HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT nội bộ TRONG CHU TRÌNH bán HÀNG và THU TIỀN tại CÔNG TY TNHH lắp máy và xây DỰNG PHÚ THỌ

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN ֻ CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH LẮP MÁY VÀ XÂY DỰNG PHÚ THỌ Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Phương Anh Lớp: K19KTG Khóa học: 2016 - 2020 Mã sinh viên: 19A4020054 Giảng viên hưởng dẫn: TS Hoàng Thị Hồng Vân Hà Nội, Tháng năm 2020 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài: “Kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty TNHH Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ” cơng trình nghiên cứu độc lập hướng dẫn TS Hoàng Thị Hồng Vân, khơng có chép người khác Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá thu thập từ nhiều nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Đề tài sản phẩm mà em nỗ lực nghiên cứu trình học tập trường thực tập Công ty TNHH Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ Trong q trình viết có tham khảo số tài liệu có nguồn gốc rõ ràng, hướng dẫn TS Hoàng Thị Hồng Vân - Học viện Ngân Hàng Em xin cam đoan có vấn đề em chịu hồn tồn trách nhiệm Người cam đoan Nguyễn Thị Phương Anh LỜI CẢM ƠN Trước tiên với tình cảm sâu sắc chân thành nhất, cho phép em bày tỏ lòng biết ơn đến Học Viện Ngân Hàng tạo điều kiện hỗ trợ, giúp đỡ em suốt trình học tập nghiên cứu đề tài Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập trường đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ q Thầy Cơ Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô Khoa Kế toán – Kiểm toán Trường Học Viện Ngân Hàng truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Nhờ có lời hướng dẫn, dạy bảo thầy nên báo cáo tốt nghiệp em hoàn thiện tốt đẹp Đồng thời cảm ơn tồn CBCNV Cơng ty TNHH Lắp Máy Xây dựng Phú Thọ tạo điều kiện em hoàn thành tốt báo cáo tốt nghiệp Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn TS Hoàng Thị Hồng Vân - người trực tiếp giúp đỡ, quan tâm, hướng dẫn em hoàn thành tốt báo cáo tốt nghiệp thời gian qua Cảm ơn ln bảo tận tình, giải đáp thắc mắc để em trình bày báo cáo khoa học, rõ ràng Bài báo cáo tốt nghiệp thực khoảng thời gian thực tập Bước đầu vào thực tế em hạn chế nhiều bỡ ngỡ nên khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý Thầy Cô để kiến thức em lĩnh vực hoàn thiện đồng thời có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC VIẾT TẮT Từ viết tắt KSNB KTNB HTKSNB KTV ĐĐH NPT BCTC BCKQHDKD TNHH Nguyên nghĩa Kiểm soát nội Kiểm toán nội Hệ thống kiểm soát nội Kiểm soát viên Đơn đặt hàng Nợ phải thu Báo cáo tài Báo cáo kết hoạt động kinh doanh Trách nhiệm hữu hạn MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng Bảng Trang 1.1 Sơ đồ máy tổ chức quản lý 1.2 Sơ đồ máy tổ chức kế toán 10 2.1 Các rủi ro xảy chu trình bán hàng thu tiền 19 2.2 Kết khảo sát Mơi trường kiểm sốt 23 2.3 Kết khảo sát Quy trình đánh giá rủi ro 26 2.4 Kết khảo sát Hoạt động kiểm soát 28 2.5 Kết khảo sát Thông tin truyền thông 30 2.6 Kết khảo sát Giám sát kiểm sốt 32 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Sau Việt Nam thức gia nhập WTO - bước tiến lớn phát triển kinh tế Việt Nam Bước tiến khơng mang đến nhiều lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp Việt Nam, doanh nghiệp nước ngồi đầu tư vào Việt Nam mà tạo cho doanh nghiệp thử thách thách thức cần phải vượt qua, cạnh tranh khốc liệt thị trường quốc tế Một doanh nghiệp muốn đứng vững thị trường ngày phát triển doanh nghiệp khơng dừng lại việc có chiến lược kinh doanh khơn khéo, có đội ngũ nhân viên lành nghề, giàu kinh nghiệm Mà đòi hỏi doanh nghiệp phải khơng ngừng hồn thiện cơng tác kiểm tra, kiểm soát, nâng cao lực quản lý để hạn chế gian lận sai sót xảy ra, đảm bảo nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh phục vụ cho trình phát triển mở rộng công ty Hiện doanh nghiệp nâng cao dịch vụ sản phẩm để cạnh tranh thị trường Cơng ty TNHH Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ công ty với đặc điểm ngành nghề kinh doanh nhiều lĩnh vực như: Kinh doanh lắp đặt máy móc thiết bị cơng nghiệp; Bán bn thiết bị khí, máy