không cố định và vật t đợc mua ở nhiều cửa hàng khác nhau. Vì thế sẽ làm giá cả và chất lợng có thể không đồng nhất trong cùng một thời điểm. 3.1.2.2. Công tác kế toán vật liệu - Về chế độ ghi chép ban đầu: Đối với công tác hạch toán ban đầu từ việc lập chứng từ đến việc luân chuyển chứng từ cụ thể là: + Phiếu nhập kho vật t + Phiếu xuất kho vật t +Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Xí nghiệp đã thực hiện tơng đối tốt và đúng theo qui định đã ban hành. - Việc phân loại vật liệu: Vật liệu của xí nghiệp bao gồm nhiều thứ loại nhng xí nghiệp không tiến hành phân loại mà theo dõi hạch toán chung trên một tài khoản. Với cách hạch toán nh vậy sẽ không đảm bảo hiệu quả trong việc quản lí. - Về kế toán chi tiết vật liệu: Phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu đang áp dụng ở xí nghiệp là phơng pháp thẻ song song. Việc hạch toán chi tiết vật liệu ở xí nghiệp hàng ngày nhng xí nghiệp không sử dụng giá hạch toán nên kế toán chi tiết sử dụng hình thức ghi thẻ song song. Việc ghi chép ở phòng kế toán thờng đợc tiến hành vào cuối tháng. Do đó làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. - Về đánh giá vật liệu: Xí nghiệp đang sử dụng giá thực tế để đánh giá vật liệu, cách đánh gía này có u điểm là giảm bớt khối lợng công việc cho kế toán.Vật liệu của xí nghiệp khi mua về nhập kho là kế có thể tính ngay đến trị gía thực tế của số vật liệu đó. Do đó việc sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu giảm bớt khối lợng công việc cho kế toán. - Kế toán tổng hợp vật liệu: Vật liệu của xí nghiệp chủ yếu là do nguồn mua ngoài. Khi mua vật liệu tuỳ theo hình thức thanh toán mà kế toán sử dụng tài khoản 331, 111, 141. Vật liệu nhập kho đợc phản ánh trên sổ kế toán TK 152 theo định khoản: Nợ TK 152 Có TK 331, 111, 141 Phần lớn vật liệu của xí nghiệp mua do nhà cung cấp mang đến tận nơi và đến tận nơi và đơn giá đợc tính cho cả khâu vận chuyển. Tuy nhiên có một số vật t xí nghiệp tự đi mua và phải thêu phơng tiện vận chuyển, nhng ngời đi mua hàng thờng hoàn lại chứng từ vận chuyển sau khi vật liệu đã đợc nhập kho rất lâu. Do vậy, nên kế toán không phân bổ chi phí vận chuyển vào trị giá thực tế vật liệu nhập kho mà phần chi phí vận chuyển đó đợc hạch toán vào tài khoản 627. Việc hạch toán chi phí vận chuyển vào TK 627 là không phản ánh đúng trị giá thực tế của vật liệu nhập kho. Vật liệu xuất kho đợc kế toán phản ánh vào sổ tổng hợp TK 152 theo định khoản: Nợ TK 621 Có TK 152 3.2. Những ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp vật liệu hoá chất ELINCO. Quá trình quản lí và kế toán ở xí nghiệp hoá chất là đúng chế độ, cung cấp đợc thông tin cho yêu cầu quản lí. Tuy nhiên, vẫn còn một số tồn tại cần phải củng cố và sửa đổi. Sau đây là một số ý kiến mong muốn đợc góp phần hoàn thiện hơn công tác quản lí và kế toán nguyên liệu ở xí nghiệp. 3.2.1. ý kiến về lập định mức tiêu hao vật t Xí nghiệp vật liệu hoá chất là xí nghiệp có đặc thù riêng, sản xuất các sản phẩm chủ yếu từ hoá chất . Chính vì vậy, trong quá trình bảo quản sẽ xẩy ra nhiều hiện tợng hao hụt về vật t do bay hơi. Do đó, dẫn đến hiện tợng thiếu hụt khi kiểm kê vật t. Vì vậy, kế toán nên lập định mức hao hụt vật t đối với những loại vật t dễ bay hơi. Ví dụ : Đối với các loại vật t dễ bay hơi nh axeton, xylen định mức tiêu hao vật t là 10% Đối với Đóng rắn là 5% Đối với Keo các loại là 3% . 3.2.2. ý kiến về việc luân chuyển chứng từ Đối với kế toán chi tiết vật liệu, việc ghi chép trên sổ chi tiết vật liêụ, kế toán tiến hành ghi vào cuối tháng. Nh vậy không đảm bảo đợc chức năng của kế toán. Vì vậy việc ghi sổ kế toán chi tiết này kế toán nên tiến hành ghi hàng ngày hoặc hàng tuần. Để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, kế toán nên lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn về mặt giá trị của từng thứ vật liệu. Cơ sở số liệu căn cứ vào số liệu cộng cuối tháng trên sổ chi tiết vật liệu.Số liệu này đợc lấy để đối chiếu với số liệu trên sổ tổng hợp TK 152. Bảng này có thể lập nh sau: Biểu 15: bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu Tháng 12/2001 3.2.3.ý kiến về việc phân loại và lập danh điểm vật liệu Việc hạch toán vật liệu ở xí nghiệp vật liệu hoá chất là rất phức tạp, bởi vật liệu ở xí nghiệp có rất nhiều loại, mỗi loại lại có những qui cách, phẩm chất và kích cỡ khác nhau. Việc hạch toán kế toán vật liệu muốn đợc chính xác và thuận lợi thì vật liệu phải đợc phân loại khoa học hợp lí. Sau khi phân loại vật liệu, phải lập danh điểm vật liệu phù hợp, danh điểm của các vật liệu cũng sẽ đợc ghi vào thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu và các thẻ khác. Nhờ vậy công việc hạch toán sẽ chính xác hơn, thuận lợi hơn, giảm bớt đợc thời gian khi có công tác kiểm kê, kiểm tra. Đây còn là một điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp cơ giới hoá công tác kế toán bằng máy vi tính. Trong sự đổi mới chung của cả nớc, các doanh nghiệp của nớc ta đang dần dần đa stt Tên vật liệu Nhập Xuất Tồn 1 Keo 2502 161030680 82748443 79858545 2 Mat 450 11363500 10227150 5113575 3 Mat 300 16817980 14772550 6818100 4 Đóng rắn 8727200 7854480 2181800 công nghệ thông tin hiện đại vào sử dụng phổ biến. Bằng máy vi tính nh hiện nay các doanh nghiệp đang sử dụng là rất khoa học và thuận tiện cho viẹec quản lí kế toán. Công ty nên đầu t bằng máy vi tính ngày càng nhiều vào quá trình quản lí kế toán. Với sự trợ giúp của máy vi tính thì công tác kế toán trở nên đơn giản và gọn nhẹ hơn. Việc tìm kiếm, tập hợp thông tin dễ dàng, trong mọi thời điểm ngời quản lí cũng nh nhân viên kế toán có thể kiểm tra tình hình nhập -xuất - tồn vật liệu mà không gây mất nhiều thời gian. Nó nh một công cụ quản lí vật liệu một cách hữu hiệu và làm giảm bớt khối lợng ghi chép của kế toán vật liệu. Kế toán vật liệu có thể mở từng tệp để quản lí từng loại, nhóm, thứ vật liệu đó. Hàng ngày máy tính sẽ tính số liệu nhập - xuất - tồn kho. Vì vậy sẽ đáp ứng kịp thời chính xác số liệu bất cứ lúc nào có nhu cầu cần thông tin. Để đáp ứng yêu cầu quản lí, kế toán có thể phân loại vật liệu nh sau: Vật liệu chính : keo, mát, chì, kem, sơn chống nóng . Vật liệu phụ :gỗ, axit, bột tan Kế toán xây dựng một sổ danh điểm vật liệu thống nhất. Để lập một sổ danh điểm vật liệu phải xây dựng một bộ mã vật liệu và xắp xếp theo đúng thứ tự. Bên cánh đó xây dựng bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp có dự trữ những mã số mới để bổ sung khi cần thiết. Xí nghiệp có thể xây dựng bộ mã vật liệu dựa vào những đặc điểm sau đây: Dựa vào tài khoản NVL và chi tiết tài khoản NVL Dựa vào loại NVL công ty đang sử dụng Dựa vào nhóm NVL trong mỗi loại Dựa vào thứ tự NVL trong mỗi nhóm. Dựa vào quy cách, phẩm chất của từng vật liệu trong mỗi thứ Phơng pháp lập: - Trớc hết bộ mã vật liệu đợc xây dựng trên cơ sở số liệu tài khoản cấp 2 đối với vật liệu. Ví dụ : TK 152 (nguyên vật liệu ) bao gồm: 1521- Nguyên vật liệu chính 1522- Vật liệu phụ 1523- Phế liệu thu hồi 1524- Nhiên liệu 1525- Thiết bị xây dựng cơ bản 1526- Phụ tùng thay thế Có thể lập danh sách điểm vật liệu nh mẫu sau (Biểu 13) Biểu 13 Số danh điểm vật liệu Kí hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu đơn vị tính Nhóm Danh điểm vật liệu 152-1 152-1-01 Kẽm thỏi Trung Quốc 99.99% Kg 152-1-02 Kẽm thỏi 99,95% Kg 152-2 152-2-01 Keo 2502 Kg 152-2-02 Keo 5044 Kg 152-3 152-3-01 Sơn chống nóng insultee Kg 152-3-02 Sơn chống nóng insultee clear Kg Khi có các chứng từ nhập, xuất vật liệu kế toán tự xác định loại và nhóm vật liệu. Sau đó căn cứ vào sổ danh mục vật liệu để xác định những con số còn lại và lên danh sách. 3.2.4. ý kiến về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Mặc dù xí nghiệp có một hệ thống kho tàng khá đầy đủ với các trang thiết bị bảo quản và đo lờng tốt. Nhng không do phải quản lí một khối lợng lớn vật t thì việc vật liệu bị h hỏng kém phẩm chất là không trách khỏi.Vì thế theo tôi xí nghiệp nên sớm xem xét và áp dụng chế độ kế toán trong công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho từng thứ, từng nhóm vật liệu có tính chất nh nhau và phải thực hiện nhất quán trong từng xí nghiệp khi giá gốc của hàng tồn kho bị giảm sút, vật liệu bị h hỏng kém phẩm chất lỗi thời. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc tiến hành nh sau: Cuối niên độ kế toán nếu có những chứng cớ chắc chắn về trị giá thực tế hàng tồn kho thấp hơn giá trị có thể bán đợc trên thị trờng, kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho niên độ kế toán tới theo các chế độ tài chính hiện hành, kế toán ghi: Nợ TK 642 Có TK 159 Và nếu vẫn còn số dự phòng đã lập thì phải hoàn nhập lại ghi tăng thu nhập bất thờng. Nợ TK 159 Có TK 721 Nếu số dự phòng đã lập còn thiếu thì phải bổ sung Nợ TK 642 Có TK 159 3.2.5. ý kiến về việc hạch toán kế toán nghiệp vụ Việc hạch toán kế toán chi phí vận chuyển vật t vào tài khoản 627 là không đúng. Tài khoản 627 dùng để phản ánh những chi phí sản xuất chung phát sinh ở các phân xởng, bộ phận sản xuất của doanh nghiệp. Chi phí sản xuất chung bao gồm những nội dung sau: Chi phí nhân viên phân xởng Chi phí vật liệu Công cụ, dụng cụ sản xuất Khấu hao tài sản cố định Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác Vì vậy, kế toán yêu cầu những ngời đi mua vật liệu phải hoàn trả ngay chứng từ về vận chuyển vào giá trị vật liệu nhập kho và kế toán phải hạch toán lại nh sau: Nợ TK 152: Chi phí vận chuyển thực tế Có TK liên quan (111, 112, 141, 331) Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế = Giá mua ghi trên + Thuế nhập + Chi phí thu mua hoá đơn của ngời bán khẩu( nếu có ) thực tế Trong đó: Chi phí thu mua = Chi phí vận chuyển, + Chi phí thu mua + thực tế bốc dỡ thực tế Nh vậy kế toán hạch toán chi phí vận chuyển vào tài khoản 627 là không đúng. Kết luận Công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng có tác dụng rất lớn trong quá trình quản lí sản xuất kinh doanh. Kế toán chính xác không những là một trong những yếu tố để tính đúng, tính đủ giá thành của sản phẩm mà còn là một điều kiện quản lí chặt chẽ một bộ phận tài sản lu động của doanh nghiệp. Xí nghiệp vật liệu hoá chất đã nhận thức rõ vai trò của vật liệu trong sản xuất kinh doanh cho nên đã đa quản lí và hạch toán vật liệu đi vào nề nếp. Tuy nhiên để kế toán vật liệu thực sự trở thành công cụ quản lí kinh tế của xí nghiệp cần kiện toàn và tổ chức công tác quản lí và kế toán một cách chính xác và khoa học hơn, đảm bảo đúng chế độ kế toán đã ban hành. Sau thời gian thực tập tại xí nghiệp vật liệu hoá chất và kết hợp với lí luận đã học, chuyên đề đã hoàn thành đề tài " Hoàn thiện công tác quản lí và kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp vật liệu hoá chất". Vì thời gian nghiên cứu và sự hiểu biết có hạn, chuyên đề mới chỉ nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu của công tác tổ chức quản lí và kế toán vật liệu tại xí nghiệp. Từ đó đã nêu lên đợc những u điểm của xí nghiệp, đồng thời cũng nêu lên một số tồn tại trong việc quản lí và kế toán vật liệu. Trong nội dung trình bầy chuyên đề không trách khỏi những mặt hạn chế, rất mong đợc sự đóng góp của Ban lãnh đạo xí nghiệp và thầy giáo - Ths. Nguyễn Viết Lợi đã chỉ bảo em trong thời gian qua để chuyên đề đợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình các thầy cô giáo và sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban Giám Đốc, cán bộ phòng kế toán xí nghiệp hoá chất cũng nh phòng kế toán tổng hợp của Tổng công ty tin học điện tử hoá chất ECOLIN- Bộ Quốc Phòng đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội, tháng 5 năm 2001 Sinh viên thực tập . những ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vật liệu tại xí nghiệp vật liệu hoá chất 3.1. Những ý kiến đề xuất đánh giá 3.1.1 152 3.2. Những ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp vật liệu hoá chất ELINCO. Quá trình quản lí và kế toán ở xí nghiệp hoá chất là