ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING – ERP) của CHUỖI bán lẻ THẾ GIỚI DI ĐỘNG

Là một trong những nhà tiên phong trong việc ứng dụng ERP vào quản lý, Thế giới di động luôn khẳng định được vị trí, tầm cỡ của mình ở thị trường bán lẻ cung cấp điện thoại di động trên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG



TIỂU LUẬN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

ĐỀ TÀI:

ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH

NGHIỆP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING – ERP)

CỦA CHUỖI BÁN LẺ THẾ GIỚI DI ĐỘNG.

Sinh viên thực hiện: Bùi Thị Thùy Linh

Mã sinh viên: 1512230051 Giảng viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Thị Hồng Vân

MỤC LỤC

Chương I LỜI MỞ ĐẦU 3

Chương II NỘI DUNG 4

I Giới thiệu doanh nghiệp 4

1) Lịch sử 4

2) Hoạt động kinh doanh 5

3) Cơ cấu tổ chức 6

4) Hệ thống nhân viên 6

5) Sơ lược về tình hình kinh doanh: 6

II Dự án ERP 7

1) Tổng quan về hoạc định nguồn lực (ERP ) 7

2) Qúa trình hình thành ERP của Thế giới di động 8

3) Tự xây dựng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 9

4) Giới thiệu ứng dụng ERP của Thế giới di động 11

III Bài học kinh nghiệm 12

Chương III KẾT LUẬN 14

Chương IV TÀI IỆU THAM KHẢO 15

Chương I LỜI MỞ ĐẦU

Như chúng ta biết, ngày nay hệ thống các cửa hàng bán lẻ trên thế giới nói chung

và ở Việt Nam nói riêng ngày càng đa dạng và phong phú Điều này dẫn tới nhiều thách thức lớn đối với doanh nghiệp trong ngành, đặc biệt là các nhà bán lẻ quy mô lớn Đối với doanh nghiệp bán lẻ lớn thì việc mở rộng kinh doanh dường như là một nhu cầu tất yếu Tuy nhiên, việc mở rộng phát triển sẽ trở thành một vấn đề vướng mắc nếu không định hình được phương pháp hoạch định nguồn lực, quản lý rõ ràng, chính xác Một giải pháp tuyệt vời cho hướng đi này, đó là xây dựng một ứng dụng ERP hợp lý Mô hình này chưa được triển khai rộng rãi và phổ biến ở Việt Nam, nhưng lại mang ý nghĩa vô cùng lớn tới thành công của doanh nghiệp Là một trong những nhà tiên phong trong việc ứng dụng ERP vào quản lý, Thế giới di động luôn khẳng định được vị trí, tầm cỡ của mình ở thị trường bán lẻ cung cấp điện thoại di động trên cả nước Sau đây em xin trình bày lại những nghiên cứu của mình về quá trình ứng dụng hoạch định nguồn lực của Thế giới di động, để từ đó thấy được tầm quan trọng của ERP đối với doanh nghiệp nói riêng và đối với các nhà bán lẻ cả nước nói chung Do hiểu biết giới hạn, bài nghiên cứu còn đôi phần thiếu xót, rất mong có được góp ý của cô và các bạn để bài làm hoàn thiện hơn

Chương II NỘI DUNG

I Giới thiệu doanh nghiệp

Thegioididong.com là thương hiệu thuộc Công ty Cổ phần Thế giới di động, tên tiếng Anh là Mobile World JSC, một tập đoàn bán lẻ tại Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh chính là bán lẻ điện thoại di động, thiết bị số và điện tử tiêu dùng Theo nghiên cứu của EMPEA, Theo thống kê thị phần bán lẻ điện thoại di động tại Việt Nam năm

2014 thì Thế giới di động hiện chiếm 25% và là doanh nghiệp lớn nhất trong lĩnh vực của mình

1) Lịch sử

Công ty TNHH Thế Giới Di Động thành lập vào tháng 03/2004, lĩnh vực hoạt động chính của công ty bao gồm: mua bán sửa chữa các thiết bị liên quan đến điện thoại

di động, thiết bị kỹ thuật số và các lĩnh vực liên quan đến thương mại điện tử

- Sau 3 tháng thành lập, công ty ra mắt website www.thegioimobi.comvà 3 cửa hàng nhỏ tại đường Hoàng Văn Thụ, Lê Lai và Cách Mạng Tháng 8 (thành phố Hồ Chí Minh)

- Tháng 10/2004, từ những kinh nghiệm trong quá trình kinh doanh thực tế, Công ty đã quyết định thay thế các cửa hàng nhỏ lẻ bằng việc khai trương một siêu thị với diện tích lớn và đầy đủ hàng hóa hơn tại 89A, Nguyễn Đình Chiểu, Tp.HCM,

tên gọi ban đầu của siêu thị là www.thegioimobi.com (sau này đổi thành

thegioididong.com) Với quy mô hơn 200 m2, siêu thị được xây dựng khang trang này đã thành công rực rỡ bởi nó khác biệt hoàn toàn với hơn 10.000 cửa hàng điện

thoại di động nhỏ lẻ lúc bấy giờ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Dịch vụ khách hàng và website đã được quan tâm và chăm chút ngay từ những ngày đầu tiên này

- Năm 2007 Công ty TNHH Thế Giới Di Động tiếp nhận vốn đầu tư của quỹ Mekong Capital, chuyển đổi sang hình thức công ty cổ phần để mở rộng cơ hội phát triển

- Đến cuối năm 2009, Công ty có tổng cộng 40 siêu thị trên cả nước

- Từ năm 2010 tới 2011 đánh dấu bước phát triển vượt bậc với sự ra đời liên tiếp của các siêu thị thegioididong.com trên khắp mọi miền của đất nước Cuối năm

2010, Công ty tăng gấp đôi số siêu thị so với năm 2009; cuối năm 2011, số siêu thị tăng lên hơn gấp 5 so với năm 2009

- Đến tháng 3/2012, với việc khai trương siêu thị tại Bắc Giang,

thegioididong.com đã hoàn tất bản đồ phủ sóng trên toàn lãnh thổ Việt Nam Đây là

hệ thống bán lẻ thiết bị di động đầu tiên và duy nhất hiện nay có mặt tại tất cả 63 tỉnh thành trên cả nước

- Thegioididong.com vẫn tiếp tục giữ vững vị trí chuỗi bán lẻ các thiết bị di động

số 1 Việt nam, cách biệt hoàn toàn so với các nhà bán lẻ khác

- Thegioididong.com luôn giữ vai trò tiên phong trong việc đưa ra những

chính sách bán hàng, chính sách chăm sóc khách hàng vượt trội vì lợi ích thiết

thực của người tiêu dùng

- Các siêu thị Thegioididong.com được xây dựng và bố trí hàng hoá một cách khoa học và thuận tiện cho khách hàng trải nghiệm và tìm kiếm sản phẩm

- Đội ngũ nhân viên Thegioididong.com được huấn luyện tốt và thấm nhuần văn hoá đặt khách hàng làm trung tâm trong mọi suy nghĩ và hành động của mình

- Hàng hoá kinh doanh tại Thegioididong.com phong phú của tất cả các hãng lớn như Samsung, Nokia, Apple, Sony, LG, HTC, …

2) Hoạt động kinh doanh

- Thế giới di động là một trong những công ty tư nhân đầu tiên tại Việt Nam đưa hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp- ERP ứng dụng trong quản lý chuỗi cửa

hàng bán lẻ của mình

- Theo nghiên cứu của Trường quản trị kinh doanh Haas thuộc đại học UC Berkeley, khoản đầu tư vốn cổ phần vào doanh nghiệp tư nhân chưa niêm yết - PrivateEquity của Mekong Capital vào Thế giới di động đã đóng vai trò quan trọng trong những bước phát triển ấn tượng của công ty này và sẽ được đưa vào chương trình giảng dạy bậc cao học tại Haas - UC Berkeley đồng thời là tài liệu tham khảo cho sinh viên trường kinh doanh Harvard và trường kinh doanh Tuck

- Sản phẩm: Thiết bị di động, thiết bị kỹ thuật số, đồ điện gia dụng

- Dịch vụ: bảo hành sửa chữa

3) Cơ cấu tổ chức

Công ty đặt trụ sở chính tại lầu 5 Etown 2, 364 Cộng Hòa, Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh Việt Nam với 2 công ty thành viên:

1 Công ty Cổ phần Thế giới di động (thegioididong.com)

2 Công ty Cổ phần Thế giới điện tử (dienmayxanh.com)

4) Hệ thống nhân viên

Nhân viên chủ chốt : Nguyễn Đức Tài - Đồng sáng lập kiêm Tổng giám đốc

Trần Kinh Doanh - Giám đốc phát triển kinh doanh

Đặng Minh Lượm - Giám đốc nhân sự

Đinh Anh Huân - Giám đốc Dienmayxanh.com

Số lượng nhân viên: 7000

5) Sơ lược về tình hình kinh doanh:

II Dự án ERP

1) Tổng quan về hoạc định nguồn lực (ERP )

Hoạch Định Tài nguyên Doanh nghiệp ( Enterprise Resource Planning –

ERP) nguyên thuỷ ám chỉ một hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong

một tổ chức, một doanh nghiệp Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất

cả những chức năng cơ bản của một tổ chức Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp,

tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ v.v

Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự-tiền lương, quản trị sản xuất song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gôm tất cả vào chung 1 gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau

Một hệ thống ERP có thể được mô tả qua sơ đồ sau:

2) Qúa trình hình thành ERP của Thế giới di động

Ban đầu ngay sau khi thành lập công ty vào năm 2004, Thế giới di động (TGDĐ) đặt mục tiêu làm một phần mềm đơn giản để quản lý website - trang tin tức về công nghệ, giới thiệu các sản phẩm một cách tốt nhất đến cho khách hàng Lúc đó vì chỉ có

một cửa hàng nên việc kiểm soát các khâu kế toán, kinh doanh, hàng hóa khá dễ Nhưng sau khi mở thêm một cửa hàng nữa, nhu cầu quản lý đã khác đi, nhu cầu luân chuyển hàng hóa trở thành bài toán khó Trước khó khăn đó, anh Nguyễn Đức Tài (ông chủ TGDĐ) yêu cầu viết một phần mềm để chuyển các imei từ kho này đến kho kia, vì quản lý sản phẩm điện thoại là quản lý đích danh nên phải dựa trên imei của từng điện thoại Lúc đó trưởng phòng IT thấy viết như vậy chỉ giải quyết được một phần nhỏ của công việc, không mang lại nhiều thuận lợi về sau nên anh đã đề nghị mọi người nghĩ đến một phần mềm quản lý tổng thể từ kế toán đến hàng hóa Ý tưởng của anh được Ban giám đốc đồng ý

Liền sau đó anh đi tìm hiểu thị trường phần mềm trong nước, tuy nhiên hầu hết các phần mềm lúc đó không có tính năng quản lý đích danh phù hợp đặc thù của

TGDĐ Cuối cùng anh đã mạnh dạn đề nghị - “thôi thì để bộ phận IT tập trung xây dựng phần mềm này Đến cuối 2004 phần mềm được xây dựng xong và vận hành luôn

từ đầu 2005 Phần mềm này ban đầu cũng chỉ có chức năng quản lý hàng hóa đơn giản, theo thời gian và chiến lược kinh doanh của công ty, được bổ sung, phát triển thêm nhiều phân hệ khác

Mục đích xây dựng các phân hệ: Việc xây dựng phân hệ văn phòng điện tử của TGDD nhằm 3 mục đích: xây dựng văn hóa công ty phủ từ nam và bắc; quản lý giao tiếp nội bộ với 10.000 nhân viên hiện nay; tối ưu hóa công việc quản lý trong môi trường di chuyển nhiều Phân hệ này quản lý đến những việc nhỏ như quản lý phòng họp, biết được phòng họp nào đang trống, phòng họp nào đang sử dụng - đến mấy giờ

- với mục đích gì Quản lý chặt chẽ đến cả văn phòng phẩm tại các siêu thị Khi Ban lãnh đạo gửi một thông báo nào đó cho toàn bộ 10.000 nhân viên, văn phòng điện tử này có thể thống kê được việc truyền thông nội bộ đang diễn ra thế nào, biết được đích danh ai đã đọc thông báo - đọc khi nào, ai chưa đọc…

3) Tự xây dựng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Khác với đa số hệ thống ERP của doanh nghiệp khác, TGDĐ tự xây dựng phương

chung chúng giải quyết được nhiều yêu cầu đặc thù theo mô hình kinh doanh của TGDĐ Chẳng hạn, giải pháp quản lý theo imei tạo cơ chế luân chuyển hàng hóa tại các siêu thị hay kiểm soát tồn kho hiệu quả hơn Từ hệ thống, doanh nghiệp có thể lấy

ra những imei nào đã tồn kho quá lâu, hoặc nhân viên từ siêu thị này có thể biết được siêu thị cận kề nào đang có sản phẩm mà khách muốn mua Điều quan trọng hơn mà giải pháp mang lại là tạo ra môi trường online đa tương tác khi cho phép toàn bộ nhân viên của TGDĐ dùng phần mềm này để phối hợp làm việc cùng nhau

Hay như trong phân hệ quản lý bán hàng, cho phép xem được báo cáo ngay lập tức, biết siêu thị nào đang bán được bao nhiêu, đang tồn bao nhiêu, và tối ưu hóa thông tin về sản phẩm Tại các siêu thị TGDĐ, nếu để ý bạn sẽ thấy trên các kệ trưng bày có

hệ thống đèn LED hiển thị thông tin về tên, giá cả sản phẩm Những thông tin hiển thị này đều do hệ thống từ văn phòng chính tự động sắp xếp sau đó chuyển đến các siêu thị nhằm tối ưu việc tìm kiếm một sản phẩm cho khách hàng Nhân viên ở các siêu thị căn cứ theo thông tin hiển thị trên đèn LED để sắp xếp sản phẩm tương ứng

Hay trong phân hệ nhân sự tiền lương, với công nghệ dùng vân tay, hệ thống cho phép nhân viên biết chính xác ngày nào họ đi làm, vào lúc mấy giờ, bị trừ bao nhiêu tiền Cuối tháng người quản lý tiền lương chỉ cần click chuột là hệ thống sẽ tự động tính lương và gửi bảng lương chi tiết đến từng người mà không hề nhận bất kỳ thắc mắc, khiếu nại nào từ nhân viên Về tuyển dụng đánh giá thử việc cũng dùng chứng từ điện tử của hệ thống, bộ phận nhân sự dựa theo đó để quyết định ký hợp đồng hay không Trung bình cứ 100 nhân viên cần 1 nhân sự, riêng tại TGDĐ, vì hệ thống đã làm việc thay người nên với gần 10.000 nhân viên trên cả nước nhưng bộ phận nhân sự chỉ 10 người, và bộ phận tiền lương cũng chỉ có 2 người

Ưu điểm của việc tự tạo ra hệ thống ERP đặc thù:

Ngăn chặn được cả những tiêu cực như người quản lý siêu thị tuồn hàng xách tay vào bán để kiếm phần chênh lệch, hay như chuyện hệ thống phát hiện những nhân viên không được phép tham gia chương trình khuyến mãi của TGDĐ mà vẫn tham gia Hầu hết nhân viên TGDĐ đều sử dụng phần mềm thông qua hệ thống, nên tất

cả các chính sách, giá, chương trình khuyến mãi… đều được hệ thống kiểm

soát TGDĐ kiểm soát giao dịch thông qua hóa đơn, hóa đơn xuất từ hệ thống ra mới được chấp nhận, vì vậy hệ thống hạn chế được tối đa những tiêu cực có thể xảy ra Với các chương trình khuyến mãi, hệ thống quản lý từ coupon đến mã nhắn tin, mã khuyến mãi, chứng minh nhân dân… nên hệ thống dễ dàng lọc ra được danh sách nhân viên nào cố tình tham gia khuyến mãi Tóm lại, việc sử dụng mọi hoạt động trên nền tảng công nghệ vừa mang lại hiệu quả công việc, tiết giảm được nhiều chi phí, vừa tạo văn hóa làm việc trong môi trường điện tử, vừa tăng trách nhiệm công việc cao hơn trong từng nhân viên

Trong thực tế, việc triển khai ERP ở nước ta cũng diễn ra theo hai kịch bản, hoặc là các doanh nghiệp tự xây dựng, hoặc mua giải pháp của nhà cung cấp, và kết quả thì thành công có, mà thất bại cũng không hiếm Thật ra giải pháp của

TGDĐ cũng không hay hơn các giải pháp khác Có chăng đó là hay hơn ở những quy trình, nghiệp vụ mang tính đặc thù Mô hình tự viết giúp doanh nghiệp tự do thể hiện ý tưởng, và nếu có một người đầu tàu tốt, một đội ngũ nhân sự IT cứng cáp và kinh nghiệm thì sẽ có giải pháp tốt, tiết kiệm được nhiều chi phí, dễ dàng hơn trong vận hành và mở rộng về sau Nếu không hội đủ những điều kiện này doanh nghiệp nên mua giải pháp của Oracle, SAP… sau đó điều chỉnh lại sẽ tốt và ổn định hơn

4) Một số ứng dụng của ERP trong Thế giới di động

- Quản lý yêu cầu xuất hàng:

Quản lý tất cả các đơn hàng bán ra của hệ thống ( bao gồm cả những đơn hàng bị Hủy vì nhiều lý do )

- Tạo Đơn hàng ONLINE bằng ERP

Hiện thao tác tạo Đơn hàng đa phần được thực hiện trên CRM nhưng việc nắm cách thao tác trên ERP để dựng phòng những trường hợp đặc

biệt

- Tạo Đơn hàng Dịch Vụ bảo trì:

Là những Đơn hàng không phải để bán hàng hóa mà là để thực hiện những dịch vụ như : Vệ sinh máy lạnh , di dời máy lạnh , lắp đặt máy lạnh

…

- Tạo Đơn hàng bán thẻ cào

- Tạo Đơn hàng trả góp Online

- Hàng Hóa – Tra cứu phiếu nhập:

Thao tác này dùng để kiểm tra tất cả hàng hóa đã và đang được chuyển đến kho ( siêu thị )

- Hàng hóa – Tra cứu phiếu xuất:

Thao tác này giúp tìm được phiếu xuất và tìm được Số Hóa Đơn của Đơn hàng đó

- Các tính năng bổ sung:

•Tra cứu Thu Chi

•Tra cứu tồn kho của sim số

•Tra cứu lịch sử nhập xuất EMEI

- Tra cứu phiếu thu chi

ACS sẽ liên hệ nhờ mình kiểm tra Khách hàng đã đóng tiền góp chưa , mình dùng tính năng này để kiểm tra và trả lời ACS

- Tra cứu tồn kho số sim

Khi bạn muốn tìm xem 1 số sim nào đó có tồn trong hệ thống hay không bạn sẽ phải thực hiện kiểm tra

- Tra cứu lịch sử nhập xuất EMEI:

Đối với những sản phẩm có EMEI thì thao tác này sẽ giúp bạn kiểm tra quá trình nhập xuất của sản phẩm

III Bài học kinh nghiệm

Điểm thành công của MWG đó là xác định cũng như am hiểu về vai trò của ERP khá sớm, và từng bước triển khai thành công, hiệu quả Có thể nhận thấy ERP mang lại cho doanh nghiệp không ít lợi ích, tuy nhiên cũng có những thách thức nhất định

Nhiều lợi ích

Với ngân sách hàng năm dành cho phát triển hệ thống không nhỏ, các chuyên gia CNTT tại MWG luôn nắm rõ đặc điểm nghiệp vụ tại công ty mình Vì vậy, khi triển khai một phân hệ mới, họ có điều kiện tìm kiếm thông tin và kinh nghiệm chi tiết

vì thế các phân hệ ngày càng tiên tiến mở rộng Việc này làm cho việc mở rộng chi nhánh trở nên dễ dàng, hiệu quả