móc, phụ tùng, nhiên liệu; Sản xuất dụng cụ kim loại cho thuê xe… Hoạt động kinh doanh cho khách hàng chủ yếu đại lý lớn, doanh nghiệp, xí nghiệp, nhà máy hoạt động mang lại doanh thu lớn cho cơng ty Tình hình bán hàng thu tiền cơng ty xảy thường xuyên dễ dẫn đến sai sót gian lận Việc kiểm soát hoạt động điều quan trọng để giúp công ty bảo vệ tài sản tăng hiệu hoạt động Tuy nhiên, cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty số vấn đề bất cập, nhiều thiếu sót đòi hỏi phải hồn thiện để đảm bảo doanh thu tính đúng, tiền thu bán hàng thu đủ hàng hố khơng bị thất Từ yêu cầu thiết thực trên, Công ty TNHH Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ cần hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng thu tiền để nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Do em chọn đề tài ”Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ” để tìm giải pháp nâng cao hiệu hoàn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty Mục tiêu nghiên cứu đề tài Nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ, hạn chế tồn đọng cần khắc phục đánh giá ưu điểm cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền.Từ đưa giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu đề tài cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ - Phạm vi nghiên cứu đề tài giới hạn việc tìm hiểu thực tế cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ lĩnh vực kinh doanh máy móc thiết bị cơng nghiệp giai đoạn 2015-2019 Phương pháp nghiên cứu Các phương pháp áp dụng đề tài gồm: Phương pháp tiếp cận thu thập thông tin, phương pháp tổng hợp; Phương pháp phân tích - so sánh phương pháp thống kê - Phương pháp tiếp cận thu thập thông tin: Sử dụng tài liệu công ty cung cấp Bảng cân đối kế toán hợp Báo cáo kết hoạt động kinh doanh - Phương pháp so sánh: Được sử dụng phân tích kết sản xuất kinh doanh, phân tích tỷ số tài thơng qua việc so sánh số liệu năm năm khác để có tỷ số thể mối quan hệ chúng, qua đánh giá biến động kinh doanh tốt hay xấu từ đề giải pháp thích hợp - Phương pháp thống kê: Là việc tập hợp liệu thơ thành dạng thích hợp cho việc hiểu giải thích chúng Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, chuyên đề bao gồm chương: Chương I: Tổng quan Công ty TNHH Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ Chương II: Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ Chương III: Một số kiến nghị hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng va thu tiền Cơng ty Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH LẮP MÁY VÀ XÂY DỰNG PHÚ THỌ 1.1 Tổng quan Công ty TNHH Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ 1.1.1 Q trình hình thành phát triển Tên cơng ty: Công ty TNHH Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ * Loại hình cơng ty: Cơng ty trách nhiệm hữu hạn * Mã số thuế: 2600869388 * Địa chỉ: Số 9, đường Phan Chu Trinh, Phường Gia Cẩm, Thành phố Việt Trì, Tỉnh Phú Thọ * Đại diện pháp luật: Nguyễn Đức Dũng * Năm thành lập: 1/11/2011 * Điện thoại: 02103811304 * Fax: 02103811304 * Vốn điều lệ: 4.000.000.000 (VNĐ) Tháng 11/2011 Công ty TNHH Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ thành lập với ngành nghề kinh doanh đa lĩnh vực, ban đầu với số vốn hạn chế, hoạt động quy mơ nhỏ, số lượng nhân viên ỏi Tuy nhiên sau kinh nghiệm gần 10 năm hoạt động công ty ngày xây dựng vững đội ngũ nhân viên lên đến 100 nhân viên với 36 nhân viên kí hợp đồng lâu năm với công ty, nhân viên giàu kinh nghiệm Năm 2016 công ty lần đầu lên mạng lưới đấu thầu quốc gia Từ 2011 đến nay, Công ty không ngừng nâng cao mạnh, nỗ lực phát triển khẳng định vị lĩnh vực lắp máy thiết bị công nghiệp Với đội ngũ viên lành nghề, công ty thực nhiều dự án cho xí nghiệp, nhà máy lắp đặt máy móc thiết bị cơng nghiệp; Lắp hệ thống điện - nước cho nhà máy, cơng trình xây dựng; Xây dựng cơng trình đường sắt, Mạng lưới khách hàng công ty phục vụ Phú Thọ mà trải khắp tỉnh miền Bắc 10 công ty Cơ cấu hợp lý đảm bảo cho điều hành kiểm soát phòng ban nhằm ngăn ngừa sai phạm chu trình Cơng ty trọng vào vấn đề nhân sự, lập kế hoạch tuyển dụng nhân viên Cũng ban hành sách khen thưởng, phúc lợi cho nhân viên, mở