Báo cáo thực tập tổng hợp Khoa kinh tế tại CÔNG TY TNHH tm FORWARDING

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN Trong bối cảnh kinh tế hội nhập mở cửa giao thương, ngành logistics ngày phát triển, đặc biệt hoạt động giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế Là doanh nghiệp nhạy bén với thay đổi thị trường, nắm bắt nhanh xu phát triển ngành giới, từ ngày đầu thành lập (1996) nay, T&M Forwarding doanh nghiệp đầu ngành giao nhận vận chuyển Việt Nam Dưới giúp đỡ anh chị công ty TNHH T&M Forwarding Hà Nội, em tiếp xúc với công việc thực tế trình giao dịch thực hợp đồng với khách hàng, thực hành sales số khách hàng có hàng xuất nhập khẩu, chào giá, hỏi giá hãng tàu, hãng bay, booking hàng cho khách Do hạn chế kinh nghiệm kiến thức nên báo cáo khơng tránh khỏi có nhiều thiếu xót Vì em mong nhận đóng góp, bảo thầy cô giáo giúp em bổ sung hồn thiện kiến thức cho Em xin chân thành cảm ơn DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng biểu, sơ đồ Tên bảng, sơ đồ Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH T&M Forwarding Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH T&M Forwarding chi nhánh Hà Nội Bảng 1.1 Kết hoạt động kinh doanh Công ty T&M Forwarding chi nhánh Hà Nội 2015-2018 ( Đơn vị tính: Triệu đồng) Biểu đồ doanh thu công ty (2015-2018) Bảng cấu theo loại hình dịch vụ Cơng ty T&M Forwarding Hà Nội giai đoạn 2016-2018 Quy trình làm hàng xuất FCL LCL Quy trình làm hàng nhập Biểu đồ 1.1 Bảng 1.2 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ 2.2 DANH MỤC VIẾT TẮT Từ viết tắt TNHH VND HBL Nghĩa tiếng Anh House bill of lading Nghĩa tiếng Việt Trách nhiệm hữu hạn Việt Nam Đồng Vận đơn từ Forwarder MBL Master bill of lading Vận đơn từ Lines hãng tàu SI Shipping instruction Hướng dẫn giao hàng VGM Verified Gross Mass Phiếu xác nhận khối lượng toàn Cus Customer service Nhân viên chăm sóc khách hàng DN Debit note Giấy nợ FCL Full container load Hàng container POD Port of discharge Cảng dỡ hàng POL Port of loading Cảng xếp hàng CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH T&M FORWARDING CHI NHÁNH HÀ NỘI 1.1 Giới thiệu chung chi nhánh công ty TNHH T&M Forwarding Hà Nội Với thay đổi thị trường, từ ngày đầu thành lập (1996) nay, T&M Forwarding doanh nghiệp nhạy bén nắm bắt xu phát triển ngành giới để trở thành doanh nghiệp đầu ngành giao nhận vận chuyển Việt Nam T&M Forwarding thành lập vào năm 1996, với bề dày 20 năm kinh nghiệm, công ty khẳng định vị trí thị trường nhà vận chuyển giao nhận chuyên nghiệp, nhận tín nhiệm cao khách hàng Hiện nay, trụ sở làm việc TP.Hồ Chí Minh, T&M Forwarding có mặt thành phố lớn Việt Nam Hà Nội, Hải Phòng Đà Nẵng Cùng với hệ thống đại lý trải khắp toàn cầu nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển khách hàng nước quốc tế Từ đơn hàng nhỏ lẻ đến lô hàng lớn, khách hàng có nhu cầu mong muốn sử dụng dịch vụ dù lãnh thổ Việt Nam hay quốc gia giới, T&M Forwarding nhận hàng giao hàng tận nơi khơng giới hạn vị trí địa lý (Mỹ, Canada, Châu Âu, Châu