Chuẩn hóa chất lượng hồ sơ của các sở giao nộp vào lưu trữ lịch sử thành phố hà nội qua thực tiễn một số sở thuộc UBND thành phố hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Đặng Thị Hồng Quyên CHUẨN HÓA CHẤT LƯỢNG HỒ SƠ CỦA CÁC SỞ GIAO NỘP VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI (QUA THỰC TIỄN MỘT SỐ SỞ THUỘC UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI) LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC HÀ NỘI - 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Đặng Thị Hồng Quyên CHUẨN HÓA CHẤT LƯỢNG HỒ SƠ CỦA CÁC SỞ GIAO NỘP VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI (QUA THỰC TIỄN MỘT SỐ SỞ THUỘC UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI) Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn khoa học: PGS Nguyễn Văn Hàm XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Giáo viên hướng dẫn Chủ tịch hội đồng chấm luận văn thạc sĩ khoa học PGS Nguyễn Văn Hàm TS Nguyễn Liên Hương HÀ NỘI - 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu riêng tơi Trong luận văn có tham khảo số kết nghiên cứu nhà khoa học, bạn học viên, khóa luận tốt nghiệp, luận văn khóa trƣớc Cơng trình chƣa đƣợc tác giả công bố Ngƣời cam đoan Đặng Thị Hồng Quyên MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Các nguồn tƣ liệu tham khảo Phƣơng pháp nghiên cứu 10 Đóng góp đề tài 11 10 Bố cục đề tài 11 Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CHUẨN HOÁ HỒ SƠ ĐỂ GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 13 1.1 Một số khái niệm 13 1.1.1 Khái niệm hồ sơ 13 1.1.2 Yêu cầu hồ sơ 14 1.1.3 Khái niệm lập hồ sơ 19 1.1.4 Khái niệm chuẩn hóa chuẩn hóa hồ sơ 19 1.2 Tầm quan trọng chuẩn hóa hồ sơ 22 1.3 Thẩm quyền trách nhiệm giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ lịch sử Thành phố 24 1.3.1 Khái quát Lƣu trữ lịch sử thành phố Hà Nội 24 1.3.2 Thẩm quyền thu thập hồ sơ, tài liệu Trung tâm lƣu trữ lịch sử thành phố Hà Nội 27 1.4 Trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử thành phố Hà Nội 28 1.4.1 Trách nhiệm sở 29 1.4.2 Trách nhiệm Lƣu trữ lịch sử Thành phố 30 Chƣơng THỰC TRẠNG CHẤT LƢỢNG HỒ SƠ CỦA CÁC SỞ GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 32 2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức sở 32 2.1.1 Vị trí chức sở 32 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn sở 32 2.1.3 Cơ cấu tổ chức chế độ làm việc sở 34 2.2 Thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu sở 35 2.3 Công tác lập hồ sơ hành sở 41 2.4 Khảo sát, đánh giá chất lƣợng hồ sơ sở giao nộp vào lƣu trữ lịch sử Thành phố (qua thực tế số Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội) 47 2.4.1 Những quy định Nhà nƣớc UBND Thành phố lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ 47 2.4.2 Cơ sở vật chất tình hình bảo quản tài liệu Kho lƣu trữ lịch sử Thành phố số Sở 50 2.4.3 Kết thu thập tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử Thành phố 51 2.4.4 Thực trạng chất lƣợng hồ sơ sở giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử Thành phố 52 2.5 Đánh giá kết hạn chế 59 2.5.1 Ƣu điểm 59 2.5.2 Tồn tại, hạn chế 61 2.5.3 Nguyên nhân tồn tại, hạn chế 62 Chƣơng GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG HỒ SƠ CỦA CÁC SỞ GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 66 3.1 Mục tiêu chất lƣợng hồ sơ, tài liệu nộp vào Lƣu trữ lịch sử thành phố Hà Nội 65 3.2 Nhóm giải pháp chung 65 3.2.1 Hoàn chỉnh văn hồ sơ, lập hồ sơ, chuẩn hóa hồ sơ 65 3.2.2 Tăng cƣờng công tác tuyên truyền, phổ biến, quán triệt trách nhiệm lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan lƣu trữ lịch sử 67 3.2.3 Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo cán bộ, công chức trách nhiệm lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ quan, lƣu trữ lịch sử 68 3.2.4 Cơ sở vật chất 70 3.3 Nhóm giải pháp cụ thể 70 3.3.1 Tập huấn hƣớng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ chuẩn hóa hồ sơ 70 3.3.2 Tăng cƣờng công tác kiểm tra, định kỳ đột xuất đơn vị, cá nhân công tác lập hồ sơ hành kiểm soát hồ sơ có giá trị pháp lý cao để nộp vào lƣu trữ lịch sử Thành phố 72 3.3.3 Thực tốt nghiêm túc công tác khen thƣởng, kỷ luật công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan lƣu trữ lịch sử 72 3.3.4 Xây dựng hƣớng dẫn tiêu chuẩn chất lƣợng hồ sơ 73 3.3.5 Củng cố lƣu trữ quan làm tiền đề cho công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ lịch sử Thành phố 84 KẾT LUẬN 85 TÀI LIỆU THAM KHẢO 87 PHỤ LỤC 88 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cơng tác lƣu trữ có vai trị quan trọng quan hành nhà nƣớc nói chung Lƣu trữ lịch sử thành phố Hà Nội nói riêng Cơng tác lƣu trữ đời đòi hỏi khách quan với việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu quan, đơn vị Nó ngành hoạt động công tác quản lý nhà nƣớc, đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Nhận thức đƣợc ý nghĩa quan trọng tài liệu lƣu trữ, từ ngày đầu Nhà nƣớc dân chủ nhân dân, Đảng Nhà nƣớc ta ban hành nhiều văn đạo công tác lƣu trữ Trƣớc hết, phải kể đến Thông đạt số 1C/ VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 Chủ tịch Chính phủ Lâm thời Hồ Chí Minh gửi ơng Bộ trƣởng, khẳng định: “ Tài liệu có giá trị đặc biệt phƣơng diện kiến thiết Quốc gia” Qua đây, thấy rằng, từ sớm, Nhà nƣớc ta nhận thức đƣợc tầm quan trọng tài liệu lƣu trữ công tác lƣu trữ Bƣớc đầu Đảng Nhà nƣớc có chủ trƣơng, biện pháp để thu thập bảo quản tài liệu lƣu trữ, tạo điều kiện cho tập trung quản lý thống tài liệu lƣu trữ sau Trong năm qua, hệ thống văn quy phạm pháp luật lƣu trữ đƣợc hoàn thiện, đặc biệt từ Luật Lƣu trữ năm 2011 có hiệu lực thực thi, tạo sở pháp lý để bƣớc nâng cao chất lƣợng, hiệu lực, hiệu quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho Lƣu trữ lịch sử Thành phố việc thu thập tài liệu, theo góp phần không nhỏ nâng cao hiệu việc tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ đáp ứng đƣợc nhu cầu sử dụng tài liệu đối tƣợng độc giả Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan, lƣu trữ lịch sử quan, tổ chức có chuyển biến tích cực Lập hồ sơ tốt giúp lƣu trữ lại đầy đủ chứng q trình giải cơng việc, qua trực tiếp giúp cán bộ, chuyên viên theo dõi đƣợc trình tự diễn biến trình giải quyết, xử lý cơng việc đƣợc mạch lạc, có Hơn nữa, hồ sơ đƣợc lập đầy đủ giúp cho quan, tổ chức quản lý công việc đƣợc tốt Chất lƣợng hồ sơ đƣợc lập giao nộp vào lƣu trữ quan định chất lƣợng hồ sơ có giá trị lƣu trữ nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử sau này; giảm bớt đầu tƣ nhân lực kinh phí cho việc chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lƣu trữ Tài liệu lƣu trữ quan Lƣu trữ lịch sử, tổ chức từ trung ƣơng đến địa phƣơng bƣớc đƣợc phân loại, chỉnh lý, bảo quản an toàn phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả, góp phần quan trọng phát triển kinh tế - xã hội Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt đƣợc tồn số hạn chế, công tác lƣu trữ nhƣ việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ quan, Lƣu trữ lịch sử nhiều hạn chế, bất cập; thực quy định pháp luật lập hồ sơ công việc nhiều quan, tổ chức trung ƣơng, địa phƣơng chƣa nghiêm Ý thức số công chức, viên chức lập hồ sơ công việc chƣa cao; Số lƣợng hồ sơ, tài liệu nộp lƣu chƣa đủ so với công việc giải quan, đơn vị Các hồ sơ thu lập hồ sơ nhƣng chƣa đảm bảo chất lƣợng, phần lớn hồ sơ nộp lƣu chƣa thể rõ tiêu đề hồ sơ, nhiều văn bản, tài liệu hồ sơ photocopy…Tài liệu lƣu trữ phân tán nhiều nơi; tình trạng giao nộp tài liệu chƣa quy định vào lƣu trữ quan phổ biến, đơn vị trực thuộc cấp dƣới, gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu lựa chọn tài liệu đến hạn nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử Thành phố… Trong đó, khối lƣợng tài liệu thu thập hàng năm lên tới vài trăm mét giá nhƣng lƣợng thông tin có giá trị để phục vụ khai thác thời gian qua hạn chế Hiện nay, Lƣu trữ lịch sử Thành phố bảo quản khối tài liệu lƣu trữ sở, ban, ngành thuộc Danh mục nguồn nộp lƣu, nguồn tài liệu lƣu trữ có giá trị nhiều lĩnh vực trị, kinh tế văn hóa xã hội….khơng hoạt động riêng sở, ngành mà cịn có ý nghĩa to lớn phát triển chung Thành phố đất nƣớc Thành phần tài liệu sở, ngành Trung tâm Lƣu trữ lịch sử có khối lƣợng lớn, hình thức đa dạng nội dung phong phú Qua công tác kiểm tra thƣờng xuyên Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ Thành phố nhận thấy cơng tác lƣu trữ sở, ngành chƣa ý đến, tài liệu sở thuộc nguồn nộp lƣu tình trạng tích đống, bó gói lập hồ sơ khơng bảo đảm chất lƣợng Hồ sơ, tài liệu chƣa đƣợc xác định giá trị tài liệu, kho tàng chƣa đảm bảo…Vì thế, tài liệu nằm kho lƣu trữ quan đến hạn nộp vào lƣu trữ lịch sử theo quy định Tuy nhiên, tài liệu lƣu trữ sở giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử chƣa đảm bảo chất lƣợng hồ sơ hạn chế việc khai thác, sử dụng tài liệu Trƣớc thực trạng nêu trên, Trung tâm Lƣu trữ lịch sử Thành phố cần tiếp tục phát huy kết đạt đƣợc, đồng thời nghiên cứu triển khai thực giải pháp cần thiết nhằm khắc phục số tồn hạn chế để từ đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng hồ sơ, tài liệu Sở giao nộp vào lƣu trữ lịch sử đạt yêu cầu theo hƣớng chuẩn hóa Một câu hỏi đặt làm để công tác thu thập tiến hành cách đồng bộ, khoa học, có hệ thống, đồng thời hồ sơ ,tài liệu đƣợc thu kho phải đảm bảo chất lƣợng? Đây lý tác giả lựa chọn đề tài “Chuẩn hóa chất lượng hồ sơ sở giao nộp vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội (Qua thực tiễn số Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội)” làm luận văn thạc sĩ Thông qua đề tài này, tác giả mong muốn đóng góp vài ý kiến nhằm nâng cao chất lƣợng hồ sơ sở để giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử Thành phố đƣợc tốt Mục tiêu đề tài Đề tài đƣợc thực với ba mục tiêu sau: - Làm rõ sở lý luận chuẩn hóa hồ sơ, tầm quan trọng việc chuẩn hóa hồ sơ để giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử thành phố Hà Nội; - Khảo sát, đánh giá thực trạng chất lƣợng hồ sơ sở giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử thành phố Hà Nội; - Đề xuất giải pháp nâng cao chất lƣợng hồ sơ sở giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử thành phố Hà Nội Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu nghiên cứu mà đề tài đặt ra, tác giả thực số nhiệm vụ sau đây: - Nghiên cứu số vấn đề lý luận, pháp lý tiêu chuẩn, yêu cầu hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ lịch sử; - Khảo sát, đánh giá thực trạng chất lƣợng hồ sơ sở giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử thành phố Hà Nội; rõ ƣu điểm, hạn chế cần phải khắc phục; - Phỏng vấn, trao đổi, xin ý kiến đóng góp từ cá nhân, tổ chức có liên quan; - Đề xuất giải pháp nâng cao chất lƣợng hồ sơ sở giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử thành phố Hà Nội Đối tƣợng nghiên cứu Thực trạng giải pháp để chuẩn hóa nâng cao chất lƣợng hồ sơ sở giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử thành phố Hà Nội Hồ sơ, tài liệu phông lƣu trữ số Sở nhƣ Sở Lao động Thƣơng binh Xã hội, Sở Văn hóa - Thể thao, Sở Nội vụ, Sở Kế hoạch Đầu tƣ, thuộc y ban Nhân dân Thành phố đƣợc giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử Thành phố Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nội dung: Nghiên cứu thực trạng giải pháp chuẩn hóa chất lƣợng hồ sơ hành sở để lựa chọn giao nộp vào lƣu trữ lịch sử Phạm vi không gian thời gian: Trong khn khổ luận văn thạc sĩ mình, tác giả khảo sát, nghiên cứu thực trạng chất lƣợng hồ sơ sở, ... giá chất lƣợng hồ sơ sở giao nộp vào lƣu trữ lịch sử Thành phố (qua thực tế số Sở thuộc UBND Thành phố) 2.4.1 Những quy định Nhà nước UBND Thành phố lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. .. chƣơng 31 Chƣơng THỰC TRẠNG CHẤT LƢỢNG HỒ SƠ CỦA CÁC SỞ GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI Để xác định thực trạng chất lƣợng hồ sơ sở giao nộp vào lƣu trữ lịch sử Thành phố, trƣớc hết... hồ sơ sở giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử thành phố Hà Nội Đối tƣợng nghiên cứu Thực trạng giải pháp để chuẩn hóa nâng cao chất lƣợng hồ sơ sở giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử thành phố Hà Nội Hồ sơ, tài