Xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học Việt Nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - Trần Thị Loan XÂY DỰNG HỆ THỐNG CƠNG CỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC Hà Nội - 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - Trần Thị Loan XÂY DỰNG HỆ THỐNG CƠNG CỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 62 32 24 01 LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS Dương Văn Khám TS Nguyễn Liên Hương Hà Nội - 2019 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu độc lập cá nhân Tên luận án không trùng với nghiên cứu đƣợc công bố Các số liệu, tài liệu tham khảo luận án trung thực có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng Các kết luận khoa học luận án chƣa đƣợc công bố công trình ngƣời khác Nghiên cứu sinh Trần Thị Loan MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu luận án Giả thuyết nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Nguồn tài liệu, tƣ liệu tham khảo 10 Đóng góp luận án 10 Bố cục luận án 11 Chƣơng TỔNG QUAN CÁC CƠNG TRÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 13 1.1 Tổng quan cơng trình nghiên cứu có liên quan đến xác định giá trị tài liệu 13 1.2 Tổng quan cơng trình nghiên cứu công cụ xác định giá trị tài liệu 24 1.3 Những vấn đề luận án tập trung nghiên cứu 33 Tiểu kết chương 35 Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TRƢỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM 36 2.1 Giải thích khái niệm có liên quan 36 2.1.1 Khái niệm “Giá trị tài liệu lưu trữ” 36 2.1.2 Khái niệm “Giá trị thực tiễn” “Giá trị lịch sử” 36 2.1.3 Khái niệm “Thời hạn bảo quản tài liệu” 37 2.1.4 Khái niệm “Đánh giá giá trị tài liệu” “Xác định giá trị tài liệu” 38 2.2 Cơ sở lý luận công cụ xác định giá trị tài liệu trƣờng đại học 42 2.2.1 Khái niệm “Công cụ xác định giá trị tài liệu” “Hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu trường đại học” 42 2.2.2 Hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu trường đại học 43 2.2.3 Sự cần thiết xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu trường đại học 50 2.2.4 Trách nhiệm xây dựng áp dụng công cụ xác định giá trị tài liệu trường đại học 55 2.2.5 Nguyên tắc, yêu cầu xây dựng hệ thống công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu 58 2.3 Cơ sở pháp lý để xây dựng hệ thống cơng cụ xác định giá trị tài liệu hình thành hoạt động trƣờng đại học 60 2.3.1 Các quy định Nhà nước 60 2.3.2 Các quy định Bộ Giáo dục Đào tạo 63 2.3.3 Nhận xét 73 Tiểu kết chương 75 Chƣơng THỰC TRẠNG VỀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC 76 3.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức tổ chức lƣu trữ trƣờng Đại học 76 3.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 76 3.1.2 Cơ cấu tổ chức tổ chức lưu trữ trường đại học 78 3.2 Thành phần, nội dung, đặc điểm, giá trị tài liệu trƣờng Đại học 81 3.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu trường đại học 81 3.2.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ trường đại học 88 3.2.3 Giá trị tài liệu lưu trữ trường đại học 90 3.3 Thực trạng xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu trƣờng đại học 97 3.3.1 Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu trường đại học 97 3.3.2 Thực trạng xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu trường đại học 105 3.3.3 Nhận xét, đánh giá 115 Tiểu kết chương 119 Chƣơng HƢỚNG DẪN XÂY DỰNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA CÁC TRƢỜNG ĐẠI HỌC 120 4.1 Hƣớng dẫn xây dựng danh mục hồ sơ trƣờng đại học 120 4.1.1 Căn xây dựng danh mục hồ sơ trường đại học 121 4.1.2 Yêu cầu xây dựng danh mục hồ sơ trường đại học 124 4.1.3 Hướng dẫn phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ trường đại học 126 4.1.4 Hướng dẫn cấu tạo danh mục hồ sơ, tài liệu trường đại học 127 4.1.5 Hướng dẫn quy trình xây dựng danh mục hồ sơ 128 4.1.6 Hướng dẫn sử dụng danh mục hồ sơ trường đại học 135 4.2 Hƣớng dẫn xây dựng sử dụng danh mục tài liệu chuyên môn nghiệp vụ trƣờng đại học 138 4.2.1 Vai trị danh mục tài liệu chun mơn nghiệp vụ 138 4.2.2 Hướng dẫn xây dựng danh mục 138 4.3 Hƣớng dẫn xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động trƣờng đại học 142 4.3.1 Vai trò bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 142 4.3.2 Hướng dẫn xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 143 4.3.3 Hướng dẫn áp dụng bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến 147 4.4 Điều kiện để xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu trƣờng đại học 148 4.4.1 Nâng cao nhận thức vị trí, vai trị cơng tác lưu trữ cho lãnh đạo quan, đơn vị viên chức thực thi nhiệm vụ 148 4.4.2 Tăng cường trách nhiệm quan quản lý lưu trữ trường đại học 152 4.4.3 Đổi chế tuyển dụng, xếp vị trí người làm cơng tác lưu trữ 154 4.4.4 Đảm bảo sở vật chất cho hoạt động lưu trữ trường đại học 156 4.5 Một số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu 157 Tiểu kết chương 158 KẾT LUẬN 159 DANH MỤC CƠNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢ LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 162 TÀI LIỆU THAM KHẢO 163 PHỤ LỤC 172 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CTSV Công tác sinh viên CCXĐGTTL Công cụ xác định giá trị tài liệu DMHS Danh mục hồ sơ GD- ĐT Giáo dục - Đào tạo GS, PGS Giáo sƣ, Phó giáo sƣ HC-TC Hành - Tổ chức HTQT Hợp tác Quốc tế KHTC Kế hoạch tài KTĐBCL Khảo thí đảm bảo chất lƣợng 10 NXB Nhà xuất 11 NCKH Nghiên cứu khoa học 12 NGƢT Nhà giáo ƣu tú 13.NGND Nhà giáo nhân dân 14 UBND Ủy ban nhân dân 15 QLĐT Quản lý đào tạo 16 QLKHSĐH Quản lý đào tạo sau Đại học 17 QTTB Quản trị thiết bị 18 TKXDCB Thiết kế xây dựng 19 TCCB Tổ chức cán 20 TTTV Thông tin thƣ viện 21 TN Thanh niên 22 THBQ Thời hạn bảo quản 23 THCN Trung học chuyên nghiệp 24.TW Trung ƣơng 25 XĐGTTL Xác định giá trị tài liệu 26 VV Vĩnh viễn MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Theo thống kê Bộ Giáo dục - Đào tạo, tính đến năm học 2016 -2017, hệ thống giáo dục Đại học quốc dân có 235 trƣờng đại học, học viện bao gồm 170 trƣờng công lập, 60 trƣờng tƣ thục dân lập, trƣờng có 100% vốn nƣớc ngồi, 37 Viện nghiên cứu khoa học đƣợc giao nhiệm vụ đào tạo trình độ tiến sĩ, 33 trƣờng cao đẳng sƣ phạm Trong trình hoạt động trƣờng đại học, tài liệu sản sinh có khối lƣợng lớn với nội dung phản ánh chức đào tạo nguồn nhân lực bậc đại học sau đại học; nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học chuyển giao cơng nghệ Tài liệu lƣu trữ hình thành hoạt động trƣờng đại học có ý nghĩa lĩnh vực đời sống xã hội, phục vụ phát triển kinh tế - trị, văn hóa - xã hội của dân tộc nói chung, trƣờng đại học Việt Nam nói riêng Tuy nhiên, để khối tài liệu trƣờng đại học Việt Nam đƣợc xác định giá trị đắn cần phải thực tốt hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ đặc biệt việc xác định giá trị tài liệu Trên thực tế công tác lƣu trữ nói chung xác định giá trị tài liệu nói riêng trƣờng đại học chƣa vào nề nếp, đặc biệt việc lựa chọn tài liệu trình lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu nhiều bất cập, thiếu sở khoa học vai trò định hƣớng quan quản lý ngành lƣu trữ, đặc biệt chƣa có hệ thống công cụ hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu hợp lý toàn diện dẫn đến thực trạng khối tài liệu hầu nhƣ cịn tình trạng chƣa đƣợc lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, chí bó gói, chất đống kho, tản mạn đơn vị chức năng, không đƣợc quản lý tập trung, tổ chức khoa học, phát huy giá trị tài liệu, gây nên lãng phí lớn tri thức, kinh nghiệm kết tinh tài liệu lƣu trữ Ngoài ra, nhiệm vụ cấp thiết hoạt động lƣu trữ quan, tổ chức nói chung xác định giá trị tài liệu trƣờng đại học Việt Nam nói riêng phải tối ƣu hố thành phần, nội dung tài liệu, với tiêu chí giữ lại tối thiểu nhƣng hàm lƣợng thơng tin cần phải tối đa Việc thống lựa chọn tài liệu vấn đề mang tính khoa học, địi hỏi phải đƣợc trang bị kiến thức lý luận xác định giá trị tài liệu, đồng thời phải có hệ thống cơng cụ xác định giá trị tài liệu Bởi lẽ, hệ thống công cụ phƣơng tiện giúp cho trƣờng đại học đảm bảo thống xác định giá trị tài liệu, phân biệt đƣợc giá trị loại tài liệu, xác định tài liệu lƣu giữ đâu thời gian lƣu giữ nhƣ tránh đƣợc tình trạng hủy nhầm tài liệu có giá trị từ phục vụ cho thu thập, thống kê, bảo quản nâng cao hiệu công tác khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ Xuất phát từ lí đó, tác giả lựa chọn đề tài “Xây dựng hệ thống cơng cụ xác định giá trị tài liệu hình thành hoạt động trường đại học Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu luận án tiến sĩ chuyên ngành Lƣu trữ Mục tiêu nghiên cứu đề tài - Hệ thống làm rõ sở lý luận, pháp lý công cụ xác định giá trị tài liệu nói chung tài liệu hình thành hoạt động trƣờng đại học Việt Nam nói riêng - Đánh giá đƣợc thực trạng công cụ xác định giá trị tài liệu trƣờng đại học - Đề xuất xây dựng công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành hoạt động trƣờng đại học - Hƣớng dẫn xây dựng số công cụ (phổ biến) xác định giá trị tài liệu hình thành hoạt động trƣờng đại học Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Để đạt đƣợc mục tiêu đề ra, luận án cần thực nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu sở lý luận pháp lý công cụ xác định giá trị tài liệu - Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức từ làm rõ thành phần, nội dung, đặc điểm giá trị tài liệu; tổ chức lƣu trữ trƣờng đại học - Khảo sát thực trạng hệ thống cơng cụ xác định giá trị tài liệu hình thành hoạt động trƣờng đại học - Đề xuất xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu trƣờng đại học - Hƣớng dẫn quy trình, phƣơng pháp xây dựng hệ thống cơng cụ xác định giá trị tài liệu phổ biến áp dụng cho trƣờng đại học Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu luận án - Về đối tƣợng khách thể nghiên cứu Hiện nay, có nhiều trƣờng đại học đƣợc thành lập với loại hình khác hoạt động lãnh thổ Việt Nam Tuy nhiên, luận án giới hạn phạm vi nghiên cứu vấn đề xây dựng hệ thống cơng cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trình hoạt động trƣờng đại học công lập Việt Nam Sở dĩ tác giả luận án chọn mẫu nhƣ theo kết thống kê năm học 2016-2017, số lƣợng trƣờng đại học công lập chiếm tỉ lệ lớn tổng số trƣờng đại học hệ thống giáo dục Đại học quốc dân (170/235 trƣờng đại học), trƣờng đại học công lập Việt Nam chiếm ƣu chất lƣợng đào tạo chuyên ngành đa ngành (Đại học Quốc gia, đại học vùng) Phần lớn trƣờng đại học cơng lập đƣợc Chính phủ, Bộ Giáo dục Đào tạo thành lập có bề dày lịch sử đào tạo nghiên cứu khoa học, nằm danh sách trƣờng đại học có uy tín - Về thời gian nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu trƣờng đại học công lập Việt Nam từ thành lập Tuy nhiên, lịch sử q trình hoạt động trƣờng đại học có bề dày khác nên khối lƣợng tài liệu khơng giống nhau, chúng tơi tiến hành khảo sát trực tiếp tài liệu năm từ 1975 đến số trƣờng đại học nhƣ Đại học khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội, Đại học Ngoại ngữ thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Ngoại thƣơng, Đại học Sƣ phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Y Dƣợc Thành phố Hồ Chí Minh, Đại học Mỹ thuật Hồ Chí Minh, Đại học Bách khoa Hà Nội, Đại học Thƣơng mại, Đại học Quản trị Kinh doanh, Đại học Hà Nội, Đại học Nội vụ Hà Nội; đại học vùng nhƣ đại học Đà Nẵng, Đại học Thái Nguyên - Về nội dung nghiên cứu Do điều kiện thời gian số điều kiện khác, luận án tập trung nghiên cứu giải vấn đề có liên quan tới xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành hoạt động trƣờng đại học công lập Việt Nam 59 60 61 62 Bảng điểm học phần bao gồm điểm kiểm tra, điểm thi, điểm học phần nghiệp Sổ theo dõi tình hình giảng dạy, học tập giáo viên nghiệp Tài liệu thi tốt nghiệp bảo vệ luận văn tốt nghiệp 30 năm Quyết định công nhận tốt nghiệp cấp thạc sĩ; danh sách tốt nghiệp Hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp cấp thạc sĩ 64 Hồ sơ đánh giá luận văn thạc sĩ 66 67 năm sau tốt học viên 63 65 10 năm sau tốt Vĩnh viễn Vĩnh viễn 30 năm Hồ sơ chấm thẩm định xử lý kết thẩm định luận văn thạc sĩ trƣờng hợp có đơn tố cáo 30 năm Luận văn thạc sĩ + Đƣợc hội đồng đánh giá đạt yêu cầu trở lên 30 năm + Không đạt yêu cầu năm Tài liệu khác có liên quan đến xét tốt nghiệp năm I.3 Đào tạo Tiến sĩ Hồ sơ cho phép đào tạo, đình tuyển sinh, thu hồi 68 định cho phép đào tạo ngành, chuyên ngành Vĩnh viễn tiến sĩ 69 70 71 72 Hồ sơ cho phép liên kết đào tạo trình độ tiến sĩ với sở giáo dục nƣớc Tài liệu hƣớng dẫn tuyển sinh tiến sĩ Vĩnh viễn Đến hết hiệu lực Hồ sơ xác định tiêu tuyển sinh hàng năm Quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển; Điểm chuẩn tuyển sinh Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm sau tốt 73 Hồ sơ đăng ký dự tuyển 74 Các tài liệu khác liên quan đến tuyển sinh nghiệp 222 năm sau tốt nghiệp Quyết định công nhận nghiên cứu sinh, hƣớng nghiên 75 cứu đề tài nghiên cứu, chuyên ngành, ngƣời Vĩnh viễn hƣớng dẫn thời gian đào tạo nghiên cứu sinh 76 77 78 Bảng điểm tổng hợp kết học tập theo học kỳ, năm học, khóa học Hồ sơ giảng dạy giảng viên năm sau tốt nghiệp Tài liệu thi hết học phần + Hồ sơ xét duyệt kết thi hết học phần 81 82 nghiệp nghiệp + Tài liệu khác liên quan đến thi hết học phần 80 10 năm sau tốt năm sau tốt + Bài thi 79 Vĩnh viễn Bảng điểm học phần bao gồm điểm kiểm tra, điểm thi, điểm học phần năm sau tốt nghiệp 10 năm sau tốt nghiệp Sổ theo dõi tình hình giảng dạy, học tập giáo viên học viên năm sau tốt nghiệp Báo cáo chuyên đề, tiểu luận tổng quan nghiên cứu sinh năm sau tốt nghiệp Tài liệu công nhận tốt nghiệp cấp tiến sĩ + Quyết định công nhận tốt nghiệp cấp tiến sĩ; danh sách nghiên cứu sinh đƣợc cấp tiến sĩ Vĩnh viễn + Hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp cấp tiến sĩ Vĩnh viễn + Hồ sơ đánh giá luận án tiến sĩ cấp sở Vĩnh viễn + Hồ sơ đề nghị bảo vệ luận án tiến sĩ cấp trƣờng cấp Đại học Quốc gia + Hồ sơ việc lấy ý kiến phản biện độc lập luận án tiến sĩ 223 Vĩnh viễn Vĩnh viễn + Hồ sơ đánh giá luận án tiến sĩ cấp trƣờng cấp Đại học Quốc gia + Hồ sơ chấm thẩm định xử lý kết thẩm định luận án tiến sĩ 83 Vĩnh viễn Luận án tiến sĩ tóm tắt luận án tiến sĩ + Đƣợc Hội đồng đánh giá đạt yêu cầu trở lên + Không đạt yêu cầu 84 Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm Tài liệu khác có liên quan đến xét tốt nghiệp năm II Tài liệu nghiên cứu khoa học 85 Hồ sơ đánh giá đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên cấp khoa/bộ môn năm Hồ sơ đánh giá đề tài nghiên cứu khoa học sinh 86 viên dự xét giải thƣởng sinh viên nghiên cứu khoa 10 năm học cấp trƣờng Hồ sơ đánh giá đề tài xét tặng giải thƣởng sinh viên 87 nghiên cứu khoa học giải thƣởng Khoa học công nghệ dành cho giảng viên trẻ sở Vĩnh viễn giáo dục đại học 88 Hồ sơ chƣơng trình, đề tài nghiên cứu khoa học giảng viên, nghiên cứu viên - Cấp Nhà nƣớc Vĩnh viễn - Cấp Bộ, ngành Vĩnh viễn - Cấp Cơ sở 20 năm III Tài liệu Công tác sinh viên Báo cáo đánh giá, tổng hợp tình hình đạo đức, lối 89 sống học sinh, sinh viên theo thời kỳ Vĩnh viễn năm học 90 Hồ sơ theo dõi, tổng hợp, thống kê đề xuất công tác phát triển Đảng học sinh, sinh viên 224 10 năm 91 92 Hồ sơ khen thƣởng công nhận danh hiệu học sinh, sinh viên - Cấp đại học Quốc gia 20 năm - Cấp trƣờng 10 năm Hồ sơ kỷ luật học sinh, sinh viên - Hình thức kỷ luật khiển trách 10 năm - Hình thức kỷ luật cảnh cáo 15 năm - Hình thức đình học tập có thời hạn 20 năm - Hình thức buộc thơi học 93 94 95 96 Vĩnh viễn Hồ sơ tổ chức, theo dõi hoạt động liên quan đến hình thành đạo đức, lối sống học sinh, sinh viên Hồ sơ theo dõi, xử lý vấn đề an ninh, trị liên quan đến học sinh, sinh viên Hồ sơ tổ chức tuần sinh hoạt công dân - học sinh, sinh viên đầu khóa, đầu năm, cuối khóa học Hồ sơ tổ chức tƣ vấn học tập, nghề nghiệp, việc làm cho học sinh, sinh viên năm 10 năm năm năm 97 Hồ sơ cơng tác chăm sóc sức khỏe học sinh, sinh viên năm 98 Hồ sơ quản lý học sinh, sinh viên nội, ngoại trú năm Trả ngƣời học 99 Hồ sơ học sinh, sinh viên sau trƣờng 100 Hồ sơ chuyển trƣờng học sinh, sinh viên 101 Sổ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến 102 Hồ sơ xin học lại trƣờng khác 103 Hết khóa năm Hết khóa Hồ sơ giải thi đấu thể dục thể thao, văn nghệ học sinh, sinh viên - Danh sách thí sinh đoạt giải Vĩnh viễn - Sổ cấp giấy chứng nhận học sinh đoạt giải Vĩnh viễn - Hồ sơ đăng ký dự thi năm 225 IV Tài liệu Đào tạo với nƣớc Hồ sơ ký kết Hiệp định, Thỏa thuận hợp tác việc 104 tiếp nhận lƣu học sinh nƣớc vào Việt Nam học Vĩnh viễn tập Hồ sơ thành lập, cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, sửa đổi, bổ sung, gia hạn, cấp lại giấy phép 105 thành lập, chấm dứt hoạt động, thu hồi giấy phép Vĩnh viễn thành lập văn phòng đại diện sở giáo dục nƣớc Việt Nam Hồ sơ cho phép thành lập, cho phép hoạt động giáo 106 dục, đình tuyển sinh, chấm dứt hoạt động giáo dục, giải thể, chia, tách, sáp nhập, hợp sở giáo Vĩnh viễn dục có vốn đầu tƣ nƣớc ngồi Việt Nam Hồ sơ cho phép mở phân hiệu, cho phép hoạt động 107 giáo dục phân hiệu sở giáo dục có vốn Vĩnh viễn đầu tƣ nƣớc Việt Nam Hồ sơ bổ sung, điều chỉnh hoạt động giáo dục, ngành đào tạo, mở rộng quy mô, đối tƣợng tuyển 108 sinh, điều chỉnh nội dung, chƣơng trình giảng dạy đối Vĩnh viễn với sở giáo dục phân hiệu sở giáo dục có vốn đầu tƣ nƣớc ngồi Việt Nam Hồ sơ phê duyệt đề án, gia hạn đề án, đình tuyển 109 sinh chấm dứt chƣơng trình liên kết đào tạo với nƣớc ngồi trình độ trung cấp, cao đẳng sƣ phạm, đại Vĩnh viễn học, thạc sĩ, tiến sĩ 110 111 Hồ sơ tuyển sinh học nƣớc ngân sách nhà nƣớc Hồ sơ không trúng tuyển ứng viên dự tuyển học nƣớc ngân sách nhà nƣớc 226 Vĩnh viễn năm 112 Hồ sơ tuyển sinh học nƣớc học bổng Hiệp định học bổng khác Vĩnh viễn Hồ sơ không trúng tuyển ứng viên dự tuyển 113 học nƣớc học bổng Hiệp định học năm bổng khác 114 115 116 117 118 119 120 Hồ sơ lƣu học sinh Việt Nam học tập nƣớc tiếp nhận nƣớc Hồ sơ lƣu học sinh nƣớc vào học sở giáo dục Việt Nam Hồ sơ tuyển chọn chuyên gia giáo dục làm việc nƣớc Hồ sơ không trúng tuyển ứng viên dự tuyển chọn chuyên gia giáo dục làm việc nƣớc Hồ sơ chuyên gia giáo dục làm việc nƣớc tiếp nhận nƣớc Hồ sơ giao nhiệm vụ bồi dƣỡng, kiểm tra, thi cấp chứng bồi dƣỡng nghiệp vụ tƣ vấn du học Hồ sơ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động dịch vụ tƣ vấn du học Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm Danh sách thống kê hàng năm lƣu học sinh Việt Nam 121 học tập nƣớc ngồi có sử dụng ngân sách nhà 20 năm nƣớc nƣớc V Tài liệu Hành - Tổng hợp 122 123 124 125 Quy định, quy chế tổ chức hoạt động trƣờng Chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác năm nhiều năm trƣờng Hồ sơ kỷ niệm 10 năm, 20 năm, 30 năm… thành lập trƣờng Hồ sơ hƣớng dẫn công tác thi đua, khen thƣởng 227 20 năm ĐG Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm ĐG 126 Hồ sơ hội nghị sơ kết công tác trƣờng 127 Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác trƣờng 128 Hồ sơ tổ chức ngày lễ 129 130 131 20 năm Vĩnh viễn năm Sổ ghi biên họp quan trọng Ban Giám hiệu Sổ ghi biên họp trƣờng Tài liệu đón tiếp đoàn khách nƣớc Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm 132 Sổ đăng ký văn 133 Sổ đăng ký văn đến 134 Các tập văn lƣu Vĩnh viễn 135 Hồ sơ thành lập đơn vị thuộc trƣờng Vĩnh viễn 136 137 138 Hồ sơ giải thể, sáp nhập đơn vị trực thuộc trƣờng Hồ sơ nâng hạng Trƣờng Vĩnh viễn Vĩnh viễn Hồ sơ chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức trƣờng đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn 139 Hồ sơ tiếp nhận, tuyển dụng cán bộ, công chức 70 năm ĐG 140 Hồ sơ thuyên chuyển, điều động cán bộ, công chức 70 năm ĐG 141 Hồ sơ qui hoạch, đề bạt, bổ nhiệm cán lãnh đạo 70 năm ĐG 142 Hồ sơ nâng lƣơng 70 năm ĐG 143 Hồ sơ chuyển ngạch, nâng ngạch công chức 70 năm ĐG 144 Hồ sơ phụ cấp tiền lƣơng 70 năm ĐG 145 Hồ sơ trợ cấp cán bộ, công chức 70 năm ĐG 146 147 148 Hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội, làm sổ bảo hiểm xã hội cho cán bộ, công chức Trƣờng Hồ sơ nghỉ hƣu, sức, việc cán bộ, công chức Hồ sơ quản lý lao động 70 năm ĐG 70 năm ĐG 70 năm ĐG 228 149 Hồ sơ hợp đồng lao động ngắn hạn dài hạn 20 năm ĐG 150 Hồ sơ thi đua - khen thƣởng cán bộ, công chức 70 năm ĐG 151 Hồ sơ kỷ luật cán bộ, công chức 70 năm ĐG 152 Hồ sơ lý lịch cán bộ, công chức 70 năm ĐG VII Tài liệu Quản trị - Tài sản 153 Tài liệu mua sắm tài sản 20 năm ĐG 154 Tài liệu quản lý, sử dụng trang thiết bị 20 năm ĐG 155 Tài liệu kiểm kê tài sản 20 năm 156 Tài liệu lý tài sản 20 năm Hồ sơ thiết kế thi cơng hạng mục cơng trình: - Hạng mục Hiệu bộ, kí túc xá, thƣ viện, giảng đƣờng, nhà học đa năng, hội trƣờng lớn… 157 - Hạng mục đƣờng nội bộ, tƣờng rào, nhà thƣờng trực, trạm biến áp… - Hạng mục nhà để xe, nhà tạm cấp 158 Tài liệu sữa chữa, cải tạo hạng mục nhỏ 159 Tài liệu an tồn lao động, phịng cháy chữa cháy 160 Vĩnh viễn Tài liệu công tác bảo vệ an ninh nội bộ, trật tự trị an 20 năm 10 năm năm 10 năm ĐG 10 năm ĐG 161 Tài liệu y tế, sức khỏe, vệ sinh phòng bệnh 10 năm ĐG 162 Tài liệu dân quân tự vệ 10 năm ĐG VIII Tài liệu Kế hoạch - Tài 163 Tài liệu hƣớng dẫn, kiểm tra cơng tác tài - kế tốn 20 năm ĐG 164 Dự tốn kinh phí thu - chi thƣờng xuyên 10 năm ĐG 165 Quyết toán thu - chi kinh phí năm 166 Quyết tốn thu - chi kinh phí tháng, quý 20 năm ĐG 167 Nhật ký sổ 20 năm ĐG Vĩnh viễn 229 168 Chứng từ thu - chi 20 năm ĐG 169 Sổ theo dõi quỹ (chi tiết) 20 năm ĐG 170 Sổ theo dõi chi tạm ứng 15 năm ĐG 171 Hồ sơ kiểm tra, tra tài 20 năm ĐG 172 Hồ sơ vốn xây dựng 20 năm ĐG 173 Hồ sơ kiểm kê, đánh giá chất lƣợng tài sản 174 Báo cáo, biên kiểm tra quỹ Vĩnh viễn 175 Hồ sơ giao tự chủ tài Vĩnh viễn 176 Hồ sơ hợp đồng dịch vụ 10 năm 177 Hồ sơ chi trả hợp đồng lao động 10 năm 178 Hồ sơ chi trả hợp đồng giảng dạy 10 năm 20 năm Hồ sơ chi trả đề án, dự án, đề tài nghiên cứu 179 khoa học, biên soạn giáo trình, tập giảng, sách 20 năm chuyên khảo 180 Hồ sơ quy định chi tiêu nội 20 năm 181 Hồ sơ chi tăng thêm cho viên chức năm 182 Tài liệu giao kế hoạch tài cho đơn vị năm IX Tài liệu hoạt động Khoa Trung tâm 183 184 Chƣơng trình kế hoạch đào tạo, học tập, giảng dạy Tài liệu kết kỳ thi, kiểm tra học kỳ, hết môn học 185 Tài liệu sơ kết học kỳ 186 Tài liệu tổng kết năm học 187 188 189 20 năm ĐG năm năm 10 năm ĐG Tài liệu thực tập tốt nghiệp sinh viên Khoa, Trung tâm Tài liệu theo dõi tiến độ giảng dạy giảng viên Tài liệu đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên thuộc khoa 230 năm năm 20 năm ĐG 190 Tài liệu phong trào thi đua 191 Sổ sách ghi chép họp, hội thảo 192 năm Tài liệu biên soạn giáo trình, đề cƣơng giảng cho Khoa, Trung tâm chủ trì 20 năm ĐG 20 năm ĐG X Tài liệu công tác phục vụ đào tạo 193 Tài liệu chƣơng trình, kế hoạch thực tập, lao động sản xuất 20 năm ĐG 194 Tài liệu quản lý phòng thực hành năm 195 Tài liệu kết thực hành tay nghề sinh viên năm 196 Tài liệu an toàn lao động sản xuất năm 197 Tài liệu sáng kiến, cải tiến giải pháp kỹ thuật năm XI Tài liệu Đảng trƣờng Hồ sơ thực Nghị Ban chấp hành 198 TW, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ, Ban Cán Đảng Hồ sơ Đại hội Đảng trƣờng đại học 199 200 201 202 Tập chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo sơ kết, tổng kết công tác năm Đảng ủy trƣờng đại học Tập báo cáo sơ kết tháng, tổng kết năm chi trực thuộc Đảng ủy trƣờng đại học Sổ đăng ký đảng viên, sổ theo dõi nộp đảng phí Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức sở Đảng, đảng viên Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 20 năm 70 năm 203 Hồ sơ xét trao tặng huy hiệu Đảng cho đảng viên 204 Sổ ghi biên họp Đảng ủy Vĩnh viễn 205 Hồ sơ tổ chức lớp nhận thức Đảng 10 năm Thông báo kết luận kỳ họp Ban chấp hành 10 năm 206 207 208 20 năm Đảng uỷ trƣờng đại học năm… Hồ sơ hoạt động kiểm tra, giám sát Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy, tổ chức Đảng trực thuộc Báo cáo công tác phát triển đảng viên 231 20 năm 10 năm 209 210 211 Báo cáo đánh giá công tác sử dụng phát thẻ Đảng viên Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức sở Đảng, Đảng viên Hồ sơ thực Nghị Đảng ủy trƣờng đại học 20 năm 70 năm Vĩnh viễn 212 Hồ sơ kỷ luật Đảng đảng viên 70 năm 213 Hồ sơ đảng viên 70 năm 214 Công văn trao đổi công tác Đảng năm 10 năm 215 Tập văn tổ chức hoạt động 20 năm 216 Tập báo cáo tăng giảm đảng viên 10 năm 217 Tập báo cáo kết nạp đảng viên 10 năm 218 Báo cáo chuyển đảng thức 10 năm 219 Hồ sơ khen thƣởng đảng viên 70 năm 220 221 222 Hồ sơ hoạt động kiểm tra, giám sát chi thuộc Đảng trƣờng đại học Hồ sơ tổ chức đại hội chi thuộc Đảng trƣờng đại học Sổ phát thẻ đảng viên 20 năm 70 năm Vĩnh viễn XII Tài liệu Đoàn Thanh niên 223 224 225 Tập văn đạo, hƣớng dẫn Trung ƣơng Đoàn TN, Ban Thƣờng vụ Hồ sơ tổng kết cơng tác năm Đồn niên Hồ sơ tổ chức thực chƣơng trình, kế hoạch, hoạt động Đồn trƣờng đại học Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 226 Tập văn trao đổi cơng tác Đồn niên 10 năm 227 Hồ sơ Đại hội Đoàn niên trƣờng đại học 228 Hồ sơ Đại hội Chi đoàn lớp đại học 229 Sổ đăng ký đoàn viên Vĩnh viễn 300 Sổ phát thẻ đoàn viên Vĩnh viễn 301 Sổ đoàn viên Vĩnh viễn 10 năm năm 232 XII Tài liệu Cơng đồn trƣờng 302 303 304 305 306 Tập văn đạo, hƣớng dẫn tổ chức Cơng đồn cấp Hồ sơ Đại hội Cơng đoàn trƣờng đại học Hồ sơ bầu Ban chấp hành Cơng đồn trƣờng đại học Hồ sơ trợ cấp khó khăn cho cơng đồn viên cơng đồn trƣờng đại học Sổ đăng ký đồn viên cơng đồn, thu cơng đồn phí, theo dõi thu chi quỹ cơng đồn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 10 năm 20 năm 307 Hồ sơ tổ chức hoạt động ngày lễ năm 10 năm 308 Hồ sơ việc thành lập tổ cơng đồn trực thuộc 10 năm 309 Sổ ghi biên họp Ban chấp hành cơng đồn 233 Vĩnh viễn PHỤ LỤC PHIẾU KHẢO SÁT TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TRONG TRƢỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM ( Địa bàn nghiên cứu: Các trƣờng Đại học Công lập Việt Nam) Mã bảng hỏi:…………………… Ngày khảo sát: / / 2018 Thƣa Anh/Chị, Chúng tiến hành nghiên cứu thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu tình hình xây dựng công cụ xác định giá trị tài liệu trƣờng đại học để phục vụ cho công tác NCKH Mong anh/chị cho biết ý kiến qua việc trả lời câu hỏi dƣới Những thông tin mà anh/chị cung cấp cho phục vụ cho mục đích khoa học đƣợc đảm bảo tính khuyết danh Chúng tơi mong nhận đƣợc câu trả lời xác thực, khách quan Anh/Chị Xin chân thành cảm ơn giúp đỡ Anh/Chị! A Đánh giá ngƣời đƣợc điều tra Hiện công tác xác định giá trị tài liệu quan Anh/ Chị nhƣ nào? Anh/Chị cho thực nhiệm vụ đâu? Ai có trách nhiệm? Trƣởng đơn vị Trƣờng ĐH nơi Anh/Chị có loại công cụ hƣớng dẫn xác định giá trị sau đây? Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Bảng kê tài liệu có giá trị vĩnh viễn Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu hủy giản đơn Danh mục nguồn, thành phần tài liệu loại Loại khác: 234 Anh/chị thƣờng sử dụng loại công cụ để xác định giá trị tài liệu trƣờng? Danh mục hồ sơ trƣờng Bảng thời hạn bảo quản trƣờng Danh mục nguồn thành phần tài liệu trƣờng Bảng THBQ Bộ Nội vụ Bộ GD-ĐT heo kinh nghiệm Chƣa sử dụng loại Theo Anh/Chị việc xây dựng công cụ xác định giá trị tài liệu có cần thiết hay khơng? Anh/Chị cho biết số lƣợng/ loại hình tài liệu đƣợc xác định giá trị đƣa vào phòng (kho) lƣu trữ trƣờng? Anh/Chị có cho tài liệu lƣu trữ trƣờng đại học có giá trị nhƣ đào tạo nghiên cứu khoa học? ắc Trƣởng đơn vị (hoặc Chánh VP) có nhận thức nhƣ ý nghĩa công cụ xác định giá trị tài liệu quan? 235 Anh/Chị có sẵn sàng tham mƣu cho trƣởng đơn vị việc xây dựng ban hành công cụ xác định giá trị tài liệu trƣờng hay không? Rất ngại 10 Theo Anh/Chị việc xây dựng xây dựng áp dụng công cụ xác định giá trị tài liệu có tiết kiệm thời gian, đem lại hiệu cho công tác lƣu trữ hay không? Ý kiến khác 11 Anh/Chị làm để đƣa cơng tác lƣu trữ nói chung xác định giá trị tài liệu quan vào nếp? Tiếp tục tham mƣu cho lãnh đạo Lập Đề án Lập Kế hoạch Đăng kí sáng kiến Đăng kí đề tài khoa học Ý kiến khác B Thông tin ngƣời trả lời Tuổi: Địa chỉ: Năm sinh: Tốt nghiệp ngành học: Bậc đào tạo: Hệ đào tạo: Cơ sở đào tạo: Xin chân thành cảm ơn Anh/ Chị hợp tác! Xác nhận quan Ngƣời thực khảo sát NCS Trần Thị Loan 236