Khảo sát, đánh giá việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh : Luận văn ThS. Văn thư - Lưu trữ - Bảo tàng: 603203

Bởi vậy, xây dựng, ban hành và áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật là công việc cần thiết để nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác lưu trữ; là một trong những nhiệm vụ quan trọn

i

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ KIM THU

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VIỆC ÁP DỤNG CÁC ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT TRONG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội, năm 2018

ii

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ KIM THU

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VIỆC ÁP DỤNG CÁC ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT TRONG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH

iii

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN v

LỜI CẢM ƠN vi

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 3

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 8

4 Phạm vi nghiên cứu 9

5 Đối tượng nghiên cứu 9

6 Phương pháp nghiên cứu 9

7 Kết cấu của Luận văn 10

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC XÂY DỰNG 11

ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT TRONG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ 11 1.1 Cơ sở lý luận 11

1.1.1 Các khái niệm cơ bản 11

1.1.2 Nguyên tắc, phương pháp xây dựng định mức 15

1.1.3 Phương pháp xác định mức lao động 18

1.1.4 Các loại mức lao động 19

1.2 Cơ sở pháp lý 21

1.2.1 Công tác định mức lao động 21

1.2.2 Công tác lưu trữ 21

1.3 Cơ sở thực tiễn 23

1.3.1 Thực tiễn xây dựng định mức trong lưu trữ 23

1.3.2 Căn cứ xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật 26

1.4 Vai trò của định mức lao động và những điểm cần lưu ý khi xây dựng định mức lao động trong hoạt động lưu trữ 31

Tiểu kết Chương 1: 34

CHƯƠNG 2 VIỆC ÁP DỤNG CÁC ĐỊNH MỨC KINH TẾ 35

- KỸ THUẬT TRONG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI 35

LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH 35

2.1 Hệ thống các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ đã ban hành thời gian qua 35

2.1.1 Các định mức kinh tế - kỹ thuật trong lưu trữ đã xây dựng, ban hành 35

2.1.2 Nội dung các định mức kinh tế - kỹ thuật trong lưu trữ 36

2.2 Thực trạng áp dụng các định mức KT-KT tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh 40

iv

2.2.1 Chọn mẫu và phương pháp khảo sát 41

2.2.2 Kết quả thu thập dữ liệu 42

2.2.3 Đánh giá việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ 50

2.2.4 Nhận xét chung 58

Tiểu kết Chương 2 59

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ VIỆC ÁP DỤNG CÁC 61

ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT TRONG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH 61

3.1 Hạn chế và nguyên nhân của hạn chế 61

3.1.1 Hạn chế 61

3.1.2 Nguyên nhân của hạn chế 62

3.1.3 Đánh giá chung 64

3.2 Một số đề xuất, kiến nghị 66

3.2.1 Nội dung định mức kinh tế - kỹ thuật 66

3.2.2 Phương pháp xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật 69

3.2.3 Nhân lực xây dựng định mức 70

3.2.4 Kinh phí xây dựng định mức 70

3.3 Một số biện pháp 71

3.3.1 Đối với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ 71

3.3.2 Đối với các tổ chức sự nghiệp về lưu trữ 73

Tiểu kết Chương 3 73

KẾT LUẬN 75

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 78

v

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của cá nhân đề xuất dựa trên các kết quả thực hiện nhiệm vụ chuyên môn hàng năm của Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước giao cho các đơn vị thực hiện về định mức lao động, định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ Các thông tin được đề cập trong Luận văn là khách quan, trung thực, được thực hiện từ các kết quả khảo sát tại các cơ quan, tổ chức Một số nội dung nghiên cứu đề cập trong Luận văn được công bố trên các bài viết đăng Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam và hội thảo khoa học do Cục Văn thư và Lưu trữ tổ chức Các văn bản được tập hợp, sử dụng trong quá trình nghiên cứu được công khai trên các trang webite; cuốn Tuyển tập văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ hiện hành xuất bản năm 2012 Các trích dẫn trong luận văn đều có nguồn gốc rõ ràng./

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Tác giả

Nguyễn Thị Kim Thu

vi

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên trong Luận văn này, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội đã nhiệt tình giảng dạy, chỉ bảo, giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi hoàn thành khóa học

Với tấm lòng tri ân sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn TS Nguyễn Lệ Nhung đã tạo điều kiện giúp đỡ nhiệt tình để tôi có thể hoàn thành tốt công trình nghiên cứu

Xin chân cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã ủng hộ, giúp đỡ tôi

về mọi mặt để tôi hoàn thành Luận văn này!

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Tác giả

Nguyễn Thị Kim Thu

1

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác lưu trữ là hoạt động vừa mang tính khoa học, vừa mang tính

kỹ thuật, nghiệp vụ Nhiều hoạt động chuyên môn trong công tác lưu trữ mang tính chất kỹ thuật, nghiệp vụ đặc thù Việc xây dựng định mức cần phải được tiến hành sau khi đã xây dựng các quy trình nghiệp vụ khoa học, đảm bảo tính logic, nguyên tắc và các quy định chặt chẽ của yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Bởi vậy, xây dựng, ban hành và áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật là công việc cần thiết để nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác lưu trữ; là một trong những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ thời gian qua

Hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật (sau đây viết tắt là KTKT) trong hoạt động lưu trữ là một hệ thống định mức chuyên ngành, đặc thù gồm tổng thể các mức KTKT từ mức xác định thời gian lao động hao phí đến mức thiết

bị, vật tư, văn phòng phẩm cho một đơn vị sản phẩm Hệ thống định mức KTKT là một trong những công cụ quan trọng để quản lý công tác lưu trữ Việc xây dựng và ban hành hệ thống định mức KTKT chuyên ngành là nhiệm

vụ cơ bản của cơ quan quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực; là cơ sở để các cơ quan, tổ chức quản lý xây dựng kế hoạch, thực hiện các nhiệm vụ được giao

và dự toán kinh phí đảm bảo các nguồn lực cho hoạt động của các tổ chức sự nghiệp lưu trữ

Năm 2000, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng định mức có phương pháp khoa học, từ việc xây dựng các quy trình nghiệp vụ lưu trữ làm

cơ sở từng bước thực hiện công tác xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia Một số định mức KTKT qua khảo sát, bấm giờ đã được xây dựng thành văn bản trình cấp có thẩm quyền phê duyệt cùng với đơn giá làm cơ sở để thực hiện các đề án, dự án như: định mức chỉnh lý tài liệu (tài liệu hành chính sau năm 1945, tài liệu hành chính tiếng Pháp, tài liệu xây dựng cơ bản ); định mức tu bổ tài liệu hư hỏng; định mức bảo hiểm bản gốc bằng công nghệ CD… Các định mức lao động đã áp dụng vào việc

2

thực hiện nội dung của đề án chuyên môn Tuy nhiên, việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ chưa áp dụng rộng rãi trong toàn ngành

Nhằm xác định lộ trình nghiên cứu, xây dựng các định mức KTKT trong công tác lưu trữ, năm 2009, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành Kế hoạch tổng thể “Xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật cơ bản trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ giai đoạn 2009 - 2015” Để triển khai thực hiện Kế hoạch tổng thể trên, việc xây dựng quy trình, định mức KTKT đã được giao trong kế hoạch công tác năm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, chương trình công tác của Bộ Nội vụ

Từ năm 2010 đến năm 2014, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng, trình cơ quan có thẩm quyền ban hành các văn bản như: Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế -

kỹ thuật chỉnh lý tài liệu lưu trữ nền giấy; Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy; Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế

- kỹ thuật lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và phục vụ độc giả tại Phòng đọc; Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở

dữ liệu tài liệu lưu trữ… Tuy nhiên, các định mức KTKT ban hành thời gian qua chưa được triển khai thực hiện một cách đồng bộ, thống nhất tại các cơ quan, tổ chức nói chung và Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nói riêng

Dưới góc độ là một người tốt nghiệp cử nhân chuyên ngành Lưu trữ học, hiện đang là viên chức làm công tác nghiên cứu khoa học tại Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tác giả nhận thấy, công tác xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật là một trong những công tác có tính then chốt, quan trọng trong công tác quản lý, điều hành một tổ chức sự nghiệp nói chung và tổ chức sự nghiệp lưu trữ nói riêng, là cơ sở để tổ chức lao động khoa học cho việc lập và giao kế hoạch

3

công tác hàng năm Thực hiện tốt công tác này là mục tiêu phấn đấu cụ thể của mỗi người trong quá trình lao động, là phương pháp đấu tranh chống lãng phí thời gian và sức lao động Thông qua định mức lao động, chúng ta sẽ phát hiện những thiếu sót và bất hợp lý trong tổ chức quản lý lao động, là đòn bẩy thúc đẩy năng suất lao động, đạt hiệu quả và chất lượng công việc được giao Đối với ngành Lưu trữ, việc xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật để áp dụng trong toàn hệ thống là một vấn đề hết sức cần thiết, là căn cứ cho việc xác định biên chế, vị trí việc làm nhằm đảm bảo tính thống nhất và nâng cao hiệu quả của công tác quản lý

Hiện nay, các Lưu trữ lịch sử nói chung và Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nói riêng đang thực hiện các hoạt động lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 Các hoạt động lưu trữ này đã có ảnh hưởng đến việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật tại các tổ chức sự nghiệp lưu trữ nói chung và Lưu

trữ lịch sử nói riêng Từ đó là lý do tôi chọn chủ đề “Khảo sát, đánh giá việc

áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh” làm Luận văn tốt nghiệp

Qua thực tiễn nghiên cứu, tôi hy vọng rằng, kết quả nghiên cứu của Luận văn sẽ góp phần nâng cao hiệu quả việc áp dụng các định mức KTKT trong hoạt động lưu trữ đã ban hành thời gian qua Đồng thời, các kết quả nghiên cứu là cơ sở hoàn thiện các văn bản quy định định mức KTKT trong hoạt động lưu trữ thời gian tới

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

2.1 Tình hình nghiên cứu ở trong nước

Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của việc xây dựng định mức kinh tế

- kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã thực hiện các nghiên cứu đề tài khoa học cấp Bộ, tổ chức hội thảo khoa học và bài viết nghiên cứu trao đổi đăng trên Tạp chí chuyên ngành như:

- Đề tài khoa học cấp Bộ “Nghiên cứu cơ sở khoa học để xây dựng các

định mức lao động trong kho lưu trữ” do Vũ Côi chủ nhiệm năm 1998 Đề tài

đã triển khai áp dụng công tác xây dựng định mức lao động chỉnh lý cho Phông Tổng cục Lâm nghiệp (giai đoạn 1961 - 1976), tài liệu hành chính sau

4

cách mạng tháng Tám năm 1945 được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; Phông Thống sứ Bắc Kỳ thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia II Các kết quả khảo sát xây dựng định mức lao động chỉnh lý tài liệu trên có kết quả khác nhau bởi một số lý do như: quy trình nghiệp vụ chỉnh lý gồm nhiều bước công việc, độ phức tạp của tài liệu khác nhau Kết quả nghiên cứu của đề tài, tác giả đề xuất các cấp lãnh đạo, quản lý ngành lưu trữ cần chỉ đạo, tổ chức công tác xây dựng định mức lao động lưu trữ để có cơ sở tính toán, tổng hợp trình nhà nước xét duyệt chuyển các kho lưu trữ là đơn vị sự nghiệp bảo quản tài liệu lưu trữ quốc gia

- Đề tài khoa học cấp Bộ “Nghiên cứu xây dựng định mức vệ sinh kho

và các phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ” do Nguyễn Cao Hoành làm chủ

nhiệm (năm 1999 - 2001) Kết quả nghiên cứu của đề tài, tác giả đề xuất xây dựng bảng tổng hợp các mức lao động vệ sinh kho và các phương tiện bảo quản tại kho 2 tầng ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Bảng này đã lập ra 24 tên mức lao động như: vệ sinh trần, tường, cửa, nền, nhà kho, giá, hộp, cặp, quyển, bó tài liệu… Kèm theo đó là các phụ lục về quy trình vệ sinh tài liệu lưu trữ và biên bản nghiệm thu các mức lao động về vệ sinh kho tàng và tài liệu lưu trữ trong kho 2 tầng ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

- Đề tài khoa học cấp Bộ “Nghiên cứu cơ sở khoa học xây dựng định

mức chỉnh lý tài liệu ảnh tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia” do Nguyễn

Thanh Sơn chủ nhiệm (năm 2003 - 2005) Kết quả nghiên cứu của đề tài, tác giả đánh giá thực trạng xây dựng một số định mức lao động đã làm từ trước đến nay ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; xác định được cơ sở khoa học xây dựng định mức chỉnh lý tài liệu ảnh ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia

- Hội thảo khoa học “Xây dựng định mức trong lưu trữ” do Cục Văn

thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức tháng 3/2010 Kết quả Hội thảo khái quát chung về định mức lao động và định mức kinh tế - kỹ thuật của ngành Lưu trữ; kinh nghiệm xây dựng định mức KTKT của ngành Thư viện và một số nước trên thế giới Từ đó, Hội thảo đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường

5

công tác xây dựng định mức KTKT của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong thời gian qua

- Hội thảo “Xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu ghi

âm và quy trình giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử” do Cục Văn thư và

Lưu trữ nhà nước tổ chức, tháng 10/2015 Hội thảo tổ chức nhằm mục đích xin ý kiến rộng rãi các cơ quan, tổ chức về bảng tổng hợp kết quả thời gian lao động hao phí chỉnh lý tài liệu ghi âm và quy trình giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

- Bài viết “Áp dụng định mức lao động trong việc xây dựng định mức

kinh tế - kỹ thuật của ngành Lưu trữ” của Nguyễn Thanh Sơn, Tạp chí Văn

thư - Lưu trữ Việt Nam, số 3/2010, Tr 8 - 13, 19 Tác giả bài viết đã nêu lên tính cấp thiết và thực tiễn công tác định mức trong ngành Lưu trữ, từ đó đề xuất giải pháp cần xây dựng hệ thống mức lao động cơ bản trong các hoạt động lưu trữ để áp dụng chung cho toàn ngành trong phạm vi cả nước

- Bài viết “Tình hình xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt

động lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong thời gian qua” của

Võ Thu Tâm, Nguyễn Thị Kim Thu, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 9/2014 Các tác giả đã đánh giá tình hình xây dựng quy trình, định mức kinh

tế - kỹ thuật của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thời gian qua và đưa ra các định hướng xác định cụ thể, cũng như cơ chế phối hợp của các đơn vị, cá nhân trong việc nghiên cứu, xây dựng các định mức KTKT giai đoạn tới như: thành lập Bộ phận chuyên trách định mức; rà soát, thẩm định các định mức lao động, định mức KTKT; đẩy mạnh việc xây dựng định mức KTKT theo Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 đã được phê duyệt tại Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012

- Nhiệm vụ nghiên cứu khoa học cấp ngành “Đánh giá thực trạng công

tác xây dựng định mức KTKT của Tổng công ty Dầu khí Việt Nam từ trước đến nay - Đề xuất kế hoạch và các biện pháp để hoàn thiện công tác xây dựng định mức KTKT của Tổng công ty” do Vũ Thị Chọn, Vũ Thị Bích Ngọc chủ

6

nhiệm (năm 2001) Kết quả nghiên cứu của đề tài, tác giả đề xuất xây dựng kế hoạch và các biện pháp để hoàn thiện công tác xây dựng định mức KTKT của Tổng công ty Dầu khí Việt Nam như: kế hoạch hoàn thiện tổ chức quản lý; kế hoạch hoàn thiện các định mức KTKT cho toàn ngành; biện pháp về tổ chức

và quản lý; biện pháp về kinh tế, tài chính

- Đề tài nghiên cứu ứng dụng cấp Bộ “Xây dựng một số định mức lao

động chủ yếu của ngành Thư viện” do TS Lê Văn Viết chủ nhiệm (năm

2004) Kết quả nghiên cứu của đề tài, tác giả đề xuất xây dựng bộ định mức

cụ thể của một số khâu công tác chủ yếu trong hoạt động thư viện và một số giải pháp áp dụng các mức mẫu vào công tác thư viện - thông tin

Với các kết quả nghiên cứu trên, các tác giả đã đưa ra cơ sở khoa học xây dựng định mức lao động, xây dựng định mức KTKT (vệ sinh kho, chỉnh

lý tài liệu ảnh, chỉnh lý tài liệu ghi âm…) và kết quả nghiên cứu định mức KTKT của một số ngành (Thư viện, Dầu khí)

2.2 Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài

Từ các công trình nghiên cứu khoa học liên quan đến định mức KTKT của một số nước trên thế giới đã vận dụng để xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn liên quan đến định mức lao động, định mức KTKT như:

Ở Liên Xô đã ban hành “Định mức mẫu thời gian và sản phẩm các loại công việc cơ bản thực hiện trong các lưu trữ nhà nước” được thông qua bằng Lệnh số 17 ngày 01/3/1988 của Cục Lưu trữ thuộc Hội đồng Bộ trưởng Liên

