Chuẩn hóa chất lượng hồ sơ của các sở giao nộp vào lưu trữ lịch sử thành phố hà nội qua thực tiễn một số sở thuộc UBND thành phố hà nội

Các hồ sơ thu về tuy đã lập hồ sơ nhưng chưa đảm bảo chất lượng, phần lớn các hồ sơ nộp lưu chưa thể hiện rõ tiêu đề hồ sơ, nhiều văn bản, tài liệu trong hồ sơ là bản photocopy…Tài liệu

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

THÀNH PHỐ HÀ NỘI)

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

THÀNH PHỐ HÀ NỘI)

Chuyên ngành: Lưu trữ học

Mã số: 60 32 03 01

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn khoa học: PGS Nguyễn Văn Hàm

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG

thạc sĩ khoa học

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa

học, các bạn học viên, các khóa luận tốt nghiệp, luận văn của các khóa trước

Công trình này chưa được tác giả nào công bố

Người cam đoan

Đặng Thị Hồng Quyên

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 4

1 Lý do chọn đề tài 4

2 Mục tiêu của đề tài 6

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 7

4 Đối tượng nghiên cứu 7

5 Phạm vi nghiên cứu 7

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 8

7 Các nguồn tư liệu tham khảo 9

8 Phương pháp nghiên cứu 10

9 Đóng góp của đề tài 11

10 Bố cục của đề tài 11

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CHUẨN HOÁ HỒ SƠ

ĐỂ GIAO NỘP VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 13

1.1 Một số khái niệm cơ bản 13

1.1.1 Khái niệm về hồ sơ 13

1.1.2 Yêu cầu đối với hồ sơ 14

1.1.3 Khái niệm về lập hồ sơ 19

1.1.4 Khái niệm về chuẩn hóa và chuẩn hóa hồ sơ 19

1.2 Tầm quan trọng của chuẩn hóa hồ sơ 22

1.3 Thẩm quyền và trách nhiệm giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử Thành phố 24

1.3.1 Khái quát về Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội 24

1.3.2 Thẩm quyền thu thập hồ sơ, tài liệu của Trung tâm lưu trữ lịch sử

thành phố Hà Nội 27

1.4 Trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội 28

1.4.1 Trách nhiệm của các sở 29

1.4.2 Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử Thành phố 30

Chương 2 THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG HỒ SƠ CỦA CÁC SỞ GIAO NỘP

VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 32

2.1 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các sở 32

2.1.1 Vị trí và chức năng của các sở 32

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của các sở 32

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của các sở 34

2.2 Thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu của các sở 35

2.3 Công tác lập hồ sơ hiện hành tại các sở 41

2.4 Khảo sát, đánh giá chất lượng hồ sơ của các sở đã giao nộp vào lưu trữ lịch sử Thành phố (qua thực tế một số Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội) 47

2.4.1 Những quy định của Nhà nước và của UBND Thành phố về lập hồ sơ

và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 47

2.4.2 Cơ sở vật chất và tình hình bảo quản tài liệu của Kho lưu trữ lịch sử Thành phố và một số Sở 50

2.4.3 Kết quả thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố 51

2.4.4 Thực trạng chất lượng hồ sơ của các sở đã giao nộp vào Lưu trữ lịch sử Thành phố 52

2.5 Đánh giá kết quả và hạn chế 59

2.5.1 Ưu điểm 59

2.5.2 Tồn tại, hạn chế 61

2.5.3 Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế 62

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỒ SƠ CỦA CÁC SỞ GIAO NỘP VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 66

3.1 Mục tiêu đối với chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ lịch sử

thành phố Hà Nội 65

3.2 Nhóm giải pháp chung 65

3.2.1 Hoàn chỉnh các văn bản về hồ sơ, lập hồ sơ, chuẩn hóa hồ sơ 65

3.2.2 Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, quán triệt về trách nhiệm

lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử 67

3.2.3 Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo và cán bộ, công chức về trách nhiệm

lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử 68

3.2.4 Cơ sở vật chất 70

3.3 Nhóm giải pháp cụ thể 70

3.3.1 Tập huấn hướng dẫn nghiệp vụ về lập hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ 70

3.3.2 Tăng cường công tác kiểm tra, định kỳ đột xuất đối với những đơn vị,

cá nhân trong công tác lập hồ sơ hiện hành và kiểm soát những hồ sơ có giá trị pháp lý cao để nộp vào lưu trữ lịch sử Thành phố 72

3.3.3 Thực hiện tốt và nghiêm túc công tác khen thưởng, kỷ luật đối với

công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử 72

3.3.4 Xây dựng bản hướng dẫn tiêu chuẩn chất lượng hồ sơ 73

3.3.5 Củng cố lưu trữ cơ quan làm tiền đề cho công tác giao nộp hồ sơ,

tài liệu vào lưu trữ lịch sử Thành phố 84

KẾT LUẬN 85

TÀI LIỆU THAM KHẢO 87

PHỤ LỤC 88

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và đối với Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội nói riêng Công tác lưu trữ ra đời là do sự đòi hỏi khách quan với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu của cơ quan, đơn vị Nó là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước, đồng thời là một mắt xích không thể thiếu trong

bộ máy quản lý Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của tài liệu lưu trữ, ngay

từ những ngày đầu của Nhà nước dân chủ nhân dân, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ Trước hết, phải kể đến Thông đạt số 1C/ VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 của Chủ tịch Chính phủ Lâm thời Hồ Chí Minh gửi các ông Bộ trưởng, trong đó khẳng định: “ Tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết Quốc gia” Qua đây, chúng ta thấy rằng, ngay từ rất sớm, Nhà nước ta đã nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ Bước đầu Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương, biện pháp để thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ sau này

Trong những năm qua, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ

cơ bản được hoàn thiện, đặc biệt từ khi Luật Lưu trữ năm 2011 có hiệu lực thực thi, tạo cơ sở pháp lý để từng bước nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả trong quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho Lưu trữ lịch sử Thành phố trong việc thu thập tài liệu, theo đó đã góp phần không nhỏ nâng cao hiệu quả của việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ và về cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu

sử dụng tài liệu của các đối tượng độc giả Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử của các cơ quan, tổ chức đã có những chuyển biến tích cực Lập hồ sơ tốt giúp lưu trữ lại đầy đủ chứng cứ trong quá trình giải quyết công việc, qua đó trực tiếp giúp cán bộ, chuyên viên

theo dõi được trình tự diễn biến quá trình giải quyết, xử lý công việc được mạch lạc, có căn cứ Hơn nữa, hồ sơ được lập đầy đủ giúp cho cơ quan, tổ chức quản lý công việc được tốt hơn Chất lượng hồ sơ được lập khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan quyết định chất lượng của hồ sơ có giá trị lưu trữ nộp lưu vào lưu trữ lịch sử sau này; giảm bớt đầu tư về nhân lực và kinh phí cho việc chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ Tài liệu tại lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch

sử, tổ chức từ trung ương đến địa phương từng bước được phân loại, chỉnh lý, bảo quản an toàn phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả, góp phần quan trọng trong phát triển kinh tế - xã hội

Tuy nhiên, bên cạnh kết quả đạt được còn tồn tại một số hạn chế, công tác lưu trữ cũng như việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử hiện vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập; thực hiện quy định của pháp luật về lập hồ sơ công việc tại nhiều cơ quan, tổ chức ở trung ương, địa phương chưa nghiêm Ý thức của một số công chức, viên chức về lập hồ sơ công việc chưa cao; Số lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu chưa đủ so với công việc

đã giải quyết của cơ quan, đơn vị Các hồ sơ thu về tuy đã lập hồ sơ nhưng chưa đảm bảo chất lượng, phần lớn các hồ sơ nộp lưu chưa thể hiện rõ tiêu đề

hồ sơ, nhiều văn bản, tài liệu trong hồ sơ là bản photocopy…Tài liệu lưu trữ còn phân tán ở nhiều nơi; tình trạng giao nộp tài liệu chưa đúng quy định vào lưu trữ cơ quan vẫn còn phổ biến, nhất là các đơn vị trực thuộc cấp dưới, gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu và lựa chọn tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố… Trong khi đó, khối lượng tài liệu thu thập hàng năm lên tới vài trăm mét giá nhưng lượng thông tin có giá trị để phục vụ khai thác trong thời gian qua còn rất hạn chế

Hiện nay, Lưu trữ lịch sử Thành phố hiện đang bảo quản khối tài liệu lưu trữ của các sở, ban, ngành thuộc Danh mục nguồn nộp lưu, đây là nguồn tài liệu lưu trữ hết sức có giá trị trong nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế và văn hóa -

xã hội….không chỉ trong hoạt động riêng của sở, ngành mà còn có ý nghĩa to

lớn đối với sự phát triển chung của Thành phố và đất nước Thành phần tài liệu của các sở, ngành tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử có khối lượng rất lớn, hình thức đa dạng và nội dung phong phú Qua công tác kiểm tra thường xuyên của Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố thì nhận thấy công tác lưu trữ của sở, ngành còn chưa chú ý đến, tài liệu tại các sở thuộc nguồn nộp lưu còn đang trong tình trạng tích đống, bó gói hoặc nếu lập hồ sơ thì cũng không bảo đảm chất lượng Hồ sơ, tài liệu chưa được xác định giá trị tài liệu, kho tàng chưa đảm bảo…Vì thế, hiện nay tài liệu vẫn còn nằm ở các kho lưu trữ cơ quan mặc

dù đã đến hạn nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định Tuy nhiên, tài liệu lưu trữ của các sở khi giao nộp vào Lưu trữ lịch sử chưa đảm bảo chất lượng hồ sơ hạn chế trong việc khai thác, sử dụng tài liệu

Trước thực trạng nêu trên, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố cần tiếp tục phát huy những kết quả đạt được, đồng thời nghiên cứu và triển khai thực hiện các giải pháp cần thiết nhằm khắc phục một số tồn tại và hạn chế để từ

đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu của các Sở giao nộp vào lưu trữ lịch sử đạt yêu cầu theo hướng chuẩn hóa Một câu hỏi đặt ra là làm thế nào để công tác thu thập tiến hành một cách đồng bộ, khoa học, có hệ thống, đồng thời hồ sơ ,tài liệu được thu về kho phải đảm bảo chất

lượng? Đây cũng chính là lý do tác giả lựa chọn đề tài “Chuẩn hóa chất

lượng hồ sơ của các sở giao nộp vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội (Qua thực tiễn tại một số Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội)” làm luận văn

thạc sĩ Thông qua đề tài này, tác giả mong muốn đóng góp một vài ý kiến của mình nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ của các sở để giao nộp vào Lưu trữ lịch

sử Thành phố được tốt hơn

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài được thực hiện với ba mục tiêu chính sau:

- Làm rõ cơ sở lý luận về chuẩn hóa hồ sơ, tầm quan trọng của việc chuẩn hóa hồ sơ để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội;

- Khảo sát, đánh giá thực trạng chất lượng hồ sơ của các sở đã giao nộp vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội;

- Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng hồ sơ của các sở giao nộp vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu mà đề tài đặt ra, tác giả sẽ thực hiện một số nhiệm vụ sau đây:

- Nghiên cứu một số vấn đề về lý luận, pháp lý về tiêu chuẩn, yêu cầu hồ

sơ giao nộp vào lưu trữ lịch sử;

- Khảo sát, đánh giá thực trạng chất lượng hồ sơ của các sở đã giao nộp vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội; chỉ rõ những ưu điểm, hạn chế cần phải khắc phục;

- Phỏng vấn, trao đổi, xin ý kiến đóng góp từ các cá nhân, tổ chức có liên quan;

- Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng hồ sơ của các sở giao nộp vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội

4 Đối tượng nghiên cứu

Thực trạng và giải pháp để chuẩn hóa và nâng cao chất lượng hồ sơ của các sở giao nộp vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội

Hồ sơ, tài liệu trong phông lưu trữ của một số Sở như Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Văn hóa - Thể thao, Sở Nội vụ, Sở Kế hoạch và Đầu tư, thuộc y ban Nhân dân Thành phố đã được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử Thành phố

5 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nội dung: Nghiên cứu thực trạng và các giải pháp chuẩn hóa chất lượng hồ sơ hiện hành tại các sở để lựa chọn và giao nộp vào lưu trữ lịch sử Phạm vi không gian và thời gian: Trong khuôn khổ luận văn thạc sĩ của mình, tác giả sẽ khảo sát, nghiên cứu thực trạng chất lượng hồ sơ của sở,

ngành giao nộp vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội Trong số đó, tác giả sẽ tập trung nghiên cứu chất lượng hồ sơ hình thành trong quá hoạt động của một số Sở từ năm 2014 trở về trước (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội,

Sở Văn hóa - Thể thao, Sở Nội vụ, Sở Kế hoạch và Đầu tư,…) thuộc danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội (gồm tài liệu hành chính và tài liệu chuyên môn)

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Vấn đề hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử

đã có nhiều nhà nghiên cứu rất quan tâm

Ở nhiều Quốc gia trên thế giới, nhất là các nước Châu Âu như Pháp, Đức… việc nghiên cứu hồ sơ đã được tiến hành phổ biến từ thế kỷ XIX Trong cuốn sách giáo khoa: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” (1990, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp); “Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” (dùng trong các trường trung học chuyên nghiệp - PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ biên) và một số đề tài nghiên cứu khác như: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ nhìn nhận thực tiễn Việt Nam” (Nguyễn Văn Hàm - Tạp chí khoa học, Đại học Quốc gia Hà Nội, số 3, năm 2003); “ Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ nộp vào lưu trữ “ (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2, năm 2002);

“Chấn chỉnh công tác thu, nộp hồ sơ khoa học” (TS Nguyễn Cảnh Đương - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 12, năm 2010); Tháng 8 năm 2018, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội đã tổ chức tọa đàm: “Giải pháp nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử” Ngoài

ra còn một số đề tài luận văn thạc sĩ như: “Bổ sung tài liệu lưu trữ vào trung tâm lưu trữ, thực trạng và giải pháp, (Trần Quang Hồng, năm 2002); “Sưu tầm, thu thập phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng - Thực trạng và giải pháp” (Nguyễn Quốc Dũng, năm 2009) và

“Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính - Thực trạng và giải pháp” (Nguyễn Hữu Danh, năm 2009); “Xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ

sơ hình thành trong hoạt động của thủ tướng Chính phủ” (Nguyễn Thị Kim Liên , 2014); “Thu thập tài liệu lưu trữ của các sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc - thực trạng và giải pháp” (Cao Đức Bộ, năm 2015);“ Nghiên cứu chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ cơ quan ở Văn phòng Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam (Nguyễn Văn Quang, năm 2015); “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ năm 2015 và chuẩn hóa thành phần tài liệu trong một hồ sơ

về tổ chức cán bộ của Phòng tổ chức cán bộ thuộc Ban tổ chức Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh” (Nguyễn Thị Thúy, năm 2015),…Những công trình nghiên cứu trên đây chủ yếu đi vào nghiên cứu ở từng khía cạnh nhất định và ở những cơ quan nhất định, nó có tác dụng tốt cho việc vận dụng trong hoạt động của từng cơ quan Đây là những tài liệu tham khảo tốt để tác giả thực hiện đề tài này

Trong hoạt động nghiên cứu khoa học về lĩnh vực lưu trữ, qua kết quả khảo sát các nguồn tư liệu hiện có, tác giả nhận thấy vấn đề nâng cao chất lượng hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ lịch sử là rất quan trọng Tuy vậy, trên thực

tế số lượng các công trình nghiên cứu về vấn đề này nhìn chung chưa thực sự phong phú, đa dạng Liên quan đến việc chuẩn hóa hồ sơ của các sở giao nộp vào Lưu trữ lịch sử Thành phố, hiện chưa có công trình nghiên cứu hoặc bài viết nào đề cập đến vấn đề này Vì vậy, đề tài mà tác giả lựa chọn không có

sự trùng lặp với bất cứ công trình nào đã nghiên cứu trước đó

7 Các nguồn tư liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này, tác giả sẽ sử dụng một số nguồn tư liệu tham khảo chính sau đây:

- Tài liệu lưu trữ của các sở, ngành hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch

sử Thành phố và một số Sở;

- Giáo trình, tài liệu lý luận về khoa học lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ gồm:

Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ và các bài viết liên quan;

- Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các sở và Lưu trữ lịch sử Thành phố;

- Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và của UBND thành phố Hà Nội quy định và hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử nói riêng

- Các luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học liên quan đến lập hồ

sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử

- Các công trình nghiên cứu, bài viết của các tác giả trên các báo, tạp chí chuyên ngành có liên quan đến vấn đề nghiên cứu;

- Khai thác tư liệu liên quan đến đề tài trên mạng internet…

8 Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu đề tài này, trên cơ sở phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác-Lê Nin và tư tưởng Hồ Chí Minh, tác giả sẽ vận dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể sau đây:

- Phương pháp khảo sát: Phương pháp này được tiến hành bằng cách quan sát, khảo sát trực tiếp tình hình hồ sơ, tài liệu như chất lượng hồ sơ, tình trạng vật lý của các hồ sơ đang bảo quản tại một số Sở và Lưu trữ lịch sử Thành phố để nắm được loại hình, nội dung tài liệu có đảm bảo yêu cầu hay không để giao nộp vào lưu trữ lịch sử trong thời gian qua

- Phương pháp phân tích chức năng: Vận dụng phương pháp này trong việc nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của các sở, Lưu trữ lịch sử Thành phố

và bộ phận lưu trữ thuộc Lưu trữ lịch sử thực hiện chức năng thu thập tài liệu

từ các nguồn nộp lưu

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Vận dụng phương pháp này là để phân tích thực tế, tìm ra những ưu điểm để kế thừa và phát hiện hạn chế của công tác lập hồ sơ của các sở vào Lưu trữ lịch sử Thành phố để khắc phục

- Phương pháp phỏng vấn: Trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu, tác giả sẽ trao đổi, xin ý kiến của một số cán bộ làm công tác lưu trữ tại một

số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về công tác lập hồ sơ và công tác giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố

Ngoài các phương pháp trên, luận văn còn sử dụng phương pháp mô tả, suy luận…để hoàn thiện hơn đề tài nghiên cứu

9 Đóng góp của đề tài

Luận văn góp phần làm sáng tỏ thêm cơ sở lý luận và thực tiễn để các

sở từng bước chuẩn hóa các hồ sơ trước khi giao nộp vào Lưu trữ lịch sử Thành phố

Bên cạnh đó, đề tài nghiên cứu này có thể tham khảo để ban hành một số văn bản quy định, hướng dẫn chuẩn hóa chất lượng hồ sơ để giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội và giúp cho việc học tập của sinh viên chuyên ngành lưu trữ và những người trực tiếp làm công tác lưu trữ

Đề tài giúp Lãnh đạo cơ quan sở cũng như Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử nhận thức được những ưu, nhược điểm, những nguyên nhân tồn tại của chất lượng hồ sơ được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử Thành phố, đồng thời có thể tham khảo để đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này

Chương 2 Thực trạng chất lượng hồ sơ của các sở giao nộp vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội

Trong Chương 2, chúng tôi sẽ giới thiệu khái quát về chức năng, nhiêm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các sở, đặc biệt là tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ tại các sở Đồng thời khảo sát cơ sở vật chất và các nghiệp vụ lưu trữ liên quan đến chất lượng hồ sơ của một số Sở giao nộp vào Lưu trữ lịch sử Thành phố nghiên cứu trong đề tài này Nội dung cần tập trung khảo sát và đánh giá kết quả đạt được và hạn chế này

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng hồ sơ của các sở giao nộp

vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội

Trên cơ sở đã đánh giá được những ưu điểm, hạn chế và thách thức trong việc chuẩn hóa hồ sơ của các sở đã được trình bày tại Chương 2, ở Chương này tác giả mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc chuẩn hóa

hồ sơ giao nộp vào lưu trữ lịch sử Thành phố

Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo, cán bộ, chuyên viên phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của các Sở như Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Văn hóa và thể thao, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Nội vụ,… thuộc thành phố Hà Nội nơi tác giả đến khảo sát để tác giả có những thông tin, tài liệu quý giá đáng tin cậy để hoàn thành nhiệm vụ của đề tài

Do điều kiện thời gian và trình độ bản thân còn nhiều hạn chế nên mặc

dù đã rất cố gắng nhưng chắc chắn luận văn còn có nhiều thiếu sót Với tinh thần học hỏi, tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, đồng nghiệp, bạn bè để đề tài nghiên cứu được hoàn thiện hơn

Luận văn được hoàn thành với sự hướng dẫn của PGS Nguyễn Văn Hàm Nhân đây, tác giả xin cảm ơn sâu sắc đối với các thầy cô giáo, đồng nghiệp đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn./

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CHUẨN HOÁ HỒ SƠ

ĐỂ GIAO NỘP VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI

1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm về hồ sơ

Có thể nói, hồ sơ là một khái niệm đã được nhiều văn bản của Nhà nước như Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, nêu ra và đây là các quy chuẩn về

hồ sơ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân ở nước

ta Trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về

công tác văn thư khái niệm về hồ sơ được định nghĩa như sau “Hồ sơ là một văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản;

cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi; giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân” [13,91] Và

gần đây, tại văn bản pháp lý cao nhất của Nhà nước, Luật Lưu trữ số

01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 giải thích về hồ sơ: “Hồ sơ là một tập tài liệu

có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc

có đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [31,92]

Theo Tiêu chuẩn ISO 15489-1năm 2001, định nghĩa hồ sơ như sau:

“Thông tin do tổ chức hoặc cá nhân tạo lập, tiếp nhận và duy trì để làm bằng chứng và thông báo theo trách nhiệm pháp lý hoặc trong các giao dịch công việc” [38,93]

PGS Vương Đình Quyền trong giáo trình Lý luận và phương pháp công

tác văn thư đưa ra khái niệm như sau: “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có

những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”[29,92]

Như vậy, các khái niệm về hồ sơ nêu trên chưa có sự đồng nhất về nội hàm cũng như cách diễn đạt Vì vậy, để thống nhất ta sử dụng hồ sơ theo khái niệm đã được nêu trong văn bản quy phạm pháp luật cao nhất là Luật Lưu trữ năm 2011

1.1.2 Yêu cầu đối với hồ sơ

Qua khảo cứu các quy định hiện hành của Nhà nước có liên quan đến công tác lập hồ sơ, tác giả nhận thấy, hầu hết các văn bản đều đưa ra những vấn đề chung, cơ bản đối với hồ sơ và lập hồ sơ công việc Để hồ sơ lập ra có chất lượng, đáp ứng tốt nhất yêu cầu về nghiên cứu sử dụng và lưu trữ tài liệu, khi lập hồ sơ cần chú ý bảo đảm các yêu cầu sau:

a Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị

Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị là cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đó Mỗi cơ quan, đơn vị có chức năng, nhiệm vụ nhất định do cơ quan cấp trên có thẩm quyền giao Do đó, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị nào, tất yếu sẽ phản ánh việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó Tại Điểm a, Điều 21 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

có nêu: “Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức” [13,91] Như vậy, yêu cầu này cho đến nay vẫn là

đúng và được coi là tiêu chuẩn, quy chuẩn để thực hiện trong việc lập hồ sơ công việc ở các cơ quan, tổ chức và cá nhân

Ví dụ: Phòng tổ chức cán bộ có chức năng tham mưu lãnh đạo và thực hiện các nhiệm vụ về công tác tổ chức cán bộ Vì vậy, văn bản hình thành trong hoạt động của phòng sẽ phản ánh về các hoạt động tổ chức cán bộ, tổ chức bộ máy như Hồ sơ về bổ nhiệm cán bộ của Nguyễn Văn A làm việc tại

Sở Lao động - Thương binh và Xã hội Hà Nội

b Hồ sơ được lập phải đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc

Nhìn chung, mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua một quá trình hoặc ngắn hoặc dài Nói cách khác, đều có khởi đầu và kết thúc Mỗi văn bản trong hồ sơ tuy có vai trò riêng của nó nhưng chúng có mối quan

hệ mật thiết với nhau Hồ sơ lập ra phải phản ánh vấn đề, sự việc được trọn vẹn và giữ được mối liên hệ lịch sử giữa các văn bản Do vậy, sẽ giúp cho người nghiên cứu tra tìm, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh

Các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc đều có mối liên hệ này mang tính khách quan, chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của con người Hồ sơ lập ra bảo đảm mối liên hệ khách quan của văn bản thì

sẽ phản ánh vấn đề, sự việc được trọn vẹn và giữ được mối liên hệ lịch sử của chúng Có nhiều văn bản của Nhà nước quy định, cụ thể:

Tại Điểm b, Mục 2, Điều 21 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày

08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư có nêu: “Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình

tự giải quyết công việc” [13,91]

Tại Điểm b, mục 4, Điều 3 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp

lưu hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan có nêu “Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ

sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với

nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc”[04,90]

c Các văn bản trong hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng đều:

Trong thực tiễn hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một vấn

đề, sự việc thường hình thành khá nhiều Trong đó có những văn bản có ý nghĩa thực tiễn lâu dài hoặc có giá trị lịch sử, có những văn bản chỉ có ý nghĩa

thực tiễn trong thời gian ngắn, thậm chí có văn bản không còn ý nghĩa gì sau khi vấn đề, sự việc phản ánh trong văn bản đó đã được giải quyết Trong thực

tế, hồ sơ hình thành từ hoạt động của cơ quan, tổ chức phần lớn là các hồ sơ công việc (hồ sơ vấn đề, sự việc, vụ việc…) Bởi vậy, một trong các yêu cầu của hồ sơ là phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, toàn bộ các tài liệu trong

hồ sơ công việc luôn có mối liên hệ mật thiết với nhau, toàn bộ các tài liệu trong hồ sơ mới tạo thành một hồ sơ hoàn chỉnh về thành phần và đảm bảo tính toàn vẹn về thông tin của hồ sơ Tại Điểm c, Mục 2, Điều 21 của Nghị

định 110/NĐ-CP có cũng nêu rõ: “Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều” [13,91]

Ví dụ 1: - Báo cáo tổng kết 6 tháng đầu năm của ngành lao động, thương binh và xã hội năm 2014

- Báo cáo tổng kết của ngành lao động, thương binh và xã hội năm 2014 Trong hai văn bản trên thì văn bản trên có giá trị có thời hạn (20 năm) và khi hết giá trị cần được loại bỏ, văn bản thứ hai có giá trị vĩnh viễn Vì vậy, khi chuẩn hóa hồ sơ thì người thực hiện sẽ phải đưa văn bản thứ hai vào hồ sơ

để thời hạn bảo quản vĩnh viễn

Ví dụ 2: Trong quá trình hoạt động của cơ quan thường có các loại kế hoạch, báo cáo của cơ quan và của các đơn vị trực thuộc Khi lập hồ sơ ta không thể đưa báo cáo tổng kết của cơ quan và của đơn vị trực thuộc vào một

hồ sơ Vì báo cáo tổng kết của cơ quan bao giờ cũng có giá trị cao hơn báo cáo của các đơn vị trực thuộc

d Tài liệu, văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm đúng thể thức hoặc phải

có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao

Giá trị làm bằng chứng pháp lý và giá trị sử liệu của các văn bản không chỉ thể hiện ở nội dung của văn bản mà còn phụ thuộc vào sự đúng đắn của thể thức văn bản Muốn cho hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể làm bằng chứng pháp lý thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm đúng thể thức văn bản do các cơ quan có thẩm quyền quy định

Ví dụ: Đối với văn bản của các cơ quan nhà nước (cụ thể của các sở) ban hành phải có quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu văn bản, địa điểm và thời gian ban hành, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan… nếu thiếu những yếu tố trên, nhất là thiếu yếu tố chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của các sở, sẽ không thể dùng làm bằng chứng pháp lý và trở thành sử liệu đáng tin cậy Hoặc cùng một văn bản có thể có ba bản khác nhau (bản thảo, bản chính và bản sao) Trong trường hợp này thì nên chọn bản chính để lập hồ sơ Vì rằng, bản chính và bản sao nói chung đều có giá trị pháp lý như nhau nhưng dưới góc độ sử liệu học thì bản chính có độ chính xác cao hơn, còn bản thảo là văn bản hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản để tiến tới ban hành, còn thiếu nhiều yếu tố về thể thức nên không có giá trị pháp lý Tại Điểm b, Mục 4, Điều 3 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và

nộp lưu hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan có nêu: “Văn bản, tài liệu trong mỗi

hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc”[04,90]

e Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đầy đủ

Một hồ sơ đảm bảỏ chất lượng thì hồ sơ đó phải đảm bảo đầy đủ các văn bản tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó Để biết được sự thiếu hay đủ, chúng ta phải xác định được thành phần trong hồ sơ gồm có những loại văn bản, tài liệu gì, bao nhiêu văn bản, tài liệu Văn bản, tài liệu trong hồ sơ đầy đủ thì hồ sơ đó sẽ phản ánh được sự đầy đủ, chân thực

và trọn vẹn của toàn bộ quá trình hoặc một phần của quá trình giải quyết vấn

đề, sự việc Vì vậy, việc nghiên cứu và xác định rõ yêu cầu tiêu chuẩn sự đầy

đủ tài liệu trong việc lập hồ sơ hiện hành là cần thiết để nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan, tổ chức Tại Điều 15 của Thông

tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý

văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan có nêu “Mỗi

cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tuơng ứng đã mở, kể các tài liệu phim, ảnh, ghi âm; Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc” [04,90]

Ví dụ: Một hồ sơ về việc xin chủ trương đầu tư xây dựng công trình sẽ gồm có các tài liệu như: Báo cáo đầu tư (báo cáo nghiên cứu tiền khả thi), văn bản của cơ quan thẩm định (nếu có), văn bản về chủ trương đầu tư dự án, công trình xây dựng, tài liệu khác có liên quan

g Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ và chính xác

Khi lập hồ sơ cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và ngoài bìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung của các văn bản trong hồ

sơ để tra cứu được nhanh chóng và thuận tiện Biên mục hồ sơ tuy là công việc không quá khó khăn, phức tạp nhưng thường tốn nhiều thời gian và công sức…

Nội dung của công tác biên mục gồm:

- Đánh số trang: Để cố định thứ tự văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, bảo đảm tài liệu không bị thất lạc, mất mát, thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm tài liệu

- Viết mục lục văn bản: Để thống kê và cố định thứ tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ tạo thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm tài liệu

- Viết chứng từ kết thúc: Để kiểm tra, bảo quản, tránh việc bị đánh tráo tài liệu trong hồ sơ, đồng thời theo dõi được tình trạng vật lý của tài liệu để có biện pháp xử lý kịp thời

- Viết bìa hồ sơ: Viết đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết trên bìa hồ

sơ tạo thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm

1.1.3 Khái niệm về lập hồ sơ

Cùng với khái niệm “Hồ sơ” là khái niệm “Lập hồ sơ cũng có nhiều định nghĩa như sau:

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định công tác văn thư định nghĩa khái niệm lập hồ sơ như

sau: “Là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định” [09,90]

Theo tác giả PGS Vương Đình Quyền tại giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư do NXB Chính trị Quốc gia xuất bản năm 2007 định

nghĩa lập hồ sơ như sau: “Là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học” [29,92]

Theo Luật lưu trữ năm 2011 thì “ Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”

[27,92]

Như vậy, lập hồ sơ trước hết phải khẳng định đó là một công việc rất quan trọng, công việc đó là tập hợp và sắp xếp các tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc của một cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ

và sắp xếp chúng theo một trật tự khoa học nhất định có thể là theo vấn đề, sự việc theo các đặc điểm khác nhau của tài liệu

1.1.4 Khái niệm chuẩn hóa và chuẩn hóa hồ sơ

Để tìm hiểu được khái niệm chuẩn hoá hồ sơ chúng ta phải tìm hiểu một

số khái niệm liên quan như khái niệm chuẩn, tiêu chuẩn, chuẩn hóa, tiêu chuẩn hoá

- Khái niệm về chuẩn

Theo Đại Từ điển tiếng Việt có giải thích: Chuẩn được hiểu là“cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu” tức là lấy kích thích thước đó để làm chuẩn

đối chiếu, so sánh Chuẩn là đúng với những điều đã quy định

- Khái niệm Tiêu chuẩn:

Tiêu chuẩn có nhiều định nghĩa khác nhau, thay đổi theo thời gian, phản ánh quan điểm khác nhau về tiêu chuẩn:

Theo từ điển Tiếng Việt online: “Tiêu chuẩn là những điều được quy định dùng làm chuẩn để phân loại đánh giá”

Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) đưa ra một định nghĩa tiêu chuẩn,

được nhiều quốc gia, tổ chức công nhận rộng rãi, định nghĩa như sau: “Tiêu chuẩn là tài liệu được thiết lập bằng cách thoả thuận và do một cơ quan được thừa nhận phê duyệt nhằm cung cấp những quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ tối ưu trong một khung cảnh nhất định”[27,92]

Nghị định số 141/HĐBT, ngày 24/8/1982 của Hội đồng Bộ trưởng ban

hành Điều lệ về Tiêu chuẩn hoá có giải thích “Tiêu chuẩn là những quy định thống nhất và hợp lý được trình bày dưới dạng văn bản pháp chế kỹ thuật, xây dựng theo một thể thức nhất định, do một cơ quan có thẩm quyền ban hành để bắt buộc hoặc khuyến khích áp dụng cho các bên liên quan Quy phạm, quy trình là một dạng tiêu chuẩn” [21,91]

Tại điểm 1, Điều 3 của Luật số 68/2006/QH ngày 29/6/2006 về Tiêu

chuẩn và quy trình kỹ thuật có định nghĩa như sau: “Tiêu chuẩn là quy định

về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố dưới dạng văn bản để

tự nguyện áp dụng” [27,92]

- Khái niệm chuẩn hóa và tiêu chuẩn hóa

Theo Đại từ điển tiếng Việt: “chuẩn hoá là xác lập chuẩn mực” còn theo

Từ điển tiếng Việt tường giải và liên tưởng thì “Tiêu chuẩn hoá là làm cho trở thành mẫu mực chính xác” Trong từ điển Từ và ngữ Hán Việt, cụm từ “Tiêu chuẩn hoá” được hiểu là “làm cho đúng với tiêu chuẩn đã quy định”

Theo Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) đưa ra khái niệm như sau:

“Tiêu chuẩn hóa là một hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng chung

và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định”[38,93]

Như vậy, xét về nội dung thi khái niệm chuẩn hoá và tiêu chuẩn hoá có điểm chung đều là quá trình làm cho cái gì đó trở thành chuẩn mực hay nói cách khác là hoạt động bao gồm việc tạo ra những chuẩn mực (ở mức độ khác nhau), phổ biến và hướng dẫn để các hoạt động, công việc tuân theo chuẩn mực đã xác định và kiểm tra, đánh giá, xử lý vi phạm khi không thực hiện đúng như chuẩn mực Tuy nhiên, khái niệm “chuẩn hóa” rộng hơn “Tiêu chuẩn hóa”, hay nói cách khác, tiêu chuẩn hóa là một trong các biện pháp phổ biến để chuẩn hóa các công việc và hoạt động

Để chuẩn hóa các công việc và hoạt động, việc trước tiên là phải tạo ra, ban hành các chuẩn mực Tùy theo điều kiện, các chuẩn mực có thể được xây dựng ở những mức độ khác nhau như: yêu cầu, tiêu chuẩn, quy chuẩn

Ví dụ: Hiện nay, vấn đề chuẩn hóa hồ sơ ở Việt Nam mới dừng ở mức quy định các yêu cầu đối với hồ sơ (theo Điều 21, Nghị định 110/NĐ - CP về Công tác văn thư) và ban hành Tiêu chuẩn bìa hồ sơ

Như vậy, vấn đề chuẩn hóa chất lượng hồ sơ nói chung và hồ sơ giao nộp vào lưu trữ lịch sử nói riêng mới được chuẩn hóa ở mức thấp (các yêu cầu) Điều này ít nhiều gây khó khăn cho các lưu trữ lịch sử khi thu thập, tiếp nhận các hồ sơ từ nguồn nộp lưu Vì vậy, theo tác giả, cần nghiên cứu để làm

rõ các yêu cầu của hồ sơ thành các tiêu chuẩn cụ thể hơn

- Khái niệm chuẩn hóa hồ sơ

Từ những phân tích trên đây, theo tác giả, khái niệm “Chuẩn hóa hồ sơ” được hiểu là “những biện pháp của các cơ quan chức năng, nhằm xây dựng các chuẩn mực (ở mức yêu cầu, tiêu chuẩn) và ban hành, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chuẩn mực đó để đảm bảo và nâng cao chất lượng hồ sơ”

1.2 Tầm quan trọng của chuẩn hóa hồ sơ

Việc chuẩn hoá có ý nghĩa vô cùng quan trọng, nếu hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức được chuẩn hoá thì cán bộ, công chức có thể lập hồ sơ theo độ chuẩn đó

Chuẩn hóa hồ sơ sẽ phản ánh chính xác đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị đã sản sinh ra tài liệu

Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị là cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan Văn bản, tài liệu thuộc mỗi hồ sơ sẽ được thu thập, sắp xếp, tránh để lẫn lộn hay đưa các văn bản không đúng vấn đề vào hồ sơ Đồng thời, hồ sơ đã được chuẩn hóa sẽ phản ánh đúng trình tự giải quyết công việc

và mối liên hệ khách quan giữa các văn bản Do đó, góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ được lập, làm gọn nhẹ khối tài liệu của cơ quan, đơn vị

Chuẩn hóa hồ sơ sẽ giúp cho việc tra tìm tài liệu văn bản trong hồ sơ một cách hệ thống và đầy đủ

Khi hồ sơ được chuẩn hóa và lập theo đúng phương pháp thì Lãnh đạo

cơ quan và mỗi cán bộ, chuyên viên, viên chức khi cần tra tìm hồ sơ, tài liệu

sẽ được thực hiện nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời và tiết kiệm thời gian; quản

lý một cách khoa học, lưu giữ được những hồ sơ, tài liệu có giá trị Do đó, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của mỗi cán bộ, công chức, viên nói riêng và toàn bộ cơ quan nói chung

Hồ sơ được chuẩn hóa sẽ là nguồn sử liệu tin cậy để nghiên cứu lịch sử

cơ quan nói riêng, lịch sử địa phương, đất nước nói chung

Bên cạnh những giá trị thực tiễn, tài liệu, văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của các sở là nguồn sử liệu hết sức quý giá Nguồn thông tin này rất cần thiết cho việc nghiên cứu và biên soạn lịch sử đất nước, lịch sử ngành, lĩnh vực, lịch sử bộ máy một cách chính xác, chân thực Tuy mỗi cơ quan có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và

có giá trị pháp lý rất cao Vì tài liệu lưu trữ là văn tự chính xác (bản chính, bản gốc), nội dung phản ánh trung thực quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, văn hoá, xã hội và cung cấp những thông tin quá khứ Nhờ vậy, nó phục vụ đắc lực cho việc giáo dục truyền thống tốt đẹp của các thế hệ đi trước cho các thế hệ sau tiếp nối truyền thống cao đẹp của cha anh

Chuẩn hóa thành phần hồ sơ giúp cho quản lý văn bản được chặt chẽ

Văn bản được tập hợp đầy đủ, cán bộ chuyên môn xác định văn bản đó thuộc hồ sơ nào và tiến hành lập hồ sơ đầy đủ thì sẽ không xảy ra tình trạng lộn xộn văn bản giữa các hồ sơ Do đó, chúng ta có thể nắm được thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan; cán bộ lưu trữ sẽ không mất nhiều thời gian cho việc chỉnh lý lại hồ sơ, phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu được nhanh chóng, kịp thời, chính xác Điều đặc biệt quan trọng hơn nữa, việc chuẩn hoá hồ sơ sẽ hạn chế được một khối lượng khá lớn tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị mà trước đây đều giao nộp vào kho lưu trữ gây tốn diện tích kho để bảo quản và nhân lực để quản lý khối tài liệu này Đồng thời, góp phần giữ gìn bí mật của Nhà nước nói chung và bí mật của cơ quan nói riêng

Trong thời đại công nghệ thông tin, việc chuẩn hóa hồ sơ là cơ sở quan trọng để thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lập hồ sơ và

quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Với kết quả là các hồ sơ điện tử khi giao nộp vào lưu trữ góp một phần không nhỏ

và tạo tiền đề vững chắc để hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ sau này

1.3 Thẩm quyền và trách nhiệm giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử Thành phố

1.3.1 Khái quát về Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội

1.3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ

Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội tiền thân là Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Ngày 15/6/1998, UBND thành phố Hà Nội đã ban hành Quyết định số 14/1998/QĐ-UB về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực thuộc Văn phòng UBND thành phố

Hà Nội Ngày 10/12/2003 UBND thành phố Hà Nội đã ban hành Quyết định

số 171/2003/QĐ-UBND xác định lại chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực thuộc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội với chức năng giúp UBND Thành phố quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật

Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội được thành lập theo Quyết định số 4415/QĐ-UBND ngày 09/9/2010 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ và Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội Chi cục có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND Thành phố quản quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của Thành phố; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch

sử của Thành phố và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật Hiện nay, Chi cục có 02 phòng chuyên môn, nghiệp vụ và 01 Trung tâm Lưu trữ lịch sử

Ngày 14/9/2015, UBND thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số 4621/QĐ-UBND về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi

cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội Theo đó, Trung tâm Lưu

trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ được thành lập trên cơ sở tách, chuyển chức năng, nhiệm vụ của 03 Phòng Thu thập - Chỉnh

lý tài liệu, Bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ, Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ từ Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố là đơn vị sự nghiệp công lập, có

tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theo quy định của pháp luật Trụ sở của Trung tâm đặt tại số 20 phố Huỳnh Thúc Kháng, phường Láng Hạ, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội (nằm trong Trụ sở của Chi cục Văn thư - Lưu trữ) UBND Thành phố giao Giám đốc Sở Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ theo quy định hiện hành

1.3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Thành phố

Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội là đơn vị sự nghiệp công lập có thu

do ngân sách Nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động, là đơn vị trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội Vụ; có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theo quy định của pháp luật và sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ về công tác lưu trữ của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước

a Vị trí, chức năng:

- Giúp Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của Thành phố và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ

theo quy định của pháp luật;

- Trung tâm Lưu trữ lịch sử chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, đồng thời chịu sự hướng dẫn

về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc

Bộ Nội Vụ

b Nhiệm vụ, quyền hạn:

* Giúp chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện nhiệm vụ sau:

- Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Thành phố;

- Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp; lập kế hoạch thu thập tài liệu; thống nhất với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu;

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu giao nộp;

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu, tổ chức công bố, trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ theo qui định của pháp luật;

- Sưu tầm tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ theo quy định và trên cơ

sở hòa thuận

* Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo qui định của pháp luật:

- Chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ;

- Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ;

- Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ khác theo qui định của pháp luật

* Quản lý tài chính, tài sản, trang thiết bị của Trung tâm theo qui định của pháp luật và theo phân cấp của Sở Nội vụ

* Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ

c Cơ cấu tổ chức bộ máy:

- Ban lãnh đạo Trung tâm: Giám đốc, 02 Phó Giám đốc

- Tổ Nghiệp vụ Lưu trữ: 11 viên chức

- Tổ Hành chính và Dịch vụ: 05 viên chức

d Phân công nhiệm vụ:

- Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ và trước pháp luật về việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử;

- Phó Giám đốc Trung tâm là người giúp Giám đốc phụ trách, theo dõi, chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công Khi Giám đốc vắng mặt, Giám đốc ủy nhiệm cho một Phó Giám đốc điều hành các hoạt động của Trung tâm;

- Lãnh đạo Trung tâm trực tiếp phụ trách các tổ trong Trung tâm;

- Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ chính sách khác đối với Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm do Chi cục trưởng quyết định theo quy chế của

Sở Nội vụ và quy định hiện hành

1.3.2 Thẩm quyền thu thập hồ sơ, tài liệu của Trung tâm lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội

Theo Luật lưu trữ năm 2011quy định: “Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử” [28, 92] Cụ thể, Điều 21 Luật Lưu trữ quy định

hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, trong thời hạn giao nộp là 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc Như vậy, cơ quan, tổ chức, địa phương có trách nhiệm giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện

Điều 2 của Luật Lưu trữ năm 2011 quy định lưu trữ lịch sử được giao thẩm quyền thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan tức là từ Danh mục các cơ quan,

tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào một lưu trữ có lịch sử có thẩm quyền và

từ các nguồn khác Lưu trữ lịch sử là lưu trữ cố định, đây là các lưu trữ có nhiệm vụ quan trọng bảo vệ, giữ gìn và đưa ra sử dụng những tài liệu có giá trị lâu dài, giá trị lịch sử, quản lý chặt chẽ Tuy nhiên, nhiệm vụ đưa các tài liệu đó ra sử dụng lại được đặt thành vấn đề cần thiết chứ không phải chỉ giữ chúng trong kho Để thu thập được đầy đủ sẽ có cơ sở cho sự hoạt động của các cơ quan lưu trữ, phục vụ được các nhu cầu khai thác sử dụng của công dân đem lại lợi ích cho nhà nước và cá nhân Tất cả các cơ quan nằm trong danh sách nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của nhà nước đều có trách nhiệm chuẩn bị và giao nộp tài liệu đúng hạn và đảm bảo chất lượng Đó chính là danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, các cơ quan này thuộc khu vực thẩm quyền thu thập của lưu trữ lịch sử

Phạm vi thu thập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ lịch sử

- Từ các lưu trữ cơ quan thuộc danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch

sử do nhà nước quy định tại thông tư 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 về hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp Đây là nguồn thu thập thường xuyên và quan trọng nhất

- Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng, cho, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ;

Ngoài các nguồn thu theo quy định của nhà nước các lưu trữ lịch sử còn được bổ sung tài liệu từ những nguồn như:

- Từ các ngành khác: bảo tàng, thư viện, lịch sử có mối quan hệ với ngành lưu trữ;

- Từ các cá nhân, gia đình, dòng họ trong và ngoài nước cần lưu giữ được những tài liệu có ý nghĩa lịch sử của quốc gia

1.4 Trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố

Thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011, Thông tư 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 về hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp và Công văn số 2212/SNV-CCVTLT ngày 12/9/2016 của Sở Nội vụ Hà Nội về việc hướng dẫn thực hiện giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch

sử, cụ thể như sau:

1.4.1 Trách nhiệm của các sở

Luật lưu trữ quy định trong Khoản 3 Điều 10: “Giao nộp tài liệu lưu trữ

có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức” [28,92] Trường hợp cơ quan sở muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã

đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lưu trữ lịch sử

có thẩm quyền thu thập;

Trách nhiệm của các sở trong việc giao nộp tài liệu lưu trữ:

- Phân loại, lập hồ sơ, lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

- Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điều 18 của Luật Lưu trữ;

- Hội đồng xác định giá trị tài liệu của các sở xem xét, thông qua Mục lục

hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định;

- Gửi hồ sơ đề nghị Sở Nội vụ thẩm định (gồm Tờ trình, Quyết định, Biên bản họp, Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu);

- Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Trung tâm lưu trữ lịch sử;

- Vận chuyển tài liệu đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử để giao nộp

Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội Giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

gồm: Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu nộp lưu: cơ sở dữ liệu quản lý và tra cứu tìm hồ sơ (file excel, phông chữ Unicode - times new Roman)

1.4.2 Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử Thành phố

- Xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu, báo cáo Chi cục văn thư - Lưu trữ để trình Sở nội vụ xem xét, quyết định;

- Phối hợp với lưu trữ hiện hành kiểm tra để đảm bảo tính chuẩn xác về giá trị của tài liệu để lựa chọn thu thập vào lưu trữ lịch sử;

- Hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu để giao nộp;

- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;

- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”

Việc thực hiện các nghiệp vụ thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào các lưu trữ theo sự hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Cụ thể:

- Trình cơ quan có thẩm quyền và lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục

cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử;

Có thể nói, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức (các sở) vào Lưu trữ lịch sử Thành phố là một nhiệm vụ tất yếu thường xuyên của kho lưu trữ, nó đóng vai trò quyết định thành phần và chất lượng tài liệu trong

phông lưu trữ; làm tốt công này là góp phần thúc đẩy sự phát triển của công tác lưu trữ; làm phong phú thành phần phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; phục

vụ tốt cho hoạt động lãnh đạo, quản lý hàng ngày của cơ quan, tổ chức và tạo nên một cơ sở sử liệu tốt để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu

Tiểu kết chương 1

Trong Chương một, tác giả đã hệ thống hóa khái quát những vấn đề chung về cơ sở lý luận và thực tiễn về chuẩn hóa hồ sơ để giao nộp của các sở vào lưu trữ lịch sử Qua đó, có thể khẳng định rằng, việc chuẩn hóa chất lượng hồ sơ giữ một vai trò quan trọng trong việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử Tuy nhiên, với những ý nghĩa thiết thực của việc chuẩn hóa này thì chúng ta cần tổ chức đánh giá lại hệ thống các văn bản quy định của nhà nước

về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ là rất quan trọng Thông qua việc đánh giá này, phát hiện những vấn đề gì đã được quy định chuẩn để quán triệt thực hiện, vấn đề gì đã được quy định nhưng chưa triệt để kiến nghị

cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản pháp quy, quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử Đây là nội dung sẽ được tác giả phân tích ở chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG HỒ SƠ CỦA CÁC SỞ GIAO NỘP VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Để xác định thực trạng chất lượng hồ sơ của các sở giao nộp vào lưu trữ lịch sử Thành phố, trước hết cần phải khảo sát, tìm hiểu tình hình hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử Thành phố thông qua thực tế ở một số Sở cụ thể Để thực hiện những vấn đề nói trên, tác giả cần nghiên cứu tìm hiểu rõ một số nội dung như: vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các sở; thành phần nội dung tài liệu của các sở và công tác lập hồ sơ của các sở; đặc biệt là chất lượng hồ sơ của các sở giao nộp vào Lưu trữ lịch sử thành phố

y ban nhân dân cấp tỉnh, Chủ tịch y ban nhân dân cấp tỉnh

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của các sở

- Trình y ban nhân dân cấp tỉnh:

+ Dự thảo quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao;

+ Dự thảo văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của sở; về điều kiện, tiêu chuẩn, chức danh đối với Trưởng, Phó các đơn vị thuộc sở; Trưởng, Phó trưởng phòng chuyên môn thuộc y ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh trong phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý

- Trình Chủ tịch y ban nhân dân cấp tỉnh:

Dự thảo quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các tổ chức, đơn vị của sở theo quy định của pháp luật; quyết định, chỉ thị cá biệt thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch y ban nhân dân cấp tỉnh

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao

- Tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm về giám định, đăng ký, cấp giấy phép, văn bằng, chứng chỉ thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của cơ quan chuyên môn cấp tỉnh theo quy định của pháp luật và theo phân công hoặc ủy quyền của y ban nhân dân cấp tỉnh

- Giúp y ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, các hội và các tổ chức phi chính phủ thuộc các lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật

- Thực hiện hợp tác quốc tế về ngành, lĩnh vực quản lý và theo phân công hoặc ủy quyền của y ban nhân dân cấp tỉnh

- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc ngành, lĩnh vực quản lý đối với cơ quan chuyên môn thuộc y ban nhân dân cấp huyện và chức danh chuyên môn thuộc y ban nhân dân cấp xã

- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học - kỹ thuật và công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước

và chuyên môn nghiệp vụ

- Kiểm tra, thanh tra theo ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách đối với tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện các quy định của pháp luật; giải

quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật

và theo sự phân công hoặc ủy quyền của y ban nhân dân cấp tỉnh

- Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng, phòng chuyên môn nghiệp vụ, chi cục và đơn vị sự nghiệp công lập thuộc sở, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của sở theo hướng dẫn chung của

Bộ quản lý ngành, lĩnh vực và theo quy định của y ban nhân dân cấp tỉnh

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức,

vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; thực hiện chế độ tiền lương và chính sách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, viên chức và lao động thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật và theo sự phân công hoặc ủy quyền của y ban nhân dân cấp tỉnh

- Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính được giao theo quy định của pháp luật và theo phân công hoặc ủy quyền của y ban nhân dân cấp tỉnh

- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao với y ban nhân dân cấp tỉnh, các Bộ, cơ quan ngang Bộ

- Thực hiện nhiệm vụ khác do y ban nhân dân, Chủ tịch y ban nhân dân cấp tỉnh giao và theo quy định của pháp luật

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của các sở

- Người đứng đầu các sở là Giám đốc Sở chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của cơ quan chuyên môn do mình phụ trách

+ Các sở thuộc UBND cấp tỉnh làm việc theo chế độ thủ trưởng

+ Căn cứ các quy định của pháp luật và phân công của y ban nhân dân cấp tỉnh, Giám đốc Sở ban hành Quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của cơ quan và chỉ dạo, kiểm tra việc thực hiện quy định đó

+ Giám đốc Sở chịu trách nhiệm về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và các công việc được UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh phân công hoặc ủy quyền, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và chịu trách nhiệm khi để xảy ra tham nhũng, gây thiệt hại trong tổ chức, đơn vị thuộc quyền quản lý của mình; báo cáo với y ban nhân dân, Chủ tịch y ban nhân dân cấp tỉnh, Bộ, cơ quan ngang Bộ về tổ chức, hoạt động của cơ quan mình; xin ý kiến về những vấn đề vượt quá thẩm quyền và báo cáo công văn trước Hội đồng nhân dân và y ban nhân dân cấp tỉnh khi có yêu cầu, phối hợp với Giám đốc cơ quan chuyên môn khác và người đứng đầu tổ chức chính trị - xã hội cùng cấp để giải quyết các vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình

- Phó Giám đốc Sở là người giúp giám đốc sở chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc sở và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công Khi Giám đốc vắng mặt, một Phó Giám đốc sở được Giám đốc ủy nhiệm điều hành các hoạt động của cơ quan chuyên môn cấp tỉnh

- Số lượng Phó Giám đốc Sở không quá 03 người; riêng số lượng Phó giám đốc các sở thuộc y ban nhân dân thành phố Hà Nội

- Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách đối với Giám đốc

và Phó Giám đốc sở do Chủ tịch y ban nhân dân cấp tỉnh quyết định theo quy định của pháp luật

- Cơ cấu tổ chức của các sở thuộc y ban nhân dân cấp tỉnh gồm có: Văn phòng

Thanh tra

Phòng nghiệp vụ

Chi cục

Đơn vị sự nghiệp

2.2 Thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu của các sở

Trong quá trình hoạt động, các sở đã hình thành một khối lượng tài liệu tương đối lớn, phản ánh chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan trên từng lĩnh vực được phân công phục trách quản lý

Khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các sở gồm tài liệu của cơ quan chủ quản ngành, của UBND Thành phố, của chính cơ quan và của các cơ quan ngang cấp, cấp dưới gửi tới Có thể khái quát tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các sở như sau:

Tài liệu của các cơ quan trung ương và cơ quan chủ quản ngành

Bộ phận tài liệu này là những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn của mình theo hệ thống ngành, bao gồm các loại văn bản như: Quyết định, chỉ thị, thông tư, kế hoạch, thông báo,…

Các sở chịu sự chỉ đạo, quản lý thống nhất của ngành về lĩnh vực công tác từ trung ương đến địa phương và chịu sự chỉ đạo về chuyên môn, nghiệp

vụ của các bộ, ngành, vì vậy mà trong quá trình hoạt động của mình, các sở thường xuyên nhận được các văn bản từ các cơ quan trung ương và cơ quan chủ quản ngành gửi xuống Đây là một bộ phận quan trọng và chiếm một tỉ lệ tương đối lớn trong phông lưu trữ của các sở

Tài liệu của UBND Thành phố

Là loại cơ quan chịu sự chỉ đạo và quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND Thành phố nên các sở thường xuyên nhận được các văn bản từ UBND Thành phố trong quá trình hoạt động của mình

Các văn bản của UBND gửi cho các sở đó chính là những quyết định phê duyệt các dự án, đề án, tờ trình…hoặc để chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ công tác của các sở Các văn bản đó là gồm các loại như: Quyết định, chỉ thị, thông báo, báo cáo và các công văn khác

Tài liệu do cơ quan sở ban hành

Đây là bộ phận tài liệu chủ yếu, chiếm khối lượng lớn trong số tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan phản ánh quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình

Mỗi sở được phân công một hoặc một số mặt công tác trên địa bàn Thành phố Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan này là tương đối đa dạng, ngoài các văn bản hành chính như: Quyết định, kế hoạch,

tờ trình, báo cáo, thông báo và các loại công văn khác còn có một khối lượng khá lớn những tài liệu về chuyên môn chứa đựng trong các loại hình tài liệu như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình Tài liệu hình thành ở các cơ quan chuyên môn của UBND Thành phố là nguồn cung cấp thông tin về từng lĩnh vực hoạt động của Thành phố một cách cụ thể và có hệ thống

* Thành phần tài liệu lưu trữ của các sở

Tài liệu lưu trữ hình thành tại các sở của Thành phố được chia thành từng nhóm cụ thể:

- Tài liệu hành chính tổng hợp gồm những hồ sơ, tài liệu mang tính chất tổng hợp chung về các mặt của cơ quan (chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác của cơ quan và các đơn vị trực thuộc…);

- Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê;

- Tài liệu về kế hoạch tài chính (gồm tờ trình đề nghị phê duyệt kế hoạch, thu chi ngân sách, báo cáo dự trù, kiểm tra và công khai tài chính…);

- Tài liệu về tổ chức, cán bộ;

- Tài liệu về hợp tác quốc tế;

- Tài liệu thi đua, khen thưởng;

- Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ;

- Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ;

- Tài liệu tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan