Sáng kiến kinh nghiệm cải cách hành chính

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NGŨ HÀNH SƠN TRƯỜNG TIỂU HỌC NGUYỄN DUY TRINH HỘI THI VIẾT SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM VỀ CƠNG TÁC CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN NGŨ HÀNH SƠN Đề tài: Một số biện pháp góp phần Hiện đại hóa hoạt động hành quan hành nghiệp giáo dục thuộc quận Ngũ Hành Sơn Ngũ Hành Sơn, ngày 28 tháng 08 năm 2019 I ĐẶT VẤN ĐỀ Lý chọn sáng kiến Thủ tục hành phương tiện chuyển tải sách, pháp luật Nhà nước, cầu nối quan hành nhà nước cấp với người dân Thủ tục hành liên quan không đến công việc nội quan, cấp quyền, mà cịn liên quan đến tổ chức công dân mối quan hệ với Nhà nước Các quyền, nghĩa vụ công dân quy định Hiến pháp hay văn pháp luật khác có thực hay không, thực nào, bản, phải thơng qua thủ tục hành quan hành nhà nước, cấp quyền quy định, trực tiếp ủy quyền giải Chính vậy, cải cách thủ tục hành (sau gọi CCHC) trở thành nhiệm vụ trọng tâm, xuyên suốt chương trình cơng tác Chính phủ bộ, ngành, địa phương Đây xác định khâu quan trọng đặt từ giai đoạn đầu tiến trình CCHC nước ta Trong thời điểm, giai đoạn khác nhau, công CCHC phải có biến chuyển phù hợp với hồn cảnh quốc tế nhu cầu phát triển đất nước Thực tiễn vừa sở lý luận vừa thước đo chất lượng CCHC Cùng với việc tổ chức thực Chương trình tổng thể CCHC nhà nước giai đoạn 2011-2020, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ có nhiều đạo nhằm nâng cao chất lượng giải thủ tục hành cho tổ chức, cơng dân Trong đạo đó, đáng ý việc lần Chính phủ cơng bố Bộ Thủ tục hành cách minh bạch từ Trung ương tới địa phương theo kết Đề án 30 việc thực chế cửa, chế cửa liên thơng quan hành nhà nước theo Quy chế Thủ tướng Chính phủ ban hành (Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 thay Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg) Với mục tiêu xây dựng đất nước dân, dân làm chủ, Chính phủ hướng hoạt động CCHC lấy người dân làm trung tâm phục vụ Việc thực áp dụng phương thức, cách thức giải thủ tục hành để phục vụ người dân tốt với phương châm thống nhất, đồng bộ, đơn giản, công khai, minh bạch xem mục đích hoạt động CCHC Quận Ngũ Hành Sơn địa phương nơi có dân cư ngày đơng, nhiều người nước ngồi đến sinh sống, quan hành thực tốt chế cửa Tuy nhiên, để xứng tầm địa phương với hoạt động ngày trở nên đại, thông suốt, nhanh chóng, kịp thời quan cần áp dụng thêm số biện pháp nhằm phát huy tốt hiệu phục vụ cá nhân, tổ chức Vì vậy, trường Tiểu học Nguyễn Duy Trinh mạnh dạn đề số biện pháp nhằm góp phần thay đổi tích cực hoạt động hành quan hành chính, nghiệp Với sáng kiến “Một số biện pháp góp phần đại hóa hoạt động hành quan hành nghiệp giáo dục thuộc quận Ngũ Hành Sơn”, chúng tơi hy vọng góp phần ý tưởng cho cơng CCHC diễn mạnh mẽ khắp nơi nước Chúng tơi hy vọng góp ý chân thành cho sáng kiến Xin chân thành cảm ơn Phạm vi đối tượng: Phạm vi áp dụng: Tại phận cửa UBND phường, quận văn phòng trường học (sau gọi Văn phịng) Đối tượng: Cán cơng chức, cá nhân – tổ chức (sau gọi CN-TC) đến làm việc văn phịng Mục đích: - CCHC thành công UBND cấp trường học sở để thực CCHC đồng đơn vị cấp, từ liên thơng lên cấp trên, tạo thay đổi vai trò Nhà nước hành quốc gia - Hoạt động CCHC tạo tiện lợi cho CN-TC, đặc biệt người nước đến du lịch địa phương, thu hút ngày đông du khách, tạo hiệu tích cực đến phát triển kinh tế - xã hội địa phương - Nâng cao hiệu hoạt động CCHC theo hướng đại hóa, nâng dịch vụ công trực tuyến mức độ 4, phù hợp với cách mạng công nghiệp 4.0 diễn khắp nơi - Giảm chi phí lớn, phù hợp với tinh thần giảm chi phí cơng quan hành chính, nghiệp II NỘI DUNG GIẢI PHÁP Thực trạng - Các cá nhân, đến làm việc văn phịng phải xin nghỉ buổi làm việc quan để xếp hàng chờ đợi việc xử lý hồ sơ, nhận kết - Việc xếp hàng văn phòng gây tốn nhiều thời gian CN-TC Đồng thời, làm cho văn phòng trở nên chật chội, ồn ào, nguyên nhân dễ gây căng thẳng, ảnh hưởng khơng nhỏ đến việc trì tinh thần làm việc ổn định cán công chức (sau gọi CBCC) - Trong số buổi, lãnh đạo vắng, việc ký hồ sơ không thực khiến việc giải hồ sơ bị kéo dài - Một số CN-TC chưa nắm quy trình thực giải hồ sơ nên chuẩn bị hồ sơ chưa tốt, phải tốn thời gian để CBCC hướng dẫn lại, ảnh hưởng kết làm việc hai bên phiên làm việc đó, kéo dài thời gian mà hạn chế số lượng phiên làm việc - Các phận giải hồ sơ làm việc độc lập, khơng quản lý tốt loại lệ phí Giải pháp đề xuất: Với mục tiêu sáng kiến Hiện đại hóa quan hành nên giải pháp tập trung vào hoạt động thiên ứng dụng công nghệ thông tin (sau gọi CNTT) viễn thông 2.1 Giải pháp 1: Sử dụng tổng đài điện thoại IP-PBX Như biết, tổng đài điện thoại, với chế độ trả lời tự động cho phép người gọi tự chọn số nội để thực gọi, tiện lợi cho CN-TC liên hệ công việc gặp trực tiếp CBCC mà cần gặp Tổng đài IP-PBX tổng đài điện thoại dùng giao thức internet để thực gọi vào-ra quan, thường áp dụng trường học, quan hành quan đa chi nhánh Trong đó, liệu thoại truyền qua internet thay truyền qua đường dây điện thoại thơng thường Mục đích: - Để CN-TC liên hệ để tìm hiểu nhanh thơng tin hồ sơ cách gọi điện thoại - CBCC làm việc với thông qua tổng đài mà không cần phải gọi điện thoại thơng thường - Lãnh đạo quan truyền thơng báo lời nói đến tồn CBCC thông qua tổng đài (chức hội nghị) Các tính chính: + Có đầy đủ tính tổng đài điện thoại thông thường (điện thoại anlaloge) + Gọi miễn phí tất máy nhánh nằm hệ thống tổng đài + Có thể gọi số di động cố định nước + Gọi quốc tế giá rẻ + Ghi âm gọi + Quản lý thông tin gọi đi, gọi đến Mô tả: Bên cạnh việc đăng ký với nhà mạng, việc triển khai tổng đài phụ thuộc vào thao tác cài đặt phần mềm phận phụ trách công nghệ thông tin (sau gọi IT) hệ thống máy tính có sẵn quan HÌNH SƠ ĐỒ HOẠT ĐỘNG TỔNG ĐÀI IP-PBX Nhà mạng cung cấp đầu số VOIP dạng sip trunking Tổng đài IP: Là phần mềm tổng đài asterisk cài đặt máy tính Nó đóng vai trị trung tâm để liên kết điều khiển đầu số, thiết bị đầu cuối Thiết lập cấu hình chức tổng đài lời chào, gọi ra, gọi vào thời gian làm việc Thiết Bị đầu cuối: Đây phần người dùng sử dụng Hiện người dùng có lựa chọn như: máy tính bàn, máy tính bảng, máy tính xách tay, điện thoại di động) Với máy tính thường trang bị sẵn cho CBCC, tận dụng để thực chức gọi IP-PBX phần mềm HÌNH VÍ DỤ VỀ TỔNG ĐÀI IP-VBX Ở TRƯỜNG TH NGUYỄN DUY TRINH HÌNH TỔNG ĐÀI IP-PBX Ở BỘ PHẬN MỘT CỬA UBND PHƯỜNG, QUẬN Tính hiệu quả, kinh tế, khả thi: Với việc tận dụng hạ tầng mạng, CNTT sẵn có quan giảm chi phí nhiều Văn phòng cài đặt đài điện thoại với lời chào hướng dẫn số nội để CN-TC liên hệ trực tiếp đến phòng ban, phận để hỏi thăm thủ tục mà không cần phải đến trực tiếp văn phịng Giảm chi phí lại thời gian người 2.2 Giải pháp 2: Đưa thơng tin hồ sơ, quy trình giải hồ sơ lên website đơn vị triển khai đến người dân thông qua mã QR Ngày nay, người hướng đến việc kiểm tra nguồn gốc sản phẩm, toán, giao dịch, xác thực tài khoản,… thơng qua mã QR ngày nhiều mã áp dụng vào CCHC đạt số hiệu định Mục đích: Giúp ND-TC chuẩn bị tốt thơng tin cần thiết cơng việc đến làm việc văn phịng, cơng tác hành diễn nhanh chóng gọn gàng Mơ tả: Trên website đơn vị có trang chứa thơng tin quy trình giải hồ sơ giấy tờ cần thiết đến làm việc Chẳng hạn website UBND có: Thủ tục trình tự cấp sổ đỏ, làm chứng minh nhân dân; website trường học có thủ tục nhập học,… Với nội dung cụ thể, phận IT đơn vị tạo mã QR, liên kết đến trang đó, mã QR in mã dán bảng cơng khai văn phịng HÌNH MÃ QR ĐƯỢC ĐÍNH KÈM LÊN CÁC VĂN BẢN Ở TRƯỜNG HỌC HÌNH MÃ QR ĐƯỢC ĐÍNH KÈM LÊN BẢNG CƠNG KHAI Ở UBND CN-TC cần quét camera điện thoại lên mã QR nhận thơng báo mở website hay khơng? Khi đồng ý điện thoại mở website chứa thơng tin cần tìm HÌNH THAO TÁC QUÉT MÃ QR ĐỂ XEM THÔNG TIN XEM THÔNG TIN TRÊN VĂN BẢN GIẤY SỬ DỤNG MÃ QR ĐỂ XEM THƠNG TIN HÌNH SỰ KHÁC NHAU KHI SỬ DỤNG MÃ QR ĐỂ XEM THÔNG TIN SO VỚI TRƯỚC ĐÂY Hiệu quả: Cùng với văn hướng dẫn chỗ việc tìm kiếm thơng tin mã QR giúp ND-TC chủ động, tập trung đông người vào bảng tin để xem mà cần lần quét mã, họ xem di động ngồi ghế, vừa chờ tới lượt làm việc, vừa xem thơng tin, xem lại lúc khác cần thiết Tính khả thi: Dễ dàng áp dụng phần mềm tạo mã QR miễn phí mã in kèm theo văn hướng dẫn mà khơng tốn thêm chi phí khác Hơn nữa, thông tin công khai lên website đơn vị chứng minh rõ ràng tính công khai, minh bạch thủ tục, hồ sơ đơn vị CN-TC 2.3 Giải pháp 3: Tổ chức website đơn vị khoa học, ưu tiên tiện ích “Trực tuyến” lên vị trí website Mục đích: Để thu hút khuyến khích CN-TC truy cập website tìm kiếm thơng tin làm việc trực tuyến nhiều Hiện nay, với đa số CN-TC muốn tìm hiểu thơng tin có xu hướng truy cập vào website đơn vị để xem Với website có nội dung phong phú chưa tổ chức khoa học làm rối mắt, việc tìm kiếm thơng tin trở nên khó khăn Do đó, website đơn vị hành nghiệp tổ chức đầy đủ nội dung mà gọn gàng, khoa học nâng mức tương tác CN-TC với đơn vị thông qua website ngày cao, hoạt động hành dễ dàng triển khai đến người dân Các nội dung cần gộp nhóm menu phụ website mà không cần thiết phải thể nhiều với hình ảnh gây tập trung cho người tìm kiếm thơng tin Hơn nữa, dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ cần đưa lên vị trí dễ quan sát để tăng tính tương tác cho CN-TC website, như: Tra cứu hồ sơ cửa trực tuyến, đặt lịch hẹn giao dịch trực tuyến,… Phần Phần Phần Phần HÌNH MỘT WEBSITE CĨ NỘI DUNG PHONG PHÚ NHƯNG THIẾT KẾ CÒN DÀN TRẢI HÌNH WEBSITE CĨ THỂ ĐƯỢC TỔ CHỨC THÀNH MENU CON BẰNG CHỮ CÁC DỊCH VỤ CÔNG TRỰC TUYẾN ĐƯỢC ĐƯA LÊN MENU CHÍNH NGAY GIỮA WEBSITE Tính hiệu quả: Việc đơn giản hóa nội dung website thể đầy đủ nội dung khiến khách vào website dễ dàng tìm kiếm thơng tin hành mà cần tìm thực giao dịch trực tuyến (đăng ký làm việc trực tuyến, báo cáo…) Nhờ vậy, hiệu cải cách hành nâng lên đáng kể 2.4 Giải pháp 4: Quản lý hiệu cơng việc phần mềm Mục đích: Tự động hóa q trình lưu trữ thơng tin CN-TC Mơ tả: Để triển khai hoạt động này, đơn vị cần cài đặt phần mềm quản lý chung cho hoạt động hành văn phịng Mơ tả: Tại văn phịng có lắp đặt sẵn số máy tính cài đặt sẵn phần mềm, có form cho phép CN-TC nhập thông tin cá nhân lĩnh vực muốn liên hệ làm việc Tùy theo lĩnh vực mà form điền thông tin khác nhau, CN-TC phải điền đầy đủ gửi form Tại máy tính CBCC lĩnh vực nhận thông tin đăng ký CN-TC Máy tính CBCC kết nối với tivi treo tường để hiển thị thứ tự làm việc mà CN-TC đăng kí form Thứ tự làm việc thứ tự gửi form tính theo thời gian thực Về nội dung công việc, với CN-TC lưu thông tin làm việc phần mềm để xử lý, như: in hẹn ngày lấy kết quả, in biên lai thu lệ phí,… từ máy tính mà không cần phải nhập lại thông tin viết tay Hàng đợi Thông tin gửi 3 HÌNH 10 CN-TC ĐĂNG KÝ LÀM VIỆC TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA UBND Tính hiệu quả: Dễ triển khai văn phịng Để giảm diện tích sử dụng máy tính cho CN-TC nhập thơng tin, dùng máy tính bảng kèm chức báo động máy tính bị rút khỏi dây sạc Với hình tivi hiển thị số thứ tự, hết phiên làm việc, CBCC điều khiển máy tính tên người đẩy lên đầu danh sách mà không cần sử dụng chức gọi loa Khi người nhập thơng tin cá nhân CN-TC tính xác cao Cơ quan, thủ trưởng quan kiểm tra hoạt động hành phần mềm chức thống kê, tìm kiếm liệu CN-TC cần 2.5 Giải pháp 5: Cho phép CN-TC nhận kết công việc qua đường bưu điện Mục đích: Giảm việc chờ, đợi CN-TC để lấy kết hồ sơ Trong trình làm việc với CBCC, CN-TC lựa chọn cách nhận kết qua đường bưu điện ND-TC nhận bì thư điền thơng tin nơi nhận vào bì thư để đảm bảo tính xác CBBC dán bì thư vào bìa hồ sơ gửi kết làm việc Tính hiệu quả: Biện pháp đạt hiệu cao, nhanh chóng, tiện lợi khơng gây lãng phí thời gian Đặc biệt trường hợp lãnh đạo quan bận họp, ký giấy tờ 2.6 Giải pháp 6: Sử dụng chữ ký số cá nhân văn điện tử Ngày nay, chữ ký số sử dụng với giao dịch thư điện tử, e-mail, để mua bán hàng trực tuyến, đầu tư chứng khoán trực tuyến, chuyển tiền ngân hàng, tốn trực tuyến mà khơng sợ bị đánh cắp tiền sử dụng nhiều CCHC Mục đích: Để cơng việc diễn nhanh chóng, gọn gàng, xác khơng bị gián đoạn Chữ ký số xem dấu điện tử người ban hành văn xác thực hồ sơ Tại quan, chữ ký lãnh đạo quan số hóa quản lý sở liệu phần mềm ký số Với việc ủy quyền cho CBCC sử dụng để ký vào văn điện tử, chữ ký số áp dụng giúp cho cơng việc văn phịng diễn nhanh chóng hơn, khơng phụ thuộc nhiều vào lãnh đạo đơn vị lãnh đạo khơng có mặt quan Đối với CN-TC, việc sử dụng chữ ký số giúp họ không cần đến quan hành mà cần thực ký vào văn điện tử gửi mạng cách nhanh chóng HÌNH 11 VÍ DỤ MINH HỌA VỀ CHỮ KÝ SỐ TRÊN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Dự kiến kết đạt Đối với giải pháp đại hóa quan hành chính, chúng tơi nghĩ hồ sơ CN-TC nhanh chóng giải CN-TC tự tìm kiếm thơng tin chuẩn bị cho hồ sơ đầy đủ, kiến thức quy trình giải hồ sơ mà khơng cần phải làm phiền nhiều thời gian CBCC Với CBCC, thao tác đại hóa với việc ứng dụng CNTT giảm nhiều thời gian xử lý cơng việc Văn phịng giảm tập trung đông đúc người đến liên hệ công việc Phần mềm quản lý văn phịng thơng suốt giúp thuận lợi cho CN-TC CBCC Phạm vi ảnh hưởng, tác động sáng kiến Sáng kiến khơng hữu ích UBND phường xã, đặc biệt phận cửa, mà cịn hữu ích văn phòng trường học, phận phân cơng phịng khác Từ đó, nhân rộng ngành giáo dục quan hành khác III KẾT LUẬN – KIẾN NGHỊ Qua số suy nghĩ triển khai ứng dụng CNTT vào hoạt động hành chính, chúng tơi nhận thấy số biện pháp có tác dụng hữu ích định cho phát triển quan hành nghiệp theo thay đổi xã hội Các hoạt động hành với việc ứng dụng CNTT nâng dịch vụ công trực tuyến lên mức độ 4, đưa hành địa phương trở nên chuyên nghiệp đại Chúng tơi hy vọng q lãnh đạo có góp ý cho sáng kiến chúng tơi hồn thiện HIỆU TRƯỞNG Phạm Thị Ánh Hoa