LUẬN văn ỨNG DỤNG ERP TRONG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG sản PHẨM của CÔNG TY TNHH MTV THÔNG TIN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN -oOo ỨNG DỤNG ERP TRONG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÔNG TIN M1 Chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH LỜI CAM ĐOAN Tôi đọc hiểu hành vi vi phạm trung thực học thuật cam kết danh dự cá nhân nghiên cứu này tự thực không vi phạm yêu cầu trung thực học thuật Hà Nội, ngày tháng năm 2018 Tác giả Đặng Đình An LỜI CẢM ƠN Luận văn thực hướng dẫn tận tình TS Vũ Tuấn Anh Xin trân trọng cảm ơn Thầy nhiệt tình bảo, hướng dẫn suốt trình thực luận văn Học viên xin gửi lời cảm ơn đến Thầy, Cô Khoa Quản trị Kinh doanh tạo điều kiện thuận lợi để học viên hoàn thành tốt luận văn Học viên xin cảm ơn Thầy, Cơ Hội đồng chia sẻ đóng góp ý kiến thiết thực để luận văn bước hoàn thiện Học viên xin gửi lời cảm ơn đến Ban Lãnh đạo Công ty TNHH MTV Thông tin M1, anh, chị Công ty nhiệt tình cung cấp thơng tin để học viên hồn thành luận văn Trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2018 Tác giả Đặng Đình An MỤC LỤC Trang LỜI CAM ĐOAN .i LỜI CẢM ƠN i MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG - BIỂU ĐỒ - SƠ ĐỒ .5 MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: KHÁI NIỆM CHUNG VỀ QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG VÀ HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP 1.1 Quản trị chất lượng sản phẩm .6 1.1.1 Khái niệm, vai trò nhiệm vụ quản trị chất lượng .6 1.1.2 Nội dung công tác quản trị chất lượng 1.2 Tổng quan ERP .11 1.2.1 Khái niệm ERP ứng dung ERP 11 1.2.2 Quá trình hình thành phát triển hệ thống ERP .11 1.2.3 Các phân hệ ERP 12 1.2.4 Lợi ích ERP 15 1.2.5 Môt số khó khăn ứng dung ERP 22 1.2.6 Quy trình ứng dụng ERP 22 1.3 Điều kiện ứng dụng ERP vào doanh nghiệp 24 1.3.1 Yếu tố nhân lực 24 1.3.2 Yếu tố quỹ thời gian .26 1.3.3 Yếu tố điều kiện tài 26 1.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới việc ứng dụng ERP doanh nghiệp phân tích theo q trình (chu kỳ) phát triển hệ thống thông tin 28 1.4.1 Phân tích hệ thống 29 1.4.2 Thiết kế hệ thống 31 1.4.3 Thực - chuyển đổi hệ thống 32 1.4.4 Vận hành hệ thống 34 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ERP TRONG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY TT M1 35 2.1 Giới thiệu chung Công ty TNHH MTV Thông tin M1 35 2.1.1 Lĩnh vực nghiên cứu, sản xuất 35 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 37 2.2 Thực trạng quy trình nghiệp vụ đơn vị Cơng ty M1 trước áp dụng ERP 42 2.2.1 Phòng Tài 42 2.2.2 Phòng Kế hoạch 43 2.2.3 Phòng Đầu tư 44 2.2.4 Phòng KCS .44 2.2.5 Phòng TCLĐ 46 2.2.6 Phòng Kinh doanh 46 2.2.7 Trung tâm nghiên cứu .47 2.2.8 Các Xí nghiệp 48 2.2.9 Phòng Kỹ thuật 49 2.2.10 Phòng Hạ tầng – Cơ điện 50 2.3 Thực trạng công tác quản trị chất lượng sản phẩm M1 trước áp dụng ERP 50 2.3.1 Cơ cấu tổ chức 50 2.3.2 Các hoạt động quản trị chất lượng Công ty 52 2.3.3 Công cụ hỗ trợ quản trị chất lượng 55 2.3.4 Kết công tác quản trị chất lượng sản phẩm năm 2017 .58 2.3.5 Đánh giá 59 2.4 Hiện trạng ứng dụng ERP quản trị chất lượng sản phẩm công ty 62 2.4.1 Thực trạng điều kiện áp dụng .62 2.4.2 Thực trạng nhân tố ảnh hưởng tới ứng dụng ERP công ty .69 2.5 ERP quản trị chất lượng sản phẩm Công ty M1 .73 2.5.1 Giới thiệu ERP Công ty M1 .73 2.5.2 ERP quản trị chất lượng sản phẩm 75 2.5.3 Khảo sát việc ERP quản trị chất lượng công ty 82 2.6 Đánh giá ERP Công ty TT M1 84 2.6.1 Ưu điểm ERP .84 2.6.2 Những mặt hạn chế 87 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ERP TRONG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY TT M1 89 3.1 Thực hiên tái cấu trúc môt cách triêt để 89 3.2 Xây dựng quy trình đào tạo người dùng cách đầy đủ, linh hoạt .90 3.3 Tăng cường cam kết cấp quản lỷ từ cao xuống thấp đẩy mạnh truyền thông 94 3.4 Tăng cường kiểm soát đánh giá hệ thống ERP 94 TÀI LIỆU THAM KHẢO .98 PHỤ LỤC 99 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Ký hiệu Ý nghĩa CNTT Côn nghệ thông tin ERP Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp HDSD Hướng dẫn sử dụng IPQC Kiểm tra trình sản xuất IQC Kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào KCS Kiểm tra chất lượng sản phẩm OQC Kiểm tra chất lượng sản phẩm đầu SXKD Sản xuất kinh doanh TCCS Tiêu chuẩn sở VMIS Hệ thống thông tin nguyên vật liệu VPIS Hệ thống thông tin sản phẩm DANH MỤC BẢNG - BIỂU ĐỒ - SƠ ĐỒ BẢNG: Bảng 1.1: Các phân hệ hệ thống ERP 13 Bảng 2.1: Cơ cấu lao động ngành dọc quản trị chất lượng 51 Bảng 2.2: Kết công tác quản trị chất lượng sản phẩm năm 2017 58 Bảng 2.3: Một số tiêu đánh giá nguồn nhân lực Công ty 62 Bảng 2.4: Báo cáo kết hoạt động kinh doanh giai đoạn 2015 – 2017 65 Bảng 2.5: Hạ tầng phần mềm công ty .66 Bảng 2.5: Các phân hệ ERP M1 74 Bảng 2.7: Kết khảo sát ERP quản trị chất lượng sản phẩm công ty M1 82 Bảng 2.8: Mức độ am hiểu ERP quản trị chất lượng sản phẩm 83 Bảng 2.9: Lợi ích ERP quản trị chất lượng sản phẩm công ty M1 84 SƠ ĐỒ: Sơ đồ 1.1: Mơ hình hệ thống ERP 13 Sơ đồ 1.2: Quy trình mua hàng 16 Sơ đồ 1.3: Quy trình bán hàng .17 Sơ đồ 1.4: Quy trình ứng dụng ERP 22 Sơ đồ 1.5: Phân loại tổng chi phí đầu tư ERP 28 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức máy Công ty Thông tin M1 41 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức máy quản trị chất lượng công ty 51 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hoạt động quản trị chất lượng công ty 53 Sơ đồ 2.4: Quy trình nhập VMIS 57 Sơ đồ 2.5: Quy trình xuất VMIS .58 Sơ đồ 2.6: Mơ hình tổng thể ERP M1 73 Sơ đồ 2.7: Quy trình IQC ERP .76 Sơ đồ 2.8: Quy trình IPQC ERP .78 Sơ đồ 2.9: Quy trình OQC ERP 80 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài nghiên cứu Trong môi trường phát triển kinh tế hội nhập nay, Chất lượng sản phẩm trở thành chiến lược quan trọng làm tăng lực cạnh tranh doanh nghiệp Nâng cao chất lượng sản phẩm đảm bảo thống lợi ích khách hàng, doanh nghiệp xã hội Nâng cao chất lượng sản phẩm tạo tảng cho phát triển bền vững thúc đẩy trình hội nhập quốc tế doanh nghiệp Vì vậy, quản trị chất lượng sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ coi công việc then chốt với ý nghĩa quan trọng ảnh hưởng đến khả tồn phát triển doanh nghiệp Có làm tốt khâu này, doanh nghiệp tạo cho uy tín vị cạnh tranh để có chỗ đứng thị trường cạnh tranh toàn cầu ngày khốc liệt Hiện tại, sản phẩm nghiên cứu, sản xuất Công ty TT M1 đa dạng chủng loại Từ sản phẩm nhỏ gọn, số lượng lớn thiết bị đầu cuối dân (điện thoại, modem mạng,… ), thiết bị trinh sát cầm tay… đến sản phẩm lớn, số lượng đài rada, xe phát sóng di động dẫn đến việc phát sinh nhiều loại quy trình, hướng dẫn cơng tác quản lý chất lượng; việc quản lý chất lượng sản phẩm nhiều gặp khó khăn Mặt khác, cơng tác quản lý chất lượng Công ty tập trung chủ yếu vào khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS), khâu trình quản trị chất lượng sản phẩm hệ thống hồn chỉnh Do việc nhìn nhận tổng thể cho công tác quản trị chất lượng sản phẩm manh mún, nhiều thiếu sót Nhận thấy tầm quan trọng điểm chưa hồn thiện công tác quản trị chất lượng sản phẩm, Ban giám đốc Cơng ty đưa việc hồn thiện cơng tác quản trị chất lượng sản phẩm công ty nhiệm vụ trọng tâm, xuyên suốt thời gian tới Để làm điều cần thực quản lý hiệu quả, 86 giảm đáng kê Việc giúp công ty tiết kiệm lượng tiền không nhỏ mà trước phải sử đụng để trả tiền làm giò cho cơng nhân + Giảm lao động phụ trợ; nhờ việc quản lý tính tốn hệ thống, số lao động phụ trợ khâu kế toán, quản lý kho, tiền lương, bảo hiểm sản xuất tiết giảm đáng kể, số tiền tiết kiệm nhờ khoản trích phần vào quỹ khen thường cơng ty đề khuvến khích tinh thần làm việc nhân viên + Giảm chi phí lưu kho: Do hệ thống giúp giảm lượng tồn kho phí cho việc lưu kho nhà máy kho trung gian giảm xuống 2.6.1.4 Thích nghi xu môi trường kinh tế Hiện kinh tế xuất xu tạo thay đồi lơn tư nhà kinh doanh Doanh nghiệp không nắm bắt thích nghi xu dễ dàng bị tụt hậu loại bỏ Cơng ty TT M1 khơng nằm ngồi tác động cùa quy luật đó, với việc sử dung ERP M1 cải thiển nhiều khả thích nghi với xu thay đổi + Xu thứ tồn cầu hố + Xu tốc độ thay đồi ngày cao Tóm lại việc ứng dụng hệ thống ERP tốn chiến lược M1 để giúp cơng ty thích nghi phát triển mơi trường kinh tế đầy biến đống ERP thực giúp đỡ công ty sẵn sàng tham gia trình tồn cầu hố hệ thống quản trị tiên tiến theo tiêu chuẩn quốc tế ERP giúp công ty phản ứng nhanh với thay đổi thị trường, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng 2.6.2 Những mặt hạn chế 2.6.2.1 Một số quy trình làm việc cũ khơng phù hợp với hệ thống ERP Một điều kiện cốt lõi để áp dụng ERP cần phải chuẩn hóa quy trình làm việc, nhiên, số quy trình chưa chuẩn hóa nên việc đưa liệu sản xuất kinh doanh vào hệ thống gặp khó khăn có sai số 87 cao Việc thay đồi quy trình cần thiết ảnh hưởng khơng nhỏ đến số nhân viên nhân viên quen thuộc với nhiều nghiệp vụ mà họ làm làm lại hàng chục năm bị thay đồi Nhiều nghiệp vụ không làm việc form biểu, giấy tờ mà chuyển thành làm việc trực tiếp máy tính, nhập trực tiếp vào hệ thống 2.6.2.2 Việc phân quyền chức hệ thống ERP chưa kiểm soát chặt chẽ Tất quy trình chức doanh nghiệp thực hệ thống ERP theo công việc người dùng ERP có trách nhiệm phân quyền thực công đoạn Tuy nhiên, đưa vào sử dụng nên có tượng người dùng thực số cơng đoạn vượt q quyền hạn Điều gây hậu nghiêm trọng hệ thống bị bỏ qua cơng đoạn đó, người khơng có chun mơn lại nhập 2.6.2.3 Một phận nhân viên chưa thích nghi với quy trình làm việc ERP Hầu hết nhân viên làm việc với hệ thống nhiên số nhân viên khu vực sản xuất, với tuổi đời cao, trình độ học thức thấp chưa thề vận hành hệ thống cách trơn tru Một số nhân viên chưa làm quen với máy tính trước quy trình cơng việc khơng đòi hỏi, hầu hết làm form biểu Điều nguyên nhân hoạt động đào tạo chưa thực cách sâu sát, toàn diện 2.6.2.4 Khả hệ thống ERP chưa tận dụng hết Một số vị trí quản lý chưa biết tận dụng hết khả hệ thống làm, điều khơng phải quy trình đào tạo trước triển khai chưa tốt mà thời điểm đào tạo, hệ thống chưa đưa vào chạy thật, chạy thử nghiệm nên người dùng chưa nắm bắt hoàn toàn hệ thống Đây lãng phí lớn hệ thống có nhiều chức năng, báo cáo hữu ích phục vụ cho việc tổng 88 hợp, phân tích số liệu sản xuất kinh doanh phục vụ cho cấp quản lý việc định 2.6.2.5 Hệ thống vận hành chưa trơn tru Sau hệ thống vào hoạt động, có nhiều vấn đề gặp phải liệu đầu vào đưa vào hệ thống bị sai, người dùng thực sai quy trình, số quy trình khơng thể thực hệ thống, số người dùng thực giao dịch hệ thống vượt quyền hạn Những trục trặc lớn xảy chủ yếu liên quan đến phân hệ lập kế hoạch quản lý kho việc thực nghiệp vụ kiểm kho hệ thống, số kế hoạch hệ thống xuất chưa họp lý Những trục trặc làm cho hoạt động sản xuất bị gián đoạn khâu liên hệ chặt chẽ với nhau, khâu bị dừng khâu bị gián đoạn Việc hỗ trợ khắc phục, lỗi chưa thực kịp thời, số lỗi phức tạp phải nhiều ngày khắc phục CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ERP TRONG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY TT M1 3.1 Thực hiên tái cấu trúc môt cách triêt để Trong trình ứng dụng hệ thống ERP thực việc tái cấu trúc, quy trình hoạt động nhiên sót lại số quy trình khơng phù hợp với hệ thống quản lý mới, phận nhân viên khơng thích nghi với hệ thống Để việc tái cấu trúc thực cách tồn diện, cơng ty phải tập trung vào nội dung sau đây: + Điều chỉnh cấu hoạt động: mục tiêu chiến lược, ngành nghề kinh doanh, chủng loại sản phẩm, địa bàn hoạt động Đối với hệ thống ERP, việc xác định 89 điều chỉnh rõ ràng yếu tố giúp cho q trình phân tích ứng dụng hiệu q + Điều chỉnh cấu tổ chức: tái tồ chức cấu máy, tái bố trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận, cấp quản lý Đây công việc cần thực nhằm phù hợp với điều kiện mơi trường làm việc tích hợp máy tính cao + Điều chỉnh quy trình, sách: thay đổi quy trình làm việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh cơng việc có ý nghĩa quan trọng ứng dụng hệ thống ERP + Điều chỉnh cấu nguồn lực: điều chỉnh phân bồ sử dụng nguồn lực phù hợp điều kiện cùa mơi trường máy tính Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp hoạch định ngụồn lực hiệu sở phân tích hoạt động theo chu trình kinh doanh, dựa nhu cầu vêu cầu quản lý nhiều phận khác Thực tế ứng dụng ERP cho thấy: số doanh nghiệp tiến hành tái cấu trúc trước triển khai ERP, số khác thực tái cấu trúc trình triển khai ERP- Dù thời điểm tái cấu trúc khác tùy theo doanh nghiệp điều cần thiết việc ứng dụng ERP phải gắn liền với tái cấu trúc hệ thống quản lý doanh nghiệp Đối với Cơng ty TT M1 điều cần thiết cơng ty phải trọng đến tái cấu trúc toàn quy trình kinh doanh Muốn vậy, cơng ty nên tập trung vào yếu tố cốt lõi sau đây: chiến lược, quy trình, cơng nghệ người Mơ hình bước mà công ty nên thực để tái cấu trúc quy trình kinh doanh hiệu đề nghị sau: - Xác định rõ chiến lược mục tiêu kinh doanh - Phân tích quy trình - Xác định sai sót hoạt động khơng cần thiết - Thiết kế quy trình - Chạy thử nghiệm hệ thống ERP gắn với quy trình 90 Mục đích tái cấu trúc quy trình kinh doanh tìm quy trình hiệu hỗ trợ cho việc thực mục tiêu doanh nghiệp Thế nên, thiết kế quy trình cần phải thực tốt bước đầu tiên, cần ý đến đặc điểm kinh doanh, sai sót hệ thống cũ, yêu cầu phận toàn doanh nghiệp Trong điều kiện ứng dụng ERP, công ty nên tiếp cận theo hướng quy trĩnh kinh doanh (bán hàng, mua hàng, nhân ) sở phân tích mơ hình REA (Nguồn lực - Sự kiện - Con người) từ xây dựng mối liên kết quy trình với 3.2 Xây dựng quy trình đào tạo người dùng cách đầy đủ, linh hoạt Đào tạo người sử dụng cuối phần quan trọng việc ứng dụng quản lý ERP Người sử dụng có hiểu hệ thống, có nắm bắt chức từ áp dụng vào cơng việc cách xác ERP mang lại tác dụng cho doanh nghiệp Việc đào tạo người dùng cuối M1 thực cách nhiên để xảy tượng phận người dùng khơng thể thích nghi với hệ thống phận đào tạo chưa xác định đầy đù kiến thức cần đào tạo Hầu hết nhân viên khu vực văn phòng nhân viên trẻ có trình độ cao tiếp thu công nghệ nhanh, nhiên khu vực sản xuất có số nhân viên thuộc hệ lớn tuồi, chưa thành thạo với máy tánh chưa nói đến hệ thống phức tạp ERP Và việc phận làm việc với hệ thống ERP điều dễ hiểu Ngoài vị trí quản lý chưa tận dụng hết khả nàng hệ thống muốn xem báo cáo từ ERP việc đào tạo trước diễn hệ thống thử nghiệm, chưa gắn với thực tế ngữ cảnh hoạt động kinh doanh Do phận nhân cần xây dựng khóa đào tạo riêng dành cho nhóm người dùng đặc thù Với nhân viên chưa thích nghi với hệ thống phận sản xuất, cần cung cấp khóa đào tạo kỹ máy tính tiếng Anh Sau đến khóa đào tạo ERP Còn vị ừí quản lý, cần có khóa đào tạo bổ sung ứng với ngữ cảnh thực tế sản xuất kinh doanh 91 Ngồi cần xây dựng quy trình đào tạo chuẩn hệ thống , nhân viên mởi vào công ty, hay nhân viên chuyển từ phận khác sang ừang bị cách đầy đủ hệ thống trước bước vào cơng việc Có việc vận hành hệ thống ERP liền mạch phát huy hiệu để mang lại lợi ích cho cơng ty Quy trình đào tạo cần xác định rõ thời gian đào tạo, kỹ cần đào tạo, chức cần thiết, tài liệu đào tạo, tài liêu kiểm tra, đánh giá, tài liệu khảo sát cảm nhận người đào tạo quy trình đào tạo Và nhân viên trải qua hết giai đoạn cần đánh giá test lý thuyết thực hành, nhân viên vượt qua cấp chứng khả nàng sừ dụng hệ thống lưu vào hồ sơ nhân viên Khi có số liệu số người đào tạo, số người có chứng điểm số, khảo sát Bộ phận đào tạo chỉnh sửa quy trình đào tạo cho phù hợp phận nâng cao hiệu đào tạo Trong trình đào tạo, để đem lại hiệu cao cần ý điểm then chốt sau: + Tập trung vào quy trình kinh doanh, khơng phải nghiệp vụ hệ thống Nhìn chung, công ty phẩn mềm ERP thông thạo việc tạo tài liệu huấn luyện người biết làm cách để hoàn thành nghiệp vụ hệ thống Tuy nhiên, điều hành doanh nghiệp đòi hỏi nhiều việc đơn hồn thành giao dịch hệ thống Các khóa huấn luyện ứng dụng Dhần mềm ERP phải cung cấp kiến thức bối cảnh làm để nhân viên thực cơng việc từ ngày sang ngày khác, không đơn giản hoàn thành giao dịch ừong hệ thống + Liên hệ quy trình kinh doanh với mơi trường Thật thú vị bỏ qua quy trình kinh doanh tại, chúng đạng q trình thay đổi mơi trường ERP Nhưng nhân viên có mối quan hệ tốt hơn- hiểu hơn- so với cách làm việc cũ, có ích việc đề quy trình quy trình để giúp họ đến 92 gọi mơi trường thực Ngồi ra, quy trình liên quan đến vấn đề giúp nhấn mạnh thay đổi quan trọng tác động đến nhân viên + Tận dụng nhiều công cụ để đào tạo việc ứng dụng phần mềm ERP Những người khác tim hiểu theo cách khác nhau, điều thường lặp lại theo nhiều kênh, cách thức khác đề thay đồi hiểu biết hành vi nhân viên Nghiên ờứu Panorama hầu hết, ứng dụng phần mềm ERP áp dụng lóp đào tạo, đại đa số công ty ừiển khai hệ thống phần mềm ERP thất bại việc tận dụng cồng cụ hướng đẫn người sử dụng, hướng dẫn trền Web, mô tay, công cụ học tập hiệu khác, cần thiết phải bao gồm rihiều cơng cụ đào tạo quy khơng quy để đảm bảo nhiều thay đồi lường trước + Đào tạo cho đội ngũ nhân (power users) - ví dụ, đào tạo cho người sử dụng ERP cuối eừngẽ Mặc dù điều hiệu việc tận dụng nhà tư vấn thật chuyên nghiệp để đào tạo trước cho đội ngũ cốt lõi ừong dự án, lại quan trọng để có người sử dụng giỏi hay chuyên gia lĩnh vực để mở rộng huấn luyện cho người sử dụng cuối Những nguồn nhân lực nội có nhiều hiểu biết sơ với chuyên gia tư vấn bên ngồi quy trình kinh doanh nội làm việc hịệu với thay đổi liên quan đến nhân viên Ngoài ra, người huấn luyện nội cơng ty tận dụng chức cung cấp suốt sau trình vào sử dụng + Dành nhiều thời gian cho đào tạo việc ứng dụng phần mềm ERP Việc triền khai phần mềm ERP dự án CNTT tầm cỡ mà công ty trải qua, theo thời gian quan trọng Tuy nhiên, việc đào tạo hiệu xem phần quan trọng cua việc ứng đụng hiệu phần mềm ERP, nhiều công ty thực giai đoạn cách vội vàng áp lực thời gian dự án 93 Các nhân viên nên dành nhiều thời gian sau hành chính, lớp huấn luyện để tham gia vào hội học tập khác, chẳng hạn mô tả trình nghiệp vụ mơi trường thử nghiệm Mặc dầu bạn khơng muốn q ừình huấn luyện diễn sớm đển nỗi mà nhân viên chẳng giữ lại kiến thức vào ứng dụng thực tế, bạn nên bắt đầu tếi thiểu tháng trước bắt đầu vận hành hệ thống thức + Tăng cường cống tác đào tạo với hoạt động quản lý thav đồi có tổ chức cách tồn diện Đây có lẽ điều quan trọng ừong bước then chốt nêu Việc thảo luận xung quanh thay đổi nên bắt đầu trước huấn luyện cho người sừ dụng cuối Khi quy trình kinh doanh thay đổi xác định, nhân viên nên liên kết chặt chẽ với để họ khơng bị mập mờ q trình đào tạo, hay tệ nữa, vào sử dụng Những thảo luận thay đổi, nhằm mục tiêu tuyên truyền đến phận, với vai trò nhiệm vụ xác định, hoạt động thay đồi có tồ chức chủ chốt khác quan trọng thành công dự án ERP bạn.Các dự án ERP trải qua chặng đường dài để làm cho việc thích nghi, ứng dụng trở nên dễ dàng tập trung vào việc huấn luyện hiệu mà đảm bảo nhân viên khơng bị chống ngợp, thiếu sót, lúc làm việc 3.3 Tăng cường cam kết cấp quản lỷ từ cao xuống thấp đẩy mạnh truyền thông Để phục vụ cho việc tái cấu trúc công ty cách triệt để, tất lãnh đạo vị trí quản lý M1 cần tăng cương cam kết hỗ trợ trình tái cấu trúc với thái độ tích cực Cơng tái cấu trúc thường gây nên số xáo trộn, rắc rối khó khăn ảnh hưởng lẫn phận, phòng ban Nếu khơng có phối hợp chia sẻ vị trí quản lý phòng ban việc khơng thể thực Ngoài việc tái cấu trúc đồng thời với việc áp dụng hệ thống ERP làm tăng khối lượng công việc nhân viên lên 94 nhiều Công ty cần đẩy mạnh truyền thông tầm quan trọng lợi ích đồi này, đồng thời có hình thức khích lệ để nhân viên nhận thức tầm quan trọng cùa việc thay đổi kích thích tinh thần làm việc, giảm mệt mỏi 3.4 Tăng cường kiểm soát đánh giá hệ thống ERP + Tăng cưòng kiểm sốt hệ thống Trong môi trường ứng dụng ERP, tác động thành viên lên hệ thống có ảnh hưởng đến quy trình khác doanh nghiệp Thế nên, việc thiết lập thủ tục kiềm soát cần thiết nhằm đảm bảo an toàn cho hệ thống từ cung cấp thơng tin kịp thời, đáng tin cậy đáp ứng yêu cầu quản lý doanh nghiệp Trong trình sử dụng ERP Công ty TT M1, cố xảy việc có số nhân viên thực số giao dịch nghiệp vụ vượt quyền hạn Điều xảy việc kiểm soát hệ thống ERP chưa thực tốt Công ty cần tiến hành xác định lại phân chia chức hệ nhiệm vụ đối tượng cách rõ ràng hệ thống Nội dung phân chia trách nhiệm bao gồm: đối tượng truy cập hệ thống, phân hệ truy cập, nghiệp vụ xử lý, cáo báo cáo, tính xem thực Đẻ kiểm sốt đối tượng truy cập hệ thống, công ty cần thiết lập tên người dùng mật để đăng nhập Công việc tiến hành cho nhiều trường hợp khác nhau: truy cập máy tính, truy cập hệ hống ERP truy cập phân hệ Đặc biệt, mật cần thiết lập theo tiêu chuẩn bảo mật cao như: quy