đào tạo chuyên môn cho nhân viên định kỳ hàng năm * Quy trình đánh giá rủi ro: Cơng ty có thiết lập mục tiêu rõ ràng cụ thể mục tiêu thơng báo đến tồn thể nhân viên * Hoạt động kiểm sốt: Cơng ty có thực hoạt động kiểm sốt chu trình từ q trình tiếp nhận xử lý đơn hàng đến toán tiền Đều thực xét duyệt, kiểm tra, đối chiếu kiểm soát vật chất từ người quản lý để tránh xảy sai xót chu trình * Thơng tin truyền thơng: Hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị xây dựng hợp lý, có phân công phân nhiệm rõ ràng Hệ thống chứng từ sử dụng theo quy định chuẩn mực kế toán hành, theo Luật kế toán, sử dụng sổ sách kế tốn báo cáo tương đối hợp lý Cơng ty áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, sử dụng phần mềm kế toán để ghi chép nghiệp vụ * Giám sát kiểm soát: Công ty ban hành nhiều quy định cho nhân viên việc giám sát cơng việc chu trình Đồng thời hàng năm thực kiểm toán độc lập nhằm phát sai sót thực biện pháp khắc phục theo kiến nghị KTV 2.3.2 Hạn chế nguyên nhân dẫn dẫn đến hạn chế a Hạn chế Mặc dù Hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ thiết lập kháp phù hợp hợp lý, nhiên tồn mặt hạn chế * Mơi trường kiểm sốt: Mặc dù cơng ty đề cao tính trung thực giá trị đạo đức, ban hành văn quy tắc tính trung thực, đạo đức nghề nghiệp ban hành hình thức xử phạt, xử lý vi phạm sai sót bán hàng thu tiền nhiên hình thức ban hành mang nhiều cảm tính, chưa thực thực chặt 40 chẽ, chưa mang tính cơng Bởi nhiều nhân viên người quen, người thân ban quản lý có thiên vị việc xử lý, bao che vi phạm xử phạt nhẹ không theo quy định Cơ cấu tổ chức chưa có phân công, phân nhiệm rõ ràng chức vụ phòng kế tốn Chưa có phân tách kế tốn tiêu thụ, thủ quỹ, kế tốn cơng nợ, kế toán toán kế toán thuế Một người kiêm nhiệm nhiều cơng việc khác mà chưa có phân tách rõ ràng người cơng việc Có xếp cơng ty muốn tiết kiệm chi phí nguồn nhân lực, nhiên chưa có phân cơng rõ ràng dẫn đến kiểm sốt khơng hiệu Chính sách nhân công ty chưa thực hợp lý Việc tuyển dụng nhân viên chưa thực đạt yêu cầu, công ty chưa thực trọng vào chuyên môn tay nghề nhân viên chưa có phân cơng cơng việc phù hợp với chuyên môn cho nhân viên Các trường hợp người thân quen có quan hệ với ban lãnh đạo nhân viên công ty ưu tiên tuyển dụng mà tay nghề với kiến thức chưa đủ Dẫn đến làm việc không hiệu gây sai sót Cũng người quen ban lãnh đạo nên việc sa thải nhân viên không đủ lực áp dụng mà hầu hết khiển trách, nhắc nhở nhẹ chuyển sang công việc khác Mặt khác việc đánh giá thay đổi cấu tổ chức chưa tổ chức cách thường xuyên liên tục, đánh giá lại nhiệm vụ phòng ban chưa đồng thường xuyên Công tác lập kế hoạch cơng ty chưa thực hợp lý Các kế hoạch tiêu thụ, doanh thu công ty xay dựng với mục tiêu kế hoạch năm Tuy nhiên với tình hình kính tế thị trường nhiều biến động điều chưa thực phù hợp lý, xây dựng kế hoạch phạm vi năm có nhiều biến động nên chưa sát với thực tế công ty Công ty chưa thành lập ban kiểm soát chưa thể rõ ràng đơn vị, ban kiểm soát mang tính hình thức Kiểm sốt chủ yếu dựa vào cảm tính ban lãnh đạo, ban lãnh đạo thực Nhân viên có lực kinh nghiệm kiểm sốt khơng thực vài trò kiểm sốt mà phải kiêm nhiệm nhiều cơng việc khác 41 * Quy trình đánh giá rủi ro: Cơng ty chưa có chế để nhận diện rủi ro từ bên ngồi chu trình sách đối thủ cạnh tranh, biến động kinh tế, người tiêu dùng mà cảm tính ban lãnh đạo Vấn đề phổ biến khả xảy rủi ro gặp phải đơn vị hầu hết chưa phổ biến mà nhân viên chủ yếu thực theo nhiệm vụ giao chưa Điều làm ảnh hưởng tới khả phát huy vai trò nhân viên việc tham mưu đề xuất giải pháp để đơn vị có thể nhận diện rõ có biện pháp đối phó kịp thời với rủi ro Cơng ty quan tâm tới vấn đề rủi ro phát sinh từ bên Trong trình tuyển dụng, nhiều trường hợp người thân quen ban lãnh đạo việc kiểm tra lực nhân viên tuyển dụng chưa thực đảm bảo yêu cầu vị trí đảm nhận Mặc dù tuyển dụng tham gia vào công việc nhân viên lại không đủ lực chuyên môn dẫn đến xảy sai sót q trình làm việc Điều dẫn đến nhân viên khó hồn thành nhiệm vụ giao từ dẫn đến khơng đạt mục tiêu đề gây ảnh hưởng đến mục tiêu phòng ban tồn đơn vị Cơng ty thường rơi vào trạng thái bị động rủi ro xảy chưa có chế xác định rủi ro ảnh hưởng đến việc thực mục tiêu Khi rủi ro xuất gây hậu cơng ty thường bị động khơng kịp ứng phó với rủi ro gây ảnh hưởng tới mục tiêu tồn đơn vị Mặc dù cơng ty có đưa biện pháp khắc phục khắc phục phần vấn đề chưa khắc phục toàn diện dẫn đến ảnh hưởng lan tỏa khắp đơn vị lặp lại sau * Hoạt động giám sát: Công ty chưa xét duyệt chặt chẽ quy trình xét duyệt bán chịu, chưa xem xét đánh giá rõ ràng khả trả nợ khách hàng dẫn đến bán hàng cho khách hàng khơng có khả chi trả sớm dẫn đến khoản nợ phải thu khó đòi Cơng tác thẩm định khách hàng mang tính hình thức, chủ quan người thẩm định, tắc trách chưa đánh giá kỹ phận xét duyệt 42 bán chịu Còn tồn nhiều trường hợp nhân viên khơng thơng qua quy trình xét duyệt mà đồng ý cho khách hàng bán chịu đẫn đến khoản nợ khó thu hồi * Thơng tin truyền thông: Công ty chưa xây dựng trang website riêng điều dẫn đến khách hàng khó khăn việc tìm kiếm thơng tin cơng ty sản phẩm cơng ty cung cấp, khó khăn việc đăng tin tuyển dụng lên trang web để dễ dàng việc tuyển dụng tin tức công ty chưa công khai nên lượng khách hàng muốn tham khảo sản phẩm chưa có Cơng ty chưa có chiến lược xây dựng hình ảnh đề cao truyền thơng, chưa có chiến lược việc xây dựng hình ảnh cơng ty mắt khách hàng Công ty chưa xây dựng hòm thư góp ý để thu thâp khảo sát ý kiến đánh giá khách hàng nhân viên đơn vị Hòm thư góp ý nơi chuyển giúp tâm tư, tình cảm, đề nghị, kiến nghị… mà đơi lý tế nhị, người cần bày tỏ khơng tiện nói Đối với người lao động điều thực cần thiết, phát huy hiệu hòm thư góp ý quyền lợi ích người lao động nâng lên Nội dung chủ yếu mà cơng nhân thường góp ý xoay quanh vấn đề chất lượng bữa ăn, thái độ quản lý trực tiếp sản xuất để qua có đóng góp xây dựng giúp cơng việc cơng ty ngày tốt Còn khách hàng thường góp ý chất lượng sản phẩm công ty chất lượng dịch vụ, thái độ đội ngũ nhân viên thực trao đổi với khách hàng Công ty chưa có kênh thu nhận thơng tin thị hiếu khách hàng động thái đối thủ cạnh tranh Cơng ty chưa có đủ nguồn lực để thành lập kênh thu nhận thông tin, chưa đẩy mạnh xây dựng hệ thống chiến lược đẩy mạnh hoạt động kinh doanh kinh tế cạnh tranh khốc liệt * Giám sát kiểm sốt: Ban lãnh đạo cơng ty khơng trực tiếp tham gia vào hoạt động giám sát mà thông qua báo cáo giám sát để nắm tình hình ban lãnh đạo cơng ty, có đến xuống phận để giám sát trực tiếp 43 Ban lãnh đạo xem xét báo cáo giám sát trình lên chưa có kiểm tra kiểm sốt lại báo cáo đó, dẫn đến sai sót, sai phạm tồn báo cáo chưa phát dẫn đến ảnh hưởng lớn chu trình Đều xuất phát từ ý kiến chủ quan ban lãnh đạo, chủ quan vào rủi ro tồn cảm tính cấp b Nguyên nhân dẫn đến hạn chế Thứ nhất, ban lãnh đạo công ty chưa có quan tâm, hiểu biết thực trọng vào việc xây dựng hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty chưa quan tâm vào việc thành lập ban kiểm sốt Đồng thời trình độ đội ngũ nhân viên cơng ty nhiều hạn chế, chưa đày đủ kiến thức kiểm soát, chưa tiếp cận kiến thức kiểm soát tiên tiến Hơn nữa, chưa có ban kiểm sốt nên kiểm sốt viên phải làm nhiều cơng việc khác chưa chuyên môn, tiền lương kiểm sốt viên thấp, dẫn đến kiểm sốt viên có kinh nghiệm thường tìm kiếm làm việc mơi trường có thu nhập cao hơn, dẫn đến tình trạng chảy máu chất xám, nguyên nhân chủ yếu dẫn đến hạn chế HTKSNB Thứ hai, ban lãnh đạo công ty tồn nhiều suy nghĩ cảm tính việc tuyển dụng nhân sự, tồn việc đề cao quan hệ thân quen dẫn đến sách tuyển dụng nhiều tồn đọng chưa tuyển người có kinh nghiệm mà trọng vào cảm tính quen biết dẫn đến hạn chế sách nhân sự, ảnh hưởng đến HTKSNB Thứ ba, ban lãnh đạo chưa quan tâm xây dựng hệ thống truyền thơng, hình ảnh cho công ty, chưa trọng vào việc xây dựng hình ảnh phương thức tiếp cận cơng ty Dẫn đến truyền thơng cơng ty nhiều yếu 44 CHƯƠNG MỘT SỐ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH LẮP MÁY VÀ XÂY DỰNG PHÚ THỌ 3.1 Định hướng phát triển Công ty TNHH Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ Công ty TNHH Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ xây dựng máy quản lý vị tài vững mạnh sau gần 10 năm thành lập Với xu hướng hội nhập kinh tế cạnh tranh thị