Công tác kiểm tra thuế với các mục thuế được ưu tiên kiểm tra theo các thứ tự Thuế GTGT, Thuế TNCN, Các thuế khác (thuế xuất, nhập khẩu, thuế Tiêu thụ đặc biệt) và Thuế thu nhập doanh nghiệp. Dưới đây là cách sắp xếp, tổ chức hồ sơ, sổ sách, chứng từ quyết toán thuế, các doanh nghiệp có thể tham khảo để tránh những sai phạm không đáng có.
MỘT SỐ LƯU Ý VỀ HỒ SƠ, SỔ SÁCH VÀ CHỨNG TỪ QUYẾT TỐN THUẾ Cơng tác kiểm tra thuế với các mục thuế được ưu tiên kiểm tra theo các thứ tự Thuế GTGT, Thuế TNCN, Các thuế khác (thuế xuất, nhập khẩu, thuế Tiêu thụ đặc biệt) và Thuế thu nhập doanh nghiệp. Dưới đây là cách sắp xếp, tổ chức hồ sơ, sổ sách, chứng từ quyết tốn thuế, các doanh nghiệp có thể tham khảo để tránh những sai phạm khơng đáng có 1. Thuế GTGT Tờ khai thuế GTGT hàng tháng là căn cứ quan trọng nhất để cơ quan thuế kiểm tra việc kê khai nộp thuế của DN, do vậy khi nhận được thơng báo quyết tốn, việc đầu tiên là bạn phải tập hợp đầy đủ các tờ khai hàng tháng và xếp theo từng năm với nhau Trường hợp phát hiện thiếu tờ khai của tháng nào cần phải kiểm tra xem tháng đó có kê khai khơng hay là đánh mất để xử lý Cán bộ thuế thường bắt đầu bằng cơng đoạn kiểm tra hố đơn đầu ra đầu vào theo tờ khai đã kê khai hàng tháng. Do vậy bạn nên sắp xếp hóa đơn GTGT đầu ra đầu vào bản gốc kèm theo các tờ khai để cán bộ thuế “chấm” chứng từ Cần phải kiểm tra lại tất cả các hóa đơn đã kê khai nhưng có vấn đề (bị mất bản gốc, số tiền lớn hơn 20tr nhưng khơng chuyển tiền qua NH, sai tên, địa chỉ, mã số thuế….) photo ra một bản, lập bảng kê để riêng ra Các hóa đơn bị mất bản gốc, chỉ có bản photo cần chuẩn bị kèm theo các cơng văn báo mất đã gửi cơ quan thuế Các hóa đơn đầu ra hủy cần photo kèm với biên bản hủy để riêng ra Các hố đơn mua hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng trở lên bạn nên có bản sao chứng từ thanh tốn kèm theo để đỡ mất cơng mỗi lần cán bộ thuế hỏi lại phải đi tìm trong tập sổ phụ ngân hàng Nhân viên thuế thường sẽ địi 1 file excel tổng hợp tất cả các báo cáo thuế cho họ. Nên tốt nhất mình lập sẵn một file excel tổng hợp đó khi họ cần cung cấp được ln 2. Thuế TNCN Các hồ sơ tài liệu cần chuẩn bị: Hợp đồng lao động (để xem xét việc trả lương Gross hay là lương net, mức lương, các khoản phụ cấp và các chế độ khác…), hồ sơ nhân sự (để chắc chắn nhân sự đó có tồn tại thật tại cơng ty Quyết định lương, quyết định tăng lương, quy chế lương cơng ty Bảng lương và các chứng từ thanh tốn lương, kèm một file excel tổng hợp từng năm về tổng thu nhập, tổng thuế phải nộp, đã nộp Thẻ lương nhân viên có chữ ký của người nhận, UNC chuyển lương qua Ngân hàng Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động khơng ký hợp đồng, các lao động nghỉ việc giữa năm Tờ khai đăng ký giảm trừ gia cảnh có xác nhận của cơ quan thuế của từng nhân sự Bản sao cơng chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngồi Các ủy quyền quyết tốn thuế của các lao động quyết tốn thuế tại doanh nghiệp Các giấy tờ khác liên quan 3. Thuế Tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) Thuế này thường là các cơ sở sản xuất mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc nhập khẩu các mặt hàng chịu thuế TTĐB. Hồ sơ cần chuẩn bị: Các chứng minh thuế TTĐB đã nộp ở khâu trước để khấu trừ ở khâu tại doanh nghiệp đối với đơn vị sản xuất mặt hàng chịu thuế Các tờ khai nộp thuế, biên lai nộp thuế ở khâu nhập khẩu và bán hàng trong nước Tổng hợp doanh số hàng hóa tiêu thụ đặc biệt bán ra Các giấy tờ tài liệu khác có liên quan 4. Thuế Xuất nhập khẩu, thuế nhà thầu Những loại thuế này liên quan đến các hợp đồng kinh tế với các đối tác nước ngồi, do vậy hồ sơ chuẩn bị cần phải để ý đến việc dịch thuật các tài liệu là tiếng Anh Hồ sơ chuẩn bị để cán bộ thuế kiểm tra bao gồm: Các hợp đồng ngoại bản Tiếng Anh và tiếng Việt, nếu có dịch cơng chứng là tốt nhất Hồ sơ tài liệu liên quan đến các mặt hàng xuất nhập khẩu như: CO, CQ,… Tờ khai nhập khẩu, xuất khẩu Chứng từ nộp thuế bằng tiền mặt, chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng (photo) Các tài liệu khác có liên quan 5. Thuế TNDN Thuế TNDN là loại thuế mà liên quan đến tồn bộ hệ thống tài chính kế tốn của doanh nghiệp, nên hồ sơ của loại thuế này chính là tồn bộ sổ sách kế tốn, tài liệu kế tốn của doanh nghiệp Cùng với các hồ sơ tài liệu đã chuẩn bị cho các loại thuế trên, thì bộ hồ sơ thuế TNDN cần chuẩn bị bao gồm: ... tại thật tại cơng ty Quyết? ?định lương,? ?quyết? ?định tăng lương, quy chế lương cơng ty Bảng lương? ?và? ?các? ?chứng? ?từ? ?thanh tốn lương, kèm? ?một? ?file excel tổng hợp từng năm về? ?tổng thu nhập, tổng? ?thuế? ?phải nộp, đã nộp... Tờ khai đăng ký giảm trừ gia cảnh có xác nhận của cơ quan? ?thuế? ?của từng nhân sự Bản sao cơng? ?chứng? ?hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngồi Các ủy quyền? ?quyết? ?toán? ?thuế? ?của các lao động? ?quyết? ?toán? ?thuế? ?tại doanh nghiệp... Tờ khai nhập khẩu, xuất khẩu Chứng? ?từ? ?nộp? ?thuế? ?bằng tiền mặt,? ?chứng? ?từ? ?chuyển tiền qua ngân hàng (photo) Các tài liệu khác có liên quan 5.? ?Thuế? ?TNDN Thuế TNDN là loại? ?thuế mà liên quan đến tồn bộ