TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ - EOFFICE

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH VĂN PHỊNG ĐIỆN TỬ - EOFFICE Phần 2: Xử lý văn Lưu hành nội eOffice – Văn phòng điện tử Văn thư .5 Người sử dụng văn thư Các thao tác xử lý văn Xử lý văn đến Nếu văn đến từ đơn vị sử dụng Eoffice Văn thư cần thêm thông tin làm thao tác nhập văn đến chuyển lãnh đạo xử lý xong ! Nếu văn đến từ đơn vị khơng sử dụng Eoffice mà giấy làm sau: Khởi tạo văn đến - Nhập thông tin văn - Scan văn Xử lý văn (Đối với chuyên viên lãnh đạo trực tiếp soạn văn bản, văn thư làm thao tác đoạn cuối chuyển tương tự văn giấy) - Khởi tạo văn - Dự thảo văn 10 - Xem phiên tài liệu kèm theo 11 - Chỉnh sửa văn 11 - Phát hành văn 12 Các thao tác chung (cho văn đến đi) 13 - Đọc nội dung văn xem ý kiến xử lý 13 - Nhập tài liệu kèm theo văn 15 - Thêm văn liên quan 16 - Cho ý kiến xử lý văn 17 eOffice – Văn phòng điện tử - Chuyển xử lý văn 18 - Lưu văn vào hồ sơ 19 - Lấy lại văn xử lý 20 - Kết thúc xử lý văn 20 - Xử lý nhận văn xin ý kiến 21 - Xử lý nhận đựơc văn thông báo 21 Quản lý hồ sơ công việc 22 Tạo hồ sơ 22 Xoá hồ sơ 24 Phân quyền xem hồ sơ .25 - Thêm người xem hồ sơ công việc 25 - Bớt người xem hồ sơ công việc 27 Quản lý tài liệu kèm theo hồ sơ .27 - Thêm tài liệu kèm theo hồ sơ 27 - Bớt tài liệu kèm theo hồ sơ 28 Ủy quyền xử lý văn 29 Thêm ủy quyền 29 Xóa ủy quyền 31 Tìm kiếm, tra cứu văn 31 Tìm kiếm 31 Tra cứu 32 Bài viết 33 Soạn viết 33 eOffice – Văn phòng điện tử Tra cứu viết 35 eOffice – Văn phòng điện tử Quy trình xử lý đối tượng Nhằm tạo thuận lợi cho việc tra cứu, tham khảo phần xử lý văn hệ thống eOffice, đưa số quy trình mẫu Bạn làm theo bước sau tìm kiếm nội dung quan tâm:  Xác định vai trò tương ứng quan  Xem chu trình lưu chuyển văn tương ứng với chức vụ (các lưu đồ sau)  Tra cứu thao tác tương ứng phần xử lý sau Văn thư eOffice – Văn phòng điện tử Người sử dụng văn thư eOffice – Văn phòng điện tử Các thao tác xử lý văn Xử lý văn đến - Nếu văn đến từ đơn vị sử dụng Eoffice Văn thư cần thêm thông tin làm thao tác nhập văn đến chuyển lãnh đạo xử lý xong ! - Nếu văn đến từ đơn vị không sử dụng Eoffice mà giấy làm sau: Khởi tạo văn đến Các bước:  Chọn dấu mũi tên sổ xuống bên cạnh nút Văn menu eOffice  Chọn Văn đến - Nhập thông tin văn Các bước: nhập thông tin sau eOffice – Văn phòng điện tử  Trích yếu: ghi trích yếu văn  Cơ quan ban hành: ghi nơi gửi, bạn gõ tay chọn từ danh sách có sẵn  Độ khẩn: chọn mức độ khẩn  Ngày đến/đi: nhập ngày đến/đi văn  Ngày văn bản: nhập ngày văn  Số trang: ghi số trang văn  Sổ văn bản: chọn sổ lưu trữ văn  Số văn đến: chọn cách đánh số văn (tự động tay)  Số ký hiệu: ghi số ký hiệu văn  Loại văn bản: ghi loại văn eOffice – Văn phòng điện tử -  Lĩnh vực: ghi lĩnh vực văn từ danh sách có sẵn  Từ khóa: chọn từ khóa văn  Thuộc nhóm: chọn nhóm văn  Hình thức gửi: chọn hình thức chuyển văn  Đơn vị nhận hồ sơ: chọn đơn vị nhận hồ sơ kèm văn Scan văn Sau nhập thông tin văn bạn, để đưa nội dung văn vào eOffice làm sau: Scan văn đến nhận chương trình máy scan hỗ trợ vào thư mục biết trước Sau đó, chọn mục tệp đính kèm để đưa scan văn vào, cuối chuyển Lãnh đạo xử lý Xử lý văn (Đối với chuyên viên lãnh đạo trực tiếp soạn văn bản, văn thư làm thao tác đoạn cuối chuyển tương tự văn giấy) - Khởi tạo văn Khởi tạo văn sử dụng khi:  Tạo văn  Tạo văn trả lời văn đến Các bước thực tạo văn mới:  Chọn mũi tên bên cạnh nút Văn  chọn Văn eOffice – Văn phòng điện tử Các bước thực tạo văn trả lời văn đến:  Chọn Trả lời cửa sổ xử lý văn đến  Chọn Văn - Dự thảo văn Để dự thảo nội dung văn soạn word Excel sau đính kèm vào xong - Nhập đầy đủ thông tin chuyển để Lãnh đạo xem xét Nếu thống nội dung Lãnh đạo chuyển văn thư, ngược lại văn chuyển lại để người soạn điều chỉnh (Đối với người soạn văn bản)  Trích yếu: ghi trích yếu văn  Độ khẩn: chọn mức độ khẩn từ combo 10 eOffice – Văn phòng điện tử Quản lý hồ sơ công việc Hồ sơ công việc nơi lưu trữ văn người, tổ chức hồ sơ cơng việc tốt giúp cho việc phân loại, tìm kiếm, tra cứu hiệu Tạo hồ sơ Để tạo hồ sơ mới, bạn làm theo bước sau đây:  Vào cửa sổ quản lý văn  Chọn tab “Hồ sơ công việc”  Mở chuột phải “Hồ sơ công việc”  Chọn “Tạo hồ sơ mới” 22 eOffice – Văn phòng điện tử  Nhập thông tin:  Tên hồ sơ  Người tham gia: người phép nhìn thấy hồ sơ  Ghi 23 eOffice – Văn phòng điện tử  Chọn “Tạo mới” để hồn tất Xố hồ sơ Khi muốn xóa hồ sơ - bạn làm theo cách sau  Vào cửa sổ quản lý văn  Chọn tab “Hồ sơ công việc”  Mở chuột phải vào hồ sơ cần xóa  Chọn “Xóa hồ sơ” 24 eOffice – Văn phòng điện tử  Chọn “Có” để xác nhận việc xóa hồ sơ Phân quyền xem hồ sơ Bạn thêm/bớt người phép xem hồ sơ công việc - Thêm người xem hồ sơ công việc  Chọn hồ sơ cần phân quyền  Mở chuột phải cửa sổ “Những người liên quan” 25 eOffice – Văn phòng điện tử  Chọn “Thêm người giải quyết”  Chọn người xem danh sách 26 eOffice – Văn phòng điện tử  Chọn “Thêm” để hoàn tất - Bớt người xem hồ sơ công việc  Chọn hồ sơ cần phân quyền  Trong cửa sổ “Những người liên quan”  Chuột phải vào người cần loại khỏi danh sách nhìn thấy hồ sơ  Chọn “Loại khỏi danh sách” Quản lý tài liệu kèm theo hồ sơ Bạn thêm/bớt tài liệu vào hồ sơ để tham khảo, ví dụ ảnh để tham khảo, file tài liệu - Thêm tài liệu kèm theo hồ sơ  Chuột phải vào hồ sơ cần thêm tài liệu cửa sổ quản lý hồ sơ công việc  Chọn “Thêm tài liệu” 27 eOffice – Văn phòng điện tử  Tìm file cần thêm vào hồ sơ  Chọn “Gửi file” để hoàn tất - Bớt tài liệu kèm theo hồ sơ  Chọn hồ sơ cần bớt tài liệu cửa sổ quản lý hồ sơ công việc  Chuột phải tài liệu cần loại bớt cửa sổ “Trích yếu văn bản”  Chọn “Loại tài liệu khỏi hồ sơ”  Chọn “Có” để xác nhận loại tài liệu khỏi hồ sơ 28 eOffice – Văn phòng điện tử Ủy quyền xử lý văn Ủy quyền việc trao quyền xử lý văn cho người khác quan Quá trình ủy quyền hệ thống eOffice có đặc điểm sau:  Văn chuyển đến người ủy quyền đồng thời chuyển đến người ủy quyền  Văn xử lý người ủy quyền người ủy quyền xử lý Nếu hai người xử lý người lại coi xử lý văn Thêm ủy quyền Để thêm ủy quyền, bạn làm sau  Trong cửa sổ quản lý văn bản, chọn Tab “Tra cứu, thống kê văn bản”  Chọn “Ủy quyền” mục “Quản trị hệ thống”  Chọn “Tạo mới” 29 eOffice – Văn phòng điện tử  Chọn Phòng, người đựơc ủy quyền, loại văn ủy quyền, thời gian ủy quyền, hiệu lực ghi mẫu ủy quyền  Chọn “Cập nhật” để hồn tất 30 eOffice – Văn phòng điện tử Xóa ủy quyền Để xóa ủy quyền, bạn thực theo bước sau:  Trong cửa sổ quản lý văn bản, chọn Tab “Tra cứu, thống kê văn bản”  Chọn “Ủy quyền” mục “Quản trị hệ thống”  Chọn mẫu ủy quyền cần xóa  Chọn “Xóa” Tìm kiếm, tra cứu văn Tìm kiếm tra cứu thao tác cần thiết bạn muốn xem lại thông tin văn xử lý eOffice cung cấp cho bạn khả tìm kiếm tra cứu nhanh chóng theo nhiều tiêu chí khác Tìm kiếm  Trong cửa sổ quản lý hồ sơ văn bản, chọn Tab “Tìm kiếm văn bản”  Nhập tiêu chí tìm kiếm  Chọn “Tìm kiếm” để xem kết 31 eOffice – Văn phòng điện tử Các tiêu chí tìm kiếm Kết tìm kiếm  Để xem chi tiết nội dung văn bản, nháy kép vào văn cửa sổ kết tìm kiếm Tra cứu Để tra cứu văn bản, bạn làm theo bước sau:  Trong cửa sổ quản lý hồ sơ văn bản, chọn Tab “Tra cứu thống kê văn bản”  Thực tra cứu, eOffice hỗ trợ tra cứu theo mục sau  Tra cứu theo loại văn (văn đến, văn đi, văn xử lý nội bộ,….)  Tra cứu theo thời gian (năm, quý, tháng)  Tra cứu theo lĩnh vực  Tra cứu theo loại văn  Tra cứu theo độ khẩn 32 eOffice – Văn phòng điện tử  Tra cứu theo hình thức gửi  Tra cứu theo đơn vị nhận hồ sơ  Tra cứu theo quan ban hành  Tra cứu theo đơn vị soạn thảo Bài viết Ngoài khả xử lý văn bản, eOffice cung cấp khả xử lý viết Nếu bạn quen thuộc với cách xử lý văn bản, làm việc với chức eOffice thật đơn giản Quá trình xử lý viết tương tự trình xử lý văn Soạn viết Để soạn viết, bạn làm sau  Chọn dấu mũi tên sổ xuống bên cạnh nút Văn menu eOffice  Chọn loại viết muốn soạn  Nhập thông tin liên quan tới tin  Tên 33 eOffice – Văn phòng điện tử   Người ghi âm  Kỹ thuật viên  Thể loại  Nguồn tin  Chương trình  Phiếu đăng ký sản xuất  Nơi thực  Thời lượng  Ý kiến xử lý Nội dung tin bài: nội dung tin dùng theo cách  Soạn trực tiếp cửa sổ soạn tin eOffice  Gắn kèm file 34 eOffice – Văn phòng điện tử  Chọn “Chuyển” để chuyển xử lý tin tới người Quá trình xử lý bước tương tự q trình xử lý văn bản, bạn tra cứu thêm phần xử lý văn cần thiết Tra cứu viết Để tra cứu viết, bạn làm sau:  Trong cửa sổ quản lý hồ sơ văn văn bản, chọn tab “Thống kê viết”  Thực tra cứu theo mục sau  Tin duyệt  Tin gửi  Tin nhận  Thể loại  Nguồn tin  Chương trình 35 eOffice – Văn phòng điện tử Trên tồn hướng dẫn thao tác xử lý văn chương trình Eoffice Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu Trân trọng cám ơn! Phòng Cơng nghệ thông tin – Thiết bị giáo dục P.TP: Nguyễn Kim Khanh ĐT: 0906.273.222 36 ... mũi tên sổ xu ng bên cạnh nút Văn menu eOffice  Chọn Văn đến - Nhập thông tin văn Các bước: nhập thơng tin sau eOffice – Văn phòng điện tử  Trích yếu: ghi trích yếu văn  Cơ quan ban hành: ghi