Kiểm toán nội bộ và sự phối hợp giữa kiểm toán viên nội bộ với kiểm toán viên bên ngoài.DOC

Kiểm toán nội bộ và sự phối hợp giữa kiểm toán viên nội bộ với kiểm toán viên bên ngoài.

LỜI MỞ ĐẦU

* * *

Cùng với sự phát triển và tiến bộ của xã hội, cơ chế thị trường ra đời đã làmcho các hoạt động tài chính và sở hữu ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp Vìthế chức năng kiểm tra của kế toán dần dần không đáp ứng được nhu cầu củangười sử dụng thông tin và kiểm toán ra đời là một tất yếu khách quan Từ khi xuấthiện, ngành kiểm toán liên tục phát triển cả về lý luận, thực tiễn và ngày càng cóvai trò quan trọng, khẳng định mình là một môn khoa học, một lĩnh vực nghiên cứuriêng Cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt đòi hỏi các doanh nghiệp phải nỗ lựcvươn lên từ chính bản thân mình Điều này đòi hỏi các nhà quản trị phải có nhữngquyết định và phương pháp quản lý đúng đắn để bảo đảm cho việc kinh doanh cóhiệu quả Đó cũng là lý do xuất hiện loại hình kiểm toán nội bộ (KTNB) Với sựhiện diện của mình, KTNB giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp có đầy đủ cácthông tin chính xác về tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình, về các báo cáotài chính được lập cũng như nhiều báo cáo khác để làm cơ sở cho việc quản trịdoanh nghiệp.

KTNB tuy là một lĩnh vực mới mẻ nhưng đó là một trong những công cụ hữuhiệu và có vai trò hết sức to lớn trong việc đánh giá tính chính xác của các báo cáotài chính, kiểm toán tính tuân thủ, hoạt động trong doanh nghiệp, taọ niềm tin chonhững người sử dụng thông tin và là cơ sở để ra các quyết định của nhà quản trị.

Trước đây có quan điểm cho rằng hoạt động kiểm toán nội bộ là sự mở rộngcông việc của kiểm toán viên bên ngoài Thực tế, trong nhiều trường hợp, chươngtrình kiểm toán nội bộ do kiểm toán viên bên ngoài đặt ra và trực tiếp sử dụng đẻphục vụ nhu cầu của kiểm toán bên ngoài Hiện nay, tuy có một số mặt quan tâmchung, nhưng những ưu tiên của kiểm toán nội bộ và kiểm toán bên ngoài lại rất

khác nhau Kiểm toán viên bên ngoài có trách nhiệm chủ yếu với các bên, ngoài tổchức khách hàng, còn kiểm toán viên nội bộ thì chịu trách nhiệm chủ yếu với tổchức Kiểm toán viên bên ngoài quan tâm đặc biệt đến sự đúng đắn của báo cáo tàichính, còn kiểm toán viên nội bộ thì đặt mối quan tâm hàng đầu vào hiệu quảchung của các nghiệp vụ và khả năng có lãi của công ty Mặc dù hai nhóm kiểmtoán khác nhau về nhiệm vụ chủ yếu, nhưng vẫn có những mối quan tâm chunglàm cơ sở cho một sự kết hợp tác dụng rộng rãi.

Với tinh thần đó, đề tài “Kiểm toan nội bộ và sự phối hợp giữa kiểm toán viênnội bộ với kiểm toán viên bên ngoài” xin được đề cập đến những khía cạnh liên

quan đến công tác KTNB và sự phối hợp giữa kiểm toán viên nội bộ với kiểm toánviên bên ngoài như thê nào để đem lại hiệu quả.

Nội dung chuyên đề gồm:

Phần I: Những lí luận chung về KTNB và sự phối hợp với kiểm toán viên bênngoài.

Phần II: Thực trạng KTNB trong các DNNN và sự phối hợp với kiểm toánviên bên ngoài ở Việt Nam hiện nay.

Phần III: Một số đề xuất cải thiện việc tổ chức hoạt động KTNB và sự phốihợp giữa kiểm toán nội bộ với kiểm toán viên bên ngoài ở Việt Nam.

Mặc dù đã cố gắng tìm hiểu và nghiên cứu, song do hạn chế về kiến thức nênchuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu xót Em rất mong nhận được sựgóp y của các thầy cô giáo để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn nữa.

Để hoàn thiện chuyên đề, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của

TS Nguyễn Phương Hoa và các thầy cô trong khoa kế toán.

Với sự lớn mạnh và gia tăng quy mô các doanh nghiệp vài thập niên gần đây,tầm quan trọng KTNB cũng lớn mạnh một cách tương ứng, làm cho nó trở thànhyếu tố chính trong việc thiết lập hệ thông kiểm soát và kiểm tra nội bộ.ở một sốnước, cơ quan lập pháp đã đưa ra những văn bản pháp luật nhằm tạo ra hành langpháp lí để tạo điều kiện cho KTNB hoạt động và phát triển Bộ phận KTNB đãphát triển mạnh ở Mỹ cũng như ở châu Âu từ những năm 60 Sự phát triển này đăđược khuyến khích bởi sự thành lập của trường đào tạo kiểm toán nội bộ (IIA) năm1941 tại New York, tổ chức này đã xác định bản chất, mục tiêu và phạm vi hoạtđộng của bộ phận KTNB Tiếp đó là sự xuất hiện của Hiệp hội kiểm toán viên nộibộ ở Pháp từ năm 1965 và sau đó trở thành Viện nghiên cứu của kiểm toán viên và

kiểm toán viên nội bộ của Pháp (IFAC) vào năm 1973 Phổ biến ở các nước, việctrao đổi kinh nghiệm và bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm toán nội bộ đã được thực hiện ởcác hiệp hội kế toán viên.

Ở Việt Nam, theo quy chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh đối vớidoanh nghiệp Nhà nước, ban hành kèm theo Nghị định 59/CP ngày 03 tháng 10năm 1996 của Chính phủ (được sửa đổi, bổ sung một số điều tại Nghị định 27/CP-1999) báo cáo tài chính hàng năm của doanh nghiệp nhà nước phải được kiểm tra,xác nhận của kiểm toán độc lập hoặc kiểm toán nội bộ Như vậy quy đinh này đãbước đầu tạo hành lang pháp lý cho việc tổ chức và hoạt động của kiểm toán nộibộ Đến ngày 28 tháng 10 năm 1997 Bộ trưởng Bộ tài chính ký Quyết định số 832/TC/QĐ/CĐKT ban hành Quy chế kiểm toán nôi bộ - kiểm toan nội bộ chính thứcxuất hiện.

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và nội dung hoạt động của kiểm toánnội bộ

1.1.2.1 Khái niệm kiểm toán nội bộ

Hiểu một cách cơ bản, kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lậptrong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầuquản trị nội bộ đơn vị.

Theo Liên đoàn kế toán quốc tê (IFAC), kiểm toán nội bộ là “một hoạt độngđánh giá độc lập được thiết lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụcho doanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp vàhiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm toán nội bộ” Mục tiêu của kiểm toán nội bộlà giúp đỡ các thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệuquả, giúp cho các nhà quản lý cấp cao trong đơn vị quán xuyến được các hoạt độngđã và đang diễn ra trong đơn vị, bao gồm: những qui tắc đặt ra có được tuân thủkhông? Tài sản có được sử dụng hợp lý không? Cán bộ công nhân viên làm việc có

hiệu quả không? Các qui định hiện hành có còn phù hợp khi điều kiện thay đổi?Như vậy, KTNB hình thành và phát triển xuất phát từ nhu cầu quản lí của bảnthân doanh nghiệp KTNB là chức năng đánh giá một cách độc lập và khách quancơ cấu kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Phạm vi của kiểm toán nội bộ bao gồmtất cả mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp ở tất cả các cấp quản lí khác nhau.KTNB xem xét, đánh giá và báo cáo về thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ,đưa ra những phân tích, kiến nghị, tư vấn mang tính chuyên nghiệp để lãnh đạodoanh nghiệp có cơ sở tin cậy trong việc quản lí có hiệu quả các hoạt động củadoanh nghiệp.

1.1.2.2 Chức năng của kiểm toán nội bộ

KTNB hình thành do nhu cầu quản lí cho nên chức năng của nó cũng trải quaquá trình phát triển từ thấp đến cao cùng với khoa học quản lí kinh tế, trình độ vàkinh nghiệm quản lí của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp Mặc dù theo kinh nghiệmcủa các nước có nền kinh tế thị trường phát triển, chức năng của KTNB hiện đại làđánh giá độc lập hệ thống kiểm soát nội bộ, nhưng chức năng truyền thống củaKTNB là xem xét, đánh giá độ tin cậy, thống nhất của các thông tin tài chính vàhoạt động, đánh giá việc sử dụng tiết kiệm, hữu ích, có hiệu quả vốn và tài sảndoanh nghiệp Chính vì vậy, việc quy định chức năng, nhiệm vụ cho KTNB cầnphải xem xét phù hợp với điều kiện cụ thể của từng quốc gia, từng khu vực kinh tế,từng ngành và từng đơn vị.

1.1.2.3 Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ

Về cơ bản, nhiệm vụ của KTNB bao gồm các nhiệm vụ sau:

- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ, tài liệu, số liệu kếtoán, việc chấp hành chế độ, thể lệ kế toán tài chính của nhà nước.

- Kiểm tra và xác nhận mức độ trung thực, hợp lí của báo cáo quyết toándo kế toán và các bộ phận khác trong DN lập ra.

- Kiểm tra xác nhận giá trị vốn góp của DN và các đối tác tham gia liêndoanh với DN Kiểm tra xác nhận tính trung thực, hợp lí, đầy đủ của sốliệu kế toán và báo cáo quyết toán của đơn vị liên doanh.

- Kiểm tra tính hiệu quả và tính pháp lí của hệ thống kiểm soát nội bộtrong đó có hệ thống kế toán Giám sát sự hoạt động và tham gia hoànthiện chúng.

- Kiểm tra tính hiệu quả và tính pháp lí của quy chế kiểm soát nội bộ,đồng thời có kiến nghị hoàn thiện các quy chế này.

Thông qua việc thực hiện các nhiệm vụ trên, KTNB có trách nhiệm hướngdẫn nghiệp vụ cho cán bộ kế toán và các cán bộ nghiệp vụ khác có liên quan, đềxuất các quyết định quản lí, xử lí về tài chính kế toán và các nội dung xử lí khác.

1.1.2.4 Quyền hạn của kiểm toán nội bộ

Do đặc trưng của KTNB là kiểm tra, xác minh tính đúng đắn của các báo cáotài chính trong doanh nghiệp, tính tuân thủ và hiệu quả hoạt động của doanhnghiệp nên KTNB có những quyền hạn riêng để đảm bảo mục đích hoạt động.KTNB có quyền:

- Thứ nhất, KTNB độc lập với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, độclập về chuyên môn nghiệp vụ trong phạm vi khuôn khổ luật pháp và cácchuẩn mực, phương pháp nghiệp vụ chuyên môn.

- Thứ hai, yêu cầu các bộ phận và các cá nhân có liên quan cung cấp đầyđủ, kịp thời các tài liệu về kế toán, tài chính và các tài liệu khác có liênquan tới nội dung kiểm toán.

- Thứ ba, có quyền đối chiếu xác minh các thông tin kinh tế có liên quantới đối tượng được kiểm toán ở trong và ngoài doanh nghiệp.

- Thứ tư, có quyền kiến nghị với đối tượng được kiểm toán có biện phápsửa chữa sai phạm và có quyền ghi ý kiến của mình vào báo cáo kiểmtoán

- Thứ năm, có quyền đề xuất với lãnh đạo doanh nghiệp những kiến nghịvà biện pháp về quản lý.

Đó là những quyền hạn cơ bản của KTNB Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào từngdoanh nghiệp, từng điều kiện cụ thể mà KTNB có thể có thêm các quyền hạn khác.

1.1.2.5 Nội dung hoạt động của kiểm toán nội bộ

Các hoạt động mà kiểm toán nội bộ tiến hành bao gồm:

- Rà soát lại hệ thống kế toán và các qui chế kiểm soát nội bộ có liênquan,giám sát sự hoạt động của các hệ thống cũng như tham gia hoànthiện chúng.

- Kiểm tra các thông tin tác nghiệp, thông tin tài chính bao gồm việc ràsoát lại các phương tiện đã sử dụng để xác định, tính toán, phân loại vàbaó cáo những thông tin này, kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ, các số dưvà các bước công việc.

- Kiểm tra tính hiệu quả , sự tiết kiệm và hiệu suất của các hoạt động kểcả các qui định không có tính chất tài chính của doanh nghiệp.

Như vậy, lĩnh vực chủ yếu của KTNB là kiểm toán hoạt động của các bộ phậntrong doanh nghiệp Ngoài ra, KTNB cũng tiến hành các nội dung kiểm toán tuânthủ để xem xét việc chấp hành các chính sách, qui định của doanh nghiệp.

1.2 Sự phối hợp giữa kiểm toán nội bộ với kiểm toán viên bên ngoài1.2.1 Sự cần thiết phải phối hợp

Trên thực tế, doanh nghiệp được cung cấp những dịch vụ kiểm toán chính từhai nguồn khác nhau – kiểm toán viên nội bộ và kiểm toán viên bên ngoài – điều

này đã tạo ra sự trong dợi là có những mối quan hệ qua lại làm cơ sở cho sự phốihợp mà người ta mong muốn Cho dù một loại hình dịch vụ kiểm toán là do kếtoán viên độc lập của Nhà nước thực hiện còn loại hình kia do các nhân viên thuộcphòng kiểm toán nội bộ của bản thân doanh nghiệp đảm nhận, nhưng cả hai nỗ lựckiểm toán đều phải xử lý hồ sơ và nhân sự của cùng một công ty Do đó, khả năngtrùng lặp không cần thiết về cố gắng hoặc những yêu cầu quá mức đối với phòngnhân sự là không tránh được Đồng thời, cũng thường có khả năng tiềm tàng làtoàn bộ nỗ lực kiểm toán có thể, trong chừng mực nào đó, được hợp nhất theo mộtcách thức để đáp ứng có hiệu quả hơn những mục tiêu và mục đích lớn hơn củadoanh nghiệp Vì vậy, chúng ta cần biết rõ hơn những mục đích ban đầu của từngnhóm kiểm toán và việc đạt được những mục đích này có thể liên quan như thế nàotới, một cách gián tiếp hoặc trực tiếp, những mối quan tâm chung Chúng ta cũngcần biết nhiều hơn về những mối quan tâm chung này và làm thế nào để có thểthoả mãn được chúng một cách tốt nhất thông qua những kiểu phối hợp đặc biệt.

1.2.2 Cơ sở của sự phối hợp hiệu quả

1.2.2.1 Những mối quan tâm ban đầu và thứ yếu

Sự phối hợp hiệu quả của kiểm toán viên (KTV) nội bộ và KTV bên ngoàikhởi đầu cùng với sự hiểu biết về những mối quan tâm ban đầu và thứ yếu của mỗiloại kiểm toán viên Sau đó sự hiểu biết này sẽ là cơ sở cho việc nhìn nhận nhữngmối quan tâm chung.

Những mối quan tâm ban đầu của kiểm toán viên nội bô.

Kiểm toán nội bộ là chứng năng đánh giá độc lập được thiết lập trong mộtđơn vị như là một loại hình dịch vụ nhằm xem xét và đánh giá các hoạt động củanó Mục đích của KTNB là nhằm giúp đỡ các thành viên của đơn vị trong việchoàn thành các trọng trách của mình một cách có hiệu quả bằng việc tổng kết vàđánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Trong việc làm này, KTV nội bộ theo đuổi

việc bảo vệ đơn vị ở những khía cạnh như tính trung thực và độ tin cậy của thôngtin, việc tuân thủ chính sách, kế hoạch, thủ tục và quy định cũng như việc bảo vệtài sản Đồng thời, KTV nội bộ cũng theo đuổi việc giúp đỡ đơn vị nhằm đạt đượcđộ thoả dụng các nguồn lực một cách hữu ích hơn Những mối quan tâm này cóliên quan đến toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng chúng cũng bao gồm vàdựa vào phần việc của kiểm soát nội bộ mà gắn lion với việc ghi nhận các giaodịch và việc chuẩn bị các báo cáo tài chính.

Những mối quan tâm ban đầu của kiểm toán viên bên ngoài.

Mỗi doanh nghiệp hoạt động trong một môi trường mà ở đó trong nhiềuphương diện nó có gắn bó mật thiết với cổ đông, nhà đầu tư, chủ nợ, cơ quan củaChính phủ, các đơn vị khác và cá nhân khác Trong mối tương quan này, đơn vịphải cung cấp thông tin và mô tả các khoản mục chính của báo cáo tài chính - đặcbiệt là tình hình tài chính được trình bày trong bảng cân đối kế toán và kết quả hoạtđộng sản xuất, kinh doanh được trình bày trong báo cáo thu nhập Trách nhiệm củađơn vị là chuẩn bị các báo cáo tài chính nhưng chúng phải được ai đó ở ngoài đơnvị là người với tính độc lập và kỹ năng nghề nghiệp đặc biệt có thể cung cấp mộtsố các dịch vụ khác, nhưng nhiệm vụ ban đầu của anh ta có liên quan tới báo cáotài chính là cung cấp ý kiến độc lập cần thiết đã nêu trước đây về sự công khaitrung thực của những báo cáo này Do đó, mối quan tâm ban đầu của KTV bênngoài phải thực sự là tính hợp lý và đúng đắn mang tính nghề nghiệp của ý kiếnđộc lập này.

Tuy nhiên, các báo cáo tài chính của đơn vị dựa trực tiếp vào những thủ tụcvà sổ sách quan trọng mà phản ánh kết quả hoạt động liên tục của đơn vị Đây lạilà hệ thống kiểm soát kế toán nội bộ - một phần mối quan tâm rộng hơn của KTVnội bộ Như vậy, mặc dù cả KTV nội bộ và KTV bên ngoài đều có những nhiệmvụ ban đầu rất khác nhau nhưng họ có mối quan tâm thứ yếu chung về tính đầy đủcủa hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị Đó là mối quan tâm chung cung cấp cơ

sở hợp lý chủ yếu cho nỗ lực phối hợp hiệu quả giữa hai loại kiểm toán này.

Những mối quan tâm chung thứ yếu khác.

Thực chất của mối quan tâm chính trong hệ thống kiểm soát kế toán nội bộkhông thể phủ nhận những mối quan tâm chung thứ yếu khác Chẳng hạn, đứng vềlợi ích của toàn bộ công ty, KTV nội bộ quan tâm đến việc tổ chức tìm kiếm dịchvụ kiểm toán bên ngoài sao cho cung cấp giá trị tốt với giá phí phải trả và tối thiểuhoá việc can thiệp vào các hoạt động khác đang diễn ra trong đơn vị KTV nội bộcó mối quan tâm cơ bản gần giống với KTV bên ngoài khi họ là bất cứ người bánnào khác cùng với năng lực đặc biệt trong trường hợp có hiểu biết tốt hơn về phạmvi mà sản phẩm bán đặc thù được cung cấp Mặt khác, KTV bên ngoài cũng quantâm đến lợi ích của công ty, đặc biệt với nghĩa là một khách hàng giàu có thì đó làmột nhân tố quan trọng hơn đối với uy tín và doanh thu của hãng kiểm toán tưnhân bên ngoài ở một chừng mực nào đó, KTV bên ngoài cũng biết rằng nhà quảnlý của công ty đó sẽ chờ đợi ở họ lời khuyên trong việc đánh giá tính hiệu quả củakiểm toán nội bộ, bao gồm cả phạm vi và chất lượng cả các dịch vụ khác nhau củakiểm toán nội bộ KTV bên ngoài cũng biết rằng quản lý thường sẽ mong đợi nếukhông nói là đòi hỏi - rằng KTV bên ngoài sẽ đưa ra tất cả sự cân nhắc có thể đốivới công việc của KTV nội bộ trong khi thực hiện công việc kiểm toán của chínhmình Do đó, tất cả những mối quan tâm thứ yếu này của hai nhóm kiểm toán cóảnh hưởng đến việc tăng cường thêm mối quan tâm đã có trong những nỗ lực phốihợp hiệu quả.

1.2.2.2 Thái độ đúng đắn của mỗi nhóm kiểm toán

Mặc dù những mối quan tâm ban đầu và thứ yếu của KTV nội bộ và KTV bênngoài đã tạo ra cơ sở phong phú cho việc thiết lập một nỗ lực phối hợp hiệu quảnhưng mỗi nhóm kiểm toán vẫn cần có thái độ đúng đắn của mình Những nhàkiểm toán chuyên nghiệp cũng giống như bất kỳ cá nhân nào khác Do đó, họ có

thể lệ thuộc vào những vấn đề tương tự như lòng tự trọng, sự ghen tỵ, lợi ích cánhân bị méo mó, sự chậm chạp, thiếu tự tin và những yếu tố phản tác dụng khác.Những khả năng này thường không được xem xét một cách khách quan và vô tìnhtrỏ thành cơ sở cho sự khẳng định những lý do thực tế hơn đối với việc cản trở nỗlực phối hợp hiệu quả Những vần đề này cũng thường xuyên cản trỏ nỗ lực phốihợp hiệu quả thực sự.

1.2.2.3 Sự hiểu biết mang tính cộng tác ở bộ máy lãnh đạo

Nhân tố nền tảng chủ yếu khác cho sự phối hợp hiệu quả của hai nỗ lực kiểmtoán là sự hiểu biết những nhân tố có liên quan tồn tại ở bộ máy lãnh đạo Trongđó, ba cá nhân có ảnh hưởng đặc biệt quan trọng là giám đốc tài chính, giám đốcđiều hành và chủ tịch uỷ ban kiểm toán của ban giám đốc.

Vai trò của giám đốc tài chính Giám đốc tài chính (CFO) là người có quan hệ

trực tiếp nhất với hãng kiểm toán bên ngoài - nơi chịu trách nhiệm về những camkết kiểm toán đặc biệt bởi Giám đốc tài chính thường phải đảm nhận trách nhiệmvề các hoạt động kiểm toán tài chính và kế toán mà cấu thành nên hệ thống kiểmsoát kế toán nội bộ và cũng bao gồm hàng loạt các hoạt động dẫn đến kết quả cuốicùng là các báo cáo tài chính đang được KTV bên ngoài xem xét Chính Giám đốctài chính là người làm việc đầu tiên với kiểm toán vien bên ngoài để đi tới sự thoảthuận về bản chất và phạm vi xem xét của KTV bên ngoài.

Như vậy, mức độ quan trọng của các dữ liệu kiểm toán nội bộ và những khảnăng tận dụng chúng thông qua sự phối hợp hiệu quả, mà Giám đốc tài chính nhấnmạnh, đã trở thành một định tố chính của quan tâm mà KTV bên ngoài dành chonỗ lực phối hợp này Đồng thời, Giám đốc tài chính có thể tác động, ở các mức độkhác nhau, bằng niềm tin hay quyền lực của mình, đối với sự cộng tác đó.

Vai trò của giám đốc điều hành Theo truyền thống, giám đốc điều hành

(CEO) giao cho giám đốc tài chính trách nhiệm về các hoạt động gắn liền với các

hoạt động kiểm soát tài chính và việc thoả thuận với KTV bên ngoài về hoạt độngkiểm toán theo thông lệ hàng năm Tuy nhiên, việc ban hành Luật những hành vihối lộ nước ngoài vào năm 1977 đã có xu hưởng nhiều hơn đến giám đốc điềuhành trong những phần việc này Đặc biệt kết quả của những quy định do Uỷ banChứng khoán và Giao dịch đề xuất đã yêu cầu giám đốc điều hành ký một báo cáoquản lý trong đó bao gồm việc trình bày về tính đầy đủ của hệ thống kiểm soát kếtoán nội bộ Tất cả những quy định này có xu hướng ảnh hưởng sâu rộng hơn đếngiám đốc điều hành trong việc giao dịch với KTV bên ngoài và do đó đóng gópquan trọng trong việc thúc đẩy cách tiếp cận nghiêm túc hơn về tiến trình phối hợp.

Vai trò của Uỷ ban kiểm toán Uỷ ban kiểm toán, dưới sự lãnh đạo của chủ

tịch uỷ ban kiểm toán (CAC), ngày càng nhận trách nhiệm nhiều hơn về việc tuyểndụng và thông qua các điều khoản hợp đồng của KTV bên ngoài Sau đó, Uỷ bankiểm toán cũng có vai trò tích cực hơn trong việc phối hợp các nỗ lực của kiểmtoán nội bộ và kiểm toán bên ngoài Điều này không có nghĩa rằng vai trò của cácbên liên quan khác là không cực kỳ quan trọng Nhưng sự tham gia của uỷ bankiểm toán có uy tín lớn - đặc biệt là chủ tịch uỷ ban kiểm toán - và mối quan tâmsâu rộng hơn về sự phối hợp hiệu quả đã làm tăng thêm sức mạnh cho việc đạtđược thoả thuận phối hợp một cách tốt nhất có thể.

Tầm quan trọng của việc hiểu biết đúng đắn Trong tất cả các hoạt động phối

hợp của các quan chức cấp cao của đơn vị đã được trình bày ở trên, việc hiểu biếtđúng đắn của tất cả các cá nhân ngày càng trở nên quan trọng Đặc biệt cần thiết làsự hiểu biết về những mối quan tâm ban đầu và thứ yếu của mỗi nhóm kiểm toánvà sự cần thiết phải hoà trộn các nỗ lực kiểm toán đã được phối hợp theo cách thứccho phép có thể đạt được tất cả các mục tiêu chính Một điều cũng đặc biệt quantrọng là các bên liên quan nhận ra sự cần thiết về trình độ nghiệp vụ cao của mỗinhóm kiểm toán và sự cần thiết về quan hệ nghiệp vụ ở mức độ tương tự giữa KTVnội bộ và KTV bên ngoài Điều này cũng bao gồm việc tiếp tục thừa nhận rằng

chức năng của nhóm kiểm toán nội bộ không phải chỉ là trợ giúp cho KTV bênngoài đạt được các mục tiêu kiểm toán của họ, đồng thời các nguồn lực của nhómkiểm toán nội bộ phải được bảo vệ để có thể cung cấp một cách hợp lý các dịch vụcho ban quản lý nhằm đạt được những mục tiêu nghiệp vụ.

1.2.2.4 Những nhân tố thúc đẩy sự phối hợp

Việc phối hợp có hiệu quả giữa KTV nội bộ và KTV bên ngoài bị tác độngbởi những nhân tố mang tính thúc đẩy Tuy nhiên, các nhân tố thúc đẩy khác nhauthường có xu hướng chòng chéo lên nhau Các nhân tố này biến đổi từ các nhân tốở mức độ tương đối thấp đến những nhân tố có tầm quan trọng ở mức độ cao.Chẳng hạn, việc cản trở những đại diện của hai nhóm kiểm toán này đạt được vị trínghề nghiệp nhất định một cách đồng thời và sau đó cản trở việc theo đuổi xem xétnhững sổ sách giống nhau hoặc thẩm vấn người lao động của cùng một công ty.Mặt khác, những nhân tố thúc đẩy có thể là sự hỗ trợ mang tính hợp tác ở mức độcao hơn Ví dụ, việc trao đổi tài liệu và thông tin liên quan cùng với việc thảo luậnvà thảo luận chung về việc triển khai công việc hơn nữa và việc khắc phục nhữngnhược điểm đã được chỉ ra.

1.2.2.5 Những cản trở sự phối hợp

Cũng giống như những nhân tố thúc đẩy, những cản trở ảnh hưởng tới nỗ lựcphối hợp có hiệu quả có thể biến đổi từ những nhân tố ở mức độ rất thấp đếnnhững vật cản rất lớn Chúng có thể thay đổi từ những nhược điểm của riêng KTVnội bộ hoặc KTV bên ngoài đến những hoạt động ở mức độ cao hơn hoặc nhữngáp lực cản trở sự phối hợp có hiệu quả có thể phát triển ở mức độ công việc Tómlại, chúng tạo thành những vật cản đối với sự phối hợp có hiệu quả Những kiểucản trở chính cần được liên tục lưu ý gồm:

- Những khuyết điểm có thể về mặt tổ chức của KTV bên ngoài.

1.2.3 Những yếu tố của sự phối hợp hiệu quả

Sự phối hợp giữa KTV nội bộ và KTV bên ngoài có thể được thực hiện dướinhiều hình thức khác nhau Tuy nhiên, những hoạt động phối hợp này có thể nhómthành 11 loại sau:

1 Trao đổi tài liệu kiểm toán.2 Sự chia sẻ trực tiếp về thông tin.3 Sử dụng phương pháp luận phổ biến.4 Hỗ trợ công việc hợp tác.

5 Hợp tác trong đào tạo cán bộ.

6 Triển khai trợ giúp những tài liệu kiểm toán.7 Lập kế hoạch chung.

8 Phân loại công việc kiểm toán.9 Tổng hợp các báo cáo kiểm toán.

10.Lập báo cáo chung lên các tổ chức cấp cao hơn.11.Đánh giá chéo.

1.2.3.1 Trao đổi tài liệu kiểm toán

Kiểu phối hợp cơ bản xoay quanh việc trao đổi tài liệu kiểm toán Hai tài liệuchủ yếu là hồ sơ và báo cáo kiểm toán Những tài liệu này có thể có do KTV nội bộvà KTV bên ngoài cung cấp cho nhau.

Trao đổi hồ sơ kiểm toán Đối với hồ sơ kiểm toán, tính sẵn sàng cung cấp

chúng của KTV nội bộ cho KTV bên ngoài là vấn đề ít gây tranh luận nhất và dođó là phổ biến nhất trong thực tế Tính logic ở đây là KTV bên ngoài phải kiểm tranhững hồ sơ kiểm toán này ở phạm vi có thể dựa vào công việc của KTV nội bộ.

Hơn nữa, nó thường được nhìn nhận là điều đúng đắn có thể làm cho thông tin trởnên sẵn có cho KTV bên ngoài mà mặt khác KTV bên ngoài sẽ phải có thêm thờigian để thu thập với những cách khác nhau Trong một số trường hợp KTV nội bộcó thể do dự trong việc công khai hồ sơ kiểm toán mà chất lượng về mặt chuyênmôn của chúng không được như mong muốn, nhưng điều này sẽ là một vấn đề cầncó sự sửa chữa cơ bản đối với những sự kiện của chính nó Chắc chắn rằng, khôngmột lý do thật sự thích đáng nào có thể làm cơ sở cho việc KTV nội bộ từ chốicung cấp cho KTV bên ngoài những hồ sơ kiểm toán này.

Trường hợp ngược lại, về mặt nguyên tắc, tính sẵn sàng của những hồ sơkiểm toán của KTV bên ngoài cho KTV nội bộ không tương hợp với tính độc lậpvà những trách nhiệm rộng hơn của họ đối với thế giới bên ngoài Do đó, sự sẵnsàng của những hồ sơ kiểm toán của KTV bên ngoài là vấn đề khó Tuy nhiên, tínhsẵn sàng này được KTV bên ngoài nới rộng ra, ngoại trừ trường hợp có thể về bảnchất đặc biệt.

Trao đổi những báo cáo Việc trao đổi những báo cáo giữa KTV nội bộ và

KTV bên ngoài cũng là hợp lý và là thực tế mang tính đặc thù chung Những báocáo của KTV nội bộ đã có ảnh hưởng đến những nguyên tắc tương tự như hồ sơkiểm toán Do đó, những báo cáo của KTV nội bộ thường được cung cấp một cáchtự nguyện cho KTV bên ngoài và chúng thiết lập nên một phương tiện quan trọngđể tiếp tục thông báo một cách hợp lý cho KTV bên ngoài Tuy nhiên trong một sốtrường hợp, những báo cáo đặc biệt của KTV nội bộ có thể được giữ kín hoặckhông phải là mối quan tâm của KTV bên ngoài.

Đối với KTV bên ngoài cần phải nhận thức rằng những kiểu báo cáo mô tả bổsung cho ý kiến mang tính nguyên tắc là ít phổ biến hơn và chúng thay đổi theonhững điều khoản tuyển dụng kiểm toan riêng Những báo cáo đặc biệt của KTVbên ngoài có thể cũng được giữ kín và không nên đưa lý do vì sao chúng khôngđược cung cấp cho KTV nội bộ Do đó trong việc cung cấp này, thông thường nó

là thực tế mang tính chuẩn mực.

1.2.3.2 Chia sẻ trực tiếp thông tin

KTV nội bộ có thể đi sâu vào những vấn đề trong việc trình bày rộng hơn vàchi tiết hơn về những hoạt động điều hành mà sẽ là quan trọng đối với KTV bênngoài Đồng thời, KTV bên ngoài phụ thuộc rất nhiều vào dòng thông tin hữu ích.Do đó, sự chia sẻ trực tiếp thông tin giữa hai nhóm kiểm toán là rất cần thiết nhằmđáp ứng yêu cầu, đòi hỏi của cả hai nhóm.

1.2.3.3 Sử dụng những thủ tục kiểm toán phổ biến

Trong nhiều trường hợp, người ta tin rằng hai nhóm kiểm toán đều mongmuốn rắng nhóm kiểm toán nội bộ sẽ tuân theo những thủ tục kỹ thuật tương tự vớinhững thủ tục được KTV bên ngoài áp dụng Những ví dụ phổ biến nhất về điềunày là những thủ tục kiểm toán được áp dụng trong những phần riêng của toàn bộnỗ lực kiểm toán và sự sắp xếp những hồ sơ kiểm toán có liên quan Sự hợp lý ởđây là tất cả những thủ tục này đã làm cho KTV bên ngoài dễ dàng hơn trong việcxem xét và sử dụng công việc của KTV nội bộ.

Tuy nhiên, có quan điểm cho rằng những thủ tục phổ biến này chỉ là yếu tốtương đối không quan trọng và dựa nhiều hơn vào năng lực nghề nghiệp cơ bản.Trong bất kỳ tình huống nào, các mục tiêu của KTV nội bộ là rộng hơn so vớinhững mục tiêu của KTV bên ngoài và ở điểm nào đó cấn có sự tiếp cận khác nhauđối với những nhiệm vụ kiểm toán riêng rẽ này Ở một mức độ nào đó các thủ tụcphổ biến này có thể là hữu ích đối với những tình huống mang tính tập thể nhưngsự xét đoán cần phải được kiểm nghiệm trong việc áp dụng thực tế Tóm lại, nhũngthủ tục kiểm toán phổ biến là một công cụ được sử dụng cùng với sự cẩn thận vàthận trọng hợp lý.

1.2.3.4 Hỗ trợ công việc hợp tác

Trong những năm trước đây khi mà sự nhấn mạnh vào nỗ lực phối hợp là banđầu nhằm giảm thời gian và giá phí kiểm toán của KTV bên ngoài, nhân viên củaphòng kiểm toán nội bộ có thể được bổ sung cho KTV bên ngoài và làm việc trựctiếp dưới sự giám sát của KTV bên ngoài Ngày nay, theo những điều kiện của việcthực hành hiện tại, bất kỳ sự sắp xếp công việc cộng tác nào phải được cân nhắccẩn thận KTV nội bộ phản đối việc chỉ định trực tiếp như là sự ngụ ý về một vị trícông việc hạng hai đã dẫn đến việc anh ta không được tiếp tục năng lực nghềnghiệp của chính mình Điều này tồn tại đặc biệt khi KTV nội bộ được chỉ địnhthật sự nhiều tuổi đời và nhiều kinh nghiệm hơn KTV bên ngoài Vấn đề này cóthể được giải quyết bằng cách KTV nội bộ có vai trò như một nhà tư vấn được chỉđịnh hoặc cùng với sự hiểu biết thấu đáo rằng sự sắp xếp này liên quan đến nhữngngười ngang hàng làm việc vì một nền tảng tạm thời nhằm đáp ứng nhu cầu đãđược thừa nhận một cách rõ ràng Một giải pháp khác là phân công người cóchuyên môn tốt nhất chịu trách nhiệm về nỗ lực công việc chung dù cho người đólà KTV nội bộ hoặc KTV độc lập.

1.2.3.5 Hợp tác trong đào tạo cán bộ

Một tình hình đang tồn tại khá phổ biến là khi nào thì hoặc KTV nội bộ hoặcKTV bên ngoài có được năng lực đào tạo hữu ích cho cả hai nhóm KTV bênngoài, người cung cấp dịch vụ cho rất nhiều khách hàng, có thể có được các nguồnlực cho việc phát triển các kiểu chương trình đào tạo khác nhau hữu ích cho KTVnội bộ thuộc những công ty đi thuê kiểm toán Tuy nhiên, trong những ví dụ khác,KTV nội bộ có thể đang chỉ đạo những khoá đào tạo hoặc triển khai những tài liệuđào tạo khác mang tính duy nhất đối với công ty Về phần KTV bên ngoài, có thểcó nhu cầu sử dụng những tài liệu này cho nhân viên của mình, đặc biệt cho nhữngcá nhân thực hiện công việc kiểm toán riêng biệt Tuy nhiên trong thực tế, việc

KTV nội bộ và KTV bên ngoài có những nhiệm vụ ban đầu khác nhau có nghĩa làmỗi nhóm kiểm toán thường có nhiều thuận lợi hơn trong việc triển khai và điềuhành các chương trình đào tạo của chính mình.

Thông thường, khi những tài liệu đào tạo của một nhóm này được nhóm kiasử dụng thì việc sử dụng này được cung cấp mà không có trách nhiệm kèm theobởi vì những mối quan tâm chung do đó đã được đáp ứng Tuy nhiên trong nhữngnăm gần đây, các hãng kiểm toán bên ngoài đã phát triển các chương trình đào tạocho KTV nội bộ như là một công việc kinh doanh mạo hiểm riêng và tạo ra nguồnthu nhập bổ sung mang tính nghề nghiệp.

1.2.3.6 Triển khai trợ giúp những tài liệu kiểm toán

Hai nhóm kiểm toán nội bộ và bên ngoài sẽ phát triển những tài liệu tìm theyvà các khuyến nghị làm ảnh hưởng tới các hoạt động của tổ chức Mặc dù nhữngnhân viên trong tổ chức sẽ có trách nhiệm chính một cách cá nhân hay tập thể vớiviệc đưa ra cân nhắc cuối cùng cho những khuyến nghị như vậy và hành động sửachữa có liên quan nhưng cả hai nhóm kiểm toán đều có chung mối quan tâm tớibản chất và phạm vi của tất cả những thiếu sót đã được biết đến và việc sửa chữasau này của những thiếu sót đó Do đó, cả hai sẽ rất nhạy cảm với tất cả những pháttriển trong lĩnh vực này và sẽ phối hợp nhau trong việc đạt đến mức độ hiệu quảmong muốn trong những thủ tục hoạt động cơ bản.

Như chúng ta đã thấy, mối quan tâm ban đầu của KTV bên ngoài chính là tínhđúng đắn của báo cáo tài chính và sẽ không phải dính líu quá sâu vào các thủ tụchoạt động ngầm như KTV nội bộ Do đó, KTV bên ngoài sẽ thường có ít các pháthiện kiểm toán và khuyến cáo liên quan đến những thủ tục hoạt động này hơn.Cũng vì thế mà KTV bên ngoài sẽ ít liên quan đến việc triển khai các kết quả kiểmtoán hơn KTV nội bộ Tuy nhiên, một số phát hiện kiểm toán và khuyến cáo đặcbiệt của KTV bên ngoài có tầm quan trọng rất lớn đối với việc quản trị công ty.

Kết quả là kế hoạch triển khai kết quả kiểm toán ban đầu và tiếp theo của KTV bênngoài được các bên liên quan xem xét với độ quan tâm đặc biệt.

Điều quan trọng là KTV nội bộ và bên ngoài phối hợp với nhau bằng mọicách để có thể chia sẻ thông tin liên quan tới những gì thuộc về tính hiệu quả hiệnnay và trong tương lai của các quá trình hoạt động trong công ty, đặc biệt trongnhiều lĩnh vực liên quan tới hệ thống kiểm soát kế toán nội bộ Bằng cách làm việccùng nhau, họ đảm bảo một cách tốt nhất hoạt động sửa chữa cần thiết Đồng thờicả hai cũng sẽ có khả năng tốt hơn để hình thành những nỗ lực kiểm toán đang tiếntriển của riêng mình nhằm phục vụ một cách tốt nhất lợi ích chung của họ và sauđó là lợi ích riêng của từng phía.

1.2.3.7 Lập kế hoạch chung

Khi KTV nội bộ và KTV bên ngoài làm việc một cách hợp tác nhằm đạt tớimột sự phối hợp kiểm toán có hiệu quả họ sẽ ngày càng nhận thấy rằng họ cần phảingồi lại cùng nhau để vạch ra những chương trình kiểm toán riêng của mỗi bêntrước khi bắt tay vào công việc kiểm toán thực tế Quá trình lên kế hoạch liên quanđến uỷ ban kiểm toán và mỗi nhóm kiểm toán sẽ phụ trách một số năm Quá trìnhnày cũng đã được trình bày một phần trong chương trình ngân sách được thông quacho năm tới Mặc dù KTV bên ngoài sẽ thường tham gia tới một mức độ nào đóvào quá trình lên kế hoạch dài hạn này, nhưng những kế hoạch của KTV bên ngoàisẽ tập trung hơn vào nhu cầu mỗi năm của mình nhằm phát triển đề nghị của mìnhđể đạt được sự chấp nhận của hội đồng quản trị Đặc biệt, đề nghị đó được đưa rasau khi kiểm toán hàng năm đã hoàn tất.

Thông qua việc lên kế hoạch chung, yêu cầu của mỗi nhóm kiểm toán đượchoà hợp với nhau Một mặt, KTV nội bộ quyết định xem lên làm gì trong công việckiểm toán của mình, nhưng với độ linh hoạt thích hợp, nhằm tạo điều kiện tốt nhấtcho các nhu cầu kiểm toán trong năm tới của KTV bên ngoài Mặt khác KTV bên

ngoài lại xác định những việc cần làm nhằm thực hiện trách nhiệm kiểm toán củamình, có cân nhắc tới những gì mà nhóm kiểm toán nội bộ có thể cung cấp, khilàm việc đó thì một trọng số thích hợp được gắn cho quy mô của đội ngũ nhân viênkiểm toán nội bộ, những khả năng được biểu hiện và mức độ sẵn sàng với côngviệc kiểm toán của đội ngũ này.

Những lợi ích thu được từ sự phối hợp này về bản chất cũng giống như nhữnglợi ích thu được từ bất kỳ loại lên kế hoạch trước nào Các KTV giống như cácquản trị gia khác, cần phải xác định trước cái gì họ phải thực hiện và thực hiện nhưthế nào Điều này là đúng bất chấp thực tế là những kế hoạch đã được đồng ý nhưvậy có thể và cần phải được sửa đổi khi có sự thay đổi các điều kiện Nhờ áp dụngnhững công cụ quản lý trình độ cao này vào thành quả của toàn bộ những mục tiêukiểm toán đã cung cấp cơ sở cần thiết nhất cho một cố gắng kiểm toán được phốihợp có hiệu quả và là sự thực hành chuẩn mực trong một tổ chức lớn điển hìnhđược quản lý tốt.

1.2.3.8 Phân đoạn công việc kiểm toán

Trong khi việc lên kế hoạch trước giữa KTV bên ngoài và KTV nội bộ cungcấp cơ sở thiết yếu cho một nỗ lực phối hợp có hiệu quả thì những lợi ích của nócũng sẽ đạt được một cách tốt nhất khi công việc kiểm toán - đã được lên kế hoạchtrước - được phân chia theo cách phù hợp nhất với yêu cầu của hai nhóm nhân viênchuyên môn Yêu cầu này sẽ chia công việc kiểm toán đã được lên kế hoạch saocho mỗi nhóm có thể xử lý những phân đoạn công việc kiểm toán của mình bằngcách độc lập Việc phân đoạn này đạt được nhờ sự phân công cho mỗi nhóm kiểmtoán những trách nhiệm kiểm toán ban đầu đối với từng thiết bị sản xuất, phòngban, bộ phận, công ty hay là những thủ tục nhất định Với trách nhiệm ban đầu củamình, nhóm kiểm toán sẽ tiếp tục lên kế hoạch chi tiết hơn cho những nỗ lực kiểm

toán đòi hỏi và triển khai kế hoạch đó với đội ngũ nhân viên của mình và sự giámsát của chính nó Đồng thời, hồ sơ kiểm toán, báo cáo, tài liệu và các khuyến nghịcũng được chia sẻ theo cách đã được thoả thuận trước Cũng vào thời gian ấy, côngviệc của KTV nội bộ sẽ tuỳ thuộc vào mức độ cần xem xét thêm khi cần phải đápứng yêu cầu của KTV bên ngoài tương ứng Đây là một phần của việc hỗ trợ chođánh giá cuối cùng của KTV bên ngoài đối với tính chính xác của báo cáo cuốinăm của công ty.

1.2.3.9 Tổng hợp các báo cáo kiểm toán

Sự truy nhập của một nhóm kiểm toán này vào nhóm kia ở các lĩnh vực nhưcác thủ tục kiểm toán, hồ sơ kiểm toán và báo cáo đã được thoả thuận Mức độ vàcách thức mà sự truy nhập này diễn ra đã trở thành những yếu tố chủ yếu của mọicố gắng phối hợp giữa KTV nội bộ với KTV bên ngoài Trong trường hợp kiểmtoán nội bộ đã thực hiện rất tốt công việc của mình thì hồ sơ kiểm toán trở thành tàiliệu chủ yếu cho cả hai nhóm kiểm toán Trường hợp này KTV bên ngoài vốn cónhững tài liệu riêng của mình nhưng những tài liệu đó rất hạn chế về phạm vi.Những tài liệu này thường là những nhận xét của KTV bên ngoài với hồ sơ củaKTV nội bộ và kết quả kiểm tra hạn chế thêm công việc của KTV nội bộ ở đằngsau những hồ sơ trên.

1.2.3.10 Lập báo cáo chung lên cấp cao hơn

Một khía cạnh đặc biệt quan trọng của một nỗ lực phối hợp có hiệu quả làkhuynh hướng hướng tới việc báo cáo chung lên các cấp tổ chức ở cấp cao hơn.Những cấp trên này thường là những quản trị viên tập đoàn, uỷ ban tập đoàn hoặcban giám đốc (gồm cả uỷ ban kiểm toán của nó) Báo cáo chung này bao gồm mộtphạm vi rộng Ví dụ nó có thể dưới dạng thảo luận chung ở cấp độ tổ chức cao hơnvới những báo cáo riêng của mỗi nhóm kiểm toán Trường hợp khác nó có thể