TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRƯỜNG PHÂN HỆ: QUẢN LÝ TƯ LIỆU

Phần mềm quản lý Trường THANH TRA CHÍNH PHỦ TRƯỜNG CÁN BỘ THANH TRA TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRƯỜNG PHÂN HỆ: QUẢN LÝ TƯ LIỆU Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm - phân hệ Quản lý tư liệu Trang Phần mềm quản lý Trường Hà Nội 2013 Bản ghi nhận thay đổi tài liệu T - Thêm S - Sửa đổi X – Xoá Ngày thay đổi 5/12/2013 Lý T S X T Mô tả thay đổi Viết tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm - phân hệ Quản lý tư liệu Phiên 1.0 Trang Phần mềm quản lý Trường MỤC LỤC PHẦN I GIỚI THIỆU CHUNG I.1 Tổng quan I.2 Khởi động hệ thống I.3 Thực đơn số thao tác .5 PHẦN II QUẢN LÝ DANH MỤC II.1 Danh mục thể loại sách II.2 Danh mục trạng thái sách PHẦN III 10 QUẢN LÝ TƯ LIỆU III.1 Quản lý tư liệu .10 III.2 Quản lý mượn, trả sách 12 PHẦN IV 14 BÁO CÁO IV.1 Báo cáo Thống kê sách theo thể loại .14 IV.2 Báo cáo Theo dõi mượn, trả sách 14 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm - phân hệ Quản lý tư liệu Trang Phần mềm quản lý Trường PHẦN I GIỚI THIỆU CHUNG I.1 Tổng quan Phần quản lý tư liệu phần mềm quản lý trường Cán tra có chức sau:  Quản lý danh mục  Quản lý tư liệu  Báo cáo Phần quản lý tư liệu chủ yếu dành cho đối tượng sử dụng nhân viên phịng thơng tư, tài liệu Phần mềm cho phép quản lý thông tin liên quan đến loại tài liệu nói chung, sách, giáo trình, luận văn, tài liệu tham khảo Phần mềm bao gồm chức quản lý mượn, trả tư liệu cho phép xuất số báo cáo đánh giá, tổng kết Tài liệu hướng dẫn sử dụng chia thành phần, tương ứng với chức sau: Phần I Giới thiệu chung Phần II Quản lý danh mục Phần III Quản lý tư liệu Phần IV Báo cáo Khởi động hệ thống Chạy chương trình ứng dụng Web thơng qua trình duyệt (IE, Firefox, hoặc Chrome) địa cung cấp Dạng: http://Địa IP máy chủ:Cổng máy chủ VD: http://192.168.100.123:8089 Trong 192.168.100.123 địa IP máy chủ 8089 cổng máy chủ Sau gõ địa phần mềm vào trình duyệt, nhấn Enter ta sẽ thấy hình trang chính phần mềm xuất Màn hình chính ra, chọn chức Quản lý thông tư, tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm - phân hệ Quản lý tư liệu Trang Phần mềm quản lý Trường Màn hình đăng nhập ra, điền thông tin đăng nhập vào ô tên đăng nhập mật Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm - phân hệ Quản lý tư liệu Trang Phần mềm quản lý Trường Sau điền thông tin, ấn nút Đăng nhập hoặc nhấn phím Enter để đăng nhập vào hệ thống Nếu thông tin đăng nhập sai sẽ có thơng báo hình Trường hợp tài khoản không đăng nhập quên mật liên hệ với quản trị hệ thống để trợ giúp cấp lại mật Thực đơn số thao tác Sau đăng nhập thành cơng, hình chính phần Quản lý tư liệu sẽ hiển thị Phần khoanh đỏ hình thực đơn chính phần mềm Sử dụng thực đơn này, người sử dụng truy cập đến tồn chức hệ thống PHẦN II QUẢN LÝ DANH MỤC Danh mục thể loại sách Quản lý danh mục > Danh mục thể loại sách Giao diện chính phần mềm hình hiển thị danh mục thể loại sách sử dụng hệ thống Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm - phân hệ Quản lý tư liệu Trang Phần mềm quản lý Trường Từ hình này, người sử dụng thực thao tác thêm, sửa, xóa danh mục thể loại sách a Thêm danh mục thể loại sách Để thêm danh mục thể loại sách mới, người dùng nhập thơng tin cần thiết, sau ấn Thêm để hồn thành Trong q trình nhập, người dùng ấn nút Hủy bỏ để xóa trắng form nhập liệu b Sửa danh thể loại sách Để sửa danh mục thể loại sách, click chuột vào nút Cập nhật tương ứng với danh mục muốn sửa Form sửa thông tin danh mục cần sửa sẽ điền sẵn Sau thực sửa thông tin xong, người dùng chọn nút Cập nhật để lưu thay đổi Trong trình sửa đổi, người dùng chọn nút Hủy bỏ để hủy thao tác sửa Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm - phân hệ Quản lý tư liệu Trang Phần mềm quản lý Trường c Xóa danh mục thể loại sách Để xóa danh mục thể loại sách, chọn nút Xóa tương ứng với danh mục muốn xóa bảng Một bảng thoại sẽ ra, xác nhận yêu cầu xóa người dùng Click OK để xác nhận, hoặc Hủy bỏ để hủy thao tác xóa Nếu người dùng chọn OK, danh mục sẽ bị xóa Danh mục trạng thái sách Quản lý danh mục > Danh mục trạng thái sách Giao diện chính phần mềm hình hiển thị danh mục trạng thái sách sử dụng hệ thống Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm - phân hệ Quản lý tư liệu Trang Phần mềm quản lý Trường Từ hình này, người sử dụng thực thao tác thêm, sửa, xóa danh mục trạng thái sách a Thêm danh mục trạng thái sách Để thêm danh mục trạng thái sách mới, người dùng nhập thơng tin cần thiết, sau ấn Thêm để hồn thành Trong q trình nhập, người dùng ấn nút Hủy bỏ để xóa trắng form nhập liệu b Sửa danh mục trạng thái sách Để sửa danh mục trạng thái sách, click chuột vào nút Cập nhật tương ứng với danh mục muốn sửa Form sửa thông tin danh mục cần sửa sẽ điền sẵn Sau thực sửa thông tin xong, người dùng chọn nút Cập nhật để lưu thay đổi Trong trình sửa đổi, người dùng chọn nút Hủy bỏ để hủy thao tác sửa Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm - phân hệ Quản lý tư liệu Trang Phần mềm quản lý Trường c Xóa danh mục trạng thái sách Để xóa danh mục trạng thái sách, chọn nút Xóa tương ứng với danh mục muốn xóa bảng Một bảng thoại sẽ ra, xác nhận yêu cầu xóa người dùng Click OK để xác nhận, hoặc Hủy bỏ để hủy thao tác xóa Nếu người dùng chọn OK, danh mục sẽ bị xóa Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm - phân hệ Quản lý tư liệu Trang Phần mềm quản lý Trường PHẦN III QUẢN LÝ TƯ LIỆU Quản lý tư liệu Cách chọn: Quản lý tư liệu > Quản lý tư liệu Giao diện chính hình hiển thị danh sách tư liệu hệ thống Từ hình này, người sử dụng thực thao tác thêm, sửa, xóa tư liệu a Thêm tư liệu Để thêm sách, tư liệu, người dùng nhấn nút Thêm Phần mềm chuyển đến hình thêm Sau nhập xong thông tin cần thiết cho tư liệu, nhấn nút Thêm để hoàn thành thao tác Trong q trình nhập, người dùng ấn nút Hủy bỏ để hủy thao tác nhập xóa trắng form, hoặc ấn nút Quay lại để trở lại hình ban đầu Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm - phân hệ Quản lý tư liệu Trang 10 Phần mềm quản lý Trường b Sửa thông tin tư liệu Để sửa thông tin tư liệu, click chuột vào nút cập nhật tương ứng với danh mục môn học muốn sửa Các thông tin tư liệu cần sửa sẽ điền vào form nhập Sau thực sửa thông tin xong, người dùng chọn nút Cập nhật để lưu thay đổi Trong trình sửa đổi, người dùng chọn nút Hủy bỏ để hủy thao tác sửa xóa trắng form nhập Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm - phân hệ Quản lý tư liệu Trang 11 Phần mềm quản lý Trường c Xóa tư liệu Để xóa tư liệu, chọn nút Xóa tương ứng với tư liệu muốn xóa bảng Một bảng thoại sẽ ra, xác nhận yêu cầu xóa người dùng Click OK để xác nhận, hoặc Hủy bỏ để hủy thao tác xóa Nếu người dùng chọn OK, tư liệu sẽ bị xóa Quản lý mượn, trả sách Cách chọn: Quản lý tư liệu > Quản lý mượn, trả sách Giao diện chính hình hiển thị phiếu mượn sách có hệ thống Từ hình này, người sử dụng thực thao tác thêm, sửa, xóa phiếu mượn sách a Thêm phiếu mượn sách Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm - phân hệ Quản lý tư liệu Trang 12 Phần mềm quản lý Trường Để thêm phiếu mượn sách, người dùng ấn vào nút Thêm Màn hình nhập liệu cho phiếu mượn sách sẽ Sau hoàn tất thông tin vào form nhập, ấn Thêm để lưu lại Trong q trình thực hiện, người dùng ấn Hủy bỏ để xóa trắng form nhập, hoặc ấn Quay lại để trở lại hình ban đầu b Sửa phiếu mượn sách Để sửa thông tin phiếu mượn sách, click chuột vào nút cập nhật tương ứng với phiếu muốn sửa Các thông tin phiếu cần sửa sẽ điền vào form nhập Sau thực sửa thông tin xong, người dùng chọn nút Cập nhật để lưu thay đổi Trong trình sửa đổi, người dùng chọn nút Hủy bỏ để hủy thao tác sửa xóa trắng form nhập c Xóa phiếu mượn sách Để xóa phiếu mượn sách, chọn nút Xóa tương ứng với phiếu muốn xóa bảng Một bảng thoại sẽ ra, xác nhận yêu cầu xóa người dùng Click OK để xác nhận, hoặc Hủy bỏ để hủy thao tác xóa Nếu người dùng chọn OK, phiếu mượn sách sẽ bị xóa Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm - phân hệ Quản lý tư liệu Trang 13 Phần mềm quản lý Trường P H Ầ N I V BÁO CÁO Báo cáo Thống kê sách theo thể loại Cách chọn: Báo cáo > Thống kê sách theo thể loại Chức cho phép theo dõi, thống kê đầu mục sách có hệ thống, phân chia theo thể loại Người dùng ấn nút Xuất báo cáo góc bên phải để lưu báo cáo file Excel Báo cáo Theo dõi mượn, trả sách Chọn Báo cáo > Theo dõi mượn, trả sách Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm - phân hệ Quản lý tư liệu Trang 14 Phần mềm quản lý Trường Chức cho phép người dùng theo dõi tần suất mượn đầu sách khoảng thời gian định Ngồi ra, người dùng chọn xuất báo cáo file Excel để lưu trữ Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm - phân hệ Quản lý tư liệu Trang 15