Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các siêu thị BIGC việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM  HUỲNH THỊ KIM ÁNH HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC SIÊU THỊ BIGC VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM  HUỲNH THỊ KIM ÁNH HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÁC SIÊU THỊ BIGC VIỆT NAM Chuyên ngành: Kế toán – Kiểm toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS PHẠM VĂN DƯỢC TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2013 Tơi xin cam đoan luận văn “Hồn thiện hệ thống Kiểm soát Nội siêu thị BigC Việt Nam” thực dựa vào trình thu thập nghiên cứu thân tơi hồn thành hướng dẫn người hướng dẫn khoa học Cơ sở lý luận tham khảo từ tài liệu thu thập giáo trình, sách báo, nghiên cứu nêu tài liệu tham khảo Các số liệu kết phân tích đề tài hoàn toàn trung thực chưa công bố luận văn trước Tp Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng năm 2013 Người viết Huỳnh Thị Kim Ánh MỤC LỤC  TRANG BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ, PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ 1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.2 Định nghĩa kiểm soát nội 1.2.1 Theo báo cáo COSO 1992 1.2.2 Theo báo cáo COSO 2004 1.3 Các phận cấu thành hệ thống KSNB theo COSO 2004 10 1.3.1 Mơi trường kiểm sốt 10 1.3.1.1 Tính trung thực giá trị đạo đức 1.3.1.2 Cam kết lực 10 11 1.3.1.3 Hội đồng quản trị Ủy ban kiểm toán 11 1.3.1.4 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 11 1.3.1.5 Cơ cấu tổ chức 12 1.3.1.6 Phân định quyền hạn trách nhiệm 12 1.3.1.7 Chính sách nhân 12 1.3.2 Thiết lập mục tiêu 12 1.3.3 Nhận dạng kiện 14 1.3.4 Đánh giá rủi ro 14 1.3.5 Đối phó rủi ro 16 1.3.6 Hoạt động kiểm soát 16 1.3.6.1 Soát xét nhà quản lý cấp cao 17 1.3.6.2 Quản trị hoạt động 17 1.3.6.3 Phân chia trách nhiệm hợp lý 17 1.3.6.4 Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin 17 1.3.6.5 Kiểm soát vật chất 18 1.3.6.6 Phân tích rà sốt 18 1.3.7 Thông tin truyền thông 18 1.3.8 Giám sát 19 1.3.9 Mối quan hệ phận hợp thành hệ thống KSNB 19 1.4 Lợi ích hạn chế tiềm tàng hệ thống KSNB 20 1.4.1 Lợi ích hệ thống KSNB 20 1.4.2 Hạn chế tiềm tàng hệ thống KSNB 20 1.5 Đặc điểm lĩnh vực kinh doanh bán lẻ chi phối đến hệ thống KSNB 21 Kết luận chương 26 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB TẠI BIGC VIỆT NAM 27 2.1 Giới thiệu khái quát BigC Việt Nam 27 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 27 2.1.2 Cơ cấu tổ chức chức phòng ban 28 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức chức văn phịng 31 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức chức siêu thị BigC 32 2.2 Thực trạng hệ thống KSNB BigC Việt Nam 33 2.2.1 Phạm vi, đối tượng phương pháp khảo sát 33 2.2.1.1 Phạm vi khảo sát 33 2.2.1.2 Đối tượng khảo sát 33 2.2.1.3 Phương pháp khảo sát 34 2.2.2 Kết khảo sát hệ thống KSNB BigC Việt Nam 35 2.2.2.1 Môi trường kiểm soát 35 2.2.2.2 Thiết lập mục tiêu 49 2.2.2.3 Nhận dạng kiện 50 2.2.2.4 Phân tích rủi ro 51 2.2.2.5 Đối phó rủi ro 53 2.2.2.6 Hoạt động kiểm soát 54 2.2.2.7 Thông tin truyền thông 65 2.2.2.8 Giám sát 68 2.2.3 Đánh giá hệ thống KSNB BigC Việt Nam 71 KẾT LUẬN CHƯƠNG 75 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB TẠI BIGC VIỆT NAM .76 3.1 Các quan điểm