Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

MỤC LỤC MỞ ĐẦU Giới thiệu Hệ thống quản lý Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - ERP Hiện trạng ERP Việt Nam bất cập Mục tiêu, phạm vi đề tài CHƢƠNG I QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƢƠNG I Mô tả hoạt động nghiệp vụ quy trình quản lý nhân sự, tiền lƣơng Đặc tả yêu cầu Quy trình quản lý nhân tiền lƣơng 10 Tổng hợp chức quy trình quản lý Nhân - Tiền lƣơng 20 II Phát triển mơ hình ca sử dụng 21 Xác định tác nhân 21 Xác định ca sử dụng 21 Mơ hình ca sử dụng mức gộp 23 III Mô tả chi tiết ca sử dụng điển hình 27 Ca sử dụng cập nhật danh mục công việc 27 Ca sử dụng cập nhật Hợp đồng lao động 29 IV Phân tích hệ thống 33 Ca sử dụng cập nhật danh mục công việc 33 Ca sử dụng cập nhật Hợp đồng lao động 34 V Biểu đồ lớp 37 Biểu đồ lớp quản lý thông tin Tuyển dụng nhân viên 37 Biểu đồ lớp quản lý Hợp đồng lao động 38 Biểu đồ lớp quản lý Q trình cơng tác 39 Biểu đồ lớp quản lý Quá trình khen thƣởng – kỷ luật 40 Biểu đồ lớp quản lý Quá trình đào tạo 41 Biểu đồ lớp quản lý Lƣơng 42 CHƢƠNG II QUY TRÌNH QUẢN LÝ MUA BÁN VẬT TƢ 43 I Mô tả hoạt động nghiệp vụ quy trình quản lý mua bán vật tƣ 43 Đặc tả yêu cầu 43 Quy trình quản lý mua bán vật tƣ 43 Tổng hợp chức quy trình mua bán vật tƣ 50 II Phát triển mơ hình ca sử dụng 50 Xác định tác nhân 50 Xác định ca sử dụng 51 Luận văn thạc sĩ Bùi Thị Hồng Nhung Mơ hình ca sử dụng mức gộp 52 III Mô tả chi tiết ca sử dụng điển hình 53 Ca sử dụng cập nhật Yêu cầu mua vật tƣ 53 Ca sử dụng cập nhật hóa đơn mua vật tƣ 56 IV Phân tích hệ thống 60 Ca sử dụng cập nhật Yêu cầu mua vật tƣ 60 Ca sử dụng cập nhật Hóa đơn mua vật tƣ 62 V Biểu đồ lớp 63 Biểu đồ lớp quản lý thông tin mua vật tƣ 63 Biểu đồ lớp quản lý thông tin bán vật tƣ 65 CHƢƠNG III QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO 66 I Mơ tả hoạt động nghiệp vụ quy trình quản lý kho 66 Đặc tả yêu cầu 66 Quy trình quản lý kho 67 Tổng hợp chức quy trình quản lý kho 73 II Phát triển mơ hình ca sử dụng 73 Xác định tác nhân 73 Xác định ca sử dụng 75 Mơ hình ca sử dụng mức gộp 76 III Mô tả chi tiết ca sử dụng điển hình 77 Ca sử dụng cập nhật yêu cầu nhập kho 77 Ca sử dụng cập nhật giao dịch nhập kho 80 Ca sử dụng cập nhật yêu cầu xuất kho 84 Ca sử dụng cập nhật giao dịch xuất kho 87 IV Phân tích hệ thống 91 Ca sử dụng cập nhật yêu cầu nhập kho 91 Ca sử dụng cập nhật giao dịch nhập kho 93 Ca sử dụng cập nhật yêu cầu xuất kho 95 Ca sử dụng cập nhật giao dịch xuất kho 97 V Biểu đồ lớp 99 Biểu đồ lớp quản lý quy trình Nhập kho 99 Biểu đồ lớp quản lý quy trình Xuất kho 100 Biểu đồ lớp quản lý quy trình Kiểm kê kho 101 CHƢƠNG IV QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 102 I Mô tả hoạt động nghiệp vụ quy trình quản lý tài sản cố định 102 Đặc tả yêu cầu 102 Quy trình quản lý tài sản cố định 103 Luận văn thạc sĩ Bùi Thị Hồng Nhung Tổng hợp chức quy trình quản lý Tài sản cố định 110 II Phát triển mơ hình ca sử dụng 111 Xác định tác nhân 111 Xác định ca sử dụng 111 Mơ hình ca sử dụng mức gộp 113 III Mô tả chi tiết ca sử dụng điển hình 115 Ca sử dụng cập nhật giao dịch Bàn giao TSCĐ 115 Ca sử dụng cập nhật chi tiết giao dịch Bàn giao TSCĐ 118 IV Phân tích hệ thống 122 Ca sử dụng cập nhật Giao dịch Bàn giao TSCĐ 122 Ca sử dụng