Hiện nay, trong cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty đã có những sự phân cấp quản lý cụ thể giúp định hình các trung tâm trách nhiệm một cách khá rõ nét. Việc phân chia thành các bộ phận với chức năng và nhiệm vụ riêng biệt giúp cho việc hình thành các trung tâm trách nhiệm và đo lường thành quả của các trung tâm được thuận tiện hơn. Vì vậy, cần tập trung hoàn thiện các trung tâm này nhằm xây dựng và tạo thành một hệ thống đánh giá trách nhiệm của các cấp quản trị ở công ty nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 59 của doanh nghiệp.
4.1.2.1 Các chức vụ chủ yếu của công ty
Cơ cấu bộ máy quản lý và sự phân cấp ở công ty đã có sự hoàn thiện tương đối và phù hợp với yêu cầu quản lý của ban giám đốc. Mỗi chức vụ có một quyền hạn nhất định, tất cả hoạt động của công ty đều theo quy trình có sự phê duyệt từ thấp lên cao. Các chức vụ chủ yếu tại công ty TNHH Hamaden Việt Nam:
-Tổng giám đốc.
-Giám đốc (kinh doanh, sản xuất…) -Trưởng phòng
-Quản lý nhóm -Nhân viên…
4.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban
Tổng giám đốc (ban giám đốc): Có chức năng chỉ đạo sản xuất chung, theo dõi tổng thể tình hình sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Tổng giám đốc là người có quyền cao nhất trong việc quyết định các vấn đề ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty, chịu trách nhiệm về lợi nhuận tạo ra trong công ty, tổ chức sản xuất các sản phẩm đã xác định để đạt được mục tiêu doanh thu lợi nhuận. Đây được coi là trung tâm lợi nhuận.
Giám đốc bộ phận kinh doanh: Là người chịu trách nhiệm và có quyền ra các quyết định trong phạm vi mà mình quản lý. Có trách nhiệm điều hành hoạt động theo chức năng bộ phận mình. Theo dõi tình hình doanh thu của toàn công ty và được coi là trung tâm doanh thu của công ty.
Giám đốc bộ phận sản xuất: Có trách nhiệm điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của bộ phận mình. Có trách nhiệm sử dụng các chi phí sản xuất theo định mức, quản lý sử dụng có hiệu quả các chi phí để sản xuất sản phẩm theo nhiệm vụ kế hoạch. Được coi là trung tâm chi phí.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 60
Cấp các bộ phận – phòng ban: Toàn công ty có 5 bộ phận phòng ban: phòng hành chính – kinh doanh, phòng quản lý sản xuất, phòng quản lý chất lượng, phòng kỹ thuật sản xuất và phòng chế tạo. Người quản lý các bộ phận này chịu trách nhiệm trong phạm vi và quyền hạn của mình. Bộ phận kinh doanh thuộc phòng hành chính – kinh doanh được xem là một trung tâm doanh thu, còn các phòng ban còn lại được coi là các trung tâm chi phí.
Cấp phân xưởng: Bộ phận sản xuất gồm 2 phân xưởng, mỗi phân xưởng sản xuất gồm nhiều tổ sản xuất, dưới tổ là các dây chuyền sản xuất. Giám đốc phân xưởng là người chịu trách nhiệm quản lý, chịu trách nhiệm về các hoạt động của phân xưởng, chịu trách nhiệm về các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất được và coi là trung tâm chi phí của công ty.
Cấp tổ sản xuất và dây chuyền sản xuất: Quản lý tổ sản xuất và dây chuyền sản xuất chỉ chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh trong tổ và dây chuyền mình quản lý. Vì các tổ thuộc phân xưởng, dây chuyền thuộc tổ nên các tổ sản xuất và dây chuyền sản xuất là các trung tâm chi phí chi tiết. Việc đánh giá mang tính hệ thống này sẽ càng rõ hơn.
Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban: Bản quy trình này làm rõ chức năng và quyền hạn của các phòng ban chủ quản nhằm mục đích tạo ra hệ thống có mục tiêu kinh doanh rõ ràng, hiệu quả.
- Phòng hành chính
+ Bộ phận hành chính nhân sự:
+ Lập quy định và quy tắc của công ty.
+ Lập chính sách về tiền lương, phúc lợi y tế.
+ Kiểm tra, chấm công, tính lương cho người lao động.
+ Thực hiện các việc liên quan đến nhân sự khác như tuyển dụng, lập hợp đồng lao động, lập quy tắc lao động, đánh giá tăng lương và thăng chức.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 61 + Đào tạo ở nước ngoài.
+ Đảm bảo chế độ phúc lợi cho người lao động thông qua việc chăm sóc bữa ăn, đồng phục, sức khỏe và phương tiện đi lại.
+ Quản lý các máy văn phòng và quản lý đồ dùng cấp phát. + Có trách nhiệm với nghi thức ngoại giao và tài liệu công việc…
+ Bộ phận kế toán.
Nhóm tài chính và thuế.
- Thực hiện tất cả thanh toán. - Quản lý thu chi tiền mặt. - Lập báo cáo kinh doanh
- Lập và chuẩn bị báo cáo về thuế và cơ quan thuế… Nhóm giá thành, kiểm kê, kinh doanh:
- Theo dõi điều chỉnh giá thành tiêu chuẩn.
- Quản lý doanh thu, và tình trạng bán hàng của công ty. - Tính toán thặng dư, thâm hụt của công ty…
Phòng quản lý chất lượng
- Giải quyết cáo vấn để như giao nhận, bồi thường, đảm bảo dịch vụ với khách hàng.
- Chuẩn bị và yêu cầu các tài liệu liên quan đến chất lượng theo yêu cầu của khách hàng.
- Giải quyết vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm và linh kiện. - Lập tài liệu chất lượng, tiêu chuẩn, hướng dẫn, mẫu giới hạn cho phòng liên quan.
- Duy trì, chuẩn bị cho hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO/TS16949
Phòng quản lý sản xuất.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 62 báo cho các phòng liên quan và theo dõi.
- Thiết lập quan hệ với khách hàng và nhận yêu cầu.
- Lập bản kế hoạch sản xuất ngắn hạn hoặc dài hạn, thông báo với các phòng liên quan và theo dõi.
- Chuẩn bị nguyên liệu, vật liệu phụ sử dụng cho sản xuất.
- Thực hiện cải tiến liên tục để giảm bớt giá thành sản phẩm và tồn kho. Tương tự với các phòng ban khác cũng sẽ được quy định rõ ràng chức năng và nhiệm vụ.
Các trung tâm chi phí tự do thực hiện nhiều chức năng nên việc xây dựng chỉ tiêu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng bộ phận khá khó khăn. Đây cũng là việc khó để kế toán trách nhiệm thực hiện tốt chức năng của mình. Vì vậy, để khắc phục hạn chế này, các doanh nghiệp cần phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận để tạo thuận lợi cho kế toán trách nhiệm phát huy được vai trò của nó.
Từ sự phân chia và quy định rõ ràng chức năng và nhiệm vụ trên, có thể nhận thấy rằng, kế toán trách nhiệm tại công ty TNHH Hamaden Việt Nam có thể thực hiện tốt chức năng và phát huy được vai trò của mình. Với kiểu tổ chức này ta nhận thấy vấn đề phân cấp, phân quyền giữa các cấp, các bộ phận quản trị rất rõ ràng. Các quyết định của các cấp không bị chống chéo. Từ đó, có thể xác định được trách nhiệm của từng bộ phận, của người đứng đầu bộ phận đó.