trường ngày khốc liệt, để tồn đứng vững kinh tế nhiều đối thủ cạnh tranh ngày biến động Đòi hỏi cơng ty phải khơng ngừng nâng cơng tính chun nghiệp, nâng cao hệ thống quản lý Thực trạng chu trình bán hàng thu tiền nhiều hạn chế Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tồn trên, nguyên nhân chủ yếu lực, trình độ quản lý cấp quản lý chưa theo kịp phát triển thị trường HTKSNB nhiều hạn chế, việc xây dựng trì HTKSNB có hiệu lực chưa quan tâm Công ty phương hướng thời gian tới phải trì hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh, hạn chế rủi ro thấp Cơng ty cần phải tiếp tục cải tiến công tác quản lý, khắc phục tồn để ngày hoàn thiện hoạt động kinh doanh, dịch vụ khách hàng, nâng cao lực sản xuất kinh doanh Do đó, cơng ty cần nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Để làm điều việc tái cấu máy quản lý củng cố HTKSNB vô cần thiết Công ty đưa đề xuất, giải pháp hồn thiện cơng tác nghiên cứu đánh giá HTKSNB phải đảm bảo yêu cầu tiết kiệm, hiệu có khả thực 3.2 Một số đề xuất kiến nghị hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng thu tiền 3.2.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt * Tính trung thực giá trị đạo đức: Đối với việc xử lý hình phạt việc thực ban hành văn tinh trung thực giá trị đạo đức mang nhiều cảm tính, nhiều hạn chế người vi phạm chuẩn mực đạo đức người quen ban lãnh đạo 45 thường bao che, không xử lý Lúc công ty cần thực nghiêm chỉnh chặt chẽ chuẩn mực đạo đức ban hành, khơng để tình cảm cảm tính vào cơng việc Từ dựa vào chuẩn mực thực làm gương cho nhân viên, cấp dưới, thực hiên chuẩn mực cách nghiêm túc, khơng dựa vào cảm tính, định ban lãnh đạo phải thực dứt khốt, khơng phụ thuộc vào tình cảm để không tạo không công ty Công ty cần ban hành khung xử phạt cụ thể hành vi vi phạm tính trung thực giá trị đạo đức Với mức vi phạm từ bé đến lớn cơng ty cần đưa hình thức xử phạt cụ thể, rõ ràng từ phạt nhẹ, kỷ luật đến sa thải Đối với nhân viên gây vi phạm trình làm việc ban đầu cơng ty nên để nhân viên tự nhận hình thức kỉ luật khung xử lý ban hành quy định xử phạt, sau ban lãnh đạo công ty vào quy định cụ thể cân nhắc tình hình thực tế sai phạm nhân viên để xem xét đưa hình thức kỉ luật phù hợp Cơng ty cần đưa quy định trường hợp bị nhắc nhở, kỷ luật hay sa thải Dựa vào mức độ ảnh hưởng sai sót mà đưa hình thức cho nhân viên Nếu vi phạm lần thứ bị nhắc nhở, vi phạm lần thức hai bị cảnh cáo vi phạm đến lần thứ ba bị sa thải Để tạo cơng cho nhân viên cơng ty thì nhân viên thấy cơng yên tâm làm việc * Cơ cấu tổ chức: Đối với việc cấu tổ chức cơng việc phòng kế tốn chưa có phân cơng, phân nhiệm rõ ràng, chưa có phân tách trách nhiệm riêng biệt chức vụ phòng kế tốn kế tốn tiêu thụ, kế tốn thuế, kế tốn cơng nợ, Do cơng ty nên thiết kế cấu tổ chức dựa vào chức năng, đặc điểm công việc phận Cần tái cấu tổ chức phòng kế tốn, phân chia trách nhiệm kế tốn để tránh sai sót nhầm lẫn cơng việc Sự phân chia trách nhiệm cần phải tôn trọng nguyên tắc ủy nhiệm quyền hạn trách nhiệm tách biệt chức Ngoài ban lãnh đạo cần thường xuyên đánh giá cấu tổ chức để điều chỉnh cho phù hợp với thay đổi điều kiện môi trường kinh doanh Khi công ty kinh doanh sản phẩm hoạt động mới, công ty phải cấu lại máy làm việc cho phù hợp 46 * Chính sách nhân sự: Đối với sách nhân cơng ty nhiều tồn động, sách tuyển dụng cơng ty nhiều vấn đề, việc tuyển dụng chưa đạt yêu cầu chưa đáp ứng chuyên môn công việc mà dựa nhiều vào cảm tính mối quan hệ Do cơng ty cần hồn thiện sách nhân công ty biện pháp nâng cao hiệu tuyển dụng công ty Không dựa vào cảm tính người ban tuyển dụng mà cần phải xây dựng sách tuyển dụng hợp lý cho vị trí cơng việc Bộ phận nhân nên xem xét lại hồ sơ nhân viên chuyên ngành đào tạo kinh nghiệm làm việc để đảm bảo nhân viên có đủ lực thực nhiệm vụ giao Nếu có cắt giảm nhân sự, điều chuyển nhân nên bố trí lại nhân viên phòng ban để đảm bảo nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ Bộ phậ nhân định kỳ luân phiên phân chia công việc thành viên phận phận có liên quan nghiệp vụ để tránh tình trạng cơng việc bị ngưng trệ nhân viên phụ trách nghỉ việc đột xuất Ngồi cơng ty cần quan tâm