cập nhật Chi tiết giao dịch Bàn giao TSCĐ 124 V Biểu đồ lớp 126 Biểu đồ lớp quản lý quy trình Mua tài sản cố định 126 Biểu đồ lớp quản lý quy trình Khấu hao tài sản cố định 127 Biểu đồ lớp quản lý quy trình Điều chuyển tài sản cố định 128 Biểu đồ lớp quản lý quy trình Thanh lý tài sản cố định 129 PHỤ LỤC 130 PHẦN MỀM QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO 130 KẾT LUẬN 136 TÀI LIỆU THAM KHẢO 137 Luận văn thạc sĩ Bùi Thị Hồng Nhung DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý thông tin Tuyển dụng Nhân viên 10 Hình 1.2: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Hợp đồng lao động 12 Hình 1.3: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Q trình cơng tác 14 Hình 1.4: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Khen thƣởng – Kỷ luật 15 Hình 1.5: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Quá trình đào tạo 17 Hình 1.6: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Lƣơng 18 Hình 1.7: Mơ hình ca sử dụng mức gộp quản lý Tuyển dụng nhân viên 23 Hình 1.8: Mơ hình ca sử dụng mức gộp quản lý Hợp đồng lao động 24 Hình 1.9: Mơ hình ca sử dụng mức gộp quản lý Q trình cơng tác 25 Hình 1.10: Mơ hình ca sử dụng mức gộp quản lý Khen thƣởng – Kỷ luật 25 Hình 1.11: Mơ hình ca sử dụng mức gộp quản lý Quá trình đào tạo 26 Hình 1.12: Mơ hình ca sử dụng mức gộp quản lý Lƣơng 26 Hình 1.13: Mơ tả chi tiết ca sử dụng cập nhật danh mục Công việc 27 Hình 1.14: Mơ tả chi tiết ca sử dụng cập nhật Hợp đồng lao động 30 Hình 1.15: Sơ đồ liên kết ca sử dụng cập nhật danh mục Công việc 33 Hình 1.16: Biểu đồ ca sử dụng cập nhật danh mục Công việc 34 Hình 1.17: Sơ đồ liên kết ca sử dụng cập nhật Hợp đồng lao động 35 Hình 1.18: Biểu đồ ca sử dụng cập nhật Hợp đồng lao động 36 Hình 1.19: Biểu đồ lớp quản lý Thông tin tuyển dụng nhân viên 37 Hình 1.20: Biểu đồ lớp quản lý Hợp đồng lao động 38 Hình 1.21: Biểu đồ lớp quản lý Q trình cơng tác 39 Hình 1.22: Biểu đồ lớp quản lý Quá trình khen thƣởng – kỷ luật 40 Hình 1.23: Biểu đồ lớp quản lý Quá trình đào tạo 41 Hình 1.23: Biểu đồ lớp quản lý Lƣơng 42 Hình 2.1: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ mua vật tƣ 44 Hình 2.2: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ bán vật tƣ 47 Hình 2.3: Mơ hình ca sử dụng mức gộp quản lý thơng tin mua vật tƣ 52 Hình 2.4: Mơ hình ca sử dụng mức gộp quản lý thơng tin bán vật tƣ 53 Hình 2.5: Mơ hình ca sử dụng chi tiết Yêu cầu mua vật tƣ 54 Hình 2.6: Mơ hình ca sử dụng chi tiết Hóa đơn mua vật tƣ 57 Hình 2.7: Sơ đồ liên kết ca sử dụng cập nhật Yêu cầu mua vật tƣ 60 Hình 2.8: Biểu đồ ca sử dụng cập nhật Yêu cầu mua vật tƣ 61 Hình 2.9: Sơ đồ liên kết ca sử dụng cập nhật Hóa đơn mua vật tƣ 62 Hình 2.10: Biểu đồ ca sử dụng cập nhật Hóa đơn mua vật tƣ 63 Hình 2.11: Biểu đồ lớp mua vật tƣ 64 Hình 2.12: Biểu đồ lớp bán vật tƣ 65 Luận văn thạc sĩ Bùi Thị Hồng Nhung Hình 3.1: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quy trình Nhập kho 67 Hình 3.2: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quy trình Xuất kho 69 Hình 3.3: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quy trình Kiểm kê kho 71 Hình 3.4: Mơ hình ca sử dụng mức gộp quy trình Nhập kho 76 Hình 3.5: Mơ hình ca sử dụng mức gộp quy trình Xuất kho 76 Hình 3.6: Mơ hình ca sử dụng mức gộp quy trình