hoàn thiện 76 3.1.1 Nâng cao tính hữu hiệu hiệu 76 3.1.2 Kiểm soát việc tuân thủ quy trình hành 76 3.1.3 Hạn chế gian lận phát sinh trình hoạt động 76 3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB BigC Việt Nam 77 3.2.1 Hồn thiện mơi trường kiểm soát 77 3.2.2 Hoàn thiện thiết lập mục tiêu 79 3.2.3 Hoàn thiện đánh giá rủi ro 80 3.2.3.1 Hoàn thiện nhận dạng kiện 81 3.2.3.2 Hoàn thiện phân tích rủi ro81 3.2.3.3 Hồn thiện đối phó rủi ro 84 3.2.4 Hồn thiện hoạt động kiểm sốt 85 3.2.5 Hồn thiện thơng tin truyền thơng 86 3.2.6 Hoàn thiện giám sát 86 3.3 Một số kiến nghị với Ban giám đốc Giám đốc cửa hàng BigC Việt Nam 87 KẾT LUẬN CHƯƠNG 88 KẾT LUẬN 90 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Tiếng Việt BCTC Báo cáo tài KSNB Kiểm soát nội KTNB Kiểm toán nội GĐ Giám đốc TTTM Trung tâm thu mua Tiếng Anh AICPA American Institute of Certified Public Accountants (Hiệp hội kế tốn viên cơng chứng Hoa Kỳ) CAP Committee on Auditing Procedure (Ủy ban thủ tục kiểm toán) COBIT Control Objectives for Information and Related Technology (Các mục tiêu kiểm sốt cơng nghệ thơng tin thủ tục có liên quan) ERM Enterprise Risk management Framework (Hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp) FED Federal Reserve Bulletin (Cục trữ Liên bang Hoa Kỳ) ISAInternational Standards on Auditing (Chuẩn mực kiểm toán quốc tế) ISACA Information System Audit and Control Association (Hiệp hội kiểm soát kiểm toán hệ thống thông tin) SAP Statement Auditing Procedure (Thủ tục kiểm toán) 10 SAS Statement on Auditing Standard (Chuẩn mực kiểm toán) DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ, PHỤ LỤC Danh mục Bảng Bảng 1.1 Sự khác COSO 1992 COSO 2004 Bảng 2.1 Kết khảo sát tính trung thực giá trị đạo đức Bảng 2.2 Kết khảo sát cam kết lực Bảng 2.3 Kết khảo sát Hội đồng thành viên Ban kiểm soát Bảng 2.4 Kết khảo sát yếu tố cấu tổ chức Bảng 2.5 Kết khảo sát phân định quyền hạn trách nhiệm Bảng 2.6 Kết khảo sát sách nhân Bảng 2.7 Kết khảo sát thiết lập mục tiêu Bảng 2.8 Kết khảo sát nhận dạng kiện Bảng 2.9 Kết khảo sát phân tích rủi ro Bảng 2.10 Kết khảo sát đối phó rủi ro Bảng 2.11 Kết khảo sát quản trị hoạt động Bảng 2.12 Kết khảo sát soát xét nhà quản lý cấp cao Bảng 2.13 Kết khảo sát phân chia trách nhiệm hợp lý Bảng 2.14 Kết khảo sát kiểm sốt q trình xử lý thông tin Bảng 2.15 Kết khảo sát kiểm soát vật chất Bảng 2.16 Kết khảo sát phân tích rà sốt Bảng 2.17 Kết khảo sát thông tin truyền thông Bảng 2.18 Kết khảo sát giám sát Bảng 3.1 Bảng quy định ước tính xác suất xảy rủi ro Danh mục sơ đồ Sơ đồ 1.1 Hệ thống KSNB theo COSO 2004 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ hệ thống siêu thị BigC Công ty quản lý tương ứng Sơ đồ 2.2 Sơ đồ cấu trúc BigC Việt Nam Danh mục phụ lục Phụ lục Bảng tổng hợp kết khảo sát hệ thống KSNB BigC Việt Nam PHẦN MỞ ĐẦU Sự cần thiết đề tài: Cùng với hội nhập kinh tế năm gần đây, hoạt động kinh doanh bán lẻ ngày phát triển Minh chứng cho phát triển xuất ngày nhiều công ty đa quốc gia hoạt động lĩnh vực bán lẻ Việt Nam, theo hệ thống siêu thị với quy mô khác đời Sự phát triển ạt, nhanh mạnh hoạt động bán lẻ dẫn đến cạnh tranh khốc liệt thị trường, địi hỏi cơng ty hoạt động lĩnh vực phải không ngừng đổi nâng cao lực cạnh tranh Hiện nhiều Công ty bán lẻ tập trung vào việc phát triển thị phần, chiếm lĩnh thị trường, tăng trưởng doanh số mà quên việc xây dựng máy kinh doanh bền vững thông qua hệ thống kiểm soát nội Và kết phát triển nhanh quy mô không kèm với phát triển hệ thống kiểm soát nội dẫn đến rủi ro gian lận, thất tài sản, hàng hóa, giảm lực cạnh tranh thị trường Với 25 siêu thị quy mô lớn trải dài từ Nam Bắc với hệ thống cửa hàng kinh doanh tiện lợi, hệ thống siêu thị BigC đánh giá hệ thống kinh doanh bán lẻ lớn Việt Nam Sự phát triển ạt số lượng cửa hàng kéo theo rủi ro, gian lận phát sinh, khả đối phó rủi ro trở thành thách thức hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty u cầu đặt phát triển quy mô kinh doanh phải kèm với phát triển vững mạnh hệ thống kiểm soát nội bộ, đủ sức ngăn ngừa, phát rủi ro, gian lận Với lý vậy, tác giả định chọn đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện hệ thống KSNB siêu thị BigC Việt Nam” Cụ thể, đề tài xây dựng phương diện hồn thiện hệ thống có sẵn để đáp ứng với yêu cầu hoạt động kinh doanh môi trường Tổng quan nghiên cứu thực hệ thống KSNB Đã có nhiều nghiên cứu thực hệ thống KSNB loại hình doanh nghiệp khác nhau, nghiên cứu thực phạm vi rộng tổng thể doanh nghiệp thực phạm vi hẹp chu trình cụ thể Ở tác giả xin lực chọn nghiên cứu thực hệ thống KSNB gần đây: nghiên cứu thứ nghiên cứu luận văn thạc sĩ hệ thống KSNB tập đồn Tín Nghĩa nghiên cứu luận văn thạc sĩ hệ thống KSNB doanh nghiệp viễn thông di động Việt Nam Ở nghiên cứu hệ thống KSNB cho tập đồn lớn, với nhiều cơng ty công ty liên kết Đây nét tương đồng nghiên cứu với nghiên cứu tác giả luận văn, BigC bao gồm nhiều cửa hàng, nhiều phận trực thuộc Thông qua nghiên cứu này, tác giả đưa số giải pháp hữu ích để hồn thiện hệ thống KSNB Tập đồn Tín Nghĩa như: thực chương trình đào tạo KSNB cho tất phận, công ty tập đoàn; xây dựng quy chuẩn đạo đức riêng với đặc thù ngành nghề tập đoàn; khắc phục tình trạng kiêm nghiệm số cơng ty con, số phận văn phịng hay thường xuyên thực khảo sát cho nhân viên hệ thống KSNB Trong đó, nghiên cứu hệ thống KSNB công ty viễn thông Việt Nam Tác giả thực khảo sát hệ thống KSNB công ty viễn thông lớn Việt Nam Mobifone, Vinaphone hay Viettel Tác giả đưa số giải pháp hữu ích như: khắc phục tình trạng bất kiêm nhiệm số cơng ty viễn thông; thực đánh giá thường xuyên định kỳ rủi ro, tiếp cận rủi ro cách có hệ thống hay hoạt động Ban kiểm soát nên độc lập với Ban giám đốc Tất nghiên cứu giúp tác giả có nhìn tồn diện hơn, sâu rộng đa dạng hệ thống KSNB, để từ phát triển mục tiêu nghiên cứu hệ thống KSNB BigC Việt Nam Mục tiêu nghiên cứu Về mặt lý luận, nghiên cứu nhằm hệ thống hóa lại lý luận KSNB lý luận mở rộng khía cạnh quản trị rủi ro doanh nghiệp trình bày báo cáo COSO 1992 COSO 2004 02 Các thủ tục kiểm sốt có phát huy tác dụng cấu tổ chức hay không? 03 Cơ cấu tổ chức Tập đồn có phù hợp với quy mơ chất hoạt động Tập đồn khơng? 04 Có xây dựng quy trình nghiệp vụ cho phận hỗ trợ khơng? 05 Các nhân viên có nhận biết phải báo cáo công việc cho khơng? 06 Ban giám đốc có xem xét đánh giá thay đổi cấu tổ chức theo thay đổi môi trường kinh doanh không? + Phân định quyền hạn trách nhiệm 01 Tập đồn có phân chia cụ thể quyền hạn trách nhiệm nhân viên, phận hay không? 02 Việc phân chia quyền hạn trách nhiệm cơng việc có thể văn hay không? 03 Tập đồn có ủy quyền cho số cá nhân trực tiếp liên quan đến hoạt động kinh doanh không? 04 Sự ủy quyền có kèm với giám sát đánh giá kết thực công việc cá nhân ủy quyền khơng? + Chính sách nhân 01 Tập đồn có xây dựng sách nhân văn khơng? 02 Các sách, quy trình tuyển dụng, đào tạo, tính lương lợi ích nhân viên, đánh giá nhân viên… có quy định cụ thể văn không? 03 Khâu tuyển dụng có tiến hành cách cơng khai khơng? 04 Các vị trí cơng việc cách thức tuyển dụng nhân viên có đảm bảo “đúng người việc” khơng? 05 Tập đồn có thường xun tổ chức đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên khơng? 06 Tập đồn có thường xun tổ chức đào tạo cho nhân viên khơng? 07 Có quy định cụ thể cách tính khen thưởng hay khơng? 08 Quy trình xét khen thưởng có phổ biến cho tất nhân viên hay không? 09 Nhà quản lý có đưa phương hướng phát triển cho nhân viên thông qua kết đánh giá hay khơng? 10 Bộ phận nhân có giải thích kịp thời khiếu nại nhân viên hay không? THIẾT LẬP MỤC TIÊU 01 Ban giám đốc có thiết lập mục tiêu chung cho tồn Tập đồn hay khơng? 02 Mục tiêu chung có phổ biến đến tồn thể nhân viên khơng? 03 Tập đồn có thiết lập mục tiêu riêng cho phòng ban, siêu thị khơng? 04 Các mục tiêu thiết lập có phù hợp với điều kiện thực tế Tập đồn khơng? NHẬN DẠNG SỰ KIỆN 01 Tập đồn có nhận dạng kiện tiềm tàng quan trọng có khả ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu Tập đồn khơng? 02 Tập đồn có phận chuyên thu thập thông tin, kiện tiềm tàng rủi ro khơng? 03 Có quy trình cụ thể xây dựng để nhận dạng hết kiện tiềm tàng phát sinh rủi ro không? PHÂN TÍCH RỦI RO 01 Có quy trình cụ thể để phân tích rủi ro phát sinh khơng? 02 Có phận chuyên có nhiệm vụ phân tích rủi ro khơng? 03 Kết phân tích rủi ro có thể văn hay khơng? 04 Kết phân tích rủi ro có Ban giám đốc xem xét hay khơng? ĐỐI PHĨ RỦI RO 01 Ban giám đốc có đề biện pháp để đối phó rủi ro hay khơng? 02 Ứng phó rủi ro Tập đồn có thực kịp thời hay khơng? 03 Có thực ước tính chi phí để đối phó rủi ro hay khơng? 04 Có rủi ro ảnh hưởng tới mục tiêu Tập đồn khơng đối phó kịp thời khơng? HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT + Quản trị hoạt động 01 Có thiết lập sách thủ tục kiểm soát đặc thù cần thiết để kiểm soát cho phận khác khơng? 02 Có thường xun đánh giá tính hữu hiệu hoạt động kiểm sốt khơng? 03 Các nhà lãnh đạo có đưa biện pháp điều chỉnh thích hợp thủ tục kiểm sốt khơng cịn hiệu khơng? + Sốt xét nhà quản lý cấp cao 01 Có thực so sánh kết thực với kết năm trước hay khơng? 02 Có thực so sánh kết thực với ngân sách đề năm khơng? 03 Có phân tích định kỳ số liệu phát triển đặc trưng ngành so với đối thủ cạnh tranh hay không? 04 Các sáng kiến quản lý có Ban giám đốc xem xét cách nghiêm túc không? + Phân chia trách nhiệm hợp lý 01 Người chịu trách nhiệm xét duyệt có kiêm bảo quản tài sản khơng 02 Bộ phận nghiệp vụ có kiêm ghi chép kế tốn khơng? 03 Các hệ thống IT có phân quyền rõ ràng khơng? 04 Việc ủy quyền có thể văn khơng? 05 Có phân chia trách nhiệm quản lý hệ thống IT khác hay khơng? + Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin 01 Chứng từ có kiểm tra cách chặt chẽ (sự hợp lý, hợp lệ chứng từ, phê duyệt, quyền hạn trách nhiệm liên quan…) khơng? 02 Chứng từ kế tốn có lưu trữ đầy đủ, khoa học theo thứ tự hay không? 03 Các liệu hệ thống IT chỉnh sửa, xóa mà khơng để lại dấu vết hay không? 04 Các báo cáo từ hệ thống có xác hay khơng? 05 Các báo cáo hệ thống IT có đáp ứng mục tiêu đặt không? 06 Các báo cáo hiểu, linh động hay khơng? 07 Các báo cáo có cung cấp kịp thời hay khơng? 08 Hệ thống có báo lỗi nhân viên thao tác sai nhập liệu sai yêu cầu hay không? 09 Có xây dựng quy trình ln chuyển chứng từ hay khơng? 10 Có phận quản lý liệu hệ thống để xử lý vấn đề lỗi hệ thống không? 11 Các sai sót hệ thống có xử lý kịp thời khơng? 12 Hệ thống có yêu cầu cụ thể cách đặt mật hay khơng? 13 Hệ thống có u cầu thay đổi mật định kỳ hay không? 14 Có xảy tình trạng nhiều nhân viên sử dụng tên người dùng hệ thống không? 15 Có hệ thống lưu trữ, dự phịng thơng tin khơng? 16 Có kiểm sốt q trình chuyển giao liệu hệ thống với hàng ngày không? 17 Có thực đối chiếu liệu chuyển giao hệ thống hàng ngày hay không? + Kiểm sốt vật chất 01 Có thực kiểm kê tài sản định kỳ năm khơng? 02 Có kiểm kê hàng hóa định kỳ sáu tháng khơng? 03 Có quy trình hướng dẫn kiểm kê tài sản, hàng hóa khơng? 04 Các tài sản lớn có bảo trì định kỳ hay khơng? 05 Các thất tài sản có báo cáo lên Ban giám đốc kịp thời khơng? + Phân tích rà sốt 01 Các sai sót phận, cửa hàng có tổng hợp báo cáo kịp thời cho Ban giám đốc khơng? 02 Có xây dựng hệ thống số để phân tích rà sốt hay khơng? 03 Kết phân tích rà sốt có xem xét Ban giám đốc để thay đổi số thủ tục kiểm sốt khơng hợp lý khơng? THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG 01 Các nhân viên có cung cấp thơng tin kịp thời, đầy đủ xác để thực nhiệm vụ khơng? 02 Việc truy cập, tiếp nhận thơng tin dàng khơng? 03 Có kênh thơng tin để nhân viên báo cáo sai phạm phát không? 04 Thông tin luân chuyển phận kênh nào? 05 Mức độ truyền đạt thông tin cấp xuống cấp dưới, cấp lên cấp trên, cửa hàng nào? 06 Có nhận thông tin phản hồi từ khách hàng, nhà cung cấp khơng? 07 Có thực giải khiếu nại khách hàng kịp thời, thỏa đáng khơng? 08 Có thực giải khiếu nại nhà cung cấp kịp thời, thỏa đáng không? GIÁM SÁT 01 Các nhân viên, phận giám sát lẫn công việc ngày không? 02 Các nhà quản lý có thực giám sát thường xuyên việc quản trị rủi ro doanh nghiệp không? 03 Bộ phận KTNB có thường xun tổ chức kiểm tra phịng ban, cửa hàng không? 04 Các báo cáo KTNB có gửi cho Ban giám đốc hay khơng? 05 Các báo cáo KTNB có trung thực, hợp lý khơng? 06 Các báo cáo KTNB có đáp ứng mục tiêu kỳ vọng Ban giám đốc không? 07 Các phát kiểm tốn có Ban giám đốc xem xét đưa giải pháp không? 08 Các phát kiểm tốn có khắc phục hay khơng? 09 Các báo cáo kiểm tốn độc lập có xem xét để khắc phục sai sót khơng? 10 Cơ quan nhà nước có thường xuyên giám sát hoạt động Tập đồn khơng? ... lý nội bộ, hệ thống siêu thị BigC quản lý văn phịng cơng ty TNHH dịch vụ EB (viết tắt EBS) theo quy định, chuẩn mực, hệ thống kiểm soát nội thống Sau gọi chung hệ thống siêu thị BigC Việt Nam BigC. .. dựng hệ thống KSNB Đây sở cho việc đánh giá thực trạng hệ thống KSNB hệ thống siêu thị BigC Việt Nam 27 CHƯƠNG THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB TẠI BIGC VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu khái quát BigC Việt Nam. .. Chương 1: Tổng quan hệ thống KSNB Chương 2: Thực trạng hệ thống KSNB BigC Việt Nam Chương 3: Hoàn thiện hệ thống KSNB BigC Việt Nam CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Lịch sử hình