Quản lý kho dược theo chuẩn GSP

Phần mở đầu .11 Chương 1. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 12 1.1 Đặt vấn đề .12

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐH KHOA HỌC TỰ NHIÊN TP.HCM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

- - [-\ - -

Thái Phấn Tiến – MSSV: 0012102

Giáo viên hướng dẫn : Th.S Nguyễn Thị Diễm Tiên

LUẬN VĂN CỬ NHÂN TIN HỌC

TP HCM, NĂM 2004

Nhận xét của giáo viên hướng dẫn

Nhận xét của giáo viên phản biện

Trang 4

Lời Cảm Ơn

[ œ \

Để thực hiện và hoàn thành tốt đề tài luận văn tốt nghiệp này, chúng em đã nhận

được sự giúp đỡ và hướng dẫn rất tận tình của các Thầy Cô và các bạn thuộc khoa Công Nghệ Thông Tin trường Đại Học Khoa Học Tự Nhiên TP.Hồ Chí Minh, bộ môn Vi Tính Dược thuộc khoa Dược trường Đại Học Y Dược TP.Hồ Chí Minh

Chúng em xin cảm ơn các Thầy Cô thuộc khoa Công Nghệ Thông Tin, Thầy Cô

bộ môn Vi Tính Dược đã cung cấp cho chúng em các thông tin kiến thức vô cùng quý báu và cần thiết trong suốt thời gian học tập tại trường để chúng chúng em có thể thực hiện và hoàn thành luận văn tốt nghiệp

Đặc biệt chúng em chân thành cảm ơn PGS.TS Đặng Văn Giáp, TS Lê Hoài Bắc,

Th.S Nguyễn Thị Diễm Tiên, Th.S Đỗ Quang Dương, Cử Nhân Trần Minh Triết, Dược Sĩ Chung Khang Kiệt đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ chúng em trong suốt thời gian thực hiện đề tài

Cuối cùng, chúng em rất cảm kích và biết ơn gia đình cùng bạn bè đã tạo điều kiện

thuận lợi, động viên và giúp đỡ để chúng em có đủ tự tin và nghị lực để thực hiện tốt đề tài

Do giới hạn về mặt thời gian và kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tiễn nên đề

tài không tránh khỏi những sai sót ngoài ý muốn Chúng em rất mong nhận được sự thông cảm của Quý Thầy Cô và mong đón nhận sự đóng góp ý kiến của Thầy Cô và các bạn