Xô Năm 2007, Cục Lưu trữ Liên bang Nga và Viện Nghiên cứu khoa học toàn Nga về công tác văn bản và công tác lưu trữ (VNIIDAD) đã soạn thảo và ban hành “Định mức thời gian các công việc và dịch vụ do các cơ quan lưu trữ nhà nước thực hiện” được khuyến nghị sử dụng trong các lưu trữ nhà nước bảo quản tài liệu quản lý, tài liệu có xuất xứ và thành phần cá nhân Các định mức này cũng được khuyến nghị sử dụng trong các lưu trữ bảo quản tài liệu khoa học kỹ thuật và tài liệu phim ảnh Các lưu trữ thị chính có thể áp dụng sau khi đối chiếu với luật của các chủ thể Liên bang Nga

7

Ngày 18/01/2007, Bộ Văn hóa và Thông tin truyền thông Liên bang Nga đã ban hành bằng Sắc lệnh số 19 “Các nguyên tắc tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Liêng bang Nga và các tài liệu lưu trữ khác trong các lưu trữ và lưu trữ thị chính, bảo tàng và thư viện, các tổ chức của Viện Hàn lâm khoa học Nga” Những nguyên tắc này, với những thay đổi được thông qua bằng Sắc lệnh số 68 ngày 16/02/2009 đăng ký tại Bộ Tư pháp Liên bang Nga ngày 05/5/2009 đã quy định định mức KTKT trong tổ chức bảo quản tài liệu Phông lưu trữ Liên bang Nga và các tài liệu lưu trữ khác trong lưu trữ Tuy nhiên, trong phần quy định này không đưa ra cách tính định mức cụ thể

Ở Cộng hòa Dân chủ Đức (cũ) đến năm 1965 đã xây dựng được một hệ thống tiêu chuẩn định mức tương đối hoàn chỉnh, sau đó đã chuyển giao công tác định mức lao động cho từng ngành phụ trách là chính Nhưng đối với những định mức liên ngành, Nhà nước vẫn có một tổ chức thường trực làm các nhiệm vụ thông tin, giám sát liên tục và đề nghị sửa đổi khi cần thiết để đảm bảo sự hợp lý tối đa cho sự phát triển của các ngành có liên quan

Ở Mỹ đã áp dụng rộng rãi phương pháp định mức theo vi yếu tố từ những năm 1980 Phương pháp này quy định việc nghiên cứu các bước công việc do viên chức thực hiện và chia các bước công việc ra thành các yếu tố (vươn tay cần lấy, đặt quay lại) Tiêu chuẩn thời gian được xây dựng cho từng

vi yếu tố của các bước công việc và biên soạn thành các tập tiêu chuẩn yếu tố Đơn vị thời gian được lấy là 0,0001 giờ, ví dụ để đánh máy một trang chữ in

có 2 khoảng cách để lắp tháo giấy quy định phải mất 14.396 đơn vị thời gian, có nghĩa là 0,144 giờ

Khi nghiên cứu kinh nghiệm nước ngoài về định mức các công việc thì

rõ ràng các mức thời gian trong điều kiện tư bản chủ nghĩa nhằm mục đích tăng cường độ lao động, có hại đến sức khỏe của cán bộ, viên chức Trong các điều kiện của chúng ta, việc xây dựng định mức cần phải kèm theo với việc tiến hành nghiên cứu sinh lý học để quy định các mức nhằm nâng cao nâng suất lao động, bảo vệ sức khỏe và khả năng làm việc của các viên chức

8

Xuất phát từ tình hình nghiên cứu ở trong nước và nước ngoài cho thấy, các kết quả nghiên cứu đã đưa ra những nhận định quy định rất cụ thể về công tác xây dựng định mức lao động, định mức KTKT trong hoạt động lưu trữ qua

lý luận và thực tiễn Tuy nhiên, chưa có công trình nghiên cứu về khảo sát, đánh giá các định mức KTKT trong hoạt động lưu trữ đã ban hành trong thời

gian qua Do đó, chủ đề Luận văn “Khảo sát, đánh giá việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh”

không trùng lặp với các công trình nghiên cứu khoa học đã từng thực hiện

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Việc nghiên cứu Luận văn hướng tới 03 mục tiêu chính là:

- Làm rõ tầm quan trọng của việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ

- Khảo sát, đánh giá việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ ở các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

- Đề xuất, kiến nghị việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ

Để đạt được các mục tiêu đặt ra, nhiệm vụ nghiên cứu của Luận văn gồm:

- Tìm hiểu cơ sở khoa học công tác xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật trong ngành Lưu trữ

- Hệ thống hóa các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ

đã ban hành thời gian qua

- Khảo sát thực trạng việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật đã ban hành tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

- Tổng hợp, phân tích kết quả khảo sát việc áp dụng các định mức kinh

tế - kỹ thuật tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

- Nhận xét, đánh giá và đề xuất, kiến nghị một số biện pháp nâng cao hiệu quả áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ

9

4 Phạm vi nghiên cứu

- Thời gian: Từ năm 2009 - 2015 (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành kế hoạch tổng thể xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật cơ bản trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ giai đoạn 2009 - 2015)

5 Đối tượng nghiên cứu

- Các văn bản quy phạm pháp luật quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ từ năm 2010 đến năm 2014 của Bộ Nội vụ ban hành

- Việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

6 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện Luận văn, tác giả lựa chọn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp khảo sát: Sử dụng mẫu Phiếu khảo sát (bảng hỏi) để khảo sát thực tế tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, thành phố (đại diện 03 miền Bắc, Trung, Nam; mỗi miền khoảng từ 01 - 03 tỉnh) và gửi Phiếu khảo sát tới Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh thành phố, trực thuộc Trung ương

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được vận dụng

để thu thập thông tin, phân tích số liệu khảo sát từ thực tế và Phiếu khảo sát gửi qua đường công văn để đưa ra kết quả đánh giá mang tính tương đối, có khả thi

- Phương pháp xin ý kiến chuyên gia: Phương pháp này được vận dụng trong quá trình việc xây dựng bảng hỏi Phiếu khảo sát (đặt các câu hỏi theo từng vấn đề, trả lời thử các câu hỏi trong Phiếu khảo sát); xin ý kiến về dự thảo Luận văn

10

7 Kết cấu của Luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu của Luận văn gồm 03 chương,

tế - kỹ thuật trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

- Chương 2 Việc áp dụng các định mức KTKT trong hoạt động lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Trong Chương này, tác giả hệ thống hóa các định mức KTKT trong hoạt động lưu trữ đã ban hành thời gian qua; khảo sát việc áp dụng các định mức KTKT trong hoạt động lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thông qua khảo sát thực tế và gửi Phiếu khảo sát để đưa ra các kết quả đánh giá tại Chương 3 của Luận văn

- Chương 3 Đánh giá và đề xuất, kiến nghị việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ lưu trữ

Trong Chương này, từ các kết quả khảo sát tại Chương 2, tác giả phân tích, đánh giá việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ Từ đó, tác giả đưa ra một số ý kiến đề xuất, kiến nghị sửa đổi, bổ sung hoặc xây dựng mới một số định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ; biện pháp áp dụng hiệu quả các định mức kinh tế - kỹ thuật đã ban hành trong thời gian tới…

11

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC XÂY DỰNG

ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT TRONG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ

1.1 Cơ sở lý luận

1.1.1 Các khái niệm cơ bản

Các khái niệm cơ bản cần làm rõ trong Luận văn này gồm: định mức lao động, định mức kinh tế - kỹ thuật, mức lao động, thời gian chuẩn kết, thời gian phục vụ, thời gian ngừng công nghệ, thời gian nghỉ ngơi, hoạt động lưu trữ, Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Cụ thể như sau:

- Định mức lao động là việc quy định mức độ tiêu hao lao động sống cho một hay một số người lao động có nghề nghiệp và trình độ chuyên môn thích hợp để hoàn thành một đơn vị sản phẩm hay một đơn vị khối lượng công việc đúng với yêu cầu chất lượng, trong những điều kiện tổ chức - kỹ thuật xác định.1

- Định mức kinh tế - kỹ thuật là lượng lao động sống và lao động quá khứ biểu hiện bằng thời gian lao động, bằng giá trị hoặc hiện vật được phép

sử dụng để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm (hoặc một khối lượng công việc) theo tiêu chuẩn, chất lượng quy định và theo quy trình công nghệ hợp lý, trong những điều kiện trang bị kỹ thuật, tổ chức sản xuất và trình độ quản lý.2

- Mức lao động là lượng lao động hao phí được quy định để hoàn thành một đơn vị sản phẩm (hoặc một khối lượng công việc) đúng tiêu chuẩn chất lượng trong những điều kiện tổ chức - kỹ thuật nhất định.3