Kiểm kê kho 77 Hình 3.7: Mơ hình ca sử dụng chi tiết u cầu nhập kho 78 Hình 3.9: Mơ hình ca sử dụng chi tiết u cầu xuất kho 84 Hình 3.10: Mơ hình ca sử dụng chi tiết Giao dịch xuất kho 88 Hình 3.11: Sơ đồ liên kết ca sử dụng Yêu cầu nhập kho 91 Hình 3.12: Biểu đồ ca sử dụng Yêu cầu nhập kho 92 Hình 3.13: Sơ đồ liên kết ca sử dụng Giao dịch nhập kho 93 Hình 3.14: Biểu đồ ca sử dụng Giao dịch nhập kho 94 Hình 3.15: Sơ đồ liên kết ca sử dụng Yêu cầu xuất kho 95 Hình 3.16: Biểu đồ ca sử dụng Yêu cầu xuất kho 96 Hình 3.17: Sơ đồ liên kết ca sử dụng Giao dịch xuất kho 97 Hình 3.18: Biểu đồ ca sử dụng Giao dịch xuất kho 98 Hình 3.19: Biểu đồ lớp quy trình Nhập kho 99 Hình 3.20: Biểu đồ lớp quy trình Xuất kho 100 Hình 3.21: Biểu đồ lớp quy trình Kiểm kê kho 101 Hình 4.1: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ Mua tài sản cố định 103 Hình 4.2: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ Khấu hao tài sản cố định 105 Hình 4.3: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ Điều chuyển tài sản cố định 106 Hình 4.4: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ Thanh lý tài sản cố định 108 Hình 4.5: Mơ hình ca sử dụng mức gộp Mua TSCĐ 113 Hình 4.6: Mơ hình ca sử dụng mức gộp Khấu hao TSCĐ 114 Hình 4.7: Mơ hình ca sử dụng mức gộp Điều chuyển TSCĐ 114 Hình 4.8: Mơ hình ca sử dụng mức gộp Thanh lý TSCĐ 115 Hình 4.9: Mơ tả chi tiết ca sử dụng giao dịch Bàn giao TSCĐ 116 Hình 4.10: Mơ tả chi tiết ca sử dụng Chi tiết giao dịch bàn giao TSCĐ 119 Hình 4.11: Sơ đồ liên kết ca sử dụng cập nhật Giao dịch Bàn giao TSCĐ 122 Hình 4.12: Biểu đồ ca sử dụng cập nhật Giao dịch Bàn giao TSCĐ 123 Hình 4.13: Sơ đồ liên kết ca sử dụng cập nhật Chi tiết giao dịch bàn giao TSCĐ 124 Hình 4.14: Biểu đồ ca sử dụng cập nhật Chi tiết giao dịch Bàn giao TSCĐ 125 Hình 4.15: Biểu đồ lớp quản lý quy trình Mua tài sản cố định 126 Hình 4.16: Biểu đồ lớp quản lý quy trình Khấu hao tài sản cố định 127 Hình 4.17: Biểu đồ lớp quản lý quy trình Điều chuyển tài sản cố định 128 Hình 4.18: Biểu đồ lớp quản lý quy trình Thanh lý tài sản cố định 129 Luận văn thạc sĩ Bùi Thị Hồng Nhung MỞ ĐẦU Giới thiệu Hệ thống quản lý Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - ERP Ngày máy tính ngày rẻ hơn, mạnh thân thiện với ngƣời hơn, nhà quản lý sớm nhận thấy máy tính khơng đơn cơng cụ trợ giúp nâng cao suất mà trở thành công cụ chủ đạo giúp doanh nghiệp tạo chuyển biến triệt để cách làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lƣợng sản phẩm nhƣ cải thiện đáng kể mối quan hệ với khách hàng Từ năm 60 đến nay, giới có nhiều hệ thống quản lý đƣợc áp dụng cho doanh nghiệp:  MRP – Material Requirement Planning – Hoạch định nhu cầu nguyên liệu  MRPII – Manufacturing Resource Planning – Hoạch định nguồn lực sản xuất  ERP – Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp  ERM – Enterprise Resource Management – Quản trị nguồn lực doanh nghiệp  CRM – Client Relationship Management – Quản trị quan hệ khách hàng  SCM – Supply Chain Management – Quản trị dây chuyền cung cấp MRP MRPII: Hệ thống MRP đƣợc phát triển từ năm 60, đến năm 70 chuyển qua hệ thống MRPII MRP chủ yếu đƣa tính tốn ngun vật liệu cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất, MRPII trọng vào khái niệm quản lý, bao gồm quản lý lao động chi phí Thời kỳ hệ thống chạy hệ thống máy lớn Mainframe máy Mini ERP: Đến năm 90, với phát triển công nghệ phần cứng mạng máy tính dựa cấu trúc Client – Server sử dụng máy chủ PC thay cho máy lớn trở thành phổ biến, hệ thống MRP nhƣờng chỗ cho hệ thống ERP ERP không giới hạn quản lý sản xuất mà cịn bao trùm lên tồn hoạt động doanh nghiệp nhƣ: Kế tốn, Quản trị nhân lực, Quản trị hậu cần, Quản trị hệ thống bán hàng Thập kỷ 90 thời kỳ hồng kim ERP tất cơng ty đa quốc gia đại đa số công ty nƣớc phát triển triển khai ERP Đầu kỷ 21 giới bắt đầu nói nhiều đến bƣớc phát triển ERP ERM hệ thống khác tận dụng tiến công nghệ Internet CRM SCM ERM: ERM gần với ERP cách viết nhƣng khái niệm rộng hơn, khơng phải bƣớc tiến hóa chức hay kỹ thuật nhƣ MRP tiến hóa lên ERP, ERM thực chất công cụ quản lý doanh nghiệp mà phần mềm phận Luận văn thạc sĩ Bùi Thị Hồng Nhung Các cơng cụ khác hồn tồn mang tính quản lý nhƣ: Huấn luyện, Kỹ thuật quản trị dự án yếu tố phi máy tính ERM điểm tiến hóa quan trọng, nhiều dự án ERP không thành công thiếu yếu tố CRM: Đặt trọng tâm vào khả giao tiếp với bên (Khách hàng, Nhà cung cấp ) hệ thống quản lý CRM quản lý từ phân tích thị trƣờng, lập kế hoạch tiếp thị bán hàng đến hoạt động tiếp thị nhƣ chiến dịch tiếp thị trực tiếp qua Email, quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng CRM cịn phân tích nhiều chiều khách hàng để giúp doanh nghiệp định hƣớng hoạt động phát triển sản phẩm bán hàng SCM: Đƣợc định nghĩa trình từ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, đƣa quy trình theo nhà cung cấp phải tuân thủ việc cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, lập kế hoạch cho lƣợng hàng sản xuất, quản lý trình giao hàng quản lý hàng trả lại hỗ trợ khách hàng việc nhận hàng Tóm lại: Trong hệ thống phần mềm quản lý nói trên, ERP quan trọng nhất, xƣơng sống hệ thống quản lý công ty lớn giới Tất công ty đa quốc gia ngừng hoạt động hệ thống ERP họ bị trục trặc cách thủ cơng, cơng ty khơng thể kiểm sốt đƣợc hàng trăm chi nhánh hàng triệu giao dịch diễn hàng ngày khắp giới Với công ty vừa nhỏ, ERP cơng cụ để họ tăng hiệu quản lý Hiện trạng ERP Việt Nam bất cập Ở Việt Nam tụt hậu xa tổ chức sản xuất, phân phối triển khai ERP Số lƣợng nhà sản xuất nƣớc nhập đƣa đƣợc lựa chọn định cho nhiều đối tƣợng khách hàng Tuy nhiên, chƣa hãng phần mềm ERP Việt Nam xây dựng đƣợc hệ thống ERP mạnh chuyên nghiệp Các công ty lớn nƣớc bắt đầu bắt tay vào xây dựng sản phẩm Các hãng phần mềm Việt Nam chủ yếu làm đại lý Hệ thống phân phối sản phẩm cho hãng sản xuất ERP nƣớc ngoài, nên tác động đƣợc vào khoảng hẹp khách hàng có vốn đầu tƣ nƣớc Việc triển khai ERP cho doanh nghiệp Việt Nam cịn gặp nhiều khó khăn, hầu hết doanh nghiệp chƣa triển khai ERP với nhiều lý chủ quan khách quan sau:  Nhận thức: Các đối tƣợng triển khai ERP chủ yếu doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp Việt Nam chƣa có thói quen chi trả số tiền lớn để mua hệ thống phần mềm quản lý hoạt động họ Phần lớn dừng lại mức triển khai số phần mềm kế toán số phần mềm quản lý khác cho phận cơng ty  Quy trình quản lý: Để triển khai đƣợc hệ thống ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải có quy trình chặt chẽ, khoa học hoạt động Muốn áp dụng đƣợc ERP trƣớc hết phải chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, hầu hết Luận văn thạc sĩ Bùi Thị Hồng Nhung doanh nghiệp Việt nam chƣa có quy trình nghiệp vụ rõ ràng, cụ thể khơng phải doanh nghiệp dùng đƣợc ERP  Yêu cầu triển khai cao: ERP hệ thống phức tạp, triển khai phải đảm bảo điều kiện cần thiết nhƣ cấu nhân bao gồm phía triển khai khách hàng, cán tƣ vấn quản lý, tƣ vấn kỹ thuật, tƣ vấn hệ thống Công việc triển khai đƣợc chia làm nhiều giai đoạn: Phân tích lập kế hoạch, thiết kế, chuyển đổi liệu, chạy thử, chuyển giao Mục tiêu, phạm vi đề tài Mục tiêu: Đề tài nghiên cứu, phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lý Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) đƣợc thực với mục đích làm sở bƣớc đầu cho việc xây dựng sản phẩm phần mềm ERP phục vụ, hỗ trợ đại hố cơng tác quản lý hoạt động doanh nghiệp Phạm vi: ERP hệ thống quản lý bao trùm lên hoạt động doanh nghiệp, nhiên hạn chế thời gian nên luận văn tập trung nghiên cứu, phân tích thiết kế số quy trình cần thiết nhất, bao gồm:  Quy trình quản lý Nhân - Tiền lƣơng  Quy trình quản lý Mua – Bán vật tƣ  Quy trình quản lý Kho  Quy trình quản lý Tài sản cố định Luận văn thạc sĩ Bùi Thị Hồng Nhung CHƢƠNG I QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƢƠNG I Mơ tả hoạt động nghiệp vụ quy trình quản lý nhân sự, tiền lƣơng Đặc tả yêu cầu 1.1 Quy trình quản lý thơng tin tuyển dụng nhân viên  Quản lý chi tiết hồ sơ ứng cử viên dự tuyển  Theo dõi chi tiết nội dung trình vấn ứng cử viên  Khi ứng viên đƣợc tuyển dụng, hồ sơ dự tuyển đƣợc tự động cập nhật vào hồ sơ nhân viên thức công ty, nhập liệu nhiều lần 1.2 Quy trình quản lý hợp đồng lao động  Quản lý chi tiết hợp đồng lao động công ty với ngƣời lao động: Hợp đồng thử việc, hợp đồng thức có thời hạn, hợp đồng thức không thời hạn  Theo dõi gia hạn hợp đồng  Theo dõi lƣu trữ hồ sơ ngƣời lao động nghỉ việc, tạm hỗn hợp đồng 1.3 Quy trình quản lý q trình cơng tác  Quản lý chi tiết q trình cơng tác nhân viên trƣớc vào làm việc công ty  Quản lý chi tiết q trình cơng tác nhân viên làm việc công ty: bắt đầu vào làm việc, đƣợc thăng chức, thuyên chuyển phòng ban 1.4 Quy trình quản lý khen thưởng, kỷ luật  Theo dõi trình khen thƣởng, kỷ luật nhân viên 1.5 Quy trình quản lý trình đạo tạo  Lập kế hoạch theo dõi thực kế hoạch đào tạo cho đội ngũ cán nhân viên công ty  Theo dõi trình đào tạo, kết đào tạo, chi phí thực công tác đào tạo nhân viên Luận văn thạc sĩ Bùi Thị Hồng Nhung 1.6 Quy trình quản lý lương  Cập nhật bảng hệ số lƣơng cho nhân viên, gồm thông số nhƣ: mức lƣơng tối thiểu theo quy định nhà nƣớc, lƣơng hƣởng tham gia học tập, mức lƣơng đƣợc hƣởng làm thêm giờ, hệ số lƣơng, hệ số phụ cấp  Cập nhật bảng chấm công theo tháng cho nhân viên  Tính lƣơng theo tháng cho nhân viên, tùy theo loại hình doanh nghiệp tƣ nhân, nhà nƣớc hay liên doanh,… cho phép ngƣời sử dụng thiết lập cơng thức tính lƣơng mà đơn vị sử dụng:  Lƣơng tháng = Lƣơng tối thiểu * [Hệ số lƣơng + Tổng hệ số phụ cấp]  Lƣơng ngày = Mức lƣơng ngày * Số ngày làm việc  Lƣơng khốn cứng… Quy trình quản lý nhân tiền lƣơng 2.1 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý thơng tin tuyển dụng nhân viên Hình 1.1: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý thông tin Tuyển dụng Nhân viên Luận văn thạc sĩ 10 Bùi Thị Hồng Nhung