ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP ( ENTERPRISE RESOURCE PLANNING ERP ) tại SCÔNG TY VINAMILK

ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ MÔN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ CĂN BẢN ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ( ENTERPRISE RESOURCE PLANNING - ERP ) TẠI SCÔNG TY VINAMILK Giảng viên: Nguyễn Thị Hồng Vân Sinh viên thực hiện: Trịnh Nguyệt Hằng MSV: 1411210074 Lớp: TMA306(2-1617).3 Hà Nội, tháng năm 2017 Trịnh Nguyệt Hằng- 1411210074 MỤC LỤC MỤC LỤC .2 LỜI MỞ ĐẦU I Tổng quan ERP 1.1 Khái niệm ERP .5 1.2 Triển khai hệ thống ERP 1.3 Các yếu tố định để triển khai ERP thành công  Nguồn nhân lực  Quy trình .7  Công nghệ  Ngân sách II Giới thiệu doanh nghiệp Vinamilk 2.1 Lĩnh vực kinh doanh 2.2 Các số quy mô công ty Vinamilk Doanh thu: .10 2.3 Hoạt động công ty Vinamilk trước áp dụng ERP 10 2.3 Hoạt động công ty sau ứng dụng ERP 11 III Dự án ERP Vinamilk 13 3.1 Năm triển khai: 13 3.2 Nhà cung cấp : 13 3.3 Thực trạng công nghệ ứng dụng ERP Vinamilk vào hệ thống phân phối 13 3.4 Nguyên nhân tới thành công 16 3.5 Bài học kinh nghiệm 17 KẾT LUẬN 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO .19 Trang Trịnh Nguyệt Hằng- 1411210074 s LỜI MỞ ĐẦU Môi trường kinh doanh đại với áp lực cạnh tranh ngày gia tăng buộc doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, tốt đối thủ Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hồn thiện cơng tác quản lý để sử dụng hiệu nguồn lực trình sản xuất kinh doanh Với trợ giúp cơng nghệ thơng tin, doanh nghiệp có cơng cụ hữu hiệu hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng phần mềm ngày trở nên phổ biến thiết yếu với doanh nghiệp Tôi xin giới thiệu ứng dụng công nghệ thông tin nhiều nhà quản lý quan tâm việc điều hành công ty mà khơng doanh nghiệp vận dụng Nhưng chưa hiểu hiểu đủ nên chưa phát huy tác dụng vốn có nó, chí gặp nhiều khó khăn Đó ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Đây phương tiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất nguồn lực doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện tư liệu sản xuất ) Ngoài chức quản lý, ERP đảm nhận ln nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu nhà quản lý Vậy với tính ưu việt đem lại kết cho doanh nghiệp? Vận dụng gọi hợp lý? Từ việc nhận thức cần thiết ứng dụng ERP với doanh nghiệp nên chọn đề tài "Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ( Enterprise resource planning –ERP) Doanh nghiệp Vinamilk." Trang Trịnh Nguyệt Hằng- 1411210074 Lý chọn Doanh nghiệp Vinamilk phần doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng mơ hình ERP nói Ngồi ra, Vinamilk doanh nghiệp có lịch sử hình thành phát triển 40 năm doanh nghiệp ứng dụng thành cơng mơ hình ERP Việt Nam Trang Trịnh Nguyệt Hằng- 1411210074 I.Tổng quan ERP I.1 1.1 Khái niệm ERP ERP-Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resources Planning) giải pháp công nghệ thông tin có khả tích hợp tồn ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào hệ thống nhằm tự động hóa quy trình quản lý, làm cho phòng ban có khả khai thác nguồn lực phục vụ cho doanh nghiệp I.2 1.2 Triển khai hệ thống ERP STT Các bước thực Lập danh sách chi tiết nhiệm vụ chính: Danh mục nhiệm vụ chính, thời gian người thực Thời gian triển khai: Thờ gian trung bình để triển khai hệ thống ERP tháng, bao gồm cài đặt, hạy thử Thời gian triển khai đặc biệt phj thuọc vào động người thực Chuẩn bị tài nguyên: Để triển khai hệ thống cần ập