tiểu luận quản lý rủi ro TD quản trị rủi ro trong kinh doanh của công ty TNHH hai thành viên BOXES

Lịch sử hình thành: Được chính thức cấp phép đi vào hoạt động vào ngày 05 tháng 11 năm 2015 do anh Việt Anh góp vốn cùng một người bạn của mình, Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Hai Thành viê

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY

1 Lịch sử hình thành:

Được chính thức cấp phép đi vào hoạt động vào ngày 05 tháng 11 năm

2015 do anh Việt Anh góp vốn cùng một người bạn của mình, Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Hai Thành viên BOXES tự hào vì là một trong

những đơn vị tiên phong cung cấp các sản phẩm hộp giấy, thùng giấy carton

hỗ trợ các đại lý, shop online xây dựng thương hiệu của chính mình

Xuất thân từ một sinh viên học ngành Xuất nhập khẩu tại trường Đại họcHùng Vương, Việt Anh sớm tìm thấy cái duyên của mình trong hoạt độngkinh doanh online Bắt đầu năm thứ hai Đại học, anh đã bắt đầu từ việc bánquần áo, rồi chuyển qua bán sỉ hoa quả,… Với mục tiêu “vào Đại học là để

mở công ty, không phải để đi làm thuê”, lại được truyền cảm hứng từ ngườithầy là chuyên viên Marketing, Việt Anh lần đầu tự mình thành lập công tythiết kế website, là đối tác của Vật giá, Chợ điện tử,… Nhưng với đam mêxuất nhập khẩu vẫn còn bỏ ngỏ, anh quay về thử xuất khẩu hoa quả sangTrung Quốc, Nhật Bản,… Tuy nhiên ở thời điểm bấy giờ tại Việt Nam vẫnchưa có tiêu chuẩn nào cho mặt hàng nông sản xuất khẩu, anh đã bị nhiềudoanh nghiệp nước ngoài từ chối Khó khăn trong việc xác định tiêu chuẩnmặt hàng của mình, Việt Anh tiếp tục nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nhiềungành nghề khác nhau, rồi cuối cùng dừng chân tại ngành bao bì mà theoanh nói, là “ngành có tỉ suất lợi nhuận cực kì thấp, nhưng vòng đời sản phẩmrất nhanh” Và từ đó BOXES đã ra đời

2 Sản phẩm:

2.1 Danh mục sản phẩm:

Hộp carton COD Là những hộp carton đóng gói giao hàng khi mua hàng

online, có nhiều kích cỡ khác nhau

Giá từ 3.000 - 6.000/hộp

Hộp đa dụng Hộp đa dụng có mẫu mã đẹp hơn, thường được dùng cho

các sản phẩm về thời trang, sách, bánh pizza, đồng hồ,tranh ảnh, và các sản phẩm quà tặng, quà lưu niệm phùhợp khác

Thùng carton Thùng 5 lớp, kích thước lớn đạt chuẩn bao bì đóng gói

giao hàng của các hãng vận chuyển lớn, gửi hàng đi máybay

Giá dao động theo kích thước từ 15.000 - 43.000/thùng

Cuộn bóng khí Cuộn bóng khí là nguyên liệu đóng gói, chống va đập bảo

vệ các sản phẩm dễ vỡ như điện thoại, mỹ phẩm, nướchoa, son môi, các đồ dùng công nghệ Ngoài ra bóng khí,xốp hơi còn là những nguyên liệu chống thấm nước sẽgiúp bảo vệ sản phẩm toàn diện hơn

Cuộn bóng khí được bán theo cuộn 100m, giá từ 250.000

- 450.000/cuộn tùy bề rộng cuộn

Túi bóng khí Túi bóng khí hay còn được gọi là túi xốp hơi là những lớp

màng xốp hơi bóng khí với những chiếc bong bóng đượcbơm hơi có thể chống va đập được chúng tôi đóng thànhphẩm thành những túi bóng khí với nhiều kích thước tiệndụng và được ưa chuộng trong đói gói hàng hóa giao hàngonline

Giá 190.000/sản phẩm

2.2 Quy trình sản xuất thùng carton:

Hình 2.2.1 Sơ đồ quy trình sản xuất bìa carton tại công ty

- Bước 1: Đặt giấy, đặt khuôn - kiểm tra hàng đầu vào (đúng khổgiấy đúng khuôn, đúng số lượng) Với những yêu cầu thiết kế đặcbiệt thì có thể cho cắt lazer với những chi tiết họa văn phức tạp sau

đó mới bế khuôn

- Bước 2: Xả chạp, cán lằn: xả phần thừa 2 bên khổ giấy; chạp có thểgọi là cắt các rãnh để tạo cánh lớn, cánh nhỏ; cán lằn định hìnhkhung để có thể gấp cánh xuống

- Bước 3: In lụa/ hoặc in offset (tùy yêu cầu khách hàng)

- Bước 4: Lên máy bế (đối với hộp bế)

- Bước 5: Xé giấy

- Bước 6: Cột lại, đem về kho lưu trữ

Các loại sóng giấy carton:

Hình 2.2.2 Cấu trúc sóng giấy ba lớp

Loại thùng Đặc điểm - công dụng

Bao bì thùng

giấy carton 7 lớp

Có khả năng chịu lực cao, kết cấu cứng cáp, bền vững;

Sử dụng để đóng gói gốm sứ, thiết bị điện tử, máy móccông nghiệp, hàng hóa tương cồng kềnh dễ vỡ

Phố biến nhất, dùng để vận chuyển, đóng gói hàng hóa

có khối lượng và trọng lượng tương đối nhẹ, nhỏ gọn đểgiao trong nước

- Người ta dùng giấy tái chế một phần để làm ra lớp gợn sóng, vì giấy tái chế

dễ uốn hơn so với giấy không tái chế

- Mỗi chồng từ 25-80 tấm bìa tùy theo độ dày của bìa carton, được vậnchuyển đến công đoạn in ấn

2.3 Thị trường tiêu thụ:

Khách hàng của công ty bao gồm ba nhóm chính: các doanh nghiệpbán lẻ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận, các công tythương mại điện tử và các công ty thương mại dịch vụ Nhóm các doanhnghiệp bán lẻ là khách hàng của công ty bao gồm các ngành như giày dép,

mỹ phẩm, thời trang, hàng tiêu dùng, …

Do quy mô xưởng còn nhỏ và vừa mới tham gia ngành 3 năm, công tylấy giá thấp và khả năng cung ứng hộp carton có sẵn, số lượng ít làm điểmhấp dẫn thu hút khách hàng mới Với đặc điểm môi trường kinh doanh ởViệt Nam chủ yếu là các doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa, công ty mongmuốn thu hút những đơn hàng từ các doanh nghiệp quy mô còn nhỏ và duytrì mối quan hệ lâu dài với những doanh nghiệp này đến khi các doanhnghiệp mở rộng quy mô kéo theo gia tăng giá trị đơn hàng

Với sự phát triển của thương mại điện tử kéo theo sự phát triển củadịch vụ vận chuyển và nhu cầu hộp carton đóng gói, công ty cung cấp thêmsản phẩm như cuộn bóng khí, màng bọc PE, băng keo thuận tiện cho việcthu mua phục vụ nhu cầu đóng gói hộp carton giao hàng

Dưới đây là biểu đồ thể hiện tỉ trọng phân bổ cơ cấu ngành in và tỉtrọng loại nguyên liệu sử dụng trong ngành bao bì tại nước ta năm 2017

Hình 2.3.1 Cơ cấu ngành in Việt Nam

Hình 2.3.2 Cơ cấu nguyên liệu ngành bao bì Việt Nam

Qua 2 biểu đồ trên ta có thể thấy được ngành bao bì bằng giấy đangchiếm tỉ trọng cao nhất so với các lĩnh vực, nguyên liệu khác Điều đó mở

ra một cơ hội rất lớn để đem lại khoản lợi nhuận cao, tuy nhiên cũng đikèm không ít thách thức từ nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, đối tác,… (sẽđược phân tích ở mục sau)

3.2 Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận

- Ban giám đốc: Gồm 2 người, phân chia phụ trách phần kỹ thuật sảnxuất in ấn và marketing – kinh doanh Quy mô công ty tương đối nhỏ nên 2giám đốc chính là người chỉ đạo và quản lí trực tiếp cho xưởng sản xuất vàphòng marketing

- Phòng kế toán: Gồm 2 kế toán, phụ trách xử lí các loại chứng từ, sổsách tài chính của công ty

- Phòng marketing: Gồm 2 nhân viên, phụ trách quản lý và trả lời tinnhắn, điện thoại của khách hàng từ các trang bán hàng và mạng xã hội công

ty có sử dụng Liên hệ chào hàng với các khách hàng tiềm năng qua cácphương tiện trực tuyến khác như email Tiếp nhận, xử lí đơn hàng và báocáo cho giám đốc phụ trách

- Xưởng sản xuất: Là nơi tiến hành quy trình sản xuất ra thành phẩmcủa công ty

3.3 Tình hình nhân sự:

Tính đến thời điểm ngày 31/3/2019 tổng số lao động công ty là 42người Trong đó lao động nữ là 26 người, chiếm trên 62% tổng số lao độngtoàn công ty Có 22 người là lao động thường trực cố định trong công ty,

số còn lại là nhân viên thời vụ, part-time, chủ yếu là sinh viên

Một số lao động lâu năm lành nghề được phân làm ban quản lí nhàxưởng và bộ phận đào tạo, được duy trì hoạt động để tổ chức thực hiệnmột số nhiệm vụ, chức năng chuyên môn về quản lí nhà xưởng, đào tạo laođộng mới đáp ứng yêu cầu kịp thời về nhân lực của công ty

Về công tác huy động nhân sự: Ngoài những lao động thạo nghề gầnnhư đã cố định từ lúc thành lập công ty, bộ phận lao động part-time đượchuy động thông qua một lao động tin cậy được gọi là “nhóm trưởng” thuộcnhóm sinh viên học tập và sinh hoạt ở gần khu vực công ty Khi công ty có

nhu cầu gấp về nhân lực sẽ liên hệ cho “nhóm trưởng” để họ tự linh độngtruyền đạt thông tin và điều phối lao động kịp thời.

Trong quá trình hơn 2 năm hoạt động của công ty, nhìn chung số lượngnhân sự qua các năm có chiều hướng tăng lên theo quy mô mở rộng kinhdoanh sản xuất nhưng không quá đáng kể Số lượng nhân sự nữ luônchiếm khoảng 60% vì công việc trong xưởng đòi hỏi sự khéo léo tỉ mỉthuần thục nhiều hơn là dùng sức nên đa phần lao động là nữ Theo thờigian trình độ học vấn đại học, cao đẳng nhìn chung có sự tăng lên trong tỉ

lệ so với lao động phổ thông, thể hiện sự phát triển của bộ phân chuyênmôn hóa – tự động hóa trong nhà xưởng vì chủ yếu nhà xưởng vận hànhbằng máy móc, cần người có trình độ nhất định để có thể đứng máy, cóthao tác điều chỉnh máy móc phù hơn trong qua trình sản xuất

Cho đến nay, Công ty đã bố trí hợp lý lao động cho sản xuất nên không

có lao động dư thừa, bên cạnh đó luôn có sẵn một đội ngũ part-time linhđộng trong các trường hợp bất ngờ có đơn hành lớn cần hoàn thành nhanh.Trong công tác quản lý lao động, Công ty áp dụng quản lý bằng nội quy,điều lệ, thường xuyên theo dõi kiểm tra quân số lao động, giờ giấc laođộng, thường xuyên nâng mức thưởng để khuyến khích người lao động

CHƯƠNG 2: QUẢN TRỊ RỦI RO

1 Rủi ro thị trường:

Rủi ro thị trường là nguy cơ dẫn tới một khoản lỗ tiềm năng phát sinh từviệc giảm doanh thu hoặc lợi nhuận do sự thay đổi của thị trường Các rủi rothị trường mà Công ty TNHH Boxes gặp phải bắt nguồn từ nhiều phía, baogồm:

R1 Rủi ro từ đối thủ cạnh tranh

R2 Rủi ro về thông tin liên lạc với đối tác

R3 Rủi ro không chủ động tiếp cận khách hàng

R4 Rủi ro phụ thuộc vào nhà cung cấp

R5 Rủi ro thay đổi giá

1.1 Đối thủ cạnh tranh (R1):

1.1.1 Phân tích:

Hiện nay tại Việt Nam số lượng doanh nghiệp kinh doanh ngànhbao bì vẫn còn tương đối hạn chế, khoảng 50 doanh nghiệp trên toànquốc, phân bố chủ yếu tại các tỉnh thành lân cận các thành phố lớn.Trong đó hầu hết vẫn là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, năng lực sảnxuất chưa cao Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn luôn nỗ lực để nângcao lợi thế cạnh tranh thông qua việc cải tiến máy móc trang thiết bị,tiêu chuẩn hóa quy trình sản xuất, ổn định nguồn cung đầu vào,… để

từ đó hướng tới nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm giá thành

1.1.2 Giải pháp của công ty:

Để tạo ra lợi thế cạnh tranh, Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Haithành viên Boxes hướng tới việc cung cấp sản phẩm giá thành rẻ đicùng với chất lượng tốt Về mặt chất lượng, anh Việt Anh khẳngđịnh: “Hiện tại hộp carton của Boxes có chất lượng tốt nhất trên thị

trường” Để đi tới kết luận này, anh chia sẻ rằng ở thị trường miềnNam Việt Nam số lượng doanh nghiệp sản xuất bìa carton cũng nhưdoanh nghiệp sản xuất hộp giấy carton còn khá hạn chế, chính vì thế

họ gần như không coi nhau là đối thủ cạnh tranh mà ngược lại,thường hay chia sẻ thông tin qua lại, cho nên Boxes nắm rõ xu hướngmua giấy của các đối thủ và tự tin với chất lượng giấy của mình.Còn về mặt giá thành, hiện tại Boxes đã gần như tiêu chuẩn hóatoàn bộ quy trình sản xuất, đảm bảo cho việc tận dụng tối ưu thờigian sử dụng máy móc, sức người, kết hợp với trang thiết bị máy mócchất lượng cao có tuổi thọ lớn được nhập từ Đài Loannhằm mục đích

sử dụng lâu dài Chính vì thế, sản phẩm của Boxes không chỉ đạtđược chất lượng tốt mà giá thành lại rẻ hơn so với những đối thủ cạnhtranh khác, điều này đem lại lợi thế cạnh tranh rất lớn cho công ty

1.2 Rủi ro về thông tin liên lạc với đối tác (R2):

1.2.1 Phân tích:

Đối với công tác liên lạc giữa công ty và đối tác (bao gồm doanhnghiệp cung ứng giấy đầu vào, doanh nghiệp sản xuất khuôn, doanhnghiệp in offset, bộ phận sửa chữa trang thiết bị), rủi ro chủ yếu xuấthiện giữa Boxes và doanh nghiệp in offset Đối với những đơn hàng

in offset có thông tin thương hiệu trên hộp carton, công ty phải trảiqua công đoạn gửi in từ nhà in bên ngoài trước khi gia công, do việc

in thông tin sản phẩm có thương hiệu cần có giấy phép in ấn Kể cảkhi công ty tự xin giấy phép in ấn bao trọn khâu này, chi phí nhâncông cũng rất lớn (từ 30 - 40 triệu/tháng/một thợ in) trong khi khôngphải luôn có đơn hàng liên tục cho loại hộp carton này Tóm lại, việcphụ thuộc nhà in sẽ còn tiếp diễn trong tương lai gần

Trên thực tế, việc gửi mẫu thiết kế qua cho công ty in để inthường xảy ra nhiều lỗi mà nguyên nhân phần lớn là do thay đổi fontchữ, thay đổi bố cục, format hình ảnh khi gửi mẫu thiết kế từ máytính này qua máy tính khác Điều này có thể khiến toàn bộ lô hàng bịhủy, thiệt hại lên tới hàng trăm triệu đồng Hơn nữa, do số lượngdoanh nghiệp in offset rất hạn chế dẫn tới áp lực từ đối tác, Boxeskhông thể yêu cầu đối tác bồi thường nhằm giữ mối quan hệ làm ănlâu dài Nhà máy in sẽ không xuất hợp đồng đảm bảo chất lượng và

vị thế của công ty với đối tác cũng không cho phép công ty đưa rayêu cầu Chia sẻ thêm về vấn đề này, Việt Anh cho rằng: “Không aimong muốn xảy ra rủi ro này cả, thiệt hại cuối cùng cũng là mộttrong hai bên chịu thì bên anh chấp nhận chịu, việc kiện tụng gây tốnrất nhiều thời gian mà chưa chắc thành công do hai bên không làmviệc trên hợp đồng, lại trong tình hình số lượng doanh nghiệp in rất ítnên nếu việc tranh chấp làm mất đối tác xảy ra thì mình là người chịuthiệt về lâu dài”

Khi công ty dự đoán rủi ro và đặt đơn hàng dư để trừ hao số lượng

in offset hỏng, rủi ro tiếp tục xuất hiện khi số lượng hộp carton dư ra

so với đơn hàng, trong khi hộp carton in offset có hình ảnh, thông tinthương hiệu trên bao bì, tức là sản phẩm mang tính đặc thù không thể

dễ dàng thanh lí được

1.2.2 Giải pháp của công ty:

Về rủi ro sai mẫu thiết kế, Boxes đảm bảo trước khi in yêu cầudoanh nghiệp in gửi lại bản thiết kế để kiểm tra lại với khách hàng,doanh nghiệp in chỉ in có có sự chấp nhận bằng văn bản của kháchhàng

Về rủi ro từ phía nhà máy in, công ty cũng luôn dự tính trước sốlượng in hỏng để bù hao dựa trên công suất của máy in Thực tế sốlượng in hỏng hoàn toàn có thể dự đoán tương đối chính xác, vì đặcđiểm của máy in offset sau khi in và tráng men hư từ 100 - 150 tờ.Ngoài ra, công ty cũng liên kết với hai nhà máy in trong địa bànthành phố, một nhà máy chuyên in khổ nhỏ, một nhà máy chuyên inkhổ lớn và thực tế lượng đơn hàng yêu cầu in offset đến công tythường không liên tục và quá tải nên vấn đề thời gian làm hàng hoàntoàn nằm trong tầm kiểm soát

Trong trường hợp công ty dự đoán dư số lượng hộp carton inoffset, công ty có thể bán số lượng hộp in dư với giá ưu đãi cho kháchhàng Tuy nhiên trong một số trường hợp khách hàng cũng là trunggian mua đi bán lại và số lượng hộp phụ thuộc vào một bên thứ bakhác, công ty phải chấp nhận rủi ro từ bỏ phần hàng dư

Ngoài ba nhà cung cấp giấy tấm và hai xưởng in offset đã hợp tác,công ty tiếp tục tìm kiếm những nhà cung cấp mới trong khu vực quaviệc thử nghiệm các đơn hàng để tìm ra nhà cung cấp có lợi thế về giá

cả, thời gian, chất lượng, sự ổn định tốt hơn so với những nhà cungcấp cũ

1.2.3 Đánh giá, đề xuất của nhóm:

Do số lượng ít, các doanh nghiệp coi nhau như anh em bạn bè,khó có thể làm việc theo hợp đồng trong từng đơn hàng nên nhóm đềxuất Boxes thực hiện một hợp đồng phân chia rủi ro dài hạn cho haibên Theo đó mỗi khi rủi ro xảy ra, các bên sẽ chia thiệt hại 50-50hoặc điều chỉnh tùy theo tình hình giữa các doanh nghiệp mà thươnglượng

1.3 Rủi ro không chủ động tiếp cận khách hàng (R3):

1.3.1 Phân tích:

Hiện tại công ty có hai nhân viên bán hàng tiếp nhận đơn hàng từtất cả các kênh gồm điện thoại, fanpage, email, website và Zalo, vìvậy nhân viên luôn trong tình trạng quá tải và không đảm bảo tiếpnhận được hết các yêu cầu từ khách hàng

Mặt khác với số lượng nhân lực như vậy, công ty rất khó có thểđầu tư phát triển và quản lí kênh truyền thông, khó chăm sóc kháchhàng hiện tại, khách hàng mối, chưa kể đến việc tiếp cận nhữngkhách hàng tiềm năng Điều này tạo bất lợi cho công ty khi không thểchủ động nắm bắt thị hiếu khách hàng

Hiện nay hộp carton đựng sẵn được sử dụng trong nhiều ngànhnhư kẹo bánh, tĩnh vật, dược phẩm, trang sức, quần áo, lương thực,…Không chỉ các công ty sản xuất, các công ty dịch vụ cũng có nhu cầuhộp carton làm quà tặng định kỳ cho nhân viên và khách hàng Sựphát triển của thương mại điện tử hỗ trợ cho các nhà kinh doanh nhỏ

lẻ phát triển và điều đó càng gia tăng nhu cầu hộp carton dùng chovận chuyển

Những bao bì carton, thùng giấy carton truyền thống với chứcnăng chủ yếu là chứa đựng bảo quản hàng hoá dần được thay thếbằng các bao bì giấy carton, thùng carton hiện đại, bổ sung nhiềuchức năng quan trọng khác trong đó có chức năng quảng cáo của bao

bì Chìa khoá thẩm mỹ của bao bì giấy carton, thùng carton có thể mởmang nhận thức của người tiêu dùng và kích thích thị hiếu của họ.Hiện nay năng lực sản xuất của công ty chưa hoàn toàn đáp ứnghết nhu cầu của những khách hàng hiện tại nên công ty chưa chútrọng vào việc phát triển thêm kênh tiếp cận thị trường cũng như đầu

tư và nghiên cứu, tiếp nhận xu hướng thị trường Tuy nhiên, công ty

cũng không thể bỏ qua rủi ro không kịp thích ứng khi thị hiếu củakhách hàng thay đổi, nhất là khi bao bì sản phẩm đóng vai trò rấtquan trọng trong quyết định mua hàng và thị hiếu người tiêu dùngthay đổi nhanh đồng nghĩa với nhu cầu của các công ty sản xuất -khách hàng chính của xưởng cũng thay đổi theo

1.3.2 Giải pháp của công ty:

Đối mặt với vấn đề nhân lực bán hàng không đủ để xử lý hết cácđơn hàng được gửi đến, công ty dự định sẽ tuyển thêm nhân viên bánhàng, giải quyết mục tiêu trước mắt về lượng đơn hàng quá tải khôngthể xử lí hết

Thực tế năng suất làm việc trong xưởng cũng không thể đáp ứngđược lượng đơn hàng tiềm năng mà công ty có thể có, vì vậy nhânviên sẽ ưu tiên những email đặt hàng ghi đầy đủ thông tin số lượng,kích cỡ, mẫu, thời gian giao hàng, …

1.3.3 Đánh giá, đề xuất của nhóm:

Hiện tại công ty tập trung hướng đến đối tượng khách hàng lànhững chủ kinh doanh nhỏ lẻ hoặc những công ty thương mại điện tử.Đối với những chủ kinh doanh nhỏ lẻ, do mới bắt đầu xây dựng nênnhu cầu mẫu mã hộp carton không quá phức tạp hoặc chỉ mua nhữnghộp carton trơn cơ bản có sẵn với số lượng ít, hơn nữa sự thay đổitrong nhu cầu mẫu mã của đối tượng này luôn cần thời gian Đối vớinhững công ty thương mại điện tử, nhu cầu hộp carton dùng đựng sảnphẩm để giao hàng thường không đòi hỏi cao về mẫu mã, thẩm mỹ

mà chỉ cần chất lượng giấy chắc chắn phục vụ cho việc vận chuyển Với tình hình năng lực sản xuất và lượng đơn hàng hiện tại, rủi ronày vẫn còn nằm trong dự liệu của công ty, tuy nhiên trong tương laikhi mở rộng quy mô sản xuất, công ty cần chủ động hơn trong khâu

tiếp cận khách hàng mới và duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ,

và để làm được điều đó, trước mắt công ty vẫn phải đầu tư vào tuyểnchọn cũng như củng cố năng lực đội ngũ nhân viên bán hàng -marketing

1.4 Rủi ro phụ thuộc vào nhà cung cấp (R4):

1.4.1 Phân tích:

Hình 1.4.1 Sơ đồ phân tích rủi ro đến từ nhà cung cấp

Đây là thực trạng chung của ngành sản xuất hộp giấy carton dosản lượng giấy từ nhà máy giấy không đáp ứng đủ nhu cầu của cácnhà máy sản xuất hộp carton nói chung Nhà máy giấy luôn chạy máysản xuất giấy tấm carton tự động với số lượng lớn nên sẽ không nhậnsản xuất bù số lượng nhỏ vài chục tấm, thậm chí khi lỗi thuộc về nhàmáy giấy khi nhà máy in thiếu số lượng Lượng đơn hàng đến nhàmáy sản xuất giấy tấm luôn trong tình trạng quá tải nên nhà cung cấp

sẽ ưu tiên khách hàng thường xuyên với đơn hàng lớn hoặc đơn hàngđịnh kỳ

Việc chuyển sang nhà cung cấp mới cũng không dễ vì cần thờigian để tạo mối quan hệ lâu dài cũng như khó có thể mua với giá tốt

Dù chất lượng giấy tấm nhập về không tốt hoặc thiếu số lượng, thờigian xuất giấy lúc nhanh lúc chậm, công ty cũng khó có thể đòi hỏithêm ở nhà cung cấp vì rủi ro rất cao nhà cung cấp sẽ bỏ đơn hàngthay vì in lại đơn hàng

Rủi ro đến từ việc phụ thuộc nhà cung cấp không chỉ nằm ở chấtlượng, số lượng mà còn ở thời gian làm hàng Với vị thế là công tynhỏ, mới hoạt động 2 năm trên thị trường, luôn muốn tìm kiếm kháchhàng mới, vì vậy không ít lần công ty nhận những đơn hàng gấp,trong khi thời gian làm hàng bị phụ thuộc vào bên cung cấp giấy tấm.Điều này gây nên bất lợi trong quá trình công ty tìm kiếm khách hàngtiềm năng và xây dựng uy tín trong mắt họ

1.4.2 Giải pháp công ty:

Hiện tại công ty hợp tác với 3 nhà cung cấp giấy chính, mỗi nhàcung cấp có một ưu thế riêng về thời gian, giá cả hoặc chất lượng.Với những đơn hàng gấp, công ty sẽ chọn nhập giấy từ nhà cung cấp

có thời gian sản xuất ngắn để kịp cung cấp sản phẩm cho khách hàng,chấp nhận chất lượng giấy thấp hơn với sự đồng ý của khách hàng

Do rủi ro nhà máy in thiếu số lượng cao, công ty thường bù haomột số lượng từ khoảng 3 - 5 % số lượng đơn hàng Thực tế do mốiquan hệ hợp tác làm việc với nhau lâu dài, rủi ro thiếu giấy là từnguyên nhân kĩ thuật, không thể làm khó nhà cung cấp, vì vậy dẫnđến một giải pháp khác là trữ giấy Xưởng luôn trữ giấy với nhiềukích cỡ sẵn sàng cho các đơn hàng gấp, không kịp đặt giấy từ nhà

cung cấp, tuy nhiên công ty chỉ trữ lượng giấy ước tính cho nhữngđơn hàng được đặt định kỳ hàng tháng từ những khách hàng mối,tránh tồn kho lâu gây ra những rủi ro khác nhưng đồng thời vẫn tiếtkiệm được thời gian làm hàng, tạo mối quan hệ uy tín với khách hànglâu dài.

Để giải quyết vấn đề rủi ro phụ thuộc về thời gian, công ty tuyểnnhân viên thời vụ là sinh viên ở trường cao đẳng gần xưởng dướihình thức liên hệ với một người đại diện của nhóm sinh viên Nhânviên thời vụ sẽ được huy động vào những lúc xưởng quá tải côngviệc, do đặc thù công việc có nhiều khâu khác nhau, những côngđoạn làm máy đòi hỏi chuyên môn và trải qua đào tạo từ 1 tuần - 1tháng nên nhân viên thời vụ thường chỉ làm những khâu đơn giản,không cần sử dụng máy như xé giấy, đếm số lượng, cột dây,…

1.5 Rủi ro thay đổi giá (R5):

1.5.1 Phân tích:

Hiện tại công ty sử dụng hai ưu thế chính làm lợi thế bán hàng làgiá rẻ và chấp nhận đơn hàng số lượng ít Để đạt được ưu thế giá rẻ,xưởng phải đảm bảo được hai vấn đề:

- Nguyên liệu đầu vào (giấy tấm nhập từ nhà máy giấy) có giá ổnđịnh;

- Nâng cao tính tự động của quy trình sản xuất, dần dần giảm sốlượng nhân công tham gia trong quy trình

Trong khi như đã đề cập ở trên, mức phụ thuộc của công ty đốivới nhà cung cấp là rất lớn, điều đó không chỉ nằm ở thời gian cungứng nguyên liệu, chất lượng giấy tấm mà còn ở giá cả Giá nguyênliệu đầu vào không ổn định dẫn đến giá thành phầm thay đổi theo,nhất là khi công ty chọn chiến lược giá thấp để cạnh tranh trên thị

trường Một khi mất đi lợi thế này, khách hàng rất dễ quay lưng vớicông ty và chọn môt xưởng sản xuất khác có giá cạnh tranh hơn, nhất

là với những khách hàng mới, đơn hàng không định kỳ nên không có

sự ràng buộc về thói quen làm việc hay ưu đãi chiết khấu

Về quy trình sản xuất tự động hóa, thực tế chi phí đầu tư máy móccho ngành sản xuất bìa carton rất cao Các doanh nghiệp sản xuất bìacarton vừa và nhỏ ở Việt Nam chỉ đủ khả năng nhập về máy cũ từĐài Loan, Trung Quốc, chỉ có những doanh nghiệp lớn mới có đủkinh phí để nhập máy cũ từ châu Âu như Đức, vì riêng chi phí lắpđặt, cử đội kỹ thuật từ nước ngoài về đào tạo chuyên môn đã mất đếnvài tỷ đồng Do đó, mong muốn nâng cao tính tự động trong quy trìnhsản xuất bằng việc đầu tư vào máy móc, công nghệ cần thời gian nhấtđịnh để thực hiện

1.5.2 Giải pháp công ty:

Hiện tại công ty lấy nguyên liệu giấy tấm từ 3 nhà cung cấp giấychính, trong đó có nhà cung cấp có lợi thế về giá thấp Tuy nhiên trênthực tế nhà cung cấp có lợi thế về giá thấp thường cung cấp sản phẩmchất lượng kém hơn, vì vậy công ty vẫn phải tiếp tục tìm kiếm nhữngnhà cung cấp mới có lợi thế về giá thông qua những đơn hàng thửnghiệm để có thể hoàn toàn kiểm soát rủi ro này

Công ty cũng thực hiện chiến lược giảm chi phí nhân công khi kếthợp thuê nhân viên thời vụ theo nhóm trong những thời điểm quá tảiđơn hàng Thực tế nguồn nhân lực ở công ty được sử dụng hiệu quả

do các khâu sản xuất tương đối tách biệt, nhân viên làm xong côngviệc ở khâu này có thể tiếp tục đảm nhận khâu khác khi trống thờigian Một số khâu không đòi hỏi tính chuyên môn như xé giấy, cột

dây, nhân công luôn được sắp xếp làm việc theo nhóm để tăngnăng suất và tiết kiệm thời gian.

1.6 Đo lường và đánh giá rủi ro:

R1 Rủi ro từ đối thủ cạnh tranh

R2 Rủi ro về thông tin liên lạc với đối tác

R3 Rủi ro không chủ động tiếp cận khách hàng

R4 Rủi ro phụ thuộc vào nhà cung cấp

R5 Rủi ro thay đổi giá

2 Rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh:

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh thì rủi ro là vấn đề phát sinh khôngthể tránh khỏi Nếu lơ là hoặc xem nhẹ vấn đề này sẽ dẫn tới nhưng hậu quả

từ nhỏ tới nghiêm trọng, nên các nhà quản lí trong doanh nghiệp luôn quantâm và tìm giải pháp cho những rủi ro có nguy cơ phát sinh Tuy là một công

ty nhỏ và chưa gặp phải nhiều rủi ro, nhưng để thực hiện mục tiêu phát triểnđường dài, Boxes cần có những phân tích và nghiên cứu để phát hiện và đề

ra các giải pháp phù hợp cũng như kịp thời để giảm thiểu những rủi ro vàdành thời gian nhiều hơn cho việc nghiên cứu thúc đẩy năng suất và côngnghệ để mở rộng quy mô công ty

Từ 1 cơ sở sản xuất nhỏ, sau hai năm Boxes đã dần khẳng định được vị trícủa mình trong ngành sản xuất in ấn hộp giấy, bìa carton Cùng theo quátrình lớn mạnh về quy mô đó, Boxes đã 1 lần di chuyển mở rộng nhà xưởng.Trong giai đoạn 6 tháng tới, công ty cũng tính toán đến việc tiếp tục chuyểntới một nhà xưởng lớn hơn nữa ở Bình Dương Việc kinh doanh ngày cànglớn mạnh, đi theo đó là hàng loạt những vấn đề về quản trị rủi ro cần đượcchú ý và giải quyết hiệu quả

2.1.1 Rủi ro yêu cầu làm hàng gấp, đơn hàng khó:

2.1.1.1 Phân tích:

Nhiều trường hợp khách hàng yêu cầu làm hàng gấp chỉ trong

5 ngày, đơn hàng có thể lên đến cả ngàn hộp, để xuất thành thànhphẩm cần phải nhập giấy từ các nhà cung ứng mất 3 ngày, thiết kếkhung hộp, đôi khi phải in lụa, khi đó, lực lượng nhân công phảithức đến 2,3 h sáng để tăng ca để làm cho kịp, đôi khi ngày hômsau không còn sức và phải xin nghỉ

2.1.1.2 Giải pháp công ty:

Để giải quyết được những đơn hàng gấp và khó, công ty cầnchuẩn bị lực lượng lao động có tay nghề căn bản sẵn, đối với sinhviên được thuê, công ty nên hướng dẫn và huấn luyện từ trước đểkịp thời giải quyết Bên cạnh đó, những mẫu hộp khó làm, độihình kỹ thuật có tay nghề cao cần nghiên cứu thêm nhiều cáchthức làm mẫu, nâng cao tay nghề từ kinh nghiệm và tìm tòi đểnhanh chóng đáp ứng được khi khẩn cấp Tuy nhiên để thúc đẩynhân viên nghiên cứu và học hỏi, công ty phải đề ra những chínhsách lương và thưởng thoả đáng cho những ai có tinh thần học hỏi

xác về mẫu mã cao và phải làm lại từ đầu, khi đó không nhữngnhận về thiệt hại tài chính lớn cho cả phía khách hàng lẫn Boxes,

mà lực lượng công nhân phải làm lại hàng dễ ảnh hưởng tới tiến

độ của những đơn hàng khác

2.1.2.2 Giải pháp công ty:

Trước khi thực hiện in ấn sản xuất đơn hàng, công ty sẽ gửimẫu thiết kế in ấn cuối cùng gửi cho khách hàng kiểm tra và xácnhận, việc này nên được thực hiện qua email hoặc các phươngthức có văn bản, hình ảnh chứng thực khác chứ không nói miệng

để đảm bảo giảm thiểu rủi ro pháp lý nếu có sai sót xảy ra

2.1.3 Rủi ro khách hàng không trung thực:

2.1.3.1 Phân tích:

Trường hợp lô hàng bị lỗi một số hộp (sai khuôn, chất liệu,ướt, rách, ) nhưng khách hàng khai số lượng hộp bị lỗi nhiềuhơn số lượng hộp lỗi thực sự, chẳng hạn đơn 1000 hộp bị lỗi 5hộp nhưng khai lỗi 50 hộp để nhận đền bù nhiều hơn

2.1.3.2 Giải pháp công ty:

Nhìn chung để xảy ra lỗi về sản phẩm là lỗi do công ty, công

ty nên cố gắng tìm ra nguyên nhân và khắc phục tối đa về tìnhtrạng lỗi ở thành phẩm Khi trường hợp khách báo sai về số hàngmắc lỗi, công ty có thể xin hình ảnh những sản phẩm hàng bị lỗi

và bồi thường đúng số hàng bị lỗi để giảm rủi ro khách báo saicũng như chi phí phát sinh từ việc này Ngoài ra có thể tăngcường khâu kiểm hàng trước khi gửi cho khách để giảm tối đa tỉ

lệ hàng lỗi, và gửi sơ cua thêm khoảng 5-10 mẫu để tránh trườnghợp phải tốn thêm chi phí vận chuyển hàng đền bù nhỏ lẻ nếugặp phải khách hàng khó tính

2.1.4 Rủi ro khách huỷ đơn hàng

2.1.4.1 Phân tích:

Khách hàng khi đặt đơn phải cọc tiền 50%, tuy nhiên cọc xong

có thể vẫn xảy ra rủi ro đối tác phá sản dẫn đến hàng tồn kho,hoặc có các đơn hàng nhỏ lẻ giao ship nhận hàng trả tiền tại nhànhưng khi giao đến thì không có người người nhận

2.1.4.2 Giải pháp công ty:

Đối với những đơn hàng lớn, công ty cần làm hợp đồng và đềxuất cọc có thể lên đến 70% tổng giá trị lô hàng, nếu có bất trắcxảy ra thì có thể dựa vào kinh nghiệm nghiệp vụ kĩ thuật tậndụng làm lại hàng mới từ số hàng không được nhận, bán ve chai,thanh lý hàng không còn dùng được, tận dụng để giảm thiểu tối

đa chi phí cho rủi ro này Trong thực tế trung bình mỗi đơn hàngcông ty lời 15%, tức là các loại chi phí chiếm 85% giá trị đơnhàng, tiền thu lại nếu bán ve chai rơi vào khoảng 5-10% Nếudeal được với khách hàng cọc 70% thì phần tổn hại về chi phícủa công ty chỉ còn khoảng 5-10% trên tổng giá trị đơn hàng

Đã có trường hợp nhân viên bị kẹp tay vào máy do bất cẩnnhưng may mắn là sự việc không quá nghiêm trọng.

Tuy nhiên, đôi khi vì tự tin tay nghề đã chắc nên nhiều nhânviên có sự chủ quan và làm ẩu trong quá trình làm hàng, làm saikích thước, số lượng, mẫu mã, Ngoài ra các nhân viên thời vụ,

dù đã được huấn luyện trong thời gian trước khi bắt đầu nhậnviệc vẫn không tránh khỏi những sai sót nhỏ và thiếu kinhnghiệm dẫn đến làm rách hộp, hư hộp, kiểm sai số lượng, 2.2.1.2 Giải pháp của công ty:

Công ty đã có cẩn trọng trong việc nhắc nhở nhân viên nghiêmtúc thực hiện đúng quy trình sản xuất bằng việc treo các băngrôn, dòng chữ và biển hiệu để nhắc nhở

Công ty đã có cẩn trọng trong việc nhắc nhở nhân viên nghiêmtúc thực hiện đúng quy trình sản xuất Tuy nhiên để giảm thiểutối đa việc mắc lỗi và chủ quan khi làm hàng, công ty cần nghiêmkhắc đề ra những mức phạt đối với những nhân viên thườngxuyên vi phạm cũng hoặc thiếu xót trong quá trình làm việcnhiều lần Bên cạnh đó, cấp trên nên thường xuyên kiểm tra taynghề, trình độ nghiệp vụ của nhân viên để nắm bắt tình hình làmviệc, có những buổi họp nghiêm túc để nhắc nhở và thúc đẩy quátrình làm việc diễn ra xuôn sẻ hơn

2.2.2 Rủi ro về thiếu nhân sự:

2.2.2.1 Phân tích:

Vào những thời điểm cần làm hàng gấp, nhân viên thời vụ

sẽ được điều thêm để hỗ trợ các nhân viên chính Tuy nhiênvẫn có những thời điểm thiếu người hoặc người mới cần thờigian huấn luyện thêm, dẫn đến quá trình làm hàng không đạt

được hiệu quả tối ưu Bên cạnh đó, công ty thường phải mởrộng xưởng và di chuyển, khiến các nhân viên phải thay đổichỗ ở để ổn định theo công ty Tuy đây đều là những nhânviên có nhiều năm gắn bó với công ty và trung thành, nhưngvẫn không thể đảm bảo hoàn toàn về việc họ không nghỉ việc

do áp lực về di chuyển chỗ làm

Ngoài ra, tình trạng thiếu tư vấn viên trả lời khách hàng trên các Pages mạng xã hội trực tuyến cùng các đường dây hotline diễn ra khá thường xuyên, dẫn đến những đánh giá không tốt về chất lượng phục vụ và mất những khách hàng mới

2.2.2.2 Giải pháp của công ty:

Tuy đã có số lượng nhân viên đảm bảo về trình độ taynghề, nghiệp vụ kĩ thuật, nhưng công ty đang trong giai đoạnphát triển và nhận được nhiều đơn hàng lớn lên đến hàng trămtriệu Vì vậy, công ty nên xem xét cân nhắc để tuyển dụng vàhuấn luyện thêm cho những nhân viên mới, để củng cố lựclượng lao động trong xưởng, tránh trường hợp nhân viên nghỉviệc và không đủ lực lượng để đảm bảo tiến trình sản xuất.Bên cạnh đó, đề ra những chính sách lương và thưởng thíchhợp tương ứng với trình độ tay nghề và năng suất làm việc,nhằm giữ lại những nhân viên có năng lực cũng như thúc đẩynhân viên đang trong giai đoạn phát triển tay nghề Ngoài ra,cấp trên cần thường xuyên hỏi han và quan tâm đến nhân viêncủa mình để họ có tinh thần và sự trung thành nhất định vớicông ty mà họ gắn bó

Công ty cần tuyển dụng và điều trợ thêm đủ nhân sự ở khâu tư vấn khách hàng qua hotlines và Pages trong thời gian nhanh nhất có thể, để tránh trường hợp thất thoát những khách hàng tiềm năng mới

2.2.3 Rủi ro về an toàn lao động, sức khỏe của nhân viên:

2.2.3.1 Phân tích:

Hầu hết máy móc và các trang thiết bị ở xưởng sản xuấtkhông gây ra nhiều tác hại cho sức khoẻ con người như sinh rakhí độc hay hoá chất Tuy nhiên, các loại máy móc ở xưởng đaphần là những máy cũ được mua lại từ Đài Loan, đã qua sửdụng nên cũng không tuyệt đối tránh khỏi những phát sinhngoài mong muốn, có thể gây ra trục trặc và phải sửa chữatrong quá trình sản xuất

Đối với những thời điểm làm hàng gấp, nhân viên thườngphải tăng ca đến 2-3 h sáng, và nhiều nhân viên phải nghỉ làmvào ngày hôm sau vì thiếu ngủ và kiệt sức

2.2.3.2 Giải pháp của công ty:

Vì là một công ty nhỏ với số vốn lưu động, Boxes chọn thumua những máy móc đã qua sử dụng để tiết kiệm chi phí Tuynhiên, để tránh tình trạng thiệt hại từ máy móc, công ty cần cónhững người có kinh nghiệm trong việc kiểm tra và chọn lựathương hiệu, nhà phân phối máy, để lựa chọn máy móc cócông nghệ đáp ứng được chất lượng sản phẩm Đối với những

ca làm việc thêm giờ của nhân viên, công ty cần có nhữngquan tâm cần thiết cũng như lương thưởng hợp lý để thúc đẩy

và tái tạo sức lao động cho nhân viên của mình, hoặc chonhững nhân viên đó những giờ nghỉ bù phù hợp

2.3 Rủi ro về sản phẩm (R3):

2.3.1 Rủi ro sản xuất sai mẫu:

2.3.1.1 Phân tích:

Trường hợp sản xuất sai mẫu thường rơi vào các đơn hàng

in hộp theo yêu cầu Các yêu cầu về kích cỡ hộp, chất liệugiấy, màu sắc của bài in riêng thường khác nhau nên khi innhững loại hộp offset này, nếu không cẩn thận trong từng côngđoạn sẽ dễ gây ra lỗi, cho dù chỉ là một lỗi chính tả nho nhỏ thìcũng sẽ bị khách hàng từ chối nhận hàng Điều đó gây ra thiệthại lớn phần lợi nhuận và danh tiếng của công ty

Khi đặt hàng in theo yêu cầu riêng, thường sẽ có hai trườnghợp Trường hợp một là đối với những design không quá phứctạp, họ sẽ nhờ Boxes làm giùm, họ chỉ cần gửi thông tin sảnphẩm của mình qua và miêu tả mẫu design cho nhân viên thiết

kể của Boxes Trường hợp thứ 2 là đối với những mẫu thiết kếphức tạp họ sẽ gửi mình cả bản in sẵn, chỉ yêu cầu nhữngthông số về màu in Trong trường hợp 1, Boxes đã từng gặpnhiều vụ việc xảy ra tương tự Nguyên nhân phần lớn là dokhách hàng không cẩn thận kiểm tra kĩ lưỡng trước khi gửithông tin cần Boxes thiết kế và cả khi nhận được bản thiết kếcuối cùng trước khi bấm máy in Trong trường hợp 2, thườngxảy ra tình trạng nhầm lẫn màu sắc và ý tưởng in do không cómẫu để đối chiếu Cả hai trường hợp, dù có lỗi hay không.Boxes cũng là bên bị thiệt hại (dù ít hay nhiều)

2.3.1.2 Giải pháp của công ty: