Áp dụng triết lý quản trị tinh gọn vào xây dựng mô hình tổ chức tại công ty netcorp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ o0o - NGUYỄN THÀNH NAM ÁP DỤNG TRIẾT LÝ QUẢN TRỊ TINH GỌN VÀO XÂY DỰNG MƠ HÌNH TỔ CHỨC TẠI CƠNG TY NETCORP LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ CÔNG NGHỆ VÀ PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP Hà Nội - 2015 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ o0o - NGUYỄN THÀNH NAM ÁP DỤNG TRIẾT LÝ QUẢN TRỊ TINH GỌN VÀO XÂY DỰNG MƠ HÌNH TỔ CHỨC TẠI CƠNG TY NETCORP Chuyên ngành: Quản trị Công nghệ Phát triển doanh nghiệp Mã số: Chuyên ngành thí điểm LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ CÔNG NGHỆ VÀ PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS TRƢƠNG MINH ĐỨC Hà Nội - 2015 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chƣa đƣợc công bố cơng trình khác Tác giả Nguyễn Thành Nam LỜI CẢM ƠN Trƣớc hết, với lòng trân trọng sâu sắc, xin gửi lời cám ơn chân thành tới TS Trƣơng Minh Đức Thày tận tình giúp đỡ, hƣớng dẫn, bảo giúp tơi hồn thành luận văn Tôi xin cám ơn thày chƣơng trình Quản trị cơng nghệ giúp đỡ, dạy suốt trình học tập trƣờng ĐH Kinh tế - ĐH Quốc Gia Hà Nội Bên cạnh đó, tơi xin cám ơn đồng nghiệp Cơng ty NETCORP giúp đỡ góp ý cho tơi q trình thực tế xây dựng mơ hình tổ chức cơng ty Tác giả Nguyễn Thành Nam MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT i DANH MỤC BẢNG BIỂU ii DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ iii PHẦN MỞ ĐẦU .1 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG MƠ HÌNH TỔ CHỨC THEO TRIẾT LÝ QUẢN TRỊ TINH GỌN .4 1.1 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài 1.1.1 Tình hình nghiên cứu ngồi nước 1.1.2 Tình hình nghiên cứu nước 1.2 Các khái niệm mô hình tổ chức theo triết lý quản trị vai trị phát triển doanh nghiệp 1.2.1 Khái niệm triết lý quản trị tinh gọn 1.2.2 Khái niệm mơ hình tổ chức tinh gọn 1.2.3 Các mơ hình tổ chức ưu nhược điểm 1.2.4 Điều kiện áp dụng triết lý quản trị tinh gọn vào mơ hình tổ chức 14 1.2.5 Vai trò áp dụng quản trị tinh gọn vào mơ hình tổ chức 15 1.2.6 Các loại lãng phí liên quan đến mơ hình tổ chức 16 1.3 Nội dung xây dựng mơ hình tổ chức theo tƣ tƣởng tƣ tinh gọn: 17 1.3.1 Xác định nhiệm vụ mục tiêu tổ chức Mục đích vai trị 17 1.3.2 Xác định phận, khâu cần thiết tổ chức 17 1.3.3 Rà sốt đánh giá lại quy trình thực phận, khâu tổ chức 18 1.3.4 Điều chỉnh cải tiến lại mơ hình tổ chức 19 1.4 Các công cụ thực xây dựng mơ hình tổ chức tinh gọn .21 1.4.1 Phương pháp 5S 21 1.4.2 Phương pháp Kaizen 23 1.4.3 Phương pháp Jidoka 24 1.5 Những học kinh nghiệm giới mơ hình tổ chức theo triết lý quản trị tinh gọn .26 CHƢƠNG PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 28 2.1 Các