đến phúc lợi cho người nhà nhân viên hình thức tạo môi trường yếu tố giúp nhân viên muốn gắn bó lâu dài với cơng ty * Cơng tác lập kế hoạch: Đối với việc lập công tác kế hoạch doanh thu công ty lập năm nhiều bất cập thị trường có nhiều biến động, thị trường cạnh tranh có nhiều yếu tố tác động dẫn đến công tác kế hoạch chưa sát với thực tế, kế hoạch định thay đổi kinh tế thị trường nên chưa sát với thực tế doanh nghiệp Công ty cần thiết lập lại việc xây dựng công tác kế hoạch bán hàng năm thay lập kế hoạch thực theo quý, theo tháng Điều giúp cơng tác kế hoạch thực tế bám sát hơn, hiệu công tác lập kế hoạch cao Việc rút ngắn thời gian lập kế hoạch từ kế hoạch năm xuống kế hoạch quý, tháng giúp đơn vị kiểm sốt trình tự tiến độ thực công việc dự kiến trước vấn đề trở ngại xảy gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị Cơng ty cần lập kế hoạch bán hàng, sách bán hàng, sách chiết khấu, kế hoạch xây dựng theo tháng quý Công ty nên lập bảng dự toán doanh thu tiêu thụ 47 kế hoạch thực tế để so sánh đối chiếu với tình hình tiêu thụ kỳ trước Đối với thị trường mới, sản phảm công ty cần lập kế hoạch sách giá, kế hoạch tiêu thụ dựa vào yếu tố thị trường Bên cạnh cơng ty cần xây dựng kế hoạch kinh doanh hướng, đơn vị phải lập bảng phân công công việc cụ thể cho cá nhân, phận lập kế hoạch Các cá nhân, phận dựa theo công việc phân công để thực kế hoạch cách hiệu * Ban kiểm sốt: Đối với việc cơng ty chưa thành lập ban kiểm soát, việc kiểm soát dựa theo cảm tính ban lãnh đạo mà chưa có chuẩn mực quy đinh định, vai trò ban kiểm sốt chưa thể công ty Công ty cần xây dựng, thành lập ban kiểm soát bao gồm cá nhân ban lãnh đạo công ty không kiêm nhiệm chức vụ quản lý chuyên gia am hiểu lĩnh vực kiểm soát Công ty cần phải tăng cường chức năng, quyền hạn ban kiểm sốt ban kiểm sốt có tồn quyền kiểm tra doanh nghiệp Ban kiểm sốt có trách nhiệm kiểm tra thơng tin tài cơng ty, kiểm tra hoạt động để đảm bảo phát kịp thời sai sót để giảm thiểu mức độ ảnh hưởng hoạt động kinh doanh công ty Đồng thời kiểm tra giám sát công việc kiểm toán viên nội giám sát tiến trình lập báo cáo tài Kiểm sốt viên cần phải đào tạo kiến thức chuyên môn phương pháp làm việc kiểm sốt viên thực thụ, cần có quy định cơng tác đào tạo kiểm soát viên bầu vào Ban kiểm soát * Kiểm toán nội bộ: Đối với việc cơng ty chưa có phận KTNB, cơng ty nên thành lập phận kiểm tốn nội Hiện hoạt động kiểm tra kiểm sốt hoạt động tài cơng ty dựa vào cơng tác kiểm tra đơn vị kiểm tốn độc lập theo yêu cầu công ty quan kiểm toán nhà nước Bộ phận KTNB thực giám sát đánh giá thường xuyên tồn hoạt động đơn có HTKSNB Kiểm tốn nội cơng ty phát tồn đọng quản lý để đưa kiến nghị đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý, 48 hệ thống kế toán điều chỉnh lại HTKSNB phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh công ty Bộ phận kiểm toán nội phải thành lập độc lập, hoạt động độc lập chịu giám sát Giám đốc Bộ phận kiểm toán nội thành lập người có lực chun mơn phải thực công việc như: KTNB kiểm tra đột xuất, đối chiếu sổ sách công nợ khách hàng để kiểm tra nhân viên thu tiền khách hàng có nộp công ty; Kiểm tra chứng từ bán hàng đơn đặt hàng, hóa đơn có quy định, có thực hợp lý hay không; Kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng bán chịu; KTNB cần tập trung kiểm tra rà soát lại thủ tục kiểm sốt liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền cơng ty để tìm hạn chế sia sót Sau KTNB phải thực việc báo cáo kết kiểm tra, kiểm soát cho ban giám đốc định kỳ theo quý, theo chu kỳ kiểm tốn mà cơng ty đưa nhằm để công ty đưa giải pháp theo kiến nghị KTV hạn chế tổn thất xảy 3.2.2 Hồn thiện quy trình đánh giá rủi ro Đối với vấn đề cơng ty chưa có chế để nhận diện rủi ro từ bên chu trình mà nhận diện rủi ro dựa vào cảm tính ban lãnh đạo nhân viên tham gia chu trình Do cơng ty cần thiết lập chế nhận diện rủi ro từ bên nhận diện biến động kinh tế, sách kinh tế ban hành, pháp luật thay đổi đối thủ cạnh tranh Để hồn thiện quy trình đánh giá rủi ro công ty cần thiết lập chế nhận diện rủi ro theo khả xảy rủi ro mức độ ảnh hưởng rủi ro Để nhận dạng rủi ro ban lãnh đạo cơng ty sử dụng phương tiện dự báo, phân tích liệu cơng ty, thường xun rà sốt hoạt động thông qua trao đổi tiếp xúc với khách hàng, nhà cung cấp công ty để đưa cách nhận diện rủi ro cần thiết Đối với khả xảy rủi ro công ty thường chưa phổ biến cho toàn nhân viên mà rủi ro phát cảm tính ban lãnh đạo chưa thông báo cho toàn nhân viên Nhân viên biết làm theo nhiệm vụ giao mà không lường trước khả xảy rủi ro Nó làm ảnh hưởng đến vai trò nhân viên việc nhận định rủi ro đề xuất ý kiến giúp công ty khắc phục rủi ro, điều 49 bị hạn chế Để khắc phục tình trạng cơng ty cần thơng qua cách thức thức phổ biến rủi ro xảy phận công ty để nhân viên phận phổ biến đưa cách phòng tránh đối phó với rủi ro Khi cơng ty nhận diện rủi ro mức ảnh hưởng làm tăng hiệu quản trị rủi ro Rủi ro cơng ty xuất phát từ việc cơng ty chưa trọng vào rủi ro phát sinh từ bên điển hình lực nhân viên Trong qua trình tuyển dụng phận nhân chưa tuyển dụng chặt chẽ trường hợp đến ứng tuyển Còn nhiều trường hợp người quen ban lãnh đạo chưa khơng có đủ lực chuyên môn liên quan đến công việc mà tuyển dụng Trong q trình làm việc khơng đủ lực nên gây sai sót ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Do cơng ty cần xây dựng kế hoạch tuyển dụng bản, đặt lực nhân viên lên hàng đầu bỏ qua nhân viên ứng tuyển không đủ lực Cơng ty cần có kế hoạch đào tạo cho nhân viên tồn cơng ty cơng tác lập kế hoạch tuyển dụng Khi gặp rủi ro công ty thường rơi vào trạng thái bị động ảnh hưởng, đưa biện pháp khắc phục chưa khắc phục tận gốc vấn đề, rủi ro xuất lại chưa đưa chế nhận diện khắc phục tốt Công ty cần thực chủ động cơng tác đối phó với rủi ro Xây dựng chế liên quan đến quản trị rủi ro Vì có thực chủ động doanh nghiệp gặp rủi ro có cách để đối phó với rủi ro cách dễ dàng Cơng ty giao quyền cho trưởng phận chịu trách nhiệm điều hành quản lý rui ro đề xuất phương án đối phó với rủi ro liên quan rủi ro doanh thu, rủi ro tiền, rủi ro giao hàng, Cơng ty cần có khóa huấn luyện , đào tạo để trang bị đầy đủ kiến thức, nâng cao lực quản trị rủi ro cho trưởng phận cho toàn thể nhân viên nhận diện khắc phục rủi ro 3.2.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát Qua khảo sát cho thấy chu trình bán hàng thu tiền cơng ty thực tương đối tốt Tuy nhiên vấn đề xét duyệt bán chịu công ty tồn nhiều sai sót gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Dẫn đến nhiều rủi ro 50 khách hàng cố ý khơng trả nợ khơng có khả tốn Do cơng ty cần xây dựng thủ tục kiểm soát xét duyệt bán chịu phải đảm bảo đạt mục tiêu kiểm sốt mà cơng ty đưa ra, nhằm hạn chế đến mức thấp rủi ro xảy cho công ty, ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót Tất nghiệp vụ bán chịu phải phê duyệt người có thẩm quyền cơng ty phê duyệt phải theo quy định bán chịu công ty Đối với khách hàng mới, mua hàng trả tiền trước nhận hàng hai phải có thư bảo lãnh ngân hàng Tuy nhiên, khách hàng sử dụng thư bảo lãnh để làm việc nợ, công ty nên kiểm tra tính xác thực thư bảo lãnh, xem xét người ký thư bảo lãnh có quyền ký hạn mức thư bảo lãnh hay khơng Khi có yêu cầu mua chịu việc phê duyệt phải Giám đốc ký duyệt thông qua việc ký kết hợp đồng bán hàng với khách hàng Đối với khách hàng cũ, có u cầu mua chịu phòng kinh doanh phải tổng hợp thơng tin từ kế tốn cơng nợ cung cấp bao gồm số tiền khách hàng nợ công ty, thời gian khách hàng hạn ngày Nếu khách hàng trả nợ chấp nhận u cầu tốn vòng 30 ngày cơng ty trưởng phòng kinh doanh duyệt cho khách hàng mua chịu cho lô hàng Nếu khách hàng chưa trả hết số tiền nợ lơ hàng trước phòng kinh doanh u cầu khách hàng trả hết số tiền cho nợ tiếp Công ty nên thường hay cập nhật thơng tin khách hàng thời gian gần khả toán với khách hàng khác để tránh xảy trường hợp nợ khó đòi khách hàng rơi vào tình trạng gặp khó khăn 3.2.4 Hồn thiện thơng tin truyền thông Đối với hệ thống thông tin kế tốn cơng ty xây dựng thực tốt nhiên công ty cần thiết lập chặt chẽ hệ thống thơng tin kế tốn để hình thành hệ thống thơng tin kế tốn đáp ứng công tác quản trị công ty Công ty nên ban hành quy định cơng tác kế tốn quản trị quy chế tài Hệ thống thơng tin kế tốn bị thay đổi pháp luật, quy định nhà nước sách nhà