4.2.2.1 Đánh giá trung tâm chi phí
Trong sản xuất cũng như trong hầu hết mọi lĩnh vực, thì việc kiểm soát tốt chi phí là mục tiêu quan trọng, hàng đầu mà người lãnh đạo cần quan tâm. Khi mà máy móc, phân xưởng trong các nhà máy được trang bị đầy đủ thì người lãnh đạo quan tâm lớn đến việc tổ chức sản xuất sao cho hợp lý, và làm sao cho chi phí tiết kiệm nhất trong từng phân xưởng, tổ đội mà vẫn đạt được mục tiêu kế hoạch đề ra. Công ty TNHH Hamaden Việt Nam là công ty lớn với nhiều phân xưởng, dây chuyền sản xuất, nên việc xây dựng nên các trung tâm chi phí trong nhà máy là điều hết sức cần thiết.
Trung tâm trách nhiệm về chi phí là một bộ phận trong tổ chức, nơi mà nhà quản trị bộ phận chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của bộ phận mình. Theo đó, căn cứ vào cơ cấu tổ chức và mức độ phân cấp quản lý của nhà máy mà có các hệ thống trung tâm chi phí tương ứng. Các trung tâm chi phí trong nhà máy tạo thành hệ thống thang bậc trách nhiệm từ cấp lãnh đạo thấp nhất đến cấp lãnh đạo cao nhất.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 68 Công ty TNHH Hamaden Việt Nam bao gồm 2 phân xưởng sản xuất chính. Người đứng đầu mỗi phân xưởng sản xuất là giám đốc sản xuất – giám đốc trung tâm chi phí cấp phân xưởng, họ kiểm soát tất cả mọi chi phí phát sinh tại phân xưởng và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc phân xưởng mà họ quản lý. Mỗi phân xưởng bao gồm nhiều tổ sản xuất, đứng đầu mỗi tổ sản xuất là các tổ trưởng – trung tâm chi phí cấp tổ, họ chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh trong phạm vi quản lý. Dưới mỗi tổ là từng dây chuyền sản xuất, đây là trung tâm chi phí cấp thấp nhất.
Ngoài các trung tâm chi phí trên, còn có trung tâm chi phí nữa đó chính là trung tâm chi phí bộ phận quản lý. Trung tâm này bao gồm các chi phí ngoài sản xuất như: Chi phí nhân viên quản lý, nhân viên bảo vệ, nhân viên chăm sóc sức khỏe…chi phí khấu hao phòng làm việc, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác. Người đứng đầu trung tâm chi phí này trực tiếp là giám đốc tài chính. Tuy lượng chi phí phát sinh tại trung tâm này nhỏ hơn so với chi phí phát sinh tại các trung tâm chi phí sản xuất, nhưng nó góp phần rất quan trọng để sản xuất kinh doanh hiệu quả, góp phần đánh giá thành quả và trách nhiệm của nhà quản trị.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 69
Sơđồ 4.1: Các trung tâm chi phí tại nhà máy sản xuất của công ty
Nhà máy sản xuất Phòng ban chức Phân xưởng sản xuất 1 Phân xưởng sản xuất 2 Trung tâm chi
phí tự do
Trung tâm chi phí định mức Tổ sản xuất 1 Tổ sản xuất 2 Dây chuyền sx 2 Dây chuyền sx 1 Dây chuyền sx 3
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 70
Bảng 4.4: Phân loại trung tâm chi phí tại công ty TNHH Hamaden VN Loại trung tâm chi phí Bộ phận Chỉ tiêu Định mức - Bộ phận sản xuất - Phân xưởng sản xuất - Tổ sản xuất
- Dây chuyền sản xuất
- So sánh chi phí thực tế và chi phí dự toán của các bộ phận, phân xưởng, dây chuyền sản xuất.
+ Chi phí nguyên vật liệu. + Chi phí sản xuất chung. + Chi phí nhân công.
+ Chi phí trên một sản phẩm. - Tỷ lệ chi phí/ doanh thu
Tự do
- Các phòng ban chức năng.
- So sánh giữa đầu ra và mục tiêu đạt được của trung tâm.
- Hiệu quả sử dụng chi phí quản lý doanh nghiệp
Trong công ty, chi phí được chia làm 3 loại: Chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, chi phí sản xuất chung. Chi phí sẽ được kiểm soát bởi từng bộ phận đồng thời được phân bổ cho từng dây chuyển sản xuất. Việc phân chia này làm xác định rõ trách nhiệm và quyền kiểm soát thuộc về ai, bộ phận nào trong công ty từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá trách nhiệm của nhà quản lý bộ phận.
Báo cáo thành quả của quản đốc phân xưởng được xây dựng trên cơ sở đánh giá biến động chi phí sản xuất, bất kỳ một sự tăng chi phí sản xuất nào cũng sẽ làm cho giá thành tăng lên gây ảnh hưởng đến tình hình tiêu thụ sản phẩm cũng như lợi nhuận của công ty. Chính vì vậy, các báo cáo chi phí được
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 71 cập nhập thường xuyên và chặt chẽ.
Bên cạnh đó, công ty rất coi trọng việc thực hiện các cải tiến để giảm chi phí. Hàng tháng, các nhân viên trong công ty phát hiện ra những vấn đề chưa phù hợp, sẽ thực hiện một bản kế hoạch cải tiến, nhằm mục đích giảm thời gian sản xuất, quản lý và giảm chi phí và gửi lên cho người quản lý phê duyệt. Các cải tiến được phê duyệt sẽ được gửi lên bộ phận hành chính nhân sự đồng thời thực hiện cải tiến này.
Báo cáo tổng hợp thực hiện chi phí tại nhà máy gắn với trách nhiệm từng bộ phận
Để cấp quản trị cao nhất trong một tổ chức có thể năm được toàn bộ tình hình hoạt động của bộ phận, định kỳ các trung tâm trách nhiệm từ cấp thấp báo cáo lên cấp cao hơn trong hệ thống về những chỉ tiêu tài chính chủ yếu của trung tâm trong một kỳ gọi là báo cáo thực hiện trách nhiệm.
Trình tự báo cáo thông tin cho hệ thống kế toán trách nhiệm bắt đầu từ cấp quản trị thấp nhất trong một tổ chức cho đến cấp quản trị cao nhất. Mức độ chi tiết của báo cáo giảm dần theo sự gia tăng của các cấp quản lý trong tổ chức.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 72
Bảng 4.5 : Quy trình báo cáo thực hiện trong hệ thống báo cáo trách nhiệm trung tâm chi phí định mức
ĐVT: 1000 đồng
Cấp quản trị cao Cấp quản trị
thấp Kế hoạch Thực hiện Biến động
Báo cáo của giám đốc nhà máy: Tổng hợp số liệu toàn công ty bao gồm chi phí sản xuất ở các phân xưởng và chi
phí ngoài sản xuất ở bộ phận quản lý nhà máy Phân xưởng 1 23.045.098 23.786.009 740.911 Phân xưởng 2 x x x Phân xưởng 3 x x x Bộ phận quản lý x x x Tổng cộng 88.009.908 88.098.654 88.746
Giám đốc phân xưởng 1
Báo cáo thực hiện của các tổ sản xuất do các quản đốc phân xưởng tổng hợp Tổ sản xuất 1 5. 889.989 5.889.554 (435) Tổ sản xuất 2 x x x Tổ sản xuất 3 x x x Tổng cộng 23.045.098 23.786.009 740.911 Tổ trưởng sản xuất 1 Các tổ trưởng sản xuất sẽ có một báo cáo thực hiện của tổ mà họ quản lý. Đó là tổng hợp các loại chi phí ở các dây chuyền sản xuất trong tổ. Con số tổng cộng sẽđược báo lên quản đốc phân xưởng
CPNVLTT 3.238.759 3.076.336 (162.423)
CPNCTT 3.238.759 1.143.222 50.727
CPSXC 1.558.735 1.669.996 111.261
Tổng cộng 5. 889.989 5.889.554 (435)
Như vậy, hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm thực hiện bắt đầu từ cấp quản trị thấp nhất và xây dựng ngược lên cấp quản trị cao nhất. Mỗi nhà quản trị trong tổ chức nhận được báo cáo thực hiện của bộ phận mình quản lý và báo cáo thực hiện của bộ phận dưới quyền. Bằng cách này, nhà quản trị có thể đánh giá được hiệu quả công việc của bộ phận mình và các bộ phận trực thuộc.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 73 Tuy nhiên, trong thực tế, không phải lúc nào các báo cáo sẽ được lập theo trình tự như trên. Có thể các nhà quản lý cấp cao nhất (cấp nhà máy) sẽ yêu cầu báo cáo của cấp tổ trưởng sản xuất mà không thông qua giám đốc phân xưởng.
Chỉ tiêu và báo cáo của trung tâm chi phí định mức:
Công ty đã xây dựng một số chỉ tiêu và báo cáo của trung tâm chi phí định mức như sau:
-Đánh giá trung tâm chi phí theo từng loại chi phí:
Trước khi sản xuất, công ty đã xây dựng được chi phí định mức, nhà quản trị của trung tâm có trách nhiệm quản lý để chi phí thực tế phát sinh không vượt quá chi phí định mức. Các loại chi phí phát sinh tại trung tâm chi phí định mức là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
Khi đánh giá kết quả của trung tâm chi phí định mức căn cứ vào nội dung như: Khối lượng sản phẩm sản xuất ra có hoàn thành được nhiệm vụ được giao hay không? Chi phí sản xuất thực tế phát sinh có vượt quá định mức tiêu chuẩn hay không? Sau đó tiến hành, phân tích xác định các biến động về lượng và biến động về giá.
Chênh lệch chi phí = Chi phí thực tế - Chi phí định mức.
Bằng việc so sánh chi phí thực tế với chi phí định mức, các nhà quản trị có thể biết được chênh lệch nào tốt, chênh lệch nào xấu. Kết quả của công thức trên có thể là một trong các trưởng hợp sau:
+ Chênh lệch chi phí > 0: Điều này cho biết chi phí thực tế phát sinh lớn hơn chi phí định mức. Đây là kết quả không tốt, nhà quản trị cần tìm hiểu rõ nguyên nhân, từ đó có những quyết định điều chỉnh cho phù hợp.
+ Chênh lệch chi phí = 0: Thức tế = định mức.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 74 Nếu chất lượng sản phẩm sản xuất ra vẫn đảm bảo được theo tiêu chuẩn thì đây là dấu hiệu tốt, đơn vị đã tiết kiệm được một lượng chi phí nhất định.
Bảng 4.6 Báo cáo dự toán các loại chi phí năm 2014 Các loại chi phí Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 …. Tháng 12 Tổng Chi phí nguyên liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chung
Sau khi kết thúc báo cáo hàng tháng, bộ phận lập kế hoạch kinh doanh sẽ có nhiệm vụ tổng hợp số liệu dựa vào sự ghi chép của bộ phận báo cáo để có thể lên được báo cáo về biến động các loại chi phí phát sinh trong tháng:
Bảng 4.7 Báo cáo biến động chi phí năm 2014 Các loại
chi phí
Tháng 1 Tháng 2 …. Tổng
KH TT Chênh lệch KH TT Chênh lệch KH TT Chênh lệch
CP NVL TT CP NC TT CP SXC
- Đánh giá trung tâm chi phí theo cấp độ phân xưởng, tổ sản xuất
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 75 lớn với nhiều phân xưởng sản xuất các sản phẩm. Để đánh giá trung tâm chi phí ở cấp độ phân xưởng, trước hết đem so sánh chi phí thực tế phát sinh và chi phí định mức của một đơn vị sản phẩm trong phân xưởng hay tổ sản xuất. Sau đó sử dụng chỉ tiêu số tương đối hoàn thành định mức theo tỉ lệ để biết được tình hình thực tế thực hiện chi phí theo định mức.
Số tương đối hoàn thành định mức= Chi phí thực tế
X 100%
Chi phí định mức
Bảng 4.8 Tỉ lệ hoàn thành kế hoạch theo đơn vị sản phẩm ở phân xưởng 1 tại công ty TNHH Hamaden Việt Nam
Chỉ tiêu Định mức Thực tế Chênh lệch Tỉ lệ hoàn thành định mức
Chi Phí NVL TT 1.761 1.950,75 189,75 1,11
Chi phí NCTT 1.297 1.250,01 -47,01 0,96
Chi Phí SXC 999,08 1.048,00 48,92 1,05
- Đánh giá trung tâm chi phí theo cấp độ dây chuyền sản xuất:
Cũng tương tự như việc đánh giá trung tâm trách nhiệm cấp phân xưởng và tổ sản xuất, việc đánh giá trung tâm trách nhiệm cũng được thực hiện tương tự bằng việc so sánh chi phí định mức và chi phí dự toán.
Ngoài ra, một chỉ tiêu nữa để đánh giá thành quả của nhà quản lý đó là hiệu quả sử dụng chi phí sản xuất:
Hiệu quả sử dụng chi phí sản xuất = T Doanh thu thuần
ổng chi phí sản xuất
Chỉ tiêu này phản ảnh mức doanh thu đạt được trên một đồng chi phí tiền sản xuất. Chỉ tiêu này có thể dùng để so sánh giữa các phân xưởng, tổ sản xuất hay dây chuyền sản xuất. Hay chỉ đơn giản chỉ để biết được hiệu quả sử dụng vốn của một phân xưởng, tổ sản xuất hay để biết được để tạo ra được một đồng doanh thu, phân xưởng này phải cần bao nhiêu đồng chi phí. Hơn nữa, có thể đem ra so sánh chỉ tiêu hiệu quả sử dụng chi phí cả trung tâm chi
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 76 phí năm nay so với năm trước hoặc so với dự toán để thấy được chênh lệch và nguyên nhân khắc phục. Chỉ tiêu này được bộ phận kế toán tại công ty TNHH Hamaden Việt Nam theo dõi theo tháng sau khi hoàn thành báo cáo tháng, theo dõi theo từng dây chuyền sản xuất và so sánh trong 4 tháng liên tiếp.
Hình 4.1: Tỉ lệ doanh thu/ tổng chi phí sản xuất của dây chuyền sản xuất NCS tại công ty TNHH Hamaden Việt Nam 4 tháng đầu năm 2015
( Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Hamaden Việt Nam)
Chỉ tiêu và báo cáo của trung tâm chi phí tự do
Trung tâm chi phí tự do tại công ty là bộ phận quản lý nhà máy. Chi phí phát sinh ở trung tâm chi phí tự do ở nhà máy của công ty bao gồm các chi phí:
-Chi phí nhân viên: Tiền lương cơ bản, tiền phụ cấp, bảo hiểm… -Chi phí công cụ, dụng cụ: Chi phí công cụ làm việc, đồng phục… -Chi phí khấu hao: Chi phí khấu hao văn phòng, xe đưa đón…
-Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí sử dụng điện thoại, chi phí điện, bảo hiểm, phí dịch vụ ngân hàng…
-Chi phí bằng tiền khác: Chi phí tiếp khách, chi phí tuyển dụng...
Về mặt kết quả : để đánh giá kết quả đạt được tại các khối quản lý, thường được đánh giá thông qua việc so sánh giữa đầu ra và mục tiêu đạt
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 77 được của các bộ phận trong khối quản lý như : Các báo cáo quản trị, tài chính có kịp thời, hợp lý hay không (Phòng Kế toán), Phòng Nhân sự có đáp ứng được nguồn lao động có tay nghề phù hợp với yêu cầu các khối hay không ?
Về mặt hiệu quả: Để đánh giá hiệu quả và thành quả quản lý tại các phòng thuộc khối hỗ trợ, thường được đánh giá dựa vào chi phí thực tế phát sinh và dự toán đã được phê duyệt. Thành quả của nhà quản lý cấp trung này sẽ được đánh giá và kiểm soát dựa vào khả năng kiểm soát chi phí của họ trong bộ phận, đối với những chi phí kiểm soát được..
Hàng năm, dựa vào các chỉ tiêu kế toán, bộ phận lập kế hoạch kinh doanh sẽ yêu cầu các bộ phận lập kế hoạch chi phí cho bộ phận mình. Từ bản kế hoạch này, các bộ phận cũng như nhà quản lý trung tâm chi phí có thể kiểm soát được chi phí của bộ phận mình.
Báo cáo dự toán cho bộ phận công ty TNHH Hamaden Việt Nam như sau:
Bảng 4.9: Báo cáo dự toán cho các bộ phận năm 2014
ĐVT: 1000 đồng Nội dung Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng… Tổng cộng Bộ phận quản lý chất lượng Chi phí công tác (khác) 1.500.000 21.500.000 21.500.000 258.000.000 Chi phí giáo dục 645.000 645.000 645.000 7.740.000 Chi phí giải trí, vui chơi 2.150.000 2.150.000 2.150.000 25.800.000 Chi phí văn phòng phẩm 4.945.000 4.945.000 4.945.000 59.340.000 Chi phí khác 1.075.000 1.075.000 1.075.000 12.900.000