phƣơng pháp nghiên cứu .28 2.2 Các phƣơng pháp thu thập liệu 29 2.2.1 Thu thập liệu sơ cấp 29 2.2.2 Thu thập liệu thứ cấp 32 2.3 Quy trình nghiên cứu 32 CHƢƠNG 3: PHÂN TÍCH ĐIỀU KIỆN CƠ SỞ ĐỂ XÂY DỰNG MƠ HÌNH TỔ CHỨC THEO TRIẾT LÝ QUẢN TRỊ TINH GỌN 33 3.1 Tổng quan tình hình phát triển cơng ty 33 3.1.1 Lịch sử phát triển 33 3.1.2 Mơ hình tổ chức chức nhiệm vụ 35 3.1.3 Tình hình sản xuất kinh doanh cơng ty 43 3.2 Phân tích thực trạng mơ hình tổ chức cơng ty cho việc áp dụng quản trị tinh gọn 44 3.2.1 Phân tích phận hành – nhân .44 3.2.2 Phân tích phận tài 46 3.3.3 Phân tích phận kỹ thuật – dự án 49 3.3.4 Phân tích phận kinh doanh phân phối 52 3.3.5 Phân tích phận kinh doanh dự án 54 3.3 Phân tích đánh giá nhân tố bên ngồi ảnh hƣởng đến việc xây dựng mơ hình tổ chức công ty 57 3.3.1 Yếu tố môi trường ngành 57 3.3.2 Yếu tố mơi trường văn hóa xã hội 58 3.3.3 Chính sách nhà nước mơi trường trị 58 CHƢƠNG 4: ĐỀ XUẤT MƠ HÌNH TỔ CHỨC 59 4.1 Mục tiêu, định hƣớng xây dựng mơ hình tổ chức cơng ty 59 4.1.1 Mục tiêu việc xây dựng mơ hình tổ chức công ty 59 4.1.2 Định hướng xây dựng mơ hình tổ chức cơng ty 59 4.2 Đề xuất mơ hình tổ chức theo triết lý quản trị tinh gọn 60 4.2.1 Sơ đồ mơ hình tổ chức theo triết lý quản trị tinh gọn 60 4.2.2 Bộ phận kinh doanh phân phối 61 4.2.3 Bộ phận kinh doanh dự án 63 4.2.4 Khối tác vụ nội 65 4.2.5 Khối kỹ thuật – dự án 68 4.3 Đề xuất phƣơng án xây dựng mơ hình tổ chức 71 4.3.1 Plan – Lập kế hoạch .71 4.3.2 Do – Thực .72 4.3.2 Check – Kiểm tra 72 4.3.3 Action – Hành động 72 KẾT LUẬN 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO .75 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TT Từ viết tắt JIT KPI QCD PDCA SDCA TPS i DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Bảng Bảng 3.1 Bảng 3.2 Bảng 3.3 Bảng 3.4 Bảng 3.5 Bảng 3.6 Nội dung Trang Tình hình kinh doanh 2012-2014 43 Phân chia cơng việc phận hành chính, nhân 45 Phân chia nhiệm vụ phận tài 48 Phân chia nhiệm vụ phận kỹ thuật - dự án 50 Phân chia nhiệm vụ phận kinh doanh phân phối 53 Phân chia nhiệm vụ phận kinh doanh dự án Chức nhiệm vụ phận kinh doanh 56 Bảng 4.1 Bảng 4.2 Chức nhiệm vụ phận kinh doanh dự án 64 Bảng 4.3 Chức nhiệm vụ cho khối tác vụ nội 67 10 Bảng 4.4 Chức nhiệm vụ cho khối kỹ thuật - dự án 70 phân phối 62 Hình 3.1 NET Corporation 35 Hình 3.2 Mơ hình tổ chức cơng ty NETCORP 36 Hình 3.3 Biểu đồ tăng trưởng doanh thu 2006-2014 .43 Hình 3.4 Quy trình phận hành - nhân 44 Hình 3.5 Quy trình phận tài 47 Hình 3.6 Quy trình phận kỹ thuật - dự án 49 Hình 3.7 Quy trình kinh doanh phân phối 52 Hình 3.8 Quy trình kinh doanh dự án 55 Hình 4.1 Mơ hình tổ chức tinh gọn Netcorp 60 Hình 4.2 Quy trình phận kinh doanh phân phối 61 Hình 4.3 Quy trình phận kinh doanh dự án 63 Hình 4.4 Quy trình khối tác vụ nội .66 Hình 4.5 Quy trình khối kỹ thuật - dự án 69 ii DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ STT Hình vẽ Hình 1.1 Hình 3.1 Hình 3.2 Hình 3.3 Hình 3.4 Hình 3.5 Hình 3.6 Hình 3.7 Hình 3.8 10 Hình 4.1 11 Hình 4.2 12 Hình 4.3 13 Hình 4.4 14 Hình 4.5 iii Bảng 4.2 Chức nhiệm vụ phận kinh doanh dự án Chức vụ Nhân viên kinh doanh (5) Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh dự án (1) 64 4.2.4 Khối tác vụ nội Khối tác vụ nội đƣợc hình thành cách sáp nhập thêm hai phận hành – nhân hai phận xử lý đơn hàng phận kinh doanh phân phối dự án vào phịng tài – kế tốn Mục đích việc sáp nhập để giảm nhân nhƣ tăng tính kiểm sốt đạo thống từ ngƣời đứng đầu khối Nhƣ phân tích mục 3.2.1.3, 3.3.4.3 3.3.5.3 vấn đề cần giải chi phí lãng phí cho phận hành nhân vấn đề phát sinh quản lý đặt hàng không chặt chẽ Bộ phận nhân cắt giảm nhân sáp nhập Bộ phận xử lý đơn hàng tƣơng đồng mặt chun mơn nhƣ việc tốn nhƣ kiểm sốt chi phí đặt hàng phải qua khối tài Việc cho phận xử lý đơn hàng sáp nhập vào nhằm để khép kín quy trình nhƣ tăng cƣờng đƣợc kiểm sốt khâu đặt hàng nhằm giảm thiểu lãng phí đến mức tối đa Nhiệm vụ mục tiêu khối tác vụ nội xử lý tác vụ liên quan đến tài chính, đảm bảo tình hình tài lành mạnh công ty, chủ động việc sử dụng dịng tiền kiểm sốt chi phí hoạt động công ty, xử lý công tác liên quan đến hành nhân để quản lý ngƣời lao động nhƣ xây dựng môi trƣờng làm việc cho cán công nhân viên, tiến hành xử lý hợp đồng từ giai đoạn đặt hàng đến thu hồi xong cơng nợ 65 Quy trình thực mục tiêu khối tác vụ nội : BẮT ĐẦU Yêu cầu ngƣời lao động / công ty Các tác vụ chuyên môn: khoản) Các tác vụ xử lý: -Nhân (Bảo hiểm, việc, hồ sơ nhân viên,bổ nhiệm, -Kế tốn (hợp đồng, hóa đơn, báo cáo thuế, báo cáo tài chính) - Báo cáo chi phí hoạt động -Xử lý hợp đồng từ giai đoạn đặt hàng đến thu hồi xong công nợ đào tạo) - Hành (văn phịng phẩm, văn phịng, chuyển phát, văn thƣ) -Lƣơng, đãi ngộ -Tuyển dụng No Kế toán ngân hàng (vay vốn, bảo lãnh, quản lý tài - Báo cáo dòng tiền (bao gồm dự chi dự thu) - Các tác vụ toán, tạm ứng Duyệt COO Yes No Duyệt cấp TGĐ Yes Kết thúc Hình 4.4 Quy trình khối tác vụ nội (nguồn: tác giả tự nghiên cứu) Phân chia chức nhiệm vụ nhân thay đổi nhƣ sau: 66 No Bảng 4.3 Chức nhiệm vụ cho khối tác vụ nội Chức vụ Nhân viên kế toán (2) Nhân viên hành nhân (1) Nhân viên xử lý đơn hàng (2) COO (1) - Báo cáo dòng tiền Tác vụ quản lý : - Duyệt đề xuất nhân viên khối tác vụ nội trình Tổng Giám Đốc - Họp phối hợp thực cơng việc với phịng ban khác đƣa quy trình cho tác vụ chun mơn - Đề xuất đƣa định tài chính, hành chính, nhân - Quản trị rủi ro, quản trị loại chi phí phát sinh (nguồn: tác giả tự nghiên cứu) 4.2.5 Khối kỹ thuật – dự án Khối kỹ thuật