QUY TRÌNH QUẢN LÝ SINH PHẨM VÀ VẬT TƯ TIÊU HAO

BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM – CU BA ĐỒNG HỚI Mã số: KHOA SINH HÓA – HUYẾT HỌC – QTQL/SPVTT TRUYỀN MÁU H-11 QUY TRÌNH QUẢN LÝ SINH PHẨM VÀ VẬT TƯ TIÊU HAO Người biên soạn Lê Thi Thu Giang Họ tên Quản lý chất lượng Chức vụ Người kiểm tra Hồ Hồng Thị Kim Huệ Phó trưởng khoa Phiên bản: 1.0 Ngày ban hành: 01.2018 Người phê duyệt Chữ ký Ngày/ năm TT tháng/ 08.01.2018 Vị trí sửa đổi Mục đích: Nội dung sửa đổi 10.01.2018 Ngày xem xét/ sửa đổi Người xem xét/ sửa đổi Quy trình quản lý sinh phẩm vật tư tiêu hao Mã tài liệu: QTQL/SPVTTH-11 Mô tả hướng dẫn cách quản lí thực bước mua sắm trang thiết bị, hóa chất, vật tư sinh phẩm Quy định thống nhất, trình tự việc mua sắm tài sản, vật tư, hàng hóa thơng thường phục vụ cơng tác hậu cần đáp ứng yêu cầu chuyên môn chẩn đoàn, điều trị cho người bệnh Bệnh viện Phân định rõ trách nhiệm bên liên quan việc mua sắm tài sản, vật tư, hàng hóa thơng thường Tài sản, vật tư, hàng hóa mua sắm đảm bảo chất lượng số lượng, kịp thời theo quy định hành Phạm vi áp dụng: Áp dụng tất xét nghiệm thực khoa Sinh hoá – Huyết học – Truyền máu Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam - Cu ba Đồng Hới có tham gia chương trình ngoại kiểm Trách nhiệm thực hiện: - Tất phịng thuộc Khoa Xét nghiệm có trách nhiệm thực quy trình - Cán phụ trách quản lý sinh phẩm vật tư tiêu hao (điều dưỡng trưởng, điều dưỡng hành chính, thủ kho) có trách nhiệm quản lý, hướng dẫn giám sát thực quy trình - Điều dưỡng trưởng, điều dưỡng hành chính,thủ kho có trách nhiệm tn thủ quy trình -Trưởng, phó khoa cán quản lý chất lượng có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra,giám sát việc tuân thủ quy trình khoa Định nghĩa, chữ viết tắt: 4.1 Định nghĩa: - Cung ứng sinh phẩm, vật tư tiêu hao: quy trình Khoa Xét nghiệm, Khoa Dựợc Phịng Tài kế tốn làm thủ tục đấu thầu tiếp nhận sinh phẩm, vật tư tiêu hao phục vụ công tác xét nghiệm Khoa Xét nghiệm Phiên bản: 1.0 Ngày ban hành: …01.2018 / 16 Quy trình quản lý sinh phẩm vật tư tiêu hao Mã tài liệu: QTQL/SPVTTH-11 - Đặt mua sinh phẩm, vật tư tiêu hao: Khoa Xét nghiệm chủ động gọi sinh phẩm, vật tư tiêu hao (trong Danh mục trúng thầu Bệnh viện) từ công ty cung cấp để phục vụ cơng tác xét nghiệm - Hóa đơn: hóa đơn tài hợp lệ Bộ Tài phát hành Doanh nghiệp tư nhân chấp nhận theo công văn Tổng cục thuế - Hợp đồng: thỏa thuận ràng buộc bên - Sử dụng dịch vụ hợp lý: hoạt động phận liên quan (Khoa Dược, Phịng Tài kế toán, Khoa Xét nghiệm) việc sử dụng danh mục trúng thầu đựợc Bộ Y tế Giám đốc Bệnh viện phê duyệt, sử dụng