Á, Australia ) - Địa chỉ: Tầng khu B tòa nhà Toserco, 273 đường Kim Mã, Phường Giảng Võ, Quận Ba Đình, Hà Nội - Mã số thuế: 0300992919-001 - Người đại diện pháp luật: Chu Thị Kiều Liên - Ngày hoạt động: 02/01/1999 - Giấy phép kinh doanh: 0300992919-001 - Website: Www.tmforwarding.com 1.2 Lĩnh vực kinh doanh Công ty hoạt động chủ yếu ngành nghề kinh doanh sau: - Vận chuyển hàng dự án - Vận chuyển hàng lẻ, hàng chuyển phát nhanh - Vận chuyển hàng thương mại điện tử (Amazon, Alibaba, Ebay, Shopify) - Khai thuê hải quan - Xếp dỡ, lưu kho, bảo quản đóng gói hàng hoá 1.3 Cơ cấu tổ chức Tổng Giám đốc Giám đốc điều hành (CEO) Chi nhánh Hồ Chí Minh Kế tốn trưởng Giám đốc tài (CFO) Chi nhánh Đà Nẵng Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Hà Nội Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH T&M Forwarding Nguồn: Phòng hành nhân sự, cơng ty TNHH T&M Forwarding Giám đốc chi nhánh Hà Nội Kế toán Sale Cus Operation (Kinh doanh) (chứng từ) (Khai Hải quan) Giao nhận Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH T&M Forwarding chi nhánh Hà Nội Nguồn: Bộ phận nhân công ty TNHH T&M Forwarding chi nhánh Hà Nội  Giám đốc chi nhánh Hà Nội: đại diện cho chi nhánh Hà Nội, điều hành, giám sát định hoạt động cho chi nhánh Hà Nội  Bộ phận Kế tốn: • Thực hoạt động kế tốn, báo cáo tài chính, quản lý tài chi nhánh, lên kế hoạch định hướng cơng tác tài ngắn hạn dài hạn cơng ty • Quản lý tài sản, tính cơng nợ, tính lương cho nhân viên • Quản lý nhân công ty  Bộ phận chứng từ: Quản lý lưu trữ chứng từ công văn, soạn thảo hồ sơ Hải quan, công văn cần thiết giúp cho phận giao nhận hoàn thành tốt công việc giao Thường xuyên theo dõi trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo thông tin cần thiết cho lơ hàng Theo dõi booking hàng hóa, thơng báo tàu đến, tàu cho khách hàng, chịu trách nhiệm phát hành vận đơn, lệnh giao hàng  Bộ phận kinh doanh: Đây phận trung tâm đầu não quan trọng công ty, phận kinh doanh gồm có mảng : mua bán cước vận tải nội địa, quốc tế Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận nhu cầu xuất nhập đại lý khách hàng có nhu cầu, chào giá dịch vụ công ty đến đại lý, khách hàng, đầm phán với hãng tàu, hãng hàng không để có giá cước tốt cho khách hàng … Sau tiến hành xem xét báo giá, hai bên thỏa thuận ký kết hợp đồng giao nhận  • • • • Bộ phận khai hải quan: Kiểm tra giấy tờ xuất nhập khẩu, đảm bảo giấy tờ phải hợp lệ, pháp luật Kiểm tra phân luồng hàng hóa, đảm bảo hàng hóa hợp pháp Thực hoạt động khai báo phần mềm hải quan Hướng dẫn nhân viên trường làm thủ tục cần thiết để thơng quan hàng hóa  Bộ phận giao nhận: • Thực tất nội dung công việc hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu: từ lên chứng từ đến hoàn tất thủ tục xuất hàng nước nhập hàng kho doanh nghiệp đăng ký làm dịch vụ • Giải vướng mắc khách hàng cách nhanh gọn dứt điểm cho • 1.4 lơ hàng Tiết kiệm chi phí mức thấp nhất, tạo uy tín tốt khách hàng Nguồn nhân lực công ty Công ty khoảng 60 nhân viên động nhiều kinh nghiệm, thích ứng nhanh với mơi trường, có trình độ lao động tay nghề cao, có tinh thần trách nhiệm cao, đáp ứng yêu cầu khách hàng Trình độ nhân viên quan trọng góp phần vào thành cơng cơng ty, mà cơng tác đào tạo công ty quan tâm Với định hướng xây dựng đội ngũ nhân viên vững mạnh có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao, Cơng ty tăng cường bổ sung buổi tập huấn nghiệp vụ ngắn ngày cho cán công nhân viên thuộc phận nghiệp vụ T&M Forwarding thường cử người chi nhánh phòng ban nơi học lớp khai quan 1.5 Cơ sở vật chất kĩ thuật Công ty TNHH T&M Forwarding chi nhánh Hà Nội có văn phòng tầng khu B tòa nhà Toserco, 273 đường Kim Mã, Phường Giảng Võ, Quận Ba Đình, Hà Nội Tại cơng ty trang bị hệ thống thiết bị kỹ thuật phục vụ như: Hệ thống máy tính, điện thoại bàn, (mỗi nhân viên trang bị máy vi tính điện thoại bàn phục vụ cho trình làm việc), máy in, máy photo, máy fax, phần mềm làm việc chuyên dụng phục vụ cho nghiệp vụ riêng biệt, phần mềm quản lý, hệ thống thông tin nội bộ, hệ thống bàn ghế, giá kệ tủ gỗ để lưu trữ chứng từ Với sở vật chất kĩ thuật đại bao gồm xe tải, xe container đầu tư đầy đủ để đáp ứng nhu cầu vận chuyển khách hàng Ngồi ra, cơng ty đầu tư đầy đủ vật chất kĩ thuật để cung cấp dịch vụ cho thuê kho, tiếp vận, cho thuê bãi với hệ thống kho bãi, kho ngoại quan xây dựng theo tiêu chuẩn Châu Âu Hệ thống kho bãi rộng lớn T&M Forwarding Mỹ Đình sử dụng bao gồm: Kho ICD CFS (diện tích 13,400 m2); kho ngoại quan (diện tích: 31.100 m2) bãi cảng (diện tích: 120.000 m2) với hệ thống Pa-let, xe nâng, hệ thống kệ chứa hàng, hầm rút Container … đạt tiêu chuẩn toàn cầu 1.6 Tài cơng ty Ban đầu vốn điều lệ cơng ty 10.000.000.000 VND, sau 20 năm hình thành phát triển công ty lớn mạnh nhân lực, tài uy tín thị trường Ngồi vốn điều lệ vốn chủ sở hữu, cơng ty thực việc huy động vốn từ nguồn khác như: - Vay vốn từ ngân hàng nhà nước ngân hàng tư nhân - Vốn liên doanh liên kết với số đơn vị kinh doanh khác - Vốn vay hợp đồng tín dụng - Vốn chiếm dụng nhà cung cấp khách CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH T&M FORWARDING TẠI HÀ NỘI 2.1 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh chi nhánh công ty TNHH T&M Forwarding Hà Nội Bảng 1.1 : Bảng kết kinh doanh Công ty (2015-2018) Năm Doanh thu (tỉ VND) Tăng % so với năm trước Lợi nhuận (tỉ VND) Tăng % so với năm trước 2015 189.68 … 51.39 … 2016 220.02 15.99 65.12 26.72 2017 242.22 10.09 95.95 47.34 2018 287.20 18.57 127.35 32.73 Biểu đồ 1.1: Biểu đồ doanh thu cơng ty (2015-2018) (Đơn vị: tỉ VND) Nhìn vào biểu đồ ta thấy doanh thu công ty tăng qua năm, đặc biệt năm 2016 (tăng 15.99% so với năm 2015) 2018 (tăng 18.57% so với năm 2017) Mặc dù cạnh tranh ngành dịch vụ diễn ác liệt song ngành đại lý giao nhận vận tải đa phương thức ngành phát triển nóng, yếu khơng đồng bộ, nguồn nhân lực có trình độ thiếu hụt lớn, đa phần cơng ty Việt Nam có qui mô nhỏ, ngoại trừ vài chục doanh nghiệp tương đối lớn (từ 200300 nhân viên), trang thiết bị kém, nói chung cạnh tranh với công ty nước