dự án kết việc sáp nhập phận kỹ thuật dự án với khâu tƣ vấn thuộc khối kinh doanh dự án kinh doanh phân phối, khối kỹ thuật dự án bỏ phận triển khai Qua phân tích mục 3.3.5.3 3.3.5.4 phận tƣ vấn kinh doanh phân phối đảm đƣơng khối lƣợng cơng việc lớn, ngồi nhân viên kinh doanh phân phối đáp ứng đƣợc phần tƣ vấn sản phẩm cho khách hàng Nhân viên tƣ vấn thuộc phận kinh doanh dự án lại đảm nhận khâu đầu dự án nhƣng lại trực thuộc phận kinh doanh nên thông tin nhƣ việc theo dõi rủi ro tiềm tàng mặt công nghệ chi phí dự án khơng thực đƣợc Vì cho sáp nhập hai phận tƣ vấn lại vào dƣới điều hành khối kỹ thuật dự án nhằm bổ trợ công việc cho nhƣ khép kín quy trình làm dự án từ giai đoạn viết dự án đến kết thúc triển khai chuyển qua hỗ trợ sau bán hàng bảo hành Bộ phận triển khai cũ qua phân tích mục 3.3.4.3 đƣợc đánh giá làm phát sinh nhiều chi phí nhƣ chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu công việc 68 triển khai chuyên môn công nghệ cao Cơng ty phải bỏ chi phí th triển khai Vì tiến hành bỏ phận triển khai, giữ lại ngƣời để hỗ trợ thêm cho đội tƣ vấn đội giao hàng lắp đặt Các tác vụ triển khai đƣợc tiến hành thuê ngồi (outsourcing) thơng qua cơng ty chun nghiệp nhƣ hãng sản xuất Việc kiểm sốt chi phí CTO đảm nhận Nhiệm vụ mục tiêu khối kỹ thuật dự án là đảm nhận việc thực dự án công ty giai đoạn tƣ vấn thực xong hợp đồng, chuyển sang hỗ trợ sau bán hàng bảo hành Quy trình thực nhiệm vụ mục tiêu thay đổi nhƣ sau: BẮT ĐẦU Yêu cầu Yêu cầu phận kinh doanh phân phối phận kinh doanh dự án Các tác vụ chuyên môn: Tƣ vấn viết dự án Đấu thầu - Triển khai dự án (giao hàng, triển khai) Hỗ trợ kỹ thuật Các tác vụ chuyên môn: - Tƣ vấn, demo sản phẩm - Giao hàng - Cài đặt, lắp đặt - Hỗ trợ kỹ thuật Nghiệm thu Hỗ trợ sau bán hàng Bảo hành Kết thúc Hình 4.5 Quy trình khối kỹ thuật - dự án (nguồn: tác giả tự nghiên cứu) 69 Phân chia chức nhiệm vụ nhân thay đổi nhƣ sau: Bảng 4.4 Chức nhiệm vụ cho khối kỹ thuật - dự án Chức vụ Nhân viên hàng, lắp đặt, hỗ trợ sau bán hàng (4) Nhân thầu (2) Nhân viên tƣ vấn (3) Nhân dự án (3) CTO (1) viên tổ - Chủ trì phối hợp với hai Phó Tổng Giám Đốc phụ trách kinh doanh để đƣa định hƣớng chiến lƣợc phát triển sản phẩm giải pháp - Kiểm sốt chặt chẽ chi phí phát sinh q trình thực dự án - Kiểm sốt, báo cáo tình hình thực tồn dự án - Họp phối hợp thực công việc với phịng ban khác đƣa quy trình cho tác vụ chuyên môn (nguồn: tác giả tự nghiên cứu) 4.3 Đề xuất phƣơng án xây dựng mơ hình tổ chức Phƣơng án xây dựng mơ hình tổ chức nói đƣợc triển khai theo chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Action) 4.3.1 Plan – Lập kế hoạch Việc lập kế hoạch bao gồm bƣớc nhƣ sau Thứ công ty phải thành lập ban quản lý việc thay đổi, tái xác lập mơ hình tổ chức, ban bao gồm có Chủ tịch hội đồng thành viên, Tổng Giám Đốc, Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh, CTO COO Thứ hai ban thông qua mô hình tổ chức mới, chức nhiệm vụ, quy trình thực nhiệm vụ phận mô hình tổ chức Thứ ba ban đƣa kế hoạch lộ trình thực diễn từ lúc bắt đầu đến ổn định mơ hình tổ chức tháng Thời gian đủ q trình tất hoạt động cơng ty Netcorp đƣợc diễn (kể cho dự án kéo dài) Thời gian đủ đánh giá thay đổi diễn Thứ tƣ ban đƣa định trƣớc công ty bắt đầu tiến hành q trình thay đổi mơ hình tổ chức 71 4.3.2 Do – Thực Việc thực kế hoạch bao gồm bƣớc nhƣ sau Thứ thơng báo thức đến tồn thể cán công nhân viên công ty Thứ hai tiến hành luân chuyển nhân sự, kết thúc hợp đồng lao động (cắt giảm), tiến hành phân giao lại nhiệm vụ theo phận Thứ ba, phận tiến hành xây dựng lại quy trình chuyên môn nội chi tiết cho phận xin duyệt qua ban quản lý sau phận tiến hành cơng việc theo quy trình Thứ tƣ, áp dụng thực công cụ Kaizen, JIT, Jidoka nhƣ biểu đồ Pareto để tối ƣu hóa hoạt động chun mơn Thứ năm, báo cáo kết việc thay đổi mơ hình tổ chức theo tháng phát sinh vấn đề lớn cần giải 4.3.2 Check – Kiểm tra Việc thực kiểm tra đƣợc tiến hành nhƣ sau Thứ tiến hành đánh giá lại thông qua KPI hiệu hoạt động phận nhân viên sau áp dụng mô hình tổ chức Thứ hai tiến hành rà sốt lại quy trình để phát chí phí chƣa hợp lý để tiến hành xử lý Thứ ba thông qua việc nhận báo cáo kết quả, tiến hành kiểm tra phát nguyên nhân vấn đề phát sinh 4.3.3 Action – Hành động Việc thực hành động đƣợc tiến hành song song với trình kiểm tra Tiến hành thay đổi quy trình quy trình làm ảnh hƣởng đến suất lao động nhƣ gây lãng phí 72 Tiến hành luân chuyển nhân sự, tuyển dụng thay đổi cho vị trí nhân không đáp ứng nhu cầu công việc / không muốn thay đổi Tiến hành tổng hợp lại điều chỉnh để đƣa mơ hình tổ chức nhƣ quy trình hoạt động chi tiết hồn chỉnh 73 KẾT LUẬN Trong bối cảnh tại, cơng ty NETCORP nhìn nhận đƣợc việc không thay đổi dẫn tới lực cạnh tranh nhƣ phát triển thị trƣờng giai đoạn mở cửa cạnh tranh vô mạnh mẽ thời đại Một điểm cần thay đổi quan trọng thay đổi mơ hình tổ chức Mơ hình tổ chức xƣơng sống lõi để tạo thay đổi nâng cao lực cạnh tranh cho công ty Các nghiên cứu lý thuyết mơ hình tổ chức nhƣ lý thuyết tinh gọn đƣợc thực nhiều giới Tuy nhiên nghiên cứu cụ thể việc kết hợp hai lý thuyết mơ hình thực tế chƣa nhiều Vì tác giả lựa chọn đề tài "Áp dụng triết lý quản trị tinh gọn vào xây dựng mơ hình tổ chức công ty Netcorp" cho luận văn thạc sĩ nhằm mục đích mặt áp dụng cho cơng ty nhằm thay đổi tìm mơ hình tổ chức tinh gọn, mặt khác để đóng góp thêm vào nghiên cứu cụ thể (Case study) việc xây dựng mơ hình tổ chức tinh gọn giới Mặc dù cố gắng, nhƣng hạn chế thời gian kinh nghiệm, vấn đề trình bày luận văn chắn khó tránh khỏi sai sót, mang tính chủ quan, tác giả mong nhận đƣợc đóng góp bảo giảng viên hƣớng dẫn, thày cô hội đồng nhƣ đồng nghiệp để hoàn thiện nữ luận văn 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt: James L Gibson , 2011 Tổ Chức, Hành Vi, Cơ cấu, Qui Trình Hồ Chí Minh : Nxb Tổng hợp Jefrey K Liker, 2012 Phương thức Toyota Hà Nội: Nxb Lao động – Xã hội Nguyễn Hồng Sơn Nguyễn Đăng Minh, 2014 Quản trị tinh gọn doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam Hà Nội : Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội Stephen P Robbins, 2011 Hành vi tổ chức Hà Nội: Nxb Lao động – Xã hội Trần Quốc Tuấn, 2012 Mục tiêu tảng hoạch định http://www.voer.edu.vn/m/acdb9702 Tiếng nƣớc ngoài: Glenn Bassett, 1996 Adrian Carr – Role sets and organization structure Leadership & Organization Development Journal, Volume: 17 Issue: McKinsey & Company, 2014 The Lean Management Enterprise United States of America Richard L Daft, 2004 Organizational Theory and Design, 8th edition C R Hinings, Mia Raynard, 2014 Organizational form, structure, and religious organizations Research in the Sociology of Organizations, v 41 Website: 10 http://123doc.org/document/295649-cac-phuong-phap-thu-thapdu-lieu-so-cap.htm 11 http://www.businessinsider.com/ 75 12 http://ctb.ku.edu/ – Developing an Organizational Structure for the Initiative 13 https://www.emeraldinsight.com/ 14 http://www.feconmining.com.vn/tin-tuc/gioi-thieu-phuong- phap-quan-ly-5s.html 15 http://www.leanproduction.com/lean-glossary.html 16 http://www.manufacturingglobal.com/ 17 http://www.quanlychatluong.net/2015/02/cac-nguyen-tac-cua- quan-ly-chat-luong.html 18 http://scholar.google.com.vn/ 19 http://www.slideshare.net/ 20 http://tailieu.vn/ 21 https://vietnamwcm.wordpress.com/category/jidokaautonomation/ 22 http://vnpi.vn/Desktop.aspx/Kaizen/Thong- tin-chung Kaizen/Thong_tin_chung_ve_Kaizen/ 23 http://voer.edu.vn/m/xay-dung-co-cau-to-chuc-cctc/fd913321 24 http://wikipedia.org/ 25 http://yume.vn/thanhkienbtg/article/phuong-phap-thu-thap- du-lieu-so-cap-trong-nghien-cuu-cac-hien-tuong-kinh-te-xa-hoi35CDC750.htm 76 ... kiện áp dụng triết lý quản trị tinh gọn vào mô hình tổ chức 14 1.2.5 Vai trò áp dụng quản trị tinh gọn vào mơ hình tổ chức 15 1.2.6 Các loại lãng phí liên quan đến mơ hình tổ chức. .. pháp nhƣ cách thức đánh giá mức độ tinh gọn tổ chức Sự kết hợp triết lý quản trị tinh gọn với triết lý quản trị khác nghiên cứu mà thực việc kết hợp triết lý quản trị tinh gọn với triết lý quản. .. thực chức quản trị phục vụ mục tiêu chung tổ chức Từ khái niệm quản trị tinh gọn khái niệm mơ hình tổ chức, rút khái niệm mơ hình tổ chức theo triết lý quản trị tinh gọn nhƣ sau: “Mơ hình tổ chức