QUY TRÌNH QUẢN LÝ SINH VIÊN, LƯU HỌC SINH, HỌC VIÊN NỘI TRÚ

Lưu đồ Stt Trách 1 Ban Giám đốc Kế hoạch tuyển sinh 2 Ban Giám đốc Thông báo đăng ký nội trú 3 Quản lý sinh viên Hồ sơ đăng ký nội trú 4 Quản lý sinh viên Hồ sơ đăng ký nội trú 5

QUY TRÌNH QUẢN LÝ SINH VIÊN, LƯU HỌC

SINH, HỌC VIÊN NỘI TRÚ

Mã hiệu : TCHC.QT.01 Lần ban hành : 01

Ngày hiệu lực :

Người soạn thảo Người kiểm tra Người phê duyệt

Họ và tên

Chữ ký

Ngày ký

BẢNG THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI Stt

Ngày

sửa đổi

Trang sửa đổi

Mục sửa đổi Nội dung sửa đổi Ghi chú

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1 MỤC ĐÍCH

Quy định cách thức kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc tiếp nhận sinh viên nội trú vào các cơ sở nội trú của Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh (UEH)

2 PHẠM VI ÁP DỤNG

2.1 Đối tượng áp dụng

Học viên, lưu học sinh, sinh viên nội trú

2.2 Trách nhiệm áp dụng

Các Ký túc xá 135 Trần Hưng Đạo và 43-45 Nguyễn Chí Thanh, Nhà khách UEH trực thuộc Trung tâm Dịch vụ Kinh tế

3 ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ, CÁC CHỮ VIẾT TẮT, TÀI LIỆU THAM KHẢO

3.1 Các từ viết tắt

Từ viết tắt chung:

- UEH : Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh;

- KTX : Ký túc xá

- CBVC : Cán bộ, viên chức;

- HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng;

- BM : Biểu mẫu

3.2 Tài liệu tham khảo

- Thông tư 27/2011/TT-BGDĐT về việc Ban hành quy chế công tác học sinh, sinh viên nội trú tại các cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân

4 NỘI DUNG

4.1 Lưu đồ

Stt Trách

1 Ban

Giám đốc

Kế hoạch tuyển sinh

2 Ban

Giám đốc

Thông báo đăng ký nội trú

3 Quản lý

sinh viên

Hồ sơ đăng ký nội trú

4 Quản lý

sinh viên

Hồ sơ đăng ký nội trú

5 Ban

Giám đốc

Hồ sơ đăng ký nội trú

6 Quản lý

sinh viên

Hồ sơ nội trú

7 Quản lý

sinh viên

Hồ sơ nội trú

8 Quản lý

sinh viên

Hồ sơ lưu

Hồ sơ kỷ luật

9 Quản lý

sinh viên

Hồ sơ báo cáo

Kiểm tra tình trạng và số lượng chỗ nội

trú

Thông báo đăng ký nội trú

Nhận hồ sơ Không Được

Hoàn trả

Không

Phê duyệt Không Hoàn trả

Tiếp nhận sinh viên/học viên nội trú

Quản lý sinh viên/học viên nội trú

Kết thúc hợp đồng

Báo cáo và cập nhật thông tin

4.2 Diễn giải

Bước 1: Xem xét tình trạng chỗ nội trú

Căn cứ điều kiện cơ sở vật chất và số lượng thực tế phòng ở hiện nay tại các

Ký túc xá và Nhà khách UEH

Bước 2: Ra thông báo đăng ký nội trú

1 Các địa điểm nội trú cho SV của trường

2 Số lượng chỗ ở

3 Đối tượng ưu tiên tiếp nhận ở nội trú Ký túc xá và Nhà khách UEH

4 Thời gian tiếp nhận ở nội trú Ký túc xá và Nhà khách UEH

5 Thủ tục, quy trình tiếp nhận

Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ

Nhân viên (thuộc Tổ Quản lý sinh viên) được phân công tiếp nhận hồ sơ trong thời hạn được thông báo chính thức tại văn phòng KTX và Nhà khách UEH

Khi tiếp nhận, nhân viên tiếp nhận phải xem xét tính đầy đủ và chính xác của các loại hồ sơ Hồ sơ đăng ký nội trú tối thiểu bao gồm:

 Đơn xin ở nội trú (Mẫu )

 Biên nhận hồ sơ nhập học

 Các giấy tờ liên quan xác nhận thuộc diện ưu tiên (Bản sao)

 Hợp đồng ở nội trú (Mẫu …)

 Bản khai nhân khẩu (Mẫu )

 Bản sao CMND (không cần công chứng, mang theo bản chính để đối chiếu);

 03 (ba) tấm ảnh 2x3

Trường hợp hồ sơ không đạt yêu cầu (thiếu, không theo mẫu quy định, …), nhân viên tiếp nhận có trách nhiệm hướng dẫn bổ sung và chỉ tiếp nhận sau khi sinh viên, học viên hoàn tất các hồ sơ đúng quy định

Khi nhận hồ sơ, nhân viên tiếp nhận viết biên nhận thành 2 liên, gửi học viên 1 liên, liên còn lại kẹp theo cùng hồ sơ để tiện theo dõi xử lý

Bước 4: Xét hồ sơ

Nhân viên (thuộc Tổ Quản lý sinh viên) được phân công có trách nhiệm xét tiếp nhận hồ sơ xin nội trú theo thứ tự ưu tiên được quy định tại phụ lục 1 của quy trình này

Các hồ sơ không được tiếp nhận sẽ được chuyển đến cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ

để hoàn trả hồ sơ khi sinh viên đến lấy

Các hồ sơ được tiếp nhận sẽ được lập danh sách (nêu rõ mức ưu tiên) và trình Ban Giám đốc Trung tâm Dịch vụ Kinh tế phê duyệt

Bước 5: Phê duyệt hồ sơ

- Ban Giám đốc trung tâm xem xét và có thể đề nghị nhân viên (thuộc Tổ Quản

lý sinh viên) được phân công có trách nhiệm xét tiếp nhận hồ sơ xin nội trú giải trình đối với các trường hợp chưa rõ ràng, không thích hợp trước khi phê duyệt

- Sau khi đã phê duyệt, hồ sơ được chuyển cho bộ phận Quản lý sinh viên

- Bộ phận Quản lý sinh viên sẽ tiến hành công bố danh sách trên website của Trung tâm dịch vụ kinh tế và các bảng tin nội bộ

Bước 6: Tiếp nhận sinh viên/học viên nội trú

- Các thủ tục ban đầu liên quan đến quản lý hành chính

+ Kê khai bộ Hồ sơ nội trú

+ Bàn giao phòng ở

- Hướng dẫn hội nhập ban đầu

+ Phổ biến nội quy

+ Phổ biến Hợp đồng nội trú

- Lưu trữ hồ sơ các sinh viên được tiếp nhận nội trú

Bước 7: Quản lý sinh viên/học viên nội trú

Tổ Quản lý sinh viên, lưu học sinh, học viên nội trú

- Tuân thủ theo bản nghiệp vụ Công tác Quản lý sinh viên, lưu học sinh, học viên (Nhà khách UEH), Công tác Quản lý sinh viên (KTX)

- Hàng ngày: Quản lý sinh viên kiểm tra tình trạng của Ký túc xá, Nhà khách UEH và ghi nhận vào Nhật ký quản lý sinh viên

- Đột xuất: Quản lý sinh viên KTX và Nhà khách UEH phải tiến hành kiểm tra đột xuất phòng tối thiểu 1 lần/tháng Thông tin được ghi nhận vào Nhật ký quản

lý sinh viên

- Các vi phạm phát hiện qua các đợt kiểm tra phải được sinh viên vi phạm hoặc người làm chứng xác nhận bằng chữ ký trong Nhật ký hoặc Biên bản vi phạm

- Các vụ việc vi phạm sẽ được thống kê và theo dõi trong hồ sơ thống kê vi phạm

Tổ Bảo vệ

- Tuân thủ theo bản nghiệp vụ Công tác Bảo vệ (KTX, Nhà khách UEH)

- Thông tin trong ca trực bảo vệ phải được ghi nhận vào Sổ giao ca bảo vệ

Tổ Môi trường gồm:

Bộ phận Điện - Nước

- Tuân thủ theo bản nghiệp vụ Công tác Điện - Nước, công tác Phòng cháy - Chữa cháy

Bộ phận Vệ sinh

- Tuân thủ theo bản nghiệp vụ Công tác vệ sinh

Bộ phận Y tế

- Tuân thủ bản nghiệp vụ Công tác Y tế

- Thông tin khám – điều trị và cấp phát thuốc hàng ngày được ghi nhận vào Sổ theo dõi dịch bệnh, Sổ cấp phát thuốc

- Hàng ngày: nhân viên Y tế kiểm tra vệ sinh môi trường – phòng dịch, an toàn

vệ sinh thực phẩm của nhà ăn và ghi nhận vào Sổ kiểm tra vệ sinh

- Hàng tháng: nhân viên Y tế thực hiện kiểm tra đột xuất vệ sinh môi trường – phòng dịch và ghi nhận thông tin vào Biên bản kiểm tra vệ sinh môi trường

