Kế toán trách nhiệm có chức năng cung cấp thông tin, trong đó thông tin của kế toán trách nhiệm được thể hiện theo từng trung tâm trách nhiệm, được phản ánh qua từng chỉ tiêu theo nhu cầu thông tin phục vụ ra quyết định của nhà quản lý. Để cung cấp thông tin, kế toán trách nhiệm phải thiết lập hệ thống báo cáo (hệ thống báo cáo kế toán quản trị) với nội dung phù hợp phản ánh rõ trách nhiệm của từng trung tâm và đáp ứng được yêu cầu quản lý
2.2.4.1 Mục đích của báo cáo kế toán trách nhiệm
Sản phẩm cuối cùng của tất cả các hệ thống kế toán đó là thông tin kế toán được thể hiện trên các báo cáo kế toán. Báo cáo kế toán trách nhiệm là
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 27 một bộ phận của kế toán trách nhiệm. Đó là những báo cáo phản ánh về kết quả hoạt động cho mỗi cấp trách nhiệm theo hệ thống tổ chức quản lý của doanh nghiệp. Báo cáo này do kế toán lấy thông tin từ hạch toán kế toán sau đó tổng hợp, phân tích và thể hiện trên các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý các cấp. Tùy thuộc vào trách nhiệm của từng cấp mà xử lý thông tin nhận được để phục vụ cho nhu cầu của mình. Hệ thống báo cáo này ghi nhận việc thực hiện mục tiêu và so sánh với mục tiêu được phân công của mỗi bộ phận trong đơn vị. Sau đó hệ thống sẽ tổng hợp việc thực hiện mục tiêu của các cấp dưới lên cấp cao hơn, và cứ thực hiện như vậy cho đến khi tổng hợp được việc thực hiện mục tiêu của toàn doanh nghiệp, so sánh với mục tiêu của toàn doanh nghiệp, và tạo báo cáo thực hiện theo từng bộ phận và toàn doanh nghiệp. Sự khác biệt giữa thông tin thực hiện với mục tiêu dự toán sẽ giúp nhà quản trị đánh giá kết quả và hiệu quả hoạt động của các cấp quản trị bộ phận. Ngoài ra, bên cạnh các chỉ tiêu tài chính, cần thiết phải xây dựng thêm các chỉ tiêu phi tài chính để đánh giá toàn diện thành quả của các bộ phận, đáp ứng xu thế hội nhập, phát triển bền vững.
Hình 2.2: Dòng thông tin của báo cáo trách nhiệm theo cấp độ quản trị.
Qua sơ đồ trên, chúng ta thấy rằng hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm cung cấp dòng thông tin từ cấp thấp lên cấp cao hơn. Báo cáo thực hiện được sử dụng để truyền đạt và cung cấp thông tin về hoạt động của từng cấp
BC kết quả của các trung tâm trách nhiệm cấp thấp BC kết quả của các TT trách nhiệm cấp cao hơn Báo cáo toàn bộ
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 28 bộ phận và toàn doanh nghiệp (Phú, 2014).
2.2.4.2 Đặc điểm của báo cáo kế toán trách nhiệm
Báo cáo kế toán trách nhiệm là báo cáo phản ánh kết quả về các chỉ tiêu tài chính, phi tài chính có thể kiểm soát chủ yếu đạt được ở từng trung tâm trách nhiệm trong một khoảng thời gian nhất định theo kết quả thực tế và theo dự toán. Đồng thời cũng chỉ ra các chênh lệch giữa kết quả thực tế so với dự toán theo từng chỉ tiêu được chuyển tải trong báo cáo phù hợp với từng loại trung tâm trách nhiệm. Như vậy, báo cáo kế toán trách nhiệm chú trọng đến việc thực hiện các dự toán và phân tích các chênh lệch. Để có thể so sánh và đánh giá các khoản chênh lệch này một cách phù hợp và đúng đắn, dự toán trong báo cáo kế toán trách nhiệm là dự toán linh hoạt nhằm cung cấp một mức chuẩn cho việc so sánh, đánh giá tình hình thực hiện dự toán doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
Hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm thường có những đặc điểm cơ bản sau:
Thứ nhất, mức độ chi tiết của thông tin trên các báo cáo sẽ khác nhau
đối với những cấp độ quản lý khác nhau. Theo đó, cấp quản lý càng thấp thì
mức độ chi tiết của các chỉ tiêu báo cáo càng nhiều; những kết quả tổng cộng từ báo cáo của một cấp quản lý sẽ được báo cáo lên cho cấp quản lý cao hơn kế tiếp. Dữ liệu được tổng hợp, chắt lọc và cô đọng khi thông tin được báo cáo lên cho những cấp độ quản lý cao hơn, hay nói cách khác, mức độ chi tiết của các chỉ tiêu sẽ giảm dần ở cấp quản lý càng cao.
Thứ hai, những bản báo cáo được phát hành dưới một hệ thống báo
cáo kế toán trách nhiệm có mối quan hệ mật thiết với nhau. Theo đó, thông
tin trong báo cáo ở cấp thấp sẽ mang tính chú thích, chứng minh cho các chỉ tiêu trong báo cáo ở cấp cao hơn.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 29
và lợi nhuận, mà có thể xác định một cách trực tiếp hay phân bổ một cách
gián tiếp đến một cấp quản lý cụ thể, điều này phải căn cứ vào tính có thể
kiểm soát được hay không đối với từng chỉ tiêu cụ thể.
Thứ tư, nội dung, chỉ tiêu… trên các báo cáo của các trung tâm trách
nhiệm khác nhau sẽ khác nhau. Mức độ chi tiết, cụ thể theo từng nội dung
trên các báo cáo tùy thuộc vào mức độ yêu cầu của nhà quản lý.
Tuy nhiên,có một lưu ý sau đối với báo cáo trách nhiệm. Các số liệu trên báo cáo trách nhiệm thường gắn liền với trách nhiệm của các cấp quản lý. Về mặt tâm lý, không nhà quản lý nào lại muốn thành quả (kết quả) của mình không theo mong muốn nên đã cung cấp thông tin sai lệch để có kết quả tốt dẫn đến kết quả là chỉ đạo sai (Phú, 2014).
2.2.4.3 Phân loại hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm
Các trung tâm trách nhiệm, từ cấp quản lý thấp nhất đều phải lập báo cáo trách nhiệm đệ trình lên cấp quản lý cao hơn trong tổ chức để quản lý cấp trên nắm được hoạt động các bộ phận thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của mình; trên cơ sở đó kiểm soát hoạt động các đơn vị trực thuộc. Kế toán trách nhiệm cung cấp hệ thống báo cáo ở các cấp khác nhau của tổ chức. Mỗi báo cáo kế toán trách nhiệm được kiểm soát bởi một nhà quản trị trung tâm trách nhiệm đó; mức độ chi tiết phụ thuộc vào cấp độ của nhà quản lý trong tổ chức. Mỗi loại hình trung tâm trách nhiệm có hệ thống báo cáo trách nhiệm tương ứng.
Như đã trình bày ở trên, thông tin kế toán trách nhiệm cung cấp cho các nhà quản lý trong doanh nghiệp cơ sở để đánh giá trách nhiệm quản trị của từng đơn vị, bộ phận, gắn với từng trung tâm trách nhiệm cụ thể, thông qua trách nhiệm quản trị nguồn lực của bộ phận; mức tiêu hao của các nguồn lực và mức độ hoàn thành công việc của họ. Do vậy, căn cứ vào trách nhiệm báo
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 30 cáo thì hệ thống báo cáo trách nhiệm được chia thành bốn nhóm báo cáo, ứng với bốn loại trung tâm trách nhiệm. Cụ thể là:
-Nhóm báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí. -Nhóm báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu -Nhóm báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận -Nhóm báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tư.
Vì sự phân chia các trung tâm trách nhiệm mang tính tương đối nên các báo cáo của các trung tâm trách nhiệm cũng rất linh hoạt (Phú, 2014).
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 31
2.2.4.4 Nội dung của hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm
Báo cáo kế toán trách nhiệm được thiết kế chứa đựng những thông tin về các dữ liệu tài chính, phi tài chính có thể kiểm soát được theo các trung tâm trách nhiệm trong một tổ chức và cho các cấp quản lý khác nhau thông qua việc tính những khoản doanh thu, chi phí mà một nhà quản lý nào đó có thể kiểm soát được đối với bộ phận mình. Đồng thời, số lượng các cấp quản lý trong một trung tâm trách nhiệm tùy thuộc vào cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp.
Trong thực tế không có mẫu biểu chung và chi tiết của một bảng báo cáo kết quả hoạt động của từng bộ phận trong các doanh nghiệp, mà vấn đề này phụ thuộc vào đặc thù của từng tổ chức kinh tế, từng doanh nghiệp cụ thể và bản chất của trung tâm trách nhiệm. Thông thường, những bảng báo cáo sẽ cung cấp sự so sánh giữa dữ liệu thực tế với dự toán ban đầu và sự chênh lệch được báo cáo như một sự biến động so với dự toán. Những bảng báo cáo kết quả hoạt động này thường phải tương thích với cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp. Tại những bộ phận quản lý cấp cao, những báo cáo này có khuynh hướng trình bày tổng hợp, ít các sự kiện, ít chi tiết, nhiều sự tổng hợp của các đơn vị sản xuất kinh doanh bộ phận.
Tùy theo mỗi loại trung tâm trách nhiệm mà nội dung báo cáo sẽ khác nhau và mang đặc trưng riêng, điều này thể hiện như sau:
- Báo cáo thành quả quản lý của các trung tâm chi phí
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí là bảng so sánh chi phí có thể kiểm soát giữa thực hiện với dự toán linh hoạt, và xác định mức chênh lệch giữa chi phí thực hiện so với dự toán. Ngoài ra, các chênh lệch còn có thể được phân tích chi tiết tùy theo yêu cầu quản lý thành các biến động theo các nhân tố cấu thành chi phí đó. Mẫu Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí về cơ bản được thiết kế như sau:
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 32
Bảng 2.1.Mẫu báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí định mức
(Báo cáo cho giám đốc nhà máy)
Khoản mục chi phí
Phân xường 1 Phân xường 2 Phân xường 3 Dự toán Thực tế Chênh lệch Dự toán Thực tế Chênh lệch Dự toán Thực tế Chênh lệch CP NVL TT CP NCTT CP SXC Tổng
Bảng 2.2 Mẫu báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí định mức
(Báo cáo cho quản đốc phân xưởng)
Khoản mục chi phí
Dây chuyền 1 Dây chuyền 2 Dây chuyền 3 Dự toán Thực tế Chênh lệch Dự toán Thực tế Chênh lệch Dự toán Thực tế Chênh lệch CP NVL TT CP NCTT CP SXC Tổng
Bảng 2.3 Báo cáo của trung tâm chi phí tự do
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi
phí tự do Kế hoạch Thực tế
Chênh lệch
- Chi phí lương.
- Chi phí dụng cụ văn phòng - Chi phí khấu hao
...
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 33 Các báo cáo của các trung tâm chi phí được trình bày theo các cấp quản lý tương ứng với các bộ phận thuộc trung tâm. Báo cáo sẽ được thực hiện theo luồng thông tin từ dưới lên trên và trách nhiệm chi tiết đến từng bộ phận sẽ tùy thuộc vào cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của từng công ty. Báo cáo của cấp càng thấp sẽ càng chi tiết và khi báo cáo lên trên cũng mang nội dung chỉ tiêu đó nhưng sẽ mang tính tổng hợp hơn. Các báo cáo trên có thể chi tiết theo từng sản phầm, theo từng địa điểm… (Phú, 2014)
- Báo cáo thành quả quản lý của trung tâm doanh thu
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu là báo cáo nhằm đánh giá trách nhiệm quản lý dựa trên báo cáo thực hiện doanh thu có thể kiểm soát thực tế so với doanh thu dự toán hoặc dự toán linh hoạt; đồng thời kèm theo phân tích ảnh hưởng của các nhân tố như giá bán, sản lượng tiêu thụ, cơ cấu sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ,… đến sự biến động của doanh thu. Tùy theo cơ cấu tổ chức quản lý trong mỗi doanh nghiệp mà xác định đối tượng (người) chịu trách nhiệm cao nhất của trung tâm doanh thu (Phó tổng giám đốc, Giám đốc, Trưởng đơn vị, bộ phân…). Và cũng tương tự như trung tâm chi phí, mức độ chi tiết theo cấp độ quản lý sẽ tùy thuộc vào cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của từng công ty. Mẫu Báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu thường được thể hiện như sau:
Bảng 2.4. Mẫu báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu
Khoản mục DT có thể kiểm soát DT dự toán DT thực tế Chênh lệch Ảnh hưởng biến động của các nhân tố Số
lượng Đơn giá …
1.Sản phẩm 1 2.Sản phẩm 2 3…
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 34
-Báo cáo thành quả quản lý của trung tâm lợi nhuận
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận là báo cáo nhằm đánh giá trách nhiệm của trung tâm này dựa trên doanh thu, chi phí có thể kiểm soát, và thường được trình bày theo dạng số dư đảm phí nhằm xác định số dư của từng bộ phận trong phạm vi được phân cấp và kiểm soát về chi phí, doanh thu của họ; đồng thời qua đó cũng đánh giá được phần đóng góp của từng bộ phận vào lợi nhuận chung của công ty. Để đánh giá trách nhiệm của từng trung tâm lợi nhuận, ta có thể so sánh kết quả thực hiện với dự toán. Mẫu Báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận thường được thể hiện như sau:
Bảng 2.5. Mẫu báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận Khoản mục Dự toán linh hoạt Thực tế Chênh lệch 1.Doanh thu 2. Biến phí - Sản xuất - Hoạt động 3. Số dưđảm phí
4. Định phí trực tiếp (kiểm soát được) 5. Số dư bộ phận kiểm soát được (3-4) 6. Định phí không kiểm soát được 7. Số dư bộ phận (5-6)
8. Chi phí chung toàn công ty phân bổ 9. LN trước thuế
- Báo cáo thành quả quản lý của trung tâm đầu tư
Để đánh giá trách nhiệm của trung tâm đầu tư, nhà quản trị thường sử dụng báo cáo thông qua các chỉ tiêu cơ bản như ROI, RI, EVA... Để đánh giá trách nhiệm của từng trung tâm đầu tư, ta có thể so sánh kết quả thực hiện với
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 35 dự toán (kế hoạch) ban đầu. Mẫu Báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tư thường được thể hiện như sau:
Bảng 2.6. Mẫu báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tư
Khoản mục Dự toán tĩnh Thực tế Chênh lệch
1.Doanh thu 2. Biến phí 3. Số dưđảm phí 4. Định phí bộ phận 5. Số dư bộ phận
6. Chi phí chung phân bổ 7. LN trước thuế 8. Chi phí thuế TNDN 9. LN sau thuế TNDN 10. Vốn đầu tư 11. ROI 12. RI 13. EVA 14. ROCE
2.2.4.5 Yêu cầu của báo cáo kế toán trách nhiệm
- Báo cáo kế toán trách nhiệm phải mang tính kịp thời.
- Báo cáo kế toán trách nhiệm phải dễ hiểu: Vì người sử dụng báo cáo trách nhiệm là các nhà quản trị hoặc những đối tượng không phải là kế toán nên báo cáo kế toán trách nhiệm phải dễ hiểu để người sử dụng có thể hiểu được nhanh nhất và rõ ràng nhất.
- Báo cáo kế toán trách nhiệm cần mang tính đầy đủ, trọng tâm: Để đáp ứng được đúng yêu cầu của nhà quản lý và phục vụ đúng mục đích của nhà quản lý.
Về tần suất báo cáo, báo cáo phải được thực hiện một cách thường xuyên (thường báo cáo theo tháng, quý) thì mới có cơ sở để tìm ra xu hướng phát triển đối với các yếu tố trong hoạt động của bộ phận cũng như toàn đơn
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 36 vị, cung cấp thông tin một cách kịp thời cho các nhà quản trị cấp cao có những điều chỉnh kịp thời nhằm tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Như vậy, báo cáo bộ phận rất cần thiết cho các nhà quản lý trong việc