nước nên cơng ty nên thường xuyên sửa đổi cập nhật để hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn 51 Cơng tác kế tốn quản trị hệ thống báo cáo quản trị phục vụ đắc lực cho việc điều hành kiểm soát nội Đối với truyền thơng cơng ty nhiều hạn chế cơng ty chưa xây dựng hệ thống website cơng ty cần đưa phương án xây dựng hệ thống website đại diện công ty Webiste nơi để khách hàng tiếp cận với công ty, với sản phẩm sách cơng ty Khách hàng tìm hiểu tiếp cận nhanh chóng thơng tin cơng ty Một hệ thống truyền thông tốt hỗ trợ chiến lược kinh doanh công ty Đối với hạn chế cơng ty chưa xây dựng hòm thư góp ý để thu thâp khảo sát ý kiến đánh giá khách hàng nhân viên đơn vị chưa có kênh thu nhận thơng tin thị hiếu khách hàng động thái đối thủ cạnh tranh Công ty cần thiết lập hệ thống đường dây nóng, lập hòm thư góp ý để khảo sát thu thập thông tin khách hàng nhân viên Đồng thời phận kinh doanh công ty nên xây dựng khảo sát thị yếu khách hàng, khách hàng đánh giá sản phẩm cà dịch vụ công ty để đưa phản hồi nhằm cạnh tranh với đối thủ thị trường 3.2.5 Hoàn thiện giám sát kiểm sốt Đối với vấn đề ban lãnh đạo cơng ty không trực tiếp tham gia vào hoạt động giám sát ban lãnh đạo tiếp nhận báo cáo khơng trực tiếp kiểm tra lại dẫn đến khơng phát sai sót tồn ảnh hưởng đến hiệu kiểm sót doanh nghiệp Do cơng ty nên thành lập đưa ban giám sát vào hoạt động Khi ban lãnh đạo cụ thể Giám đốc khơng có mặt cơng ty để trực tiếp thực giám sát ban kiểm sốt thay mặt thực cơng việc kiểm sốt kiểm tra lại báo cáo trước trình lên ban lãnh đạo Ban kiểm soát trực tiếp thay mặt Giám đốc tham gia giám sát công ty Ban kiểm soát kiểm tra báo cáo thực để phát sai sót trước trình lên điều giúp khơng bỏ sót sai sót nâng cao hiệu giám sát kiểm sốt 52 PHẦN KẾT LUẬN Thông qua đề tài nghiên cứu trên, nhận thấy rõ quan trọng hệ thống kiểm sốt nội chung tồn doanh nghiệp nói chung hay hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền nói riêng Từ việc nhận thức tầm quan trọng KSNB doanh nghiệp trọng vào xây dựng hệ thống KSNB vững mạnh HTKSNB có vững mạnh đến đâu tồn nhiều hạn chế mà khơng phải nhà quản trị kiểm sốt tốt Trong q trình thực tập Công ty TNHH Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ em có q trình phân tích tìm hiểu thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền cơng ty Nhận thấy cơng ty có hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền tương đối hồn chỉnh nhiên tồn vài hạn chế Em đưa nhận xét ý kiến với mong muốn đóng góp cho hệ thống KSNB cơng ty nói chung KSNB bán hàng thu tiền nói riêng ngày vững mạnh đạt mục tiêu hoạt động hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Qua thời gian thực tập Công ty Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ số nguyên nhân mà cơng việc tìm kiếm thơng tin nội trình độ thân hạn chế nên em phân tích số vấn đề kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty Vì vậy, đề tài khơng tránh khỏi thiếu sót em mong nhận đánh giá, phê bình, góp ý từ phía thầy để viết em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Tài (2002), Hệ thống Chuẩn mực Kế tốn Việt Nam, Quyển 1, Nhà xuất Tài chính, Hà Nội [2] Nguyễn Quang Quynh & Nguyễn Thị Phương Hoa, (2008), Giáo trình Lý thuyết kiểm tốn, Nhà xuất Tài [3] TS Đường Nguyễn Hưng (2012), Bài giảng Kiểm soát nội bộ, Đại học Kinh Tế Đà Nẵng [4] TS Đồn Thị Ngọc Trai (2011), Bài giảng Kiểm tốn, Đại học Kinh Tế Đà Nẵng [5] Nguyễn Quang Quynh & Ngơ Trí Tuệ, (2006), Giáo trình Kiểm tốn tài chính, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân ... TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH LẮP MÁY VÀ XÂY DỰNG PHÚ THỌ 2.1 Lý luận kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền 2.1.1 Lý luận kiểm sốt nội chung... hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng va thu tiền Công ty Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH LẮP MÁY VÀ XÂY DỰNG PHÚ THỌ 1.1 Tổng quan Công ty TNHH Lắp. .. hàng thu tiền Cơng ty Lắp Máy Xây Dựng Phú Thọ a Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Chu trình bán hàng thu tiền trình chuyển nhượng quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng