QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ấn 2018 MỤC LỤC I MỤC LỤC MỤC LỤC I HƯỚNG DẪN I BÀI 1: MỞ ĐẦU 1.1 TỔNG QUAN 1.2 DỰ ÁN LÀ GÌ 1.3 DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN LÀ GÌ 1.4 BỘ BA RÀNG BUỘC CỦA DỰ ÁN 1.5 QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ 1.6 QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THƠNG TIN LÀ GÌ 1.7 NỘI DUNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1.8 CÁC YÊU CẦU CỦA VỊ TRÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.9 CÁC CÔNG CỤ THÔNG TIN DÙNG TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.10 SỰ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN 11 1.11 CHIẾN LƯỢC TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ 11 1.12 CÁC LỖI THƯỜNG GẶP KHI QUẢN LÝ DỰ ÁN 13 TÓM LƯỢC 14 BÀI 2: QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN 16 2.1 QUẢN LÝ PHẠM VI LÀ GÌ 16 2.2 CÁC QUI TRÌNH QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN 16 2.3 KHỞI ĐỘNG 17 2.3.1 Chuẩn bị cho dự án 17 2.3.2 Phát biểu toán 17 2.3.3 Khởi tạo dự án 19 2.3.4 Tôn (Charter) dự án 20 2.4 LẬP KẾ HOẠCH PHẠM VI 24 2.5 CẤU TRÚC PHÂN RÃ CÔNG VIỆC (WBS) 27 2.5.1 Định nghĩa WBS 28 2.5.2 Các loại cấu trúc phân rã công việc WBS 29 2.5.3 Các gói cơng việc 33 2.5.4 Các kỹ thuật tạo WBS 33 2.5.5 Một số lưu ý tạo WBS 35 2.5.6 Các nguyên lý tạo WBS 36 2.6 KIỂM TRA PHẠM VI VÀ ĐIỀU KHIỂN THAY ĐỔI PHẠM VI 37 TÓM LƯỢC 37 BÀI 3: QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN 38 3.1 TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ THỜI GIAN 38 3.2 CÁC KIẾN THỨC CĂN BẢN 39 3.2.1 Một số khái niệm 39 3.2.2 Dạng phụ thuộc công việc 40 II MỤC LỤC 3.2.3 Quan hệ phụ thuộc công việc 41 3.3 CÁC QUI TRÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA DỰ ÁN 41 3.4 KỸ THUẬT LẬP LỊCH 43 3.4.1 Các kỹ thuật yếu 43 3.4.2 Sơ đồ Mạng 44 3.4.3 Thuật tốn Tính Theo Hướng Truyền Tới (Forward) .48 3.4.4 Thuật tốn Tính Theo Hướng Quay Lui (Backward) .48 3.4.5 Thời gian Trễ (Slack) Thời gian Dự trù (Reserve) 50 3.4.6 Phương pháp khác không dùng sơ đồ mạng .50 3.5 CÁC KỸ THUẬT NÉN LỊCH CÔNG TÁC 51 3.5.1 Kỹ thuật Rút ngắn (Crashing) 51 3.5.2 Kỹ thuật Đi đường nhanh 52 3.6 ĐIỀU KHIỂN LỊCH BIỂU 52 TÓM LƯỢC 52 BÀI TẬP 53 BÀI 4: QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN 55 4.1 TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ CHI PHÍ 55 4.2 QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN 55 4.3 PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH CHO DỰ ÁN 57 4.3.1 Tính Giá trị Thực (Net Present Value – NPV) 57 4.3.2 Tính Giá trị Thu Vốn đầu tư (Return On Investment – ROI) 58 4.3.3 Tính Giá trị kiếm (Payback Analysis – PA) 58 4.3.4 Lựa chọn dự án dựa mơ hình đánh giá theo trọng số 59 4.4 KIỂM SOÁT VÀ ĐIỀU CHỈNH CHI PHÍ 60 TÓM LƯỢC 62 BÀI TẬP 62 BÀI 5: QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN 64 5.1 CHẤT LƯỢNG LÀ GÌ 64 5.2 QUI TRÌNH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 65 5.3 MƠ HÌNH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TIÊU BIỂU 68 5.4 CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 72 TÓM LƯỢC 73 BÀI TẬP 73 BÀI 6: QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN SỰ DỰ ÁN 74 6.1 TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ NGUỒN LỰC 74 6.2 BÍ QUYẾT QUẢN LÝ CON NGƯỜI 75 6.2.1 Các lý thuyết động 76 6.2.2 Ảnh hưởng (Influence) sức mạnh (Power) .78 6.2.3 Cải thiện hiệu 80 6.3 QUI TRÌNH QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC 81 6.3.1 Lập kế hoạch tổ chức 81 6.3.2 Thu nhận nhân viên 84 MỤC LỤC III 6.3.3 Phát triển nhóm 86 6.4 CÔNG CỤ QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC 89 TÓM LƯỢC 90 BÀI TẬP 91 BÀI 7: QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN 92 7.1 TẦM QUAN TRỌNG CỦA TRUYỀN THÔNG TỐT 92 7.2 QUI TRÌNH QUẢN LÝ TRUYỀN THƠNG 92 7.3 CẢI TIẾN TRUYỀN THÔNG 94 TÓM LƯỢC 98 BÀI 8: QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN 99 8.1 TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ RỦI RO 99 8.2 KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI 99 8.3 QUI TRÌNH QUẢN LÝ RỦI RO 102 TÓM LƯỢC 114 BÀI TẬP 115 BÀI 9: QUẢN LÝ MUA SẮM DỰ ÁN 117 9.1 TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ TRONG DỰ ÁN 117 9.2 QUI TRÌNH QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ 117 TÓM LƯỢC 122 BÀI TẬP 122 BÀI 10: QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN 124 10.1 TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ TÍCH HỢP 124 10.2 QUI TRÌNH TÍCH HỢP DỰ ÁN 125 10.3 CHUYỂN NGƯỜI DÙNG SANG HỆ THỐNG MỚI 130 10.3.1 Chiến lược 131 10.3.2 Triển khai hệ thống cho khách hàng 132 10.3.3 Khôi phục dự án 133 10.4 HỌP TỔNG KẾT VÀ KẾT THÚC DỰ ÁN 134 10.5 TIÊU CHÍ THÀNH CƠNG CỦA DỰ ÁN 136 TÓM LƯỢC 138 TÀI LIỆU THAM KHẢO 139 HƯỚNG DẪN I HƯỚNG DẪN MÔ TẢ MÔN HỌC Bài giảng Quản lý Dự án công nghệ thông tin cung cấp cho sinh viên kiến thức phương pháp quản lý dự án phát triển công nghệ thông tin, tổ chức triển khai dự án Đồng thời, giảng cung cấp cho sinh viên kiến thức khía cạnh khác việc quản lý dự án cơng nghệ thơng tin Từ đó, sinh viên rèn luyện kỹ làm việc nhóm, kỹ giải vấn đề, kỹ quản lý, thuyết trình vận dụng linh hoạt tùy theo nhu cầu thực tế thân, tổ chức doanh nghiệp kiến thức khác NỘI DUNG MÔN HỌC  BÀI MỞ ĐẦU Giới thiệu tổng quan, khái niệm bản, nội dung, công cụ quản lý dự án, chiến lược tăng cường hiệu quả, lỗi thông thường  BÀI QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN Giới thiệu kiến thức bản, qui trình, tổ chức dự án, phát biểu tốn, tơn dự án, lập kế hoạch phạm vi dự án, cấu trúc phân rã công việc (WBS), kiểm tra điều chỉnh phạm vi  BÀI QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN Giới thiệu kiến thức bản, tầm quan trọng qui trình quản lý thời gian dự án, cách ước lượng, xếp lịch nén lịch công việc theo thời gian  BÀI QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN Giới thiệu chi phí dự án, cách ước lượng lập kế hoạch ngân sách cho dự án kèm theo phân tích tài cách kiểm sốt điều chỉnh chi phí  BÀI QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN Giới thiệu tổng quan, kiến thức chất lượng dự án, qui trình mơ hình quản lý chất lượng dự án, cách cải tiến chất lượng dự án  BÀI QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN SỰ DỰ ÁN Giới thiệu vai trò nhóm dự án, cấu trúc nhóm dự án, phát triển nhóm làm việc, phương pháp lãnh đạo, học thuyết quản lý người II  HƯỚNG DẪN BÀI QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN Giới thiệu truyền thông dự án, lập kế hoạch truyền thông, phân phối thông tin, báo cáo hiệu suất, kết thúc hành chính, vận dụng số phương pháp xử lý xung đột, cải tiến truyền thông  BÀI QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN Giới thiệu cách nhận biết rủi ro, lên kế hoạch, xác định rủi ro, phân hạng rủi ro, giải rủi ro kiểm soát rủi ro  BÀI QUẢN LÝ MUA SẮM DỰ ÁN Giới thiệu quy trình qui trình quản lý mua sắm trang thiết bị dự án, lên kế hoạch, mời gọi, chọn nhà cung cấp, quản lý lý hợp đồng  BÀI 10 QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN Giới thiệu phương pháp tích hợp dự án, cách chuyển người dùng sang hệ thống mới, họp tổng kết kết thúc dự án KIẾN THỨC TIỀN ĐỀ Sinh viên cần hồn thành mơn học: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin trước học mơn học U CẦU MƠN HỌC Người học cần học đầy đủ, đọc nội dung học trước đến lớp, làm tập nhà đảm bảo thời gian tự học nhà CÁCH TIẾP NHẬN NỘI DUNG MÔN HỌC Để học tốt môn này, sinh viên cần ôn tập học, trả lời câu hỏi làm đầy đủ tập đọc trước tìm thêm thông tin liên quan đến học Đối với học, người học đọc trước mục tiêu tóm tắt học, sau đọc nội dung học Kết thúc ý học, người đọc trả lời câu hỏi ơn tập kết thúc tồn học, người đọc làm tập PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ MƠN HỌC Mơn học đánh giá gồm hai thành phần  Điểm trình: 30% Hình thức nội dung giáo viên định, phù hợp với quy chế đào tạo tình hình thực tế nơi tổ chức học tập HƯỚNG DẪN  III Điểm thi: 70% Hình thức thi trắc nghiệm (hoặc tự luận) 60–90 phút Nội dung gồm từ thứ 01 đến thứ 10 HƯỚNG DẪN BÀI 1: MỞ ĐẦU Sau học xong này, học viên có thể:  Nắm kiến thức chung quản lý dự án, quản lý dự án công nghệ thông tin  Hiểu khái niệm liên quan  Nắm nội dung, tiến trình, yêu cầu quản lý dự án công nghệ thông tin  Dùng công cụ, chiến lược tăng cường hiệu quản lý dự án công nghệ thông tin  Tránh lỗi thông thường quản lý dự án công nghệ thông tin 1.1 Tổng quan Quản lý dự án công việc quan trọng thực tế, cần nhiều kỹ năng, kiến thức tổng hợp kinh nghiệm Số lượng người tuyển dụng cho công việc quản lý dự án lớn với mức lương bình quân cao (tại Mỹ tính, năm 2015, ~$108.000/năm) Nếu họ có chứng Project Management Professional (PMP) PMI (Project Management Institude)[6] mức lương tăng thêm (bình qn 14%) số lượng chứng PMP ban hành gia tăng đáng kể thời gian gần Ta thường hay nhầm lẫn quản lý, quản lý dự án quản lý dự án công nghệ thông tin Mối quan hệ chúng thể hình 1.1 Hình vẽ cho thấy quản lý dự án lĩnh vực quản lý nói chung quản lý dự án công nghệ thông tin lĩnh vực quản lý dự án Môn học cung cấp kiến thức tập trung vào quản lý dự án cơng nghệ thơng tin Hình 1 Phạm vi xử lý quản lý dự án công nghệ thông tin HƯỚNG DẪN 1.2 Dự án Dự án nổ lực tạm thời cam kết để tạo sản phẩm dịch vụ (PMBOK Guide 2000, P.4) Hay nói cách khác dự án chuỗi công việc (nhiệm vụ, hoạt động) thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc phạm vi (scope), thời gian (time) ngân sách (cost/budget) Các định nghĩa thể số đặc tính cụ thể nó, cụ thể là: - Dự án phải có mục đích rõ ràng, cụ thể, chi tiết - Dự án cơng việc tạm thời việc phát triển dự án diễn khoảng thời gian định sau tổ chức đội dự án thay đổi, tan rã chuyển sang trạng thái khác - Dự án đòi hỏi sử dụng kết hợp loại tài nguyên khác tài chính, thời gian, nhân lực, để hồn thành - Dự án cần lập kế hoạch cẩn thận từ trước, thực thi kiểm soát cách chặt chẽ, có đem lại thành cơng cho dự án - Dự án phải có khách hàng và/hoặc đơn vị tài trợ 1.3 Dự án công nghệ thơng tin Cơng nghệ thơng tin, viết tắt CNTT, (tiếng Anh: Information Technology IT) nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính, phần cứng phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải thu thập thông tin Dự án công nghệ thông tin án liên quan đến phần cứng, phần mềm mạng Ví dụ dự án OTT (Over the Top) ứng dụng với nội dung âm thanh, video cung cấp tảng Internet không nhà cung cấp quan can thiệp vào Hulu, Netflix, HBO, MyTV (xem tín hiệu truyền hình), HDO, HayhayTv, Zing TV (xem phim trực tuyến), Facebook, Twitter (mạng xã hội), Zalo, Line, Viber, Skype (ứng dụng liên lạc), … 1.4 Bộ ba ràng buộc dự án Bất kỳ dự án bị ràng buộc ba yếu tố then chốt hình 1.2a BÀI TẬP - 125 Nhiều người quản lý dự án gặp khó khăn nhìn vào tranh tổng thể muốn tập trung vào nhiều chi tiết - Quản lý tích hợp dự án khơng giống tích hợp phần mềm 10.2 Qui trình tích hợp dự án Những tiến trình bao gồm (hình 10.1): - Phát triển kế hoạch dự án: lấy kết qui trình lập kế hoạch khác đưa vào thành tài liệu quán kết dính – kế hoạch dự án - Thực thi kế hoạch dự án: thực kế hoạch dự án - Điều khiển thay đổi tích hợp: điều phối thay đổi toàn dự án 126 BÀI TẬP Hình 10 Quản lý tích hợp dự án BÀI TẬP 127  Quá trình phát triển dự án - Kế hoạch dự án tài liệu dùng để điều phối tất tài liệu hoạt động dự án - Mục đích hướng dẫn thực thi dự án - Kế hoạch dự án giúp người quản lý dự án lãnh đạo nhóm dự án đánh giá tình trạng dự án - Cần phải đo việc thực dự án so với kế hoạch Các thuộc tính kế hoạch dự án - Kế hoạch dự án mang tính - Kế hoạch phải động (dynamic) - Kế hoạch phải linh hoạt (flexible) - Kế hoạch phải cập nhật có thay đổi - Kế hoạch phải đóng vai trò tài liệu hướng dẫn thực thi dự án Các thành phần phổ biến kế hoạch dự án - Tổng quan dự án - Mô tả cách tổ chức dự án - Các qui trình quản lý kỹ thuật dùng dự án - Thông tin việc phải làm, lịch biểu, ngân sách Phân tích Các Bên tham gia Phân tích Các Bên tham gia cung cấp thông tin quan trọng (thường nhạy cảm) Các Bên tham gia như: - Tên công ty Các Bên tham gia - Vai trò họ dự án - Các số liệu thực Các Bên tham gia - Mức ảnh hưởng quan tâm đến dự án - Đề xuất cho quản lý mối quan hệ 128 BÀI TẬP  Thực thi kế hoạch dự án - Thực thi kế hoạch dự án đòi hỏi quản lý thực công việc mô tả kế hoạch dự án - Hầu hết thời gian tiền bạc dùng trình thực thi dự án - Lãnh vực ứng dụng dự án tác động đến việc thực thi dự án sản phẩm dự án tạo trình Các kỹ quan trọng để thực thi kế hoạch dự án: - Các kỹ quản lý tổng quát kỹ lãnh đạo, giao tiếp, trị - Kỹ sản phẩm kiến thức dùng công cụ kỹ thuật chuyên dụng Các công cụ kỹ thuật thực thi dự án: - Hệ giao việc (Work Authorization System): phương pháp bảo đảm người đủ điều kiện làm việc lúc trình tự - Họp đánh giá tình trạng (Status Review Meetings): buổi họp thường kỳ để trao đổi thông tin dự án - Phần mềm quản lý dự án (Project Management Software): phần mềm đặc biệt hỗ trợ quản lý dự án  Điều khiển thay đổi tích hợp Điều khiển thay đổi tích hợp gồm nhận diện, đánh giá, quản lý thay đổi suốt chu trình sống dự án Ba mục tiêu điều khiển thay đổi: - Tác động đến yếu tố tạo thay đổi để bảo đảm có lợi - Xác định thay đổi đa xảy - Quản lý thay đổi thực tế xảy Qui trình Điều khiển thay đổi tích hợp cho hình sau: BÀI TẬP 129 Hình 10 Qui trình thay đổi tích hợp Điều khiển thay đổi dự án CNTT - Cách nhìn trước đây: Nhóm dự án cần nỗ lực làm theo kế hoạch, thời hạn phạm vi ngân sách - Vấn đề: bên tham gia đồng ý từ đầu phạm vi dự án, cho thời gian chi phí dự án khơng xác - Cách nhìn đại: Quản lý dự án trình giao tiếp thỏa thuận liên tục - Giải pháp: Thay đổi thường có lợi, nhóm dự án cần lập kế hoạch cho điều Hệ điều khiển thay đổi - Một qui trình mang tính hình thức mơ tả tài liệu dự án thay đổi - Mô tả phép thay đổi thay đổi - Thường gồm bảng điều khiển thay đổi (CCB), quản trị cấu hình, qui trình truyền đạt thay đổi Ban điều khiển thay đổi (CCB=Change Controlling Board) - Một nhóm người chịu trách nhiệm phê duyệt từ chối thay đổi dự án - CCB cung cấp hướng dẫn để chuẩn bị yêu cầu thay đổi, đánh giá yêu cầu thay đổi, quản lý việc thực thay đổi duyệt - Gồm bên tham gia tồn cơng ty Thay đổi lúc 130 - BÀI TẬP Một số CCB gặp nhau, thay đổi xảy q lâu - Một số cơng ty có sách cho thay đổi nhạy cảm thời gian:  “chính sách 48-giờ” cho phép thành viên nhóm dự án định, sau họ có 48 để chờ phê duyệt lãnh đạo cấp cao  Đưa thay đổi xuống mức thấp được, phải thông báo cho người Quản trị cấu hình - Bảo đảm sản phẩm mơ tả sản phẩm đầy đủ - Tập trung vào quản lý công nghệ cách xác định điều khiển đặc trưng chức vật lý sản phẩm - Các chuyên gia quản trị cấu hình xác định viết tài liệu yêu cầu cấu hình, điều khiển thay đổi, lưu báo cáo thay đổi, kiểm tra sản phẩm xem có phù hợp với u cầu hay khơng Hình 10 Vài lời điều khiển thay đổi tích hợp 10.3 Chuyển người dùng sang hệ thống Khi việc xây dựng hệ thống hoàn thiện, việc chuyển đổi toàn người sử dụng hệ thống sang hệ thống (giai đoạn migration) Kế hoạch thực cho giai đoạn gồm nội dung sau: - Mô tả mơi trường máy tính, sở liệu, giao diện với người sử dụng BÀI TẬP 131 - Mơ tả liệu có cần thiết cho hệ thống - Mô tả ràng buộc việc thực chuyển đổi, ví dụ chuyển sang dùng hệ thống … - Liệt kê tổ chức cá nhân bị ảnh hưởng thông tin để liên hệ với họ - Kế hoạch bước thực để xác định có cần ngắt dịch vụ, tạm thời ngừng hệ thống để chuyển đổi, cần hệ thống tạm ngừng hoạt động - Xác định xem có cần phải đào tạo để thực việc chuyển đổi khơng, có cần phải có văn đội ngũ hỗ trợ trực tiếp không? Nếu cần liệu họ có tài liệu hay đoạn chương trình để hướng dẫn khơng? 10.3.1 Chiến lược Các ý chuyển đổi hệ thống: - Chiến lược giao tiếp với khách hàng quan trọng để xác định xảy ra, lại xảy Câu hỏi thường nhắc nhở họ lợi ích mà họ thu Khi giao tiếp, ta nên nói vừa phải, nên trình bày rõ cho khách hàng biết nơi lấy thêm thơng tin - Ta cần hạn chế tối đa tính đột nhập bất thường khách hàng - Ta cần tìm hiểu mốc thời hạn quan trọng khách hàng, ví dụ hệ thống cần phải ổn định thực … Phương thức chuyển đổi gồm có hai cách: - Thứ dạng Flash – Cut để chuyển đổi toàn hệ thống cũ sang hệ thống theo hai cách chuyển chuyển đổi song song o Cách chuyển đổi cách thực nhanh cần kế hoạch phòng bị trường hợp việc chuyển đổi không đến thành công tốt đẹp Phương thức cần có kế hoạch kiểm thử cặn kẽ o Cách chuyển đổi song song làm giảm rủi ro, thực song song tiến trình hệ thống tiến trình tay, chấm dứt hệ thống không chịu tải 132 - BÀI TẬP Cách thứ hai chuyển đổi theo giai đoạn, thay phần hệ thống phần hệ thống thời điểm Việc lựa chọn phương thức phụ thuộc vào mức độ gián đoạn cơng việc, khơng tương thích bên sản phẩm với sản phẩm cũ, mức độ thoải mái chất lượng hệ thống Nếu không tương thích q lớn giai đoạn để thích nghi cần kéo dài 10.3.2 Triển khai hệ thống cho khách hàng Quá trình gồm việc sau: - Đầu tiên tạo danh sách mục kiểm tra (checklist) cho việc phân phối sản phẩm để tránh bị thực thiếu hoạt động khiến hệ thống bị hỏng o Đây công việc thực theo nhóm gồm kỹ sư lập trình, kỹ sư đảm bảo chất lượng, cần chữ ký người quản lý dự án o Việc triển khai hệ thống cần có kế hoạch từ trước để diễn ngày ấn định cơng việc lên kế hoạch cách chi tiết - Thứ hai hướng dẫn đối tượng khách hàng dùng sản phẩm mới, gồm: o Người sử dụng cuối, nhân viên bán hàng quảng cáo, kỹ sư bán hàng, o Kỹ thuật viên thao tác hệ thống, kỹ sư bảo trì bảo dưỡng hệ thống - Thứ ba chuẩn bị sẵn sàng tài liệu (để người dùng tham khảo dùng) cho ngày phân phối sản phẩm mới, cập nhật đầy đủ tài liệu thao tác sử dụng hệ thống, tài liệu việc phát triển hệ thống, tư liệu bán hàng quảng cáo, trang web để quảng bá sản phẩm, báo cáo trình kiểm thử - Tiếp theo chuẩn bị cho việc chuyển sản phẩm đến tay khách hàng, gồm đóng gói sản phẩm, làm tờ rơi quảng cáo sản phẩm, thiết lập chế bảo mật (nếu sản phẩm thương mại), bán thị trường, tạo môi trường thuận lợi để trao quyền dùng phiên sản phẩm cho khách hàng (cần đưa lựa chọn khác cho khách hàng để mua quyền dùng phiên sản phẩm) - Cuối việc cài đặt hệ thống, gồm việc tạo chương trình nhỏ để thiết lập môi trường chạy cho hệ thống BÀI TẬP 133 o Nếu hệ thống không chạy mơi trường Web chương trình để loại bỏ hệ thống khỏi máy tính (uninstall) cần xây dựng o Nếu hệ thống cần cài đặt, không nên đánh giá thấp khối lượng thời gian cần thiết để phát triển việc cài đặt o Quá trình cài đặt quan trọng gây ấn tượng khách hàng hệ thống 10.3.3 Khôi phục dự án Nếu dự án trạng thái “chết đuối” (tình trạng khơng hoạt động), việc khôi phục lại dự án cần thiết nhằm cứu dự án khỏi tình trạng Ba cách tiếp cận để thực việc khôi phục lại dự án là: - Cắt giảm kích cỡ cơng nghệ thơng tin cần xây dựng, - Tăng hiệu suất xử lý công việc phát triển dự án, - Dãn lịch thực công việc từ từ để tiến hành công việc kiểm soát hư hỏng gây hệ thống Việc khôi phục dự án hội cho hành động định nhà quản lý dự án Thời điểm thực việc khôi phục quan trọng, đừng sớm hay muộn Các bước để thực việc khôi phục gồm: - Đánh giá tình trạng dự án: liệu dự án có hạn định cứng nhắc để bàn giao sản phẩm không, vấn đề dự án thỏa thuận lại với khách hàng, - Tránh thực cơng việc hồn thành, - Hỏi thành viên xem cơng việc cần hồn thành Đối với người dự án, ta cần quan tâm tới tâm tư đạo đức người (về khả giải vấn đề khó khăn), quỹ thời gian người (nên loại bỏ công việc thiết yếu lúc đi) Đối với trình phát triển dự án, ta cần: - Sửa chữa lỗi trước thiết kế chưa đầy đủ, hoạt động thay đổi nhanh … 134 BÀI TẬP - Tạo mốc thời gian xem lại dự án gần có thể, - Theo dõi tiến độ cách cẩn thận, - Kiểm tra lại tồn cơng việc dự án sau khoảng thời gian ngắn, - Quản lý rủi ro cách cẩn thận tỉ mỉ, Đối với khía cạnh sản phẩm, ta cần: - Làm ổn định yêu cầu khách hàng, - Đánh dấu yêu cầu thay đổi, - Cắt bớt tập đặc tính hệ thống: xác định thứ tự ưu tiên đặc tính cắt bớt đặc tính mức độ ưu tiên thấp, - Loại bỏ mơ – đun có lỗi, thiết kế lại, - Tiến tới trạng thái ổn định, biết trước 10.4 Họp tổng kết kết thúc dự án Buổi họp gọi buổi họp rút kinh nghiệm (lesson learn) từ dự án hay phân tích sau dự án, phân tích suất dự án … Việc tập trung vào cách phân tích q trình thực cơng việc (nhưng khơng tập trung vào người thực công việc) để đưa học kinh nghiệm cho dự án tương tự tương lai, điểm cần lưu ý, cần thực hành thêm … Quá trình gồm công việc là: - Đầu tiên, ta cần gửi thư đến thành viên để tổ chức buổi họp mặt - Thứ hai, ta lấy ý kiến phản hồi thành viên Việc nhằm thu thập tất liệu liên quan (như kích cỡ, số lượng sản phẩm, lần yêu cầu thay đổi, liệu thời gian/nhân công hao tốn cho công việc dự án …) - Thứ ba, ta tiến hành buổi họp để thu thập liệu phản hồi trao đổi thảo luận với thành viên nhóm - Cuối cùng, ta tóm tắt lại nội dung buổi họp báo cáo tổng kết rút kinh nghiệm cho dự án BÀI TẬP 135 Việc tổng kết dự án dường đơn giản nhiều trường hợp khơng phải vậy, liên quan đến số vấn đề tiềm ẩn thường xảy như: - Khách hàng có thay đổi yêu cầu hệ thống vào lúc công nghệ thơng tin sửa kết thúc, hay thêm tính hệ thống - Hay xảy tranh cãi việc nghiệm thu sản phẩm khách hàng đội dự án, thường lỗi việc phiên dịch sai thiếu yêu cầu khách hàng với thành viên đội dự án - Khó giữ động thúc đẩy cho tồn đội làm việc với hiệu suất cao giai đoạn cuối - Khó khăn chuyển đổi sang giai đoạn bảo trì bảo dưỡng hệ thống Hình 10.1 Minh họa quy trình kết thúc dự án 136 BÀI TẬP Hình 10.2 Minh họa thống kê số liệu kết thúc dự án 10.5 Tiêu chí thành cơng dự án Sự thành công dự án dựa tiêu chí là: - Dự án thực theo tiến độ, hoàn thành thời hạn yêu cầu khách hàng o Để thực điều đội dự án cần thực tốt việc lập kế hoạch, ước lượng, kiểm soát việc thực thi việc hệ thống - Dự án thực với chi phí phạm vi ngân sách cho phép o Để đạt tiêu chí này, việc lập kế hoạch, ước lượng kiểm soát cần thực tốt - Tuân thủ theo yêu cầu khách hàng BÀI TẬP 137 o Để đạt tiêu chí đội dự án phải ý thức tầm quan trọng yêu cầu toán (hệ thống) mà đội phát triển, tìm hiểu kỹ nhận thức tốt khái niệm thỏa thuận quan trọng Để dự án thành công, giám đốc dự án cần nắm điểm mấu chốt sau: - Học cách nói “khơng”, thường xun nói “khơng” vào lúc cần thiết, với thái độ lịch mà cứng rắn - Nhận thức giá trị phiên trung gian trình phát triển dự án Tận dụng kết dùng chúng (nếu có thể) bước - Ln có nhiều phương pháp để phòng tránh rủi ro cần thiết - Ln nắm u cầu tốn (hệ thống xây dựng) cách chặt chẽ tập trung - Thực xem xét dự án mốc thời gian - Nên giải công việc theo cách đơn giản tốt, không nên đơn giản mà hỏng chuyện - Phân nhỏ công việc hay yêu cầu để dễ giải - Đối với thái độ xử lý cơng việc tồn q trình phát triển dự án: không nên nghiêm khắc với thành viên đội, không nên đưa nhiều giải pháp tiến hành chúng cách cặn kẽ, người ta thường nói “q nhiều thuốc giết chết bệnh nhân” - Điều hành quản lý đội dự án nên trạng thái cân quan trọng nhất, đừng lộn xộn đừng quy củ, công thức Theo thống kê, tỉ lệ thành công dự án thực tế phân chia theo ngành, theo kích cỡ - Nếu phân chia theo ngành, dự án cho ngành thương mại có tỉ lệ thành cơng cao nhất, nhìn chung dự án kiểm sốt chi phí chặt chẽ dự án cho phủ có tỉ lệ thành cơng kiểm sốt chi phí lỏng lẻo 138 - TÓM LƯỢC Nếu phân chia dự án theo kích cỡ dự án nhỏ có tỉ lệ thành cơng cao dự án nhỏ dễ quản lý chi phí, thời gian thực nhân lực làm việc đội TÓM LƯỢC Bài học cung cấp kiến thức về: - Tầm quan trọng quản lý tích hợp dự án - Qui trình tích hợp dự án o Quá trình phát triển dự án o Thực thi kế hoạch dự án o Điều khiển thay đổi tích hợp - Chuyển người dùng sang hệ thống o Chiến lược chuyển người sử dụng sang hệ thống o Triển khai hệ thống cho khách hàng o Khôi phục dự án - Họp tổng kết kết thúc dự án - Tiêu chí thành cơng dự án TÀI LIỆU THAM KHẢO 139 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Quỳnh Chi (2010) Bài giảng Quản lý Dự án cơng nghệ thơng tin Học viện Bưu Viễn thông Nguyễn Chánh Thành (2006) Bài giảng Quản lý Dự án công nghệ thông tin Đại học Kỹ thuật Cơng nghệ Tp.Hồ Chí Minh Project Management Institute (2004) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) Mulcahy, Rita (2002) PMP Exam Prep (4th Edition) RMC Publishing McConnell, Steve (1996) Rapid Development Microsoft Press Project Management Institute, http://www.pmi.org http://en.wikipedia.org/wiki/Software_development_effort_estimation http://conferences.embarcadero.com/article/32094 http://csse.usc.edu/csse/research/COCOMOII/cocomo_main.html 10 http://hayashikita.wordpress.com/2012/04/22/on-t%E1%BA%ADp-3/ 11 http://www.functionpointmodeler.com/fpm-infocenter/index.jsp 12 http://anamulhuq.blogspot.com