TRIỂN KHAI 5S TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TIN HỌC FPT

TRIỂN KHAI 5S TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TIN HỌC FPT I. Đối tượng, phạm vi, mục tiêu của việc thực hiện 5S tại FSC 1.1. Đối tượng và phạm vi áp dụng 5S - Đối tượng thực hiện 5S là toàn công ty, từ Ban giám đốc đến mọi phòng, ban chức năng - Phạm vi: Hiện tại dự án 5S mới chỉ áp dụng trong toàn Công ty FSC, trong thời gian 3 tháng từ 13/02/08 đến 13/05/08 1.2 Mục tiêu của dự án 5S tại FSC - Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen, Lean) cho mọi người tại nơi làm việc. - Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người thông qua chương trình 5S. - Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế. - Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến Ngoài những mục đích chung của mọi phong trào 5S như đã đề cập đến ở trên, dự án 5S ở FSC còn mang một tính chất nữa, đó là Ban đảm bảo chất lượng của FPT muốn chọn công ty FSC là nơi thí điểm cho dự án 5S để lấy kinh nghiệm triển khai rộng rãi dự án này trong toàn Tập đoàn. 1.3 Danh mục các tài liệu liên quan - Tài liệu về mô tả quá trình triển khai 5S - Tài liệu hướng dẫn công việc có: + Hướng dẫn thực hiện và triển khai 5S + Hướng dẫn đánh giá và duy trì 5S + Hướng dẫn xử lý NC 5S + Hướng dẫn dán nhãn hồ sơ bản cứng + Tiêu chuẩn phân loại đồ vật cần và không cần + Qui định vệ sinh máy móc thiết bị - Các biểu mẫu gồm: + Checklist khu vực văn phòng + Checklist khu vực sửa chữa/kỹ thuật + Checklist khu vực kho + Checklist về quản lý hồ sơ tài liệu + Checklist về quản lý an toàn và rủi ro + Danh sách áp dụng thẻ đỏ + Phiếu phân công thực hiện 5S + Thẻ đỏ - Các Danh mục gồm: + Tài liệu 5S + Hồ sơ 5S II. Các bước triển khai 5S tại FSC Sơ đồ 3.1 Lưu đồ quá trình triển khai dự án 5S tại FSC - HN 1. Chuẩn bị Bắt đầu 2. Kickoff – Toàn bộ nhân viên tiến hành tổng vệ sinh 3. Thực hiện Sàng lọc, Săn sóc, Sẵn sàng hàng ngày 4. Đánh giá định kỳ 5S 5. Xử lý sau đánh giá Kết thúc 6. Tổng kết, báo cáo 2.1 Bước 1 - Giai đoạn chuẩn bị * Thành lập đội dự án thực hiện 5S Sơ đồ 3.3. Sơ đồ tổ chức và phân công thực hiện 5S Giám đốc dự án Nguyễn Xuân Chung PGĐ FSC HN Quản trị dự án Vũ Thị Nhung FQA HN Hướng dẫn/hỗ trợ Ng.T.Kim Phương FQA HN Kiểm soát hoạt động Nguyễn Thị Thủy Liên FSC HN Thực hiện Ban GĐ Thực hiện Phòng Hành chính Thực hiện Phòng Kế toán, Nhân sự Thực hiện Trung tâm dịch vụ Elead Thực hiện Trung tâm dịch vụ khách hàng Thực hiện Trung tâm dịch vụ kỹ thuật Thực hiện Trung tâm máy tính xách tay Thực hiện Cửa hàng dịch vụ tin học SLS ChungNX LoanHT NgaLT4 CườngVV2 HiếuLQ LinhTH HuệTTB Ngoài ra trong suốt quá trình triển khai dự án luôn có sự nhiệt tình giúp đỡ của 2 sinh viên thực tập là: 1. Phạm Thị Thúy Ngần – Sinh viên thực tập 2. Phạm Thu Trang – Sinh viên thực tập Thành viên được lựa chọn vào Ban 5S đều là những người có tính kỷ luật cao, sát sao trong công việc, có tầm ảnh hưởng đến người khác. Sau này, chính những thành viên này sẽ là tấm gương về 5S cho mọi người trong phòng cùng làm theo. * Chỉ định người phụ trách về hoạt động 5S: chị Nguyễn Thị Thủy Liên * Đào tạo người phụ trách 5S và các thành viên đội dự án 5S về cách thức sẽ triển khai và đánh giá 5S * Lập kế hoạch dự án * Thông báo rộng rãi về chương trình thực hiện 5S cho tất cả mọi người: Tất cả cán bộ nhân viên đều được biết về chương trình 5S tại công ty * Đào tạo nhận thức 5S cho tất cả mọi người: Do điều kiện hạn chế về thời gian và phòng họp nên mới chỉ đào tạo được cho trưởng đại diện các phòng ban, sau đó từng người sẽ về phổ biến lại cho cả phòng sau. * Phân công nhóm/cá nhân chịu trách nhiệm với từng khu vực cụ thể: + Chụp hình những vật dụng cho là cần làm S1 – Sàng lọc, bỏ + Chụp hình những chỗ/vật dụng cho là cần làm S2 – Sắp xếp lại + Vẽ sơ đồ bố trí bàn làm việc và các tài sản liên quan ở từng vị trí, từng phòng. + Sau đó mới phân công nhóm/cá nhân phụ trách từng khu vực cụ thể (bao gồm cả khu vực chung và khu vực riêng) * Truyền thông, quảng bá: Băng rôn, khẩu hiệu, poster . 2.2 Bước 2: Kick off 5S - Toàn bộ nhân viên trong công ty thực hiện tổng vệ sinh - Căn cứ vào tài liệu hướng dẫn công việc việc về tiêu chuẩn vật cần thiết và không cần thiết, mỗi cá nhân ở mỗi bộ phận phòng ban tự sàng lọc, phân loại và quyết định loại bỏ hay giữ lại những đồ dùng vật dụng, hồ sơ tài liệu ở vị trí của mình Những điều cần lưu ý khi thực hiện sàng lọc là: + Xác định trách nhiệm về việc sở hữu và giải quyết các vật dụng, tài liệu liên quan + Xác định nơi lưu trữ cho các vật cần thiết và không cần thiết: Phải phân loại rõ vật nào loại bỏ ngay lập tức, vật nào còn lưu trữ một thời gian chờ xử lý, vật nào không được loại bỏ. Ngày 01/03/08: chính thức kick off dự án 5S tại FSC với đầy đủ các thành phần tham dự, gồm: + Bên FQA – FPT: 1. Chị Nguyễn Thị Kim Phương – Phó Ban FQA 2. Chị Ngô Thanh Ngọc – Trưởng phòng Đảm bảo chất lượng của FQA 3 Chị Tô Thị Ngà – Cán bộ FQA 4. Chị Vũ Thị Nhung – Trưởng dự án 5S + Bên FSC – HN gồm 46/58 nhân viên tham dự lễ Kick off 1. Lê Mạnh Thắng – Tổng Giám đốc 2. Nguyễn Xuân Chung – Phó Tổng giám đốc 3. Các anh chị trưởng/phó các bộ phận phòng ban 4. Nhân viên trong công ty Một số dụng cụ cần thiết cho cuộc tổng vệ sinh toàn công ty như: chổi, khăn lau, cồn, dây để buộc dây điện, túi nilon đựng rác, hót rác,…đã được bộ phận FAD chuẩn bị từ trước. Thành công của buổi Kick off chính là sự nhiệt tình tham gia của Ban giám đốc, ban FQA. Điều này vô cùng quan trọng, nó thể hiện sự quan tâm của cấp lãnh đạo đến hoạt động chất lượng này, tạo cho nhân viên thấy được tầm trọng của dự án từ đó có ý thức nghiêm túc khi thực hiện hơn. Hình 3.1 Kick off 5 Hình 3.2 Kick off 5S Hình 3.3 Kick off 5S Hình 3.4 Kick off 5S 2.3. Bước 3: Thực hiện Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ hàng ngày Một số hoạt động cần lưu ý khi thực hiện - Lập thời khóa biểu thực hiện 5S hằng ngày, và gửi đến tất cả mọi nhân viên trong công ty, có thể bằng hình thức gửi mail hoặc thông báo trên bảng thông tin chung cho mọi người đều biết và thực hiện - Khi hực hiện sàng lọc và sắp xếp thì phải thực hiện triệt để, rất tránh tình trạng dọn chỗ này bỏ vào chỗ khác kín đáo hơn, chỉ mình mình biết chứ không phải gọn gàng hơn hay sàng lọc đi - Thực hiện S1, S2, S3 ở tất cả mọi bộ phận: Về hồ sơ tài liệu thì cần sàng lọc và có đánh dấu phân biệt từng loại, máy móc thiết bị cũng phải thường xuyên được vệ sinh và bảo dưỡng định kỳ, hạn chế được tình trạng đang sử dụng lại hỏng đột ngột… 2.4 Bước 4: Đánh giá định kỳ - Xây dựng kế hoạch đánh giá định kỳ và cũng thông báo đến toàn bộ nhân viên trong công ty sau khi đã được Ban giám đốc phê duyệt - Sau khi Kick off thành công dự án 5S, ban quản trị dự án thống nhất đánh giá định kỳ dự án 5S vào các tuần sau đó. Đánh giá định kỳ 5S là hoạt động có ý nghĩa khyến khích các hoạt động 5S.Thành viên đi đánh giá như ở trong sơ đồ phân công thực hiện 5S ở trên, các thành viên này thay nhau đánh giá chéo. - Ngoài ra để khuyến khích mọi người thực hiện nghiêm túc phong trào 5S, Ban quản trị dự án cũng đưa ra một số quy định về thưởng phạt, được Ban giám đốc và trưởng các phòng ban thông qua, phổ biến đến mọi thành viên trong công ty. *) Mục đích chính của việc đánh giá là: + Xem xét hiệu lực và hiệu quả của hoạt động 5S + Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S + Kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và nhân rộng sáng kiến + Phát hiện những khu vực hạn chế trong việc thực hiện để có những cải tiến thích hợp. *) Cách thức đánh giá 1. Điền mã khu vực, người đánh giá, ngày vào biểu mẫu 2. Hỏi lần lượt 25 câu hỏi trong biểu mẫu, cho điểm dựa vào hướng dẫn 3. Nếu có nhận xét gì thì ghi vào cột Nhận xét 4. Ghi những điểm phát hiện, NC hoặc NX vào trang 2, thỏa thuận với người được đánh giá về thời hạn hoàn thành việc khắc phục những điểm phát hiện đó (không vượt quá 3 ngày làm việc kể từ ngày đánh giá) 5. Chụp ảnh tương ứng với những phát hiện trên 6. Người được đánh giá ký tên *) Cách chấm điểm: Có rất nhiều cách cho điểm khi đánh giá 5S, nhưng tại FSC, đánh giá 5S theo thang điểm là 4 • Điểm tối đa (4 điểm): Là hoạt động được đánh giá tốt cần phải duy trì và phát huy. • Điểm chấp nhận (3 điểm): Là hoạt động được đánh giá thường và phải nhắc nhở để củng cố cho tốt hơn tình trạng hiện tại. Thường mắc từ 1-2 lỗi nhẹ, điểm này không phải ở mức độ vi phạm nên không đưa vào danh sách. • Điểm phải nhắc nhở (2 điểm): Có từ 3-5 lỗi, phần lớn dưới mức kiểm soát. Khi đánh giá phải ghi lại để so sánh đối chiếu khi đã khắc phục. • Điểm kém (1 điểm) : Xuất hiện các lỗi nghiêm trọng, là hoạt động được đánh giá kém cần phải có biện pháp khắc phục cụ thể từ phía bộ phận vi phạm. Đồng thời bộ phận đảm trách phải lập danh sách những vấn đề vi phạm đó để theo dõi và tái kiểm tra trong tuần kế tiếp. Có thể dùng thể đổ để theo dõi những lỗi này, gắn vào từng vị trí phát hiện lỗi. • Điểm không kiểm soát được ( 0 điểm ): không có dấu hiệu nào nhận biết được là có thực hiện 5S Hình 3.5 Gắn thẻ đỏ Hình 3.6 Gắn thẻ đỏ *) Các câu hỏi cần quan tâm khi đánh giá: - Ban lãnh đạo công ty và các cán bộ quản lý có cùng thực hiện chương trình 5S hay không? - Mọi người có yên tâm về nơi làm việc của mình hay không ? - Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không? - Nơi làm việc có an toàn không? - Máy móc thiết bị có được vệ sinh và bảo dưỡng không? - Mọi thứ có được sắp xếp hợp lý để dễ tìm, dễ lấy hay không? - Máy móc và các vật dụng có được đặt ở nơi thuận tiện cho người sử dụng không? - Các hồ sơ có được lưu giữ để dễ truy tìm không? - Các đồ vật có đảm bảo sạch sẽ không? - Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không? - Các cán bộ nhân viên có mặc đồng phục/quấn áo sách sẽ, gọn gàng theo qui định hay không? - Mọi người có ý thức tạo hình ảnh tốt đẹp của công ty/tổ chức của mình không? *) Đánh giá viên có xây dựng checklist cho từng tiêu chí riêng như: Đánh giá bộ phận kỹ thuật, Đánh giá bộ phận văn phòng, Đánh giá khu vực kho, Đánh giá việc quản lý hồ sơ tài liệu, đánh giá An toàn và rủi ro. Dựa vào biểu mẫu những câu hỏi cần quan tâm như trên mà cán bộ đánh giá xây dựng những bảng hỏi khác nhau cho từng khu vực. *) Một số yêu cầu khi xây dựng checklist: + Xây dựng bảng hỏi phải đáp bảo sát với thực tế từng bộ phận, phòng ban trong công ty. + Bảng hỏi phải đảm bảo kết quả đánh giá mang lại được những thông tinh đánh giá viên đang quan tâm + Câu hỏi phải rõ ràng, tránh tình trạng đánh giá viên hỏi mà đối tượng được hỏi lại không hiểu ý, mất thời gian ko cần thiết cho việc giải thích lại + Câu hỏi ngắn gọn, bao quát mọi vấn đề, không để trùng lắp các ý trong nhiều câu hỏi + Không phân chia câu hỏi theo trình tự thực hiện các S, vừa logic tiện cho việc theo dõi đánh giá, vừa là cách để truyền thông cho đối tượng được hỏi hiểu hơn về quy trình 5S *) Các vấn đề cần quan tâm khi đánh giá từng khu vực: - Đánh khu vực kỹ thuật: Cần đi sâu vào đánh giá các vấn đề đặc thù của bộ phận kỹ thuật như: + Việc vệ sinh và bảo dưỡng máy móc, thiết bị cá nhân có được thực hiện thường xuyên hay không? Tần suất như thế nào? + Các đồ dùng, dụng cụ phục vụ cho việc sửa chữa/bảo hành có được trang bị đầy đủ hay không? Có phân loại và quy đinh giá đựng riêng cho từng loại không? + Đánh giá hệ thống điện trong khu vực sửa chữa: Dây điện có được buộc gọn gàng? Các bảng/ổ điện có nắp chắn ko?có an toàn cho kỹ thuật viên không? Dây điện có làm ảnh hưởng đến lối đi lại, có gây nguy hiểm hay không? + Ánh sáng trong khu vực sữa chữa có đủ hay không? - Đánh khu vực văn phòng: Phải tập trung vào đánh giá những đặc thù chung của khối văn phòng như: + Bàn làm việc có thoải mái không? Có đủ các thiết bị, dụng cụ phục vụ cho công tác văn phòng như: ghim, kẹp, keo dán, kéo, băng dính, bút các loại, máy in, máy photo, máy hủy tài liệu,…hay không? + Có đầy đủ các giá/kệ để lưu trữ hồ sơ/tài liệu hay không? Có đánh dấu phân biệt các giá/kệ đó không? + Có phân loại hồ sơ/tài liệu và đánh dấu phân biệt chúng không? + Có quy định chung cho việc dán gáy hồ sơ/tài liệu hay không? + Có quy định cho việc lưu và hủy hồ sơ/tài liệu hay không? [...]... Lean,… 5S đã được áp dụng rất thành công tại Nhật Bản từ hơn 20 năm trước nhưng tại Việt Nam thì vẫn chưa thực sự rực rỡ Triển khai dự án 5S này tại FSC, Công ty FPT cũng mong muốn đạt được những thành công lớn, để nhân rộng mô hình này ra toàn Tập đoàn Sự thành công trên con đường chất lượng của FPT là sự nỗ lực cố gắng và đồng lòng của toàn bộ nhân viên trong công ty từ Ban Giám đốc đến mọi phòng ban... giá 5S trước mỗi lần chuẩn bị triển khai bước tiếp theo nên hầu hết mọi người đều nắm được kiến thức chung, do đó việc thực hiện cũng trở nên dễ dàng hơn 3.1.2 Yếu tố khách quan - Công ty FSC là một công ty TNHH FSC là một công ty được thành lập trên cơ sở kế thừa Trung tâm bảo hành nên nhìn chung quy mô công ty còn nhỏ, cơ sở hạ tầng, tài sản và trang thiết bị còn ít và hạn chế nên việc triển khai. .. chức các lớp đào tạo ngắn về kiến thức 5S cho các thành viên trong công ty để người người hiểu 5S, người người làm 5S - Nên phát động tuyên truyền về 5S rầm rộ hơn nữa để mọi người luôn nhớ là công ty mình đang làm 5S, đồng nghiệp mình đang làm 5S và mình phải làm 5S Đến khi nào mọi người làm 5S như một thói quen rồi thì có nghĩa là dự án đã thành công KẾT LUẬN 5S không phải là một hệ thống chất lượng,... Cửa hàng 6 Trần Thị Bích Huệ huettb DVTH 89 70 7 Nguyễn Văn Hùng hungnv Dịch vụ KT 88 88 8 Nguyễn Việt Dũng dungnv2 Dịch vụ KT 88 90 9 Lê Quang Hiếu hieulq Dịch vụ KT 88 96 10 Đào Thanh Khương khuongdt Dịch vụ KT 88 72 11 Phạm Hoàng Lâm lamph Dịch vụ KT 88 85 12 Đặng Đức Quang quangdd Dịch vụ KT 88 72 13 Hoàng Văn Quyết quyethv Dịch vụ KT 88 75 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32... tận dụng nguồn lực từ công ty nên đôi khi còn chồng chéo công việc, hoặc là việc phân công công việc còn chưa hợp lý, do có sự trùng lắp với lịch làm việc hành chính của một số thành viên trong Ban đánh giá 5S - Do tính “cả nể” cố hữu của người Việt Nam, nên việc đánh giá chéo trong công ty nhưng vẫn có phần không khách quan - Do cách thức bố trí vị trí phòng làm việc trong công ty không tập trung quy... liên hệ với nhau bằng mail riêng của công ty nên mối liên hệ giữa các phòng bàn là rất thấp, đặc biệt là các trưởng phòng Do đó sự ganh đua thực hiện 5S còn rất hạn chế 3.3 Một số kiến nghị để dự án 5S thực sự thành công tại FSC - Ban giám đốc nên phát huy vai trò của mình hơn nữa trong việc phát động mọi thành viên trong công ty thực hiện 5S như một thói quen Vì hiện tại cá biệt vẫn còn hiện tượng trưởng... hoạch cho hoạt độn cải tiến tiếp theo III Những thuận lợi và khó khăn khi áp dụng triển khai 5S tại FSC-HN 3.1 Thuận lợi 3.1.1 Yếu tố chủ quan - FSC đã có được yếu tố cơ bản nhất quyết định thành công của bất kỳ một dự án chất lượng nào, đó là sự cam kết của lãnh đạo cao nhất Trong suốt thời gian triển khai dự án 5S tại FSC, anh Lê Mạnh Thắng – Tổng giám đốc FSC và anh Nguyễn Xuân Chung – Phó giám... việc hướng dẫn, nhắc nhở thực hiện 5S thường xuyên và thực hiện đánh giá 5S còn hạn chế Bên cạnh đó lại không có thời gian đào tạo sâu hơn về kỹ năng đánh giá cho các đánh giá viên không chuyên nên công tác triển khai đánh giá có phần chậm và không chính xác được với thời gian kế hoạch, ảnh hưởng đến công việc của một số thành viên - Trong quá trình triển khai đánh giá 5S, do đội ngũ cán bộ chuyên môn... hiện và tạo điều kiện hết mình góp phần thành công của dự án - Vì FSC là công ty đầu tiên trong Tập đoàn triển khai thí điểm dự án này nên cũng được sự quan tâm theo dõi, hỗ trợ rất nhiều của Ban đảm bảo chất lượng FQA, mà điển hình là chị trưởng dự án 5S Vũ Thị Nhung - Nhìn chung phần đông các anh chị em trong công ty là đã hiểu được ý nghĩa và lợi ích mà 5S có thể mang lại nên mọi người đền có ý thức... của tôi cũng đã đánh giá được những thành tựu và tồn tại của dự án, đồng thời đưa ra một số kiến nghị để việc triển khai dự án thành công hơn nữa Trong thời gian thực tập tại Công ty, tôi nhận thấy FSC nói riêng và Tập đoàn FPT nói chung thực sự có quan tâm đúng mức đến các hoạt động chất lượng, lấy chất lượng làm mục tiêu và mục đích hành động Tôi tin tưởng trong tương lai Tập đoàn này sẽ còn lớn mạnh . TRIỂN KHAI 5S TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TIN HỌC FPT I. Đối tượng, phạm vi, mục tiêu của việc thực hiện 5S tại FSC 1.1. Đối tượng và phạm vi áp dụng 5S. phân công thực hiện 5S + Thẻ đỏ - Các Danh mục gồm: + Tài liệu 5S + Hồ sơ 5S II. Các bước triển khai 5S tại FSC Sơ đồ 3.1 Lưu đồ quá trình triển khai dự