kế hoạch tìa nguyên càn thiết( Material Requirement-MRP) hệ thống hoactj đọng trơn tru Bên cạnh cần phải lập kế hoạch xử lý trường hợp thiếu linh kiện, danh sách nhà cng cấp thay cần thiết nhân để xử lý tình thiếu hụt linh kiện, thiế bị Dồng thời kiểm tra tính xáccủa thiết bị, đòi hỏi độ xác thiét bị đến 98% Báo cáo lưu kho-Inventory Records: đòi hỏi độ xác hàng hóa kho đến 95% Lịch trình- Lead Times: Xác định mốc thời gian cụ thể cho tiểu dự án Thơng tin nhà cung cấp-Vendor-Information: Thơng tin xác Trang Trịnh Nguyệt Hằng- 1411210074 đầy đủ người cung cấp Thông tin khách hàng- Customer Information: Hệ thống thiết lạp xử lý đưn hàng thong tin khách hàng khong xác làm sai lệch hệ thống bán hàng Tiêu chuẩn người vận hành-Labor Standard: Hệ thống sử dụng để phân nhân viên đánh giá hiệu Do vạy, têu chuẩn nhân viên phải xác Nếu tiêu chuẩn khơng thể thơng tin xác khơng có tác dụng làm sai lệch thông tin nguồn 10 nhân lực Hệ thống mạng: Cần xậy dựng đồng bọ với thống ERP Phần cứng: sử dụng biện pháp để đảm bao hẹ thống phần cứng cài đặt đủ khả đáp ứng yêu cầu nười sử 11 dụng sau thời gian tối thiểu phải nâng cấp sau Đào tạo: Đào tạo quy trình triển khai vấn đề cần lưu ý trình triển khai lập kế hoạch tài ngyen cần thiét(MRP), lập kế hoạch suất cần thiết(CRP), cấu trúc tài nguyên (BOM), quản lý lưu kho…Để đảm bảo hệ thống hoạt động tốtvà hiểu qua cần đào tạo 70%-80% nhân tồn bơ tỏ chức Nhiệm vụ đào tạo cần đề cập rõ trình thương lượng với nhà cung 12 cấp giải pháp Chuyển đổi tải liệu: Trước thực phải hiểu rõ tầm quan công việc Sau thông tin số phải tải vào hệ thống gợi ý cho doanh nghiệp: • Cân đối hàng lưu kho • Địa điểm kho hàng • Hóa đơn ngun vật liệu • Giao thức • Dữ liệu khách hàng • Dữ liệu nhà cung cấp Trang Trịnh Nguyệt Hằng- 1411210074 • Lịch trình • Đơn hàng • Thơng tin tài kế tốn Quy trìn hoạt động: xậy dựng quy trình hoạt động với hệ thống 13 I.3 1.3 Các yếu tố định để triển khai ERP thành công  Nguồn nhân lực  Quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành  Lãnh đạo phải người có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng, nhân viên phải người có lực  Tinh thần đồn kết, phối hợp thực mục tiêu chung  Thiết lập chế giám sát, kiểm tra thực cách chặt chẽ  Quy trình  Thực khảo sát mơ tả quy trình doanh nghiệp trước đưa vào triển khai hệ thống ERP  Áp dụng quy trình chuẩn ERP vào việc ứng dụng Quy trình nghiên cứu dụng rộng rãi nên tự ý thay đổi  Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy  Công nghệ  Lựa chọn ERP phù hợp với doanh nghiệp ( sở hạ tầng, trình độ cơng nghệ…)  Lựa chọn nhà cung cấp hệ thống ERP đáng tin cậy đảm bảo việc hướng dẫn triển khai, quy trình triển khai nhanh chóng, tiến độ Trang Trịnh Nguyệt Hằng- 1411210074  Giam thiểu chi phí bảo trì, bảo dưỡng  Ngân sách  Lựa chọn ERP có khả đáp ứng nhu cầu doanh nghiêp vòng 35 năm mà vừa đáp ứng lực khoản ngân sách đầu tư  Thực phân tích đánh giá hiệu đầu tư cách chi tiết, nghiêm túc trước đầu tư vào hệ thống ERP Trang Trịnh Nguyệt Hằng- 1411210074 II.Giới thiệu doanh nghiệp Vinamilk Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam( Vinamilk) thành lập sở định số 155/2003QĐ-BCN ngày 01/10/2003 Bộ Công nghiệp việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh Công ty số 4103001932 Sở kế hoạch đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003 Trước ngày 01/12/2003, Công ty doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Công nghiệp Vốn điều lệ đăng ký cơng ty 1.59 tỷ đồng, cổ đông Nhà nước chiếm 50,01% vốn cổ phần, cổ đông nội chiếm 13,10% cổ đơng ben ngồi chiếm 36,89% II.1 Lĩnh vực kinh doanh -Sản xuất kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng sản phẩm từ sữa khác -Kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hóa chất nguyên liệu -Sản xuất kinh doanh bao bì -Sản xuất mua bán sản phẩm nhựa ( trừ tái chế phế thải nhựa ) -Sản xuất kinh doanh bánh, sữa đậu nành nước giải khát Công ty ngành nghề kinh doanh : Cơng ty TNHH thành Chăn ni bò sữa sản viên bò sữa Việt Nam Cơng ty TNHH thành xuất sữa tươi nguyên liệu Sản xuất, kinh doanh viên sữa Lam Sơn Công ty TNHH thành sản phẩm từ sữa Kinh doanh bất động sản Trang Trịnh Nguyệt Hằng- 1411210074 viên đầu tư bất động sản Quốc tế Cơng ty TNHH Hai thành Chăn ni bò sữa sản viên Bò sữa Thống Nhất xuất sữa tươi nguyên liệu Thanh Hóa Angkor Dairy Products Co., Sản xuất kinh doanh Ltd Driftwood Dairy Holding sản phẩm từ sữa Sản xuất kinh doanh Corporation sản phẩm từ sữa II.2 Các số quy mô công ty Vinamilk Doanh thu: Năm 2014 2015 2016 Doanh thu 43.809.126.381.210 37.913.499.514.763 32.487.639.557.217 Lợi nhuận sau thuế 9.122.602.265.417 7.677.375.711.774 5.997.908.009.917 Đơn vị : VNĐ II.3 Hoạt động công ty Vinamilk trước áp dụng ERP Công ty cổ phần sữa Việt Nam(Vinamilk) doanh nghiệp lớn ngành công nghiệp sản xuất sữa Việt Nam Chiếm khoảng 80% thị phần nước hướng thị trường giới việc xuất sản phẩm Vinamilk sang nước khu vự Trung Đông, Ba Lan, Đức, Đông Nam Á Với mạng lưới nhà phân phối rộng khắp Vì mà quy trình sản xuất Trang 10 Trịnh Nguyệt Hằng- 1411210074 máy tổ chức Vinamilk vô phức tạp Khi doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP hoạt động cơng cơng ty gặp phải số khó khắn sau:  Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào đầu hồn tồn thủ công, điều dẫn đến số hậu lượng hàng tồn kho nhiều sản phẩm đầu lại tiêu thụ chậm hay việc sử dụng máy móc cơng nhân chưa đạt hết công suất , tất điều gây tốn trình sản xuất Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận công ty  Việc kiểm sốt q trình sản xuất, xứ lý đơn hàng, hạch tốn chi phí chưa đồng dẫn đến việc gia tăng chi phi sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho  Trong hạch tốn, kế tốn thủ cơng Vinamilk thường gặp phải sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch tóa theo kiểu thủ cơng, cán quản lý khơng dễ dàng kiểm tra bước tốn quy trình Lượng giáy tờ phải lưu trữ lớn, nhiều trường hợp không thẻ tránh khỏi mát, hư hại II.3 Hoạt động công ty sau ứng dụng ERP Để áp dụng nhu cầu ngày cao người tiêu dùng, thời gian qua, Vianmilk không ngừng đổi công nghệ, đầu tư dây chuyền máy móc thiết bị đại, nâng cao công tác quản lý chất lượng sản phẩm Năm 1999, Vinamilk áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 áp dụng Bên cạnh đó, Vinamilk tập trung đầu tư mạnh vào Trang 11 Trịnh Nguyệt Hằng- 1411210074 công nghệ thông tin đại, ứng dụng thành công phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, phần mềm SAP CRM BI Trang 12 Trịnh Nguyệt Hằng- 1411210074 III.Dự án ERP Vinamilk 3.1 Năm triển khai: Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite Oracle Pythis bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm phân hệ tài - kế tốn, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất phân tích kết hoạt động (Business Intelligence - BI) Các chuyên gia nhận định, hệ thống ERP Vinamilk thời có quy mơ lớn Việt Nam tính đến Hệ thống ERP Vinamilk đưa vào sử dụng thức từ 1/1/2007 3.2 Nhà cung cấp : Vinamilk ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế Oracle Corp , SAP America Microsoft Business Solutions 3.3 Thực trạng công nghệ ứng dụng ERP Vinamilk vào hệ thống phân phối -Về qui trình: Vinamilk sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite Oracle Pythis cung cấp gồm phân hệ : + Tài - kế tốn, + Quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, + Quản lý sản xuất phân tích kết hoạt động (Business Intelligence - BI) Quá trình triển khai ERP Vinamilk trải qua đợt Trong q trình triển khai phân hệ ERP chính, Vinamilk áp dụng hệ thống phần mềm trích xuất liệu thơng minh BI ( Business Intelligence ) Việc chia nhỏ q trình giúp cơng ty tiếp cận hệ thống thuận tiện hơn, bên liên quan giải vấn đề phát sinh, giúp cho đợt mở rộng thêm qui mô, áp dụng thêm công nghệ kĩ thuật giảm thiểu rủi ro, suôn sẻ thành công Trang 13 Trịnh Nguyệt Hằng- 1411210074 Phòng Cơng nghệ Thông tin Vinamilk thành lập với 26 nhân viên chia thành nhiều nhóm: + Nhóm hỗ trợ máy tính, + Nhóm mạng, + Nhóm máy chủ- sở liệu, + Nhóm lập trình nhóm hỗ trợ Solomon Qui trình triển khai ERP tuân theo qui trình chuẩn ERP áp dụng rộng rãi doanh nghiệp sản xuấtthương mại giúp đỡ nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle đặc biệt tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk -Về nhân lực: + Công ty có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống cách cử nhóm người có trình độ, có lực đào tạo, huấn luyện + Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực ,niềm tin tưởng cho nhân viên, mục tiêu chung Cùng với qui định, tinh thần kỉ luật việc tuân thủ qui trình hoạt động + Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời Tuy nhiên, Vinamilk doanh nghiệp áp dụng ERP Việt Nam không tránh khỏi giây phút nản lòng, tâm lý ngại thay đổi, ỳ ạch, thiếu niềm tin số phận nhân viên -Về ngân sách: + Chi phí lớn ngân sách chi tiêu cho ERP nằm phần triển khai Xác định trước khoản mục chi phí giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ chất lượng Nếu khơng, q trình bị đóng băng Chi phí triển khai Trang 14 Trịnh Nguyệt Hằng- 1411210074 phần mềm ERP gồm nhiều mục, tùy thuộc vào nhà triển khai Tuy nhiên, chi phí thường chi phí quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… + Chi phí cho hạ tầng ứng dụng Cơng nghệ Thơng tin nói chung phần cứng, hạ tầng mạng + Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đầu tư cho hệ thống Công nghệ Thông tin tổng cộng triệu đôla Mỹ ( Một khoản lớn đầu tư cho hệ thống ERP) Hiện nay, Việt Nam có doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định bỏ khoản ngân sách lớn để đầu tư xây dựng hệ thống ERP -Về công nghệ: Thiết lập hệ thống thông tin báo cáo định phục vụ ban lãnh đạo (Business IntelligenceBI) trung tâm để quản lý kênh phân phối bán hàng chương trình khuyến mại Các nhà phân phối kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon Microsoft Các đại lý sử dụng phần mềm FPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống nhà phân phối để cập nhật thơng tin Q trình hỗ trợ nhân viên nâng cao lực, tính chuyên nghiệp khả nắm bắt thông tin thị trường tốt nhờ sử dụng thông tin chia sẻ toàn hệ thống.Vinamilk quản lý xuyên suốt sách giá, khuyến hệ thống phân phối + Ứng dụng ERP kế toán : Việc hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM trung tâm, sở liệu quản lý tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn số liệu ngày từ nhà phân phối, hệ thống máy PDA cầm Trang 15 Trịnh Nguyệt Hằng- 1411210074 tay di động từ nhân viên bán hàng Một hệ thống thơng tin tập trung báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, công nợ nhà phân phối Trên sở đó, nhân viên trung tâm phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa hướng xử lý, tiêu lên kế hoạch phân phối hàng xác 3.4 Nguyên nhân tới thành công  Sự cam kết hỗ trợ mạnh mẽ ban lãnh đạo Vinamilk, định hướng đăn tâm đến  Vinamilk có đội ngũ nhân viên CNTT chuyên nghiệp, ham học hỏi nhanh chóng tiếp cận công nghệ  Dự án hỗ trọ hệ thống quản lý sản xuất Vinamilk, nhà cung cấp giải pháp Oracle, SAP nhà tư vấn độc lập công ty TNHH KPMG  Kinh nghiệm mà Pythis chia sẻ bên tham gia(Pythis, Oracle, Vinamilk, KPMG) xác định rõ mục tiêu không chi tiết vào vấn đề khơng quan trọng, đồng thời ln ln có người đứng giải vấn đề phát sinh Trang 16 Trịnh Nguyệt Hằng- 1411210074 3.5 Bài học kinh nghiệm Các doanh nghiệp thường gặp phải khó khăn liên quan đến việc tiếp thu cơng nghệ mới; thay đổi quy trình doanh nghiệp để phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cấu tổ chức công ty Bài học kinh nghiệm từ việc triển khai ERP vinamilk học cho doanh nghiệp khác muốn triển khai, là:  Lựa chọn giải pháp  Lựa chọn đơn vị triển khai  Lập kế hoạch triển khai dự án cách chi tiết  Tập trung vào lợi ích xác định  Lựa chọn đội triển trai dự án với nhân viên có trình độ chun mơn  Đảm bảo có ủng hộ, cam kết hỗ trợ từ ban lãnh đạo  Hạ tầng CNTT cần đồng hóa, chuẩn hóa củng cố  Cần có hợp tác hỗ trợ từ đối tác nhà tư vấn Trang 17 Trịnh Nguyệt Hằng- 1411210074 KẾT LUẬN Qua phân tích, hiểu sâu sắc hệ thống ERP quản lý doanh nghiệp việc vận dụng cách để mang lại hiểu Qua cần nhìn nhận yếu mà doanh nghiệp Việt Nam mắc phải, từ có biện pháp khắc phục để theo kịp với thời đại cơng nghệ thông tin Nhưng ERP thực hệ thống phức tạp, có nhiều khái niệm trừu tượng khơng dễ hiểu nhanh định triển khai Thực tế, doanh nghiệp VN có nhu cầu dịch vụ tư vấn nhiều so với việc triển khai hệ thống ERP Tuy nhiên, “cung” thấp nhiều so với “cầu” khơng có nhiều cơng ty hoạt động chuyên nghiệp lĩnh vực tư vấn Tuy vậy, doanh nghiệp tham khảo tư vấn trực tiếp từ cơng ty cung cấp giải pháp ERP Do vấn đề nghiên cứu liên quan đến nhiều vấn đề thời gian nghiên cứu có hạn, tiểu luận khơng tránh khỏi sai sót định Rất mong nhận dẫn quý thầy cơ, đóng góp đồng nghiệp, bạn bè TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Báo cáo thường niên Vinamilk năm 2014 2.Báo cáo thường niên Vinamilk năm 2015 Trang 18 Trịnh Nguyệt Hằng- 1411210074 3.Báo cáo thường niên Vinamilk năm 2016 4.Tài liệu Internet: - https://www.vinamilk.com.vn - http://doc.edu.vn/tai-lieu/tieu-luan-phan-tich-thuc-trang-va-kinh- nghiem-trien-khai-erp-tai-vinamilk-31859/ https://www.erponline.vn/vi/support/documentation http://text.123doc.org/document/2293003-tim-hieu-mo-hinh-erp-cuacong-ty-vinamilk.htm Trang 19 ... doanh nghiệp? Vận dụng gọi hợp lý? Từ việc nhận thức cần thiết ứng dụng ERP với doanh nghiệp nên chọn đề tài "Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ( Enterprise resource planning ERP) Doanh. .. năm doanh nghiệp ứng dụng thành cơng mơ hình ERP Việt Nam Trang Trịnh Nguyệt Hằng- 1411210074 I.Tổng quan ERP I.1 1.1 Khái niệm ERP ERP -Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resources Planning) ... tác dụng vốn có nó, chí gặp nhiều khó khăn Đó ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Đây phương tiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất nguồn lực doanh