sinh phẩm, vật tư tiêu hao trình xét nghiệm để đạt kết xác tiết kiệm 4.2.Chữ viết tắt: -VTSP: Vật tư sinh phẩm -PXN: Phòng xét nghiệm -HSD: Hạn sử dụng -VTTB: Vật tư thiết bị -KTV: Kỹ thuật viên Quy trình thực hiện: Trách nhiệm Các bước thực Lãnh đạo KXN, khoa dược, VTTB Lập kế hoạch dự trù mua sắm Mô tả tài liệu liên quan - KXN lập kế hoạch dự trù mua sắm sinh phẩm năm, vào kế hoạch mua sắm khoa Dược VTTB, mức tiêu thụ thực tế năm KXN Khoa xét nghiệm lập dự trù; đề suất quy cách chất lượng sinh phẩm , vật tư gửi cho hội đồng đấu thầu Xem biểu mẫu BM01/QTQL/SPVTTH -11: phiếu dự trù hóa chất, vật tư tiêu hao, sinh phẩm Phiên bản: 1.0 Ngày ban hành: …01.2018 / 16 Quy trình quản lý sinh phẩm vật tư tiêu hao Mã tài liệu: QTQL/SPVTTH-11 thầu Xem quy trình mua sắm VTTH, Y dụng cụ khoa Dược (QT.DU.02) Lãnh đạo KXN, khoa dược, VTTB Lựa chọn nhà cung ứng/bán hàng KXN đề xuất nhà cung cấp đánh giá lực hiệu quả, chất lượng cung cấp VTSP cho PXN Xem: +BM02/QTQL/SPVTTH -11: Phiếu báo cáo cố nhà cung ứng +BM03/QTQL/SPVTTH -11:Phiếu đánh giá nhà cung ứng Trưởng khoa, Kỹ thuật viên trưởng Đặt mua sinh phẩm Xem BM01/QTQL/SPVTTH-11: phiếu dự trù hóa chất, vật tư tiêu hao, sinh phẩm thầu KTV Trưởng, KVT hành chính, - Căn kết trúng thầu, KXN dự trù mua sắm sinh phẩm theo định kỳ hàng tháng/quý/năm dựa vào số lượng dụng hàng tháng Tiếp nhận sinh phẩm Thủ kho - KTV Hành khoa lên phiếu nhận hóa chất, VTSP, trực tiếp nhận hàng chuyển KXN: kiểm tra đối chiếu số lượng danh mục VTSP đặt, chất lượng, số lượng, ngày nhận, hạn sử dụng, lô sản xuất +Đối với hóa chất phải có hóa đơn kèm (nếu khơng có hóa đơn phải có phiếu xuất kho tùy theo nhà cung cấp) +Đối với VTSP không với hóa đơn đơn hàng khơng nhập kho trả lại cho khoa dược nhà cung cấp + Cập nhật hàng hố vào kho, phiếu xuất nhập hóa chất theo máy, tủ lạnh bảo quản hóa chất theo nguyên tắc HSD trước để trước, HSD sau để sau Phiên bản: 1.0 Ngày ban hành: …01.2018 / 16 Quy trình quản lý sinh phẩm vật tư tiêu hao Mã tài liệu: QTQL/SPVTTH-11 + Bàn giao hóa chất, VTSP cho nhân viên quản lý kho, tạo thẻ kho (sau kiểm kê cuối tháng) cập nhập thông tin vào thẻ kho cũ (khi nhận VTSP tháng) KTV Hành chính, thủ kho nhân viên KXN - Nhân viên phụ trách kho tiếp nhận bảo quản hóa chất, VTSP từ KTV hành Bảo quản kho: + sẽ, ngăn nắp, có khố để bảo vệ kho + thơng khí tốt, khơng có ánh sáng chiếu trực tiếp Bảo quản sử dụng sinh phẩm + hệ thống giá đỡ chắn thăng bằng, lấy vật tư dễ dàng, có sẵn ghế chắn để xếp VTSP giá cao, VTSP nặng cần để giá thấp tránh để nhân viên nâng hàng hoá nặng -Tủ lạnh bảo quản VTSP có nhiệt kế theo dõi thường xuyên điện áp ổn định - Bảo quản VTSP theo hướng dẫn nhà sản xuất (lưu ý tới nhiệt độ, độ ẩm, yêu cầu an toàn bảo quản chỉ tiêu kỹ thuật khác) - Sử dụng VTSP phải cập nhật vào thẻ kho vào phiếu xuất nhập hóa chất - VTSP hết hạn, chất lượng; không đạt tiêu chuẩn chất lượng…được thu gom, đánh dấu dán nhãn cất ngăn riêng biệt - Thông báo cho khoa dược nhà cung cấp để huy bỏ, lý đổi trả quy định khoa dược, bệnh viện nhà cung cấp Lập biên hủy sinh phẩm Xem: BM04/QTQL/SPVTTH-11: Sổ nhận hóa chất, VTTH, thuốc, y dụng cụ Phiên bản: 1.0 Ngày ban hành: …01.2018 / 16 Quy trình quản lý sinh phẩm vật tư tiêu hao Mã tài liệu: QTQL/SPVTTH-11 BM05/QTQL/SPVTTH-11: Thẻ kho BM06/QTQL/SPVTTH-11: Phiếu theo dõi xuất, nhập hóa chất BM08/QTQL/SPVTTH-11: Biên hủy, lý hàng hóa KTV Trưởng, Kiểm kê KVT hành chính, + Hằng tháng kiểm kê hóa chất, VTSP KXN gồm: số lượng tồn mới, tồn cũ, nhận sử dụng tháng Thành phần kiểm kê gồm có nhân viên khoa Dược, VTTB kế tốn Thủ kho Thời gian kiểm kê vào ngày cuối tháng Xem biểu mẫu BM06/QTQL/SPVTTH-11: Biên kiểm kê Nhân viên phân công - Các hồ sơ phải lưu đầy đủ khoa Lưu hồ sơ - Lưu hồ sơ theo hướng dẫn phần 6 Hồ sơ, phụ lục kèm theo Lưu thành hồ quản lý chất chất, sinh phẩm VTTH, lưu thành gồm loại sau: TT Tên hồ sơ lưu Mã hiệu Phiếu dự trù hóa BM01/QTQL/SPVTTH chất, sinh phẩm -11 thầu Phiên bản: 1.0 Ngày ban hành: …01.2018 Nơi lưu Thời gian lưu Phương pháp lưu Khoa XN năm Hồ giấy sơ / 16 Quy trình quản lý sinh phẩm vật tư tiêu hao Mã tài liệu: QTQL/SPVTTH-11 Phiếu báo cáo BM02/QTQL/SPVTTH cố nhà cung ứng -11 Khoa XN năm Hồ giấy sơ Phiếu đánh giá BM02/QTQL/SPVTTH chất lượng nhà -11 cung ứng Khoa XN năm Hồ giấy sơ Sổ nhận hóa BM04/QTQL/SPVTTH chất, VTTH, -11 thuốc, y dụng cụ Khoa XN năm Hồ giấy sơ Thẻ kho BM05/QTQL/SPVTTH -11 Khoa XN năm Hồ giấy sơ Phiếu theo dỏi BM06/QTQL/SPVTTH xuất, nhập hóa -11 chất Khoa XN năm Hồ giấy sơ Biên kiểm kê BM07/QTQL/SPVTTH -11 Khoa XN năm Hồ giấy sơ Biên BM08/QTQL/SPVTTH lý hàng hóa -11 Khoa XN năm Hồ giấy sơ Tài liệu liên quan - Quy trình mua sắm Bệnh viện - Quy trình mua sắm vật tư tiêu hao, hóa chất y dụng cụ (QT.DU.02) khoa Dược, Bệnh viện hữu nghị Việt Nam -Cuba Đồng Hới - Thông tư số 68/2012/TT-BTC ngày 26/4/2012 Bộ trưởng Bộ Tài Quy định việc đấu thầu mua sắm tài sản nhằm trì hoạt động thường xuyên quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân Tài liệu tham khảo - Bộ Y tế, Quy chế Bệnh viện, Hà Nội, 2001; Phiên bản: 1.0 Ngày ban hành: …01.2018 / 16 Quy trình quản lý sinh phẩm vật tư tiêu hao Mã tài liệu: QTQL/SPVTTH-11 - Bộ Y tế, Số: 22/2011/TT-BYT - Quy định tổ chức hoạt