Trân trọng kính chào

Sinh viên thực hiện

Thái Phấn Tiến - Đỗ Minh Hiếu

1.2 Đề cương chi tiết 15

1.3 Tóm tắt nội dung của luận văn 18

Chương 2 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 20

2.1 Công việc nhập nguyên phụ liệu, bao bì, hóa chất- thuốc thử 20

2.1.1 Hoạt động nhập nguyên phụ liệu 20

2.1.2 Qui trình nhập nguyên phụ liệu 22

2.2 Công việc nhập thành phẩm, vật tư y tế 22

2.4 Công việc theo dõi chất lượng 24

2.4.1 Hoạt động theo dõi chất lượng 24

2.4.2 Qui trình theo dõi chất lượng 25

2.5 Công việc kiểm kê 25

2.5.1 Hoạt động kiểm kê 25

2.5.2 Qui trình kiểm kê 26

2.6 Công việc theo dõi nhập xuất 26

2.6.1 Hoạt động theo dõi nhập xuất 26

2.6.2 Qui trình theo dõi nhập xuất 27

Phần phân tch - thiết kế 28

Chương 3 KẾT QUẢ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG 29

Trang 6

3.1 Mô hình triển khai ứng dụng 30

3.2 Sơ lược về cách hoạt động của hệ thống: 31

3.2.1 Bộ phận quản trị hệ thống 31

3.2.2 Ban giám đốc 31

3.2.3 Tổng kho 31

3.2.4 Trưởng kho nguyên phụ liệu 31

3.2.5 Trưởng kho hóa chất – thuốc thử: 31

3.2.6 Trưởng kho bao bì 32

3.2.7 Trưởng kho thành phẩm 32

3.2.8 Trưởng kho vật tư y tế 32

3.2.9 Thủ kho nguyên phụ liệu 32

3.2.10 Thủ kho hóa chất – thuốc thử 32

3.2.11 Thủ kho bao bì 32

3.2.12 Thủ kho thành phẩm 32

3.2.13 Thủ kho vật tư y tế 32

3.3 Yêu cầu chức năng 33

3.3.1 Danh sách các công việc 33

3.3.2 Danh sách các qui định 35

3.3.3 Các biểu mẫu liên quan 37

3.3.4 Bảng phân công trách nhiệm 49

3.4 Yêu cầu phi chức năng 55

Chương 4 KẾT QUẢ PHÂN TÍCH - THIẾT KẾ 62

4.1 Phân tích thiết kế Use-Case 62

4.1.1 Mô hình Use-Case 62

4.2 Mô hinh Thực Thể - Kết Hợp 145

Trang 7

4.2.1 Mô hình 145

4.2.2 Mô tả chi tiết các thực thể 146

4.2.3 Mô tả chi tiết Mối Kết Hợp 149

4.3 Thiết kế dữ liệu 151

4.3.1 Mô Hình Quan Hệ 152

4.4 Danh sách các ràng buộc toàn vẹn 161

4.4.1 Kiểm tra miền giá trị dữ liệu 161

4.4.2 Kiểm tra ràng buộc toàn vẹn dữ liệu 161

4.5 Thiết kế đối tượng xử lý 162

4.5.1 Mô tả các đối tượng 162

4.5.2 Sơ đồ phối hợp hoạt động tổng thể các đối tượng 168

4.6 Sơ đồ phối hợp hoạt động chi tiết theo nghiệp vụ 177

6.1 Tự đánh giá về kết quả của đề tài 231

6.2 Hướng phát triển đề tài 231

6.3 Tài liệu tham khảo 231

6.4 Lời kết 232

Trang 8

Danh mục bảng

Bảng 1- Danh sách các công việc Kho nguyên phụ liệu, hóa chất – thuốc thử 33

Bảng 2- Danh sách các công việc Kho bao bì 34

Bảng 3- Danh sách các công việc Kho thành phẩm, vật tư y tế 34

Bảng 4- Bảng mô tả các qui định nguyên phụ liệu 35

Bảng 5- Bảng mô tả các qui định bao bì 35

Bảxng 6- Bảng mô tả các qui định thành phẩm 36

Bảng 7 - BẢNG TRÁCH NHIỆM YÊU CẦU NGHIỆP VỤ NGUYÊN PHỤ LIỆU 49

Bảng 8 - BẢNG TRÁCH NHIỆM YÊU CẦU NGHIỆP VỤ BAO BÌ 51

Bảng 9 - BẢNG TRÁCH NHIỆM YÊU CẦU NGHIỆP VỤ THÀNH PHẨM 53

Bảng 10: Bảng 55

Bảng 11 - BẢNG PHÂN QUYỀN SỬ DỤNG 58

Bảng 12 - Danh sách Actor 62

Bảng 13 - Danh sách Use-case 62

Trang 9

Danh mục biểu mẫu

Biểu mẫu 1 – DANH MỤC NGUYÊN PHỤ LIỆU (NPL_BM1) 37

Biểu mẫu 2– PHIẾU TIẾP NHẬN NGUYÊN PHỤ LIỆU (NPL_BM2) 38

Biểu mẫu 3– NHẬP KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU (NPL_BM3) 38

Biểu mẫu 4– TRẢ LẠI NGUYÊN PHỤ LIỆU (NPL_BM4) 39

Biểu mẫu 5– XUẤT KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU (NPL_BM5) 39

Biểu mẫu 6– THEO DÕI NHẬP XUẤT NGUYÊN PHỤ LIỆU (NPL_BM6) 40

Biểu mẫu 7– THEO DÕI CHẤT LƯỢNG NGUYÊN PHỤ LIỆU (NPL_BM7) 40

Biểu mẫu 8 – DANH MỤC BAO BÌ (BB_BM1) 41

Biểu mẫu 9 – TIẾP NHẬN BAO BÌ (BB_BM2) 41

Biểu mẫu 10– NHẬP KHO BAO BÌ (BB_BM3) 42

Biểu mẫu 11– TRẢ LẠI BAO BÌ (BB_BM4) 42

Biểu mẫu 12– XUẤT KHO BAO BÌ (BB_BM5) 43

Biểu mẫu 13– THEO DÕI NHẬP XUẤT BAO BÌ (BB_BM6) 43

Biểu mẫu 14 – THEO DÕI CHẤT LƯỢNG BAO BÌ (BB_BM7) 45

Biểu mẫu 15– DANH MỤC THÀNH PHẨM (TP_BM1) 46

Biểu mẫu 16– TIẾP NHẬN THÀNH PHẨM (TP_BM2) 46

Biểu mẫu 17– NHẬP KHO THÀNH PHẨM (TP_BM3) 47

Biểu mẫu 18– TRẢ LẠI THÀNH PHẨM (TP_BM4) 47

Biểu mẫu 19– XUẤT KHO THÀNH PHẨM (TP_BM5) 47

Biểu mẫu 20 – THEO DÕI NHẬP XUẤT THÀNH PHẨM (TP_BM6) 48

Biểu mẫu 21– THEO DÕI CHẤT LƯỢNG THÀNH PHẨM (TP_BM7) 48

Trang 10

Danh mục màn hình chương trình

Màn hình 1 - Giới thiệu 201

Màn hình 2 - Sơ đồ bố trí kho 202

Màn hình 3 - Danh mục nguyên phụ liệu 203

Màn hình 4 - Danh mục loại nguyên phụ liệu 204

Màn hình 5 –Tiếp nhận nguyên phụ liệu 206

Màn hình 6 - Nhập kho nguyên phụ liệu 208

Màn hình 7 - Trả lại nguyên phụ liệu 210

Màn hình 8 - Danh mục đỗi tác 211

Màn hình 9 - Danh mục lý do xuất 212

Màn hình 10 - Danh mục loại đối tác 213

Màn hình 11 - Theo dõi xuất nhập nguyên phụ liệu 214

Màn hình 12 - Báo cáo theo dõi xuất nhập nguyên phụ liệu 215

Màn hình 13 - Báo cáo danh mục nguyên phụ liệu 216

Màn hình 14 - In phiếu tiếp nhận nguyên phụ liệu 217

Màn hình 15 - In phiếu nhập nguyên phụ liệu 218

Màn hình 16 - In danh sách trả lại nguyên phụ liệu 219

Màn hình 17 – Theo dõi vị trí nguyên phụ liệu 221

Màn hình 18 – Tra cứu danh mục nguyên phụ liệu 222

Màn hình 19 - Tra cứu tồn kho 224

Màn hình 20 - Báo cáo hạn dùng nguyên phụ liệu 225

Màn hình 21 - Xuất hàng nguyên phụ liệu 226

Màn hình 22 - Quản trị người dùng 227

Màn hình 23 - In phiếu xuất 228

Màn hình 24 – Tra cứu hạn dùng nguyên phụ liệu 229

Trang 11

Phần mở đầu

Không ngoài mục đích trên, với đề tài quản lý kho dược theo chuẩn GSP, chúng em mong muốn áp dụng các kiến thức được học trong trường, cùng với việc tìm hiểu, nghiên cứu các ngôn ngữ và môi trường lập trình mới để xây dựng một hệ thống phần mềm nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý kho xí nghiệp dược theo tiêu chuẩn GSP (thực hành tốt bảo quản tốt)

Hệ thống phần mềm được xây dựng nhằm hỗ trợ cho thủ kho có thể theo dõi việc nhập xuất, theo dõi chất lượng, báo cáo tồn kho, kiểm kê một cách tự động và dễ dàng Hệ thống cũng giúp cho ban giám đốc, các tổng kho có thể giám sát và theo dõi hoạt động xuất nhập của xí nghiệp

Tuy chủ đề không mới, nhưng điểm mạnh của đề tài là ở chỗ được phân tích thiết kế và lập trình theo hướng đối tượng và lập trình trên môi trường NET một hệ thống ứng dụng quản lý

Trong khuôn khổ luận văn tốt nghiệp, với những giới hạn về mặt kiến thức và thời gian thực hiện, những khó khăn trong việc sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng, là phương pháp phân tích thiết kế khá xa lạ đối với sinh viên chuyên ngành hệ thống thông tin, cùng với việc xây dựng ứng dụng trên môi trường lập trình NET

Một số khái niệm về GSP: Định nghĩa:

Trang 13

GSP là những nguyên tắc chung về việc bảo quản thuốc đối với mỗi cơ sở (bao gồm nguyên liệu và sản phẩm) Các nguyên tắc này phải phù hợp với tình hình thực tế của mỗi cơ sở

Đảm bảo chất lượng toàn diện

Thực hành tốt sản xuất thuốcThực hành tốt kiểm nghiệm thuốc

Thực hành tốt bảo quản thuốc Thực hành tốt phân phối thuốc Thực hành tốt nhà thuốc

GMP = Good Manufacturing Practices GLP = Good Laboratory Practices

GSP = Good Storage Practices

GDP = Good Distribution Practices GPP = Good Pharmacy Practices

Trang 14

Số lô: chuỗi ký tự và/ hoặc chữ số được ấn định sao cho việc nhận dạng sản phẩm và truy tìm hồ sơ sản xuất được dễ dàng và hiệu quả

Tuổi thọ (shelf life, expiration dating period):

- Số năm (hay tháng) sản phẩm còn đạt tiêu chuẩn Thí dụ: 2 năm - Được xác định dựa trên tài liệu thử nghiệm/ theo dõi về độ ổn định

Hạn dùng (expirate date, expiration date):

- Tháng năm sản phẩm còn đạt tiêu chuẩn Thí dụ: 12/05 - Được suy ra từ tuổi thọ và tính từ ngày sản xuất

Hạn thử lại (retest date):

- Ngày tháng năm nguyên liệu được kiểm nghiệm lại Thí dụ 01/12/20

™ Nội dung tóm tắt yêu cầu của đề tài

• Giám đốc xí nghiệp, phụ trách tổng kho, trưởng kho nguyên phụ liệu, bao bì, thành phẩm, vật tư y tế

ƒ Theo dõi thông tin danh mục các sản phẩm

ƒ Theo dõi quá trình nhập xuất sản phẩm: tiếp nhận, nhập kho, trả lại sản phẩm

ƒ Theo dõi quá trình kiểm tra chất lượng sản phẩm ƒ Theo dõi báo cáo tồn kho sản phẩm

ƒ Theo dõi báo cáo hàng cận hạn dùng sản phẩm ƒ Theo dõi báo cáo hạn kiểm tra lại sản phẩm ƒ Theo dõi báo cáo thanh lý sản phẩm

ƒ Theo dõi báo cáo kiểm kê sản phẩm • Thủ kho

ƒ Thủ kho nguyên phụ liệu:

ƒ Cập nhật thông tin danh mục các nguyên phụ liệu

ƒ Báo cáo kiểm kê nguyên phụ liệu ƒ Thủ kho bao bì:

ƒ Cập nhật thông tin danh mục bao bì

ƒ Cập nhật quá trình nhập xuất sản phẩm: tiếp nhận, nhập kho, trả lại bao bì

ƒ Cập nhật quá trình kiểm tra chất lượng bao bì ƒ Báo cáo tồn kho bao bì

ƒ Báo cáo hàng cận hạn dùng bao bì ƒ Báo cáo hạn kiểm tra lại bao bì ƒ Báo cáo thanh lý bao bì

ƒ Báo cáo kiểm kê bao bì ƒ Thủ kho thành phẩm:

ƒ Cập nhật thông tin danh mục thành phẩm

ƒ Cập nhật quá trình nhập xuất sản phẩm: tiếp nhận, nhập kho, trả lại thành phẩm

ƒ Cập nhật quá trình kiểm tra chất lượng thành phẩm ƒ Báo cáo tồn kho thành phẩm

Trang 17

ƒ Báo cáo hàng cận hạn dùng thành phẩm ƒ Báo cáo hạn kiểm tra lại thành phẩm ƒ Báo cáo thanh lý thành phẩm

ƒ Báo cáo kiểm kê thành phẩm ƒ Thủ kho thiết bị vật tư y tế:

ƒ Cập nhật thông tin danh mục thiết bị vật tư y tế

ƒ Cập nhật quá trình nhập xuất sản phẩm: tiếp nhận, nhập kho, trả lại thiết bị vật tư y tế

ƒ Cập nhật quá trình kiểm tra chất lượng thiết bị vật tư y tế ƒ Báo cáo tồn kho thiết bị vật tư y tế

ƒ Báo cáo hàng cận hạn dùng thiết bị vật tư y tế ƒ Báo cáo hạn kiểm tra lại thiết bị vật tư y tế ƒ Báo cáo thanh lý thiết bị vật tư y tế

ƒ Báo cáo kiểm kê thiết bị vật tư y tế

Trang 18

1.3 Tóm tắt nội dung của luận văn

Toàn bộ nội dung của luận văn được tổ chức thành sáu chương, bao gồm:

Chương 1 : Giới thiệu đề tài

Chương 1 bắt đầu bằng việc mô tả một cách khái quát nội dung thực hiện của luận văn tốt nghiệp, mục tiêu mong muốn đạt được khi thực hiện đề tài cũng như giới thiệu tổng quan về công cụ và môi trường phát triển ứng dụng

Chương 1 còn đề cập đến đề cương chi tiết của luận văn, thông qua đó chúng ta nắm bắt được các vấn đề chính sẽ được đề cập và giải quyết trong các chương sau

Chương 2 : Khảo sát hiện trạng

Nội dung chính của chương này là thông qua khảo sát hiện trạng thực tế hoạt động của các xí nghiệp dược như: Sanofi Synthelabo, Imexpharrm, Domesco mà mô tả lại các qui trình hoạt động của các công việc có liên quan đến nội dung của đề tài với mục đích thông suốt các hoạt động diễn ra trong thực tế

Chương 3 : Kết quả phân tích hiện trạng

Từ kết quả khảo sát hiện trạng của Chương 2, Chương 3 đề cập đến vấn đề hệ thống sẽ được triển khai như thế nào và cách thức hoạt động ra sao

Ngoài ra chương này còn trích dẫn danh sách các yêu cầu chức năng và phi chức năng của hệ thống Với các nghiệp vụ chức năng có kèm bảng mô tả các biểu mẫu có liên quan đến các công việc và một số các qui định ràng buộc dữ liệu cho các nghiệp vụ đó

Chương này là nền tảng để từ đó tiến hành bắt tay vào việc phân tích và thiết kế hệ thống ứng trong các chương sau

Chương 4 : Kết quả phân tích thiết kế hệ thống

Chương 4 được thiết kế tập trung vào ba vấn đề chính, đó là thiết kế tầng dữ liệu, thiết kế tầng xử lý và thiết kế đối tượng giao tiếp người dùng

Trang 19

o Ứng dụng phương pháp phân tích thiết kế theo hướng đối tượng để lập ra danh sách các use-case và actor của hệ thống, phân tích thiết kế các lược đồ use-case và đặt tả chi tiết hoạt động của use-case Từ đó lọc ra danh sách các đối tượng có liên quan đến hoạt động của hệ thống Tiếp theo là mô hình thực thể kết hợp cùng với bảng mô tả chi tíêt ý nghĩa, thuộc tính của từng thực thể và các mối kết hợp

o Phần thiết kế dữ liệu của hệ thống được thực hiện bằng cách ánh xạ các bảng dữ liệu từ các lớp đối tượng của hệ thống, xây dựng sơ đồ logic, mô tả chi tiết các bảng và danh sách các ràng buộc toàn vẹn trên dữ liệu

o Phần thiết kế các hoạt động xử lý chính của các đối tượng trong ứng dụng Phần này mô tả các hàm xử lý của các lớp đối tượng trong ba tầng xử lý của ứng dụng theo mô hình ba lớp Tiếp theo là thiết kế các sơ đồ phối hợp hoạt động tổng thể giữa các đối tượng ở các tầng giao tiếp cơ sở dữ liệu, tầng xử lý và tầng giao tiếp người dùng Và chi tiết hơn là sơ đồ phối hợp hoạt động giữa các đối tượng trong từng nghiệp vụ và trong từng hoạt động xử lý chính của nghiệp vụ

Phần thiết kế của chương là cốt lõi chính cho việc cài đặt và thử nghiệm chương trình trong chương kế tiếp

Chương 5 : Cài đặt

Nội dung chính của Chương 5 bao gồm mô tả các xử lý ba lớp trên môi trường cài đặt NET bằng ngôn ngữ VB.NET kết quả cài đặt của hệ thống thông qua các giao diện người dùng

Chương 6 : Tổng kết

Cuối cùng là tổng kết những ưu, khuyết điểm của hệ chương trình, đề xuất phương án khắc phục nhược điểm và đề ra hướng phát triển của đề tài, tài liệu tham khảo

Trang 20

Chương 2 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

Nhiệm vụ của chương này là thông qua khảo sát hiện trạng hoạt động nghiệp vụ của các xí nghiệp dược như: Sanofi Synthelabo, Imexpharm, Domesco để từ đó có cơ sở cho quá trình phân tích thiết kế hệ thống

Do việc khảo sát hiện trạng dựa trên nhiều xí nghiệp, trong mỗi xí nghiệp các hoạt động nghiệp vụ lại khác nhau, cũng như có xí nghiệp đã đạt chuẩn GSP, có xí nghiệp chưa đạt chuẩn GSP, nên ở đây chúng em xin trình bày các hoạt động chung nhất của các xí nghiệp với sự tham khảo tài liệu chỉ dẫn thực hiện GSP của WHO và Bộ y tế Việt Nam

2.1 Công việc nhập nguyên phụ liệu, bao bì, hóa chất- thuốc thử

Ghi chú: Do qui trình nhập nguyên phụ liệu, bao bì, hóa chất, thuốc thử tương tự

nhau nên ở đây ta chỉ xét đến qui trình nhập nguyên phụ liệu Qui trình nhập bao bì, hóa chất, thuốc thử thì tương tự

2.1.1 Hoạt động nhập nguyên phụ liệu

Hàng tháng, phòng kế hoạch sẽ lên kế hoạch sản xuất một lượng thành phẩm nhất định Từ lượng thành phẩm này phòng kế hoạch sẽ tính toán được lượng nguyên phụ liệu cần đặt và yêu cầu phòng cung ứng đặt hàng nhà cung cấp Lúc này phòng cung ứng sẽ lập đơn đặt hàng nhà cung cấp Mỗi nguyên phụ liệu bao gồm các thông tin sau:

Nguyên phụ liệu: Mã nguyên liêu, tên nguyên liêu, đơn vị tính, nhiệt độ bảo quản

và các yêu cầu bảo quản khác

Nguyên phụ liệu bao gồm nhiều loại: độc thường lạnh cháy nổ Mỗi nguyên phụ liệu nằm trong nhiều lô sản xuất Mỗi lô sản xuất bao gồm các thông tin:

Nhà cung cấp: Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp

Có 2 loại nhà cung cấp: trong nước và ngoài nước

Khi nguyên phụ liệu về đến kho, nguyên phụ liệu sẽ được biệt trữ tại kho Lúc này thủ kho sẽ lập phiếu tiếp nhận nguyên phụ liệu

Phiếu tiếp nhận nguyên phụ liệu: Tên kho sẽ tiếp nhận nguyên phụ liệu, ngày

nhận, tên nguyên phụ liệu, lô sản xuất, hạn dùng, quy cách, tổng số thùng, số lượng tòan bộ, tên nhà sản xuất, tình trạng nguyên phụ liệu bao bì

Phiếu tiếp nhận này sẽ được gửi cho phòng kiểm nghiệm Lúc này phòng kiểm nghiệm sẽ xuống kho lấy mẫu để kiểm nghiệm xem nguyên phụ liệu có đạt yêu cầu hay không Sau khi kiểm nghiệm xong, phòng kiểm nghiệm sẽ lập phiếu báo kết quả nguyên phụ liệu thành 2 liên một cho kho, một cho phòng cung ứng

