Quản lý hồ sơ theo cơ chế 1 cửa

Quản lý hồ sơ theo cơ chế 1 cửa

2008 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ 1 CỬA

TRÍCH YẾU

Chính phủ điện tử là một mục tiêu mà các cơ quan hành chính nhà nước của tađang hướng đến Hiện nay ở một số các cơ quan ban ngành của chính phủ đã bắt đầuthực hiện bước đầu của chính phủ điện tử Một trong số này là sở tư pháp Cụ thể đó là

áp dụng việc tin học hóa và giải quyết hồ sơ theo cơ chế 1 cửa Đây cũng chính là mụctiêu mà đề tài “Quản lý hồ sơ theo cơ chế 1 cửa” của chúng tôi hướng đến Đề tài nàyđặt ra cho chúng tôi các mục tiêu như sau: đưa ra giải pháp quản lý hồ sơ theo cơ chếmột cửa áp dụng cho sở tư pháp và các phòng công chứng; xây dựng một chươngtrình hỗ trợ việc quản lý các hồ sơ công chứng giao dịch; đưa ra giải pháp thiết kế môhình dữ liệu tổng thể và các cơ chế đồng bộ dữ liệu; tích hợp các chức năng mở rộngcho chương trình hỗ trợ như: hệ thống xếp hàng tự động, SMS, forum, audio và videoconference.Với những kiến thức mà chúng tôi được nhà trường cung cấp và với sựnghiên cứu trong 4 tháng thực tập, chúng tôi đã đáp ứng được các chức năng chính dokhách hàng yêu cầu Sau 4 tháng làm việc miệt mài, chúng tôi cũng cho ra đời chươngtrình hỗ trợ việc công chứng, tư vấn cho khách hàng các giải pháp thiết kế dữ liệu vàđồng bộ hóa dữ liệu, tích hợp được forum và đưa ra các giải pháp tích hợp hệ thốngxếp hàng tự động, audio và video conference Do thời gian hạn chế nên chúng tôi chưanghiên cứu sâu về SMS Với những kết quả đạt được trong đợt thực tập tốt nghiệp này,chúng tôi đã bổ sung thêm cho mình những kiến thức còn thiếu và nâng cao thêm tinhthần làm việc nhóm giữa các thành viên Bên cạnh đó, chúng tôi cũng được rèn luyệnthêm tác phong làm việc chuyên nghiệp trong môi trường doanh nghiệp thực sự

Báo cáo tốt nghiệp | TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN a

2008 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ 1 CỬA

ABSTRACT

E-Government is target which governmental administrative agency areprogressing Nowadays, some governmental agencies start performing the initialsteps of e-government, among of this is department of juctice This iscomputerisation and solution the documents by one gate This is the target which

my project – One Gate File Management progresses The project sets up followtargets: setting up one gate file management solution apply to department justiceand notary public’s offices; building programme which supports transaction filemanagement; setting up general data model design solution and replication;integrating wide-open feature for programme such as: queue management system,SMS, forum, audio and video conferencing system With knowledge which we weresupplied by our college and research on the internet in four months, we satisfied thefeatures which the customer required After four months working hard, we produced

a programme which supports notarization and we set up general data model designsolutions and replication for our customer In addition, we integrated forum into ourprogramme and set up the solutions for queue management system and audio, videoconferencing system Because we haven’t enough time, so we haven’t researched onSMS craefully With the results was got in this practice, we completed moreknowledge which we lack and we raise teamwork spirit In addition, we weretrained the working behaviour professionally in real business enviroment

Báo cáo tốt nghiệp | TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN b

2008 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ 1 CỬA

MỤC LỤC

TRÍCH YẾU a ABSTRACT b MỤC LỤC c LỜI CẢM ƠN h

NHẬP ĐỀ 1

NỘI DUNG BÁO CÁO 2

I TÓM TẮT DỰ ÁN 2

1 Mục tiêu của dự án 2

2 Cơ sở pháp lý 3

3 Sự cần thiết phải đầu tư 4

II MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN 4

1 Mục tiêu tổng quát 4

2 Mục tiêu cụ thể 5

III PHẠM VI CỦA DỰ ÁN 6

1 Đơn vị chủ trì (chủ đầu tư) 6

2 Các đơn vị tham gia thực hiện 6

3 Các đơn vị tham gia vận hành phần mềm 6

IV KẾ HOẠCH DỰ ÁN 7

1 Kế hoạch tổng quát 7

2 Kế hoạch chi tiết 8

V PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 10

1 Xác định quy trình trong nghiệp vụ 10

1.1 Sơ đồ quy trình thực hiện công chứng 10

1.2 Các quy trình thực hiện công chứng 11

1.3 Chú ý 18

1.4 Một số quy trình công chứng hồ sơ trong thực tế làm việc ở các phòng công chứng 19

2 Đánh giá hiện trạng quản lý và các bất cập trong quản lý 22

2.1 Tổ chức bộ máy 22

Báo cáo tốt nghiệp | TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN c

2008 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ 1 CỬA

2.2 Hiện trạng quản lý 23

2.3 Các văn bản pháp quy quy định hoạt động của các quy trình 28

2.4 Phân tích nghiệp vụ 28

3 Mô tả hiện trạng các quy trình 31

VI THIẾT KẾ NGHIỆP VỤ 34

1 Các yêu cầu đối với quy trình nghiệp vụ 34

1.1 Những vấn đề nan giải 34

1.2 Các phương pháp giải quyết vấn đề 36

2 Thiết kế các quy trình nghiệp vụ 37

2.1 Nghiệp vụ khi không có công nghệ thông tin 37

2.2 Nghiệp vụ khi có công nghệ thông tin 39

3 Phân loại đối tượng tham gia vận hành hệ thống 40

VII Mô hình phân rã chức năng 42

VIII GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ 43

1 Kiến trúc chung 43

2 Các tiêu chuẩn hệ thống đáp ứng 43

3 Giải pháp an toàn và bảo mật (tham khảo Improve Web Application Security) 44

3.1 Mô hình cho các giải pháp an toàn và bảo mật 44

3.2 Input validation (xác thực các dự liệu vào hệ thống) 44

3.3 Authentication 46

3.4 Authorization (phân quyền) 48

3.5 Configuration Management (Quản lý cấu hình) 51

3.6 Sensitive data (dữ liệu nhạy cảm) 52

3.7 Session management (quản lý các phiên làm việc) 52

3.8 Cryptography (Mã hóa) 53

3.9 Exception management (quản lý các trường hợp ngoại lệ) 53

4 Các thành phần công nghệ 54

4.1 HTML và Javascript 54

4.2 CSS (Cascading Style Sheet) 55

4.3 Ajax 55

Báo cáo tốt nghiệp | TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN d

2008 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ 1 CỬA

4.4 IIS (Information Internet Services hay Information Internet Server) 57

4.5 ASP.Net 58

4.6 Nền tảng Net: 58

4.7 Microsoft SQL Server: 61

4.8 SQL Server Reporting Services : (SSRS) 62

4.9 SQL Server Full Text Search: 63

5 Hệ điều hành 63

6 Cơ sở dữ liệu 64

IX GIẢI PHÁP THIẾT KẾ 65

1 Những biện pháp được nêu ra 65

1.1 Hệ thống mới + cơ sở dữ liệu của Master : 65

1.2 Xây dựng hệ thống sử dụng dữ liệu từ những nguồn khác : 66

1.3 Xây dựng hệ thống hoàn toàn mới 66

2 Giải pháp thiết kế 66

2.1 Xác định hệ thống hiện tại 66

2.2 Giải quyết những khó khăn 66

2.3 Hướng đến tương lai 67

X Giải pháp sinh văn bản tự động 67

1 Công nghệ: 67

1.1 Các loại định dạng 67

1.2 XPath 68

2 Sinh hợp đồng 68

XI ĐẶC TẢ USECASE 69

1 Phát biểu bài toán 69

2 Bảng chú giải 70

3 Mô hình usecase 71

4 Đặc tả usecase 72

4.1 Usecase đăng nhập 72

4.2 Usecase quản lý hồ sơ – công chứng viên 73

4.3 Usecase quản lý hồ sơ – Cán bộ nghiệp vụ 75

4.4 Usecase quản lý đương sự - công chứng viên 82

Báo cáo tốt nghiệp | TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN e

2008 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ 1 CỬA

4.5 Usecase quản lý đương sự - Cán bộ nghiệp vụ 87

4.6 Usecase quản lý tài sản – công chứng viên 97

4.7 Usecase quản lý tài sản – Cán bộ nghiệp vụ 104

4.8 Usecase tra cứu thông tin 114

4.9 Usecase báo cáo 117

4.10 Usecase thống kê 118

4.11 Usecase sinh văn bản (sinh hợp đồng) – thư ký đánh máy 120

4.12 Usecase quản lý người dùng 124

XII THIẾT KẾ PHẦN MỀM 130

1 Sequence diagram 130

1.1 Thêm mới nhân viên – Quản trị viên 130

1.2 Vô hiệu hóa nhân viên – Quản trị viên 130

1.3 Cập nhật thông tin nhân viên – Quản trị viên 131

1.4 Xem hồ sơ – cán bộ nghiệp vụ 131

1.5 Tạo hồ sơ – cán bộ nghiệp vụ 132

1.6 Tạo đương sự - cán bộ nghiệp vụ 133

1.8 Tạo tài sản – cán bộ nghiệp vụ 134

2 Class diagram 135

3 Mô tả class diagram 135

3.1 Class DuongSu 135

3.2 Class CaNhan 140

3.3 Class ToChuc 145

3.4 Class GiayToTuyThan 149

3.5 Class KetHon 150

3.6 Class LichSuTS 152

3.7 Class LichSuDS 154

3.8 Class DaiDien 156

3.9 Class MauHD 159

3.10 Class HopDong 159

3.11 Class TaiSan 160

3.12 Class BatDongSan 163

Báo cáo tốt nghiệp | TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN f

2008 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ 1 CỬA

3.14 Class Dat 163

3.15 Class CongTrinh 165

3.16 Class NhaCanho 167

3.17 Class TSDB 170

3.18 Class TSDT 172

3.19 Class HoSo 174

4 Mô tả thiết kế database 183

4.1 Định nghĩa, thuật ngữ và từ viết tắt 183

4.2 Database chứa thông tin nhân viên 184

4.3 Database chứa thông tin hồ sơ 186

5 Thiết kế giao diện 220

5.1 Giới thiệu 220

5.2 Mô tả các màn hình và các luồng đi của màn hình 220

6 Kế hoạch test 265

6.1 Định nghĩa và từ viết tắt 265

6.2 Test cases 265

XIII YÊU CẦU VỀ HẠ TẦNG KỸ THUẬT 315

1 Tư vấn sơ đồ mạng tổng thể 315

2 Kết nối internet 317

3 Tư vấn máy chủ clustering và các hệ thống sao lưu và phục hồi dữ liệu tại trung tâm 318

4 Mô hình hệ thống sao lưu, lưu trữ dữ liệu tập trung 322

5 Tư vấn hệ thống sao lưu và phục hồi dữ liệu 324

6 Mô hình triển khai hệ thống máy chủ cluster dạng dư thừa kết hợp với lưu trữ dựa trên SAN (storage area network) 324

XIV DỰ TOÁN KINH PHÍ 327

XV RỦI RO VÀ BIỆN PHÁP PHÒNG NGỪA 330

1 Đường truyền mạng 330

KẾT LUẬN 333

TÀI LIỆU THAM KHẢO 335

Báo cáo tốt nghiệp | TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN g

2008 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ 1 CỬA

Báo cáo tốt nghiệp | TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN h

2008 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ 1 CỬA

Ông Huỳnh Huy Ngân, người đã trực tiếp hướng dẫn và theo sát chúng tôi trong suốt quá trình làm đề tài

Báo cáo tốt nghiệp | TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN i

NHẬP ĐỀ

Sau 4 tháng thực tập và nghiên cứu, chúng tôi đã từng bước hoàn thành các yêucầu của khách hàng Cuốn báo cáo này là kết quả tất yếu của quá trình làm việc vất vảtrong khoảng thời gian đó Nó ghi lại những công việc mà chúng tôi đã thực hiện và cáckết quả đạt được trong khoảng thời gian qua Khi chúng tôi được nhận vào thực tập tập ởcông ty CMCSoft, chúng tôi đã đặt ra những mục tiêu sau:

 Vận dụng những kiến thức của chúng tôi vào thực tế Qua đó chúng tôi có thể thấyđược những hạn chế và khuyết điểm của bản thân để khắc phục và bổ sung thêmnhững gì mà chúng tôi còn thiếu sót

 Hoàn thành tốt các công việc do công ty thực tập đưa ra và các yêu cầu của kháchhàng

 Nâng cao thêm tinh thần làm việc nhóm và trách nhiệm với công việc được giao

Nội dung báo cáo:

Giới thiệu về đề tài

Phân tích đánh giá hiện trạng

Thiết kế chương trình

Mô tả giải pháp lưu trữ, đồng bộ dữ liệu và hạ tầng kỹ thuật

Sự phân công trong nhóm:

Để đề tài được hoàn thành với kết quả tốt nhất, nhóm chúng tôi đã có sự phâncông công việc phù hợp với năng lực của từng thành viên:

Phụ trách chính việc phân tích, tìm tài liệu, thiết kế giao diện chương trình, lậptrình hiển thị dữ liệu: Nguyễn Gia Bảo

Phụ trách chính việc thiết kế database, lập trình các truy vấn dữ liệu: Lê QuangHòa, Lê Xuân Khánh.

Phụ trách chính việc đưa giao diện lên web, lập trình data Access: Thân ĐứcHoàng Châu

Phụ trách chính việc lập trình các module con, test và sửa lỗi: Trịnh Vĩ Hiền

NỘI DUNG BÁO CÁO

Thống nhất và tin học hóa các quy trình tiếp nhận và thụ lý Hồ sơcủa các tổ chức công dân trong lĩnh vực công chứng trên địa bàn Tp.HCM,các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thôngtin, giải quyết công việc, báo cáo tình hình giải quyết hồ sơ trong cơ quan

để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo,các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, chuyên viên nhằm mục tiêu đáp ứngthời gian đã cam kết với tổ chức, công dân

Xây dựng các kho dữ liệu điện tử, khắc phục một cách cơ bản tìnhtrạng thiếu tập trung của thông tin, cung cấp thông tin về hồ sơ và tìnhtrạng xử lý các hồ sơ của tổ chức công dân trong lĩnh vực công chứng, các

báo cáo, thống kê, cập nhật thông tin công việc nhanh chóng phục vụ yêucầu của các lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ của bộ phận tiếp dân mộtcách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời.

Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng công cụ CNTT, tạo ra thóiquen làm việc hiện đại sử dụng thông tin điện tử để nâng cao trình độ, tạo mộtbước thay đổi trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của lãnhđạo, chuyên viên, cán bộ với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm, góp phầncải cách hành chính

1 Cơ sở pháp lý

Cơ chế “một cửa” về thực hiện thủ tục hành chính trong việc giảiquyết công việc của công dân, tổ chức được đề ra đầu tiên trong lĩnh vựcđầu tư trực tiếp của nước ngoài tại Quyết định số 366/HĐBT ngày7/11/1991 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành chế độthẩm định các dự án có vốn đầu tư trực tiếp của nước ngoài Cơ chế “mộtcửa” và “một cửa tại chỗ” đã trở thành nguyên tắc trong hoạt động của cácBan quản lý các khu công nghiệp, khu chế xuất từ đó đến nay

Thực hiện Nghị quyết số 38/CP ngày 04/5/1994 của Chính phủ vềcải cách một bước thủ tục hành chính trong giải quyết công việc của côngdân và tổ chức, từ năm 1995 nhiều địa phương đã chủ động thí điểm thựchiện áp dụng cơ chế giải quyết công việc theo mô hình “một cửa” hoặc

“một cửa, một dấu”

Quyết định của thủ tướng chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện "một cửa" tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương Căn cứ vào

các chỉ thị, nghị quyết và các quyết định của chính phủ:

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001

Căn cứ Nghị quyết số 38/CP ngày 04 tháng 5 năm 1994 của Chínhphủ về cải cách một bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết côngviệc của công dân và tổ chức

Căn cứ Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17 tháng 9 năm2001của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành

chính nhà nước giai đoạn 2001 – 2010.

2 Sự cần thiết phải đầu tư

Trong những năm gần đây, việc tin học hoá các hoạt động của nhànước ngày càng phổ biến Việc ứng dụng các phần mềm tin học trong cáchoạt động quản lý không còn đủ khả năng đáp ứng nhu cầu hiện nay Cácphần mềm đang được sử dụng chỉ đáp ứng một phần nào đó trong mô hình

cơ chế một cửa

Hầu hết các phần mềm hiện tại chỉ sử dụng trong mạng nội bộ củatừng phòng công chứng.Việc chia xẻ dữ liệu giửa các phòng còn hạn chế, dữliệu còn rải rác ở từng phòng chưa tập trung Do đó, việc tìm kiếm truy xuất

dữ liệu giữa các phòng vẫn chiếm khá nhiều thời gian

Công nghệ thông tin hiện nay ngày càng phát triển là giải pháp hiệuquả để khắc phục những khuyết điểm của các phần mềm trước đây nhằmnâng cao năng lực quản lý và đáp ứng các yêu cầu khách quan tốt hơn nữa.Ngoài ra, xu hướng của các phần mềm hiện nay là hỗ trợ tối đa việc tương tácvới người dùng nhằm tạo ra sự thân thiện trong việc sử dụng

II MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN

1 Mục tiêu tổng quát

 Tạo ra một chương trình “Quản lý hồ sơ” ứng dụng cho sở côngchứng nhằm hỗ trợ cho công tác cải cách hành chính của các phòngcông chứng Mang lại sự dễ dàng trong công việc quản lý cho các

nhân viên tại phòng công chứng và sự tiện lợi cho người dân trongviệc công chứng.

 Góp phần thực hiện chương trình cải cách hành chính theo cơ chếmột cửa của chính phủ

 Thống nhất và tin học hóa các quy trình quản lý, xét duyệt, phânloại, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, báo cáo, tra cứu các loại hồ sơtrong phòng công chứng, nhằm nâng caco chất lượng, hiệu quảcông việc

 Khắc phục tình trạng thiếu tập trung, nhất quán về lưu trữ hồ sơhiện nay ở các phòng công chứng bằng cách xây dựng nơi chứa dữliệu tập trung ở một nơi Việc này cũng nhằm hỗ trợ công việcthống kê, báo cáo và xác thực cho các công chứng viên

 Khắc phục được hiện trạng xử lý thủ công

 Khắc phục khó khăn trong công tác kiểm soát thông tin

 Giảm thời gian luân chuyển, xử lý, tổng hợp thông tin

 Góp phần tinh giản, nâng cao hiệu quả làm việc của bộ máy quản lý

 Thống nhất hệ thống chỉ tiêu trong việc tổng hợp tình hình giảiquyết các Hồ sơ của các tổ chức công dân trong lĩnh vực xây dựngtrên địa bàn TP.HCM

 Thống nhất các biểu mẫu tổng hợp, phân tích và các báo cáo tìnhtrạng giải quyết Hồ sơ của tổ chức/công dân

 Dự án nhằm mở rộng đường để tiến đến việc thực hiện chính phủđiện tử một cách toàn diện ở Việt Nam

 Đào tạo nghiệp vụ tin học quản lý cho các cán bộ, viên chức trongngành công chứng

 Xây dựng một hệ thống mở để sẵn sàng tích hợp với các ứng dụngkhác trong tương lai nhằm hoàn thiện chính phủ điện tử ở Việt Nam

2 Mục tiêu cụ thể

 Thực hiện quá trình mô hình hóa hệ thống thông tin trên cơ sở xácđịnh các vị trí thao tác nghiệp vụ Thể hiện rõ luồng vận chuyển Hồ

sơ, qui trình phối hợp xử lý trong hệ thống, các vị trí tác nghiệp đãxác định

 Hoàn thiện hệ thống các chỉ tiêu phục vụ việc phân loại Hồ sơ Xâydựng các biểu mẫu chuẩn cho việc tiếp nhận, chuyển tiếp, hướngdẫn, thụ lý Hồ sơ

 Chuẩn hoá quy trình tiếp nhận và thụ lý Hồ sơ Các quy trình phảiđảm bảo tính hiệu quả, đơn giản, dễ sử dụng

 Chuyên viên có thể sử dụng các quy trình được tin học hoá để thực thinhiệm vụ được giao một cách thuận tiện, nhanh chóng và chính xác

 Chuyên viên có thể kiểm tra và quản lý được công việc đang thựcthi của chính mình một cách thuận tiện và hiệu quả nhất

 Chuyên viên có thể trả lời nhanh chóng và chính xác cho lãnh đạo vềtất cả các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực do mình phụ trách

 Lãnh đạo có thể kiểm soát được tình hình giải quyết VB, giải quyếtcông việc của các đơn vị, của từng chuyên viên

 Lãnh đạo có thể truy cập, tra cứu và tìm kiếm thông tin cần thiếtmột cách thuận tiện, nhanh chóng và chính xác

 Lãnh đạo có thể quản lý và kiểm tra tình trạng giải quyết VB đếncủa các đơn vị, chuyên viên

 Các tổ chức công dân cũng có khả năng kiểm tra, tìm hiểu yêu cầucủa mình đang được đơn vị, chuyên viên hoặc cấp lãnh đạo nàođang giải quyết

 Hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ, văn bản ở mức cao nhất

Sở tư pháp Tp.HCM.

Công ty CMCSoft

Sinh viên thực tập trường Hoa Sen

3 Các đơn vị tham gia vận hành phần mềm

Các phòng công chứng tại TPHCM và sở tư pháp

IV.KẾ HOẠCH DỰ ÁN

1 Kế hoạch tổng quát

1.1 Các giai đoạn của dự án

TT Giai đoạn Số vòng lặp Bắt đầu Kết thúc Tổng thời gian

1 Khởi đầu Lập kế hoạch tổng quát cho dự án Kick-off dự án

2 Khảo sát Khảo sát và phân tích yêu cầu của

3 Giải pháp Xây dựng kiến trúc phần mềm

Lập trình các module phức tạp

Chứng minh kiến trúc đáp ứng được các yêu cầu của ứng dụng

Lập kế hoạch test

Xây dựng tài liệu test

Review thiết kế kiến trúc

4 Xây dựng Thiết kế chi tiết phần mềm

Lập trình

Xây dựng tài liệu test

Thực hiện test phần mềm

Xây dựng tài liệu người dùng

Triển khai thử nghiệm

Review sản phẩm

5 Chuyển giao Thiết kế các module còn thiếu.

Lập trình và chỉnh sửa các lỗi phầnmềm

Triển khai phần mềm

Khách hàng nghiệm thu sản phẩm

6 Kết thúc Lưu trữ các kết quả thực hiện, tiến

hành tổng kết và thu thập ý kiến phản hồi của khách hàng

Họp tổng kết dự án

2 Kế hoạch chi tiết

V PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG

1 Xác định quy trình trong nghiệp vụ

1.1 Sơ đồ quy trình thực hiện công chứng

Hình 1 - Sơ đồ quy trình thực hiện công chứng

1.2 Các quy trình thực hiện công chứng

Dưới đây là các mô hình hiện đang áp dụng tại các phòng công chứng ởViệt Nam Tùy theo quy mô của phòng công chứng mà có thể ứng dụngtừng loại mô hình phù hợp

Sơ đồ quy trình thực hiện công chứng

1.2.1 Mô hình 1: thường áp dụng ở những Phòng công chứng lớn, phải

xử lý một số lượng hợp đồng giao dịch khoảng 150-200 hợp đồng ngày

 Bước 1: Đương sự tiếp xúc với cán bộ nghiệp vụ.

o Có được bản photocopy của các giấy tờ liên quan đến hồ sơ(giấy tờ nhà, chứng minh nhân dân, hộ khẩu, giấy kế hôn,

…), dùng để lưu trữ cùng với một bản chính của hợp đồnggiao dịch

 Bước 2: Bản thảo hợp đồng giao dịch được chuyển sang cho thư

ký đánh máy (trong trường hợp toàn văn bản hợp đồng – hoặcphần lời chứng nhận của hợp đồng – được soản thảo và in tạiphòng công chứng)

o Nội dung các bản chính hợp đồng giao dịch được kiểm lại,điền thêm ngày/tháng/năm.

o Các bên đương sự tự ký tên (lấy thêm vân tay nếu cần thiết)trước mặt cán bộ nghiệp vụ

o Cán bộ nghiệp vụ ký nháy vào các bản chính của hợp đồng

 Bước 4: Đương sự tiếp xúc với công chứng viên

Kết quả

o Toàn văn hợp đồng giao dịch, cùng với các giấy tờ liênquan đến hợp đồng, giao dịch được công chứng viên kiểmtra lại

o Các bản chính của hợp đồng giao dịch được công chứngviên ký chính thức trước mặt đương sự

 Bước 5: Đóng dấu, vào sổ, thu tiền tại quầy.

Kết quả

o Các bản chính của hợp đồng giao dịch được đóng dấu

o Hợp đồng giao dịch được cấp số công chứng

o Đương sự nộp tiền lệ phí

o Nội dung tóm tắt của hợp đồng được ghi lại vào sổ côngchứng của Phòng công chứng

 Bước 6: Lưu trữ 01 bản chính của hợp đồng giao dịch cùng với hồ

sơ lưu được chuyển sang xử lý tại phòng lưu trữ

Kết quả

o Hồ sơ được cho vào một bìa bọc ngoài Trong bìa ghi lạicác thông tin tóm tắt của hồ sơ (số hồ sơ, người chứng nhậnhợp đồng, giao dịch, kiểu hồ sơ, tên các bên đương sự,…)

o Nội dung tóm tắt của hợp đồng được ghi vào trong một filecủa phần mềm ISIS

o Hồ sơ được lưu vào kho

1.2.2 Mô hình 2: áp dụng tại một số Phòng Công chứng có số lượng hợpđồng cần xử lý ít (20-25 hợp đồng/ngày) và không có thư ký đánh máy

 Bước 1: Đương sự tiếp xúc với chuyên viên nghiệp vụ hoặc công

o Có được bản photocopy của các giấy tờ liên quan đến hồ sơ(giấy tờ nhà, chứng minh nhân dân, hộ khẩu, giấy kết hôn,

…), dùng để lưu trữ cùng với một bản chính của hợp đồnggiao dịch

 Bước 2: Hợp đồng được soạn trên máy tính (do chuyên viên

nghiệp vụ hoặc tự công chứng viên thực hiện) trong trường hợptoàn văn bản hợp đồng – hoặc phần lời chứng của hợp đồng đượcsoạn thảo và in tại phòng công chứng

Kết quả

o Có được các bản chính của hợp đồng giao dịch (hoặc phầnlời chứng của hợp đồng) in ra từ máy tính

o Vào sổ công chứng của phòng công chứng (bằng tay)

 Bước 3: Đương sự đọc lại toàn văn hợp đồng trước mặt công

 Bước 5: Lưu trữ: 01 bản chính của hợp đồng giao dịch cùng với

hồ sơ lưu được chuyển sang xử lý tại phòng lưu trữ

Kết quả

o Hồ sơ của hợp đồng được cho vào một bìa bọc ngoài Trênbìa ghi lại các thông tin tóm tắt của hồ sơ (số hồ sơ, ngàychứng nhận hợp đồng, giao dịch, kiểu hồ sơ, tên các bênđương sự, …).

o Nội dung tóm tắt của hợp đồng được ghi lại trong một phầnmềm chuyên dụng của phòng công chứng

o Hồ sơ được lưu vào kho

1.2.3 Mô hình 3: thường áp dụng ở một số Phòng Công chứng có sốlượng hợp đồng cần xử lý lớn, nhưng không có thư ký đánh máy

 Công chứng viên tiếp đương sự, kiểm tra hồ sơ

 Chuyển hồ sơ cho 1 cán bộ nghiệp vụ soạn thảo hợp đồng (hoặc tựmình soạn thảo hợp đồng)

 Cán bộ nghiệp vụ in hợp đồng và chuyển cho công chứng viên

 Công chứng viên sửa chữa hợp đồng và trả lại cán bộ nghiệp vụ(nếu cần)

 Công chứng viên kí hợp đồng cùng với đương sự

 Chú ý : Có bộ phận riêng tiếp dân làm bản sao, có công chứng viênngồi cùng

1.2.4 Mô hình 4: (có thư ký đánh máy)

 Đương sự gặp cán bộ nghiệp vụ, kiểm tra hồ sơ

 Hồ sơ chuyển cho thư ký đánh máy (thông qua trưởng phòng soạn

 Bước 2: Hồ sơ được chuyển đến bộ phận đánh máy

Kết quả:

o Có được hợp đồng in ra trên giấy

o Hợp đồng được chuyển đến cho công chứng viên thông quanhân viên nghiệp vụ

 Bước 3: Công chứng viên kiểm tra hợp đồng

Kết quả:

o Công chứng viên kiểm tra và sửa chữa hợp đồng và trả cho

bộ phận đánh máy (nếu cần thiết)

o Bộ phận đánh máy sửa chữa rồi in ra bản chính

 Bước 4: Đương sự tiếp xúc trở lại với công chứng viên.

Kết quả:

o Công chứng viên kiểm tra và sửa chữa hợp đồng lần cuốinếu được thì ký hợp đồng cùng với đương sự, lấy dấu vântay (nếu cần)

o Hợp đồng được đương sự chuyển sang bộ phận đóng dấuthu tiền

 Bước 5: Đóng dấu, vào sổ, thu tiền.

Kết quả:

o Đương sự nộp tiền lệ phí

o Nội dung tóm tắt của hợp đồng được ghi vào sổ công chứngcủa phòng công chứng

o Hợp đồng giao dịch được cấp số công chứng

o Các bản chính của hợp đồng giao dịch được đóng dấuPhòng công chứng

 Bước 6: Lưu trữ 01 bản chính của hợp đồng giao dịch cùng với hồ

sơ lưu được chuyển sang lưu trữ tại phòng lưu trữ

o Công chứng viên và nhân viên nghiệp vụ không có điềukiện để nhập dữ liệu và soạn thào hợp đồng, vì phải trựctiếp giải quyết việc xem xét và ký bản sao

o Lưu trữ viên và các nhân viên phòng đóng dấu, thu tiền làmviệc chung trong một phòng, vừa vào sổ các hợp đồng giaodịch, vừa vào sổ các bản sao, bản dịch

o Có được bản photocopy của các giấy tờ liên quan đến hồ sơ(giấy tờ nhà, chứng minh nhân dân, hộ khẩu, giấy kết hôn,

…) dùng để lưu trữ cùng với một bản chính của hợp đồnggiao dịch, phiếu yêu cầu công chứng

o Có được bản thảo hợp đồng, làm cơ sở cho văn bản chínhcủa hợp đồng

o Đương sự nhận được một giấy hẹn đến kí hợp đồng

 Bước 2: Hồ sơ được chuyển đến bộ phận đánh máy

o Bộ phận đánh máy sửa chữa rồi in ra bản chính

 Bước 4: Đương sự tiếp xúc trở lại với công chứng viên

Kết quả:

o Công chứng viên kiểm tra và sửa chữa lại hợp đồng lầncuối nếu được thì ký hợp đồng cùng với đương sự, lấy dấuvân tay (nếu cần)

o Hợp đồng được chuyển sang bộ phận đóng dấu và thu tiền.

 Bước 5: Đóng dấu, vào sổ, thu tiền.

Kết quả:

o Đương sự nộp tiền lện phí

o Hợp đồng giao dịch được cấp số công chứng

o Nội dung tóm tắt của hợp đồng được ghi vào sổ công chứngcủa phòng công chứng

o Các bản chính của hợp đồng giao dịch được đóng dấuPhòng công chứng

 Bước 6: Lưu trữ 01 bản chính của hợp đồng giao dịch cùng với hồ

sơ lưu được chuyển sang lưu trữ tại phòng lưu trữ

1.3 Chú ý

 Công chứng viên và nhân viên nghiệp vụ không có điều kiện nhập

dữ liệu và soạn hợp đồng, vì phải trực tiếp giải quyết việc xem xét

và ký bản sao

 Lưu trữ viên và các nhân viên phòng đóng dấu, thu tiền làm chungmột phòng, vừa vào sổ các hợp đồng giao dịch, vừa vào sổ các bảnsao, bản dịch

1.4 Một số quy trình công chứng hồ sơ trong thực tế làm việc ở các phòng công chứng

1.4.1 Quy trình công chứng Hợp đồng chuyển quyền sở hữu nhà, quyền

sử dụng đất (mua bán, tặng cho, trao đổi nhà; chuyển đổi, chuyểnnhượng, tặng cho, góp vốn bằng quyền sử dụng đất):

 Bước 1: CCV trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu

cầu công chứng theo thứ tự Việc kiểm tra bao gồm cả kiểm tra hồ

sơ có thuộc các trường hợp được phép giao dịch theo quy định củapháp luật hay không ( theo thông tin, số liệu được lưu trữ tạiPhòng Công chứng)

o Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết:CCV giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ Nếukhách đề nghị từ chối bằng văn bản, CCV báo cáo TrưởngPhòng xin ý kiến và ký văn bản trả lời Thời hạn trả lời: 05ngày làm việc kể từ ngày có yêu cầu

o Trường hợp hồ sơ thiếu: CCV ghi phiếu hướng dẫn và yêucầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngàytháng năm hướng dẫn và họ, tên của CCV tiếp nhận hồ sơ)

o Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: CCV tiếp nhận hồ sơ và cấpphiếu hẹn (phiếu hẹn ghi rõ ngày tháng năm nhận hồ sơ, thờigian, địa điểm hẹn ký hợp đồng và các lưu ý khác)

 Bước 2: CCV chuyển cán bộ nghiệp vụ để thực hiện những việc

cụ thể do CCV phân công

 Bước 3: Theo phiếu hẹn, khách đem hồ sơ gồm phiếu hẹn, giấy tờ

tùy thân, các giấy tờ về quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất vàcác giấy tờ liên quan khác đến Phòng Công chứng nộp tại nơi ghitrong phiếu hẹn Cán bộ nghiệp vụ hướng dẫn khách đọc, kiểm tranội dung bản hợp đồng Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổsung, CCV xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong

ngày hoặc hẹn lại (thời gian hẹn lại: 02 ngày làm việc) Nếu kháchđồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp đồng, CCV kiểm tra nănglực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi íchhợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu qủa pháp lý của việc công chứng;hướng dẫn khách ký, điểm chỉ vào các bản hợp đồng trước mặtmình.

 Bước 4: CCV ký chứng nhận hợp đồng và chuyển hồ sơ cho cán

bộ nghiệp vụ nộp tại Bộ phận thu lệ phí

 Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp lệ phí và nhận hồ sơ đã được công

chứng tại Bộ phận thu lệ phí

 Thời hạn giải quyết hồ sơ:

o Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ

o Hồ sơ phức tạp và đặc biệt phức tạp: 15 ngày làm việc kể từngày nhận hồ sơ (không kể thời gian xác minh, báo cáo xin

ý kiến )

1.4.2 Quy trình công chứng chữ ký, hợp đồng, giao dịch khác:

 Bước 1: CCV trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu

cầu công chứng theo thứ tự Việc kiểm tra bao gồm cả kiểm tra hồ

sơ có thuộc các trường hợp được phép giao dịch theo quy định củapháp luật hay không ( theo thông tin, số liệu được lưu trữ tạiPhòng Công chứng)

o Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết:CCV giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ Nếukhách đề nghị từ chối bằng văn bản, CCV báo cáo TrưởngPhòng xin ý kiến và ký văn bản trả lời Thời hạn trả lời: 05ngày làm việc kể từ ngày có yêu cầu

o Trường hợp hồ sơ thiếu: CCV ghi phiếu hướng dẫn và yêucầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngàytháng năm hướng dẫn và họ, tên của CCV tiếp nhận hồ sơ)

o Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và các bên tham gia giaodịch đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật về ngườiyêu cầu công chứng thì CCV tiếp nhận hồ sơ

 Bước 2: CCV chuyển cán bộ nghiệp vụ để thực hiện những việc

cụ thể do CCV phân công

 Bước 3: Cán bộ nghiệp vụ hướng dẫn khách đọc, kiểm tra nội

dung hợp đồng/văn bản Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổsung hợp đồng/văn bản thì CCV xem xét và thực hiện việc sửađổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại (thời gian hẹn lại: 02ngày làm việc) Nếu khách đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợpđồng/văn bản, CCV kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách,giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa vàhậu qủa pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn khách ký, điểmchỉ vào văn bản/hợp đồng trước mặt mình

 Bước 4: CCV ký chứng nhận hợp đồng/văn bản và chuyển hồ sơ

cho cán bộ nghiệp vụ nộp tại Bộ phận thu lệ phí

 Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp lệ phí và nhận lại hồ sơ đã được

công chứng tại Bộ phận thu lệ phí

 Thời hạn giải quyết hồ sơ:

o Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: giải quyết ngay trong ngày;

o Hồ sơ phức tạp và đặc biệt phức tạp: 05 ngày làm việc kể từngày nhận hồ sơ (không kể thời gian xác minh, báo cáo xin

ý kiến )

2 Đánh giá hiện trạng quản lý và các bất cập trong quản lý

2.1 Tổ chức bộ máy

2.2.1 Vẫn quản lý thủ công : các phòng công chứng hiện nay vẫn làmthực hiện các quy trình công chứng theo lối thủ công, lưu trữ hồ sơdạng vật lý.

2.2.2 Người trợ giúp già cỗi:

 Hiện các phòng công chứng có sử dụng chương trình Master củaPháp để thực hiện việc quản lý và lưu giữ các hồ sơ công chứng

 MASTER là sản phẩm phần mềm được tập đoàn tin học PhápCISI_DAXEL nghiên cứu và phát triển từ năm 1995, ứng dụngcho ngành công chứng Pháp Phần mềm MASTER luôn đượcnâng cấp và hoàn thiện, đáp ứng với những phát triển, tiến hóatrong hoạt động nghiệp vụ của ngành công chứng Pháp Hiện nayMASTER đã được ứng dụng tại hơi 2500 Phòng công chứng củaPháp và rất nhiều phòng công chứng ở các nước hoạt động theohệt thống công chứng La tinh (Mehico, Tây Ban Nha, Italia, …)

 Năm 1998 phần mềm MASTER được chuyển giao cho bộ tư phápViệt Nam với phiên bản 4.0 Theo thỏa thuận đã ghi trong họpđồng cung cấp dịch vụ thuộc giai đoạn II của dự án, bộ tư phápViệt Nam có quyền sử dụng phần mềm MASTER tối đa cho 200phòng công chứng trên toàn lãnh thổ Việt Nam

 Trong phiên bản 4.0, phần mềm MASTER được thiết kế chonhiều người trên mạng sử dụng đồng thời, theo nguyên lýclient/server Phần mềm được xây dựng trên công cụ PowerBuilder, quản lý dữ liệu dựa trên hệ quản trị MS SQL Server vàchạy trên nền hệ điều hành Window NT Đặc điểm chính củaMASTER là mô phòng được đầy đủ quá trình tạo lập phiếu đượng

sự, phiếu tài sản ,quản lý đương sự, quản lý tài sản và quản lý hồ

sơ công chứng của một phòng công chứng

 MASTER hướng tới người sử dụng là những công chứng viên,chuyên viên nghiệp vụ công chứng, thư ký hành chính, kế toán vànhân viên lưu trữ Với giao diện phần mềm được thiết kế và mô

phỏng dựa trên các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày trong PhòngCông chứng ở Việt Nam, MASTER chạy trên nền tiếng Việt tỏ rarất dễ sử dụng, được người dùng làm quen một cách tự nhiên và

dễ dàng chấp nhận

Các chức năng chính của phần mềm MASTER

o Khai báo, cập nhật thông tin về đương sự

o Khai báo, cập nhật thông tin về tài sản

o Tạo sinh tự động văn bản hợp đồng, giao dịch, dựa trên bộmẫu hợp đồng, giao dịch đã được chuẩn hoá

o Trợ giúp soạn thảo các loại văn bản khác liên quan đếncông tác công chứng

o Ký điện tử cho một hợp đồng, giao dịch

o Rút trích các thông tin cơ bản trong một hợp đồng, giaodịch và lưu vào sổ công chứng

o Cập nhật sổ công chứng

o Thống kê tình hình thực hiện công chứng cho các hợpđồng, giao dịch tại Phòng Công chứng

o Lập và in báo cáo công chứng

o Cập nhật lý lịch của đương sự và tài sản

o Tra cứu đương sự

o Tra cứu tài sản

Tổ chức dữ liệu trong phần mềm MASTER

o Phần mềm MASTER cho phép quản lý một cơ sở dữ liệuchứa tất cả các thông tin liên quan đến hoạt động công chứngnhư sau:

o Hồ sơ công chứng

o Toàn văn các hợp đồng, giao dịch và các tài liệu cần thiếtkhác cho những hoạt động công chứng

o Phiếu đương sự

o Phiếu ghi tài sản

o Hồ sơ lưu các việc công chứng đối với tư##ng người yêucầu công chứng

o Danh mục công chứng

o Tình trạng pháp lý của các tài sản đã qua công chứng vàchưa qua công chứng

o Bộ mẫu các văn bản hợp đồng, giao dịch

o Danh sách công chứng viên và nhân viên nghiệp vụ

o Các dữ liệu thống kê

Nguyên tắc làm việc với MASTER

o Đối tượng của MASTER: là phần mềm phục vụ cho việc tạo sinh

và quản lý hợp đồng, MASTER không phục vụ các hoạt độngkhác ở Phòng Công chứng như công chứng bản sao, bản dịch

o Nguyên tắc làm việc trên mạng: các máy tính trong PhòngCông chứng được kết nối với nhau thành một mạng cục bộ.Máy chủ là nơi chứa toàn bộ thông tin, ở đó có một cơ sở dữliệu chung Các máy trạm nạp dữ liệu vào máy chủ và sử dụng

dữ liệu từ máy chủ để tạo sinh hợp đồng hoặc tạo sinh các báocáo cần thiết

o Các máy trạm đều được cài đặt phần mềm MASTER, nói cáchkhác máy trạm là nơi chạy chương trình Khi người sử dụng

thao tác trên máy trạm của mình, trên thực tế người đó đã lấycác thông tin từ máy chủ để sử dụng và nạp thông tin ngược trởlại vào máy chủ Điều này áp dụng cho tất cả các công đoạntrong quy trình làm việc: tạo phiếu đương sự tài sản, soạn hợpđồng, lưu trữ, lập báo cáo

Hình 3 - Sơ đồ kết nối máy tính của MASTER

Nguyên tắc chia sẻ thông tin

o Các thông tin liên quan đến đương sự, tài sản là thông tinchung mà ai cũng có thể truy nhập và khai thác Tuy nhiên,tùy vào việc tổ chức công việc của từng phòng, tùy vào sựphân chia vai trò trách nhiệm của từng cán bộ trong từngkhâu mà thông tin có thể bị hạn chế truy cập theo ý đồ củalãnh đạo phòng Việc này được thiết lập trên cơ sở phânquyền người sử dụng

o Ví dụ: ở một Phòng Công chứng nào đó, nhân viên nghiệp

vụ không được biết lý lịch tài sản hay đương sự Khi đó việcphân quyền sẽ được thiết lập để nhân viên nghiệp vụ khôngđọc được những thông tin này Sau khi nhân viên nghiệp vụtạo sinh một hợp đồng, công chứng viên, người có quyền tra