động Khoa Dược Bệnh viện; - Bộ Y tế, Số: 5530/QĐ-BYT – hướng dẫn xây dựng quy trình thực hành chuẩn Quản lý chất lượng xét nghiệm sở khám bệnh, chữa bệnh BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VN-CUBA ĐỒNG HỚI BM01/QTQL/SPVTTH-11 KHOA: SINH HÓA-HUYẾT HỌC – TRUYỀN MÁU 01.2018 PHIẾU DỰ TRÙ HÓA CHẤT THÁNG…NĂM… HĨA CHẤT DÙNG CHO MÁY…………… STT Tên hóa chất Phiên bản: 1.0 Ngày ban hành: …01.2018 Nồng độ/hàm lượng Tên thuốc Đơn vị Hãng sản xuất Số lượng / 16 Quy trình quản lý sinh phẩm vật tư tiêu hao Mã tài liệu: QTQL/SPVTTH-11 Cộng khoản Ngày…tháng…năm… TRƯỞNG KHOA (ký ghi rõ họ tên) BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VN-CUBA ĐỒNG HỚI BM02/QTQL/SPVTTH-11 KHOA: SINH HÓA-HUYẾT HỌC – TRUYỀN MÁU 01.2018 PHIẾU BÁO CÁO SỰ CỐ NHÀ CUNG ỨNG Phát báo cáo cố Thời gian phát hiện: ……………………………………………………………… Tên nhà cung ứng: ……………………………………………………………… Số đơn đặt hàng: ……………………… Số điện thoại………………………… Mô tả chi tiết cố: ……………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Phiên bản: 1.0 Ngày ban hành: …01.2018 / 16 Quy trình quản lý sinh phẩm vật tư tiêu hao Mã tài liệu: QTQL/SPVTTH-11 …………………………………………………………………………………… Hành động xử lý tức thời:………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Người phát cố: ……………………Chức vụ…………………………… Hành động khắc phục nhà cung ứng …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… 3.Theo dõi thực hành động khắc phục nhà cung ứng □ Nhà cung ứng không thực khắc phục cam kết □ Nhà cung ứng thực tốt hành động khắc phục Họ tên người phát QLCL Lãnh đạo khoa BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VN-CUBA ĐỒNG HỚI BM03/QTQL/SPVTTH-11 KHOA: SINH HÓA - HUYẾT HỌC – TRUYỀN MÁU 01.2018 PHIẾU ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG Năm:…… Tên nhà cung ứng/bán hàng:……………………………………………………… Loại dịch vụ:……………………………………………………………………… Tiêu chí đánh giá Điểm chuẩn Đặc tính phù hợp với yêu cầu 40 Giao hàng hẹn 20 Phiên bản: 1.0 Ngày ban hành: …01.2018 Kết đánh giá Ghi 10 / 16 Quy trình quản lý sinh phẩm vật tư tiêu hao Dịch vụ chăm sóc khách hàng 10 Bảo quản, đóng gói hàng 10 Khơng có cố báo cáo 20 Tổng cộng 100 Kết luận: Mã tài liệu: QTQL/SPVTTH-11 □ Đạt □ Không đạt Đề nghị:……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Ngày…….tháng………năm…… NGƯỜI ĐÁNH GIÁ LÃNH ĐẠO KHOA BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VN-CUBA ĐỒNG HỚI BM04/QTQL/SPVTTH-11 KHOA: SINH HÓA - HUYẾT HỌC – TRUYỀN MÁU 01.2018 SỔ NHẬN HÓA CHẤT, VẬT TƯ TIÊU HAO, SINH PHẨM Ngày nhận…………………………… Người nhận……………………………… TT Tên hàng Quy cách Phiên bản: 1.0 Ngày ban hành: …01.2018 Đơn vị Số lượng Số lô Hạn sử dụng Ghi 11 / 16 Quy trình quản lý sinh phẩm vật tư tiêu hao Mã tài liệu: QTQL/SPVTTH-11 BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VN-CUBA ĐỒNG HỚI BM05/QTQL/SPVTTH -11 KHOA: SINH HÓA - HUYẾT HỌC – TRUYỀN MÁU 01.2018 THẺ KHO Tháng……….Năm………… Tên sinh phẩm/hóa chất/ vật tư :……………………………… Mã số:…… Quy cách đóng gói:……………………………… .……………………… Đơn vị:……………………………………………………………………………… Ngày tháng Số chứng từ Nhập Xuất Lô sản xuất Hạn SD Số lượng Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi Tồn đầu tháng NV PK YC- CC NHM Phiên bản: 1.0 Ngày ban hành: …01.2018 12 / 16 Quy trình quản lý sinh phẩm vật tư tiêu hao Mã tài liệu: QTQL/SPVTTH-11 Kiểm kê cuối tháng Ngày Thủ kho Hành tháng năm BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VN-CUBA ĐỒNG HỚI BM06/QTQL/SPVTTH-11 KHOA: SINH HÓA - HUYẾT HỌC – TRUYỀN MÁU 01.2018 BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÓA CHẤT TẠI KHOA XÉT NGHIỆM THÁNG ….NĂM… Thời gian kiểm kê: giờ… phút….ngày…tháng….năm….đến…giờ… phút… ngày….tháng… năm… Tổ kiểm kê gồm: Ông/bà…… ………………….….Chức vụ……………………………………… Ông/bà……………………….……Chức vụ……………………………………… Ông/bà……………………….… Chức vụ……………………………………… Đã kiểm kê mặt hàng sau: TT Tên hàng Đơn Đơn vị giá Phiên bản: 1.0 Ngày ban hành: …01.2018 Tồn cũ Nhận Sử dụng Tồn Thành Hạn Ghi tiền dùn g 13 / 16 Quy trình quản lý sinh phẩm vật tư tiêu hao Mã tài liệu: QTQL/SPVTTH-11 Hội đồng ký tên BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VN-CUBA ĐỒNG HỚI BM06/QTQL/SPVTTH-11 KHOA: SINH HÓA - HUYẾT HỌC – TRUYỀN MÁU 01.2018 PHIẾU THEO DÕI XUẤT, NHẬP HÓA CHẤT MÁY XÉT NGHIỆM/ TỦ LẠNH… THÁNG …NĂM… Tên Hóa chất Ký tên Đơn vị Tồn cuối tháng Nhập tháng Ngày Ngày Ngày Ngày Ngày Ngày Ngày Phiên bản: 1.0 Ngày ban hành: …01.2018 14 / 16 Quy trình quản lý sinh phẩm vật tư tiêu hao Mã tài liệu: QTQL/SPVTTH-11 Ngày Ngày Ngày 10 Ngày 11 Ngày 12 ……… BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VN-CUBA ĐỒNG HỚI BM08/QTQL/SPVTTH-11 KHOA: SINH HÓA - HUYẾT HỌC – TRUYỀN MÁU 01.2018 BIÊN BẢN THANH LÝ THUỐC THỬ/HÓA CHẤT/VẬT TƯ TIÊU HAO - Hội đồng lý gồm có: Chủ tịch Hội đồng: Thư ký: Trưởng khoa SH-HH-TM: Trưởng phịng Tài - Kế toán: Trưởng khoa Dược/Trưởng phòng Vật tư: - Đã tiến hành họp xét lý tại: từ ., ngày / / đến .giờ ., ngày / / - Kết sau: TT Tên Đơn hàng hóa vị Nước sản xuất Số lơ Hạn sử dụng Số lượng Thành tiền Ghi Ý kiến đề xuất: Phiên bản: 1.0 Ngày ban hành: …01.2018 15 / 16 Quy trình quản lý sinh phẩm vật tư tiêu hao Mã tài liệu: QTQL/SPVTTH-11 Ngày…tháng…năm Thành viên Phiên bản: 1.0 Ngày ban hành: …01.2018 Thư ký Chủ tịch hội đồng 16 / 16