ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING – ERP) tại CÔNG TY cổ PHẦN THẾ GIỚI số TRẦN ANH

ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG -šš & šš - TIỂU LUẬN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ Đề tài: ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING – ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ TRẦN ANH Sinh viên Mã sinh viên Lớp Giảng viên hướng dẫn : : : : Bùi Minh Phương 1512230074 TMA306(2-1617).1_LT ThS Nguyễn Thị Hồng Vân Hà Nội, tháng 3/2017 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại công nghiệp hóa đại hóa, cơng nghệ thơng tin phát triển vũ bão nay, thương mại điện tử trở thành cầu nối quan trọng khách hàng doanh nghiệp Trong tương lai ngành có triển vọng lớn Thương mại điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khách hàng q trình giao dịch Khơng giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí trung gian, đảm bảo uy tín mà thương mại điện tử giúp cho khách hàng dễ dàng q trình mua hàng Chính mà ngày nhiều doanh nghiệp trọng đến thương mại hóa việc trao đổi hàng hóa điện tử Việt Nam quốc gia có tốc độ phát triển thương mại điện tử cao khu vực có số lượng người sử dụng Internet lớn Nếu thương mại điện tử giúp cho doanh nghiệp giảm trừ nhiều loại chi phí cố định sở vật chất kho bãi mang đến cho doanh nghiệp nhiều vấn đề để quản lí giao dịch thực thông qua Internet Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hệ thống mang lại cho doanh nghiệp phong cách quản lý kết hợp công nghệ thông tin với kỹ thuật sản xuất phù hợp với doanh nghiệp thương mại hóa giao dịch qua điện tử Trên giới, ERP biết đến từ lâu nhiên lại xa lạ với doanh nghiệp Việt Nam Chỉ có số doanh nghiệp áp dụng thành công hiệu hệ thống vào trình quản trị Để mang lại nhìn tổng quan ERP, khn khổ tiểu luận này, em xin tiến hành phân tích cơng ty điển hình có thành công định việc áp dụng ERP: Công ty cổ phần giới số Trần Anh 1 Tổng quan thương mại điện tử 1.1 Khái niệm Thương mại điện tử Cho đến có nhiều định nghĩa khác thương mại điện tử Theo nghĩa rộng có nhiều định nghĩa khác thương mại điện tử thương mại điện tử toàn chu trình hoạt động kinh doanh liên quan đến tổ chức hay cá nhân hay thương mại điện tử việc tiến hành hoạt động thương mại sử dụng phương tiện điện tử công nghệ xử lý thơng tin số hố UNCITAD định nghĩa thương mại điện tử bao gồm việc sản xuất, phân phối, marketing, bán hay giao hàng hoá dịch vụ phương tiện điện tử Liên minh châu Âu định nghĩa thương mại điện tử bao gồm giao dịch thương mại thông qua mạng viễn thông sử dụng phương tiện điện tử Nó bao gồm thương mại điện tử gián tiếp (trao đổi hàng hố hữu hình) thương mại điện tử trực tiếp (trao đổi hàng hố vơ hình) UN đưa định nghĩa đầy đủ để nước tham khảo làm chuẩn, tạo sở xây dựng chiến lược phát triển thương mại điện tử phù hợp Định nghĩa phản ánh bước thương mại điện tử theo chiều ngang: “thương mại điện tử việc thực toàn hoạt động kinh doanh bao gồm marketing, bán hàng, phân phối tốn (MSDP) thơng qua phương tiện điện tử” 1.2 Khái niệm ERP Môi trường kinh doanh đại với áp lực cạnh tranh ngày gia tăng buộc doanh nghiệp ln tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, tốt đối thủ Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hồn thiện cơng tác quản lý để sử dụng hiệu nguồn lực trình sản xuất kinh doanh Với trợ giúp công nghệ thơng tin, doanh nghiệp có cơng cụ hữu hiệu giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng phần mềm ngày trở nên phổ biến thiết yếu với doanh nghiệp Tuy vậy, phổ biến thị trường phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp sản phẩm áp dụng cho hệ thống kế toán hay quản lý công văn giấy tờ, chưa xuất hệ thống tích hợp có khả bao qt tồn trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Những năm gần đây, khái niệm giới thiệu Việt Nam- Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning, ERP) Khơng tập đồn, nhà quản lý doanh nghiệp hàng đầu giới coi ERP chìa khóa cho thành cơng doanh nghiệp Giái pháp ERP giảng dạy môn học trường đại học hàng đầu quản trị doanh nghiệp 1.3 Tổng quan Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh - Tên đầy đủ doanh nghiệp : CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ TRẦN ANH - Tên viết tắt DN : TRANANH DIGITAL WORLD, JSC - Trụ sở : 1174 Đường Láng, phường Láng Thượng, quận Đống Đa, Hà Nội - Ngày tháng năm thành lập : - Ngày 11/03/2002, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Trần Anh thành lập theo định số 0102004703 Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp - Đến ngày 08/08/2007 đổi tên thành Cơng ty cổ phần giới số Trần Anh, theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018927 Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp Loại hình doanh nghiệp : DN cổ phần - Trụ sở: 1174 đường Láng - Q.Đống Đa - TP.Hà Nội Tel: (84-4) 3766.6666 Fax: (84-4) 3766.7708 - Chi nhánh 1: 292 Tây Sơn - Q.Đống Đa - TP.Hà Nội Tel: (84-4) 3537 6666 Fax: (84-4) 3537 5324 - Trung tâm Bảo hành : 1174 đường Láng - Q.Đống Đa - TP Hà Nội Tel: (844) 3766.6666 Fax: (84-4) 3766.7709 Website: http://www.trananh.com http://www.trananh.com.vn - Ngành nghề kinh doanh DN (Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số : 0103018927 ngày 8/8/2007 0103018927 điều chỉnh lần ngày 20/8/ 2009, điều chỉnh lần ngày 23/10/ 2009 thay đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với mã số 0101217009 vào ngày 25/5/2010 sở Kế hoạch & Đầu tư thành phố Hà Nội cấp) - - Ngành nghề kinh doanh bao gồm : • Bn bán thiết bị tin học, thiết bị văn phòng • Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hóa • Dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng sản phẩm điện tử, tin học, máy văn phòng • Lắp ráp sản phẩm điện tử, tin học • Mua bán điện thoại di động • Dịch vụ giá trị gia tăng mạng viễn thơng • Sản xuất mua bán sản phẩm điện tử, điện máy, điện lạnh đồ gia dụng • Vận tải hàng hóa đường • Hoạt động dịch Xác định hoạt động kinh doanh chiến lược (SBU) : • Bn bán thiết bị tin học, thiết bị văn phòng • Dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng sản phẩm điện tử, tin học, máy văn phòng • Lắp ráp sản phẩm điện tử, tin học Thực trạng triển khai hệ thống ERP Trần Anh Với việc thu nhập bình qn đầu người khơng ngừng cải thiện sức mua xã hội ngày tăng, hành vi mua sắm người tiêu dùng Việt Nam có thay đổi đáng kể Người tiêu dùng có nhu cầu tinh tế hơn, am hiểu thị trường tiếp cận với thông tin đa dạng hàng hóa Theo khảo sát cơng ty nghiên cứu thị trường Nielsen, Việt Nam đứng thứ giới mức độ tự tin người tiêu dùng thị trường hấp dẫn thứ giới công ty bán lẻ Từ gia nhập WTO, Việt Nam cam kết thực thi lộ trình mở cửa thị trường bán lẻ cho công ty nước ngồi tham gia Để cạnh trang trực tiếp với tập đoàn bán lẻ lớn giới, doanh nghiệp Việt Nam Trần Anh đứng trước u cầu cấp bách phải đại hóa quy trình cải thiện dịch vụ cung cấp cho khách hàng Từ năm 2005, Trần Anh áp dụng chế quản lí hàng hóa theo hệ thống mã vạch bắt đầu nghiên cứu tìm hiểu ứng dụng ERP Bắt đầu từ năm 2006, công ty chuyển đổi mơ hình kinh doanh từ chuỗi cửa hàng tiện ích sang mơ hình chuỗi siêu thị chuẩn bị cho kế hoạch mở rộng mặt hàng sang lĩnh vực điện thoại mà máy ảnh kĩ thuật số bắt đầu ứng dụng giải pháp ERP vào hệ thống quản lí 2.1 Thực trạng Trần Anh trước ứng dụng ERP Một siêu thị số lớn nên mặt hàng kinh doanh Trần Anh đa dạng gồm 2500 chủng loại mặt hàng với giá trị hàng tồn kho trng bình khoảng 15 – 20 tỷ đồng Mỗi ngày, Trần Anh đón 4000 lượt khách hàng với khoảng 1000 đơn hàng Dù đưa phần mềm kế tốn quản lí kho vào ứng dụng muốn xem báo cáo hàng tồn kho phải đợi đến cuối ngày có báo cáo Như hình thức báo cáo ngày khơng đem lại hiệu lĩnh vực kinh doanh Nhập hàng theo cửa hàng lại khơng có liên hệ cửa hàng khác nên việc nắm bắt thông tin số lượng bán hàng tồn kho cửa hàng gặp khó khăn, việc đáp ứng hàng cho cửa hàng điều khó tránh khỏi cửa hàng khác thiếu Hàng tồn kho nhiều thiếu cân đối kho, Trần Anh thường hay gặp phải tình trạng kho bên cửa hàng cửa hàng khác lại thiếu khơng đủ cung cấp Hạn chế phân tích kinh doanh báo cáo tình trạng tồn kho, số lượng sảo phẩm bán phải đợi đến cuối ngày nên việc phân tích kinh doanh khó khăn, dẫn đến khó nắm bắt nhu cầu khách hàng để cung cấp sản phẩm Khó phân tích chi tiết lãi, lỗ mặt hàng hiệu suất kinh tế chúng Thường phải chịu thêm phí tổn bảo hành hàng lưu kho việc quản lí lượng hàng q lớn gặp nhiều khó khăn 2.2 Điều kiện doanh nghiệp để ứng dụng ERP Trước ứng dụng phần mềm ông Trần Xuân Kiên nhân viên cấp cao tiến hành nghiên cứu kĩ đưa định táo bạo Nhận thấy doanh nghiệp có tảng văn hóa doanh nghiệp, từ thành lập doanh nghiệp xây dựng triết lí kinh doanh đắn tạo dựng mơi trường văn hóa tốt, mối quan hệ nhân viên với nhau, công ty với khách hàng, thiết lập cách tốt đẹp Bên cạnh đó, Trần Anh giới số phân phối lưu thông hàng điện tử nên thiết bị điện tử công ty – sở vật chất cho việc ứng dụng ERP đầy đủ Ngoài doanh nghiệp đào tạo bồi dưỡng đội ngũ nhân viên kĩ thuật công nghệ cao đáp ứng yêu cầu ERP 2.3 Khó khăn gặp phải ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh Trần Anh Khi định chọn giải pháp ERP VIP Enterprise công ty Viami Software để thực mục tiêu đổi công nghệ, ông Kiên Ban giám đốc Trần Anh xác định q trình vơ gian nan Triển khai hệ thống ERP trình diễn liên tục từ quản lí dự án, quản lí thay đổi, triển khai hành, dịch vụ hỗ trợ tới đào tạo chuyển giao công nghệ Đòi hỏi nhân viên doanh nghiệp phải tham gia với phối hợp cao để triển khai hệ thống tổng thể cho doanh nghiệp ERP thay đổi tồn hệ thống thơng tin doanh nghiệp tác động đến hai nguồn lực doanh nghiệp: công nghệ người Trung bình dự án ERP liên quan đến hàng nghìn đầu việc, dù triển khai module hay nhiều module, thống module đòi hỏi quản lí chặt chẽ thống để đảm bảo thành công dự án Thực tế, Trần Anh trải qua ngày siêu thị phải đóng cửa rối loạn để xem xét lại hệ thống ứng dụng Thiệt hại doanh số điều hiển nhiên, chưa kể uy tín khách hàng, điều mà doanh nghiệp không mong muốn Có tới 90% cấp quản lí phản đối dự án ngày đầu triển khai Tuy nhiên sau tháng, phần mềm ổn định, hầu hết người trước phản đối chấp nhận Rút kinh nghiệm cho lần cài đặt phải xác định rõ thời gian chuyển đổi hệ thống phải chấp nhận hy sinh lợi ích tạm thời để đảm bảo hệ thống chạy ổn định Hiện công ty chạy mạng VPN tồn cơng ty, với phận: cửa hàng, phòng kế tốn, kinh doanh, kho bảo hành kĩ thuật 2.4 Thực trạng sau áp dụng ERP Trước khó khăn mà cơng ty gặp phải, đặc biệt việc quản lí hàng tồn kho đồng thời nhận thức thuận lợi từ việc ứng dụng ERP, công ty bước tiến lên giai đoạn triển khai ERP đạt thành công định Thực trạng triển khai ERP Trần Anh kết hợp hài hòa cơng nghệ, nguồn nhân lực, quy trình yếu tố ngân sách Từ ngày ứng dụng phần mềm hỗ trợ hoạt động kinh doanh: phần mềm kế toán, quản trị kho mã vạch,… cơng ty thu nhiều lợi ích to lớn Theo quan điểm Ông Trần Xuân Kiên, Chủ tịch HĐQT công ty: xu hướng cạnh tranh tất yếu siêu thị khơng cạnh tranh giá, phân phối hay nguồn hàng chất lượng mà cơng nghệ quản lí Cơng nghệ quản lí mang lại cho siêu thị phong cách văn minh mua bán chuyên nghiệp phục vụ Hơn nữa, cơng nghệ quản lí giúp cho doanh nghiệp bán lẻ đẩy nhanh vòng quay vốn gia tăng độ xác định cung ứng, phân phối hàng hóa, dịch vụ Trước đây, dù đưa phần mềm kế toán quản lí kho vào ứng dụng muốn xem báo cáo hàng tồn kho, ông Kiên phải chờ đến cuối ngày, thiệt hại vấn đề không rõ nét đo đếm tiền khơng thay đổi cơng ty bị lao đao trước gia nhập nhiều tập đoàn bán lẻ lớn vào thị trường nội địa Thế áp dụng ERP, ông Kiên tỏ hài lòng hệ thống quản lí cơng ty: “Chúng tơi xem báo cáo vào thời điểm ngày từ đâu, cần có Internet Ngay lúc này, muốn, tơi sử dụng phần mềm để phân tích hiệu đồng vốn quay vòng, phân tích mặt hàng lãi cao, mặt hàng lãi thấp, mặt hàng tồn kho lâu,… nhằm kịp thời đưa định kinh doanh cần thiết.” Thậm chí hệ thống cho phép phân tích sâu sắc hiệu suất kinh tế mặt hàng Như có mặt hàng lãi cao chi phí kèm (bán hàng, quản lí) cao nên hiệu suất kinh tế thấp, cần điều chỉnh “Một siêu thị có sách giá tốt cần cân đối hàng tồn kho không tốt, dẫn đến không đủ hàng cung cấp cho khách hàng, giảm chất lượng dần khách hàng” Trước ứng dụng ERP Báo cáo theo ngày Nhập hàng theo cửa hàng Hàng tồn kho nhiều thiếu cân đối kho Hạn chế phân tích kinh doanh Thường phải chịu thêm phí tổn bảo hành với hàng lưu kho Sau ứng dụng ERP Báo cáo Online Thông tin nhập lần liên thông chuỗi cửa hàng Nhập đủ hàng, chủ động chia sẻ nguồn hàng điểm Phân tích kinh doanh chi tiết tới mặt hàng lãi lỗ, hiệu suất kinh tế Giảm thiệt hại chi phí bảo hành ln nhập hàng Nhờ ứng dụng hệ thống ERP giúp hiệu suất quay vòng đồng vốn nhanh, lợi nhuận Trần Anh từ – 10 %, nhờ mà giảm áp lực việc vay vốn, tạo nên mạnh cạnh tranh Từ 2005, Trần Anh trước bước cơng nghệ quản lí việc sử dụng mã vạch Nhờ nên hợp liệu trở nên đơn giản hơn, thông tin cần nhập lần Việc quản lí hàng hóa xuất/nhập kho, mua/bán thơng qua mã vạch Nhờ Trần Anh đẩy lùi tình trạng nhập dư thiếu cân đối hàng điểm chuỗi cửa hàng Trần Anh điển hình thí dụ doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng thành công phần mềm công nghệ hỗ trợ hoạt động kinh doanh đặc biệt phần mềm ERP VIP Enterprise Phương hướng giải pháp cho ERP phát triển công ty Trần Anh 3.1 Mục tiêu tầm nhìn Trần Anh - Định hướng phát triển: + Số Việt Nam Thị phần bán lẻ mặt hàng máy tính - điện máy - điện thoại di động + Số Việt Nam chất lượng dịch vụ khách hàng + Số Việt Nam đội ngũ nhân - Sứ mệnh + Xây dựng Trần Anh trở thành môi trường làm việc chuyên nghiệp, nơi mà cá nhân phát huy tối đa sức sáng tạo, khả lãnh đạo, hội làm chủ tinh thần chia sẻ trách nhiệm nghĩa vụ cách công minh bạch + Xây dựng Trần Anh trở thành nhà chung thực cho cán nhân viên công ty việc chia sẻ quyền lợi, trách nhiệm nghĩa vụ cách công minh bạch 3.2 Phương hướng giải pháp 3.2.1 Đối với ERP nói chung Đối với doanh nghiệp Việt Nam lần triển khai hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin cao cấp tầm ERP Cần xây dựng hệ thống hoạt động hiệu dựa tảng có Để thực điều khó tránh khỏi phải tái cấu, hướng tới mơ hình doanh nghiệp quản lí theo quy trình giám sát chặt chẽ tổng cơng trình sư nắm vững hiệu quy trình, hoạch định quy mô doanh nghiệp sau cải tổ Khi định lựa chọn giải pháp ERP nhà cung cấp hàng đầu Oracle, SAP, Microsoft cho doanh nghiệp nhà lãnh đạo phải điều chỉnh, áp đặt tiêu chuẩn quản lí tài chính, phân phối, sản xuất,… Đây thách thức không nhỏ đồng nghĩa với việc nâng tầm thân doanh nghiệp tất nhân viên công ty nhờ áp dụng giải pháp kiểm nghiệm giới 3.2.2 Thách thức cho nhà quản trị Hệ thống ERP không tự sửa lỗi, không tự đánh giá khối lượng công việc không tự định Hơn đòi hỏi giám sát cao độ sát Các cán lãnh đạo cần hiểu kiến thức quản lí nhân viên hay quản lí phận khơng đủ Họ cần đào sâu nghiên cứu để sử dụng thành thạo chức hệ thống, nắm rõ khả hỗ trợ công nghệ thông tin Các nhà cung cấp giải pháp ERP hướng tới tiêu chuẩn tiên tiến hơn, hoàn thiện quản lý nội mối quan hệ bên doanh nghiệp Sau giai đoạn nâng cấp hệ thống cơng nghệ thơng tin, nhà quản lí phải đối mặt với trách nhiệm Nếu nhà lãnh đạo khơng nắm bắt vai trò chức hệ thống ERP nhược điểm lớn dự án triển khai ứng dụng công nghệ thông tin 3.2.3 Đào tạo nhân lực ERP – yêu cầu cấp bách Ngân sách đầu tư cho việc ứng dụng ERP không nhỏ, bên cạnh khó tìm tương thích quy trình quản lí hữu doanh nghiệp quy trình theo chuẩn ERP, thời gian hóa liệu khơng ngắn Lúc vai trò chuyên gia tư vấn ERP quan trọng Tuy nhiên số người giỏi lĩnh vực không nhiều chưa có trường lớp đào tạo Việt Nam, họ chủ yếu người học từ việc triển khai ERP cơng ty nước ngồi Điều khiến cho doanh nghiệp dù mạnh dạn đầu tư ứng dụng cơng nghệ quản lí tiên tiến gặp nhiều khó khăn Trong việc triển khai ERP, nhân đóng vai trò quan trọng thành công dự án Ở doanh nghiệp nên chia lực lượng làm hai nhóm chính: nhóm nghiệp vụ nhóm kỹ thuật Nhóm nghiệp vụ bao gồm người sử dụng cán thuộc phòng ban chức năng: kế tốn – tài chính, kế hoạch, cung ứng vật tư, bán hàng, sản xuất, … Nhóm kĩ thuật bao gồm cán nhân viên thuộc phận phụ trách cơng nghệ thơng tin Nhóm triển khai hệ thống ERP với chức hỗ trợ cho nhóm nghiệp vụ đơn vị triển khai kĩ thuật hệ thống máy chủ, hạ tầng mạng, cài đặt hệ thống,… 3.2.4 Đối với công ty Trần Anh Tiếp tục ứng dụng phần mềm hỗ trợ kinh doanh khác để thực tốt hoạt động kinh doanh CRM phần mềm quản trị khách hàng… Vẫn thực theo phương châm làm việc mà công ty đặt từ thành lập công ty Luôn đổi bắt kịp trước thời đại TÀI LIỆU THAM KHẢO http://www.thuvienluanvan.info/luan-van/tieu-luan-thuong-mai-dien-tu-va-trienkhai-ung-dung-thuong-mai-dien-tu-trong-doanh-nghiep-o-viet-nam-13114/ http://toc.123doc.org/document/66661-cong-ty-co-phan-the-gioi-so-trananh.htm http://doc.edu.vn/tai-lieu/tieu-luan-phan-tich-chi-phi-kinh-doanh-nham-dua-ra-cacgiai-phap-tiet-kiem-chi-phi-kinh-doanh-tai-cong-ty-co-phan-the-32063/ http://www.itgvietnam.com/tong-quan-ve-erp-2/ http://www.cophieu68.vn/profilesymbol.php?id=TAG http://luanvan.net.vn/luan-van/khoa-luan-thuc-trang-va-giai-phap-phat-trien-erphe-thong-hoach-dinh-nguon-luc-doanh-nghiep-tai-cac-doanh-nghiep-det-may64684/ ... kinh doanh doanh nghiệp Những năm gần đây, khái niệm giới thiệu Việt Nam- Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning, ERP) Khơng tập đồn, nhà quản lý doanh nghiệp. .. hàng đầu giới coi ERP chìa khóa cho thành cơng doanh nghiệp Giái pháp ERP giảng dạy môn học trường đại học hàng đầu quản trị doanh nghiệp 1.3 Tổng quan Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh - Tên... Điều kiện doanh nghiệp để ứng dụng ERP Trước ứng dụng phần mềm ông Trần Xuân Kiên nhân viên cấp cao tiến hành nghiên cứu kĩ đưa định táo bạo Nhận thấy doanh nghiệp có tảng văn hóa doanh nghiệp,