Báo cáo thực tập Quản trị kinh doanh CÔNG TY cổ PHẦN JTC1

Là sinh viên của khoa quản trị kinh doanh đang trong quá trình thực tập, những kiến thức thực tế tìm hiểu được tại Công ty Cổ phần JTC cùng với những kiến thức đã được học ở trường đã gi

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện này nền giáo dục của Việt Nam còn phát triển kém so với rất nhiều quốc gia trên thế giới, rất nhiều người muốn con em mình được học tập trong môi trường giáo dục tốt hơn đảm bảo hơn Chính vì vậy lựa chọn du học nước ngoài là xu hướng của nhiều bậc phụ huynh và các bạn học sinh-sinh viên Quan hệ hai nước Việt-Nhật ngày càng khăng khít, chính phủ Nhật luôn trào đón du học sinh từ Việt Nam qua học tập và làm việc tại đất nước của họ, tạo ra cơ hội du học cho nhiều càng ngày càng gần và dễ dàng hơn Chính vì những lí do đó mà những năm gần đây du học Nhật Bản trở thành trào lưu, và lựa chọn của nhiều người

Là sinh viên của khoa quản trị kinh doanh đang trong quá trình thực tập, những

kiến thức thực tế tìm hiểu được tại Công ty Cổ phần JTC cùng với những kiến thức đã

được học ở trường đã giúp em hiểu được hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp

là như thế nào?

Trong thời gian thực tập tại công ty, với những quan sát, tìm hiểu, điều tra, phỏng vấn, em đã hiểu rõ được phần nào về quy trình hoạt động kinh doanh của một công ty

và hoạt động quản trị tại đây Nhưng do thời gian thực tập còn ngắn hạn, và hạn chế về chuyên môn của bản thân nên bài báo cáo thực tập tổng hợp còn nhiều thiếu sót Em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin gửi lời cảm ơn tới toàn bộ cán bộ nhân viên tại công ty CP JTC trong

suốt thời gian em thực tập đã hết lòng giúp đỡ, cởi mở chỉ bảo em Và gửi lời cảm ơn tới các thầy cô trong khoa Quản trị kinh doanh , đã hướng dẫn cho em để hoàn thành tốt bài báo cáo của mình

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU iv

I KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN JTC 1

1 Lịch sử hình thành và phát triển 1

1.1 Các giai đoạn phát triển 1

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 2

1.1.3 Lĩnh vực hoạt động chính của JTC là 2

1.1.4 Sơ đồ và cơ cấu tổ chức 3

1.1.5 Ngành nghề kinh doanh của công ty 4

1.2 Tình hình sử dụng lao động của công ty 4

1.2.1 Số lượng, chất lượng lao động của Công ty 4

1.2.2 cơ cấu lao động của công ty 5

1.3 Quy mô vốn kinh doanh của công ty 6

1.3.1.Tổng mức và cơ cấu vốn kinh doanh của doanh nghiệp 6

1.3.2.Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của công ty 6

1.3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 7

II PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG TỒN TẠI CHÍNH CẦN PHẢI GIẢI QUYẾT TRONG CÁC LĨNH VỰC QUẢN TRỊ CHỦ YẾU TẠI CÔNG TY JTC 8

1 Tình hình thực hiện các chức năng quản trị công ty JTC 8

1.1 Hoạch định 8

1.2 chức năng tổ chức 8

1.3 chức năng lãnh đạo 9

1.4 chức năng kiểm soát 9

1.5 Thu thập thông tin và ra quyết định quản trị 10

2 Công tác quản trị chiến lược của doanh nghiệp 10

2.1 Công tác phân tích tình thế môi trường chiến lược 10

2.2 Công tác nhận diện và phát triển lợi thế cạnh tranh 11

2.3 Công tác hoạch định và chiến khai chiến lược 11

2.4 Đánh giá khái quát năng lực cạnh tranh của công ty CP JTC 12

3 Công tác quản trị nhân lực tại công ty JTC 12

3.1 Phân tích công việc, bố trí và sử dụng nhân lực 12

3.2 Tuyển dụng nhân sự 13

3.3 Đào tạo và phát triển nhân lực 13

3.4 Đánh giá và đãi ngộ nhân lực 13

4 Công tác quản trị dự án, quản trị rủi ro của công ty CP JTC 14

4.1 Quản trị dự án 14

4.2 Quản trị rủi ro 14

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT HƯỚNG LÀM ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN 15

KẾT LUẬN 16

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

3 Bảng 1.1: Số lượng và cấu trúc lao động của công ty 4

I KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN JTC

1 Lịch sử hình thành và phát triển

Được thành lập vào ngày 25 tháng 7 năm 2018 , công ty cổ phần JTC chuyên về

tư vấn và đào tạo du học sinh cho các trường học cao đẳng, đại học tại Nhật Bản JTC cùng với khách hàng của mình, đã và đang cải tiến, hoàn thiện và không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua các chính sách, cơ chế, phát huy năng lực của đội ngũ nhân sự

Một số thông tin của công ty

- Tên giao dịch đầy đủ: Công ty cổ phần JTC

- Tên tiếng Anh: JTC Joint stock company

- Tên tiếng Nhật: JTC 株式会社

- trụ sở chính: 13 Tô Hiệu, Ngô Quyền, Vĩnh Yên, Vĩnh Phúc

- số điện thoại: 02113.673.866

- website: http://jtc.vn

- email: anhbinh868@gmail.com

- mã số thuế:

Chi nhánh: JTC.THÁI BÌNH

- Địa chỉ: Trung tâm dịch vụ việc làm Thái Bình, P.Hoàng Diệu, TP.Thái Bình, Thái Bình

- Điện thoại: 0987.129.683

Chi nhánh: JTC.BẮC NINH

- Địa chỉ: 61 Nguyễn Gia Thiều, P.Suối Hoa, TP.Bắc NInh, Bắc Ninh

- Điện thoại: 01688685968

1.1 Các giai đoạn phát triển

+ Năm 2014: Thành lập và hoạt động với giấy phép đăng ký hoạt động ngành tư vấn và đào tạo du học

+ Năm 2015: Hoàn thành hồ sơ du học và đào tạo tiếng Nhật cho 130 học sinh sinh viên

+ Năm 2016: Công ty đã liên kết được với hơn 17 trường tiếng và cao đẳng trên toàn nước Nhật

+ Năm 2017: mở thêm dịch vụ tư vấn và làm thủ tục xuất cảnh cho Tu nghiệp sinh sang Nhật làm việc

I.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

Công ty cổ phần JTC có chức năng là: tư vấn du học, làm hồ sơ giấy tờ, dịch thuật, đào tạo tiếng Nhật cho các du học sinh Liên kết với các trường tiếng, trường cao đẳng, trường nghề, và các trường Đại Học tại Nhật Bản để làm hồ sơ cho các bạn

du học sinh muốn học tập và làm việc tại Nhật Bản Công ty JTC luôn cam kết tỉ lệ đỗ visa chắc chắn, liên kết với nhiều trường có uy tín tại Nhật và có đội ngũ giáo viên tiếng Nhật trình độ cao và nhiều kinh nghiệm

Và công ty có nhiệm vụ là có thể tạo điều kiện hết sức cho các em học sinh sinh viên có nhu cầu đi du học nước ngoài, cố gắng khiến con đường du học trở nên đơn giản và trong tầm với đối với tất cả mọi người giúp cho các bạn học sinh, sinh viên có

cơ hội học hỏi giao lưu với kiến thức quốc tế mở mang kiến thức

I.1.3 Lĩnh vực hoạt động chính của JTC là

Hoàn thành hồ sơ du học cho các học sinh, sinh viên có cấp bậc sau THPT và sau Đại học

Đào tạo tiếng Nhật cho các em học sinh trước khi qua các trường đào tạo tiếng, cao đẳng và Đại học ở Nhật

Dịch thuật các giấy tờ về tiếng Nhật cho khách hàng hay các đơn vị tổ chức cần thiết Liên kết với các trường học bên Nhật để tạo điều kiện giúp đỡ các em du học sinh tìm kiếm việc làm thêm, nhà ở, kí túc…

Hình 1.1 kết cấu dịch vụ du học tại JTC

I.1.4 Sơ đồ và cơ cấu tổ chức

Hình 1.2 Sơ đồ bộ máy công ty JTC

Với quy mô không quá lớn nên cơ cấu tổ chức của công ty khá đơn giản trong đó: Giám đốc có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động của công ty và đề ra chiến lược kinh doanh hướng đi phát triển của công ty Dưới giám đốc là Phó giá đốc có nhiệm vụ

hỗ trợ Giám đốc trong công tác hoạch định chiến lược, công tác quản trị và kiểm soát hoạt động của công ty Phòng kinh doanh là phòng có nhiều nhân lực nhất vì chức

Hoàn tất hồ sơ

Các hoạt động tìm

kiếm học sinh

Tư vấn

Nhận và sử lí hồ sơ

Chuyển hồ sơ qua

trường tại Nhật

Đưa học sinh qua Nhật và đảm bảo các thủ tục hoàn tất

GIÁM ĐỐC

Phó giám đốc

Bộ phận đào

Bộ phận tài chính- kế toán Nhân viên hành

chính lễ tân

năng chủ yếu là tiềm kiếm tiếp cận khách hàng, thực hiện các mục tiêu đề ra và tiến hành các kế hoạch kinh doanh để phát triển công ty Tiếp theo là bộ phận hành chính

lễ tân có nhiệm vụ xắp xếp các cuộc họp, buổi hẹn khách hàng, xắp xếp lịch trình, gặp

gỡ đón tiếp khách hàng Phòng kế toán tổ chức thực hiện công tác kế toán, tổng hợp báo cáo kế toán định kỳ và quyết toán cuối năm Bộ phận đào tạo là bao gồm các cán

bộ giáo viên đào tạo tiếng Nhật và cán bộ quản lí học sinh trong quá trình học tập, ăn ở tại kí túc xá của công ty

1.1.5 Ngành nghề kinh doanh của công ty

- tư vấn du học cho những đối tượng học sinh, sinh viên có nhu cầu sang Nhật học tập và làm việc

- hoàn thành hồ sơ thủ tục cho các du học sinh

- mở lớp đào tạo tiếng Nhật

- dịch thuật các tài liệu, giấy tờ liên quan đến tiếng Nhật

1.2 Tình hình sử dụng lao động của công ty

1.2.1 Số lượng, chất lượng lao động của Công ty

Hiện tại công ty có 65 nhân viên tất cả, làm việc ở các phòng ban bộ phận như sau:

Bảng 1.1 Bảng thống kê số lượng lao động tại công ty cổ phần JTC

Nhận xét: theo số liệu của phòng kế toán thì đến cuối năm 2017 nhân sự của toàn công ty là 65 người tính cả lao công và bảo vệ Số lượng nhân viên tại công ty là vừa không quá lớn cũng không quá ít, số lượng giáo viên và bộ phận liên quan là hợp lý để

có quy mô kinh doanh và tiếp nhận đủ số lượng ứng viên du học sinh Trong bảng số liệu, nhân sự chủ yếu là bộ phận đào tạo bởi vì số lượng giáo viên và quản lí học viên

là cần nhiều nhất để có thể đào tào tiếng Nhật và chăm lo về quá trình ăn học cho các bạn học sinh trước khi xuất cảnh qua Nhật

1.2.2 cơ cấu lao động của công ty

Nhận xét: theo bảng số liệu ta thấy cơ cấu công ty rất trẻ và đa phần là nữ, vì tính chất ngành nghề kinh doanh và các giáo viên tiếng Nhật chủ yếu là nữ nên số lượng nhân viên nữ chiếm đa số Hàng năm số lao động có tăng lên tùy thuộc chủ yếu vào quy mô khách hàng tăng lên ( ví dụ: kì du học tháng 10 nhiều các em học sinh đăng

kí thì số lượng giáo viên cũng sẽ phải tăng lên để đảm bảo việc dạy học và quản lý) Nhân sự trong công ty rất trẻ vì đa phần các nhân viên kinh doanh đều là những bạn đã từng đi du học tại Nhật về hoặc các bạn sinh viên ra trường có chuyên môn về kinh doanh và tiếng Nhật Còn tại phòng hành chính lễ tân tính chất công việc năng động và

là bộ mặt của công ty đón tiếp khách hàng nên tuyển dụng chủ yếu là các bạn nữ trẻ trung, các giáo viên dạy tiếng Nhật tại đây có 70% là các bạn du học sinh từ Nhật trở

về có bằng tiếng Nhật vào dạy và 30% là sinh viên tại trường đại học ở Việt Nam chuyên ngành tiếng Nhật ra trường Các chức vụ khác như là quản túc, bảo vệ, tạp vụ thì chủ yếu là các bác có tuổi hơn phụ trách

Bảng 1.2 cơ cấu nhân sự trong công ty JTC

Số lượng (người) Tỷ lệ (%)

Số lượng (người) Tỷ lệ (%)

Số lượng ( người)

Tỷ lệ (%) Theo giới tính

Theo độ tuổi

1.3 Quy mô vốn kinh doanh của công ty

1.3.1.Tổng mức và cơ cấu vốn kinh doanh của doanh nghiệp

Bảng 1.3 Cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của công ty cổ phần JTC

(đơn vị: tỷ đồng)

2014

Năm 2015

Năm 2016

So sánh năm 2016/2014 +/- Tỉ lệ %

1 Tiền và các khoản tương

(Nguồn: phòng Kế Toán Tài Chính)

