KỸ NĂNG mà CÔNG CHỨNG VIÊN cần có trong việc SOẠN THẢO hợp đồng giao dịch

HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN KỸ NĂNG CHUNG VỀ CÔNG CHỨNG Chuyên đề: Những kỹ mà cơng chứng viên cần có việc soạn thảo hợp đồng giao dịch Thành phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2020 MỤC LỤC I MỞ ĐẦU Tính cấp thiết việc nghiên cứu đề tài 2 Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu II KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CÔNG CHỨNG Khái niệm 2 Quy định pháp luật việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch 3 Nguyên tắc sạo thảo kiểm tra nội dung văn công chứng 3.1 Hình thức văn chuyển tải xác chất pháp lý, nội dung giao dịch hay hình thức pháp lý đơn phương 3.2 Xác định rõ trách nhiệm pháp lý bên 3.3 Nội dung văn công chứng phải thể xác, đầy đủ, trọn vẹn ý chí bên, phù hợp với quy định pháp luật Kỹ soạn thảo văn công chứng 4.1 Phần chủ thể 4.2 Phần nội dung (các điều khoản) 16 4.3 Lời chứng công chứng viên 18 III CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KỸ NĂNG SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN 18 IV DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21 I MỞ ĐẦU Tính cấp thiết việc nghiên cứu Việc cơng chứng, chứng thực dần trở nên phổ biến mà nhiều văn pháp luật hành quy định việc công chứng, chứng thực điều kiện có hiệu lực hợp đồng hay giao dịch khác Như vậy, xét chất pháp lý, văn công chứng không sản phẩm nghề nghiệp cơng chứng viên mà cịn cơng cụ, phương tiện ghi nhận ý chí chủ quan bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch Trong năm qua, hoạt động công chứng nước ta có đóng góp thiết thực vào việc cải cách thủ tục hành chính, góp phần lập lại trật tự lĩnh vực giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại….Do văn công chứng, văn công chứng theo yêu cầu tự nguyện người yêu cầu công chứng vô đa dạng thể thức với điều khoản, điều kiện hoàn toàn khác nên soạn thảo hay hay kiểm tra văn công chứng, công chứng viên cần phải trang bị cho kỹ tuân thủ quy tắc định Do vậy, việc nghiên cứu kỹ mà cơng chứng viên cần phải có việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch nhằm giúp công chứng viên tuân thủ theo pháp luật đạo đức hành nghề cơng chứng Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu Tìm hiểu hoạt động soạn thảo văn công chứng Những văn pháp luật quy định hoạt động công chứng, kỹ soạn thảo văn hợp đồng, giao dịch công chứng viên trình cơng chứng II KHÁI QT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CÔNG CHỨNG Khái niệm Khoản Điều Luật Công chứng năm 2014 (dưới gọi Luật Công chứng) quy định : “Văn công chứng hợp đồng, giao dịch, dịch công chứng viên chứng nhận theo quy định Luật này” Như vậy, văn công chứng cấu thành phận hợp đồng, giao dịch phần lời chứng công chứng viên Trong phần nội dung hợp đồng, giao dịch nhằm ghi nhận ý chí chủ quan thỏa thuận bên tham gia giao kết, lời chứng phận thể vai trị, trách nhiệm cơng chứng viên hợp đồng, giao dịch Quy định pháp luật việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch Theo nội dung Điều 40 Điều 41 Luật Công chứng, có hai văn cơng chứng Loại thứ văn công chứng công chứng viên soạn thảo theo đề nghị người yêu cầu công chứng (Điều 40), loại thứ hai văn công chứng soạn thảo sẵn (Điều 41) Văn công chứng soạn thảo sẵn soạn thảo nhiều đối tượng khác có hiểu biết pháp luật như: luật sư, chuyên gia tư vấn,… thân người yêu cầu công chứng Dù văn công chứng công chứng viên soạn thảo theo đề nghị người yêu cầu công chứng hay người yêu cầu cơng chứng soạn thảo sẵn ngun tắc công chứng viên phải cá nhân chịu trách nhiệm tính “xác thực, hợp pháp” nội dung văn công chứng Khoản Điều Luật Công chứng khẳng định: “Công chứng việc công chứng viên tổ chứng hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn (sau gọi hợp đồng giao dịch), tính xác, hợp pháp không trái đạo đức xã hội dịch giấy tờ, văn từ Tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang Tiếng Việt (sau gọi dịch) mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện u cầu cơng chứng” Thậm chí cơng chứng viên cịn có quyền u cầu chỉnh sửa nội dung văn công chứng cho phù hợp với quy định pháp luật hay từ chối công chứng người yêu cầu công chứng không đáp ứng đề nghị nêu công chứng viên “công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; hợp đồng, giao dịch điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định pháp luật cơng chứng viên phải rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa Trường hợp người u cầu cơng chứng khơng sửa chữa cơng chứng viên có quyền từ chối cơng chứng” (Khoản Điều 40 Luật Cơng chứng) Vì vậy, cơng chứng viên trực tiếp soạn thảo hay kiểm tra, sửa chữa nội dung văn công chứng, phải tuân thủ số nguyên tắc sau: Nguyên tắc soạn thảo kiểm tra nội dung văn công chứng 3.1 Hình thức văn chuyển tải xác chất pháp lý, nội dung giao dịch hay hình thức pháp lý đơn phương - Công chứng viên cần kiểm tra quy định pháp luật có liên quan để sử dụng hình thức hợp đồng phù hợp nhằm chuyển tải nội dung thỏa thuận bên - Nội dung giao dịch (hay gọi điều khoản điều kiện) hợp đồng phải phù hợp với hình thức, tên gọi thức hợp đồng cơng chứng - Khi soạn thảo hay kiểm tra nội dung văn công chứng trường hợp công chứng theo tự nguyện yêu cầu đương sự, công chứng viên không phép sử dụng mẫu hợp đồng (thậm chí tên gọi hợp đồng đó) quy định văn pháp luật có liên quan nhằm tránh gây nhầm lẫn khơng đáng có 3.2 Xác định rõ trách nhiệm pháp lý bên Liên quan đến giao dịch công chứng thông thường có bên diện cách trực tiếp gián tiếp văn cơng chứng, là: người yêu cầu công chứng, người thực việc công chứng (bao gồm nhân viên phịng cơng chứng) cá nhân tổ chức hành nghề tư vấn, người làm chứng, người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan Nên soạn thảo văn hay kiểm tra dự thảo văn công chứng, công chứng viên cần phân biệt rõ phạm vi trách nhiệm bên, chí cá nhân có mặt trực tiếp tham gia giao kết hợp đồng Ví dụ: Người u cầu cơng chứng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật không trung thực xuất trình giấy tờ, tài liệu tạo lập sở pháp lý cho việc giao kết hợp đồng, giao dịch công chứng (khoản Điều 47 Luật Công chứng): “i) Người yêu cầu cá nhân phải có lực hành vi dân ii) Trường hợp người u cầu cơng chứng tổ chức việc yêu cầu công chứng thực thông qua người đại diện theo pháp luật người đại diện theo ủy quyền tổ chức đó.iii) Người yêu cầu cơng chứng phải xuất trình đủ giấy tờ cần thiết liên quan đến việc công chứng chịu trách nhiệm tính xác, tính hợp pháp giấy tờ đó” Cơng chứng viên Chịu trách nhiệm trước pháp luật trước người yêu cầu công chứng văn cơng chứng (điểm g, khoản 1, Điều 17, Luật Công chứng) hay người yêu cầu công chứng giả mạo, khơng có lực hành vi dân hay Điều 46 Luật Công chứng quy định lời chứng công chứng viên: 1) Lời chứng công chứng viên hợp đồng, giao dịch phải ghi rõ địa điểm, thời điểm công chứng, họ tên công chứng viên, tên tổ chức hàng nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng giao dịch hoàn tồn tự nguyện, có lực hành vi dân sự; mục đích, nội dung hợp đồng, giao dịch khơng vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký dấu điểm hợp đồng, giao dịch đứng chữ ký dấu điểm người tham gia hợp đồng giao dịch; trách nhiệm cơng chứng viên lời chứng; có chữ ký cơng chứng viên đóng dấu tổ chức hành nghề công chứng 2) Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết mẫu lời chứng công chứng viên hợp đồng, giao dịch.” Người phiên dịch chịu trách nhiệm dịch nội dung trao đổi bên, người làm chứng chịu trách nhiệm trung thực, khách quan phạm vi làm chứng (khoản 2, khoản Điều 47 Luật Công chứng) 3.3 Nôi dung văn công chứng phải thể xác, đầy đủ, trọn vẹn ý chí bên, phù hợp với quy định pháp luật Văn cơng chứng hợp đồng công chứng Văn công chứng cấu thành hai phận nội dung hợp đồng lời chứng công chứng viên Bộ phận nội dung hợp đồng chuyển tải ý chí chủ quan, nội dung thỏa thuận mà bên chủ thể tham gia giao kết văn công chứng hướng tới Bộ phận lời chứng cơng chứng viên phần thể trách nhiệm công chứng viên nội dung văn công chứng Sau Luật Công chứng 2014 có hiệu lực, lời chứng cơng chứng viên bắt buộc phải tuân theo mẫu lời chứng quy định Điều 46 Luật Công chứng đặc biệt mẫu lời chứng ban hành kèm theo Thông tư 06/2015/TT-BTP ngày 15/06/2015 Bộ Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Công chứng Như vậy, phận lời chứng nhằm đảm bảo nội dung văn công chứng không vi phạm điều cấm pháp luật không trái đạo đức xã hội Cụ thể sau: a) Nội dung hợp đồng giao dịch, công chứng phải chuyển tải đầy đủ, trung thực ý chí chủ quan bên tham gia giao kết Đây yêu cầu quan trọng mà công chứng viên cần phải tuân thủ tiến hành soạn thảo kiểm tra nội dung hợp đồng công chứng Điều 385 Bộ Luật Dân 2015 có khái niệm hợp đồng dân sau: “Hợp đồng thỏa thuận bên việc xác lập, thay đổi chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự” Trong Điều 274: “Nghĩa vụ việc mà theo đó, nhiều chủ thể (sau gọi chung bên có nghĩa vụ) phải chuyển giao vật, chuyển giao quyền, trả tiền giấy tờ có giá trị, thực công việc không thực cơng việc định lợi ích nhiều chủ thể khác (sau gọi chung bên có quyền).” Như vậy, chất pháp lý, văn cơng chứng hợp đồng hành vi pháp lý đơn phương công chứng nên văn cơng chứng “Căn phát sinh nghĩa vụ dân sự” (Điều 275 Bộ Luật Dân 2015) Dưới góc độ dân sự, Bộ Luật Dân năm 2015 chia hợp đồng dân làm hai loại hợp đồng song vụ hợp đồng đơn vụ Khoản 1: “Hợp đồng song vụ hợp đồng bên có nghĩa vụ nhau” Khoản “ Hợp đồng đơn vụ hợp đồng đơn vụ mà bên có nghĩa vụ.” Như vậy, hợp đồng song vụ quyền dân bên nghĩa vụ bên ngược lại (như hợp đồng mua bán nhà ở), cịn hợp đồng đơn vụ, có bên có quyền bên cịn lại có nghĩa vụ (Ví dụ: hợp đồng tặng cho tài sản khơng có điều kiện) Khi tiến hành giao kết hợp đồng công chứng, bên yêu cầu công chứng tự do, tự nguyện làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quyền nghĩa vụ dân Khoản Điều Bộ Luật Dân năm 2015 quy định nguyên tắc luật dân sự: “Cá nhân, pháp nhân xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền nghĩa vụ dân sở tự do, tự nguyện cam kết thỏa thuận Mọi cam kết, thỏa thuận không vi phạm điều cấm luật, không trái đạo đức xã hội có hiệu lực thực bên phải chủ thể khác tơn trọng” Sau hồn tất thủ tục công chứng, hợp đồng giao dịch cơng chứng có giá trị bắt buộc khơng bên trực tiếp tham gia giao kết hợp đồng mà cịn bên có liên quan (Điều Luật Cơng chứng) Chính vậy, nội dung hợp đồng công chứng chuyển tải xác, đầy đủ trọn vẹn ý chí chủ quan bên tham gia người yêu cầu cơng chứng gánh chịu tồn quyền nghĩa vụ phát sinh, thay đổi, chấm dứt theo hợp đồng Ví dụ: Ơng Nguyễn Văn A u cầu công chứng viên nhận hợp đồng tặng cho tài sản có điều kiện, nhiên sơ suất đó, nội dung văn khơng thể hiện, ghi nhận điều kiện tặng cho Như hợp đồng tặng cho tài sản công chứng không chuyển tải đầy đủ ý chí bên tặng cho Do vậy, bên tặng cho không bắt buộc phải thực quyền, nghĩa vụ dân phát sinh, thay đổi hay chấm dứt dựa hợp đồng Chính hợp đồng dân nói chung hay hợp đồng cơng chứng nói riêng làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân nên soạn thảo hay kiểm tra nội dung văn công chứng, công chứng viên cần khẳng định điều khoản, điều kiện văn cơng chứng phản ánh trung thực trung thực, đầy đủ, trọn vẹn ý chủ chủ quan bên tham gia giao kết hợp đồng công chứng Chỉ hợp đồng công chứng thỏa mãn điều kiện trở thành sở pháp lý để làm phát sinh thay đổi hay chấm dứt nghĩa vụ dân bên tham gia giao kết hợp đồng Mặt khác, nội dung điều khoản, điều kiện hợp đồng cơng chứng phải rõ ràng, rành mạch để người có quyền nghĩa vụ liên quan hiểu theo nghĩa nhất, tránh gây phiền toái làm cho bên hiểu theo hướng có lợi cho thân Ví dụ: Bà Nguyễn Thị A có di chúc lại cho trai ông B dâu bà C toàn tài sản thân sau chết Sau bà A qua đời, di chúc nêu mang tới tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền để tiến hành khai nhận di sản thừa kế theo quy định pháp luật Tuy nhiên lúc ông B bà C ly hôn Lúc này, theo ý kiến ông B, bà C “con dâu” Bà A bà C có quyền hưởng di sản thừa kế Trong đó, bà C lại khẳng định có tồn quyền hưởng di sản thừa kế bà A cho dù cịn trì nhân với ơng B hay không Theo cách lập luận bà C, việc bà A để lại thừa kế cho hồn tồn xuất phát từ quan hệ tình cảm cá nhân tốt đẹp hai người không liên quan tới mối quan hệ mẹ chồng, nàng dâu tên C khẳng định thức di chúc bà A Như vậy, người lại có cách hiểu, cách giải thích hồn tồn khác nội dung văn di chúc Trong tình giả định trên, tranh chấp khơng đáng có xuất phát từ cách hành văn thiếu chặt chẽ công chứng viên soạn thảo di chúc cho bà Nguyễn Thị A b) Nội dung văn công chứng không vi phạm điều cấm pháp luật, không trái đạo đức xã hội Theo quy định Điều 123 Bộ Luật Dân 2015: “Giao dịch dân có mục đích, nội dung vi phạm điều cấm luật, trái đạo đức xã hội vơ hiệu” Trong tính pháp luật quy định chuẩn hóa văn quy phạm pháp luật phạm trù đạo đức lại khơng có thuộc tính kể Việc đánh giá u cầu cơng chứng có phù hợp với chuẩn mực đạo đức xã hội hay không đôi lúc vô phức tạp Tùy theo quan niệm, tập quán vùng miền mà khái niệm đạo đức lại có thay đổi định Kỹ soạn thảo văn công chứng: Dựa quy định pháp luật q trình hành nghề cơng chứng, người ta chia văn công chứng thành phận: chủ thể tham gia xác lập, giao kết văn bản, nội dung cần phải có văn lời chứng công chứng viên 4.1 Phần chủ thể: Theo Bộ Luật Dân 2015, cách thức chia chủ thể tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch dân thành nhóm chính: (1)Nhóm cá nhân (Chương III Phần thứ nhất), (2) Pháp nhân (Chương IV Phần thứ nhất), Nhà nước CHXHCNVN, (3) Cơ quan nhà nước Trung Ương (Chương V Phần thứ nhất) (4) Hộ gia đình, tổ hợp tác tổ chứng khác khơng có tư cách pháp nhân quan hệ dân (Chương VI Phần thứ nhất) 4.1.1 Cá nhân: Cá nhân chủ thể đóng vai trị quan trọng tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch nói chung hay hợp đồng cơng chứng nói riêng HIện chưa có quy định hướng dẫn cách thức mô tả cá nhân người tham gia giao kết hợp đồng công chứng, ngoại trừ nội dung mẫu lời chứng số 01 (Mẫu lời chứng chung hợp đồng, giao dịch ban hành kèm theo Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 Bộ Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Công chứng) Tuy nhiên, có ý kiến cho rằng, lời chứng phận đứng cuối nội dung văn công chứng nên quy định kể áp dụng cho phần lời chứng làm cho việc mô tả người yêu cầu công chứng, lẽ phận đề cập phần lớn hợp đồng, giao dịch nói chung hay hợp đồng cơng chứng nói riêng Trên thực tế hành nghề, công chứng viên thường đưa thơng tin xoay quanh khía cạnh sau đây: họ tên, năm sinh, số giấy tờ tùy thân, ngày tháng năm cấp, quan cấp nơi đăng ký hộ thường trú tạm trú Do vậy, soạn thảo hợp đồng công chứng liên quan đến người u cầu cơng chứng cá nhân, công chứng viên phải ghi nhận cụ thể nội dung sau: - Họ tên: Đây thông tin gắn liền với cá nhân người kể từ sinh chết đi, họ tên nội dung bắt buộc phải có giấy khai sinh theo mẫu thống Như vậy, họ tên nội dung thiếu công chứn viên cần mơ tả nhằm cá biệt hóa cá nhân - Ngày tháng năm sinh: Đây sở pháp lý để cơng chứng viên xác định xác lực hành vi dân cá nhân tham gia giao kết hợp đồng cụ thể Và số trường hợp xác định công chứng viên cần phải ghi rõ ngày tháng năm sinh người yêu cầu công chứng để xác định chuẩn xác lực hành vi dân cá nhân - Số giấy tờ tùy thân: Theo điểm c khoản Điều 40 Luật Công chứng quy định thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn người yêu cầu công chứng cần phải nộp hồ sơ bao gồm “Bản giấy tờ tùy thân người yêu cầu công chứng” Như vậy, sử dụng giấy tờ tùy thân để xác định người yêu cầu công chứng quy định mang tính thống văn quy phạm pháp luật công chứng nhằm kiểm tra nhận dạng cá nhân trực tiếp ký điểm vào văn công chứng - Nơi đăng ký hộ thường trú: Căn vào Điều 12 Luật Cư trú ngỳ 29/11/2006, sửa đổi bổ sung ngày 20/6/2013, thì: 1) Nơi cư trú cơng dân chỗ hợp pháp mà người thường xuyên sinh sống Nơi cư trú công dân nơi thường trú tạm trú Chỗ hợp pháp nhà ở, phương tiện nhà khác mà công dân sử dụng để cư trú Chỗ hợp pháp thuộc quyền sở hữu cơng dân quan, tổ chức, cá nhân cho thuê, cho mượn, cho nhờ theo quy định pháp luật Nơi cư trú nôi công dân cư trú thường xun, ổn định, khơng có thời hạn chỗ định đăng ký thường trú Nơi tạm trú nơi cơng dân sinh sống ngồi nơi ký thường trú đăng ký tạm trú 2) Trường hợp không xác định nơi đăng ký cơng dân theo khoản Điều nơi cư trú cơng dân nơi người sinh sống Như vậy, q trình hành nghề cơng chứng, việc ghi địa thường trú tạm trú giúp công chứng viên bên liên quan chủ động việc liên hệ với cá nhân người yêu cầu công chứng cần thiết 4.1.2 Tổ chức: Để mô tả doanh nghiệp, công chứng viên thường tập trung vào thơng tin sau: tên, trụ sở chính, mã số doanh nghiệp, số giấy đăng ký doanh nghiệp, ngày tháng năm cấp quan cấp Cơ sở pháp lý để công chứng viên xác định Điều: Điều (về giải thích từ ngữ), Điều 29 (về nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) Điều 30 (mã số doanh nghiệp) Luật Doanh nghiệp 2014 Cụ thể sau: 10 - Khoản Điều 4: “Doanh nghiệp tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, đăng ký thành lập theo quy định pháp luật nhằm mục đích kinh doanh” - Khoản 12 Điều 4: “Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp văn điện tử mà Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp ghi lại thông tin đăng ký doanh nghiệp” Điều 29 quy định “Nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp” sau: “1 Tên doanh nghiệp mã số doanh nghiệp Địa trụ sở doanh nghiệp Họ, tên, địa thường trú, quốc tịch, số Thẻ cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu chứng thực cá nhân hợp pháp khác người đại diện theo theo pháp luật doanh nghiệp công ty trách nhiệm hữu hạn công ty cổ phần; thành viên công ty hợp danh đối vơi công ty hợp danh; chủ doanh nghiệp doanh nghiệp tư nhân; họ, tên, địa thường trú, quốc tịch, số Thẻ cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu chứng thực cá nhân hợp pháp thành viên cá nhân; tên mã số doanh nghiệp trụ sở thành viên tổ chứng công ty trách nhiệm hữu hạn Vốn điều lệ” - Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định “Mã số doanh nghiệp” sau: “1 Mã số doanh nghiệp dãy số tạo Hệ thống thông tin quốc gia đăng ký doanh nghiệp, cấp cho doanh nghiệp thành lập ghi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp có mã số không sử dụng lại để cấp cho doanh nghiệp khác Mã số doanh nghiệp dùng để thực nghĩa vụ thuế, thủ tục hành quyền, nghĩa vụ khác.” Như vậy, dù tổ chức có tư cách pháp nhân hay khơng có tư cách pháp nhân, tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch (bao gồm hợp đồng công chứng) thực thông qua cá nhân 11 làm người đại diện Công chứng viên đưa đầy đủ thông tin mô tả người yêu cầu công chứng cá nhân, ngoại trừ địa thường trú hay tạm trú nơi sinh sống cá nhân đó, cá nhân người đại diện cho doanh nghiệp đứng giao kết hợp đồng nên việc trường hợp cần thiết, bên trực tiếp tham gia giao kết hợp đồng cơng chứng hay bên thứ có liên quan liên lạc với thông qua địa đăng ký doanh nghiệp xác lập, giao kết văn cơng chứng khơng phải thơng qua địa cá nhân người đại diện Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp ủy quyền người trực tiếp đứng giao kết hợp đồng nhân danh doanh nghiệp Do vậy, vào Điều 13 Luật này, q trình hành nghề cơng chứng viên ghi thêm văn hay giấy tờ, tài liệu mà người đại diện sử dụng để xác định phạm vi, thẩm quyền đại diện người đại diện cho doanh nghiệp như: điều lệ công ty, văn ủy quyền, biên họp hội đồng thành viên hay hội đồng quản trị,… 4.1.3 Tổ hợp tác gia đình: Được quy định chương VI, từ Điều 101, Điều 102, Điều 103, Điều 104 Bộ Luật Dân năm 2015 Đây nhóm chủ thể mà cơng chứng viên gặp q trình cơng chứng, với chủ thể tổ hợp tác Tuy nhiên, trình soạn thảo hay kiểm tra nội dung văn công chứng, công chứng viên cần ý hai chủ thể sau: a) Hộ gia đình: Hộ gia đình thường gặp hợp đồng có đối tượng quyền sử dụng đất Theo khái niệm hộ gia đình ghi nhận Điều 106 Bộ Luật Dân 2005 hộ gia đình có đặc điểm sau: - Phải có từ thành viên trở lên; - Thường xuất lĩnh vực liên quan đến nông nghiệp nông thơn; - Phải có tài sản chung thơng thường tài sản chung tài sản có giá trị lớn tư liệu sản xuất hộ gia đình 12 Việc định đoạt tài sản chung (quyền sử dụng đất) hộ gia đình quy định Điều 212 Bộ Luật Dân 2015 “Sở hữu chung thành viên hộ gia đình” 1.Tài sản chung thành viên gia đình chung sống gồm tài sản thành viên đóng góp, tạo lập nên tài sản khác xác lập quyền sở hữu theo quy định Bộ Luật luật khác có liên quan Việc chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản chung thành viên gia đình thực theo phương thức thỏa thuận Trường hợp định đoạt tài sản bất động sản, động sản có đăng ký, tài sản nguồn thu nhập chủ yếu gia đình phải có thỏa thuận tất thành viên gia đình người thành niên có lực hành vi dân đầy đủ, trừ trường hợp luật có quy định khác Trường hợp khơng có thỏa thuận áp dụng quy định sở hữu chung theo phần quy định Bộ luật luật khác có liên quan, trừ trường hợp quy định Điều 213 Bộ luật này” (Điều 213 sở hữu chung vợ chồng) Đồng thời Luật đất đai năm 2013 (Khoản Điều 3) quy định rõ hộ gia đình sau: “Hộ gia đình sử dụng đất người có quan hệ nhân, huyết thống, nuôi dưỡng theo quy định pháp luật nhân gia đình, sống chung có quyền sử dụng đất chung thời điểm Nhà nước giao đất, cho thuê đất, công nhận quyền sử dụng đất, nhận chuyển quyền sử dụng đất” Tuy nhiên, thực tế nay, làm thủ tục định đoạt tài sản chung (cụ thể công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất) hộ gia đình quan cơng chứng cần có đồng ý tất thành viên hộ gia đình Trường hợp hộ gia đình có thành viên chưa thành niên, lực hành vi dân cần có người đại diện theo quy định Bộ Luật Dân Yêu cầu đặt nhằm đảm bảo an toàn cho văn 13 công chứng đảm bảo quyền lợi cho tất các thành viên hộ gia đình Do tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên phải vào sổ hộ hộ gia đình thời điểm cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để xác định thành viên có quyền chuyển nhượng quyền sử dụng đất (Điều 12 Luật Cư trú) b) Tổ hợp tác: Được ghi nhận Bộ Luật Dân năm 2005 Nghị định 151/2007/NĐ-CP tổ chức hoạt động tổ hợp tác.Tổ hợp tác chủ thể mà công chứng viên gặp q trình hành nghề Theo quy định Khoản 1, Điều 110 Bộ Luật Dân năm 2005: “Tổ hợp tác hình thành sở hợp đồng hợp tác có chứng thực Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn từ cá nhân trở lên, đóng góp tài sản, công sức để thực công việc định, hưởng lợi chịu trách nhiệm chủ thể mối quan hệ dân sự” Điều Nghị định 151/2007 quy định: “Nghị định quy định tổ chức hoạt động tổ hợp tác hình thành sở hợp đồng hợp tác có chứng thực Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau gọi chung UBND cấp xã) từ cá nhân trở lên, đóng góp tài sản, cơng sức để thực cơng việc định, hưởng lợi chịu trách nhiệm” Điều 504 Bộ Luật Dân 2015 quy định “Hợp đồng hợp tác”: “1 Hợp đồng hợp tác thỏa thuận cá nhân, pháp nhân việc đóng góp tài sản, cơng sức để thực công việc định, hưởng lợi chịu trách nhiệm dân Hợp đồng hợp tác phải lập thành văn bản” Như vậy, theo khái niệm Luật Dân 2015, ta thấy tổ hợp tác có nét đặc trưng sau: - Chủ thể giao kết hợp đồng hợp tác cá nhân pháp nhân không giới hạn số lượng chủ thể tham gia hợp đồng hợp tác mức 14 tối thiểu mức tối đa Tức số lượng chủ thể tham gia hợp đồng hợp tác từ hai trở lên - Về hình thức: hình thành dựa sở hợp đồng hợp tác Hợp đồng hợp tác bắt buộc phải lập thành văn bản, không bắt buộc phải có chứng thực Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Bộ Luật Dân năm 2005 - Tổ viên tổ hợp tác đóng góp tài sản, công sức để thực công việc định, có vị trí ngang hợp tác hưởng lợi chịu trách nhiệm Do vậy, vai trò hợp đồng nhằm thúc đẩy hoạt động hợp tác, tận dụng nguồn lực nhiều chủ thể đời sống kinh tế - xã hội nên ảnh hưởng trình thực hợp đồng tới ổn định chủ thể tương đối lớn Chính vậy, nhà làm luật ghi nhận nội dung hợp đồng để định hướng cho chủ thể trình đàm phán, giao kết hợp đồng Theo quy định Điều 505 Bộ Luật Dân năm 2015 thì: “Hợp đồng hợp tác có nội dung chủ yếu sau đây: Mục đích, thời hạn hợp tác; Họ, tên nơi cư trú cá nhân; tên trụ sở pháp nhân; Tài sản đóng góp, có; Đóng góp sức lao động, có; Phương thức phân chia hoa lợi, hoa tức; Quyền, nghĩa vụ thành viên hợp tác; Quyền, nghĩa vụ người đại diện, có; Điều kiện tham gia rút khỏi hợp đồng hợp tác thành viên, có; Điều kiện chấm dứt hợp tác” Như vậy, tình huống, để xác định thành viên tổ hợp tác, công chứng viên cần phải tham khảo nội dung hợp đồng hợp tác tạo lập sở pháp lý cho việc thành lập hoạt động tổ hợp tác Khi mô tả tổ hợp tác với tư cách người yêu cầu công chứng, công chứng viên phải ghi rõ họ tên, địa tổ hợp tác, số ngày tháng năm giao kết 15 hợp đồng hợp tác Sau xác định xác số lượng thành viên tổ hợp tác, công chứng viên mô tả cá nhân có tham gia định việc giao kết hợp đồng, giao dịch công chứng theo cách thức cá nhân tham gia giao kết hợp đồng 4.1.4 Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, quan nhà nước trung ương, địa phương giao dịch dân Đây nhóm chủ thể bổ sung từ Bộ Luật Dân 2015 đời Điều 97 Bộ Luật Dân 2015 khẳng định: “Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, quan nhà nước trung ương, địa phương tham gia quan hệ giao dịch dân bình đẳng với chủ thể khác chịu trách nhiệm dân theo quy định Điều 99 Điều 100 Bộ luật này” Do vậy, tham gia quan hệ dân sự, Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, quan nhà nước trung ương, địa phương phải xác lập, thực giao dịch dân thông qua người đại diện Điều 98 Bộ Luật Dân 2015 quy định về:”Đại diện tham gia quan hệ dân sự” sau: “Việc đại diện cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, quan nhà nước trung ương, địa phương tham gia quan hệ dân thực theo quy định pháp luật chức năng, nhiệm vụm, quyền hạn tổ chức máy quan nhà nước Việc đại diện thông qua cá nhân, pháp nhân khác thực trường hợp theo trình tự, thủ tục pháp luật quy định” Như vậy, tình cụ thể, công chứng viên cần vào nội dung văn pháp lý làm sở thành lập, hoạt động để chuyển tải xác số thơng tin có liên quan đến Nhà nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, quan nhà nước trung ương, địa phương tên gọi, địa chỉ,…Họ tên, số giấy tờ tùy thân cá nhân đại diện cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, quan nhà nước trung ương,ở địa phương xác lập, thực giao dịch dân 4.2 Phần nội dung (các điều khoản) Đây phần điều khoản, điều kiện bên thỏa thuận, thống ghi lại nội dung hợp đồng, phận có tầm quan trọng bậc nhất, 16 xác định xác quyền nghĩa vụ dân bên phát sinh, thay đổi chấm dứt tham gia giao kết hợp đồng Theo Khoản Điều Bộ Luật Dân 2015 nội dung hợp đồng bên tự thỏa thuận Do vậy, từ thực tế hành nghề công chứng, hợp đồng soạn thảo theo kết cấu sau đây: Thứ nhất, phải xác định xác sở pháp lý mà bên dựa vào để tiến hành giao kết hợp đồng (ví dụ: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản gắn liền với đất hợp đồng mua bán nhà ở,…) Thứ hai, thỏa thuận bên tham gia giao kết hợp đồng: Đây phần nội dung quan trọng hợp đồng công chứng Tùy loại hợp đồng, giao dịch có đối tượng khác (hợp đồng, giao dịch có đối tượng “vật” hay “việc”), nội dung chuyển tải thỏa thuận không giống ( ví dụ: cơng việc phép thực hay không phép thực hợp đồng ủy quyền, ) Thứ ba, quyền nghĩa vụ bên tham gia giao kết hợp đồng: Khi soạn thảo hay kiểm tra nội dung hợp đồng công chứng, công chứng viên người yêu cầu công chứng cần dựa quy định pháp luật quyền lợi nghĩa vụ các bên tham gia giao kết hợp để xác định xác, chi tiết quyền lợi nghĩa vụ bên Thứ tư, cam kết bên: Đây phần nội dung nhằm ràng buộc trách nhiệm người yêu cầu công chứng số nội dung ghi nhận văn công chứng, thuộc phạm vi chịu trách nhiệm người yêu cầu công chứng Thứ năm, trường hợp bất khả kháng chế giải tranh chấp: Đây nội dung mang tính dự phịng cho tình khơng hay xảy trình thực hiện hợp đồng hay tình thực tế diễn khơng nằm dự liệu bên thời điểm giao kết Thứ sáu, giao kết hợp đồng: nội dung nhằm đảm bảo cho người yêu cầu công chứng (các bên tham gia giao kết hợp đồng) khẳng định chắn, 17 dứt khốt ý chí khả nhận thức thân trước thức giao kết hợp đồng chứng kiến cơng chứng viên 4.3 Lời chứng công chứng viên Lời chứng công chứng viên phận tách rời hợp đồng, giao dịch công chứng Và đặc điểm pháp lý quan trọng để người ta phân biệt hợp đồng thông thường hợp đồng công chứng Điều 46 Luật Công chứng 2014 quy định “Lời chứng công chứng viên Lời chứng công chứng viên hợp đồng, giao dịch phải ghi rõ thời điểm công chứng; họ, tên công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có lực hành vi dân sự; mục đích, nội dung hợp đồng, giao dịch khơng vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; chữ ký dấu điểm hợp đồng, giao dịch chữ ký dấu điểm người tham gia hợp đồng, giao dịch; trách nhiệm công chứng viên lời chứng; có chữ ký cơng chứng viên đóng dấu tổ chức hành nghề công chứng Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết mẫu lời chứng công chứng viên hợp đồng, giao dịch” Trên sở quy định Điều 46 Luật Công chứng, Bộ Tư pháp ban hành số mẫu lời chứng áp dụng cho trường hợp cụ thể Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Công chứng Trong đó, mẫu lời chứng số 01 mẫu lời chứng chung hợp đồng, giao dịch mà công chứng viên cần tham khảo III: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KỸ NĂNG SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG GIAO DỊCH CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN Trong thực tiễn đời sống, giao dịch lĩnh vực dân sự, kinh doanh thương mại đa dạng, phức tạp ngày phát triển sôi động Song song với phát triển đó, rủi ro pháp lý xảy ngày 18 nhiều không báo trước Những rủi ro xảy kéo theo hậu thiệt hại tài sản, thu nhập, tinh thần…của người yêu cầu cơng chứng, từ đẩy cơng chứng viên vào tình khó khăn: vi phạm pháp luật, sử dụng tài sản để khắc phục hậu qủa ảnh hưởng đến người yêu cầu công chứng Như vậy, việc đề biện pháp phòng, tránh hạn chế rủi ro pháp lý công chứng hợp đồng, giao dịch cần thiết Qua nghiên cứu tìm hiểu kỹ soạn thảo hợp đồng giao dịch, xin nêu số giải pháp sau: Một là, công chứng viên phải tuân thủ nguyên tắc soạn thảo kiểm tra nội dung văn công chứng Hai là, cơng chứng viên phải tìm hiểu kỹ, đầy đủ quy định pháp luật văn quy phạm pháp luật có liên quan đến nội dung hợp đồng cơng chứng Việc tìm hiểu kỹ pháp luật cho phép công chứng viên soạn thảo nội dung hợp đồng, giao dịch pháp luật hạn chế rủi ro cho người yêu cầu công chứng Ba là, tuân thủ đầy đủ quy định hình thức hợp đồng, chủ thể tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch Về hình thức hợp đồng, cơng chứng viên cần cân nhắc trường hợp cụ thể để áp dụng hình thức văn chuyển tải xác chất pháp lý nội dung giao dịch hay hành vi pháp lý đơn phương cần công chứng, nội dung hợp đồng công chứng chuyển tải xác, đầy đủ trọn vẹn ý chí chủ quan bên tham gia người u cầu cơng chứng gánh chịu tồn quyền nghĩa vụ phát sinh, thay đổi, chấm dứt theo hợp đồng Trên thực tế, số cơng chứng viên sử dụng sai hình thức văn nhằm chuyển tải giao dịch Ví dụ: sử dụng văn thỏa thuận nhằm chuyển tải giao dịch mua bán tài sản Về chủ thể, xác định rõ chủ thể tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch dân cá nhân hay tổ chức theo quy định Luật Dân 2015; có lực hành vi dân hay không, tránh bị giả mạo người yêu cầu công chứng; 19 xác định rõ trách nhiệm pháp lý bên, chí cá nhân diện hay trực tiếp tham gia giao kết hợp đồng Bốn là, soạn thảo nội dung văn công chứng phải xác, đầy đủ, trọn vẹn ý chí bên, phù hợp với quy định pháp luật có liên quan Năm là, tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm để cập nhập, bổ sung kiến thức pháp luật công chứng quy định pháp luật khác có liên quan; đồng thời bồi dưỡng, nâng cao kỹ hành nghề công chứng, cách thức giải vấn đề vướng mắc q trình cơng chứng./ 20 IV DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Công chứng năm 2006 Luật Công chứng năm 2014 Bộ Luật Dân 2015 Luật Doanh nghiệp 2013 Giáo trình kỹ hành nghề công chứng Thông tư 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Công chứng 2014 21 ... cơng chứng viên hợp đồng, giao dịch Quy định pháp luật việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch Theo nội dung Điều 40 Điều 41 Luật Công chứng, có hai văn cơng chứng Loại thứ văn công chứng công chứng viên. .. biệt hợp đồng thông thường hợp đồng công chứng Điều 46 Luật Công chứng 2014 quy định “Lời chứng công chứng viên Lời chứng công chứng viên hợp đồng, giao dịch phải ghi rõ thời điểm công chứng; ... Luật Công chứng Trong đó, mẫu lời chứng số 01 mẫu lời chứng chung hợp đồng, giao dịch mà công chứng viên cần tham khảo III: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KỸ NĂNG SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG GIAO DỊCH