hoạt động Giao Dịch - Đàm Phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị của Công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A.doc

hoạt động Giao Dịch - Đàm Phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị của Công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

CƠ SỞ II TẠI TP HỒ CHÍ MINH CHUYÊN NGÀNH : KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

BÁO CÁO KIẾN TẬP

ĐỀ TÀI :

TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A

SVTT: BÙI KHẮC HƯNG

Lớp: K46C – A07 Khóa: K46

GVHD: TS NGUYỄN THỊ THU HÀ

TP Hồ Chí Minh, tháng 07 năm 2010

MỤC LỤC

trang

Nhận xét của cơ quan nơi thực tập

Ý kiến của giáo viên hướng dẫn

IV Vai trò của hoạt động Giao Dịch – Đàm Phán hợp đồng nhập khẩu

máy móc thiết bị tại công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A 7

CHƯƠNG 2.GIAO DỊCH - ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY

MÓC THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A

I Giới thiệu đôi nét về phòng xuất nhập khẩu trong công ty 8

II Hoạt động giao dịch – đàm phán hợp đồng nhập khẩu máy móc

thiết bị tại công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A 8

CHƯƠNG 3 ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH – ĐÀM

PHÁN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ TẠI

II Đánh giá về hoạt động giao dịch – đàm phán hợp đồng nhập khẩu

máy móc thiết bị của công ty 13III Một số giải pháp và kiến nghị giúp hoạt động giao dịch - đàm phán

hợp đồng nhập khẩu của công ty đạt hiệu quả hơn 15

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN NƠI THỰC TẬP

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

……… , ngày tháng năm

Ý KIẾN CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

……….………

………, ngày tháng năm

TS NGUYỄN THỊ THU HÀ

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A em đã có dịp quansát và trực tiếp tham gia vào hoạt động Đàm Phán hợp đồng nhập khẩu máy mócthiết bị từ các đối tác nước ngoài, nhận thấy nhận thức về mặt lý luận mà em đãđược học tại Trường ĐH Ngoại Thương cơ sở 2 TP Hồ Chí Minh có nhiều điểmkhác so với thực tế hoạt động của công ty, bên cạnh đó triển vọng kinh doanh các

mặt hàng nhập khẩu của Công ty vẫn còn rất lớn, nên em đã chọn đề tài “Tìm hiểu

hoạt động Giao Dịch - Đàm Phán hợp nhập khẩu máy móc thiết bị của Công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A” để viết nhằm tìm hiểu rõ hơn về hoạt động đàm phán

hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị của công ty cũng như đưa ra một số kiến nghị

và giải pháp giúp công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A hoạt động hiệu quả hơn ởlĩnh vực kinh doanh mặt hàng máy móc thiết bị

Bố cục của đề tài Báo Cáo Thực Tập gồm 3 phần:

Chương 1: Vai trò, nội dung và nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu

hàng hoá trong nền kinh tế thị trường

Chương 2: Phân tích thực trạng hoạt động nhập khẩu vật tư , máy móc, thiết bị

giao thông vận tải ở Công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A

Chương 3: Phương hướng và biện pháphoàn thiện hoạt động nhập khẩu vật tư,

máy móc, thiết bị giao thông vận tải ở Công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TBCN

N.A.G.O.Y.A

I Quá trình hình thành và phát triển

Công ty chính thức được thành lập vào năm 1995 tại TP Hồ Chí Minh

Với tổng Vốn điều lệ : 1.500.000.000 VNĐ (một tỷ năm trăm triệu đồng)Trong đó hiện kim : 1.500.000.000 VNĐ

Cty có tư cách pháp nhân theo qui định của pháp luật Việt Nam nghĩa là Công ty cócon dấu riêng, độc lập về tài sản, được mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước hoặc cácNgân hàng khác trong nước Việt Nam, được hạch toán kế toán độc lập, tự chủ về tàichính, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

Công ty mở tài khoản tại ngân hàng Á Châu

Với việc chế tạo dầm cầu trục và những bộ phận vận hành theo tiêu chuẩnNhật Bản dưới sự chỉ đạo kỹ thuật cũng như quản lý của công ty hàng đầu tronglĩnh vực chế tạo cầu trục Nhật Bản là Nippon Hoist Sau 16 năm đi vào hoạt độngtại Việt Nam con số cầu trục được lắp đặt bởi công ty đã lên đến con số hàng nghìn,song hành với đó là sự phát triển mạng lưới kinh doanh của mình

Công ty đã mở thêm 1 chi nhánh kinh doanh tại Hà Nội

CN CôngTy TNHH Thiết Bị Công Nghiệp N.A.G.O.Y.A

Thành lập: tháng 11 năm 2001

Địa chỉ : số 16 ngõ 96 phố Võ Thị Sáu - Hai Bà Trưng - Hà Nội

Và nhà máy sản xuất tại Tỉnh Bình Dương

Nhà máy sản xuất của Công Ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A

Địa chỉ : Lô E, Đường số 8, KCN Sóng Thần, Huyện Dĩ An, Bình Dương

Công ty N.A.G.O.Y.A là công ty TNHH có hai thành viên trở lên

Tên công ty : CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP N.A.G.O.Y.A

Tên giao dịch : N.A.G.O.Y.A MACHINERY CO., LTD

Tên viết tắt : N.A.G.O.Y.A co., LTD

Địa chỉ trụ sở chính : 328 Cao Thắng nối dài, Phường 12, Quận 10, TP.HCM

Điện thoại: 84 - 8 – 38634900 / Fax: 84 - 8 -38634903

Email : N.A.G.O.Y.A machinery@vnn.vn

Ngành nghề kinh doanh: mua bán, sản xuất sản phẩm cơ khí, cầu trục, thiết bịnâng hạ, pa-lăng, xe nâng đẩy thủy lực, bánh xe, máy hàn cắt kim loại, lắp đặt hệthống điện Đại lý ký gửi, mua bán hàng hóa

II Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty

Bộ máy tổ chức của Công ty TNHH N.A.G.O.Y.A gồm văn phòng cty đặt tại

Số 328 Cao Thắng Nối dài, Phường 12, Quận 10, TP HCM và nhà máy sản xuất đặttại Đường 08, KCN Sóng Thần, Bình Dương

Vấn đề con người luôn được Công ty quan tâm chú trọng hàng đầu trong suốtquá trình xây dựng và phát triển của Công ty Trong những năm gần đây Công tyluôn tìm cách nâng cao hơn nữa đời sống cho cán bộ công nhân viên trong Công ty,Công ty liên tục đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên để không ngừng nâng caotrình độ, nghiệp vụ cũng như trình độ quản lý cho các cán bộ Công ty liên tục tuyểnchọn thêm nhân viên mới có trình độ đáp ứng yêu cầu trong công việc của Công tyvào làm việc và thực hiện chính sách nghỉ hưu cho những cán bộ công nhân viênđến tuổi nghỉ hưu

Số lượng và cơ cấu nhân sự của Công ty trong được phản ánh qua bảng số liệu sau:

Bảng 2.1 Trình độ nghiệp vụ của nhân viên công ty

Đơn vị: NgườiSTT Trình độ lao động Số lượng Tỷ lệ

Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự năm 2011 [8]

Bên cạnh trình độ nghiệm vụ khá cao, nhân viên của Công ty còn có khảnăng ngoại ngữ cũng rất khá Có tới hơn 90% nhân viên biết tiếng Anh, trong đó 1/3

sử dụng thành thục trôi chảy Bên cạnh đó là một Công ty được đầu từ bởi đối tác từNhật Bản nên đội ngũ nhân viên Công ty cũng có rất nhiều người sử dụng được

tiếng nhật một cách thành thục Đây là một lợi thế rất lớn của Công tyN.A.G.O.Y.A trong hoạt động giao dịch kinh doanh với đối tác nước ngoài.

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thế hiện ở hình sau:

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty

Qua sơ đồ bộ máy quản lý của công ty dễ nhận thấy : Công ty N.A.G.O.Y.A

có quy mô không quá lớn Bộ máy quản lý tương đối đơn giản, và người đứng đầucông ty là Giám Đốc trực tiếp lãnh đạo các phòng ban trong công ty

Với cơ cấu tổ chức công ty như thế này thì Giám Đốc - người đứng đầu công

ty có thể tự mình điều khiển công ty đi theo quỹ đạo được vạch ra, tất cả các phòngban trong công ty thống nhất thành một khối, điều này tạo nên sự đồng bộ trong

mục tiêu và hướng đi của các phòng ban Tuy nhiên, mặt trái của nó là các phòngban sẽ dễ bị động trong công việc của mình vì phải đợi ý kiến chỉ đạo của GiámĐốc Như vậy sẽ phần nào hạn chế khả năng của nhân viên trong mỗi phòng ban vìchính họ mới là những người hiểu biết rõ và sâu sắc hơn trong lĩnh vực của mình.

Để việc kinh doanh được hiệu quả thì Phòng Giám Đốc phải bao gồm những cánhân kiệt xuất để có thể phản ứng nhanh nhạy và đưa ra những giải pháp chỉ đạocực kỳ đúng đắn cho các phòng ban

III Tình hình họat động kinh doanh của công ty

Sau đợt khủng hoảng kinh tế năm 2007 khiến nhiều công ty lâm vào tìnhtrạng thua lỗ trong đó có công ty N.A.G.O.Y.A, thì giai đoạn 2007- nay đánh giá sựphát triển không ngừng của công ty nhằm khẳng định vị thế của mình Công ty liêntục làm ăn có lãi trong giai đoạn 2007-2009, điều đó được phản ánh qua bảng sốliệu sau:

Bảng 3.1: Báo cáo tài chính của công ty giai đoạn 2007-2009

Đơn vị: 1000 VNĐ

Chỉ tiêu

(đơn vị: 1000 VND) Năm 2007 Năm 2008

Tăng giảm 2008/2007% Năm 2009

Tăng giảm 2009/2008% Tổng giá trị tài sản 118.703.051 136.828.477 15,27 260.270.138 90.21 Doanh thu thuần 145.938.624 159.723.922 9,44 160.689.412 1.11 Lợi nhuận thuần từ

hoạt động kinh doanh 2.856.578 5.527.240 93,49 7.525.880 36.15

Lợi nhuận trước thuế 3.192.139 6.871.058 115,25 7.621.441 10.92 Lợi nhuận sau thuế 2.592.139 5.579.579 115,25 6.188.869 10.92 Thu nhập trên mỗi cổ

Nguồn: Báo cáo kiểm toán 2007, 2008,2009 của Công ty [6]

Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009

Doanh Thu thuần Lợi nhuận sau thuế

Hình 3.1: Biểu đồ tăng trưởng doanh thu lợi nhuận 2007 – 2009

Nguyên nhân của sự tăng giảm

 Doanh thu thuần đều tăng cao trong cả 2 năm 2008, 2009 Tuy nhiên tỷ lệ %tăng của năm 2009/2008 thấp hơn rất nhiều so với 2008/2007, điều này được lý giảibởi năm 2007 nền kinh tế thị trường lâm vào khủng hoảng và lạm phát, sang năm

2008 và năm nền kinh tế mới dần dần phục hồi nên kết quả kinh doanh tăng nhẹ làtình trạng chung của hầu hết các công ty Việt Nam

 Lợi nhuận sau thuế năm 2009/2008 tăng không nhiều so với mức tăng hơngấp đôi (115,25%) của năm 2008 so với năm 2007 Mức tăng đột biến này có thể lýgiải do sau năm khủng hoảng kinh tế (2007) các cơ chế quản lý đã được Công tyđiều chỉnh lại phù hợp và linh hoạt hơn so với trước đây Công ty chú trọng pháttriển lĩnh vực là thế mạnh của Công ty như gia công, lắp đặt và chế tạo các côngtrình, máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ hiện đại Các sản phẩm của Công ty

đã được các đơn vị trong và ngoài nước đánh giá cao Năm 2008 Công ty đã nhậnđược nhiều đơn đặt hàng lớn về chế tạo và lắp đặt các thiết bị, dây chuyền liên quanđến Nhà máy Xi Măng Bút Sơn, một số nhà máy thuộc Khu Công Nghiệp TânThuận…Cùng với việc tăng mạnh về doanh thu do đạt được nhiều hợp đồng lớn,Công ty thực hiện việc sử dụng hiệu quả các chi phí (như đầu tư nguồn vốn nhàn rỗivào thị trường chứng khoản ) và áp dụng linh hoạt cơ chế quản lý điều hành đãdẫn đến lợi nhuận sau thuế năm 2008 tăng mạnh so với năm trước

 Thu nhập trên mỗi cổ phần lại giảm trong khi chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế lạităng Điều này được giải thích là bởi công ty có nhu cầu tăng vốn điều lệ để nângcao hiệu quả kinh doanh Tuy nhiên sau khi huy động vốn khiến thu nhập trên mỗi

cổ phần năm 2008 giảm tới -16,61% trong khi lợi nhuận sau thuế lại tăng hơn gấpđôi, công ty lại hoạt động không được hiệu quả như kỳ vọng khi lợi nhuận sau thuếchỉ tăng 10,92% nên thu nhập trên mỗi cổ phần chỉ đã không còn giảm mạnh nhưnăm 2008 với tỷ lệ giảm -2,85%

IV Vai trò của hoạt động Giao Dịch – Đàm Phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị tại công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A

Là công ty chuyên kinh doanh về thiết bị công nghiệp nên sản phẩm rất đadạng và nhiều chủng loại mặt hàng có thể phục vụ cho rất nhiều ngành nghề Trong

đó mặt hàng máy móc thiết bị đóng vai trò là mặt hàng chủ đạo của công ty chiếm

tỷ lệ khá cao trong tổng các mặt hàng nhập khẩu (44,3%) Vì vậy việc kinh doanhmặt hàng này cũng sẽ đóng góp chính vào doanh thu và lợi nhuận của công ty Đểviệc kinh doanh mặt hàng này có lợi nhuận thì bên cạnh việc tìm kiếm những lợi thếtrong các hợp đồng cung cấp cho các đối tác trong nước, công ty cũng cần giànhđược những lợi thế trong các hợp đồng nhập khẩu với các đối tác nước ngoài củamình Để giành được những lợi thế như vậy thì công việc Giao Dịch – Đàm Phánhợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị phải thực sự hiệu quả Nếu quá trình này tốtthì công ty có thể hạ bớt được chi phí nhập khẩu mặt hàng này, từ đó giảm bớt đượcphí lắp đặt cho các đối tác của mình, trực tiếp nâng cao danh tiếng và tìm kiếm thêmđược những khác hàng mới cho mình Vì vậy hoạt động Giao Dịch – Đàm Phán hợpđồng nhập khẩu máy móc thiết bị không những đóng vai trò chủ đạo trong doanhthu và lợi nhuận cho công ty mà nó còn trực tiếp tác động mạnh lên chiến lược pháttriển của công ty N.A.G.O.Y.A

CHƯƠNG 2 GIAO DỊCH - ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG

NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ TẠI CÔNG

TY TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A

I Giới thiệu đôi nét về phòng xuất nhập khẩu trong công ty

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng xuất nhập khẩu

 Tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chứcthực hiện phương án kinh doanh xuất - nhập khẩu, dịch vụ uỷ thác và các kế hoạchkhác có liên quan của Công ty

 Nghiên cứu khảo sát đánh giá khả năng tiềm lực của đối tác nước ngoài là đốitượng có khả năng liên kết kinh doanh với Công ty qua đó tham mưu và giúp Giámđốc chuẩn bị các thủ tục hợp đồng, thanh toán quốc tế và các hoạt động ngoạithương khác

 Thực hiện các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu và khi được uỷ quyềnđược phép ký kết các hợp đồng thuộc lĩnh vực này

1.2 Nhân sự của phòng xuất nhập khẩu

Xuất phát là một công ty liên kết làm ăn chặt chẽ với các đối tác nứớc ngoàinhất là Nhật Bản, nên công ty rất chú trọng phát triển nâng cao năng lực của nhânviên Phòng xuất nhập khẩu Yêu cầu về trình độ nghiệp vụ của Phòng xuất nhậpkhẩu luôn rất cao, qua tìm hiểu thực tế em được biết tỷ lệ Đại học và trên Đại họcchiếm tới 85.71% Trong đó trình độ ngoại ngữ cũng rất cao với 100% biết TiếngAnh, 85.72% biết Tiếng Nhật Với những lợi thế như vậy, có thể thấy Phòng xuấtnhập khẩu có nhân lực đầy triển vọng Nếu có hướng đi đúng đắn và phát huy tối đanăng lực của nhân viên thì Phòng nhập khẩu sẽ đóng góp đuợc rất nhiều cho sự pháttriển của công ty

II Tổ chức giao dịch – đàm phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết

bị tại công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A

2.1 Các hình thức đàm phán tại công ty

Ðàm phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị tại công ty N.A.G.O.Y.A

diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau Trong đó các hình thức chính được công ty

sử dụng là đàm phán trực tiếp, qua văn bản, điện thoại Mỗi hình thức đều có những

ưu điểm và khiếm khuyết riêng, do đó tuỳ vào tình hình cụ thể trong những mục tiêu giao dịch đàm phán mà công ty sẽ lựa chọn hình thức nào để đàm phán

Trong các hình thức đàm phán chính thì công ty thường sử dụng hình thức đàmphán bằng văn bản nhất Ưu điểm của hình thức này là ít tốn kém về việc đi lại, cóthể giữ bí mật, có thể đem ra bàn bạc tập thể, có thể cùng một lúc giao dịch vớinhiều bạn hàng khác nhau Hình thức này có nhược điểm là tốn thời gian, nhiều khihai bên không hiểu hết về nhau nên công ty cũng sử dụng hình thức gặp mặt trựctiếp để bổ sung và khắc phục nhược điểm cho hình thức đàm phán bằng văn bản

Ưu điểm của hình thức đàm phán trực tiếp đó là có thể trực tiếp bàn bạc, để hiểunhau hơn, cùng nhau giải quyết những điểm chưa hiểu nhau hình thức đàm phántrực tiếp thường được sử dụng trong những thời điểm quan trọng của những hợpđồng quan trong bởi hình thức này rất tốn chi phí đi lại, thời gian và dễ lộ bí mậtchiến lược đàm phán… còn trong những hợp đồng nhỏ, không quan trọng mà mọiđiều kiện đã thảo luận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết hoặc trongtrường hợp thật cần thiết, khẩn trương, sợ lỡ thời cơ… công ty thường sử dụng hìnhthức đàm phán qua điện thoại vì nó rất nhanh chóng Tuy nhiên hình thức này cũng

có nhược điểm là không trình bày được hết ý, tốn kém Mặt khác, trao đổi qua điện

là trao đổi miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thỏa thuận, quyết địnhtrong trao đổi Do đó trong hầu hết các hợp đồng công ty thường sử dụng linh hoạt

cả ba hình thức đàm phán chính này để công tác giao dịch đàm phán hiệu quả hơn

2.2 Tình hình hoạt động giao dịch – đàm phán của công ty

Để được biết và nắm rõ hơn công tác tổ chức giao dịch – đàm phán hợp đồngnhập khẩu máy móc thiết bị của công ty, nên em đã nghiên cứu và phân tích một sốhợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị mà công ty đã ký kết, qua đó em nhận thấytrong một số điều khoản chính, công ty đàm phán vẫn chưa thực sự hiệu quả từ đólàm giảm đi nhiều lợi ích khi kinh doanh mặt hàng máy móc thiết bị này Công tythường đàm phán về các điều khoản chính trong một hợp đồng nhập khẩu máy móc