định số lượng ký tự, chữ hoa chữ thường, số chữ, thời gian hệ thống tự động nhắc nhở thay đổi mật Công ty nên thiết lập kế hoạch chiến lược an ninh hệ thống máy tính nhằm bảo đảm an toàn mạng, internet, kết nối hệ thống, lưu trữ lưu dự phòng Trách nhiệm liên quan cần thực xuyên suốt từ nhân viên đến quản lý, từ phòng cơng nghệ thơng tin đến phòng ban khác Trách nhiệm cần soạn thảo văn có quy định thời gian lưu cụ thể, định kỳ (ngày, tuần, tháng, quý ), không gian lưu hướng dẫn cách thức lưu rõ ràng 95 Ngoài vấn đề tồn ứng dụng ERP việc người sử dụng thực sai quy trình hệ thống Do cơng ty cấn thiết lập quy trình hoạt động mối quan hệ quy trình cơng việc cần thực việc ứng dụng ERP Việc thiết lập quy trình bao gồm người thực hiện, công việc cần thực hiện, thời gian để hồn thành cơng việc Quy trình khơng giúp cho người dùng hiểu rõ cơng việc mà giúp cho việc kiểm tra chéo phận Như biết, phận thực nhiệm vụ phận trước chưa thực Thế nên, cơng việc khơng thể hồn thành theo kịp tiến độ có thề tìm hiểu ngun nhân khâu Cơng tác giám sát tính tn thủ quy trình hoạt động cần thực định kỳ, xem xét tính phù hợp quy ừình với thực tế diễn ra, từ tiến hành cải tiến quy trình, cập nhật sửa đồi thường xuyên để phù hợp tình hình Sau triển khai hệ thống, tượng phổ biến xảy hệ thống ERP M1 có nhiều liệu hệ thống khơng xác Để khắc phục vấn đề công ty càn kiểm soát chặt chẽ liệu từ đầu vào, xử lý kết đầu Các thủ tục kiểm sốt nhập liệu cần thực hiện, sai sót hệ thống cần tiến hành thông qua bút tốn điều chỉnh Ngồi ra, quản lý chất lượng thơng tin cần kiểm tra thường xuyên từ phản hồi người sử dụng Ngồi cơng ty nên rà soát lại yêu cầu từ người dùng để tránh tình trạng thơng tin chuyển đến khơng đối tượng, khơng thòri điểm + Thực đánh giá hệ thống Bên cạnh việc kiểm soát hệ thống đánh giá trình cần thiết Việc đánh giá hệ thống giúp công ty có nhìn xác lợi ích hệ thống mang lại, vấn đề tồn hệ thống từ đưa khắc phục điều chỉnh kịp thời Đánh giá hệ thống phải dựa trẻn kết so với mục tiêu đặt từ đầu Có mục tiêu mà công ty cần hướng đến áp dụng ERP là: khả đáp ứng yêu cầu, cung cấp thông tin kịp thời đáng tin cậy, thời gian chi phí hợp lý, mức độ hài lòng người dùng 96 Khả đáp ứng yêu cầu: bao gồm yêu cầu nghiệp vụ yêu cầu quản lý Một hệ thống ERP sau triển khai cần giải khó khán mà cơng ty gặp phải trước Khả cung cấp thông tin kịp thời đáng tin cậy: ERP cho phép cung cấp thông tin theo thời điểm, nội dung cung cấp vừa mang tính chi tiết vừa mang tính tồng hợp, hình thức thể đa dạng phù hợp với nhu cầu đối tượng, khai thác thông tin mà không bị giới hạn mặt không gian thời gian Đánh giá thời gian chi phí hợp lý: cơng ty nên thực so sánh thời gian chi phí dự kiến ban đầu so với thực té phát sinh Việc so sánh giúp cho công ty nhận xem việc triển khai ERP có hồn thành kịp tiến độ chi phí vượt ngân sách hay khơng lý xảy tình trạng có vượt kế hoạch có nằm mức giới hạn chấp nhận hay không Đánh giá mức độ hài lòng người dùng, triển kbai ERP nhằm đáp ứng yêu cầu nhiều phận, cá nhân khác nhau, nên, mức độ khơng hài lòng hệ thống làm giảm hiệu cơng việc tồn cóng ty Cơng việc đánh giá giúp cho việc cải tiến nhữne tính năng, giúp hồn íhlện hệ thống Nói tóm lại cơng việc đánh giá giúp cho công ty nhận điểm làm chưa làm được, vấn đề tồn để có thề đưa giải pháp khắc phục, hoàn thiện phát triển hệ thống sau 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Dương Quang Thiện, Hoạch định nguồn lực xí nghiệp, NXB Văn hóa Sài Gòn [2] Hồng Mạnh Dũng, (2012), Tài liệu hướng dẫn mơn quản trị chất lượng, Đại học Mở TP Hồ Chí Minh [3] Nguyễn Đình Phan (2012), Giáo trình quản trị chất lượng, Đại học Kinh tế Quốc dân [4] Nguyễn Đình Thuận, Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp-ERP, NXB Đại học Quốc Gia TP Hồ Chí Minh [5] Thomson, (2008), Enterprise resource planning 98 PHỤ LỤC BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT Thông tin người khảo sát Họ tên: Tuổi: Vị trí làm việc: Chức vụ: Điện thoại: Email: Nội dung câu hỏi Anh chị vui lòng đánh dấu X vào câu trả lời mình: ERP giúp tăng suất lao động công việc Hồn tồn đồng ý Đồng ý Bình thường Khơng đồng ý Rất không đồng ý Hệ thống ERP giúp cải thiện hiệu suất cơng việc Hồn tồn đồng ý Đồng ý Bình thường Khơng đồng ý Rất khơng đồng ý Không đồng ý Rất không đồng ý ERP giúp định nhanh trước Hoàn tồn đồng ý Đồng ý Bình thường ERP giúp định xác trước Hồn tồn đồng ý Đồng ý Bình thường Khơng đồng ý Rất khơng đồng ý ERP giúp tăng suất lao động cơng việc Hồn tồn đồng ý Đồng ý Bình thường Quy trình xử lý liệu ERP dễ hiểu Không đồng ý Rất không đồng ý 99 Hồn tồn đồng ý Đồng ý Bình thường Khơng đồng ý Rất không đồng ý Việc triển khai ERP ln thơng tin đầy đủ tới anh chị Hồn tồn đồng ý Đồng ý Bình thường Khơng đồng ý Rất không đồng ý Các phản hồi ERP anh chị ghi nhận trả lời Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Bình thường Khơng đồng ý Rất khơng đồng ý Anh chị hồn thành buổi đào tạo ERP Hoàn toàn đồng ýe Đồng ý Bình thường Khơng đồng ý Rất khơng đồng ý Thông qua buổi đào tạo này, mức độ hiểu biết ERP tăng lên đáng kể Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Bình thường Khơng đồng ý Rất không đồng ý 10 Người hướng dẫn cung cấp đủ kiến thức ERP Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Bình thường Khơng đồng ý Rất khơng đồng ý 11 Anh chị cung cấp tài liệu ERP dầy đủ chi tiết Hoàn toàn đồng ýe Đồng ý Bình thường Khơng đồng ý Rất khơng đồng ý 12 Người hướng dẫn cung cấp đủ kiến thức ERP Hoàn toàn đồng ýe Đồng ý Bình thường Khơng đồng ý Rất khơng đồng ý 100 13 Đồng nghiệp anh chị tin vào lợi ích ERP mang lại Hồn tồn đồng ý Đồng ý Bình thường Không đồng ý Rất không đồng ý 14 Người quản lý anh chị tin vào lợi ích ERP mang lại Hồn tồn đồng ý Đồng ý Bình thường Không đồng ý Rất không đồng ý 15 Công ty anh chị ln ủng hộ việc sử dụng ERP Hồn tồn đồng ý Đồng ý Bình thường Khơng đồng ý Rất không đồng ý 16 Anh chị cho biết lựa chọn sau phù hợp với Câu hỏi Nắm toàn cách làm việc ERP Nắm hầu hết cách làm việc ERP Chỉ nắm phần cách làm việc ERP Không biết cách làm việc ERP Lựa chọn 17 Anh chị cho biết lựa chọn sau phù hợp với Câu hỏi ERP mamg lại lợi ích cho cơng ty ERP mamg lại lợi ích khơng nhỏ cho cơng ty ERP mamg lại lợi ích phần cho cơng ty ERP khơng mamg lại lợi ích cho cơng ty Lựa chọn ... đề lý luận ERP 4 - Hệ thống vấn đề lý luận quản trị chất lượng sản phẩm - Đánh giá trạng công tác quản trị chất lượng, việc ứng dụng ERP vào công tác quản trị chất lượng sản phẩm Công ty, từ... chức công tác quản trị chất lượng sản phẩm thiếu, chưa phù hợp Xuất phát từ lý trên, tác giả định chọn đề tài: ỨNG DỤNG ERP TRONG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÔNG TIN M1”... sát ERP quản trị chất lượng sản phẩm công ty M1 82 Bảng 2.8: Mức độ am hiểu ERP quản trị chất lượng sản phẩm 83 Bảng 2.9: Lợi ích ERP quản trị chất lượng sản phẩm công ty M1 84