hiện nay rất nhiều công ty áp dụng mô hình tổ chức theo ma trận (matrix), bạn hãy nêu mục đích và điều kiện áp dụng mô hình này, sau đó rút ra kết luận

Anh ta phải hữu ý, vừa phải vô tình, phải dửng dưng và cương nghị như một nghệ sĩ, nhưng đôi khi lại rất thực tế như một chính khách”.Trong một thế giới mà nguồn tài nguyên đang khan hiế

Lời mở đầu

Kiến thức quản trị ngày càng trở nên cần thiết với tất cả mọi người, đặc biệt là các sinh viên học về kinh tế Điều này xuất phát từ thực tế rằng hoạt động quản trị là những hoạt động tất yếu phát sinh khi con người kết hợp với nhau để cùng hoàn thành mục tiêu Nếu mỗi cá nhân tự mình hoạt động và sống một mình thì không có hoạt động quản trị Chỉ cần có hai người quyết tâm kết hợp với nhau vì những mục tiêu chung thì sẽ phát sinh nhiều hoạt động mà lúc còn sống và làm việc một mình, chưa ai có kinh nghiệm Các hoạt động quản trị phát sinh khi con người kết hợp thành tập thể như là sự cần thiết khách quan Bởi

vì nếu không có những hoạt động đó, mọi người trong tập thể sẽ không biết làm cái gì, làm lúc nào, làm như thế nào Giống như trong một gia đình, sẽ có hoạt động quản trị giúp cho gia đình sống hợp lý với cha đi làm, mẹ nuôi dạy con, các con được ăn học Hay như một ngôi trường sẽ có hoạt động quản trị để ngôi trường hoạt động hiệu quả với các giáo viên dạy các môn khác nhau, các lớp khác nhau vào từng thời điểm khác nhau…

Một nhà kinh tế học từng nhận xét rằng: “Nhà quản trị sành sỏi cần có một kết hợp đặc biệt các tài năng.Anh ta phải là nhà toán học, lịch sử, chính khách và triết gia ở một mức độ nào đó.Anh ta phải hiểu các kí hiệu và nói bằng ngôn ngữ thông thường Anh ta phải nghiên cứu cái hiện tại dưới ánh sáng quá khứ để nhận biết tương lai Không có một

bộ phận nào trong bản chất của con người và các thể chế của nó hoàn toàn nằm ngoài tầm kiểm soát của anh ta Anh ta phải hữu ý, vừa phải vô tình, phải dửng dưng và cương nghị như một nghệ sĩ, nhưng đôi khi lại rất thực tế như một chính khách”.Trong một thế giới mà nguồn tài nguyên đang khan hiếm còn nhu cầu của con người là bất tận thì vai trò của nhà quản trị càng quan trọng.Đó là người hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đề ra.

Nhóm thực hi

Câu 3: Hiện nay rất nhiều công ty áp dụng mô hình tổ chức theo ma trận (matrix), bạn hãy nêu mục đích và điều kiện áp dụng mô hình này, sau đó rút

ra kết luận.

Với chức năng hoạch định, nhà quản trị vạch ra mục tiêu, xây đựng chiến lược và kế hoạch hành động.Nhưng một kế hoạch muốn thành công bắt buộc phải

có quá trình thực hiện và chính chức năng tổ chức đảm nhận vai trò biến những mục tiêu, ý tưởng của hoạch định thành những kết quả cụ thể.Thực tế cho thấy, nếu

tổ chức không tốt thì mọi kế hoạch đề ra có thể vô nghĩa Do vậy, tổ chức là chức năng quản trị cần thiết cho tất cả mọi hoạt động, tất cả các nhà quản trị dù cấp nào cũng cần nắm vững những nguyên tắc, phương pháp và các mô hình tổ chức Cùng với sự phát triển của sản xuất, đã hình thành những kiểu mô hình tổ chức quản trị khác nhau.Mỗi kiểu chứa đựng những đặc điểm, ưu điểm, nhược điểm và áp dụng trong những điều kiện nhất định.Tùy vào đặc thù về tính chất kinh doanh, mô hình

tổ chức sẽ được lựa chọn sao cho phù hợp

Trong chức năng tổ chức thì xây dựng mô hình tổ chức được xem là nền tảng,

đóng vai trò quan trọng nhất “Mô hình tổ chức quản trịlà một chỉnh thể các

khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện các chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức” Mô hình tổ chức càng hoàn thiện thì công việc quản trị càng có hiệu quả,

giúp cho doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đề ra Ngược lại, nếu mô hình tổ chức cồng kềnh, nhiều cấp, lắm khâu, thiết kế không tương ứng, xếp đặt nhân viên không phù hợp,… sẽ trở thành nhân tố kìm hãm sự phát triển của tổ chức và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tổ chức Không thể tạo lập một mô hình tổ chức phù hợp cho mọi doanh nghiệp, điều cần thiết là phải lập mô hình tổ chức phù hợp với điều kiện của mỗi doanh nghiệp Có rất nhiều lựa chọn cho một

mô hình tổ chức tốt như: Mô hình tổ chức trực tuyến, trong đó mỗi người cấp

dưới nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp của

mình, toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh liên lạc đường thẳng; Mô hình tổ chức chức năng, trong đó hình thành các bộ phận được chuyên môn hóa,

gọi là các chức năng, các chức năng này có quyền tác động đến các bộ phận hoạt động theo chức năng chuyên môn, người lãnh đạo thông qua các chức năng chuyên

môn này để điều hành hoạt động của tổ chức; Mô hình tổ chức trực tuyến-chức năng, đây là kiểu mô hình hỗn hợp của mô hình trực tuyến và mô hình chức năng

với đặc điểm là người lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp, việc truyền mệnh lệnh theo các tuyến đã quy định, người lãnh đạo ở các bộ phận chức năng không ra

lệnh trực tiếp cho những người thừa hành ở các bộ phận sản xuất theo tuyến; Mô hình tổ chức theo địa lý, là một mô hình tổ chức mang tính cổ điển nhưng lại có

những ứng dụng tốt trong cạnh tranh hiện nay, cơ sở chủ yếu của mô hình này là phân chia hoạt động theo từng vùng địa lý hay khu vực lãnh thổ tùy theo đặc điểm

của vùng địa lý hoặc thuần túy theo phân chia hành chánh; Mô hình tổ chức theo sản phẩm, là loại mô hình lấy cơ sở là các dãy sản phẩm hay lĩnh vực hoạt động

để thành lập các bộ phận hoạt động, bộ phận phụ trách sản phẩm có trách nhiệm hoạt động trên nhiều thị trường khác nhau về sản phẩm đó

Dẫu vậy, hiện nay có một mô hình tổ chức rất được các công ty ưa chuộng,

đó là mô hình tổ chức theo ma trận (matrix) Vậy tại sao mô hình này lại có

được sự hấp dẫn như vậy?

- Về tên gọi: Mô hình tổ chức chia theo ma trận, bàn cờ, hay quản trị theo đề án,

sản phẩm

- Khái niệm:Mô hình tổ chức theo ma trận là kiểu mô hình dựa trên những hệ

thống quyền lực và hỗ trợ nhiều chiều Mô hình này tạo ra một nhà quản trị dự

án là người chịu trách nhiệm phối hợp các bộ phận và phân chia quyền lực với

cả các nhà quản trị theo chức năng Trong mô hình tổ chức theo ma trận có 2

tuyến quyền lực Tuyến chức năng hoạt động theo chiều dọc, tuyến sản phẩm hay dự án hoạt động theo chiều ngang

+ Nhà quản trị chức năng: Có thẩm quyền trong các mặt kỹ thuật (liên quan tới chuyên môn) của dự án Trách nhiệm của nhà quản trị chức năng:

• Quyết định làm công việc này như thế nào (how to do the work)

• Phân chia công việc của dự án cho các nhân viên cấp dưới

• Kiểm tra, trông nom các mặt hoạt động chức năng

+ Nhà quản trị dự án: Có thẩm quyền trong các mặt điều hành của dự án Người này thông thường toàn quyền các vấn đề tài chính, các nguồn lực vật chất sử dụng cho dự án

• Quyết định làm cái gì (What to do)

• Chịu trách nhiệm cho việc sắp xếp lịch trình cho dự án

• Phối hợp thực hiện các hoạt động với những nhân viên chức năng khác nhau

• Đánh giá tiến độ thực hiện của dự án

- Mục đích của việc thực hiện mô hình tổ chức theo ma trận:

+ Để thực hiện cùng lúc nhiều dự án

+ Để sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau

+Để người lãnh đạo theo tuyến và theo chức năng được sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo đề án

+Để mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định

+Tận dụng được những ưu điểm của các loại mô hình tổ chức khác Khi một

tổ chức phải thích ứng với hơn một dự án phức tạp, cần có cả dự án phối hợp phát triển và hoạt động chuyên môn đa dạng Bởi vì cần tới các nhà chuyên môn khác nhau qua vòng đời sản phẩm, chúng ta cần một cơ cấu thúc đẩy cả

sự phát triển hiệu quả một dự án khi cần và cả sự đáp ứng các nguồn lực mà

có thể dễ dàng chuyển sang cho nhau trong dự án Mô hình tổ chức theo ma trận giúp doanh nghiệp làm tốt điều này

+Để linh hoạt điều động nhân lực giữa các bộ phận và góp phần thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức

- Điều kiện áp dụng:

+ Thường được áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường, các công ty lớn mang tính đa ngành, đa quốc gia

+ Cơ cấu ma trận thường được sử dụng trong các dự án phát triển ngành xây dựng, máy bay hoặc phần mềm máy tính…

+ Các doanh nghiệp phải có đội ngũ lãnh đạo và nhân viên có kỹ năng cần thiết

- Mô hình tổ chức theo ma trận:

Từ mô hình trên, ta thấy cơ cấu tổ chức theo ma trận là loại cơ cấu dựa trên những hệ thống quyền lực và hỗ trợ nhiều chiều Cơ cấu này tạo ra một giám đốc

dự án là người chịu trách nhiệm phối hợp các bộ phận và phân chia quyền lực với

cả các nhà quản trị theo chức năng Trong cơ cấu ma trận có hai tuyến quyền lực Tuyến chức năng hoạt động theo chiều dọc Tuyến sản phẩm hay dự án hoạt động theo chiều ngang Cụ thể, nhân viên trong tổ chức chịu sự lãnh đạo của 2 người lãnh đạo: Giám đốc bộ phận chuyên môn và giám đốc dự án Trong dự án này, người lãnh đạo dự án làm việc với chuyên gia không dưới quyền mình, họ trực thuộc quyền của người lãnh đạo trực tuyến Người giám đốc dự án quyết định cái

gì và khi nào phải làm theo chương trình cụ thể, còn những người lãnh đạo trực tuyến thì quyết định ai sẽ thực hiện và thực hiện như thế nào công tác này hoặc công tác khác

 Kết luận:

 Ưu điểm:

• Định hướng hoạt động theo kết quả cuối cùng

• Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu

• Kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ và chuyên gia

• Sử dụng nhân lực hiệu quả

• Đáp ứng nhanh chóng tình hình biến động của môi trường

• Việc hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng

• Kết hợp sức mạnh của cả cơ cấu chức năng và cơ cấu theo sản

phẩm/khách hàng/thị trường

• Giúp cung cấp sự pha trộn, nhấn mạnh cả về kỹ thuật và thị trường trong

các tổ chức hoạt động trong môi trường phức tạp

• Tạo ra một chuỗi các nhà quản trị có thể thích ứng với cả nhân sự, kỹ

thuật và marketing

 Khuyết điểm:

• Hiện tượng song trùng lãnh đạo dễ dẩn đến sự không thống nhất lãnh

đạo, sự thống nhất mệnh lệnh không còn nữa (các cá nhân có hơn một người điều hành)

• Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận

• Đòi hỏi nhà quản trị phải có uy tín và ảnh hưởng lớn

• Cơ cấu phức tạp và không bền vững

• Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định và văn

hoá phù hợp

• Rất đắt, rất tốn kém vì nó phụ thuộc vào các nhà quản trị để phối hợp các

cố gắng trong hãng, số lượng các nhà quản trị phần lớn là tăng hai lần

• Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể trùng lặp nhau tạo

ra các xung đột và khoảng cách trong nỗ lực giữa các đơn vị, và sự không nhất quán

Làm thế nào để khắc phục những nhược điểm của mô hình tổ chức theo

ma trận?

- Từ những nhược điểm đã đề cập, các tổ chức có thể thực hiện những yêu cầu sau để khắc phục những khuyết điểm của mô hình tổ chức theo ma trận (đây là những ý kiến từ trang http://pmstudycircle.com):

+ Xác định rõ những vấn đề và việc giao tiếp là vô cùng quan trọng để nhận được sự ủng hộ của các nhà quản trị, điều hành và các nhân viên Tổ chức phải giao tiếp viễn cảnh, mục tiêu, mục đích của họ với những nhân viên của mình

+ Phải có sự hợp tác gần gũi, chặt chẽ giữa nhà quản trị dự án và nhà quản trị chức năng để tránh sự bối rối và mâu thuẫn, xung đột

+ Mâu thuẫn, xung đột giữa nhà quản trị dự án và nhà quản trị chức năng phải được giải quyết càng nhanh càng tốt và trong riêng tư, tránh để sự việc lan rộng, bùng lên mạnh mẽ

+ Vai trò và nhiệm vụ của từng người, đặc biệt là các nhà quản trị nên được ghi nhận bằng văn bản và được thảo luận rõ ràng nhằm tránh sự nhầm lẫn, giẫm chân vị trí của nhau, …

Ví dụ thực tế:

- Trong thời kì huy hoàng của mình, hãng GM chọn mô hình tổ chức theo ma trận nhằm kiểm soát mạng lưới kinh doanh rộng khắp của mình

Từ mô hình tổ chức ma trận của GM, chúng ta có thể thấy tuyến chức năng gồm có: chức năng phát triển sản phẩm, chức năng chế tạo/quan hệ nhân công, chức năng mua hàng, chức năng năng lượng động cơ, chức năng bán hàng/dịch vụ/marketing, chức năng chất lượng sản phẩm, chức năng nguồn nhân lực, chức năng tài chính, chức năng nghiên cứu/chiến lược, chức năng giải pháp nâng cao, cải tiến, chức năng truyền thông, chức năng pháp lý Tuyến dự án hoạt động gồm

có Hoạt động Bắc Mỹ (GMNA), Hoạt động Châu Âu (GME), Hoạt động Châu

Á-Thái Bình Dương (GMAP), Hoạt động Latinh, châu Phi, Trung Đông (GMLAAM)

- Một ví dụ khác là trường hợp của Công ty dịch vụ xây dựng toàn cầu (GCS) GCS sử dụng mô hình tổ chức theo ma trận với tuyến dự án gồm: Dự án đập Kuwait, Dự án cầu Nhật Bản, Dự án đường xe lửa Nairobi và dự án cảng biển Calcutta Tuyến chức năng gồm có: Chức năng kĩ sư, Chức năng nghiên cứu phát triển, chức năng marketing, chức năng nguồn nhân lực, chức năng tài chính, chức năng nguyên nhiên liệu, chức năng hành chính

- Một ví dụ nữa là mô hình tổ chức ma trận tại công ty phát triển phần mềm Nhân viên phân tích kinh doanh, nhân viên phát triển và những kiểm tra viên cùng thuộc quyền quản lý của nhà quản trị dự án và nhà quản trị chức năng

Không một mô hình tổ chức nào là đáp án hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp Mỗi mô hình luôn có những mục đích, điều kiện áp dụng, ưu, nhược điểm khác nhau.Nắm vững bản chất của mô hình để áp dụng phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp là quan trọng nhất.Có những công ty rất thành công với mô hình này nhưng về sau lại chuyển qua mô hình khác và đạt được những thành công to lớn hơn.Cũng có những công ty thay đổi mô hình tổ chức của mình và rồi gặp thất

bại, dẫn đến phá sản Rõ ràng, mô hình tổ chức mà nhà quản trị chọn cho tổ chức của mình đóng vai trò quan trọng, nó hệt như một chiếc khung để lắp ráp các bộ phận lên đó hoạt động trơn tru Khung không hợp lý thì toàn bộ công trình xem như cũng thất bại Mô hình tổ chức theo ma trận cũng chỉ là một loại khung như vậy Dù đang được nhiều người ưa chuộng nhưng chưa chắc nó sẽ bền vững trong tương lai, bởi vì trong thế giới này, không gì là tuyệt đối, cũng không gì là hoàn hảo cả Vì vậy, nắm vững tri thức để chọn mô hình tổ chức đương nhiên quan trọng hơn việc chạy theo thời thượng để chọn một mô hình được yêu thích Chừng nào có kiến thức bền vững về một vấn đề thì khả năng thành công của ta sẽ vững vàng hơn, hi vọng những tìm hiểu của nhóm chúng tôi sẽ giúp mọi người có thêm những kiến thức về mô hình tổ chức theo ma trận để áp dụng tốt hơn cho doanh nghiệp của mình.

Tài liệu tham khảo tiếng Việt:

1 Slide bài giảng của thầy Đỗ Văn Khiêm, giảng viên ĐH Luật Tp Hồ Chí

Minh

2 http://conn.vn/index.php/kien-thuc-quan-tri

3 Quản trị học (Management)/ chủ biên: PTS Nguyễn Thị Liên Diệp/năm 1993

4 Quản trị học (Management)/ Phạm Xuân Lan (chủ biên) - Phan Thị Minh Châu – Trang Thành Lập/ năm 2000

5 Quản trị học/ TS Phan Thị Minh Châu chủ biên/ năm 2010

6 Quản trị học - Những vấn đề cơ bản (Tập 1)/ Hà Văn Hội/ năm 2007

7 http://vietpmp.wordpress.com/chuong-2/

8 http://www.scribd.com/doc/55934479/25/N%E1%BB%98I-DUNG-7-1- KHAI-QUAT-V%E1%BB%80-T%E1%BB%94-CH%E1%BB%A8C-VA-MO-HINH-T%E1%BB%94-CH%E1%BB%A8C

9 http://www.vietnamcompany.com/kien-thuc-doanh-nghiep/172-co-cau-to-chuc-cong-ty.html

10.http://www.facebook.com/note.php?note_id=309060855815307

11.http://voer.edu.vn/bai-viet/kinh-te/to-chuc-quan-tri.html

12 http://tailieu.vn/xem-tai-lieu/bai-thuyet-trinh-lay-vi-du-minh-hoa-lam-ro-2-co-cau-to-chuc-co-ban-ma-tran-hon-hop-.364870.html

13.http://www.wattpad.com/358593-qu%E1%BA%A3n-tr%E1%BB%8B-h

%E1%BB%8Dc-c%C4%83n-b%E1%BA%A3n?p=95

Tài liệu tham khảo tiếng Anh:

1. http://www.enotes.com/matrix-management-and-structure-reference/matrix-management-and-structure

2. http://www.global-integration.com/blog/matrix-management-skills

3. http://www.westbrookstevens.com/organizational.htm