Ứng dụng quản lý thủ tục hành chính và quản lý hồ sơ cán bộ công chức trên nền điện toán đám mây

Ứng dụng quản lý thủ tục hành chính và quản lý hồ sơ cán bộ công chức trên nền điện toán đám mây

Ứng dụng quản lý thủ tục hành chính và quản lý hồ sơ cán bộ công

chức trên nền điện toán đám mây Nguyễn Tôn Hùng Trường, Trương Nguyên

Công ty Phần mềm truyền thông Đông Á

TÓM TẮT

Bài viết với mục đích khái quát về sản phẩm phầm mềm hỗ trợ quản lý các thủ tục hành chính và phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ công chức dựa trên nền tảng giải pháp Cloud Computing và những ứng dụng khác trên nền tảng này mang lại những lợi ích cho cơ quan quản lý nhà nước

1 GIỚI THIỆU

Hệ thống một cửa điện tử phục vụ cải cách hành chính, ứng dụng giao dịch điện tử một cửa giữa Chính phủ với công dân và doanh nghiệp là một trong những tiền đề quan trọng trong việc thực thi Chính phủ điện tử, nhằm tạo điều kiện để chính quyền gần dân hơn giảm thiểu những phiền hà trong các dịch vụ hành chính

Để thực hiện tốt Chỉ thị số 58/CT-TW của Bộ Chính trị, kế hoạch quốc gia về “Ứng dụng CNTT-TT trong các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2011-2015” việc xây dựng một địa phương mạnh về CNTT và Xây dựng một chính quyền điện tử hiệu quả tại địa phương là vấn đề không thể tách rời khi thực hiện chỉ thị này

Xuất phát từ các nhu cần thực tiễn đó, các giải pháp ứng dụng phầm mềm nhằm mang lại công cụ hỗ trợ việc quản lý các thủ tục hành chính dựa trên tiêu chuẩn ISO 9001 và Ứng dụng quản lý hồ sơ cán bộ công chức tại địa phương là hai ứng dụng nền tảng mà Công ty Đông Á

đã dành nhiều thời gian để nghiên cứu và xây dựng Hai ứng dụng này là Flatform để phát triển hệ sinh thái các ứng dụng phục vụ cho việc cải cánh hành chính theo tinh thần của chỉ thị 58/CT-TW Một dùng cho quản lý công việc và một dùng trong quản lý con người để thực hiện công việc

PHẦN MỀM QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI

PHẦN MỀM QUẢN LÝ

HỒ SƠ CẤP PHÉP XÂY DỰNG QUA MẠNG

PLAT

FORM

PLA TF OR M

HỆ THỐNG QUẢN

CÁC QUY TRÌNH THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001

Mô hình 1 Ứng dụng nền tảng để phát triển các ứng dụng đi kèm được phát triển bởi

Trung tâm Sản xuất và Phát triển phần mềm thuộc Công ty Phần mềm Đông Á

Việc xây dựng một Flatform để phát triển các ứng dụng quản lý nhà nước đã tạo ra một bước ngoặc trong việc xây dựng các ứng dụng CNTT theo nhu cầu của người sử dụng Tuy

vậy thách thức cho hệ thống này là làm thế nào để việc phát triển ứng dụng mới không phải tốn kém quá nhiều chi phí về phần cứng, quản trị hay nâng cấp hệ thống mỗi khi phát sinh một nhu cầu mới Để giải quyết vấn đề này, nền tảng Cloud Computing được nghiên cứu và xem như là một giải pháp tối ưu trong việc xây dựng kiến trúc hạ tầng cho các ứng dụng CNTT

trên nền tảng Cloud Computing

Những tính năng vượt trội của Cloud Computing rất dễ dàng nhận thấy như:

- Ảo hoá về hạ tầng kỹ thuật: Đơn giản hoá các hệ thống phần cứng phức tạp và tốn kém thông qua việc sử dụng các máy chủ Ảo tuỳ chỉnh theo đúng với nhu cầu sử dụng hay năng lực đáp ứng của nó

- Xây dựng các ứng dụng hoạt động trên môi trường Cloud nhằm mang lại sự tiện dụng cũng như khả năng đáp ứng nhanh các yêu cầu sử dụng

2 ỨNG DỤNG QUẢN LÝ CÁC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC

I.1 Quản lý các thủ tục hành chính

Rất nhiều thủ tục hành chính trong hệ thống quản lý nhà nước, để có thể kiểm soát được hiệu quả thực hiện các thủ tục này chúng ta phải giải quyết được cả 2 vấn đề là lịch sử thay đổi của thủ tục và quy trình xử lý của thủ tục Tuy nhiên, nếu sử dụng cách truyền thống bằng phương pháp ghi chép chắc chắn việc quản lý sẽ rất khó khăn và mất nhiều thời gian Vì vậy, một ứng dụng quản lý được tạo ra để giải quyết các vấn đề này là hoàn toàn cần thiết

Hệ thống ứng dụng này hỗ trợ tích cực cho các đơn vị hành chính nhà nước dễ dàng quản

lý các thay đổi của thủ tục hành chính và giám sát kết quả hoạt động của các vị trí công việc bên trong quy trình

Người dùng có thể dễ dàng thay đổi các thủ tục hành chính và định nghĩa các quy trình

xử lý cho các thủ tục đó Các cán bộ, chuyên viên chỉ cần truy cập vào chương trình và xử lý công việc theo các quy trình đã được định nghĩa

HỒ SƠ VĂN BẢN

NHẬN SỰ PHÂN CÔNG

&

GIAO VIỆC LỊCH LÀM

CÔNG VĂN

TÀI SẢN VẬT TƯ QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO QUẢN LÝ

HÀNG HOÁ

THEO DÕI QUẢN LÝ

DỰ ÁN

BÁO CÁO TÀI CHÍNH & KẾ TOÁN

BÁO CÁO THUẾ QUẢN LÝ

NGUỒN VỐN

QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI

QUẢN LÝ CÔNG NỢ QUẢN LÝ HỒ

SƠ CÁN BỘ

SẢN XUẤT KINH DOANH

CẤP PHÉP

PLATFOR FOR E-GOVERNMENT APLICATIONS

PHẦN MỀM QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI

PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ CẤP PHÉP XÂY DỰNG QUA MẠNG PL

LÀM THẾ NÀO

ĐỂ QUẢN LÝ ĐƯỢC TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN? TRỰC TIẾP THỰC AI LÀ NGƯỜI

HIỆN?

HỖ TRỢ CHO DOANH NGHIỆP CÁCH NÀO?

Mô hình 3 Ứng dụng xử lý các quy trình nghiệp vụ và các ứng dụng cần phát triển để

đáp ứng nhu cầu quản lý

Các ưu điểm nổi bật của phần mềm này gồm có:

- Cho phép chạy trên mạng nội bộ và internet

- Hướng tới sự tiện ích và đơn giản hóa cho người dùng

- Người dùng có thể theo dõi và so sánh các thay đổi của thủ tục hành chính

- Người dùng có thể tự định nghĩa quy trình xử lý nghiệp vụ

- Không đòi hỏi cao về trình độ sử dụng

- Xây dựng dựa trên quy trình ISO 9001

- Mỗi cán bộ có thể tham gia một hoặc nhiều quy trình

- Có thể ủy quyền xử lý công việc, khi đã ủy quyền, mọi công việc liên quan

sẽ được chuyển đến cán bộ được ủy quyền

- Cho phép theo dõi toàn bộ quá trình xử lý công việc trong cơ quan

I.2 Quản lý hồ sơ cán bộ công chức

Chương trình quản lý hồ sơ cán bộ công chức là một trong những ứng dụng được phát triển trong hệ sinh thái các ứng dụng dành cho các cơ quan quản lý nhà nước Chúng được xây dựng dựa trên Flatform của hệ thống ứng dụng mà Đông Á đã tạo ra bằng các qui trình như đã đề cập ở trên

Ứng dụng này hoàn toàn phù hợp với tất cả các sở ban ngành thuộc hệ thống quản lý nhà nước và nhân sự được quản lý bởi Sở nội vụ tại mỗi địa phương

Ứng dụng được phân cấp, phân quyền một cách chặt chẽ, tại các đơn vị, người quản lý có thể tìm kiếm bất cứ thông tin liên quan đến nhân sự cấp dưới hoặc bất cứ thông tin mang tính chất thống kê của đơn vị mình như:

- Tổng số nhân sự

- Hồ sơ lý lịch chi tiết từng nhân sự

- Thống kê số lượng chuyên viên, ngạch lương, học vị, cấp bậc nhà nước

- Xuất các báo cáo thông kê theo mẫu quy định của Bộ Nội vụ

Dựa trên những thông tin thống kê này, lãnh đạo đơn vị dễ dàng quyết định việc điều chuyển hoặc nâng cao trình độ chuyên môn cho các bộ phận/đơn vị con một cách nhanh chống Cũng thông qua ứng dụng lãnh đạo sẽ có được sự đánh giá một cách khách quan về năng lực xử lý công việc của các nhân sự nhờ vào mối quan hệ giữa ứng dụng này với hệ sinh thái ứng dụng trong quy trình quản lý các thủ tục hành chính được đề cập trong nội dung trước

Mô hình 4 Ứng dụng 3 lớp trong giải pháp của Đông Á tạo ra hệ sinh thái các ứng dụng cho

chính quyền điện tử nhằm hướng tới chỉ tiêu kế hoạch quốc gia về “Ứng dụng CNTT-TT

trong các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2011-2015”

3 KẾT LUẬN

Quản lý thủ tục hành chính và quản lý hồ sơ cán bộ công chức được xây dựng từ thực tiễn nên có thể đáp ứng được cho tất cả các cơ quan đơn vị hành chính nhà nước

Giải pháp kết hợp 2 ứng dụng sẽ có thể quản lý và giám sát được toàn bộ hoạt động của

cơ quan