SKKN một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán tại trường THCS ngô mây

PHỊNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THỊ XÃ BN HỒ TRƯỜNG THCS NGÔ MÂY ************ Đề tài: Họ tên: Phạm Thị Ngọc Yến Đơn vị công tác: Trường THCS Ngơ Mây Chức vụ: Kế tốn Tháng 02 năm 2020 PHỤ LỤC STT I Phần mở đầu Lý chọn đề tài Mục tiêu, nhiệm vụ đề tài Đối tượng nghiên cứu Giới hạn đề tài Phương pháp nghiên cứu II Phần nội dung Cơ sở lý luận Thực trạng vấn đề nghiên cứu 2.1 Khái niệm hồ sơ 2.2.Khái niệm chứng từ, sổ sách kế toán 2.3.Tầm quan trọng yếu tố tổ chức quản lý chứng từ, sổ sách 3.Nội dung hình thức giải pháp a Mục tiêu giải pháp b Nội dung cách thực phải pháp c Mối quan hệ giải pháp, biện pháp d Kết khảo nghiệm, giá trị khoa học vấn đề nghiên cứu III Phần kết luận, kiến nghị Kết luận Kiến nghị Trang 1 2 2 5 11 11 12 14 14 15 15 16 I PHẦN MỜ ĐẦU Lý chọn đề tài Qua nhiều năm thực tế làm cơng tác kế tốn Trường THCS Ngơ Mây – Phường Thiện An - Thị xã Buôn Hồ - Tỉnh Đăk Lăk nhận thấy việc bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán đơn vị vấn đề mà thân quan tâm tìm hiểu nghiên cứu đề giải pháp thúc đẩy để công việc hồn thành tốt phát huy hiệu Đồng thời đưa giải pháp khắc phục hạn chế việc nhằm tạo điều kiện tốt cho việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán có hiệu cao Từ suy nghĩ thân định chọn đề tài “Một số kinh nghiệm giải pháp công tác bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán trường học Trường THCS Ngô Mây” Mục tiêu, nhiệm vụ đề tài Để công tác quản lý chứng từ, sổ sách đảm bảo hơn, khoa học hơn, thuận tiện trình sử dụng lâu dài nhà trường, ngồi minh chứng cho q trình thu-chi hàng năm nhà trường hồ sơ để toán với Kho bạc Nhà nước Mục tiêu đề tài sáng kiến kinh nghiệm đề giải pháp để nâng cao lực công tác bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế tốn Như kế tốn thường có nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách chúng liên quan mật thiết với nhau, ta làm hay thất lạc loại cơng việc khơng thuận lợi gặp nhiều khó khăn Để tránh thất lạc sử dụng chúng trình giải cơng việc tốn, báo cáo tốn đầy đủ xác kịp thời loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải phân loại xếp cách khoa học Đối tượng nghiên cứu Hệ thống hóa quy trình nghiệp vụ chuyên môn công tác bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán Tổng hợp nhận định đánh giá khó khăn vướng mắc q trình thực nhiệm vụ mà kế toán gặp phải Nhận định vấn đề cốt lõi đề biện pháp củng cố kiến thức kỹ bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán Giới hạn đề tài Trong địa bàn trường học nhân rộng, áp dụng với phạm vi toàn ngành giáo dục ban ngành huyện, tỉnh Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu lý thuyết Phương pháp trao đổi Phương pháp thực nghiệm Tập trung nghiên cứu tháo gỡ vấn đề khó khăn vướng mắc II PHẦN NỘI DUNG Cơ sở lý luận Kế tốn hành nghiệp cơng tác tổ chức hệ thống số liệu để quản lý kiểm sốt nguồn kinh phí, tình hình sử dụng tốn kinh phí, tình hình quản lý sử dụng quỹ, tình hình chấp hành dự tốn thu- chi thực tiêu chuẩn định mức đơn vị theo luật ngân sách Nhà nước Đối với tất quan Nhà nước nói chung đơn vị trường học nói riêng ngồi yếu tố người nguồn kinh phí yếu tố quan trọng để đảm bảo cho quan đơn vị hoạt động phát triển, tư liệu lao động, phương tiện, động lực để đơn vị hoàn thành chức năng, nhiệm vụ Kế tốn cơng cụ thiếu nghiệp kinh tế xã hội lồi người, gắn liền với hoạt động quản lý Cơng việc kế tốn đòi hỏi chi tiết, rõ ràng độ xác cao Do cần phải có thay đổi mặt để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày cao hơn, phù hợp với phát triển thời đại Trải qua nhiều năm đổi kinh tế Việt Nam có nhiều khởi sắc, chế quản lý tài có thay đổi sâu sắc, tác động lớn đến hoạt động đơn vị hành nghiệp Trong kinh tế thị trường đơn vị hành nghiệp giao quyền tự chủ hạch toán khoán kinh phí Muốn thực điều đơn vị cần phải có chế quản lý cách khoa học, hợp lý, thực tổng hoà nhiều biện pháp Để giúp đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí Nhà nước cấp, đảm bảo cho việc chi tiêu mục đích, tiết kiệm giúp cho việc kiểm tra kiểm sốt thuận lợi cần phải có biện pháp phải làm với nội dung hoạt động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm sốt Trong lĩnh vực loại hình hoạt động Công tác xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu công tác quản lý tài đơn vị Thực trạng với phát triển khoa học tiên tiến phần lớn hồ sơ quản lý công nghệ tin học, song vấn đề thiếu công tác xếp quản lý hồ sơ phương pháp thủ cơng Như kế tốn thường có nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách chúng liên quan mật thiết với nhau, ta làm hay thất lạc loại cơng việc khơng thuận lợi gặp nhiều khó khăn Để tránh thất lạc sử dụng chúng trình giải cơng việc tốn, báo cáo tốn đầy đủ xác kịp thời loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải phân loại xếp cách khoa học Công tác kế tốn quan, đơn vị trường học nói riêng đơn vị hành nghiệp nói chung phận quan trọng Song chun mơn nghiệp vụ kế tốn khơng thể thiếu công việc thiết lập chứng từ hồ sơ sổ sách kế tốn thể hoạt động tài đơn vị Đồng thời việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán đơn vị lại vấn đề vô quan trọng Chứng từ, sổ sách kế tốn loại giấy có giá trị tương đương tiền, phản ánh tình hình thu - Chi đơn vị điều kiện, phương tiện để lưu trữ, làm sở thanh, tốn với quan tài chính, quan cấp Chứng từ sổ sách kế toán thành phần khơng thể thiếu q trình tốn, toán, làm sở để chứng minh cho việc thu - Chi tài đơn vị, nhìn vào chứng từ, sổ sách kế tốn ta biết thực trạng hoạt động đơn vị yếu tố tác động đến trình thu - Chi đơn vị, góp phần định hiệu khách quan trung thực đơn vị, điều kiện thiết yếu người làm cơng tác kế tốn đơn vị, phương tiện, điều kiện làm sở để tính tiền lương khoản phụ cấp, khoản toán cho cá nhân tập thể hoạt động mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản, sở vật chất phục vụ cho công tác chuyên môn đầy đủ kịp thời qui định Thực trạng vấn đề nghiên cứu Như biết, chứng từ, sổ sách kế tốn thành phần khơng thể thiếu q trình tốn, tốn, làm sở để chứng minh cho việc thu, chi tài đơn vị Chúng ta nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán ta biết thực trạng hoạt động toàn đơn vị, yếu tố tác động đến trình thu, chi đơn vị góp phần định hiệu khách quan trung thực đơn vị Muốn làm tốt cơng tác quản lý chứng từ, sổ sách kế tốn, trước tiên kế toán phải thường xuyên cập nhật, xếp, nghiên cứu văn qui định công tác tài hành nghiên cứu, thực luật ngân sách Nhà nước chủ trương đường lối sách Đảng Nhà nước Lập chứng từ, sổ sách kế toán khâu quan trọng Lập chứng từ, sổ sách kế toán tốt giúp cho Hiệu trưởng, cấp quản lý tài tốt, giúp cho cơng tác quản lý, lưu trữ đầy đủ xác mang lại hiệu cao công việc Chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách kế toán liên quan mật thiết với nhau, ta làm hay thất lạc loại cơng việc gặp nhiều khó khăn Sắp xếp lưu trữ hồ sơ sổ sách kế toán tốt giúp cho cơng việc tốn đầy đủ, kịp thời, xác thuận tiện cho công tác kiểm tra ban ngành, cấp Để nâng cao cơng tác quản lý hồ sơ kế tốn mang lại hiệu cao vấn đề nan giải, mà muốn quản lý xếp hồ sơ tốt cần phải có biện pháp thiết thực hiểu hồ sơ sổ sách gì? ý nghĩa tác dụng cơng tác xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt nào? tơi xin trình bày sau: * Khái niệm hồ sơ Hồ sơ: Là tập hợp văn bản, chứng từ, tài liệu có liên quan với nhằm phản ánh vấn đề, việc, đối tượng cụ thể Được hình thành trình giải cơng việc, nghiệp vụ tốn, tổng hợp, báo cáo nhằm thực tốt luật ngân sách Nhà nước * Khái niệm chứng từ, sổ sách kế toán - Khái niệm sổ sách kế toán: + Sổ sách: Là văn tài liệu tập hợp nghiệp vụ chứng từ xử lý, toán, báo cáo, ghi sổ lưu trữ + Hồ sơ sổ sách kế toán nhà trường phải ghi sổ phản ánh rõ ràng đầy đủ, xác, đẹp khoa học lưu trữ bảo quản theo quy định chung Nhà nước - Ý nghĩa tác dụng công tác xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt: + Lập hồ sơ kế toán khâu quan trọng; lập hồ sơ tốt giúp cho Hiệu trưởng cấp quản lý tài tốt + Lập hồ sơ tốt lưu trữ đầy đủ xác văn bản, chứng từ sử lý việc giúp cho việc nghiên cứu thực luật ngân sách Nhà nước chủ trương đường lối sách Đảng Nhà nước + Lập hồ sơ lưu trữ bảo quản tốt giúp cho việc kế thừa kinh nghiệm hay, cách làm sáng tạo khắc phục tránh sai sót khơng đáng có, từ nâng cao chất lượng hiệu công tác - Các biện pháp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt: Để quản lý tốt hồ sơ kế tốn khơng phải đơn nghiệp vụ phát sinh có chung số liệu song hồ sơ lại phản ánh khác phải hiểu nắm nguyên tắc đặc trưng bản, tuân theo quy định cụ thể hình thức sổ kế tốn Ví dụ: Hình thức sổ kế tốn nhật ký-sổ (NK-SC) * Nguyên tắc đặc trưng * Là nghiệp vụ kế toán phát sinh kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian phân loại hệ thống hoá nội dung kế toán theo kinh tế kế toán sổ kế toán tổng hợp nhật ký- sổ quy trình ghi chép để ghi vào sổ nhật ký - sổ chứng từ kế toán bảng tổng hợp chứng từ kế tốn loại, nội dung * Trình tự nội dung ghi chép sổ kế toán (KT) - Hàng ngày kế toán vào chứng từ kế toán bảng tổng hợp chứng từ kiểm tra, xác định tài khoản ghi nợ, có vào NK-SC Mỗi loại chứng từ nghiệp vụ phát sinh ghi dòng, đồng thời NK-SC bảng tổng hợp chứng từ lập theo chứng từ loại phát sinh nhiều lần ngày (như phiếu thu, chi, xuất, nhập…) - Chứng từ kế toán bảng tổng hợp chứng từ sau dùng ghi vào NKSC phải ghi vào sổ quỹ sổ khác có liên quan - Cuối tháng sau phản ánh tồn chứng từ kế tốn phát sinh tháng vào NK-SC sổ khác có liên quan, tiến hành cộng khoá sổ - Từ NK-SC lên bảng tổng hợp kiểm tra đối chiếu khớp đầy đủ, xác ta tiến hành lập bảng cân đối tài khoản báo cáo tài * Phân loại chứng từ: Để tổng hợp phân tích tình hình sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước cung cấp thơng tin kế tốn tài cần thiết thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát khoản thu – chi quản lý tài đơn vị tốt cần đảm bảo kịp thời đầy đủ xác khoa học Chẳng hạn ta tổng hợp chứng từ để báo cáo tốn năm, ngồi việc cập nhật ghi chép vào sổ có liên quan cần xác định rõ nội dung mục chi để tổng hợp mục chi có nhiều nghiệp vụ toán khác phải theo luật ngân sách Nhà nước cụ thể chi tiết sau: - Mục 7000: Chi phí nghiệp vụ chun mơn ngành 7001: Chi mua hàng hóa, vật tư 7004: Đồng phục, trang phục 7012: Chi phí hoạt động nghiệp vụ chuyên mơn 7049: Chi khác - Mục 6700: Cơng tác phí 6701: Tiền vé máy bay, tàu xe 6702: Phụ cấp cơng tác phí 6703: Tiền th phòng ngủ 6704: Khốn cơng tác phí - Mục 6000: Tiền lương 6001: Lương theo ngạch, bậc 6003: Lương hợp đồng theo chế độ 6049: Lương khác - Mục 6300: Các khoản đóng góp 6301: Bảo hiểm xã hội 6302: Bảo hiểm y tế 6303: Kinh phí cơng đồn 6304: Bảo hiểm thất nghiệp Khi xác định rõ nội dung mục chi ta tách tiểu mục dùng kẹp phần đầu góc trái chứng từ mục chi tổng hợp Làm giúp kiểm tra đối chiếu ghi vào sổ -> lên biểu mẫu báo cáo tốn khơng bị bỏ sót chứng từ, sau báo cáo toán duyệt ta dùng sơ mi nút kẹp lại theo năm Tủ hồ sơ cần có ngăn, phân loại, xếp theo thứ tự hàng quý, hàng năm gọn gàng, ngăn nắp dùng ký hiệu cho ngăn tủ hồ sơ để nhìn vào dễ nhận biết, nhanh chóng lấy hồ sơ cần tìm, giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, thuận lợi, không thời gian tìm kiếm Hồ sơ sổ sách kế tốn nhà trường phải ghi sổ phản ánh rõ ràng đầy đủ, xác, đẹp khoa học lưu trữ bảo quản theo quy định chung Nhà nước Chứng từ, sổ sách kế toán loại giấy có giá trị tiền, phản ánh tình hình thu - Chi đơn vị Đồng thời điều kiện, phương tiện để lưu trữ, làm sở toán, toán với quan tài Chứng từ, sổ sách kế tốn thành phần thiếu quan đơn vị Là yếu tố cần thiết để làm sở tốn với quan tài chính, điều kiện thiết yếu trình thu - Chi tài Đồng thời tác động đến hoạt động cán bộ, giáo viên, nhân viên, yếu tố tác động đến chất lượng Giáo dục Đào tạo địa phương Từ khái niệm cho thấy quan trọng việc quản lý chứng từ, sổ sách kế tốn Trường THCS Ngơ Mây, đóng góp vai trò vơ quan trọng đơn vị quản lý Nhà nước Giáo dục Đào tạo Với điều kiện kinh tế nước ta việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán quan đơn vị, huyện vùng sâu, vùng xa gặp nhiều khó khăn sở vật chất Nhưng việc quản lý sử dụng bảo quản tốt chứng từ, sổ sách kế tốn đơn vị có ý nghĩa to lớn thiết thực vừa thực tốt cơng việc người kế tốn, vừa giúp cho lãnh đạo yên tâm quản lý điều hành * Tầm quan trọng yếu tố tổ chức quản lý chứng từ, sổ sách kế toán Để quản lý tốt chứng từ, sổ sách kế tốn khơng phải đơn nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà phải có chế quản lý cách khoa học, hợp lý, thực tổng hoà nhiều biện pháp Để giúp đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí nhà trường, đảm bảo cho việc chi tiêu mục đích, tiết kiệm, giúp cho việc kiểm tra kiểm sốt thuận lợi cần phải có biện pháp phải làm với nội dung hoạt động sau: Xây dựng kế hoạch quản lý chứng từ, sổ sách kế toán đơn vị thật cụ thể từ đầu năm, trình lãnh đạo duyệt người phối hợp thực Đồng thời kế toán phải người động, sáng tạo có tinh thần trách nhiệm, kỷ luật cao, có lề lối làm việc khoa học, người cẩn trọng vấn đề để đáp ứng nhu cầu đặt ra, ý thức trước cơng việc Tun truyền cho cán bộ, giáo viên, nhân viên biết, làm tốt công tác phối hợp với phận có liên quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho phận kế toán việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán phù hợp hiệu Thường xuyên cập nhật, xếp, nghiên cứu văn qui định cơng tác tài hành để thực nhiệm vụ Việc thường xuyên cập nhật văn bản, tài liệu qui định hành quan trọng người làm cơng tác kế tốn cơng tác tham mưu Nếu không nắm rõ văn qui định hành mắc sai lầm nghiêm trọng cơng tác Việc xếp văn quan trọng, cập nhật xong văn in văn ra, phân loại văn bản, lưu vào tệp riêng, tệp phải có bìa sơ mi bảng kê ghi rõ: Số thứ tự, ngày tháng, nội dung văn bản… Để thuận tiện cho việc tìm kiếm xem văn bản, loại bỏ văn khơng hiệu lực để tránh gây nhầm lẫn thực Những văn thường xuyên xem quan trọng nên dùng bút phản quang tơ đậm để dễ dàng tìm kiếm Chứng từ, sổ sách kế tốn có nhiều biểu mẫu, sổ sách, tài liệu, chúng liên quan mật thiết với nhau, cơng việc kế tốn đòi hỏi chi tiết, rõ ràng độ xác cao khâu lập chứng từ, sổ sách kế toán phân loại khâu quan trọng Làm tốt khâu giúp cho cơng tác tài xác, sai sót, giúp cho cơng tác quản lý tốt hồ sơ lưu trữ đầy đủ, xác Hằng năm, quý, sau lập chứng từ sổ sách kế toán kế tốn phải rà sốt, kiểm tra, xếp chứng từ cho khoa học, gọn gàng, thẳng, ngăn nắp, đánh số thứ tự, kí hiệu, danh mục logic đóng lại thành tập theo hệ thống danh mục, mục lục ngân sách Nhà nước cho vào sơ mi niêm phong theo thứ tự quí, năm ngồi bìa sơ mi, ghi mã nguồn, mã chương, mã ngành KT, ghi chi tiết từ số phiếu…đến số phiếu… để dễ phân biệt tiện lợi ta cần thiết đến chứng từ ta dễ dàng lấy nhanh chóng, xác kịp thời, khơng thời gian Ví dụ: Hằng q, kế tốn in bảng kê chứng từ xếp chứng từ kiểm tra theo thứ tự bảng kê kẹp thành tập, phần có bìa sơ mi ghi rõ: 10 Nguồn kinh phí Ngân sách nhà nước cấp nguồn tự chủ, không tự chủ, cải cách tiền lương năm 2018; mã nguồn: 13; mã chương: 622; mã ngành KT: 072; từ ngày 01/01/2019 đến 31/12/2019 … Sau báo cáo toán duyệt ta dùng sơ mi nút kẹp lại theo năm Để tránh thất lạc sử dụng chứng từ, sổ sách kế toán trình giải cơng việc tốn, báo cáo tốn đầy đủ xác kịp thời loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải phân loại, xếp bảo quản cách khoa học, cẩn thận, đẹp lâu dài Tủ hồ sơ lưu trữ cần có nhiều ngăn, phân loại, xếp theo thứ tự hàng năm gọn gàng, ngăn nắp dùng ký hiệu cho ngăn tủ hồ sơ để nhìn vào dễ nhận biết, nhanh chóng lấy hồ sơ cần tìm, giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, thuận lợi, không thời gian tìm kiếm Trên thực tế việc bảo quản hồ sơ kế tốn phần đa cơng nghệ khoa học đại song không hẳn vẹn tồn phải thường xun diệt virus để khơng phá huỷ hồ sơ, mua ổ cứng di động để lưu trữ nén liệu tải lên gmail cá nhân mình…Hàng quý kế tốn phải kiểm tra xem có mát chứng từ, có hư hỏng hay mối mọt Nếu có báo cáo với Lãnh đạo để có biện pháp xử lý kịp thời Nếu khơng niêm phong lại bỏ vào tủ cất lại cũ Hàng năm kế toán phải thường xuyên dùng thuốc mối xịt vào tủ đựng chứng từ, sổ sách kế tốn khơng để mối mọt vào khóa cửa tủ tự niêm phong cẩn thận Nếu làm tốt việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán đem lại hiệu cao lưu trữ lâu dài, đồng thời tạo niềm tin cho cấp lãnh đạo Chứng từ, sổ sách kế toán yếu tố quan trọng quan, đơn vị Từ làm sở thu - chi tài chính, tốn, để theo dõi phát sinh tiền lương khoản chi hoạt động đầu tư mua sắm, sửa chữa tài sản, sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy địa phương Qua nhằm thúc đẩy cho q trình hoạt động đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành giáo dục địa 11 phương hoạt động có hiệu liên tục hướng tới mục tiêu dân giàu, nước mạnh xã hội công dân chủ văn minh Công tác quản lý hồ sơ quan Nhà nước nói chung đơn vị trường học nói riêng quan trọng song việc xếp quản lý hồ sơ kế toán lại đặc biệt quan trọng hơn, hồ sơ kế tốn khơng phải lưu trữ năm, 10 năm mà phải lưu trữ từ 20 năm, 30 năm lâu Nhận thức vấn đề tơi thấy cần phải có giải pháp để nâng cao cơng tác quản lý hồ sơ kế tốn tốt khơng thể thiếu lĩnh vực, loại hình hoạt động, xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt, khoa học thúc đẩy nhanh tiến trình đổi đất nước nâng cao chất lượng công tác quản lý tài đơn vị hành nghiệp góp phần thực tốt luật ngân sách Nhà nước Nội dung hình thức giải pháp a Mục tiêu giải pháp Chứng từ, sổ sách kế tốn loại giấy có giá trị tiền, số liệu phản ánh ghi lại trình thu - chi đơn vị, chứng để lưu trữ hàng chục năm sau phản ánh tồn hoạt động đơn vị như: Tiền lương cho cán bộ, giáo viên, nhân viên, chi mua sắm tài sản cố định trang thiết bị phục vụ cho dạy học, chi đầu tư xây dựng bản, chi sửa chữa nâng cấp sở vật chất, chi mua văn phòng phẩm, chi phí nghiệp vụ chun mơn ngành khoản cơng tác phí để tốn với quan tài Chứng từ sổ, sách kế tốn chứng lưu trữ để quan chức cấp tra, kiểm tra, kiểm toán cần thiết Chính việc bảo quản lưu trữ phải thật tốt khơng cho thất hư hỏng để lưu trữ lâu dài Chứng từ, sổ sách kế tốn loại giấy có giá trị tương đương tiền, số liệu thực tế phản ánh ghi chép lại trình thu - chi tài đơn vị nhà trường, chứng để lưu trữ hàng chục năm sau phản ánh toàn hoạt động đơn vị như: Tiền lương, khoản phụ cấp, cho cán bộ, giáo viên, nhân viên theo chế độ hành nhà nước 12 chi mua sắm tài sản cố định trang thiết bị phục vụ cho dạy học, chi xây dựng, chi sửa chữa nâng cấp sở vật chất, chi mua văn phòng phẩm, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi cho công tác thi đua khen thưởng nhà trường khoản chi khác Để tốn với quan tài Chứng từ sổ, sách kế tốn chứng lưu trữ để quan chức cấp tra, kiểm tra, kiểm tốn cần thiết Chính việc bảo quản lưu trữ phải thật tốt không cho thất thoát hư hỏng để lưu trữ lâu dài b Nội dung cách thực giải pháp Với thực trạng vấn đề nâng cao chất lượng bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán Trường THCS Ngô Mây thực số nội dung phương pháp sau: Trước hết phải làm tốt công tác tuyên truyền cho cán bộ, giáo viên, nhân viên biết, làm tốt công tác phối kết hợp với ban ngành có liên quan như: Hội phụ huynh học sinh, UBND Phường, Ban giám hiệu ban ngành khác nhà trường nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán việc bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán trường học phù hợp có hiệu Kế tốn phải xây dựng lên kế hoạch bảo quản chứng từ, sổ sách kế tốn đơn vị để người phối hợp thực Đồng thời kế tốn phải người động, sáng tạo, khơng ngừng học hỏi người có tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần kỷ luật cao, có lề lối làm việc khoa học người cẩn trọng vấn đề để đáp ứng nhu cầu đặt ra, ln ý thức trước cơng việc Muốn làm tốt công tác bảo quản, quản lý lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán lâu dài trước hết kế tốn phải xếp chứng từ, cách 13 khoa học gọn gàng, thẳng, ngăn nắp, đánh số thứ tự, kí hiệu, danh mục logic đóng lại thành tập theo hệ thống danh mục, mục lục rõ ràng chứng từ sổ sách kế toán quỹ hội cha mẹ học sinh đóng góp năm học chứng từ sổ sách kế toán ngân sách Nhà nước cấp, sau niêm phong theo thứ tự tháng, quí, năm (theo năm học loại quỹ thỏa thuận cha mẹ học sinh đóng góp năm học năm tài loại quỹ ngân sách Nhà nước cấp) ngồi bìa, ghi mã nguồn, chương, loại, khoản, hạng để dễ phân biệt tiện lợi ta cần thiết đến chứng từ ta dể dàng lấy nhanh chóng, xác kịp thời không thời gian Đồng thời ta lưu trữ danh mục, ký hiệu theo dõi hệ thống máy tính đơn vị nhà trường Hàng tháng, q, năm kế tốn phải kiểm tra lại lần xem có mát chứng từ hồ sơ sổ sách kế tốn, có hư hỏng hay mối mọt Nếu có phải có biện pháp xử lý thời gian nhanh kịp thời Qua nhiều năm làm làm kế toán chứng từ xếp gọn gàn, ngăn nắp, đẹp, có khoa học, khơng bị mối mọt, không bị rách, dơ, không bị thất lạc, từ đến ln bảo quản tốt Chứng từ kế tốn xếp theo tháng, q năm khơng bị thất thốt, mát, khơng bị hư hỏng an toàn năm qua Những kết đạt không nói đến quan tâm BGH nhà trường, Hội cha mẹ học sinh nhà trường phối hợp tốt với phận có liên quan nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho tơi hoàn thành tốt nhiệm vụ giao năm học 2018 – 2019 Từ giúp cho tơi bảo quản tốt chứng từ, sổ sách kế tốn hồn thiện khoa học nhiều 14 Trên số giải pháp mà thân đúc kết từ thực tế công tác nhiều năm qua nghiên cứu tài liệu mà tập hợp lại để trao đổi với đồng nghiệp, chuẩn mực tuyệt đối song nghĩ việc làm thiết thực thân tơi nói riêng người làm kế tốn nói chung tơi áp dụng biện pháp thân thu hiệu tối ưu, thân ln hình thành cho thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ, sử lý cơng việc nhanh, gọn, hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao Trước áp dụng giải pháp thân thấy việc xếp hồ sơ sổ sách chứng từ kế tốn khơng ngăn nắp, khoa học cho Sau ứng dụng, hồ sơ xếp khoa học, ngăn nắp đảm bảo độ xác, đầy đủ kịp thời báo cáo giữ hồ sơ không bị thất lạc hay rách nát giúp cho việc kiểm tra thuận lợi, quản lý tài chặt chẽ Nếu làm tốt việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế tốn đem lại hiệu cao lưu trữ lâu dài, đồng thời tạo niềm tin cho cấp Lãnh đạo c Mối quan hệ giải pháp, biện pháp Đầu năm riêng thân xây dựng lên kế hoạch xếp, bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế tốn trình Lãnh đạo phê duyệt Để từ thực theo kế hoạch đề ra, đồng thời phối kết hợp với phận, ban ngành có liên quan nhà trường để làm tốt công việc ghi chép sổ sách chứng từ kế tốn khơng để tồn đọng từ bảo quản, quản lý lưu trữ hồ sơ sổ sách chứng từ kế toán theo thời gian quy định cấp d Kết khảo nghiệm, giá trị khoa học vấn đề nghiên cứu Qua nhiều năm làm kế toán chứng từ xếp gọn gàng, ngăn nắp, đẹp, có khoa học, khơng bị mối mọt, không bị rách, không dơ, không bị thất lạc, từ đến ln bảo quản tốt Chứng từ xếp theo tháng, 15 quí năm khơng bị thất thốt, mát, khơng bị hư hỏng an toàn năm qua Qua trình làm cơng tác kế tốn thân tơi thực đầy đủ chứng từ, sổ sách kế toán toán kịp thời thời gian qui định cấp trên, năm học 2018-2019 hội đồng thi đua khen thưởng nhà trường đánh giá xếp loại xuất sắc Được quan tâm Lãnh đạo nhà trường phối hợp tốt với phận có liên quan nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho tơi hồn thành tốt nhiệm vụ giao Qua giúp cho tơi bảo quản tốt chứng từ, sổ sách kế tốn hoàn thiện khoa học Từ thực tiễn công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế tốn mà thân tơi qua nhiều năm làm cơng tác kế tốn tơi rút kinh nghiệm sau: Một là: kế toán phải nắm rõ thực trạng đơn vị, xác định tầm quan trọng chứng từ, sổ sách kế tốn từ đề chương trình hoạt động bảo quản cho phù hợp đề biện pháp quản lý chứng từ, sổ sách kế tốn mang tính khả thi Hai là: Kế tốn phải nắm vững văn pháp qui nhà nước, ngành xem cẩm nang cho hoạt động Ba là: Kế tốn phải phối hợp tốt với phận nhằm thúc đẩy cho công việc hồn thành sớm có hiệu cao Bốn là: Kế tốn phải có kế hoạch hoạt đồng từ đầu năm, qua nắm lộ trình hoạt động mà thực thi cơng việc tốt nhiệm vụ giao Quản lý chứng từ, sổ sách kế toán quan đơn vị quan trọng người kế toán nhằm tạo điều kiện thiết yếu cho việc lập kế hoạch thu - chi tài có hiệu quả, tiết kiệm, khơng lãng phí tạo điều kiện cho quan đơn vị thực tốt nhiệm vụ mà cấp giao phó 16 Trên số biện pháp mà thân rút áp dụng Trường THCS Ngô Mây, đạt thành công nêu, tơi tin nhiều biện pháp hay mà chưa làm được, mong Hội đồng khoa học cấp góp ý để sáng kiến kinh nghiệm tơi hồn thiện III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Quản lý chứng từ, sổ sách kế toán quan đơn vị quan trọng người kế toán nhằm tạo điều kiện thiết yếu cho việc lập kế hoạch dự trù thu - Chi tài có hiệu quả, tiết kiệm, khơng lãng phí, tạo điều kiện cho quan đơn vị thực tốt nhiệm vụ mà cấp giao cho Trên số biện pháp mà thân rút áp dụng Trường THCS Ngô Mây năm học vừa qua đạt thành công nêu Kiến nghị Đề nghị cấp lãnh đạo, tạo điều kiện hỗ trợ kinh phí trang bị thêm tủ hồ sơ để thực tốt công tác quản lý, xếp hồ sơ, bảo quản chứng từ sổ sách cách tốt Tôi tin nhiều biện pháp hay mà tơi chưa làm được, mong Hội đồng khoa học cấp góp ý, để sáng kiến kinh nghiệm hồn thiện góp phần nâng cao chất lượng cơng việc bảo quản, quản lý chứng từ sổ sách lưu trữ hồ sơ chứng từ kế tốn Tơi xin chân thành cảm ơn ! Thiện An, ngày 26 tháng 02 năm 2020 Người viết 17 Phạm Thị Ngọc Yến 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO Chế độ kế toán hành nghiệp theo Thơng tư 107/2017/TT-BTC Bộ Tài Chính Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, tổ chức máy, biên chế tài nghiệp cơng lập Luật kế toán hệ thống văn hướng dẫn thực hiện; Thông tư 08/2013/TT-BTC Bộ Tài Chính Nghị định 192/2013/NĐ-BTC Bộ Tài Chính 19 Ý KIẾN NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA HỘI ĐỒNG KHOA HỌC * CẤP TRƯỜNG: + Nhận xét: + Xếp loại: Chủ tịch Hội đồng khoa học *CẤP CƠ SỞ (HĐKH PHÒNG GIÁO DỤC) + Nhận xét: +Xếp loại: Chủ tịch Hội đồng khoa học 20 ... hồ sơ quan Nhà nước nói chung đơn vị trường học nói riêng quan trọng song việc xếp quản lý hồ sơ kế toán lại đặc biệt quan trọng hơn, hồ sơ kế tốn khơng phải lưu trữ năm, 10 năm mà phải lưu trữ. .. chứng từ, sổ sách kế toán - Khái niệm sổ sách kế toán: + Sổ sách: Là văn tài liệu tập hợp nghiệp vụ chứng từ xử lý, toán, báo cáo, ghi sổ lưu trữ + Hồ sơ sổ sách kế toán nhà trường phải ghi sổ... đủ, xác, đẹp khoa học lưu trữ bảo quản theo quy định chung Nhà nước - Ý nghĩa tác dụng công tác xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt: + Lập hồ sơ kế toán khâu quan trọng; lập hồ sơ tốt giúp cho Hiệu