Phiếu báo kết quả nguyên phụ liệu: Tên nguyên phụ liệu, lô sản xuất, nơi sãn

xuất, hàm lượng, mã phiếu tiếp nhận, ngày tiếp nhận, phiếu kiểm nghiệm, ngày kiểm tra lại, số thùng Mỗi phiếu kiểm nghiệm là duy nhất

Nếu lô nguyên phụ liệu không đạt chất lượng thì phòng cung ứng sẽ có nhiệm vụ liên lạc với nhà cung cấp

Ngược lại, lô nguyên phụ liệu nào đạt chất lượng sẽ được đánh lại theo lô riêng của xí nghiệp để dễ dàng cho việc quản lý

Do nguyên phụ liệu về làm nhiều đợt nên với một lô nhà sản xuất ta sẽ có nhiều lô kho Nếu một lô nhà sản xuất có nhiều lô kho thì các lô kho sẽ phân biệt với nhau qua: lô sản xuất, ngày nhập kho Mỗi lô kho phải được kiểm nghiệm lại sau một khoảng thời gian qui định Qúa trình kiểm nghiệm này giống như trên Mỗi lô kho sẽ được cấp cho 1 phiếu tình trạng Phiếu này gồm 3 loại: phiếu xanh, phiếu đỏ,

Trang 22

phiếu vàng Phiếu xanh: nguyên phụ liệu đạt, phiếu đỏ: nguyên phụ liệu không đạt và chờ xử lý Phiếu vàng: nguyên phụ liệu đang chờ được kiểm nghiệm Nếu lô kho nào có phiếu vàng hay phiếu đỏ thì không được xuất đi sản xuất

Sau khi nhận được phiếu báo kết quả nguyên phụ liệu, phòng cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho thành 4 liên cho: kế toán để thanh toán tiền nhà cung cấp, phòng cung ứng, kho, kế toán

2.1.2 Qui trình nhập nguyên phụ liệu

2.2 Công việc nhập thành phẩm, vật tư y tế

Ghi chú: Do qui trình nhập thành phẩm, vật tư y tế tương tự nhau nên ở đây ta chỉ

xét đến qui trình nhập thành phẩm Qui trình nhập vật tư y tế tương tự như qui trình này

Kho nguyên phụ liệu

P.Kiểm nghiệmP.Cung ứng

P.Kế toán

Nhà cung cấp

Hình 1 - Qui trình nhập nguyên phụ liệu

(2), (3): Phiếu báo kết quả kiểm nghiệm (4), (5), (6): Phiếu nhập kho

Trang 23

2.2.1 Hoạt động nhập thành phẩm

Sau khi đã sản xuất ra thành phẩm, bộ phận sản xuất sẽ thông báo đến cho phòng kiểm nghiệm Lúc này phòng kiểm nghiệm sẽ kiểm nghiệm thành phẩm và gửi phiếu báo kiểm nghiệm thành phẩm cho phòng kinh doanh Sau đó phòng quản lý chất lượng sẽ làm lệnh đồng ý xuất xưởng cho phòng kinh doanh Lúc này phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập thành phẩm thành 4 liên: kho, kế toán, phòng kinh donah, khách hàng Phòng kinh doanh sẽ gửi phiếu báo kết quả kiểm nghiệm cùng với phiếu nhập thành phẩm cho kho Kho sẽ lưu trữ lại phiếu kiểm nghiệm và phiếu nhập thành phẩm

2.2.2 Qui trình nhập thành phẩm

P.Sản xuất

P.Kế toánP.Quản lý chất

lượng P.Kiểm nghiệm

P.Kinh doanhKho thành phẩm(1)

Hình 2 - Qui trình nhập thành phẩm

(1) Lệnh xuất xưởng thành phẩm (2) Phiếu báo kết quả kiểm nghiệm (3), (4), (5): Phiếu nhập kho

Trang 24

2.3 Công việc xuất thành phẩm, vật tư y tế

Ghi chú: Do qui trình xuất thành phẩm, vật tư y tế tương tự nhau nên ở đây ta chỉ

xét đến qui trình xuất thành phẩm Qui trình xuất vật tư y tế thì tương tự

P.Kinh doanh

Khách hàngP.Kế toán

Kho thành phẩm

Hình 3 - Qui trình xuất thành phẩm

(1), (2), (3): Phiếu xuất kho

Trang 25

2.4.2 Qui trình theo dõi chất lượng

2.5 Công việc kiểm kê 2.5.1 Hoạt động kiểm kê

Hàng tháng thủ kho phải thực hiện kiểm kê Việc kiểm kê giúp xác định được sự sai lệch giữa tồn thực tế và tồn sổ sách Kết quả kiểm kê sẽ được gửi cho phòng kế toán và tổng kho

P.Kiểm nghiệmKho

P.Quản lý chất lượng

Hình 4 - Qui trình theo dõi chất lượng

(1): Phiếu báo kết quả kiểm nghiệm (2): Báo cáo theo dõi chất lượng

Trang 26

2.5.2 Qui trình kiểm kê

2.6 Công việc theo dõi nhập xuất 2.6.1 Hoạt động theo dõi nhập xuất

Hàng tháng thủ kho phải thực hiện theo dõi nhập xuất Việc theo dõi nhập xuất giúp xác định được hoạt động nhập xuất của kho Kết quả theo dõi nhập xuất sẽ được gửi cho phòng kế toán và tổng kho

P.Kế toánTổng kho(1)

Hình 5 - Qui trình kiểm kê

(1), (2) : Báo cáo kiểm kê

Trang 27

2.6.2 Qui trình theo dõi nhập xuất

Tổng kho(1)

Hình 6 - Qui trình theo dõi nhập xuất

(1) : Báo cáo theo dõi nhập xuất

Trang 28

Phần phân tích - thiết kế

Trang 29

Chương 3 KẾT QUẢ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG

Trong chương trước ta đã khảo sát qua hiện trạng thực tế, có được các qui trình hoạt động của các công việc có liên quan Giờ đây, ta tìm hiểu mô hình tổ chức, phân tích hoạt động của hệ thống được thiết kế Phần còn lại của chương này sẽ mô tả các yêu cầu chức năng và phi chức năng của hệ thống và bảng trách nhiệm mà người dùng và hệ thống phải thực hiện để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả

Trang 30

3.1 Mô hình triển khai ứng dụng

Qua khảo sát và phân tích hiện trạng thực tế cho thấy hệ thống cần được xây dựng theo mô hình khách chủ và triển khai hoạt đông trên mạng nội bộ của xí nghiệp

Trưởng kho thành phẩm

Trưởng kho bao bì

Trưởng kho vật tư y tế

Thủ kho hóa chất

– thuốc thử Thủ kho thành phẩm

Hình 7 - Mô hình triển khai ứng dụng

Trang 31

3.2 Sơ lược về cách hoạt động của hệ thống:

Hệ chương trình được tổ chức theo kiểu Client- Server Hệ quản trị cơ sở dữ liệu sử dụng là SQL Server 2000

Khi muốn sử dụng chương trình, hệ thống yêu cầu người dùng đăng nhập với username và password được cấp Ứng với từng vai trò (role) mà người dùng có thể sử dụng một số chức năng của hệ thống

3.2.3 Tổng kho

Có quyền theo dõi tinh hình các sản phẩm trong kho: các thông tin nhâp xuất, thông tin chất lượng, báo cáo, kiểm kê Các sản phẩm ở đây là bao gồm: nguyên phụ liệu, hóa chất thuốc thử bao bì, thành phẩm., hóa chất thuốc thử

3.2.4 Trưởng kho nguyên phụ liệu

Có quyền theo dõi tinh hình nguyên phụ liệu trong kho: các thông tin nhâp xuất, thông tin chất lượng, báo cáo, kiểm kê

3.2.5 Trưởng kho hóa chất – thuốc thử:

Có quyền theo dõi tinh hình hóa chất – thuốc thử trong kho: các thông tin nhâp xuất, thông tin chất lượng, báo cáo, kiểm kê

Trang 32

3.2.6 Trưởng kho bao bì

Có quyền theo dõi tinh hình bao bì trong kho: các thông tin nhâp xuất, thông tin chất lượng, báo cáo, kiểm kê

3.2.7 Trưởng kho thành phẩm

Có quyền theo dõi tinh hình thành phẩm trong kho: các thông tin nhâp xuất, thông tin chất lượng, báo cáo, kiểm kê

3.2.8 Trưởng kho vật tư y tế

Có quyền theo dõi tinh hình vật tư y tế trong kho: các thông tin nhâp xuất, thông tin chất lượng, báo cáo, kiểm kê

3.2.9 Thủ kho nguyên phụ liệu

Có quyền nhập liệu, thực hiện các thủ tục nhập xuất, theo dõi nhập xuất, theo dõi chất lượng, lập báo cáo, kiểm kê, thẻ kho của kho nguyên phụ liệu

3.2.10 Thủ kho hóa chất – thuốc thử

Có quyền nhập liệu, thực hiện các thủ tục nhập xuất, theo dõi nhập xuất, theo dõi chất lượng, lập báo cáo, kiểm kê, thẻ kho của kho hóa chất – thuốc thử

Trang 33

3.3 Yêu cầu chức năng

Ở đây chúng ta xem xét bảng mô tả các yêu cầu nghiệp vụ của hệ chương trình ứng dụng với các biểu mẫu (BM) và các qui định (QD) ràng buộc dữ liệu có liên quan Danh sách các công việc nghiệp vụ được tổ chức theo từng bộ phận thực hiện chuyên môn nghiệp vụ Và phần cuối là bảng qui định trách nhiệm mà người dùng và hệ thống ứng dụng cần phải thực hiện để đảm bảo tính chính xác, ổn định và hoạt động hiệu quả của chương trình

3.3.1 Danh sách các công việc

™ Bộ phận : Kho nguyên phụ liệu, hóa chất – thuốc thử

Ghi chú: Do biểu mẫu, qui định hóa chất- thuốc thử giống nguyên phụ liệu nên ta

chỉ xét nguyên phụ liệu Hóa chất – thuốc thử tương tự

Mã số: NPL

Bảng 1 - Danh sách các công việc Kho nguyên phụ liệu, hóa chất – thuốc thử

Trang 34 ™ Bộ phận : Kho bao bì

Mã số : BB

Bảng 2 - Danh sách các công việc Kho bao bì

™ Bộ phận : Kho thành phẩm, vật tư y tế

Ghi chú: Do biểu mẫu, qui định thành phẩm giống vật tư y tế nên ta chỉ xét thành

phẩm Vật tư y tế thì tương tự

Mã số : TP

Bảng 3 - Danh sách các công việc Kho thành phẩm, vật tư y tế

Trang 35

3.3.2 Danh sách các qui định

Bảng 4 - Bảng mô tả các qui định nguyên phụ liệu

1 NPL_QD1 Qui định về

2 NPL_QD2 Qui định về tiếp nhận

Chỉ tiếp nhận những sản phẩm có trong danh mục

xuất Chỉ xuất những lô có số lượng tồn >0 6 NPL_QD5 Qui định về lô

xuất

Chỉ xuất những lô có kết quả kiểm nghiệm là đạt

Bảng 5 - Bảng mô tả các qui định bao bì

1 BB_QD1 Qui định về mã số

Mã bao bì bao gồm 9 ký tự 2 BB_QD2 Qui định về

tiếp nhận Chỉ tiếp nhận những sản phẩm có trong danh mục 3 BB_QD3 Qui định về

nhập kho

Chỉ nhập kho những lô sản xuất có kết quả kiểm nghiệm là đạt Kiểm nghiệm bao bì không có hàm lượng như nguyên phụ liệu

4 BB_QD4 Qui định về chiến lược xuất kho

Phải xuất kho theo 2 chiến lược : Fefo/Fifo (hàng cận hạn dùng xuất trước, nhập trước xuất trước) 5 BB_QD5 Qui định về lô

xuất Chỉ xuất những lô có số lượng tồn >0 6 BB_QD5 Qui định về lô

xuất

Chỉ xuất những lô có kết quả kiểm nghiệm là đạt

Trang 36

Bảxng 6 - Bảng mô tả các qui định thành phẩm

STT Mã số Tên qui định Mô tả chi tiết Ghi chú

1 TP_QD1 Qui định về mã số

Mã thành phẩm bao gồm 9 ký tự

2 TP_QD2 Qui định về tiếp nhận

Chỉ tiếp nhận những sản phẩm có trong danh mục 3 TP_QD3 Qui định về

nhập kho Chỉ nhập kho những lô sản xuất có kết quả kiểm nghiệm là đạt Kiểm nghiệm thành phẩm không có hàm lượng như nguyên phụ liệu

4 TP_QD4 Qui định về chiến lược xuất kho

Phải xuất kho theo 2 chiến lược : Fefo/Fifo (hàng cận hạn dùng xuất trước, nhập trước xuất trước)

Trang 37

3.3.3 Các biểu mẫu liên quan

™ NGUYÊN PHỤ LIỆU

Biểu mẫu 1 – DANH MỤC NGUYÊN PHỤ LIỆU (NPL_BM1)

XNLH DƯỢC Hâu Giang Kho nguyên phụ liệu

DANH MỤC NGUYÊN PHỤ LIỆU

B:Tránh ẩm ướt C: Tránh đông lạnh D: Tránh ánh sáng E: Tránh nhiệt dộ cao

NPL_BM1

vị

Nhiệt độ (°C)

Điều kiện bảo quản khác A B C D E

Dung môi/ Hóa chất

1 Linh chi B102201CN kg 8 X X X X X …

Trang 38

Biểu mẫu 2– PHIẾU TIẾP NHẬN NGUYÊN PHỤ LIỆU (NPL_BM2)

NPL_BM2

PHIẾU TIẾP NHẬN NGUYÊN PHỤ LIỆU

Nhà cung cấp:

STT Tên nguyên phụ liệu Mã số Đơn vị Lô sản xuất Số lượng

1 …

Biểu mẫu 3– NHẬP KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU (NPL_BM3)

Mã số

Số lượng tiếp nhận

Số lượng trả lại

Phiếu kiểm nghiệm

Hàm lượng

Ngày kiểm nghiệm

…

Biểu mẫu 5– XUẤT KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU (NPL_BM5)

NPL_BM5

XUẤT KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU

STT Tên nguyên phụ

liệu Mã số Đơn vị Lô sản xuất Ngày nhập Số lượng

1 …

Ngày

nhập Nơi sản xuất

Hạn thử lại

Tình trạng chất lượng Ghi chú Đạt Ngày kiểm