Chuyên đề cực sock

LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại đổi mới đất nước , việc “ Hiện đại hoá” trong công tác văn phòng là một vấn đề mà mọi cơ quan, tổ chức hết sức quan tâm . Để đáp ứng nhu cầu trên nhân viên văn phòng phải được trang bò đầy đủ kiến thức về lónh vực hành chính văn phòng . Công tác văn thư là đảm bảo cung cấp kòp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, giữ lại đầy đủ các chứng cứ về mọi hoạt động của các cơ quan, đơn vò, tổ chức, … . Văn thư là văn bản, giấy tờ công tác của cơ quan, tổ chức. Hay nói một cách rộng hơn, văn thư là phương tiện ghi tin và xử lý thông tin trong công tác quản lý. Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, bao gồm công việc soạn thảo, tổ chức quản lý văn bản, phân phối văn bản trong cơ quan. Qủan lý văn bản và tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan. Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư ( Các loại dấu, phương pháp bảo quản, quản lý và sử dụng con dấu ) Trên đây là một số nhiệm vụ cơ bản của một văn thư 1.1. Việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan : Theo luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và căn cứ bản đều lệ trường trung phổ thông quy đònh về nhiệm vụ quyền hạn của Hiệu trưởng trong Nhà trường thì Hiệu trưởng Trường trung học phổ thông được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật . Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của Trường nói chung và thực hiện nhiệm vụ quản lý các hoạt động trong Nhà trường nói riêng, hiệu trưởng Trường trung học phổ thông Pró đã ban hành Quyết đònh nhằm thực tốt nhiệm vụ quản lý của mình. - Quyết đònh là văn bản để quy đònh ra chế dộ, chính sách hoặc áp dụng chế độ chính sách cho một hoặc một số đối tượng. Vì cơ quan là trường học nên thường ban hành quyết đònh cá biệt ( hành chính): Quyết đònh cá biệt là loại văn bản áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật để giải quyết những vấn đề, những sự việc, sự vụ cụ thể đối với một hoặc một số đối tượng cụ thể . Thực tế Hiệu trưởng trường trung học phổ thông Pró được phép ban hành Quyết đònh . Ví dụ : QUYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG PRÓ Về việc thành lập Ban kiểm tra cơ sở vật chất trường học năm học 2006 – 2007 - Báo cáo là một loại văn bản dùng để sơ kết, tổng kết công tác hoặc phản ánh về tình hình của một vấn đề, một vụ việc của một cơ quan một tổ chức. Ví dụ : BÁO CÁO Báo cáo tình hình giám sát, đánh giá đầu tư dự án xây dựng nâng cấp trường THPT Pró – Đơn Dương - Tờ trình là loại văn bản mà nội dung chủ yếu là đề xuất với cấp trên phê chuẩn về một vấn đề, một chủ trương, một phương án, một chế đôï, một chính sách, một tiêu chuẩn hoặc một đề nghò sửa đổi chế độ chính sách. Ví dụ : TỜ TRÌNH Xin thành lập hội đồng xét tuyển sinh lớp 10 năm học 2006 – 2007 - Thông báo là loại văn bản dùng để truyền đạt phổ biến thông tin trong các cơ quan, dơn vò, quần chúng nhân dân về tinh thần công tác, tình hình hoạt động các quyết đònh về quản hoặc các vấn đề sự việc khác để thực hiện hoặc để biết. Ví dụ : THÔNG BÁO Về việc thay đổi lòch học bồi dưỡng thay sách lớp 10 năm học 2006 – 2007. - Công văn hành chính là loại văn bản dùng để giao dòch, trao đổi, nhắc nhở, chỉ đạo giữa các cơ quan tổ chức với nhau hoặc giữa các cơ quan tổ chức với công dân. Ví dụ : CÔNG VĂN Về việc phối hợp xử lý những trường hợp vi phạm pháp luật trong trường học. * Ngoài những loại văn bản nói trên Trường THPT Pró – Đơn Dương còn ban hành các loại văn bản khác như : kế hoạch, thư mời, giấy mời, biên bản, … 1.2.So sánh thể thức văn bản của cơ quan được trình bày với quy đònh hiện hành của Đảng và Nhà nước : Một văn bản được hình thành yêu cầu phải có đầy đủ các thành phần bắt buộc của nó hay nói cách khác văn bản đó phải được hoàn chỉnh về mặt thể thức lẫn nội dung trước khi ban hành. Đối với trường trung học phổ thông Pró là một đơn vò hành chính sự nghiệp thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, chòu sự quản lý của Sở về mặt giáo dục và đào tạo và giúp Sở trong việc quản lý, giáo dục và đào tạo học sinh nên quá trình hình thành văn bản cũng được thực hiện rất nghiêm túc đảm bảo theo thông tư thông tư 55/2005/TTLT- BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Thể thức văn bản tại cơ quan: Thể thức văn bản là tổng thể các thành phần của một văn bản hành chính được trình bày theo một cấu trúc nhất đònh và mang ý nghóa thông tin phù hợp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng văn bản và thể hiện giá trò pháp lý hiệu lực thi hành văn bản. Thể thức văn bản của trường THPT Pró – Đơn Dương được trình bày đầy đủ các thành phần bắt buộc như : Quốc hiệu ( tiêu đề, tiêu ngữ), Tên đơn vò chủ quản ,Tác giả, Số – ký hiệu văn bản, Đòa danh, Thời gian, Tên loại và trích yếu nội dung văn bản, Nơi nhận, Thể thức đề ký và chức vụ của người ký, Dấu trường , … . Quốc hiệu : là thành phần biểu thò tên quốc gia và thể hiện chế độ chính trò mà Nhà nước của quốc gia đó thực thi . Quốc hiệu được trình bày ở góc trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản . Thực tế cơ quan trình bày : CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do – Hạnh phúc - Tác giả ban hành văn bản: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp căn cứ quy đònh của pháp luật và căn cứ văn bản thành lập, quy đònh tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, trừ trường hợp đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập, quy đònh tổ chức bộ máy, phê chuẩn cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền: tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như y ban nhân dân ( UBND), Hội đồng nhân dân ( HĐND), … Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở góc trên bên trái trang đầu của văn bản . Phần tên đơn vò chủ quản được trình bày bằng chữ in hoa trên tên cơ quan ban hành văn bản . Thực tế cơ quan trình bày SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LÂM ĐỒNG TRƯỜNG THPT PRÓ  Theo thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Thì được trình bày như sau : SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LÂM ĐỒNG TRƯỜNG THPT PRÓ - Số và ký hiệu văn bản Số của văn bản là số thứ tự của văn bản được ban hành trong một năm văn thư của một cơ quan tổ chức nào đó. Ký hiệu văn bản là chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành Cách ghi số : + Đối với văn bản quy phạm pháp luật : Số : / năm ban hành/ tên loại văn bản - tên cơ quan ban hành văn bản. Ví dụ : Số : 02/ 2006/ QĐ-BGD&ĐT + Đối với văn bản hành chính : Số: / tên loại văn bản – tên cơ quan ban hành văn bản Ví dụ : Số : 03/ BC – THPT Pró. Lưu ý : Số của văn bản phải viết tay. Số và ký hiệu của văn bản được trình bày trên cùng một hàng . Chữ số của văn bản là số Ả Rập . - Đòa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản Đòa danh là tên đòa phương mà cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Thời gian ban hành : là ngày, tháng, năm văn bản được ký và đóng dấu (Ngày, tháng, năm là thời gian mà văn bản được người có thẩm quyền ký chính thức hoặc ngày văn bản được thông qua.) Đòa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày dưới phần Quốc hiệu, sát lề phải bằng chữ in thường kiểu chữ nghiêng, giữa đòa danh và ngày tháng năm được cách nhau bằng dấu phẩy, phải ghi đầy đủ bằng các từ ngày tháng năm không được viết tắt. Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 thêm 0 vào trước. Ví dụ : Đơn Dương, ngày 15 tháng 8 năm 2006 - Tên loại và trích yếu nội dung Tên loại là tên gọi của từng loại văn bản ( Quyết đinh, Báo cáo, Kế hoạch , … ) Trích yếu nội dung là câu tóm tắt ngắn gọn và phản ánh chính xác nội dung của văn bản đề cập đến. Tên loại và trích yếu nội dung được trình bày dưới đòa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản. Được trình bày ở giữa trang văn bản bằng chữ in hoa đứng, đậm . Đối với công văn hành chính thì trích yếu nội dung được trình bày dưới thành phần số và ký hiệu . Được trình bày bằng chữ in thường, đứng . Thực tế trường được trình bày hoàn toàn đúng với thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Ví dụ 1 : QUYẾT ĐỊNH Thành lập hội đồng coi và chấm thi học kỳ II năm học 2005 – 2006 Ví dụ2 : BÁO CÁO V/v. Báo cáo tình hình chuẩn bò cơ sở vật chất dạy học môn tin học . Ví dụ 3 : Số : 20/HC Về việc : hướng dẫn kiểm tra hồ sơ khối 12 năm học 2005 – 2006 - Nội dung văn bản là toàn bộ thông tin mà văn bản đề cập đến. Phần nội dung được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 – 14; khi xuống òng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt, khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn hoặc từ 15pt trở lên. Thực tế trường được trình bày theo thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Ví dụ : Căn cứ Điều 40 khen thưởng và kỷ luật của Điều lệ trường trung học được ban hành kèm theo quyết đònh số 23/2003/QĐ – BGD&ĐT ngày 11 tháng 7 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Giáo Dục và Đào Tạo; Căn cứ thông tư 08/TT ngày 21 tháng 3 năm 1988 của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo về việc khen thưởng và kỷ luật học sinh ; Xét biên bản đề nghò của tập thể lớp 11A7, 10A12 và giáo viên chủ nhiệm lớp 11A7, 10A12 về việc xử lý kỷ luật học sinh ; Xét biên bản họp hội đồng kỷ luật ngày 06 tháng 01 năm 2006 về việc đề nghò xử lý kỷ luật học sinh ; Nội dung văn bản được tính từ tên loại và trích yếu nội dung đối với công văn hành chính thì nội dung được tính từ “ kính gửi” trở đi. Nơi nhận văn bản : là nơi tên cơ quan, cá nhân mà văn bản được chuyển tới để có trách nhiệm giải quyết, theo dõi và biết. Nơi nhận văn bản được trình bày ở góc trái cuối cùng của trang văn bản. Cách dòng cuối cùng của nội dung văn bản từ 2 – 3 dòng, nơi nhận được trình bày sát với lề trái của văn bản, ghi đòa chỉ nơi nhận bắt đầu bằng dấu gạch ngang. Từ “Nơi nhận” được trình bày trên dòng riêng sau đó có dấu hai chấm , chữ in thường cỡ chữ 12 đậm, nghiêng. Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vò, cá nhân nhận văn bản được trìmh bày băng chữ thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vò, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vò nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng , đầu dòng có dấu gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy ( ;) riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “ lưu ” sau đó có dấu hai chấm( : ), tiếp theo là chữ viết tắt “ VT ” ( văn thư cơ quan, tổ chức ), chữ viết tắt tên đơn vò ( hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu ( chỉ trong những trường hợp cần thiết ) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùn g là dấu chấm . Thực tế cơ quan thực tập được trình bày như sau : Ví dụ : Nơi nhận : - Như điều 3 “ để thực hiện” - Gia đình ( phối hợp) - Đòa phương ( phối hợp ) - Lưu VT . p dụng theo thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 thì được trình bày như sau : Ví dụ : Nơi nhận : - Như điều 3 ; - Gia đình ; - Đòa phương ; - Lưu : VT,HT, VT. 8. - Thể thức đề ký và chức vụ người ký văn bản : Chữ ký là ký hiệu của người có thẩm quyền ký văn bản đó. Văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền thì mới có giá trò pháp lý . Người ký văn bản phải chòu trách nhiệm về nội dung và thể thức văn bản mà mình ký. Chữ ký phải là chữ ký chính thức đã được đăng ký không được dùng viết chì, mực đỏ, mực dễ phai để ký văn bản, quyền hạn của người ký được trình bày bằng chữ in hoa cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng đậm. Chữ ký và thể thức đề ký được trình bày ở phía dưới góc phải trang cuối của văn bản, cách dòng cuối của nội dung văn bản từ 2 – 3 dòng . Họ tên của người ký được trình bày bằng chữ in thường cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng đậm . Thực tế trường trình bày như sau : Ví dụ : - Khi thủ trưởng ký : HIỆU TRƯỞNG Vương Quang Thịnh Vượng - Khi cấp phó ký thay : TM. HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG [...]... bản Các bước soạn thảo văn bản: - Xác đònh mục đích ban hành văn bản ; - Xác đònh tên thể loại văn bản ; -Thu thập và xử lý thông tin; - Xây dựng đề cương và viết dự thảo văn bản; - Duyệt bản thảo, nhân bản, ký và ban hành Văn bản của tổ chuyên môn nào thì tổ chuyên môn đó tự soạn thảo theo thẩm quyền của mình, sau khi thực hiện xong công việc ở giai đoạn chuẩn bò thì người cán bộ soạn thảo văn bản dựa... tương ứng của văn bản theo thông tư 55 Ví dụ : SAO Y BẢN CHÍNH SỞ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO LÂM ĐỒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THPT PRÓ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số : 08/SY Nơi nhận : - Các tổ chuyên môn; - Lưu VT Đơn Dương, ngày 20 tháng 8 năm 2006 KT.HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG Vũ Văn Công Tóm lại, thể thức văn bản tại Trường trung học phổ thông Pró được thực hiện theo thông tư 55/2005/TTLT... đã thu thập được để hình thành một bản thảo chính xác với thực tế Sau khi hoàn tất bản thảo, người chòu trách nhiệm về văn bản đó sẽ ký nháy lên văn bản rồi chuyển cho tổ trưởng hoặc lãnh đạo phụ trách chuyên môn đó để xem xét nội dung, thể thức rồi ký chính thức lên văn bản Văn bản sau khi được lãnh đạo ký chính thức thì sẽ được chuyển xuống bộ phận văn thư để hoàn thành văn bản như : ghi số và ký . chủ yếu là đề xuất với cấp trên phê chuẩn về một vấn đề, một chủ trương, một phương án, một chế đôï, một chính sách, một tiêu chuẩn hoặc một đề nghò sửa. thông tin; - Xây dựng đề cương và viết dự thảo văn bản; - Duyệt bản thảo, nhân bản, ký và ban hành. Văn bản của tổ chuyên môn nào thì tổ chuyên môn đó tự soạn