TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống “Một cửa điện tử” (Tài liệu dành cho Cán bộ một cửa)

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống “Một cửa điện tử” (Tài liệu dành cho Cán cửa) Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 MỤC LỤC Giới thiệu chung 2 Đăng nhập hệ thống Đăng xuất Đổi mật Thông tin cá nhân Chức dùng chung 6.1 Tìm kiếm tồn hồ sơ 6.2 Tìm kiếm hồ sơ theo tiêu chí Tiếp nhận & Trả kết 7.1 7.1.1 Tiếp nhận hồ sơ 7.1.2 Hồ sơ liên thông 10 7.1.3 Hồ sơ trực tuyến 12 7.1.4 Hồ sơ tiếp nhận 15 7.1.5 Hồ sơ chờ bổ sung 17 7.1.6 Hồ sơ chuyển chờ xử lý 21 7.2 Trả kết 25 7.2.1 Hồ sơ chờ trả kết 25 7.2.2 Hồ sơ trả kết 28 7.3 Tiếp nhận In sổ & Phiếu 29 7.3.1 Sổ tiếp nhận hồ sơ 29 7.3.2 Sổ trả kết 30 7.3.3 Sổ theo dõi hồ sơ 32 7.3.4 In phiếu 34 Thống kê & Báo cáo 35 8.1 Báo cáo số lượng hồ sơ 35 8.2 Báo cáo theo người xử lý 37 8.3 Báo cáo hồ sơ bị loại 38 8.4 Báo cáo tổng hợp 39 8.5 Báo cáo theo dõi tiến độ xử lý 41 Trang /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 Giới thiệu chung Hệ thống “Một cửa điện tử” xây dựng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu giải thủ tục hành cách nhanh chóng địa Hệ thống cung cấp thông tin cách tự động trực tuyến tình trạng giải hồ sơ thủ tục hành Cơng dân kiểm tra, giám sát tình trạng giải hồ sơ qua mạng internet Hệ thống cung cấp tảng ứng dụng để bước cho phép quan hành nhà nước phối hợp giải thủ tục hành mơi trường mạng cách minh bạch, hiệu quán theo chế “Một cửa liên thông” Hệ thống “Một cửa điện tử” quản lý toàn hồ sơ thủ tục hành chính, giảm thiểu chi phí photo in ấn giấy tờ, tài liệu, phục vụ lãnh đạo phân công thụ lý, thẩm tra thụ lý hồ sơ, thống kê báo cáo tình hình xử lý hồ sơ, theo dõi trình xử lý hồ sơ cán Đăng nhập hệ thống Để đăng nhập vào hệ thống “Một cửa điện tử” người sử dụng thao tác trình duyệt web như: Internet Explorer, Chrome, Firefox… Bước 1: Mở trình duyệt web nhập vào địa máy chủ cài đặt hệ thống “Một cửa điện tử” Ví dụ: http://[Địa IP/Tên miền]:[Port] Trong đó: [Địa IP/Tên miền] địa IP tên miền máy chủ cài đặt hệ thống [Port] cổng kết nối tới hệ thống Bước 2: Sau người sử dụng nhập địa hệ thống trình duyệt, hệ thống hiển thị cửa sổ yêu cầu đăng nhập Trang /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 Bước 3: Điền tên đăng nhập mật cung cấp, chọn nút “Đăng nhập” để truy cập vào hệ thống Đăng xuất Để thực đăng xuất khỏi hệ thống, người sử dụng nhấn chuột trái vào tên hiển thị góc phải hình máy tính chọn “Đăng xuất” Đổi mật Để thực việc thay đổi mật mình, người sử dụng nhấn chuột trái vào tên hiển thị góc phải hình máy tính chọn “Đổi mật khẩu” Trang /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 Thông tin đổi mật hiển thị  Nhập vào mật tại, mật nhập lại thông tin mật để xác nhận  Chọn “Đổi mật khẩu” để thay đổi mật khẩu, chọn “Đóng” để hủy thay đổi mật Thông tin cá nhân Để thay đổi thông tin cá nhân, người sử dụng nhấn chuột trái vào tên hiển thị góc phải hình máy tính chọn “Thơng tin cá nhân” Người sử dụng thay đổi thơng tin cá nhân mình, chọn ảnh đại diện, số điện thoại, email, nhận tin nhắn SMS, nhận email nhắc việc…… Trang /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 Chức dùng chung 6.1 Tìm kiếm tồn hồ sơ Tùy thuộc vào vai trị người sử dụng, chức tìm kiếm toàn hồ sơ đưa số lượng hồ sơ khơng giống vai trị, lãnh đạo xem tồn hồ sơ đơn vị mình, chuyên viên thụ lý xem tồn hồ sơ có liên quan Bước 1: Chọn chức bên trái Tra cứu & Tìm kiếm  Toàn hồ sơ Bước 2: Danh sách toàn hồ sơ hiển thị, để xem chi tiết hồ sơ chọn trực tiếp vào hồ sơ cần xem Trang /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 Trang /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 6.2 Tìm kiếm hồ sơ theo tiêu chí Bước 1: Chọn chức bên trái Tra cứu & Tìm kiếm  Tìm kiếm hồ sơ Bước 2: Giao diện chọn tiêu chí hiển thị  Chọn tiêu chí cần tìm kiếm  Chọn “Xem” để hiển thị kết tìm kiếm Bước 3: Danh sách hồ sơ hiển thị theo tiêu chí lựa chọn, xem chi tiết hồ sơ cách chọn mở trực tiếp hồ sơ Tiếp nhận & Trả kết Trang /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 7.1 Tiếp nhận 7.1.1 Tiếp nhận hồ sơ Bước 1: Để tiếp nhận hồ sơ người sử dụng nhấn chuột vào Tiếp nhận & Trả kết  Tiếp nhận  Tiếp nhận hồ sơ menu bên trái hình Hoặc nhấn chuột vào “Tiếp nhận hồ sơ mới” mục “Công việc cần giải quyết” giao diện trang chủ hệ thống Bước 2: Sau nhấn chuột vào menu “Tiếp nhận hồ sơ mới” hệ thống hiển thị cửa sổ cho người sử dụng nhập thông tin tiếp nhận hồ sơ mới, gồm nội dung: Nội dung thứ “Thông tin người nộp/tổ chức” nộp hồ sơ Trang /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 Nội dung thứ hai “Thông tin hồ sơ”, người sử dụng chọn lĩnh vực “Thủ tục HC” (thủ tục hành chính) hồ sơ cách nhấn chuột vào mục Chọn lĩnh vực mục Chọn thủ tục hành Sau chọn lĩnh vực thủ tục hành hình hiển thị thành phần hồ sơ tương ứng với thủ tục hành chọn Ở đây, người sử dụng nhập thêm thành phần hồ sơ khác, chọn thêm tệp đính kèm hay nhấn chuột vào biểu tượng để nhập thơng tin biểu mẫu đính kèm thành phần hồ sơ Cuối giao diện phần “Thông tin chuyển xử lý” Bước 3: Sau hồn thành đầy đủ thơng tin hồ sơ người sử dụng chọn chức năng: - Lưu: Lưu lại thông tin vừa nhập; Trang /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 Chức “Lưu” để người sử dụng nhập thông tin, ý kiến,…vào thông tin trả kết hồ sơ lưu lại; Chức “Trả kết quả” để trả kết hồ sơ cho người nộp/tổ chức nộp hồ sơ; Chức “In kết quả” để in kết hồ sơ cho người nộp/tổ chức nộp hồ sơ; Chọn chức “Đóng” để quay trở lại danh sách hồ sơ chờ trả kết quả; 7.2.2 Hồ sơ trả kết Những hồ sơ sau cá nhân/tổ chức tới phận cửa để nhận kết lưu trữ danh sách Hồ sơ trả kết Bước 1: Để xem hồ sơ trả kết người sử dụng nhấn chuột vào Tiếp nhận & Trả kết  Trả kết  Hồ sơ trả kết menu bên trái hình Bước 2: Sau mở danh sách hồ sơ trả kết bước hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ trả kết hình sau: Trang 28 /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 7.3 In sổ & Phiếu 7.3.1 Sổ tiếp nhận hồ sơ Sổ tiếp nhận hồ sơ danh sách hồ sơ tiếp nhận Bước 1: Để xem sổ tiếp nhận hồ sơ người sử dụng nhấn chuột vào Tiếp nhận & Trả kết  In sổ & phiếu  Sổ tiếp nhận hồ sơ menu bên trái hình Bước 2: Sau mở sổ tiếp nhận hồ sơ bước hệ thống mở giao diện hình bên dưới: Trang 29 /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 Người sử dụng chọn tiêu chí tháng, năm, lĩnh vực hay phịng ban sau nhấn chuột vào chức xem để hiển thị danh sách hồ sơ tiếp nhận theo tháng, năm, lĩnh vực hay phòng ban chọn Hoặc người sử dụng nhấn chuột vào xem để xem toàn danh sách hồ sơ tiếp nhận; Sau chọn tiêu chí nhấn chuột vào xem, danh sách hồ sơ hiển thị cho phép người sử dụng xuất kết word, excel hay pdf chọn vào vị trí mũi tên màu đỏ hình bên dưới: 7.3.2 Sổ trả kết Sổ trả kết danh sách hồ sơ trả kết cho cá nhân/tổ chức nộp hồ sơ Trang 30 /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 Bước : Để xem sổ trả kết người sử dụng nhấn chuột vào Tiếp nhận & Trả kết  In sổ & phiếu  Sổ trả kết menu bên trái hình Bước 2: Sau nhấn chuột chọn sổ trả kết bước hệ thống mở giao diện sau: Chọn không chọn tiêu chí tháng, năm, lĩnh vực hay phịng ban nhấn chuột vào xem hiển thị danh sách hồ sơ trả kết sau: Trang 31 /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 Xuất danh sách hồ sơ word, excel hay pdf chọn vào vị trí mũi tên màu đỏ hình trên; 7.3.3 Sổ theo dõi hồ sơ Sổ theo dõi hồ sơ danh sách tất hồ sơ theo dõi giải Bước 1: Để xem sổ theo dõi hồ sơ người sử dụng nhấn chuột vào Tiếp nhận & Trả kết  In sổ & phiếu  Sổ theo dõi hồ sơ menu bên trái hình Trang 32 /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 Bước 2: Sau mở sổ theo dõi hồ sơ bước hệ thống hiển thị giao diện sau: Chọn khơng chọn tiêu chí tháng, năm, lĩnh vực hay phòng ban nhấn chuột vào xem hiển thị danh sách hồ sơ sau: Trang 33 /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 Chọn chức xuất kết word, excel, pdf vị trí mũi tên màu đỏ (xem hình bên trên); 7.3.4 In phiếu Chứ này, cho phép người sử dụng, in phiếu hẹn, phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ phiếu kiểm soát hồ sơ Bước 1: Để in phiếu người sử dụng nhấn chuột vào Tiếp nhận & Trả kết  In sổ & phiếu  In phiếu menu bên trái hình Trang 34 /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 Bước 2: Sau nhấn chuột chọn in phiếu bước hệ thống hiển thị giao diện sau: Thống kê & Báo cáo 8.1 Báo cáo số lượng hồ sơ Người sử dụng tổng hợp báo cáo số lượng hồ sơ theo lĩnh vực Chọn Báo cáo số lượng hồ sơ phần chức Thống kê & Báo cáo Trang 35 /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 Giao diện chọn tiêu chí báo cáo hiển thị: Chọn Năm, chọn Quý chọn Từ ngày, Đến ngày để báo cáo Lưu ý: Phải chọn thời gian báo cáo trước thời gian (Quý trước quý Đến ngày trước ngày tại) Chọn “Xem” để hiển thị liệu theo tiêu chí lựa chọn Sau liệu hiển thị người sử dụng kết xuất báo cáo MSWord, MSExcel, PDF để tùy chỉnh in Trang 36 /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 8.2 Báo cáo theo người xử lý Báo cáo theo người xử lý giúp cán thống kê tình hình xử lý hồ sơ quan, đơn vị Chọn Báo cáo theo người xử lý Trang 37 /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 Giao diện chọn tiêu chí hiển thị  Chọn tiêu chí cần báo cáo  Chọn “Xem” để hiển thị liệu báo cáo Sau liệu hiển thị người sử dụng kết xuất báo cáo MSWord, MSExcel, PDF để tùy chỉnh in 8.3 Báo cáo hồ sơ bị loại Báo cáo hồ sơ bị loại giúp cán thống kê hồ sơ không đủ điều kiện thụ lý Trang 38 /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 Giao diện chọn tiêu chí hiển thị  Chọn tiêu chí cần báo cáo  Chọn “Xem” để hiển thị liệu báo cáo Sau liệu hiển thị người sử dụng kết xuất báo cáo MSWord, MSExcel, PDF để tùy chỉnh in 8.4 Báo cáo tổng hợp Báo cáo tổng hợp giúp cán thống kê toàn hồ sơ theo danh sách Trang 39 /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 Giao diện chọn tiêu chí hiển thị  Chọn tiêu chí cần báo cáo  Chọn “Xem” để hiển thị liệu báo cáo Sau liệu hiển thị người sử dụng kết xuất báo cáo MSWord, MSExcel, PDF để tùy chỉnh in Trang 40 /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 8.5 Báo cáo theo dõi tiến độ xử lý Báo cáo theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ phản ánh trực quan tiến độ xử lý hồ sơ hạn, hạn hay trước/chậm so với ngày dự kiến trả kết ngày Chọn tiêu chí nhấn chuột vào “Xem” để xem báo cáo “Theo dõi tiến độ xử lý” Xem “Báo cáo theo dõi tiến độ xử lý” “Thống kê & Báo cáo” Trang 41 /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 Sau liệu hiển thị người sử dụng kết xuất báo cáo MSWord, MSExcel, PDF để tùy chỉnh in Trang 42 /42 ... người sử dụng chọn chức năng: - Lưu: Lưu lại thông tin vừa nhập; Trang /42 Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa điện tử version 1.0 - Lưu & thêm: Lưu tiếp nhận hồ sơ mới; - Lưu & chuyển: Lưu chuyển