- Thời gian chuẩn kết (Tck) là thời gian người lao động dùng vào việc chuẩn bị phương tiện sản xuất, công tác để thực hiện khối lượng công việc được

3 Trường Đại học Lao động - Xã hội: Giáo trình Định mức lao động, Nhà xuất bản Lao động - Xã hội năm

2011, trang 10

- Thời gian tác nghiệp (Ttn) là thời gian trực tiếp hoàn thành bước công việc và được lặp đi lặp lại qua từng sản phẩm hoặc một số sản phẩm nhất định Thời gian tác nghiệp gồm thời gian tác nghiệp chính và thời gian tác nghiệp phụ

Thời gian tác nghiệp chính là thời gian biến đổi đối tượng lao động về mặt chất lượng như: hình dáng, kích thước, tính chất cơ, lý, hóa…

Thời gian tác nghiệp phụ là thời gian người lao động thực hiện những thao tác phụ, tạo điều kiện hoàn thành thao tác chính Nó được lặp đi lặp lại khi gia công từng sản phẩm hoặc một số sản phẩm nhất định.5

Thời gian tác nghiệp chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố như: đối tượng lao động, mức độ phức tạp của công việc, đặc điểm thiết bị, dụng cụ và trình độ tay nghề của người lao động

- Thời gian phục vụ nơi làm việc (Tpv) là thời gian hao phí để trông coi

và đảm bảo cho nơi làm việc hoạt động liên tục trong suốt ca làm việc Thời gian phục vụ có thể chia làm hai loại: thời gian phục vụ kỹ thuật và thời gian phục vụ tổ chức

Thời gian phục vụ kỹ thuật (Tpvk) là thời gian hao phí để làm các công việc phục vụ có tính chất kỹ thuật, nhằm duy trì khả năng làm việc bình thường của máy móc, thiết bị…

Thời gian phục vụ tổ chức (Tpvt) là thời gian hao phí để làm công việc phục vụ có tính chất tổ chức nhằm duy trì trật tự, vệ sinh và hợp lý hóa nơi làm việc.6

Thời gian nghỉ ngơi phụ thuộc vào các nhân tố như: độ dài của thời gian làm việc, môi trường sản xuất, tính chất công việc và điều kiện tổ chức giải quyết các nhu cầu tự nhiên

- Thời gian ngừng công nghệ (Tncn) là thời gian gián đoạn do yêu cầu

kỹ thuật sản xuất mà người lao động bắt buộc phải ngừng việc.8

Như vậy, các loại thời gian nêu trên là những thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc nên phải được tính vào mức thời gian Tuy nhiên, không có nghĩa là mức thời gian của bất kỳ chi tiết nào cũng có đầy đủ các loại thời gian trên

Từ các khái niệm cơ bản trên, chúng ta có thể phân biệt sự khác nhau của định mức lao động và định mức kinh tế - kỹ thuật như sau:

- Định mức lao động là thời gian lao động hao phí để thực hiện tất cả các bước công việc theo quy trình được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động phục vụ và định mức lao động quản lý, ta có công thức: Tsp = Tcn + Tpv + Tql, trong đó:

Định mức lao động trực tiếp (Tcn) là tổng thời gian lao động trực tiếp thực hiện các bước công việc của một quy trình (vệ sịnh kho bảo quản tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu giấy; phục vụ độc giả tại Phòng đọc…)

6

Trường Đại học Lao động - Xã hội: Giáo trình Định mức lao động, Nhà xuất bản Lao động - Xã hội năm 2011, trang 24

7 Khái niệm vị trí và nhiệm vụ của định mức lao động trong doanh nghiệp, http://voer.edu.vn/m/khainiem

8 Trường Đại học Lao động - Xã hội: Giáo trình Định mức lao động, Nhà xuất bản Lao động - Xã hội năm 2011, trang 26

14

Định mức lao động phục vụ (Tpv) là tổng thời gian lao động thực hiện các công việc phục vụ theo quy trình như: kiểm tra thiết bị, dụng cụ vệ sinh;

vệ sịnh nơi làm việc… được tính bằng 1 - 2% của thời gian lao động trực tiếp

Định mức lao động quản lý (Tql) là tổng thời gian lao động quản lý quá trình thực hiện một quy trình nghiệp vụ được tính bẳng 3 - 5% của thời gian lao động trực tiếp và phục vụ

- Định mức kinh tế - kỹ thuật là quy định các mức hao phí cần thiết về lao động, vật tư, văn phòng phẩm để thực hiện xây dựng đơn giá cho từng bước công việc của một quy trình nghiệp vụ lưu trữ (giải mật tài liệu lưu trữ;

số hóa tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; xử lý tài liệu hết giá trị…)

Vì vậy, đặc thù của định mức KTKT trong hoạt động lưu trữ là các quy trình nghiệp vụ chi tiết tác động đến đối tượng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các kho lưu trữ nói chung và Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nói riêng để thực hiện xây dựng các định mức lao động Có những định mức lao động mang tính định lượng và định tính khác nhau nên khi xây dựng định mức chúng ta

có thể lựa chọn nhiều phương pháp khác nhau cho phù hợp như: phương pháp khảo sát bấm giờ; phương pháp bình nghị

Ngoài các khái niệm cơ bản của định mức, chúng ta có thể tìm hiểu thêm một số khái niệm trong lưu trữ để làm sáng tỏ chủ đề của Luận văn như:

- Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chính lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.9

- Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.10

- Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho

Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh; trực tiếp

9 Khoản 1, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011, trang 02

10 Khoản 5, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011, trang 02

1.1.2 Nguyên tắc, phương pháp xây dựng định mức

1.1.2.1 Nguyên tắc xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật

Theo quy định tại Điều 8, Nghị định số 49/2013/NĐ-CP ngày 14 tháng

5 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ Luật lao động về tiền lương, nguyên tắc xây dựng định mức lao động gồm:

- Định mức lao động được thực hiện cho từng bước công việc, từng công đoạn và toàn bộ quá trình sản xuất sản phẩm, dịch vụ trên cơ sở tổ chức lao động khoa học, tổ chức sản xuất hợp lý

- Mức lao động được xây dựng trên cơ sở cấp bậc của công việc hoặc chức danh, phù hợp với cấp bậc, trình độ đào tạo của người lao động, quy trình công nghệ, tiêu chuẩn kỹ thuật của máy móc thiết bị và bảo đảm các tiêu chuẩn lao động

- Mức lao động phải là mức trung bình tiên tiến, bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời gian làm việc tiêu chuẩn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật

- Mức lao động mới phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức Doanh nghiệp phải thông báo cho người lao động biết ít nhất 15 ngày trước khi áp dụng thử Thời gian áp dụng thử tùy theo tính chất công việc nhưng tối đa không quá 3 tháng và phải đánh giá việc thực hiện mức lao động

Trong trường hợp thời gian làm việc tiêu chuẩn, mức thực tế thực hiện tính theo sản lượng thấp hơn 5% hoặc cao hơn 10% so với mức được giao,

11 Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tỏ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

16

hoặc mức thực tế thực hiện tính theo thời gian cao hơn 5% hoặc thấp hơn 10%

so với mức được giao thì doanh nghiệp phải điều chỉnh lại mức lao động

- Mức lao động phải được định kỳ rà soát, đánh giá để sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp Khi xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh mức lao động, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động tại doanh nghiệp và công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện, đồng thời gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất của doanh nghiệp

1.1.2.2 Phương pháp xây dựng định mức lao động

Căn cứ vào nguyên tắc xây dựng định mức lao động, đối với mỗi loại định mức lao động, người ta áp dụng theo các phương pháp khác nhau trong

cách thức xây dựng định mức lao động, cụ thể như:

a) Phương pháp xây dựng định mức lao động chi tiết

Để xây dựng định mức lao động chi tiết, người ta thường áp dụng nhóm các phương pháp sau:

- Phương pháp phân tích: Áp dụng phương pháp này là trên cơ sở phân tích tính chất phức tạp của các khâu công việc, thời gian thực hiện, trình độ người lao động tham gia thực hiện các khâu công việc, trình độ kỹ thuật công nghệ, điều kiện làm việc… để tính toán định mức lao động cho từng khâu công việc cụ thể của một quy trình nghiệp vụ Các phương pháp này gồm:

+ Phương pháp phân tích khảo sát: Dựa vào kết quả khảo sát thực tế các khâu công việc để xây dựng các mức lao động cụ thể Áp dụng phương pháp này, các bước tiến hành là: phân loại cán bộ; thực hành các khâu công việc cụ thể đối với từng cán bộ; tính thời gian hoàn thành từng khâu công việc đối với từng cán bộ (bấm giờ, chụp ảnh); xác định mức lao động chuẩn

+ Phương pháp phân tích tính toán: Dựa vào những tiêu chuẩn đã có để tính mức lao động chuẩn cho từng khâu công việc, từng loại sản phẩm Áp dụng phương pháp này, các bước tiến hành gồm: phân tích các bước công việc cần định mức; phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến thời gian hao phí của

+ Phương pháp phân tích tổng hợp: Mức lao động được xây dựng dựa trên việc tổng hợp những tài liệu ghi chép các kết quả thu được trong quá trình khảo sát và thực hiện thí điểm, kinh nghiệm tích lũy của người làm định mức và tham khảo ý kiến các chuyên gia

- Phương pháp tiêu chuẩn: Căn cứ vào những tiêu chuẩn, quy định của

nhà nước về thời gian lao động, chế độ nghỉ ngơi… để xây dựng định mức lao động cho từng công việc, lĩnh vực để tính toán định biên cho các cơ quan, tổ chức Phương pháp này chủ yếu áp dụng đối với các đơn vị, lĩnh vực đã có các văn bản quy định cụ thể và đầy đủ Chính vì vậy, phương pháp này khó có thể áp dụng cho việc xây dựng định mức ngành Lưu trữ

- Phương pháp thống kê - kinh nghiệm: Dựa vào kết quả thực hiện công việc hoặc kinh nghiệm để xây dựng định mức Phương pháp này được tiến hành như sau:

+ Thống kê năng suất lao động của những người thực hiện các công việc cần xây dựng định mức

+ Tính năng suất lao động trung bình

+ Tính năng suất lao động trung bình tiên tiến

+ Kết hợp năng suất lao động trung bình với kinh nghiệm

Đây là một trong những phương pháp được áp dụng phổ biến cho việc xây dựng định mức lao động tại các cơ quan, tổ chức hiện nay Bởi lẽ, phương pháp này đơn giản, tốn ít công sức, có thể vận dụng nhiều vào thực tiễn Tuy nhiên, phương pháp này cũng có nhiều hạn chế như: không có căn

18

cứ khoa học, không phân tích được các nhân tố tác động đến định mức, không đáp ứng được việc biến động về điều kiện việc làm, tiến bộ khoa học công nghệ và không thúc đẩy nâng cao năng suất lao động

b) Phương pháp xây dựng định mức lao động tổng hợp

Thông thường định mức lao động tổng hợp của một cơ quan, tổ chức hoặc một lĩnh vực công tác, một đơn vị sản phẩm được xây dựng trên cơ sở những định mức lao động chi tiết đã có Có hai loại định mức lao động tổng hợp:

- Định mức lao động tổng hợp cho đơn vị sản phẩm (hoặc khâu công việc cụ thể)

- Định mức lao động tổng hợp theo định biên (định biên là số lượng biên chế tối đa của một cơ quan, tổ chức)

Mtg = tck + ttn + tpv + tnn + tncn, trong đó:

- Tck: Thời gian chuẩn kết;

- Ttn: Thời gian tác nghiệp;

- Tpv: Thời gian phục vụ;

- Tnn: Thời gian nghỉ ngơi;

- Tncn: Thời gian ngừng công nghệ

Công thức này thường áp dụng khi biết được các loại thời gian hao phí tính cho một bước công việc, sản phẩm, một chức năng… trong trường hợp

có thời gian ngừng công nghệ, ví dụ bồi nền tài liệu giấy máy Lifecasting

Trong trường hợp không có thời gian ngừng công nghệ hoặc khi thời gian ngừng công nghệ trùng với thời gian khác, ta sử dụng công thức sau:

Mtg = tck + ttn + tpv + tnn

Ví dụ: Khử axit đối với tài liệu giấy bằng khí Amoniac tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

19

- Phương pháp xác định mức sản lượng: Mức sản lượng được xác định trên cơ sở mức thời gian theo công thức sau: Msl = T/Mtg, trong đó:

Msl: mức sản lượng

T: khoảng thời gian xác định mức sản lượng (1 giờ, 1ca = 8 giờ, ngày đêm = 24 giờ)

Mtg: mức thời gian cho một đơn vị sản phẩm

Hoặc có thể xác định theo công thức: Msl = T*N/Mtg, trong đó: N là số lượng người lao động tham gia vào thực hiện công việc

- Phương pháp xác định mức biên chế: Phương pháp xác định mức lao động tổng hợp theo định biên gồm: phân loại lao động, xác định khối lượng công việc; định biên lao động cho từng bộ phận

Với các phương pháp xác định mức lao động cơ bản trên, chúng ta có thể vận dụng một trong những phương pháp vào các bước công việc phù hợp

để xác định mức lao động

1.1.4 Các loại mức lao động

Công tác định mức lao động là sự tập hợp một chuỗi các công việc liên quan chặt chẽ với nhau như: xây dựng, xét duyệt, ban hành áp dụng, quản lý thực hiện và sửa đổi các định mức lao động Là một trong số các nội dung của

tổ chức lao động khoa học, công tác định mức lao động có vai trò, tác dụng lớn trong việc nâng cao năng suất lao động và hiệu quả phục vụ của hoạt động lưu trữ Định mức lao động giúp lãnh đạo cơ quan biết được thời gian cần thiết để hoàn thành các bước công việc cụ thể Nếu định mức lao động được xây dựng trên cơ sở khoa học, người quản lý có cơ sở thực hiện hiệu quả các chức năng cơ bản của công việc quản lý như: hoạch định, tổ chức, giám sát, kiểm tra…

Trong thực tiễn, định mức lao động được biểu hiện dưới các dạng khác nhau, mỗi dạng thể hiện một nội dung, điều kiện kinh tế xã hội nhất định Tùy vào từng loại công việc mà mức lao động có thể xây dựng dưới các dạng khác nhau nhưng chung quy lại có 4 dạng chính: mức thời gian, mức sản lượng, mức phục vụ, mức biên chế Cụ thể như sau:

- Mức thời gian (T) là lượng tiêu hao thời gian được quy định để một chuyên viên, lưu trữ viên, nhân viên nghiệp vụ hoặc một nhóm người hoàn

20

thành một khối lượng công việc trong điều kiện tổ chức - kỹ thuật nhất định

Ví dụ: Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ; Vệ sinh kho bảo quản tài liệu; Bồi nền tài liệu lưu trữ… mức thời gian được sử dụng khi hoàn thành một công việc phải mất hàng giờ

Đơn vị đo mức thời gian là giây, phút, giờ trên đơn vị sản phẩm (hoặc một khối lượng công việc)

- Mức sản lượng (Q) là khối lượng công việc do một lưu trữ viên hoặc một nhóm lưu trữ viên có trình độ nghiệp vụ thích hợp hoàn thành trong một đơn vị thời gian (phút, giờ hoặc ngày làm việc) trong điều kiện tổ chức - kỹ thuật nhất định Ví dụ, các khâu xử lý nghiệp vụ như: bóc tách tài liệu, bàn giao tài liệu, biên mục tài liệu… Sự biến động của mức thời gian hay mức sản lượng phụ thuộc vào những điều kiện, tổ chức lao động khoa học, trình độ chuyên môn và phương pháp làm việc của từng người

Đơn vị đo mức sản lượng là đơn vị sản phẩm (hoặc chi tiết sản phẩm) trên đơn vị thời gian (phút, giờ, ca)

- Mức phục vụ là số lượng máy móc, thiết bị, số lượng người mà một lưu trữ viên hoặc một nhóm người có trình độ thích ứng phải phục vụ trong các điều kiện cụ thể Mức phục vụ thường được xác định trên cơ sở mức thời gian phục vụ Đơn vị đo mức phục vụ là số đơn vị đối tượng phục vụ trên một hay một nhóm người lao động Ví dụ: mở/đóng cửa kho, chuẩn bị dụng cụ làm việc…

- Mức quản lý là số lượng người lao động do một người hay một nhóm người lãnh đạo phụ trách với trình độ thành thạo và trình độ phức tạp tương ứng phù hợp với điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định Ví dụ: nhóm kỹ thuật hướng dẫn chỉnh lý tài liệu; nhóm kỹ thuật kiểm tra chất lượng số hóa tài liệu lưu trữ…

Căn cứ vào các loại nức lao động, chúng ta có thể xây dựng định mức lao động khoa học đối với từng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ trong thực tiễn

- Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03/12/2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan ngang

Bộ có nêu rõ nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ và Bộ trưởng, trong đó có quy định tại Khoản 3, Điều 4 về việc “Ban hành quyết định, chỉ thị, thông tư, tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật về quản

lý ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó”

- Nghị định số 49/2013/NĐ-CP ngày 14/5/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ Luật lao động về tiền lương (Điều 8 quy định về nguyên tắc xây dựng định mức lao động)

- Khoản 1, Điều 39 của Luật Lưu trữ năm 2011 quy định “Kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được sử dụng vào các công việc sau đây:

22

a Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ;

b Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ;

c Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm;

d Chỉnh lý tài liệu;

d Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ;

e Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

g Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;

h Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ;

i Những hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ”

- Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tiếp tục quy định tại Khoản 1, Điều 2 “Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành và trình cấp

có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, chương trình mục tiêu quốc gia; đề án, dự án quốc gia; quy hoạch, kế hoạch dài hạn; tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và định mức kinh tế - kỹ thuật về văn thư, lưu trữ”

- Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 giao Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nghiên cứu Đề án xây dựng hệ thống định mức lao động cơ bản trong hoạt động nghiệp vụ của ngành Lưu trữ giai đoạn 2013 - 2015

Với các quy định pháp lý về định mức lao động cũng như công tác lưu trữ là cơ sở để cơ quan quản lý nhà nước xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật nói chung và định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ nói riêng để áp dụng tại các cơ quan, tổ chức hiện nay

23

1.3 Cơ sở thực tiễn

1.3.1 Thực tiễn xây dựng định mức trong lưu trữ

Năm 1956, công tác định mức lao động đã bắt đầu triển khai ở nước ta

Từ đó đến nay, công tác định mức lao động được phát triển chủ yếu ở các ngành có các đơn vị sản xuất, kinh doanh và có những kết quả nhất định Cùng các mức kinh tế - kỹ thuật, các chi phí khác, đối với một số ngành như:

Y tế, Giáo dục… Nhà nước đã có Nghị định số 10/2002/NĐ-CP ngày 16/01/2002 quy định về chế độ tài chính áp dụng cho đơn vị sự nghiệp có thu như sự nghiệp giáo dục đào tạo (trường công lập), sự nghiệp y tế (bệnh viện công), theo đó các đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí được ổn định kinh phí hoạt động thường xuyên do ngân sách Nhà nước cấp theo định

kỳ 03 năm và hàng năm được tăng thêm theo tỷ lệ do Thủ tướng Chính phủ quyết định Tuy nhiên, các đơn vị sự nghiệp lưu trữ là các đơn vị sự nghiệp công ích không có thu Do chưa thực hiện được công tác định mức lao động trong ngành Lưu trữ thì Nhà nước cấp kinh phí thường xuyên cho các đơn vị

sự nghiệp lưu trữ dựa theo đầu biên chế giao Số lượng biên chế được giao ít nên các đơn vị đã gặp khó khăn về kinh phí Mặt khác, các đơn vị sự nghiệp chưa có định mức lao động thì năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc rất thấp, làm việc theo kế hoạch tương ứng với tiền lương thấp, gây khó khăn cho công tác quản lý và điều hành đơn vị

Năm 1980, lần đầu tiên theo kinh nghiệm đã đưa ra mức lao động chỉnh

lý tài liệu hành chính là 5 công/1 gói tài liệu (một gói tài liệu dày khoảng 10cm) Do trước đó, tài liệu thu vào lưu trữ ở dạng gói lộn xộn, chưa hình thành hồ sơ nên việc giao công việc chỉ theo kinh nghiệm ước tính bằng miệng để đưa ra mức lao động này và đưa vào kế hoạch năm để các lưu trữ thực hiện Trong quá trình hoạt động, để khắc phục tình trạng bị tích đống tài liệu lâu năm, hư hỏng nhiều cần phải có kinh phí, nhân lực để giải tỏa Cục Lưu trữ nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) đã xây dựng các đơn giá theo kinh nghiệm thực tiễn qua phương pháp thống kê kinh nghiệm

và bình nghị mà chưa xây dựng mức lao động qua khảo sát và ban hành nhiều

ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia Qua khảo sát, bấm giờ, chụp ảnh và sự cố gắng của các đơn vị nên một số mức lao động đã xây dựng và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt cùng với đơn giá làm cơ sở để thực hiện các đề án, dự

án như: mức chỉnh lý tài liệu; mức tu bổ tài liệu hư hỏng; mức bảo hiểm bản gốc bằng công nghệ CD… Tuy nhiên, các mức lao động này chỉ phục vụ các

đề án, dự án mà chưa mang tính áp dụng chung cho toàn ngành Lưu trữ Bên cạnh đó, các đơn vị sự nghiệp lưu trữ ở Trung ương và địa phương, do chưa

có các mức lao động được cấp có thẩm quyền ban hành nên việc vận dụng để thực hiện các hoạt động lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn

Từ những năm 2000, do có sự nhận thức đúng đắn, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã từng bước tiến hành xây dựng định mức có phương pháp khoa học, từ việc xây dựng các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, làm cơ sở từng bước thực hiện công tác xây dựng định mức tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia Một số định mức kinh tế - kỹ thuật qua khảo sát bấm giờ, chụp ảnh đã được xây dựng thành văn bản trình cấp có thẩm quyền phê duyệt cùng với đơn giá làm cơ sở để thực hiện các đề án, dự án như: định mức chỉnh lý tài liệu (tài liệu hành chính sau cách mạng, tài liệu hành chính thời kỳ Mỹ Ngụy, tài liệu hành chính tiếng Pháp, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu bản đồ, tài liệu ảnh, băng ghi âm); định mức tu bổ tài liệu hư hỏng bao gồm cả công lao động và vật tư, hóa chất, văn phòng phẩm như tài liệu khổ A4 một mặt và hai mặt, tài liệu khổ A1 bằng giấy và bản can, tài liệu vải…; định mức bảo hiểm bản gốc bằng công nghệ CD, tài liệu giấy khổ A4, băng ghi âm; định mức chụp microfilm bằng các thiết bị khác nhau và thực hiện đối với các tài liệu

có khổ giấy khác nhau, cỡ phim khác nhau (máy chụp truyền thống, máy chụp lưỡng hệ) Các định mức lao động đã áp dụng vào việc thực hiện các nội dung

25

của Đề án chuyên môn được các cấp có thẩm quyền phê duyệt, tuy nhiên chưa

áp dụng rộng rãi trong toàn ngành Các đơn vị sự nghiệp lưu trữ ở trung ương

và địa phương, do chưa có các mức lao động được cấp có thẩm quyền ban hành nên việc vận dụng để thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ còn vướng rất nhiều khó khăn Ví dụ, việc chỉnh lý tài liệu ở các cơ quan trung ương và địa phương chỉnh lý đươc 5.745,3 mét giá với mức lao động áp dụng rất khác nhau nên chưa thể đảm bảo được chất lượng hồ sơ theo quy định (theo báo cáo năm 2007 của 32 đơn vị)

Năm 2009, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành Kế hoạch tổng thể “Xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật cơ bản trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ giai đoạn 2009 - 2015” Để triển khai thực hiện kế hoạch tổng thể trên, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã giao Trung tâm Khoa học

và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ có nhiệm vụ nghiên cứu, xây dựng trình Cục

và cấp có thẩm quyền ban hành các tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và định mức kinh tế - kỹ thuật văn thư, lưu trữ tại Quyết định số 325/QĐ-VTLTNN ngày 22/12/2009 Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện công việc vẫn còn lúng túng một số công việc như: xây dựng mẫu phiếu điều tra, khảo sát; phương pháp điều tra, khảo sát phù hợp với các yêu cầu nghiệp vụ của từng hoạt động, phù hợp với từng loại đối tượng và phạm vi điều chỉnh Mặc dù, có một

số khó khăn, vướng mắc nhưng với sự chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo Cục và

nỗ lực của các công chức, viên chức thuộc Cục, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng, trình cơ quan có thẩm quyền ban hành các văn bản như: Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 4 năm 2010 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày

11 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy; Thông

tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và phục vụ độc giả tại Phòng đọc; Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế -

26

kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị; Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng

6 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở

dữ liệu tài liệu lưu trữ; Thông tư số 05/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm

2014 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật giải mật tài liệu lưu trữ Các định mức KTKT ban hành đã triển khai, hướng dẫn tại các Hội nghị tổng kết, sơ kết 03 năm của Luật Lưu trữ nhằm giúp cho các tổ chức Lưu trữ

áp dụng rộng rãi, tạo điều kiện cho các đơn vị có cơ sở tính toán các nguồn lực (nhân lực, tài chính) đáp ứng yêu cầu công việc bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Vì vậy, việc xây dựng hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật làm cơ sở cho việc đảm bảo kinh phí hoạt động, là vấn

đề quan trọng để các tổ chức sự nghiệp lưu trữ thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị được giao

1.3.2 Căn cứ xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật

Để xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ, chúng

ta căn cứ vào một số đặc điểm cơ bản, cụ thể như sau:

- Quy trình nghiệp vụ chi tiết: Việc xây dựng hệ thống định mức lao động tổng hợp của một ngành, một lĩnh vực xuất phát từ việc xây dựng các định mức lao động chi tiết cho từng khâu nghiệp vụ cụ thể Quy trình chi tiết chỉ rõ, để hoàn thành từng khâu nghiệp vụ gồm các thao tác cụ thể và cách thức tiến hành từng khâu Căn cứ vào đó, người quản lý sẽ phân tích mức độ phức tạp của các khâu công việc và bố trí cán bộ thực hiện một cách phù hợp, hiệu quả

Quy trình nghiệp vụ chi tiết là yếu tố then chốt cho việc tính toán để đưa ra định mức lao động nên hệ thống định mức lao động ngành Lưu trữ sẽ được thiết lập trên cơ sở hệ thống các quy trình nghiệp vụ lưu trữ Có nghĩa

là, chỉ khi nào các quy trình nghiệp vụ lưu trữ được xây dựng, chúng ta mới

có thể thiết lập được định mức lao động cho các khâu công việc đó

- Tiêu chuẩn sản phẩm, dịch vụ: Để khẳng định hiệu quả của các định mức lao động được thiết lập trên cơ sở là các quy trình nghiệp vụ thì phải có

27

một chuẩn mực để đối chiếu, đánh giá Bởi lẽ, nhiều người có thể cùng thực hiện một khâu công việc và hoàn thành đúng tiến độ nhưng mỗi người cho ra một sản phẩm với chất lượng khác nhau Vì thế, việc xây dựng các tiêu chuẩn sản phẩm, dịch vụ của ngành Lưu trữ là một trong những yếu tố cần thiết trong việc xây dựng định mức lao động các nghiệp vụ lưu trữ Tuy nhiên, vấn

đề đặt ra là, khi sản phẩm chưa được tạo ra nhiều lần thì khó có thể đưa ra một tiêu chuẩn phù hợp

- Kết quả công việc qua khảo sát: Định mức lao động các nghiệp vụ lưu trữ có thể được xây dựng trên cơ sở phân tích thực tế kết quả giải quyết công việc tại các lưu trữ Kết quả phân tích tính toán việc thực hiện một quy trình nghiệp vụ lưu trữ tại nhiều cơ quan, tổ chức lưu trữ sẽ xác định được mức lao động “trung bình chung” cho công việc đó Ngược lại, nếu quy trình triển khai trong thực tế chưa đạt hiệu quả thì chưa có cơ sở để xây dựng định mức lao động Vấn đề đặt ra trong trường hợp này là điều chỉnh quy trình nghiệp

vụ phù hợp và tìm phương án làm việc hiệu quả

- Trình độ xử lý công việc của cán bộ nghiệp vụ chính và cán bộ phụ trợ: Định mức lao động được xây dựng trên cơ sở bố trí cán bộ phù hợp trong việc triển khai từng khâu công việc của quy trình Ứng với mức độ phức tạp của từng khâu công việc, người quản lý cần phải tính đến số lượng cán bộ tham gia thực hiện quy trình và trình độ, kỹ năng xử lý công việc của mỗi cán

bộ Trên cơ sở đó, người quản lý bố trí, sắp xếp một cách phù hợp Có như vậy, việc thực hiện quy trình nghiệp vụ trong thực tế mới diễn ra một cách nhịp nhàng, hiệu quả Bên cạnh đó, cũng cần tính đến mức lao động của các cán bộ phụ trợ với số lượng và trình độ đủ để phục vụ cán bộ nghiệp vụ chính thực hiện

- Trình độ khoa học công nghệ và điều kiện làm việc cụ thể: Một trong những yếu tố tác động trực tiếp đến trình độ xử lý công việc của cán bộ và quyết định kết quả của việc tính toán định mức lao động là việc áp dụng khoa học công nghệ mới của cơ quan, đơn vị Người tham gia thực hiện các quy

28

trình nghiệp vụ cần học cách sử dụng thành thạo các máy móc, thiết bị được

sử dụng trong khi thực hiện công việc Cơ quan, đơn vị phải tổ chức đào tạo cách thức sử dụng máy móc, thiết bị đối với các cán bộ tham gia thực hiện quy trình và có kiểm tra, đánh giá trước khi tiến hành Chính vì vậy, khi tính toán định mức lao động các nghiệp vụ lưu trữ, chúng ta cần xác định chi phí cho việc hao mòn máy móc, thiết bị được sử dụng trong quá trình thực hiện quy trình nghiệp vụ

Từ các căn cứ xây dựng định mức lao động trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, chúng ta cần xây dựng các quy trình nghiệp vụ chi tiết để phân tích các loại thời gian hao phí, nguyên nhân hao phí nhằm sử dụng các phương pháp nghiệp vụ định mức lao động phù hợp như: phương pháp chụp ảnh ngày làm việc; phương pháp bấm giờ các bước công việc… Có thể dẫn chứng bằng

ví dụ sau:

Phiếu chụp ảnh quá trình làm việc tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Nam Định của một Lưu trữ viên có thâm niên công tác 06 năm thực hiện định mức lao động bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công

- Người thực hiện: Mai Đức Chung Chức danh: Lưu trữ viên bậc 2/9

- Người bấm giờ: Hoàng Văn Xâm

Chức danh: Chuyên viên bậc 9/9

- Ngày theo dõi: 25/6/2013

- Bắt đầu theo dõi: 14h00 Kết thúc theo dõi: 14h42

STT Nội dung công việc theo quy trình

Đơn

vị tính

Thời gian hiện tại

Thời gian (phút)

Khối lượng công việc làm được

Kí hiệu thời gian hao phí

2 Chuẩn bị các dụng cụ bồi nền tài liệu 14h00 21 Tck

3 Cắt giấy dó để bồi nền Tờ 14h21 2 10 Ttn

29

6 Đặt giấy dó lên bàn để quét hồ Tờ 14h30 1 10 Ttn

7 Đặt tài liệu lên giấy dó làm phẳng Tờ 14h31 4 10 Ttn

8 Dùng vải màn đặt lên tài liệu và dùng

con lăn làm phẳng

14h35 7 10 Ttn

(Kết quả khảo sát tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Nam Định năm 2013)

Từ các phiếu chụp ảnh làm việc của người lao động, chúng ta có bảng phân tích kết quả thời gian lao động hao phí cho một đơn vị sản phẩm (thời gian công nghệ tính bằng phút) Ví dụ dưới đây là kết qủa Tcn cho 01 trang tài liệu bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công

tính

Thời gian tác nghiệp trung bình (T tn)

(phút)

Thời gian công nghệ (T cn ) (T tn x1,143)

Khối lượng công việc tính theo sản phẩm

T cn tính theo đơn

vị sản phẩm (phút)

T cn cho

01 trang tài liệu (phút)

Bước 1 Khảo sát, xây dựng kế

hoạch

- Khảo sát, kiểm tra từng tờ tài

liệu trong hồ sơ để lựa chọn đưa

ra bồi nền Tờ 1,096 1,253 1 1,253 1,253

- Chọn lọc, tách và thống kê tài liệu

cần bồi nền vào phiếu yêu cầu Tờ 0,756 0,864 1 0,864 0,864

- Ghi số hồ sơ bằng bút chì lên

góc phải của mỗi tài liệu Tờ 0,115 0,131 1 0,131 0,131

- Xây dựng kế hoạch, các văn bản

hướng dẫn và trình duyệt kế

hoạch

Văn bản 210 240,03 1 240,03 0,041 Bước 2 Giao nhận tài liệu

- Bàn giao tài liệu cho bộ phận

thực hiện bồi nền Mét TL 510,36

583,34

1 1 583,341 0,100

30

- Vận chuyển tài liệu từ kho bảo

quản đến nơi thực hiện bồi nền Mét TL 26,25 30,004 1 30,004 0,005 Bước 3 Vệ sinh tài liệu

- Tháo gỡ ghim kẹp, chỉ khâu Tờ 0,231 0,264 1 0,264 0,264

- Bóc và làm phẳng tài liệu Tờ 1,789 2,045 1 2,045 2,045 Bước 4 Thực hiện bồi nền tài liệu

- Đặt tài liệu trên giấy dó đã quét

hồ, dùng bay làm phẳng tài liệu Tờ 5,06 5,784 1 5,784 5,784

- Dùng vải màn sạch đặt lên tài

liệu, dùng con lăn làm phẳng tài

liệu

Tờ 2,464 2,816 1 2,816 2,686

- Phơi khô tài liệu Tờ 0,1670 0,191 1 0,191 0,191

- Thu gom tài liệu Tờ 0,443 0,506 1 0,506 0,506

- Ép phẳng tài liệu Tờ 0,150 0,171 1 0,171 0,171

- Xén mép, sắp xếp tài liệu theo

thứ tự ban đầu Tờ 0,471 0,538 1 0,538 0,538

Bước 5 Bàn giao tài liệu vào kho

- Vận chuyển từ nơi bồi nền tài

liệu vào kho Mét TL 26,25 30,004 1 30,004 0,005

- Trả hồ sơ vào vị trí ban đầu Tờ 1,096 1,222 1 1,222 0,0002

- Sắp xếp tài liệu lên giá Mét TL 24,286 27,759 1 27,759 0,0048

(Kết quả phân tích thời gian lao động hao phí bồi nền tài liệu giấy

bằng phương pháp thủ công năm 2013 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước )

Với bảng phân tích kết quả trên cho thấy, định mức lao động là cơ sở

để xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật cho một quy trình nghiệp vụ chi tiết

31

nhằm xác định thời gian lao động công nghệ, lao động phục vụ và lao động quản lý Từ kết quả phân tích này, chúng ta có thể nghiên cứu, xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ đối với từng quy trình nghiệp vụ cụ thể

1.4 Vai trò của định mức lao động và những điểm cần lưu ý khi xây dựng định mức lao động trong hoạt động lưu trữ

Định mức lao động có vai trò rất quan trọng, là cơ sở cho việc thiết lập

kế hoạch lao động, quản lý lao động và thực hiện việc phân phối theo lao động một cách hợp lý

- Định mức lao động là cơ sở để thiết lập kế hoạch lao động

Muốn lập kế hoạch lao động người ta phải căn cứ vào nhiệm vụ trong

kế hoạch của năm hay nói cách khác là căn cứ vào số lượng công việc được giao trong năm Nhờ có mức lao động cho các bước công việc mà tính được lượng lao động sản phẩm, xác định được số lượng lao động cần thiết, kết cấu nghề và trình độ tay nghề của người lao động, phân bổ nhân công cho thích hợp

- Định mức lao động là cơ sở để nâng cao năng suất lao động

Việc nâng cao năng suất lao động chủ yếu do việc áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến nhằm tăng hiệu suất sử dụng máy móc, thiết bị nhưng con người vẫn là yếu tố quyết định đến năng suất lao động Thông qua công tác định mức lao động, người ta nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình công việc và loại bỏ các thao tác thừa, cải tiến phương pháp hiện đại, nhờ đó

mà giảm được hao phí thời gian để sản xuất ra sản phẩm nâng cao năng suất lao động Mặt khác, nhờ có định mức lao động mới biết được khả năng làm việc của từng người, phát hiện ra những người có năng suất cao, thấp khác nhau

- Định mức lao động là cơ sở để tổ chức lao động hợp lý, khoa học

Định mức lao động càng hướng tới xác định hao phí lao động tối ưu và phấn đấu tiết kiệm thời gian lao động thì nó càng ảnh hưởng tới quá trình hoàn thiện tổ chức lao động khoa học Việc tính thời gian hao phí để hoàn thiện công việc với những phương án tổ chức khác nhau sẽ tạo khả năng đánh giá khách quan và chọn được những phương án tối ưu nhất cả về mặt sử dụng

- Định mức lao động là cơ sở để phân phối theo lao động

Để thực hiện tốt việc phân phối theo lao động thì điều kiện cơ bản là phải định mức lao động theo phương pháp có căn cứ khoa học mới đánh giá đúng kết quả của người lao động, đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động, theo số lượng, chất lượng sản phẩm làm ra của mỗi người lao động Mức lao động hợp lý chỉ có thể được xây dựng trong điều kiện tổ chức kỹ thuật hợp lý Đó là điều kiện không cho phép người công nhân lao động tùy tiện, không tuân theo quy trình lao động gây lãng phí thời gian.12

Trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, việc xây dựng định mức lao động cần phải tiến hành sau khi đã xây dựng quy trình có tính khoa học, đảm bảo tính logic, nguyên tắc và các quy định chặt chẽ của yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Xây dựng định mức lao động trong hoạt động lưu trữ phụ thuộc vào các đặc điểm sau:

- Đối tượng thực hiện là tài liệu lưu trữ với các đặc điểm riêng ảnh hưởng đến xây dựng định mức như: loại hình tài liệu; ngôn ngữ trên tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu… nên đã tác động vào đối tượng lao động không

ổn định, việc nhóm cụ thể các đối tượng lao động gặp nhiều khó khăn

- Các hoạt động lưu trữ có tính phức tạp cao, khó định lượng các mức hao phí Một số khâu công việc mang tính hàn lâm, không thực hiện được bằng các phương pháp đo, đếm hao phí thông thường mà phải mang tính bình nghị Vì vậy, việc phân chia quá trình hoạt động để xác định hao phí lao động trong mỗi bước công việc gặp nhiều khó khăn

12 Khái niệm, vị trí và nhiệm vụ của định mức kinh tế - kỹ thuật lao động trong doanh nghiệp, http://voer.edu.cn/m/khai-niem

33

- Trình độ người lao động trong từng công việc cũng khác nhau như: trình độ đào tạo, thâm niên công tác, mức độ thành thạo, khả năng sáng tạo, mức độ hợp tác… cũng là những yếu tố ảnh hưởng đến hao phí lao động, đến việc xác định các phương pháp tính toán hao phí lao động trong thực tế

- Tính phức tạp của cơ cấu, chế độ chính trị, cơ chế quản lý nền kinh tế

- xã hội qua nhiều thời kỳ khác nhau, sự hình thành tài liệu của mỗi thời kỳ cũng ảnh hưởng nhiều đến hoạt động lưu trữ, hao phí lao động cũng phụ thuộc vào thời kỳ lịch sử của tài liệu lưu trữ

Với các đặc điểm nêu trên, việc xây dựng định mức lao động trong hoạt động lưu trữ được quan tâm và hoàn thiện Trong những năm qua, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ đã nghiên cứu xây dựng các quy trình nghiệp vụ hướng dẫn thực hiện trong toàn ngành và từng bước sử dụng các quy trình nghiệp vụ trong việc xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật trình cấp có thẩm quyền ban hành Có thể kể đến như: hoạt động nghiệp vụ chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu (Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 26/4/2010 quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị); hoạt động nghiệp vụ sử dụng tài liệu lưu trữ (Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và phục vụ độc giả tại Phòng đọc; Thông tư số 05/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 quy định định mức kinh tế -

kỹ thuật về giải mật tài liệu lưu trữ); hoạt động nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ (Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy; Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Thông tư số 12/2014/TT-BNV ngày 28/10/2014 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công) Các định mức trên ban hành đã giúp cho các tổ chức sự nghiệp lưu trữ áp dụng rộng rãi, tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị có cơ sở tính toán nguồn lực đáp ứng yêu cầu công việc được giao hàng năm Tuy nhiên, các định mức ban hành vẫn còn một số bất

34

cập trong quá trình xây dựng định mức như: kinh phí đầu tư cho công tác xây dựng định mức còn hạn chế nên việc khảo sát thực tế chưa được thực hiện trong phạm rộng, tính đại diện về số liệu khảo sát phục vụ công việc tính toán chưa cao; các bước công việc trong quy trình chưa rõ ràng, sát với thực tế; nhiều hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ còn chưa được xây dựng các quy trình định mức nên các tổ chức sự nghiệp lưu trữ còn lúng túng trong việc xây dựng kế hoạch về nhân lực, dự toán ngân sách… Vì vậy, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cần phải có cái nhìn nhận đúng về xây dựng định mức lao động trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ và cần có các khảo sát, đánh giá trong việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật vào thực tiễn

Tiểu kết Chương 1:

Tại Chương 1, qua tìm hiểu và đọc các tài liệu tham khảo liên quan đến các vấn đề về định mức lao động, định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ, tác giả đã tổng hợp các khái niệm cơ bản, nguyên tắc, phương pháp xây dựng định mức lao động để làm rõ chủ đề của Luận văn Cũng qua nghiên cứu tài liệu, Chương 1 đã đưa ra cơ sở lý luận, pháp lý và thực tiễn của việc xây dựng công tác định mức lao động trong ngành Lưu trữ tại Việt Nam để từ

đó xác định vai trò của định mức lao động trong thực tiễn Thông qua đó, trong Chương 2 tác giả hệ thống các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ đã ban hành và khảo sát việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh