Ở đây tôi chỉ trình bày việc làm của một kế toán đã ứng dụng thực tế tại trường THCS Phan Đình Phùng và đã đem lại kết quả phục vụ tốt cho công tác quản lý, chỉ đạo về tài chính tại đơn [r]
(1)MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRONG VIỆC LƯU TRỮ HỒ SƠ KẾ TOÁN I.ĐẶT VẤN ĐỀ: Lưu trữ hồ sơ kế toán kế toán quan trọng là tình hình có số đơn vị trường học gần hết niên độ kế toán năm chưa toán ngân sách năm trước việc luân chuyển kế toán các đơn vị trường học thuộc phòng GD&ĐT huyện Thăng Bình Kế toán không làm việc liên tục đơn vị thì người kế nhiệm khó khăn việc tìm kiếm chứng từ kế toán cũ việc xếp không có khoa học Vì việc lưu trữ hố sơ kế toán cho khoa học và dễ tìm là việc quan trọng công tác kế toán Lưu trữ hồ sơ kế toán là công đoạn cuối cùng quá trình lưu chuyển chứng từ kế toán gồm các bước: Lập chứng từ kế toán Kiểm tra chứng từ kế toán Ghi sổ kế toán Lập báo cáo tài chính Lưu trữ hồ sơ kế toán Và công việc quan trọng quá trình lưu trữ này là việc phối hợp thông tin các phận hệ thống Qua đó thiết lập số liệu chứng từ kế toán, vị trí lưu trữ các thông tin và các chứng từ Giúp cho việc kiểm tra tài chính cách thuận lợi việc báo cáo tài chính cần thiết II.CƠ SỞ LÝ LUẬN: - Căn định số 218/2000/QĐ-BTC trưởng tài chính ngày 29/12/2000 việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán “Tài liệu kế toán phải lưu trữ đạo này là chính các tài liệu kế toán ghi chép trên giấy có giá trị pháp lý kế toán bao gồm: Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ Sổ kế toán: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết sổ kế toán tổng hợp Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính tháng, báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính năm Tài liệu khác liên quan đến kế toán ,là các tài liệu ngoài các tài liệu nói trên ,được dùng làm để lập chứng từ kế toán ;các tài liệu khác có liên quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước ,các tài liệu liên quan đến kiểm kê , biên định giá các tài liệu liên quan đến vấn đề kiểm tra , kiểm toán , tra ;tài liệu chương trình kế toán trên máy vi tính , tài liệu liên quan đến việc tiêu huỷ tài liệu kế toán Và thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán là tối thiểu năm, 20 năm và trên 20 năm tuỳ thuộc vào loại tài liệu kế toán (2) III CƠ SỞ THỰC TIỄN : Các đơn vị trường học năm thành lập ban tra làm việc tra tài chính trường tuỳ theo đơn vị từ đến lần ;Phòng tài chính-Kế hoạch huyện Thăng Bình quản lý tài chính 30 đơn vị dự toán 22 xã và 74 đơn vị trường học mà công tác kiểm tra toán năm có cán ;Phòng GD&ĐT huyện Thăng bình năm tổ chức nhiều đoàn tra các đơn vị để tra toàn diện , tra tài chính ;Đoàn kiểm toán năm có thể kiểm tra đột xuất tài chính đơn vị nào đó.Nếu các đơn vị trường học mà không làm tốt việc lưu trữ hồ sơ kế toán thì khó khăn việc kiểm tra đánh giá vấn đề tài chính đơn vị kiểm tra Việc lưu trữ hồ sơ kế toán giúp cho Hiệu trưởng và kế toán đơn vị trường học công tác lãnh đạo, đạo, điều hành quản lý kinh tế Nó phản ánh đầy đủ kết quản lý công tác tài chính quan, đơn vị , lưu trữ hồ sơ kế toán khoa học phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, đạo, điều hành công tác tài chính có hiệu lực, hiệu Ngược lại làm không tốt hạn chế hiệu hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành ngân sách, ảnh hưởng đến hiệu công tác tài chính quan tổ chức máy nhà nước nói chung Trong phạm vi sáng kiến này tôi không có tham vọng trình bày xuyên suốt công tác lưu trữ hồ sơ kế toán nghiệp vụ văn thư lưu trữ mà xin trình bày “Một số kinh nghiệm việc lưu trữ hồ sơ kế toán”.Hy vọng với gì thân tôi trình bày gợi cho các đồng nghiệp hướng đúng kế toán nói chung, kế toán trường THCS nói riêng IV NỘI DUNG NGHIÊN CỨU : Việc lưu trữ hồ sơ kế toán có nguyên tắc chung nó.Nếu việc lưu trữ hồ sơ kế toán không khoa học chúng ta không thể nào nhớ hết tất các nghiệp vụ phát sinh năm trước A Phân loại hồ sơ cần lưu trữ: Thường là kế toán không phân loại mà lưu trữ hồ sơ chung ,ví dụ chi hoạt động quý I đó có học phí ,ngân sách thì lưu chung là chi hoạt động quý I khó khăn việc phân tích nguồn là niên độ kế toán đã qua Căn quy định lưu trữ và theo kinh nghiệm thân đưa ra, tôi phân loại hồ sơ cần lưu trữ kế toán theo các nhóm sau: Nhóm chứng từ kế toán: -Gồm chứng từ gốc , chứng từ ghi sổ ,các định phân bổ liên quan trực tiếp đến vấn đề hạch toán kế toán Ví dụ : Phiếu thu , phiếu chi ,hoá đơn tài chính , bảng tổng hợp chứng từ , đây là nhóm có khối lượng lưu trữ lớn Nhóm sổ sách : (3) -Gồm sổ sách kế toán : Sổ quỹ tiền mặt,sổ chi tiết theo nguồn , sổ tài sản,sổ theo dõi rút dự toán ,sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , sổ cái theo chứng từ ghi sổ Nhóm báo cáo tài chính ( đó có các loại đối chiếu qua kho bạc , bảo hiểm xã hội ) Tất nhiên các hồ sơ kế toán nói trên phải kiểm tra đầy đủ mang tính hợp pháp , hợp lệ và cuối cùng điều kiện tiên cho chương trình kế toán máy là các chứng từ phải in có chữ ký ,đóng dấu trước lưu trữ Có số trường hợp các đơn vị lưu sổ sách phần mềm máy tính là không đúng B Lưu trữ: Nhóm chứng từ : a Các định phân bổ dự toán: Tôi tập hợp các định phân bổ dự toán đầu năm và các định bổ sung dự toán năm theo thứ tự và tổng hợp theo quý đến cuối năm có bảng tổng hợp chứng từ theo nguồn theo mẫu sau: Quyết Ngày Nội dung Số tiền Ghi chú định số tháng năm 230 29/12/2006 Về việc giao dự toán năm 733.591.000 Từ đầu năm 2007 94 27/06/2007 Bổ sung dự toán 154.832.000 Nhập dự chuyển xếp nâng lương toán vào quý III 145 29/09/2007 Nâng lương định kỳ năm 11.351.000 Nhập dự 2007 toán vào quý IV 149 04/10/2007 Bổ sung kinh phí phổ cập 990.000 Nhập vào quý IV 154 11/10/2007 Bổ sung kinh phí trang bị 3.000.000 Nhập vào phần mềm kế toán quý IV 202 14/12/2007 Bổ sung dự toán nâng 10.353.000 Nhập vào lương và thuyên chuyển quý IV cán Sau đó,tôi đóng bảng tổng hợp này lên trên các định phân bổ,đăng ký chứng từ ghi sổ và cuối cùng làm bìa cứng theo mẫu: CHỨNG TỪ : QUYẾT ĐỊNH PHÂN BỔ DỰ TOÁN NĂM 200 Nguồn : Tự chủ Đóng bìa cứng này lên trên bảng tổng hợp để lưu trữ b Các chứng từ rút tiền mặt từ ngân sách (gọi là chứng từ thu): (4) Hằng ngày có bao nhiêu chứng từ rút dự toán từ ngân sách tôi xếp theo thứ tự tăng dần theo ngày tháng phát sinh, kết thúc quý, tôi lập bảng kê chứng từ gốc cùng loại và đăng ký chứng từ ghi sổ theo quý I, II, III, IV.(Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục )Cuối năm tổng hợp lên bảng tổng hợp rút số tiền bao nhiêu? Bảng tổng hợp gồm các cột : TT - ngày tháng -nội dung -số tiền rút -ghi chú Cuối dòng là cột tổng cộng Tôi làm bìa cứng theo mẫu: RÚT DỰ TOÁN TỪ NGÂN SÁCH NHẬP QUỸ NGUỒN : NĂM: 200 Bìa này đóng trên các chứng từ rút tiền mặt từ ngân sách nhập quỹ để lưu trữ c Chi lương: Quý I (Chi lương từ tháng 1-3) và các khoản truy lĩnh lương (đăng ký chứng từ ghi sổ)( Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục ) Quý II (Chi lương từ tháng 4-6)và các khoản truy lĩnh lương (đăng ký chứng từ ghi sổ)( Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục ) Quý III(Chi lương từ tháng 7-9)và các khoản truy lĩnh lương (đăng ký chứng từ ghi sổ)( Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục ) Quý IV(Chi lương từ tháng 10-12)và các khoản truy lĩnh lương (đăng ký chứng từ ghi sổ)( Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục ) Cuối năm tổng hợp chi lương là bao nhiêu ?Từ nguồn nào ? Nếu chi lương từ nhiều nguồn khác Bảng tổng hợp gồm các cột : TT - ngày tháng - Nội dung chi - Số tiền - Ghi chú Đóng bìa cứng theo mẫu: CHI LƯƠNG TỪ NGUỒN : NĂM 200 Đóng bìa này trên chứng từ chi lương phát sinh năm để lưu trữ d.Chi hoạt động tiền mặt Tập hợp các chứng từ chi hoạt động tiền mặt theo quý , tuỳ theo quý đó có nhiều nguồn hay không? Ví dụ quý phát sinh hai nguồn ; nguồn tự chủ hay nguồn không tự chủ ghi rõ trên chứng từ ghi sổ Quý I: đăng ký hay nhiều chứng từ ghi sổ,tuỳ theo lượng chứng từ phát sinh quý (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục ) Quý II: đăng ký hay nhiều chứng từ ghi sổ,tuỳ theo lượng chứng từ phát sinh quý (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục ) Quý III: đăng ký hay nhiều chứng từ ghi sổ,tuỳ theo lượng chứng từ phát sinh quý (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục ) Quý IV: đăng ký hay nhiều chứng từ ghi sổ,tuỳ theo lượng chứng từ phát sinh quý (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục ) e.Chi hoạt động chuyển khoản : Trong năm có các chứng từ chi hoạt động chuyển khoản : (5) - Chuyển tiền điện thoại : - Chuyển tiền sửa chữa , nâng cấp : - Chuyển tiền mua sắm : - Chuyển tiền hoạt động khác Từng quý tôi tập hợp toàn chứng từ phát sinh tuỳ theo loại hoạt động trên tôi đã phân tích , tách nguồn và đăng ký chứng từ ghi sổ theo loại (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục ) Cuối năm tổng hợp chi hoạt động là bao nhiêu ? Trong đó gồm các mục chi nào ?Bảng tổng hợp gồm các cột : TT -Ngày tháng - Nội dung - Đơn vị chuyển -số tiền - Ghi chú ;Cuối dòng có cột tổng cộng Đóng bìa cứng theo mẫu: CHI HOẠT ĐỘNG TỪ NGUỒN : NĂM 200 Đóng bìa này trên chứng từ phát sinh chi hoạt động theo nguồn lưu trữ f Chuyển bảo hiểm xã hội và y tế Quý I: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội và y tế (đăng ký chứng từ ghi sổ ).(Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục ) Quý II: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội và y tế (đăng ký chứng từ ghi sổ ).(Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục ) Quý III: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội và y tế (đăng ký chứng từ ghi sổ ).(Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục ) Quý IV: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội và y tế (đăng ký chứng từ ghi sổ ).(Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục ) Cuối năm: Lập bảng tổng hợp chuyển BHXH? YTẾ ? Có bảng tổng hợp gồm các cột : TT- ngày tháng-nội dung - số tiền - ghi chú và cuối dòng có cột tổng cộng Cột tổng cộng là tổng số tiền chuyển BHXH-YT năm Sau đó làm bìa cứng theo mẫu : CHỨNG TỪ CHUYỂN BHXH & YTẾ Năm: 200 Đóng bìa cứng này trên chứng từ phát sinh để lưu trữ g Chuyển công đoàn phí : Tôi tập hợp các chứng từ phát sinh chuyển công đoàn theo quý và đăng ký chứng từ ghi sổ ,cuối năm có bảng tổng hợp chuyển tiền công đoàn phí năm gồm các cột : TT - ngày tháng - nội dung - số tiền -Ghi chú ;cuối dòng có cột tổng cộng ;cột tổng cộng là tổng tiền chuyển công đoàn năm Sau đó làm bìa cứng theo mẫu : CHỨNG TỪ CHUYỂN CÔNG ĐOÀN NĂM : Đóng bìa cứng này trên chứng từ phát sinh để lưu trữ (6) h.Chứng từ thu nghiệp: + Hồ sơ miễn giảm : - Danh sách miễn giảm tiền : Một số kế toán xếp hồ sơ miễn giảm này không theo lớp mà xếp loạt đơn xin miễn giảm cho trường ,thậm chí xây dựng và học phí chung bảng làm thì thật là nhiêu khê kiểm tra theo dõi thu Để theo dõi chặt chẽ vấn đề này sau xét đơn miễn giảm học phí xét xong tôi lập danh sách học sinh miễn giảm theo lớp,ví dụ : Danh sách miễn giảm tiền lớp 6.1 Năm học : 200 - 200 STT Họ và tên Đối tượng Miễn Giảm Ghi chú NguyễnVăn A TB2/4 100% Phan văn B Nghèo 50% Sau danh sách là đơn miễn giảm học sinh thứ tự trên em A trước và em B sau , và xếp từ lớp 6.1 lớp cuối cùng Sau đó tôi lập bảng tổng hợp miễn giảm học phí theo mẫu : BẢNG TỔNG HỢP MIỄN GIẢM TIỀN NĂM HỌC :200 - 200 TT Tên lớp Miễn Giảm Cộng M-G Ghi chú Số Số Số Số Số Số lượng tiền lượng tiền lượng tiền Cộng Đóng bảng tổng hợp lên trên chứng từ miễn giảm tiền sau đó làm bìa cứng theo mẫu sau và đưa vào lưu trữ: HỒ SƠ MIỄN GIẢM TIỀN Năm học: +Danh sách theo dõi thu : Đầu năm học tôi làm sổ theo dõi thu cách lập danh sách học sinh lớp gồm các cột : TT - Họ và tên - số tiền phải thu - Miễn - Giảm -số tiền phải thu đã miễn giảm - Thực thu - thất thu -Ghi chú (cột này để ghi rõ nguyên nhân thất thu Trong năm thu bao nhiêu đưa vào cột thực thu ( Viết phiếu thu để làm chứng từ )và cuối năm có bảng tổng hợp thu gồm các cột : TT -Tên lớp Phải thu - Miễn - Giảm - Phải thu đã trừ miễn giảm - thực thu - Thất thu -Nguyên nhân thất thu - Đạt tỉ lệ Sau đó đóng bảng tổng hợp lên trên danh sách học sinh nộp tiền ( có phiếu thu kèm theo ).Làm bìa cứng theo mẫu HỒ SƠ THU NĂM HỌC : 200 - 200 (7) Đóng bìa cứng này trên danh sách học sinh thu thành tập để đưa vào lưu trữ + Chứng từ nộp vào kho bạc: Tất các giấy nộp tiền vào kho bạc các quý Mỗi quý đăng ký chứng từ ghi sổ ( Mẫu chứng từ ghi sổ kèm theo phần phụ lục ) Cuối năm có bảng tổng hợp nộp tiền vào kho bạc gồm các cột : TT - ngày tháng - Số tiền nộp - Ghi chú ;cuối dòng có cột tổng cộng ;cột tổng cộng là tổng tiền nộp tiền vào kho bạc năm Sau niên độ kế toán tôi xếp thẳng các chứng từ đưa vào kẹp hồ sơ lưu trữ ngoài kẹp và trên gáy kẹp làm nhãn tên hồ sơ,trang trí cho thẩm mỹ đưa vào lưu trữ : CHỨNG TỪ NGUỒN : NĂM Nhóm sổ sách : Đối với kế toán trường thì cần mở các loại sổ sau : - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ chi tiết - Sổ tài sản - Sổ chứng từ ghi sổ - Sổ theo dõi rút dự toán - Sổ cái Tất các loại sổ làm tay đầu năm trình Hiệu trưởng ký chuyển văn thư đóng dấu giáp lai ,Kế toán đánh số trang từ trang đầu tiên trang cuối cùng Trường hợp ghi sổ máy cuối kỳ kế toán phải tiến hành in giấy toàn ,đóng thành sau đó làm thủ tục pháp lý sổ tay đưa vào lưu trữ sau : Sau niên độ kế toán tôi làm thủ tục khoá sổ tập hợp các loại sổ trên xếp thẳng cho vào kẹp hồ sơ lưu trữ và làm nhãn tên hồ sơ dán lên bìa và gáy hồ sơ : HỒ SƠ SỔ SÁCH NĂM: Nhóm báo cáo tài chính : Báo cáo tài chính lập định kỳ theo quý ,có luỹ kế năm ;báo cáo toán thường là cuối niên độ kế toán Báo cáo tài chính lập với mục đích sau đây : Tổng hợp và trình bày cách khái quát tài sản , tình hình cấp phát kinh phí Nhà nước Ngoài trường có hoạt động nghiệp có thu phải báo cáo tài chính còn có bảng tổng hợp tình hình thu kết nghiệp có thu kỳ Cung cấp các thông tin cần thiết , tin cậy kinh tế ,tài chính phục vụ cho việc kiểm tra ,kiểm soát các khoản chi và tình hình quản lý tài sản Nhà nước (8) Cung cấp thông tin cho việc phân tích đánh giá tình hình thực dự toán thu chi ,tình hình tôn trọng mức chi kinh phí ,tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch kinh phí và thực chế khoán chi Nhà trường Để đạt mục đích trên báo cáo tài chính hay toán cần thực các yêu cầu : Báo cáo tài chính phải lập theo mẫu quy định ,đầy đủ các tiêu thức và đảm bảo tuân thủ phương pháp lập tiêu báo cáo Các số liệu báo cáo phải phản ảnh đầy đủ,rõ ràng ,dễ hiểu và trung thực Số liệu các tiêu giống các báo cáo phải đảm bảo thống Báo cáo toán theo trình tự sau : *Bảng cân đối tài khoản *Tổng hợp tình hình kinh phí phát sinh và chi tiết kinh phí sử dụng *Đối chiếu tình hình thực dự toán Kho bạc Nhà nước *Đối chiếu tiền gởi ( Tiền gởi học phí , tiền gởi khác ) *Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định *Báo cáo kết nghiệp có thu *Đối chiếu BHXH( qua các thông báo BHXH việc nộp tiền bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế BHXH) *Biên kiểm kê quỹ tiền mặt *Biên kiểm kê tài sản cuối năm *Biên lý tài sản *Bảng tính hao mòn tài sản *Bảng tổng hợp theo dõi tài sản năm *Thuyết minh báo báo toán Tất các báo cáo trên tôi đóng thành tập in bìa và trang trí cho thẩm mỹ ngoài bìa ghi :Tên quan chủ quản -Tên đơn vị - Tên báo cáo toán năm -Ghi trình tự hồ sơ gồm có (như trình tự báo cáo toán đã nói trên ) Như cuối năm tôi tập hợp các loại báo cáo tài chính đưa vào kẹp hồ sơ có nhãn tên ( Hồ sơ báo cáo tài chính - năm ) để lưu trữ Ví dụ 1: Tìm chứng từ chi lương tháng năm 2006: Trước hết mở kẹp chứng từ năm 2006 và tìm kẹp chứng từ chi lương quý lấy bảng lương tháng để xem Ví dụ 2:Có phụ huynh đến thắc mắc vấn đề đơn xin miễn giảm học phí năm học : 2006 -2007 Trước hết mở kẹp chứng từ năm 2006 Tìm kẹp hồ sơ miễn giảm năm học 2006-2007.Hỏi phụ huynh phụ huynh học lớp nào ? Ta lật danh sách lớp đó xem tên học sinh số danh sách và tìm đơn xin miễn giảm số đó để (9) xem nội dung ghi nào để giải thích cho phụ huynh tránh thời gian phụ huynh Ví dụ 3: Phòng tài chính- kế hoạch huyện khảo sát tình hình tài chính số trường năm 2006 chi mục 110 (Vật tư văn phòng) là bao nhiêu ? Sau đưa vào chế khoán chi bắt đầu năm 2007 thì mục này tiết kiệm bao nhiêu ?: Trước hết ta mở kẹp hồ sơ báo báo tài chính năm 2006 tìm báo cáo toán quý năm 2006 và kẹp hồ sơ báo báo tài chính năm 2007 tìm báo cáo toán quý năm 2007 Sau đó xem báo chi tiết tình hình kinh phí sử dụng hai năm so sánh mức tiết kiệm này Ví dụ 4: Phòng GD&ĐT Thăng Bình tra toàn diện trường ;kiểm tra và lấy số liệu hai năm : Ngân sách 2006 ,Ngân sách 2007, các khoản thu học phí Nhìn vào hồ sơ lưu trữ ta rút kẹp chứng từ năm 2006,2007;Kẹp sổ sách năm 2006,2007;Kẹp báo cáo tài chính năm 2006,2007 đem trình đoàn thì đó có tất vừa chứng từ và số liệu đã có bảng tổng hợp rõ ràng Không cần phải tìm kiếm thời gian mà gây ấn tượng không tốt vấn đề tài chính đơn vị Với cách này, đơn vị nào xếp vậy, hồ sơ kế toán lưu trữ khoa học thì tìm nhanh lãnh đạo cần , các số liệu có trên bảng tổng hợp tạo điều kiện thuận lợi việc so sánh , báo cáo số liệu kế toán qua các năm Nếu có thay đổi kế toán thì kế toán kế nhiệm đỡ vất vả khó khăn việc tìm kiếm chứng từ việc bàn giao từ kế toán cũ sang kế toán V KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU: Qua nhiều năm làm công tác kế toán trường THCS Phan Đình Phùng thân tôi đã tìm tòi nghiên cứu vừa làm, vừa học nên đã đúc kết rút vài kinh nghiệm việc lưu trữ hồ sơ kế toán đã trình bày trên Từ kinh nghiệm này đã đem lại số kết định -Ban tra trường thấy rõ nguồn chi qua việc phân loại chứng từ theo nguồn Số liệu chặt chẽ chính xác trên các báo cáo tạo nguyên tắc dân chủ công khai tài chính nhà trường Qua đó các cán ,công chức, viên luôn tin tưởng khả xây dựng tài chính đơn vị và yên tâm công tác - Phòng tài chính -Kế hoạch huyện Thăng Bình kiểm tra báo cáo toán năm tiết kiệm thời gian với nhân khiêm tốn đánh giá chính xác công tác tổ chức tài chính đơn vị Nhiều năm liền đơn vị phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Thăng Bình đề nghị khen thưởng đơn vị việc xếp và lưu trữ hồ sơ kế toán khoa học tạo điều kiện thuận lợi việc kiểm tra báo cáo toán năm - Khi đoàn tra phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Thăng Bình ,đoàn kiểm toán trường kiểm tra vấn đề tài chính năm nào (10) chứng từ và số liệu đã xếp lưu trữ khoa học thì việc kiểm tra đánh giá chặt chẽ ,chính xác Trường Phòng Giáo dục & Đào tạo đánh giá cao công tác tổ chức tài chính đơn vị - Bản thân đỡ vất vả việc tìm kiếm lãnh đạo cần chứng từ kế toán nào đó để tra cứu việc chi hoạt động nào đó năm này và năm khác, cán giáo viên thắc mắc vấn đề lương năm nào đó , - Hồ sơ xếp,lưu trữ khoa học góp phần việc tiến đến xây dựng trường chuẩn Quốc gia VI KẾT LUẬN : Việc trình bày trên đây chưa thể hết vấn đề và việc làm cụ thể theo quy định quá trình quản lý tài chính kế toán Nhà Nước quy định Ở đây tôi trình bày việc làm kế toán đã ứng dụng thực tế trường THCS Phan Đình Phùng và đã đem lại kết phục vụ tốt cho công tác quản lý, đạo tài chính đơn vị Khi chưa áp dụng phương pháp này Thủ trưởng tôi cần chứng từ nào đó tôi phải xin hẹn hôm sau ,rất khó khăn việc tìm kiếm chứng từ năm trước ,khi kiểm tra báo cáo số liệu là cập rập.Từ áp dụng phương pháp này tôi yên tâm việc tìm kiếm và tự tin đoàn tra nào kiểm tra tài chính đơn vị Số liệu luôn luôn sẵn sàng trên các bảng tổng hợp lưu trữ thì thuận lợi việc báo cáo cần VII ĐỀ NGHỊ : Công tác lưu trữ hồ sơ kế toán các đơn vị quan trọng - Vì đề nghị các lãnh đạo các đơn vị thuộc Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện nhắc nhở để các kế toán làm tốt công tác này Nếu làm tốt công tác này thì việc luân chuyển kế toán huyện không rắc rối bàn giao công tác hết niên độ kế toán mà có số trường (Phòng Tài chính đã đọc tên)chưa toán ngân sách năm trước - Khi thực tế kiểm tra tài chính các đơn vị trường đề nghị Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Thăng Bình đưa mục này vào để góp ý thêm công tác đạo tài chính đơn vị Đây là số phương pháp vô số phương pháp người làm công tác kế toán Qua đề tài này tôi mong muốn góp vài kinh nghiệm nhỏ mình với mong muốn đồng nghiệp thực tốt Quyết định số : 218/2000/QĐ-BTC Bộ trưởng Bộ tài chính việc ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán Đề tài này chắn không tránh khỏi thiếu sót ;rất mong hội đồng khoa học các cấp và đồng nghiệp góp ý trao đổi để thân tôi có thêm nhiều kinh nghiệm tốt việc lưu trữ hồ sơ kế toán Tôi xin chân thành cảm ơn! VII PHẦN PHỤ LỤC : (Đính kèm sau trang 12) (11) IX TÀI LIỆU THAM KHẢO: Quyết định số : 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 Bộ trưởng Bộ Tài chính việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán PGS.TS Ngô Thế Chi -ThS Nguyễn Duy Liễu -Kế toán - Kiểm toán trường học -Nhà Xuất thống kê Hà Nội -Tháng năm 2002 Luật gia Phạm Dung -Những quy định quản lý tài chính sử dụng ngân sách các chế độ định mức chi và toán áp dụng ngành Giáo dục- Nhà xuất Lao động - Năm 2008 Phạm Ngọc Quyết -Chế độ kế toán hành chính nghiệp -Nhà xuất Tài chính - Năm 2006 Nguyễn Văn Túc - Quy định quản lý tài chính thu chi ngân sách mua sắm thiết bị và sử dụng tài sản Nhà Nước - Nhà xuất Tài chính - năm 2008 (12) X MỤC LỤC: Tên đề tài Đặt vấn đề Cơ sở lý luận Cơ sở thực tiễn Nội dung nghiên cứu: A Phân loại hồ sơ cần lưu trữ: B Lưu trữ : Kết nghiên cứu : Kết luận : Đề nghị : Phần phục lục : 10 Tài liệu tham khảo : 12 Mục lục : Trang :01 Trang :01 Trang :01 Trang :02 Trang :02 Trang :02 Trang :03 Trang :09 Trang :10 Trang :10 Trang :10 Trang :11 Trang :12 ******************************************** (13)