phát triển khu vực Đông Nam Á Trong hồn cảnh khó khăn đó, với nỗ lực đội ngũ cán cơng nhân viên Công ty, với thương hiệu đối tác khách hàng công nhận nhiều năm qua đồng thời tận dụng thuận lợi khách quan định, Cơng ty T&M Forwarding hồn thành vượt tiêu doanh thu đề Nhìn chung tình hình sản xuất kinh doanh tài Cơng ty năm gần tốt Thứ hai, lợi nhuận công ty tăng nhanh, đặc biệt năm 2017 lợi nhuận cơng ty tăng tới 47.34% (30.83 tỉ VND), số không nhỏ với cơng ty Để có kết ta thấy cơng ty cố gắng nhiều việc cắt giảm chi phí kinh doanh song hành với mở rộng lĩnh vực hoạt động có trì tăng trưởng lợi nhuận 2.2 Hoạt động thương mại quốc tế công ty T&M Forwarding chuyên gia vận chuyển hàng hóa quốc tế với mạnh chuyển phát nhanh hàng Mỹ, Canada, nước Châu Âu, Trung Quốc Nhật Bản Công ty vận chuyển hàng hóa số lượng lớn hai chiều tất nước việc kết hợp phương thức vận tải khác giúp giảm tối đa thời gian chi phí cho khách hàng Thơng qua hệ thống tracking tracing tiên tiến, khách hàng theo dõi lơ hàng suốt q trình vận chuyển thời gian thực  Vận chuyển đường hàng không T&M Forwarding nhà giao nhận vận tải hàng không cấp giấy phép với đội ngũ nhân viên đào tạo có trình độ đạt chuẩn IATA, có hợp đồng với hầu hết hãng hàng không lớn khách hàng Việt Nam Airlines Nhờ có khối lượng hàng đặn với số lượng lớn cam kết lâu dài công ty, công ty nhận ưu tiên chỗ cho năm bao gồm thời kỳ cao điểm Dịch vụ kết hợp đường biển/hàng không (Sea/Air) mạnh công ty cung cấp dịch vụ bổ sung hữu ích để thay cho dịch vụ vận tải hàng khơng trực tiếp nhằm tiết kiệm chi phí cho khách hàng Thế mạnh vận chuyển hàng hóa 02 chiều đường hàng không: vận chuyển hàng Mỹ, Canada, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Australia, nước Châu Âu nhiều nước khác giới, không giới hạn vị trí địa lý  Vận chuyển đường biển Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng lẻ trực tiếp từ Việt Nam nước Châu Á, Bắc Mỹ Tây Âu Với mối quan hệ đối tác chặt chẽ với tất hãng tàu với số lượng hàng lớn, công ty có ưu tiên chỗ giá kể mùa cao điểm năm T&M Forwarding thành viên WCA hiệp hội logistics giới (ID: 8684) làm việc, kết nối liệu với công ty qua EDI (Electronic Data Interchange) Thế mạnh vận chuyển hàng hóa đường biển: - Vận chuyển hàng container, hàng lẻ (LCL) - Vận chuyển hàng cơng trình, hàng dự án - Vận chuyển hàng từ Việt Nam Bắc Mỹ - Vận chuyển hàng từ Việt Nam Canada - Vận chuyển hàng từ Việt Nam nước Tây Âu - Vận chuyển hàng tuyến Việt Nam – Trung Quốc, - Vận chuyển hàng tuyến Việt Nam – Nhật Bản - Vận chuyển hàng tuyến Việt Nam – Australia  Vận chuyển hàng dự án Cơng ty có 23 năm kinh nghiệm vận chuyển hàng dự án nước quốc tế Trong đó, vận chuyển hàng hóa đường biển đường hàng không (từ cảng đến cảng hay vận chuyển hàng Door to Door) mạnh trội so với đối thủ cạnh tranh Với dịch vụ nhanh, an tồn tiết kiệm, cơng ty khẳng định uy tín thị trường qua khách hàng đồng hành suốt thời gian hoạt động công ty, bao gồm khách hàng ngồi nước Hàng hóa vận chuyển bao gồm mặt hàng đây: - Hàng nội thất, cơng trình, bao gồm mặt hàng cồng kềnh, tải trọng lớn - Các mặt hàng may mặc, giày da, giấy bao bì, carton, - Sản phẩm công nghiệp, nông nghiệp, - Hàng lương thực, thực phẩm, bánh kẹo, trái - Hàng khí, máy móc, thiết bị điện tử loại - Mặt hàng phụ tùng ô tô, xe máy - Hàng sản xuất, tiêu dùng, mỹ phẩm  Vận chuyển hàng lẻ, hàng chuyển phát nhanh quốc tế T&M Forwarding cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế từ Việt Nam đến 100 quốc gia vùng lãnh thổ giới, nhận chuyển phát loại thư từ, tài liệu, sản phẩm, hàng hóa số lượng lớn nhỏ khác Với hệ thống 500 đại lý lớn 100 quốc gia toàn cầu, công ty phục vụ nhu cầu chuyển phát khách hàng đến quốc gia giới Cùng với chuyển phát nhanh quốc tế, T&M Forwarding tiên phong cung cấp dịch vụ gom hàng lẻ Đặc biệt vận chuyển hàng lẻ Mỹ, Canada nước Châu Âu Các dịch vụ giúp khách hàng tiết kiệm đến 25% chi phí vận tải Bên cạnh đó, rút ngắn đáng kể thời gian vận chuyển (lên đến tuần) Với dịch vụ gom hàng lẻ, hàng hóa nhiều chủ hàng (hoặc nhiều loại hàng hóa khác chủ hàng) gom đóng thành container để dễ dàng cho việc vận chuyển tiết kiệm chi phí logistics, thời gian lưu thơng hàng hóa đảm bảo, khơng bị trì trệ - Dịch vụ gom hàng lẻ trực tiếp từ cảng Hồ Chí Minh đến nước như: Mỹ, canada, nước Châu Âu, Nhật Bản, Hongkong, Thailand, Singapore, Hàn Quốc, - Dịch vụ chia lẻ hàng nhập trực tiếp từ cảng giới đến cảng Hồ Chí Minh  Vận chuyển hàng thương mại điện tử (Amazon, Alibaba, Ebay, Shopify) Vận chuyển hàng thương mại điện tử T&M Forwarding tập trung phát triển mạnh năm gần T&M Forwarding với lợi giải pháp logistics tích hợp hàng đầu nay, đưa sản phẩm từ tay người gửi đến tay người nhận khắp nơi giới với chi phí tiết kiệm thời gian tương đương với dịch vụ chuyển phát thông thường Khách hàng công ty nhà bán hàng Amazon, Ebay, Alibaba,… Trong có dịch vụ FBA dropship Với dịch vụ trọn gói, khách hàng tiết kiệm lên đến 50% tổng chi phí  Khai thuê hải quan T&M Forwarding cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan toàn quốc Với chứng nhận đại lý hải quan cấp phép đội ngũ nhân chun nghiệp, tận tình Một lơ hàng xuất – nhập bị thiếu sót, chậm trễ hay sai sót chứng từ ảnh hưởng lớn đến việc giao nhận hàng hóa Nó gây phát sinh nhiều chi phí ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất bên liên quan Do đó, dịch vụ thông quan chuyên nghiệp giúp khách hàng tránh sai sót Chỉ với khoản phí nhỏ, khách hàng n tâm với lơ hàng  Xếp dỡ, lưu kho, bảo quản đóng gói hàng hoá Bên cạnh dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa, T&M Forwarding cung cấp dịch vụ lưu kho ngắn hạn dài hạn, dịch vụ kho bãi – phân phối 10 quản lý hàng hóa tồn kho Đặc biệt, công ty triển khai dịch vụ fulfillment Đây dịch vụ đóng gói, dán nhãn vận chuyển hàng hóa thương mại điện tử phổ biến Nó góp phần đơn giản hóa cơng việc bán hàng cho seller Việt Nam - Chi tiết dịch vụ: Quản lý hàng hóa Xuất – Nhập Phân phối hàng đến người mua sau - Kiểm kê hàng hóa lưu kho định kỳ - Xếp dỡ hàng hóa vào kho - Quản lý hàng hóa & Báo cáo tồn kho - Đóng gói bao bì theo tiêu chuẩn loại hàng, kiểm đếm hàng hóa - Thủ tục Hải quan xuất nhập kho bãi, vận chuyển, giao nhận  Quản trị logistics Thị trường toàn cầu nhấn mạnh tầm quan trọng quản trị chuỗi cung ứng hiệu Do đó, doanh nghiệp cần ưu tiên giải pháp quản lý hiệu logistics Thông qua dịch vụ trọn gói, khách hàng khơng tiết kiệm thời gian, chi phí, rủi ro hàng hóa khách hàng mức tối thiểu Ứng dụng công nghệ đại hàng đầu ưu cơng ty nhằm tối ưu hóa suất hiệu hoạt động cho dịch vụ mà công ty cung cấp Bảng 1.2 Bảng cấu theo loại hình dịch vụ Cơng ty TNHH T&M Forwarding Hà Nội giai đoạn 2016-2018 ST T Loại hình dịch vụ Năm 2016 Giá trị (tỷ VND ) Dịch vụ hàng không Dịch vụ đường biển 11 20.23 47.85 Năm 2017 Tỷ Giá trọng trị (%) (tỷ VND ) 20.0 32.65 47.4 53.54 Năm 2018 Tỷ Giá trọng trị (%) (tỷ VND ) 28.2 49.91 46.3 55.53 Tỷ trọng (%) 36.57 40.69 17.5 14.1 3 Dịch vụ hàng dự án Vận chuyển hàng lẻ, hàng chuyển 5.15 5.11 3.3 2.85 2.91 2.13 phát nhanh quốc tế Vận chuyển hàng thương mại điện tử 4.59 4.55 3.09 2.67 3.14 2.3 Khai thuê hải quan 2.15 2.13 2.34 2.02 2.59 1.9 Xếp dỡ, lưu kho, bảo quản đóng 2.1 2.08 2.98 2.58 2.24 1.64 gói hàng hố Quản trị Logistics 1.92 1.9 1.39 1.2 1.77 1.3 (Nguồn: Bộ phận kinh doanh Công ty TNHH T&M Forwarding chi nhánh Hà Nội) 17.68 16.33 18.38 13.47 Trong năm gần đây, dịch vụ đường biển chiếm tỷ trọng cao nhất, đứng thứ dịch vụ hàng không Đây dịch vụ chủ chốt hoạt động kinh doanh công ty TNHH T&M Forwarding Hà Nội Dịch vụ cho thuê kho bãi có tăng qua năm, tỷ lệ tăng thấp Vận tải nội địa dịch vụ khác chưa trọng, tỷ trọng chưa cao, cơng ty TNHH T&M Forwarding Hà Nội cần đầu tư trọng thêm để phát triển đồng dịch vụ Theo báo cáo tháng đầu năm 2019, dịch vụ đường biển giữ tỷ trọng lớn, tăng so với kỳ năm trước Tuy nhiên dịch vụ hàng không đầu năm tăng cao, vượt qua tỷ trọng dịch vụ đường biển, lượng hàng hóa SONY LG tăng đột biến: 120 98 xuất từ Hà Nội nước Công ty TNHH T&M Forwarding Hà Nội có phướng án trọng đến dịch vụ vận tải nội địa, tỷ trọng cao kỳ năm trước 2.3 Quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập Cơng ty TNHH T&M Forwarding Hà Nội 2.3.1 Quy trình làm hàng xuất FCL LCL Lấy booking Submit SI Lên tờ khai hải VGM quan Thanh tốn Xác nhận hồn thành; giải tranh chấp, khiếu nại (nếu có) Sơ đồ 2.1: Quy trình làm hàng xuất FCL LCL Bước 1: Lấy Booking 12 - Bộ phận sale thực tìm kiếm khách hàng, kết hợp với phận Cus để thực đơn hàng - Khi nhận thông tin từ khách hàng, cần năm rõ: tên mặt hàng xuất khẩu, hàng thường hay hàng nguy hiểm (nếu hàng nguy hiểm phải có MSDS), trọng lượng hàng hóa, kích thước hàng hóa, loại container cần book hàng FCL, POD, POL, ETD, - Gửi booking request cho hãng tàu bên Coloader (đối với hàng FCL: Booking hãng tàu, hàng LCL: booking coloader) - Gửi email cho phận phụ trách Booking hàng tàu bên Coloader - Submit booking website hàng tàu hàng FCL Bước 2: Submit SI VGM - Khách hàng (shipper) gửi cho SI VGM để làm bill - Sau submit, Hãng tàu gửi Draft Bill: Kiểm tra thông tin Draff BL gửi thông tin cho khách hàng xác nhận có cần sửa Draff BL hay khơng, Nếu có chỉnh sửa phải sửa trước Deadline chỉnh sửa hãng tàu quy định - Sau có MBL HBL gửi cho agent thứ check Bước 3: Lên tờ khai hải quan Công ty gửi tờ khai cho khách hàng yêu cầu khách hàng gửi thông tin chứng từ sau : Hợp đồng, Invoice, Packing List, Booking Confirmation hàng tàu gửi Nếu khách hàng tự khai bước nhân viên bỏ qua Bước Thanh toán - Gửi mail cho phận kế toán hãng tàu đề nghị gửi Debit Note sớm để toán cước phí trả trước - Xuất hóa đơn thu khách hàng, chốt tạm file để toán hãng tàu Bước 5: Xác nhận hoàn thành; giải tranh chấp, khiếu nại có - Gửi Sea WB Air WB DN cho agent để xác nhận lô hàng release - Giải tranh chấp, khiếu nại có Đây quy trình chung làm hàng xuất, nhiên tùy vào loại hình vận chuyển đường biển hay đường hàng khơng có thêm bước khác nhau, theo quy trình làm hàng xuất Đối với chứng từ, hóa đơn 13 thiếu, nhân viên chủ động liên hệ với khách hàng để xin thêm thông tin cần thiết để gom hàng, kéo hàng, giao hàng, toán, 2.3.2 Quy trình làm hàng nhập Kí kết hợp đồng, nhận Thực thủ tục giao thông tin từ khách hàng nhận Giải tranh chấp, Thanh toán khiếu nại (nếu có) Sơ đồ 2.2: Quy trình làm hàng nhập Bước 1: Kí kết hợp đồng với khách hàng, nhận đầy đủ thơng tin từ phía khách hàng - Nhập đường nào, điều kiện incoterm - Tên hàng, số lượng, đóng gói, - Địa giao hàng - Cus Sales check với agent để lấy giá chào hàng cho khách Bước 2: Thực thủ tục giao nhận - Bộ phận Cus công ty nhận Pre-alert từ đại lý nước bao gồm: MBL, HBL mail or fax - Lập hồ sơ, kiểm tra ngày tàu về, gửi manifest (bằng FAX) cho hãng tàu hàng FCL co-loader hàng LCL (yêu cầu bên nhận confirm lại việc nhận chứng từ này, ghi lại tên người nhận để tránh việc đổ trách nhiệm có việc sai sót xảy ra) - Pick up chứng từ sân bay hàng vận chuyển đường hàng khơng chuẩn bị D/O kèm phụ phí gửi cho khách hàng - Làm tờ khai, kiểm tra chứng từ - Làm thủ tục thơng quan hàng hóa cho lô hàng - Làm thủ tục lấy hàng - Giao lệnh cho xe Bước 3: Thanh toán - Gửi hóa đơn thực tốn, đòi nợ chi phí với bên liên quan Bước 4: Giải tranh chấp, khiếu nại có 14 15 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ VẤN ĐỀ TỒN TẠI VÀ ĐỀ XUẤT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 3.1 Thành công, tồn nguyên nhân hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế công ty 3.1.1 Thành công Trong năm qua, với cải tiến chất lượng nguồn lao động, trang thiết bị, Công ty TNHH T&M Forwarding chi nhánh Hà Nội đạt thành công đáng kể như: - Chi nhánh Hà Nội mở rộng quan hệ sau tham gia hệ thống đại lý Combined Logistic Network đầu năm 2017, hứa hẹn bước phát triển tích cực - Cố gắng giữ vững ổn định phòng ban nghiệp vụ điều kiện kinh doanh ngày cạnh tranh khốc liệt, cố gắng giữ cân lượng hàng đối lưu với đại lý lớn - Duy trì ổn định nhân chủ chốt để đảm bảo hoạt động kinh doanh công ty Năm 2018, tình hình nhân cơng ty tương đối ổn định, có số thay đổi vị trí cấp thấp nhiên không gây ảnh hưởng nhiều đến hoạt động công ty - Giữ vững mối quan hệ với khách hàng dự án lớn để trì lợi nhuận - Tiếp tục trì cổng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công ty mẹ - Năm 2019, trọng củng cố hoạt động logistics, phát triển dịch vụ lưu kho phân phối hàng hóa cho khách hàng, hồn thiện chuỗi cung ứng dịch vụ 3.1.2 Tồn - Mặc dù phương tiện cho quy trình gom hàng lẻ trang bị, số lượng hạn chế so với nhu cầu thực tế từ đơn đặt hàng công ty nhận - Việc chủ động thời gian xuất hàng, đặc biệt hàng FCL nhiều hạn chế, phải phụ thuộc vào giá lịch trình hãng tàu - Còn thiếu quán việc áp mã số thuế, thủ tục hải quan cửa khẩu, nhiều thời gian, nhiều chi phí liên quan… chi phí giao nhận thường cao so với nước khác 16 - Việc thay đổi nhân cấp thấp gây thêm thời gian để đào tạo kỹ tác nghiệp lại từ đầu cho nhân viên 3.1.3 Nguyên nhân - Trong năm gần đây, rủi ro kinh doanh như: rủi ro biến động tỷ giá, rủi ro việc toán khách hàng, rủi ro thay đổi pháp luật liên quan đến ngành nghề, có tác động khơng nhỏ đến tình hình định hướng, mục tiêu, cấu hoạt động kinh doanh cơng ty; đòi hỏi cơng ty phải có ứng phó linh hoạt trước rủi ro - Sự thiếu đồng sở vật chất khiến cho q trình phục vụ, kinh doanh khó khăn, chậm tiến độ, đặc biệt so với nước bạn hàng - Thị trường logistics, cung cấp dịch vụ vận chuyển giao nhận ngày cạnh tranh gay gắt, có nhiều đối thủ tiềm lực lớn ngun nhân đòi hỏi cơng ty phải tăng cường khả tác nghiệp, phát triển mạnh, lợi 3.2 Đề xuất vấn đề nghiên cứu Qua thời gian thực tập, học hỏi, tìm hiểu quy trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng công ty, em xin đề xuất vấn đề nghiên cứu tác nghiệp sau: - Đề tài 1: Phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập đường hàng không Công ty TNHH T&M Forwarding chi nhánh Hà Nội - Đề tài 2: Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất đường biển Công ty TNHH T&M Forwarding chi nhánh Hà Nội 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bài giảng mơn Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế, môn Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế (2016), trường Đại học Thương Mại Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế (2010), Dỗn Kế Bơn, NXB Hành Chính Báo cáo thường niên năm 2018, 2017, 2016, công ty TNHH T&M Forwarding chi nhánh Hà Nội Website: https://www.tmforwarding.com/ ... Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH T&M Forwarding Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH T&M Forwarding chi nhánh Hà Nội Bảng 1.1 Kết hoạt động kinh doanh Công ty T&M Forwarding chi nhánh Hà... 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH T&M FORWARDING CHI NHÁNH HÀ NỘI 1.1 Giới thiệu chung chi nhánh công ty TNHH T&M Forwarding Hà Nội Với thay đổi thị trường, từ ngày đầu thành lập (1996) nay, T&M Forwarding. .. kinh doanh tài Cơng ty năm gần tốt Thứ hai, lợi nhuận công ty tăng nhanh, đặc biệt năm 2017 lợi nhuận công ty tăng tới 47.34% (30.83 tỉ VND), số không nhỏ với công ty Để có kết ta thấy cơng ty