Tổ tài chính

- Tuân thủ theo bản nghiệp vụ Công tác Tài chính

Quản lý nhà ăn

- Tuân thủ các quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm và công tác phòng - chống cháy nổ

- Lưu mẫu thức ăn hằng ngày theo quy định

Phản hồi của sinh viên

- Ban Giám đốc tiếp nhận thông tin của SV theo các kênh thông tin:

 Từ các tổ chuyên môn

 Trực tiếp từ sinh viên

 Thùng thư góp ý

 Website

 Sổ theo dõi đặt tại bàn bảo vệ KTX

 Từ Liên Chi hội SV ở KTX: Thônq qua Đại hội Liên Chi hội hàng năm

- Các thông tin này, dù ở nguồn nào cũng được xem xét, kiểm tra tính xác thực

và ghi nhận vào Sổ theo dõi các phản hồi của sinh viên, học viên nội trú tối thiểu hàng tuần

Bước 8: Kết thúc hợp đồng

Trường hợp hết hạn nội trú

- Sinh viên đã Tốt nghiệp

Trường hợp buộc kết thúc hợp đồng nội trú trước thời hạn

- Sinh viên vi phạm Nội quy và Hợp đồng nội trú (tham chiếu Quy định kỷ luật sinh viên vi phạm):

- Sinh viên có nhu cầu kết thúc hợp đồng trước thời hạn

Bước 9: Báo cáo & cập nhật thông tin

Báo cáo

- Hàng năm, các tổ chuyên môn tại KTX và Nhà khách có trách nhiệm tổng hợp

và phân tích tình hình chung cả năm để báo cáo Ban Giám đốc Trung tâm Dịch

vụ Kinh tế và Ban Giám hiệu thông qua Báo cáo công tác của KTX và Nhà

khách Thông tin trong báo cáo phải tối thiểu bao gồm việc tổng hợp, phân tích các thông tin liên quan đến:

 Các đợt thanh tra, đánh giá, …

 Tình hình phản hồi của sinh viên, học viên nội trú

 Tình hình quản lý, kiểm soát sinh viên nội trú, các chỉ số liên quan đến hoạt động của KTX, Nhà khách UEH (doanh số, số vụ việc vi phạm, kỷ luật, tai nạn, an ninh trật tự, …)

 Các hành động khắc phục, phòng ngừa

Cập nhật thông tin trên các phương tiện truyền thông (bảng tin, website)

- Tất cả các thông tin liên quan đến hoạt động công khai của KTX và các bên liên quan sẽ được niêm yết trên bảng tin nội bộ ký túc xá và website của Trung tâm Dịch vụ Kinh tế

- Riêng thông tin về tình hình nội trú của sinh viên được phân quyền riêng cho gia đình sinh viên, học viên (với password đăng nhập riêng) nhằm đảm bảo an ninh cá nhân và cũng đảm bảo gia đình nắm bắt được thông tin sinh viên, học viên nội trú

5 HỒ SƠ

có)

Bộ phận lưu

Thời gian lưu

sinh viên 4 năm

2 Biên nhận hồ sơ nhập học

hoặc Bản sao thẻ sinh viên

Quản lý sinh viên 4 năm

3

Bản sao các giấy tờ liên

quan xác nhận thuộc diện ưu

tiên

Quản lý sinh viên 4 năm

sinh viên 1 năm

5 Bản khai nhân khẩu NK 1 Quản lý

sinh viên 4 năm

sinh viên 4 năm

sinh viên 4 năm

8 Sổ quản lý sinh viên vi

phạm

Quản lý sinh viên 4 năm

9 Nhật ký quản lý sinh viên Quản lý

sinh viên 4 năm

12 Biên bản kiểm tra vệ sinh

16 Sổ theo dõi khách ra - vào Bảo vệ 4 năm

17 Sổ thư từ, bưu phẩm

18 Sổ phân công ca trực Bảo vệ 4 năm

19 Sổ hình sinh viên nội trú Quản lý

sinh viên, 4 năm

Bảo vệ

20 Sổ dự trù và nhận thuốc Y tế 4 năm

21 Sổ quản lý sinh viên kết thúc

hợp đồng

Quản lý sinh viên 4 năm

6 PHỤ LỤC, BIỂU MẪU

- Phụ lục 1: Quy định mức độ ưu tiên khi xét tiếp nhận sinh viên nội trú

- [Mã số] - Đơn xin ở nội trú

- [Mã số] - Hợp đồng ở nội trú

- [Mã số] - Bản khai nhân khẩu

Phụ lục 1 – Quy định mức độ ưu tiên khi xét tiếp nhận sinh viên nội trú

1 Các đối tượng chính sách:

- Đối tượng 01: Người dân tộc thiểu số Việt Nam;

- Đối tượng 02: Công nhân ưu tú trực tiếp sản xuất đã làm việc liên tục 5 năm trong đó có 2 năm là chiến sĩ thi đua được cấp tỉnh, thành phố, Bộ trở lên công nhận và cấp bằng khen;

- Đối tượng 03: Thương binh, bệnh binh, người hưởng chính sách như thương binh; quân nhân, công an nhân dân tại ngũ được cử đi học; quân nhân, công an hoàn thành nghĩa vụ đã xuất ngũ, có thời hạn phục vụ từ

12 tháng trở lên tại khu vực 1;

- Đối tượng 04: Con liệt sĩ; con thương binh, con bệnh binh, con của người được hưởng chính sách như thương binh mất sức lao động 81% trở lên; con của Bà mẹ VNAH; con của Anh hùng lực lượng vũ trang, con của Anh hùng lao động;

- Đối tượng 05: Quân nhân, Công an nhân dân, Thanh niên xung phong tập trung được cử đi học; quân nhân, công an nhân dân hoàn thành nghĩa vụ

đã xuất ngũ, có thời gian phục vụ từ 24 tháng trở lên;

- Đối tượng 06: Con thương binh, con bệnh binh, con của người hưởng chính sách như thương binh mất sức lao động dưới 81%

2 Cử tuyển, sinh viên dự bị và dự bị dân tộc

3 Sinh viên khuyết tật

4 Sinh viên mồ côi cả cha và mẹ

5 Sinh viên thuộc gia đình hộ nghèo (có sổ hộ nghèo)

6 Sinh viên lớp chất lượng cao và các trường hợp khác

Đơn xin ở nội trú

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRUNG TÂM DỊCH VỤ KINH TẾ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

- -

ĐƠN XIN Ở NỘI TRÚ Kính gửi: Ban Giám đốc Trung tâm Dịch vụ Kinh tế - Họ và tên sinh viên: ………Nam (nữ) :

- Hiện nay đang là sinh viên Khóa:……… MSSV:

- Ngày tháng năm sinh: …/……/……….Nơi sinh:

- Số CMND:……… Ngày cấp: ……/……/……Nơi cấp:

- Dân tộc: ……… Tôn giáo:

- Hộ khẩu thường trú (số nhà, đường, phố/ ấp/thôn/xóm, xã/phường, huyện/quận, tỉnh/thành phố):

- Điện thoại liên hệ: Điện thoại nhà: ……… Điện thoại di động:

Thuộc các đối tượng ưu tiên: theo quy định hiện hành - Các đối tượng chính sách (đối tượng 01-06) (đối tượng: ……)

- Cử tuyển, sinh viên dự bị và dự bị dân tộc

- Sinh viên khuyết tật

- Sinh viên mồ côi cả cha và mẹ

- Sinh viên thuộc gia đình hộ nghèo (có sổ hộ nghèo)

- Sinh viên lớp chất lượng cao và các trường hợp khác

Sau khi nghiên cứu kỹ nội quy Ký túc xá sinh viên của trường Đại học Kinh tế TP.Hồ Chí Minh, tôi viết đơn này kính trình Ban Giám đốc Trung tâm Dịch vụ Kinh tế, xem xét và giải quyết cho tôi được ở nội trú tại Ký túc xá

Trong thời gian được nội trú trong Ký túc xá tôi xin hứa thực hiện đầy đủ phí nội trú, các khoản tiền điện, nước vượt định mức (nếu có) đúng kỳ hạn, chấp hành việc bố trí chỗ ở, chấp hành nghiêm chỉnh nội quy Ký túc xá và các quy định của Ban Giám hiệu trường Đại học Kinh tế TP.Hồ Chí Minh Nếu vi phạm tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường và pháp luật Nhà nước

TP Hồ Chí Minh, ngày……tháng…….năm 20…

Người viết đơn Ban Giám đốc duyệt (Ký và ghi rõ họ tên)

Hợp đồng ở nội trú

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM DỊCH VỤ KINH TẾ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

- -

TP Hồ Chí Minh, ngày… tháng… năm……

HỢP ĐỒNG Ở NỘI TRÚ Hôm nay, chúng tôi gồm: Bên A: - Ông: ………

- Chức vụ: ………

- Đại diện cho: Trung tâm Dịch vụ Kinh tế

- Địa chỉ: 279 Nguyễn Tri Phương, Phường 5, Quận 10, TP Hồ Chí Minh - Điện thọai: (08) 22 444 623 – Fax: (08) 39 574 695 Bên B: - Họ và tên sinh viên: ………Nam (nữ) ………

- Ngày tháng năm sinh: … …/… …/……… ….Nơi sinh:………

- Số CMND:……… Ngày cấp: ……/……/…….…Nơi cấp:

- Dân tộc: ……… Tôn giáo:

- Hộ khẩu thường trú (số nhà, đường, phố/ ấp/ thôn/ xóm, xã/ phường, huyện/ quận, tỉnh/ thành phố): ………

- Hiện nay đang là sinh viên lớp:………… ……Khóa:…………MSSV:………

- Điện thoại liên hệ: Điện thoại nhà: ………… … Điện thoại di động: ………

Cùng thỏa thuận ký kết hợp đồng nội trú ký túc xá (KTX) và cam kết làm đúng những điều khoản sau đây: Điều 1 Địa điểm Bên B được Bên A bố trí ở nội trú Ký túc xá:……… … , phường:……… … ……… ,quận:………

Số phòng: ………… ……… Lầu:………

Điều 2 Thời điểm nội trú Thời điểm bắt đầu nội trú tại KTX là ngày tháng….… năm………

Điều 3 Phí nội trú và phương thức thanh toán

3.1 Phí nội trú

3.1.1 Bên B phải đóng phí nội trú là: đồng /tháng (Bằng chữ: /tháng) 3.1.2 Phí nội trú trên đã bao gồm các khoản phí về: Quản lý, bảo trì và vận hành phòng ở của KTX, sử dụng điện - nước trong phòng ở theo định mức và khu vực sinh hoạt công cộng khác

3.1.3 Định mức điện sử dụng: 10 kw/người/tháng và định mức nước sử dụng: 04

m3/người/tháng Trong trường hợp sử dụng điện, nước vượt mức qui định thì Bên B phải

có trách nhiệm thanh toán các khoản vượt định mức theo đơn giá của Nhà nước quy định

3.2 Phương thức thanh toán

3.2.1 Bên B có trách nhiệm thanh toán phí nội trú KTX của mỗi học kỳ bằng tiền mặt cho

bộ phận kế toán tại văn phòng Bộ phận quản lý KTX

3.2.2 Thời hạn thanh toán phí nội trú theo thông báo cụ thể mỗi đợt hằng năm

3.2.3 Tiền sử dụng điện, nước vượt định mức trong tháng Bên B thanh toán bằng tiền mặt cho Bên A trong vòng 07 ngày kể từ ngày Bên A ra thông báo

Điều 4 Quyền và nghĩa vụ của Bên A

4.1 Quyền của Bên A

4.1.1 Yêu cầu Bên B thanh toán đủ phí nội trú đúng thời hạn ghi trong hợp đồng;

4.1.2 Đơn phương chấm dứt hợp đồng trong trường hợp bên B vi phạm các điều khoản trong nội quy, quy định KTX;

4.1.3 Nhận lại phòng ở nội trú khi chấm dứt thời hạn ghi trong hợp đồng

4.2 Nghĩa vụ của Bên A

4.2.1 Giao phòng ở và các thiết bị gắn liền với phòng ở đúng thời gian quy định tại Điều

2 của hợp đồng nội trú KTX;

4.2.2 Phổ biến và hướng dẫn cho Bên B các nội quy, quy định KTX;

4.2.3 Bảo đảm quyền sử dụng phòng ở của bên B;

4.2.4 Quản lý, vận hành và bảo trì KTX theo quy định của Ban Giám hiệu trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh;

4.2.5 Hướng dẫn, đôn đốc Bên B thực hiện đúng các quy định về thủ tục đăng ký nội trú KTX

Điều 5 Quyền và nghĩa vụ của Bên B

5.1 Quyền của Bên B

5.1.1 Nhận phòng ở và các thiết bị gắn liền với phòng ở đúng theo thời gian quy định tại

Điều 2 của hợp đồng nội trú KTX;

5.1.2 Yêu cầu Bên A sửa chữa kịp thời những trang thiết bị hư hỏng do nguyên nhân khách quan để đảm bảo an toàn trong sinh hoạt;

5.1.3 Đơn phương chấm dứt hợp đồng nội trú trong trường hợp Bên A không thực hiện các nghĩa vụ quy định tại khoản 2 Điều 4 của hợp đồng nội trú KTX

5.2 Nghĩa vụ của Bên B

5.2.1 Chấp hành đầy đủ, nghiêm túc những nội quy, quy định KTX;