xây dựng chương trình quản lý thư viện cho trường cao đẳng Việt Hàn trên ngôn ngữ Access
MỤC LỤC 2.1. Khảo sát và tìm hiểu yêu cầu quản lý 9 2.1.1. Khảo sát hiện trạng của thư viện 9 2.1.2. Chuyên môn nghiệp vụ 9 2.2. Đánh giá hệ thống quản lý thư viện của trường 17 2.2.1. Ưu điểm 17 2.2.3. Sự cần thiết phải xây dựng một hệ thống quản lý thư viện mới 18 2.3. Phạm vi và mục tiêu xây dựng hệ thống mới 18 2.3.1. Phạm vi Giơí thiệu về các biểu đồ 18 2.3.2. Các mục tiêu 18 2.3.3. Lợi ích của việc xây dựng hệ thống mới 19 2.4. Giơí thiệu về các biểu đồ 19 3.1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) 20 3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 24 3.3. Sơ đồ các thực thể liên kết 27 4.1 Thiết kế các bảng 29 4.3. Thiết kế giao diện 33 4.3.1 Form chính 33 4.3.2 Form cập nhật độc giả 34 4.3.3 Form mượn trả 34 4.3.4 Form cập nhật NXB 35 4.3.5. Form cập nhật phân loại 35 4.3.6 Form cập nhật sách 36 4.3.7. Form cập nhật vị trí 36 4.3.8. Form tìm kiếm sách 37 4.4 Form thống kê 37 4.4.1 Form thống kê theo mã sách 37 4.4.2 From thống kê mã NXB 38 4.4.3 Form thống kê mã PL 38 KẾT LUẬN 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 1 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ như vũ bão thì công nghệ thông tin đã trở lên quan trọng với tất cả các ngành trong đó khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọi lĩnh vực khoa học,kinh tế,xã hội,quản lý…Từ việc xây dựng các chương trình khoa học kỹ thuật lớn đến các công việc quản lý đơn giản.Máy tính giúp chúng ta cập nhập,tìm kiếm và lưu trữ thông tin một cách tốt nhất. Hiện nay tin học đang ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong công tác quản lý và từng bước khẳng định sức mạnh và vị trí của mình.Các bài toán quản lý vô cùng đa dạng và phong phú tuỳ từng ngành nghề.Cùng với xu thế đó việc tin học hoá công tác quản lý thư viện trong trường học trở lên hết sức cần thiết và luôn là sự quan tâm của ban giám hiệu các nhà trường. Với những kiến thức đã được học và vận dụng lý thuyết đó vào công việc thực tiễn là xây dựng phần mềm “Quản lý thư viện”.Tuy rằng lĩnh vực quản lý thư viện không còn quá mới mẻ nhưng đối với từng nơi,từng lúc nó vẫn mang tính hiện thực và hết sức cần thiết.Qua một thời gian phân tích,tìm hiểu,bám sát thực tế công việc kết hợp với lý thuyết được học, với nhu cầu thực tế của chương trình em đã xây dựng chương trình “Quản lý thư viện 2 cho trường Cao Đng Việt H"n ” trên ngôn ngữ Access. Chương trình nhằm ứng dụng một phần trợ giúp công việc quản lý thư viện ở nhà trường. Với sự cố gắng của bản thân cùng sự giúp đỡ tận tình của cô PHẠM THỊ LIÊN em đã hoàn thành bài thực tập chuyên ngành này.Do điều kiện thời gian trong quá trình làm em còn có nhiều thiếu sót.Em rất mong sự đóng góp ý kiến của các bạn đặc biệt là cô PHẠM THỊ LIÊN giúp em hoàn thiện kiến thức cũng như kinh nghiệm cho bài sau. Em xin chân th"nh cảm ơn! CHƯƠNG 1 TÌM HIỂU VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS 1.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Access 1.1.1 Khái niệm về MS Access MS Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu của hãng Microsoft chạy trên môi trường Windows, trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán quản lý thường gặp trong thực tế. Với MS Access , người sử dụng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà vẫn có được một chương trình hoàn chỉnh. MS Access được coi là một chương trình dễ sử dụng và phổ biến bởi nó đi kèm với bộ Microsoft Office. Bên cạnh những chương trình khác như: SQL Server, Foxpro đòi hỏi người tìm hiểu phải có những kiến thức nhất định về tin học và sự tư duy logic để có thể lập trình được. MS Access cung cấp công cụ Wizard để tự động tạo bảng truy vấn báo cáo hỗ trợ người dung. Ta có thể sử dụng để phân tích bảnh tránh dư thừa dữ liệu. MS Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước vào ngành tin học. Với Wizard và các phương tiện hoạt động tự động khác sẽ tiết kiệm thời gian , công sức trong việc thiết kế, xây dựng chương trình… 3 1.1.2 Các công cụ MS Access cung cấp MS Access cung cấp cho người dung 6 đối tượng cơ bản * Bảng ( Table ): Bảng là đối tượng được định nghĩa và dùng để lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng chứa các thông tin về một chủ thể xác định. Mỗi bảng gồm các trường (Record) hay còn gọi là các cột (Column), lưu giữ các dữ liệu khác nhau và các bản ghi( Record) hay còn gọi là các hàng ( row) lưu giữ tất cả các thông tin về một cá thể nhất định của chủ thể đó. Có thể nói một khóa (Primary) cơ bản gồm một hoặc nhiều trường và một hoặc nhiều chỉ mục (index) cho mỗi bảng để giúp tăng tốc độ truy nhập dữ liệu. Trường dữ liệu: Mỗi cột dữ liệu của bảng sẽ tương ứng với một truờng dữ liệu. Mỗi trường dữ liệu sẽ có tên gọi và tập hợp các thuộc tính miêu tả trường dữ liệu đó ví dụ như: Kiểu dữ liệu, trường khóa, độ lớn, định dạng… Mỗi trường dữ liệu phải được định kiểu dữ liệu. Trong Access, trường dữ liệu có thể nhận một trong các kiểu sau. TT Kiểu DL Độ lớn Lưu trữ… 1 Number Tùy thuộc kiểu cụ thể Số: Số thực, số nguyên theo nhiều kiểu. 2 AutoNumber 4 Bytes Số nguyên tự động được đánh số. 3 Text Tùy thuộc độ dài xâu Xâu kí tự. 4 Yes/No 1 Bytes Kiếu Logic 5 Date/Time 8 Bytes Lưu trữngày giờ. 6 Currentcy Sing Lưu trữ dữ liệu kềm kí hiệu tiền tệ. 7 Memo Tùy thuộc giá trị Kiểu ghi nhớ 4 8 Hyperlink Tùy thuộc độ dài xâu Lưu trữ các siêu liên kết ( Hyperlink). 9 OLE Tùy thuộc dl Âm thanh, hình ảnh, đồ họa… + Đặt khoá chính: Mỗi bảng trong một CSDL đều có một khóa cơ bản trong Microsoft Access tùy theo từng tính chất quan trọng của bảng này hay từng CSDL mà ta chọn khóa chính cho phù hợp. Mở bảng ở chế độ Design, chọn một hoặc nhiều trường muốn định nghĩa là khóa, dùng chuột bắm vào nút “Primary key” trên thanh công cụ để thực hiện chọn khóa. + Định nghĩa khoá quan hệ: Sau khi định nghĩa xong hai hay nhiều bảng có quan hệ thì nên báo cho Access biết cách thức quan hệ giữa các bảng. Nếu làm như vậy, Access sẽ biết liên kết tất cả các bảng mỗi khi sử dụng chúng sau này trong các truy vấn, biểu mẫu * Truy vấn (Query ) Truy vấn là sự lựa chọn thông tin theo một điều kiện nào đó. Có thể nói sức mạnh của Access chính là ở truy vấn và báo cáo. Trong Access có 2 loại truy vấn: + Truy vấn lựa chọn ( Select Query): Là truy vấn mà kết quả đầu ra là tập hợp các thông tin được lựa chọn từ các bảng, các truy vấn theo một điều kiện nào đó. + Truy vấn hành động: 5 Là truy vấn nhằm thực hiện một thao tác sử lý dữ liệu nào đó. Ví dụ xoá dữ liệu ( Query Delete), cập nhập dữ liệu (Query Update), chèn dữ liệu (Query Append), tạo bảng (Query Make Table). Việc sử dụng hữu hiệu các truy vấn trong chương trình sẽ làm tăng khả năng tìm kiếm lời giải cho các bài toàn phức tạp. Việc sử dụng các hàm tự định nghĩa trong các cột của các truy vấn làm tăng khả năng kết xuất thông tin ,tăng tính đa dạng, mềm dẻo của thông tin đầu ra. * Biểu mẫu (form) Mẫu biểu là đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để nhập và hiển thị dữ liệu, hoặc để điều khiển việc thực hiện một ứng dụng cụ thể nào đó. Các mẫu biểu được dùng để trình bày một chương trình hoàn toàn theo ý muốn của người thiết kế, các dữ liệu được truy xuất từ các bảng hoặc truy vấn. Mẫu biểu cho phép in, cho phép thiết kế các mẫu biểu để chạy Macro hoặc một Modul đáp ứng một sự kiện nào đó. Mẫu biểu là phương tiện giao diện cơ bản giữa người sử dụng và một ứng dụng Microsoft Access và có thể thiết kế các mẫu biểu cho nhiều mục đích khác nhau. + Hiển thị và điều chỉnh dữ liệu. + Điều khiển tiến trình của ứng dụng. + Nhập các dữ liệu vào chương trình. + Hiển thị các thông báo. * Báo cáo (report ): Báo cáo là một đối tượng được thiết kế để định nghĩa quy cách, tính toán, in, tổng hợp các dữ liệu được chọn. Các tính năng tiên tiến của báo cáo trong Access: 6 + Có các công cụ Auto Report dùng để tự động xây dựng một báo cáo cho một bảng hoặc một truy vấn +có thể thiết lập hoặc đặt nhiều thuộc tính bố sung các Macro hoặc Access Basic. + các báo cáo có thể chứa các chương trình Access Basic cục bộ ( được gọi là chương trình nền của báo cáo – Code Bihind Report) để đáp ứng sự kiện trên báo cáo. + các công cụ để tạo các thuộc tính để giúp tạo các biểu phức tạp và các câu lệnh SQL. + có thể cất kết quả báo cáo vào tệp văn bản RTF. + có thuộc tính “Page” (trang) mới để tính số trang tại thời điểm in * Macro: - Macro tập các hành động dùng để thực hiện một nhiệm vụ một cách tự động.bất kỳ các thao tác nào lặp đi lặp lại nhiều lần đều là đối tượng để tạo macro. Với macro ta có thể thiết lập được một hệ thống menu, kích hoạt các nút lệnh, mở đóng các bảng, mẫu biểu, truy vấn…Tự động tìm kiếm và chắt lọc thông tin, kiểm soát các phím nóng. Câu lệnh Docmd dùng để thực hiện một hành động. - Có thể gắn một Macro hay một thủ tục với một dự kiện của Access. Đặc biệt là sự kiện On Click của nút lệnh. - Dùng nút lệnh để tổ chức giao diện chương trình với một menu đơn giản. - Dùng Autoexec để tự động hoá các thao tác của chương trình và cài đặt mật khẩu. Gắn macro với một phím hay tổ hợp phím để có thể thực hiện macro từ bất kỳ vị trí nào trong cơ sở dữ liệu. * Module: 7 Khi sử dụng macro ta có thể xây dựng được một tiến trình các công việc tự động. Tuy nhiên với những bài toán có độ phức tạp cao, Access không đáp ứng nổi thì ta có thể lập trình bằng ngôn ngữ Access basic đây là ngôn ngữ lập trình quản lý mạnh trên môi trường windows. Access basic có đầy đủ dữ liệu, các cấu trúc điều khiển, rẽ nhánh, các vòng lặp…làm công cụ cho chúng ta tổng hợp. Chắt lọc kết xuất thông tin.ngoài ra, ta có thể sử dụng thư viện các hàm chuẩn của Access basic cũng như của window để đưa vào chương trình.Người sử dụng có thể tự viết thêm các hàm, thủ tục và Access basic coi như là các hàm chuẩn 8 CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT HỆ THỐNG QLTV TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT HÀN HƯNG YÊN 2.1. Khảo sát v" tìm hiểu yêu cầu quản lý 2.1.1. Khảo sát hiện trạng của thư viện Trường Cao Đẳng Việt Hàn là một cơ sở đào tạo Cao Đẳng có quy mô lớn. Số lượng cán bộ, giảng viên và sinh viên nhiều, do đó nhu cầu về nghiên cứu, tìm hiểu học tập là rất cao. Để đáp ứng được những nhu cầu trên thư viện của trường đã thành lập. Từ ngày mới thành lập cho đến nay thư viện còn thiếu nhiều về cơ sở vật chất cũng như con người, song nhu cầu về nghiên cứu và tỉm hiểu tài liệu học tập ngày càng cao, do đó mà việc quản lý thư viện gặp càng nhiều khó khăn hơn. Hiện tại công tác quản lý sách thư viện của trường chủ yếu dựa trên giấy tờ ghi chép, mọi công việc đều tiến hành thủ công, từ việc cập nhật đến tìm kiếm, sắp xếp tài liệu do đó mất rất nhiều thời gian và nhân lực.Thêm vào đó công tác quản lý trên giấy tờ nên việc lưu trữ tốn nhiều không gian, sổ sách dễ bị thất lạc và công tác bảo quản cũng gặp nhiều khó khăn và sai sót, khi cần cập nhật thông tin mới thường gây ra tình trạng tẩy xóa.Hiện nay thư viện trường được cấp thêm máy tính để trợ giúp cho công tác quản lý song cũng chỉ để giảm bớt việc ghi chép,giúp in ấn bảng biểu, số liệu. Tóm lại,việc quản lý sách của thư viện đều làm thủ công trên giấy tờ, máy tính chưa hỗ trợ nhiều và chưa có phần mềm quản lý. 2.1.2. Chuyên môn nghiệp vụ a) Hoạt động quản lý thư viện trường Cao Đẳng Việt Hàn sinh viên có nhu cầu làm thẻ phải làm đơn xin cấp thẻ.Khi đến làm thẻ phải có thẻ sinh viên 9 đối với sinh viên,còn đối với cán bộ,giảng viên thì phải có giấy xác nhận của chủ nhiệm khoa hoặc thẻ cán bộ.Cán bộ thư viện sẽ làm thủ tục cấp thẻ và ghi vào sổ theo dõi độc giả của thư viện. Khi đến mượn sách độc giả phải xuất trình thẻ cho thủ thư kiểm tra. Nếu đủ điều kiện mượn sách thì độc giả sẽ tự tìm kiếm sách thông qua hệ thống danh mục sách có tại phòng mượn của thư viện theo chủ đề,nội dung hoặc tác giả.Tiếp theo, độc giả dăng ký mượn sách qua phiếu yêu cầu với thư viện.Điều kiện để mượn sách là thẻ còn giá trị sử dụng, không làm mất sách và không nợ sách quá hạn.Tổng số sách mượn của mỗi độc giả trong cùng thời điểm không quá 01 quyển , đối với báo hay tạp chí không quá 03 quyển. Thẻ thư viện có mẫu như sau : Mặt trước của thẻ : THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT HÀN Số thẻ:……. THẺ THƯ VIỆN Họ và tên :………………………………………………… Địa chỉ :…………………………………………………… Ngày cấp :………………………………………………… Thời hạn :…………………………………………………… PHỤ TRÁCH THƯ VIỆN (Chữ ký) 10 [...]... ….Tháng…Năm… Thủ Thư (Ký và ghi rõ họ tên) b) Mục tiêu quản lý thư viện trường Cao Đẳng Việt Hàn Quản Lý Sách Quản Lý Độc Giả Quản Lý Mượn / Trả Sách Thống Kê Báo Cáo 2.2 Đánh giá hệ thống quản lý thư viện của trường 2.2.1 Ưu điểm Đáp ứng được như cầu mượn trả sách trong thư viện 2.2.2.Nhược điểm Hệ thống thư viện này sử dụng thuật thủ công là chủ yếu vì vậy thời gian xử lý dữ liệu dài mà... lượng quản lý, giảm sức lao động và nhân lực lao động 2.3 Phạm vi và mục tiêu xây dựng hệ thống mới 2.3.1 Phạm vi Giơí thiệu về các biểu đồ Xây dựng thư viện với quy mô ở mức khoa 2.3.2 Các mục tiêu Mục tiêu của dự án là khảo sát, phân tích , thiết kế chương trình quản lý sách thư viện mới để hiểu biết và phục vụ cho việc mượn trả sách , quản lý đầu sách, quản lý độc giả và thống kê báo cáo tại thư viện. .. thiết phải xây dựng một hệ thống quản lý thư viện mới Mục đích cơ bản của việc xây dựng hệ thống quản lý thư viện là phục vụ cho hoạt động mượn trả sách của TRƯỜNG có hiệu quả, cung cấp các thông tin chính xác và kịp thời để thủ thư thực hiện nhanh chóng và đáp ứng được đầy đủ các yêu caaufcuar cán bộ, giảng viên , sinh viên trong TRƯỜNG Để hoàn thành tốt các mục đích trên thì hệ thống chương trinhfphair... của thẻ : QUY ĐỊNH SỬ DỤNG THẺ THƯ VIỆN - Bạn đọc đến thư viện cần mang theo thẻ Khi mượn tài liệu phải xuất trình thẻ - Bạn đọc được mượn các loại sách có trong danh mục của thư viện -Thẻ của ai người đó dùng, không được cho người khác mượn thẻ - Khi mất thẻ phải báo ngay cho cán bộ thư viện để làm thủ tục cấp lại thẻ Mượn sách thực hiện theo mẫu sau: THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT HÀN PHIẾU YÊU CẦU... Ngày……Tháng…….Năm…… Độc Giả (Ký và ghi rõ họ tên) 11 Nếu độc giả đủ điều kiện mượn sách thì cán bộ thư viện tiến hành thủ tục cho mượn sách và yêu cầu độc giả ký tên vào sổ theo dõi hàng ngày của thư viện, cán bộ quản lý thư viện phải thư ng xuyên lập báo cáo sách mượn Báo cáo sách mượn có mẫu như sau: THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT HÀN BÁO CÁO SÁCH MƯỢN Quý… năm 20…… Tên Sách :………………………………………………… Mã Sách :…………………………………………………... Tháng…….Năm…… Thủ Thư (Ký và ghi rõ họ tên) Nếu độc giả nào mất (hỏng) sách,nếu tự giác mua đền sách thì thủ thư làm thủ tục đã trả sách và đóng giấu thư viện, dán tem thư viện vào sách mới Còn không cán bộ thư viện gửi giấy yêu cầu đền tiền Tất cả các trường hợp thu tiền của độc giả đền phải có hóa đơn thu tiền, có sổ theo dõi và quyết toán Phiếu yêu cầu đền tiền có mẫu như sau 13 THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG... mượn,trả sách Độc giả Sách mượn Thẻ thư viện Quản Lý Thư Viện Cán Bộ Thư Viện TT phản hồi 23 3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh TT mượn trả sách Cán bộ thư viện Lưu TT mươn trả TT mượn sách QL trả mượn Độc giả TT Độc giả Độc giả TT yêu cầu NXB Mượn trả TT trả lời Cập nhật DM Độc giả Sách TT yêu cầu TT trả lời TT yêu cầu Tìm kiếm TT yêu cầu TT trả lời Cán Bộ Thư Viện Sách Phân loại TT yêu cầu TT báo... yêu cầu báo cáo sách có theo phân loại thì cán bộ thư viện lập báo cáo như sau: THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT HÀN BÁO CÁO SÁCH CÓ (Theo phân loại) Tính đến ngày……………………………………… STT Tên sách Mã phân loại Số lượng Ngày… Tháng…… Năm…… Thủ thư (Ký và ghi rõ họ tên) *Khi có yêu cầu báo cáo sách theo nhà xuất bản thì CBQL lập báo cáo như sau: 16 THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT HÀN BÁO CÁO SÁCH CÓ (Theo nhà xuất... mượn theo: * Phân Loại: 14 THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT HÀN BÁO CÁO SÁCH MƯỢN (Theo phân loại) Quý… Năm……… STT Mã sách Tên phân loại Số lượt mượn Ngày….Tháng…Năm Thủ thư (Ký và ghi rõ họ tên) Nhà Xuất Bản: THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT HÀN 15 BÁO CÁO SÁCH MƯỢN (Theo nhà xuất bản) Tính đến ngày……………………………………… STT Mã sách Tên nhà xuất bản Số lượt mượn Ngày…Tháng… Năm… Thủ thư (Ký và ghi rõ họ tên) *Khi... :………………………………………………… Ngày……Tháng…….Năm…… Thủ Thư (Ký và ghi rõ họ tên) Nếu độc giả nào đến ngày trả sách mà không trả thì cán bộ thư viện gửi giấy báo trả sách Mẫu giấy báo trả sách: 12 THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT HÀN GIẤY BÁO TRẢ SÁCH (Lần Thứ…….) Mời anh (chị):…………………………………………… Địa Chỉ :…………………………………………… Mã Số Thẻ :…………………………………………… Đến thư viện của trường để trả số sách mượn quá hạn: STT Mã Số . kết hợp với lý thuyết được học, với nhu cầu thực tế của chương trình em đã xây dựng chương trình Quản lý thư viện 2 cho trường Cao Đng Việt H"n ” trên ngôn ngữ Access. Chương trình nhằm. tên) b) Mục tiêu quản lý thư viện trường Cao Đng Việt H"n Quản Lý Sách Quản Lý Độc Giả Quản Lý Mượn / Trả Sách Thống Kê Báo Cáo 2.2. Đánh giá hệ thống quản lý thư viện của trường 2.2.1 bảo. 17 2.2.3. Sự cần thiết phải xây dựng một hệ thống quản lý thư viện mới Mục đích cơ bản của việc xây dựng hệ thống quản lý thư viện là phục vụ cho hoạt động mượn trả sách của TRƯỜNG có hiệu quả, cung