Nhìn vào bảng 1.3 ta thấy rằng tổng vốn năm 2016 tăng 9.25 tỷ đồng so với năm

2014, điều này cho thấy công ty đã đầu tư nhiều hơn vào cơ sở vật chất cũng như máy móc thiết bị phục vụ việc kinh doanh và giảng dạy Cụ thể là năm 2016 công ty có mua về toàn bộ 16 chiếc máy chiếu, 24 bộ máy tính để lắp đặt cho các phòng học tiếng Nhật, và phục vụ cho các giáo viên trong quá trình dạy học

1.3.2.Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của công ty

Bảng 1.4 Cơ cấu vốn kinh doanh của công ty

Đơn vị: Tỷ đồng Năm

Cơ cấu

nguồn vốn

Số tiền Tỷ lệ

Tỷ lệ

Tỷ lệ (%)

Qua bảng báo cáo ta thấy chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số nguồn vốn kinh doanh của công ty là vốn chủ sở hữu (46.1% năm 2014) cho thấy mức độ tự chủ về tài chính của công ty là khá tốt trong giai đoạn kinh tế lạm phát và suy thoái hiện nay, khi không dễ dàng để có thể vay vốn từ ngân hàng hay các quỹ tín dụng khác cùng với

mức lãi suất trần ngất ngưởng và luôn biến động khó lường Tuy nhiên để công ty nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, công ty cần có các giải pháp để huy động vốn nhiều hơn và tiết kiệm tối đa chi phí cho lãi suất ngân hàng Vào những năm sau hoạt động kinh doanh trở nên ổn định hơn, phát triển hơn vốn tích lũy của sở hữu dần tăng lên đầu tư vào cơ sở vật chất, tài sản cố định ở công ty nhiều hơn, sử dụng nhân

sự có trình độ cao hơn

1.3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Bảng 1.5 bảng đánh giá kết quả tình hình kinh doanh của công ty

Đơn vị:Tỉ đồng

(Nguồn: phòng kế toán)

Qua bảng thống kê từ phòng kế toán về báo cáo tình hình kinh doanh của công ty

ta có một số nhận xét như sau:

Doanh thu từ việc kinh doanh tăng lên từng năm và có xu hướng tăng trong các năm tới vì quy mô công ty ngày càng mở rộng Năm 2015 doanh thu tăng lên 3,355,000,000 đồng mức tăng trưởng 391% so với năm đầu hoạt động Tuy nhiên

do đến nửa năm 2014 công ty mới được thành lập nên doanh thu còn thấp do chỉ hoạt động được nửa năm, nên mức tăng trưởng của năm tiếp theo mới tăng lên đáng

kể như vậy

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh là một trong những chỉ tiêu quan trọng phản ánh hiệu quả hoạt động kinh doanh Cụ thể, năm 2015, lợi nhuận thuần tăng 2.952 tỉ đồng ứng với tỷ lệ tăng 391% so với năm 2014 Năm 2016, lợi nhuận thuần vẫn tăng 3.62388 tỉ đồng, đạt tỷ lệ tăng 217,1 % so với năm 2015 Nhìn chung tình hình hoạt động của công ty ngày các mở rộng, nên doanh thu tăng lên rõ rệt qua các năm Cho thấy nhu cầu trong ngành cũng như cơ hội của công ty ngày càng phát triển, công ty cần có những hoạt động quản tri đúng đắn để nắm bắt cơ hội và phát triển công ty trong tương lai

II PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG TỒN TẠI CHÍNH CẦN PHẢI GIẢI QUYẾT TRONG CÁC LĨNH VỰC QUẢN TRỊ CHỦ YẾU TẠI CÔNG TY JTC

1 Tình hình thực hiện các chức năng quản trị công ty JTC

1.1 Hoạch định

Ngay từ đầu thành lập công ty ban Giám đốc đã có những định hướng chiến lược cho sự hoạt động và phát triển công ty Với slogan “ hướng tới tương lai tươi sáng” thể hiện sự không ngừng lớn mạnh hơn nữa trong lĩnh vực hoạt động, và có thể đưa được nhiều hơn du học sinh hoàn thành ước muốn du học mở mang kiến thức Công ty có mục tiêu rõ ràng là hàng năm đưa được nhiều hơn 100 du học sinh qua Nhật, với mục tiêu dài hạn đến năm 2020 công ty phải đứng trong top 10 công ty uy tín và có chi phí thấp nhất trong lĩnh vực tư vấn du học toàn miền bắc

Tuy nhiên hiện nay cơ cấu nhân sự của công ty còn non trẻ và quản lí vẫn còn lỏng lẻo, chưa tạo được uy tín cao trong lòng khách hàng Với mục tiêu phấn đấu rõ ràng cụ thể Ban giám đốc đang hết sức triển khai nhiều chương trình, hoạt động quảng

bá và mở rộng chi nhánh ra các tỉnh thành khác Ban Giám đốc đang có kế hoạch tuyển dụng thêm nhân sự cấp cao và nhân sự người Nhật để nâng cao chất lượng hoạt động, cũng như tìm kiếm sự sáng tạo trong tương lai

1.2 chức năng tổ chức

Vì du học được chia theo từng giai đoạn nhập học theo quy định của Bộ Giáo Dục Nhật Bản, một năm có 3 đợt nhập học chính là:

+ kì tháng 1: thời gian tiếp nhận hồ sơ là từ tháng 6- tháng 8 của năm trước + kì tháng 4: thời gian tiếp nhận hồ sơ là từ tháng 9- tháng 11 của năm trước + kì tháng 10: thời gian tiếp nhận hồ sơ là từ tháng 3- tháng 5 của năm đó

Chính vì mỗi đợt nhập học sẽ có 1 lượng hồ sơ tiếp nhận mới, học sinh mới, công

ty cần tổ chức các hoạt động tư vấn, tìm kiếm, phổ biến kiến thức cho khách hàng cũng như đào tạo Vì vậy mỗi dịp như thế Ban Giám Đốc sẽ có những chỉ định cụ thể cho từng phòng ban kế hoạch thực hiện, trong quá trình thực hiện các ban khác nhau phải phối hợp chặt chẽ để luôn điều phối kiểm soát được hoạt động đạt tính hiệu quả cao

Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng theo cơ cấu chức năng với mỗi bộ phận phụ trách những nhiệm vụ riêng Tuy mô hình này dễ kiểm soát, tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hóa và tương đối ngọn nhẹ nhưng vẫn còn những bất cập tồn tại như:

- Công ty chưa có bộ phận riêng biệt tìm hiểu, đánh giá sự thay đổi của môi trường hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chưa có bộ phận nghiên cứu thị trường, khách hàng

- Công ty chưa có đội ngũ Maketing để có thể quảng bá cũng như có nhiều hoạt động nhằm nâng cao hình ảnh và doanh thu

1.3 chức năng lãnh đạo

Công tác lãnh đạo của công ty được thực hiện khá hiệu quả Qua điều tra khảo sát 80% nhân viên được hỏi đánh giá công tác lãnh đạo trong công ty ở mức khá Việc lãnh đạo được phân quyền theo từng cấp, từng phòng ban dưới sự điều hành trực tiếp của Giám đốc Cấp lãnh đạo luôn dùng uy tín, năng lực làm việc của mình để chỉ đạo cũng như làm gương cho nhân viên cấp dưới, luôn coi trọng và đề cao ý kiến đóng góp của các nhân viên trong việc xây dựng và phát triển của doanh nghiệp

1.4 chức năng kiểm soát

Công tác thực hiện kiểm soát cũng như thực hiện nội quy của công ty khá là yếu, bởi vì môi trường làm việc đa phần là các bạn trẻ, khách hàng cũng là các bạn học sinh

và sinh viên Chính vì vậy các quy tắc đặt ra cũng không quá áp đặt hay thắt chặt về vấn đề thời gian, năng suất, hay doanh số Các cán bộ nhân viên có thời gian biểu và quy tắc làm việc theo sự giám sát của các trưởng ban và giám đốc, khác với các học sinh học tập tại kí túc xá có các quy tắc sinh hoạt riêng được quản lí bởi cán bộ quản túc và ban đào tạo Mặc dù cách thức kiểm soát chia rõ ràng như vậy có nhiều ưu điểm thì cũng có chỗ bất cập như là, khi các học sinh trong quá trình học tập, sinh hoạt ở đây bị đối xử không tốt hay cán bộ ban đào tạo có hành vi sai trái cũng rất khó có thể phản ánh lên bên trên dễ xảy ra tiêu cực

1.5 Thu thập thông tin và ra quyết định quản trị

Công tác thu thập thông tin của công ty đạt hiệu quả chưa cao 60% số nhân viên được hỏi đánh giá hiệu quả công tác thu thập thông tin của công ty chỉ đạt mức trung bình Những thông tin nội bộ chủ yếu là do bộ phần cấp dưới báo cáo lên, Giám đốc nhận thông tin từ các trưởng ban trưởng bộ phận Tuy nhiên việc báo cáo của nhân viên cấp dưới còn chậm và nhiều báo cáo còn mang tính chủ quan gây khó khăn cho