2 | H D S D1 QUY TRÌNH KHAI BÁO VÀ TIẾP NHẬN ĐƠN TRỰC TUYẾN 1.1 Thông tin chung - Quy trình mô tả các bước thực hiện để Người nộp đơn khai báo hồ sơ lên hệ thống tiếp nhận đơn.. Từ chố
Trang 22 | H D S D
1 QUY TRÌNH KHAI BÁO VÀ TIẾP NHẬN ĐƠN TRỰC TUYẾN
1.1 Thông tin chung
- Quy trình mô tả các bước thực hiện để Người nộp đơn khai báo hồ sơ lên hệ thống tiếp nhận đơn
- Quy trình mô tả các bước thực hiện để Cán bộ phòng đăng ký tiếp nhận hồ sơ trên hệ thống tiếp nhận đơn điện tử
Trang 33 | H D S D
1.2 Luồng quy trình
Quy trình Tiếp nhận đơn có phí và có cấp số đơn
có Gửi thông báo không
Kết thúc
2 Kiểm tra thông tin
sơ bộ về tính đầy đủ
Xem phiếu thu
Xem Giấy tiếp nhận điện tử
7 Tạo và In phiếu Thu
Thanh toán bên ngoài
hệ thống
9 Xác nhận thanh toán
10 Hệ thống tự động chuyển đơn đến các đơn vị theo luồng nghiệp vụ
4 Hệ thống thông báo kết quả và sinh phiếu tiếp nhận điện tử
Hồ sơ đầy đủ và hợp lệ?
6 Kiếm tra hồ sơ
6.1 Từ chối nhận đơn không
Hệ thống gửi thông báo từ chối tiếp nhận trực tiếp trên
hệ thống
Hệ thống tự động tạo ID
hồ sơ để làm số đơn tạm thời
1.2.1 Mô tả các bước trong quy trình
Sau khi người nộp đơn đăng nhập hệ thống theo tài khoản và mật khẩu đã được cấp, người nộp đơn thực hiện khai báo hồ sơ
Bước 1:Sau khi đăng nhập hệ thống hiển thị màn hình trang chính:
Trang 44 | H D S D
Bước 1.1: Vào màn hình : Khai báo hồ sơ >> KHAI BÁO
Bước 1.2:Chọn Đối tượng SHCN (Sáng chế/Kiểu dáng công nghiệp/ Nhãn hiệu/
Chỉ dẫn địa lý/ và các đối tượng khác) >> Chọn loại hồ sơ khai báo => hiển thị màn hình nhập thông tin khai báo
Bước 1.2.1 Khai báo Yêu cầu cấp bằng độc quyền sáng chế/GPHI
- Thực hiện nhập thông tin hồ sơ ở các tab màn hình
Trang 55 | H D S D
Tab Thông tin chung:
- Thông tin Chủ đơn/Đại diện chủ đơn được tự động thêm vào từ thông tin tài khoản đăng ký (nếu có)
- Phân loại sáng chế quốc tế: Chọn 1 trong 2 thông tin:
Yêu cầu Cục SHTT phân loại : Nếu tích chọn sẽ tính thêm phí phân loại
Trang 6- Thêm mới Chủ đơn khác: Tích chọn “Ngoài chủ đơn này còn có chủ đơn khác”,
hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin Chủ đơn khác
- Thêm mới tác giả khác: chọn “Ngoài tác giả khai tại mục này còn có những tác giả khác”, hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin Tác giả khác
Trang 88 | H D S D
Tab: Các tài liệu có trong đơn
- Ứng với mỗi loại hồ sơ, hệ thống yêu cầu đính kèm 1 số giấy tờ bắt buộc theo quy định (các tài liệu có dấu *)
- NNĐ đính kèm các tài liệu bằng cách nhấn nút “Chọn tệp” sau đó chọn tệp đính kèm lên hệ thống Số trang sẽ được tự động tính đối với các tài liệu có định dạng pdf, doc, docx
- Thêm mới tài liệu khác: nhấn nút => một dòng trống sẽ được thêm vào cuối bảng => điền thông tin tài liệu và đính kèm tệp
Trang 1010 | H D S D
Bước 1.2.2 Khai báo đơn đăng ký kiểu dáng công nghiệp
Thực hiện nhập thông tin hồ sơ ở các tab màn hình
Tab Thông tin chung:
- Thông tin Chủ đơn/Đại diện chủ đơn được tự động thêm vào từ thông tin tài khoản đăng ký (nếu có)
- Phân loại sáng chế quốc tế: Chọn 1 trong 2 thông tin:
Yêu cầu Cục SHTT phân loại : Nếu tích chọn sẽ tính thêm phí phân loại
Tự phân loại: tự nhập bằng tay hoặc nhập từ danh mục bằng cách nhấn chuột vào icon và chọn phân loại từ danh mục IPC
Lưu ý: Chỉ được chọn 1 phân loại quốc tế cho kiểu dáng công nghiệp
Trang 11- Thêm mới Chủ đơn khác: Tích chọn “Ngoài chủ đơn này còn có chủ đơn khác”,
hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin Chủ đơn khác
- Thêm mới tác giả khác: Tích chọn “Ngoài tác giả khai tại mục này còn có những tác giả khác”, hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin Tác giả khác
Trang 1313 | H D S D
Tab: Các tài liệu có trong đơn
- Ứng với mỗi loại hồ sơ, hệ thống yêu cầu đính kèm 1 số giấy tờ bắt buộc (các tài liệu có dấu *)
- NNĐ đính kèm các tài liệu bằng cách nhấn nút “Chọn tệp” sau đó chọn tệp đính kèm lên hệ thống Số trang sẽ được tự động tính đối với các tài liệu có định dạng pdf, doc, docx
- Thêm mới tài liệu khác: nhấn nút => một dòng trống sẽ được thêm vào cuối bảng => điền thông tin tài liệu và đính kèm tệp
Trang 1414 | H D S D
- Với Bộ ảnh chụp bản vẽ, NNĐ nhấn vào icon để thêm số phương án cho bộ ảnh chụp Nhấn vào icon để thêm tài liệu con cho mỗi phương án
Tab Phí, lệ phí: Hệ thống tự động hiển thị thông tin phí, lệ phí cần phải nộp
hồ sơ theo thông tin vừa khai báo
Màn hình chỉ cho xem, không sửa hoặc thao tác được trên màn hình
Bước 1.2.3 Khai báo đơn đăng ký nhãn hiệu
Thực hiện nhập thông tin hồ sơ ở các tab màn hình
Tab Thông tin chung:
Trang 1515 | H D S D
- NNĐ upload mẫu nhãn hiệu bằng cách nhấn nút Chọn tệp
- Lưu ý: Mẫu nhãn hiệu chỉ cho phép các định dạng ảnh jpg, png, …
- Thông tin Đại diện chủ đơn được tự động thêm vào từ thông tin tài khoản đăng
ký
- Thêm mới Chủ đơn khác: Tích chọn “Ngoài chủ đơn này còn có chủ đơn khác”,
hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin Chủ đơn khác
Trang 1616 | H D S D
- Thêm mới Yêu cầu hưởng quyền ưu tiên: Nếu tích chọn sẽ tính thêm phí yêu cầu hưởng quyền ưu tiên đối với mỗi yêu cầu
Lưu ý: các trường đánh dấu (*) là các trường bắt buộc nhập
Tab: Phân nhóm hàng hóa, dịch vụ
- NNĐ nhập nhóm hàng hóa dịch vụ bằng 2 cách: chọn từ Danh mục Nice nhấn
mới bằng tay
+ Chọn từ danh mục Nice
Trang 1717 | H D S D
- NNĐ nhập tên hàng hóa dịch vụ: chú ý mỗi hàng hóa cách nhau bởi dấu “;” Ví
dụ nhập 3 hàng hóa như sau “Phân lân; Phân kali; Phân đạm”
- Hệ thống sẽ hỗ trợ tự động đếm tổng số hàng hóa dịch vụ
- Nhấn icon Xóa nếu muốn xóa nhóm hàng hóa dịch vụ
Tab: Các tài liệu có trong đơn
Trang 18- Thêm mới tài liệu khác: nhấn nút => một dòng trống sẽ được thêm vào cuối bảng => điền thông tin tài liệu và đính kèm tệp
Trang 1919 | H D S D
Tab Phí, lệ phí: Hệ thống tự động hiển thị thông tin phí, lệ phí cần phải nộp hồ sơ theo thông tin vừa khai báo
Màn hình chỉ cho xem, không sửa hoặc thao tác được trên màn hình
Bước 1.2.4 Khai báo đơn chỉ dẫn địa lý
Thực hiện nhập thông tin hồ sơ ở các tab màn hình
Tab Thông tin chung:
Trang 2020 | H D S D
- NNĐ upload mẫu nhãn bằng cách nhấn nút Chọn tệp
- Lưu ý: Mẫu nhãn chỉ cho phép các định dạng ảnh jpg, png, tif…
- Thông tin Đại diện chủ đơn được tự động thêm vào từ thông tin tài khoản đăng
ký (nếu có)
- Lưu ý: các trường đánh dấu (*) là các trường bắt buộc nhập
Tab: Các tài liệu có trong đơn
Trang 21- Thêm mới tài liệu khác: nhấn nút => một dòng trống sẽ được thêm vào cuối bảng => điền thông tin tài liệu và đính kèm tệp
Tab Phí, lệ phí: Hệ thống tự động hiển thị thông tin phí, lệ phí cần phải nộp hồ sơ theo thông tin vừa khai báo
Trang 2222 | H D S D
Màn hình chỉ cho xem, không sửa hoặc thao tác được trên màn hình
Bước 1.2.5 Khai báo đơn Thiết kế bố trí mạch tích hợp bán dẫn
Thực hiện nhập thông tin hồ sơ ở các tab màn hình
Tab Thông tin chung:
Trang 2424 | H D S D
- Thêm mới Chủ đơn khác: Tích chọn “Ngoài chủ đơn này còn có chủ đơn khác”,
hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin Chủ đơn khác
- Thêm mới tác giả khác: Tích chọn “Ngoài tác giả khai tại mục này còn có những tác giả khác”, hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin Tác giả khác
Lưu ý: các trường đánh dấu (*) là các trường bắt buộc nhập
Tab: Các tài liệu có trong đơn
Trang 25- Thêm mới tài liệu khác: nhấn nút => một dòng trống sẽ được thêm vào cuối bảng => điền thông tin tài liệu và đính kèm tệp
Trang 2626 | H D S D
- Đối với 1 số tài liệu có tài liệu con (Ví dụ Hình công bố, Bộ ảnh chụp bản vẽ)
để thêm hình con NNĐ nhấn vào icon để thêm các tài liệu con
Tab Phí, lệ phí: Hệ thống tự động hiển thị thông tin phí, lệ phí cần phải nộp hồ sơ theo thông tin vừa khai báo
Màn hình chỉ cho xem, không sửa hoặc thao tác được trên màn hình
Bước 2: Sau khi khai báo các thông tin hồ sơ, NNĐ nhấn Lưu để hoàn tất khai
báo Có 2 chức năng Lưu hồ sơ
- Lưu tạm: Hệ thống thực hiện lưu nháp hồ sơ đang khai báo Hệ thống không ràng buộc thông tin và tài liệu, có thể hỗ trợ cho người dùng trong trường hợp khai báo nhiều hồ sơ hoặc khai báo chưa xong hồ sơ
Trang 2727 | H D S D
- Lưu: Hệ thống chính thức lưu hồ sơ, kiểm tra ràng buộc thông tin và các tài liệu Nếu thông tin nhập chưa đầy đủ hệ thống hiển thị thông báo cho người nộp đơn để sửa
- Nếu thực hiện Lưu chính thức, Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận mã hóa hồ
sơ với mục đích bào mật các thông tin mà NNĐ đã khai báo
Bước 3: Sau khi NNĐ khai báo hồ sơ, để đảm bảo tính pháp lý về thông tin khai
báo lên Cục SHTT, NNĐ phải tiến hành Ký điện tử bằng Chữ ký số của mình Với hồ sơ đã ký điện tử, NNĐ không được phép sửa đổi thông tin lên hệ thống nữa trường hợp có sai khác với hồ sơ đã ký, NNĐ chịu trách nhiệm về thông tin của mình
Bước 3.1: Trên màn hình Trang chủ, chọn Khai báo hồ sơ >> Danh sách hồ sơ Hệ
thống hiển thị danh sách hồ sơ đã khai báo
Trang 2828 | H D S D
Bước 3.2: Nhấn vào nút ký CA để tiến hành ký điện tử, hiển thị màn hình yêu cầu kết nối
Trang 2929 | H D S D
Bước 3.3: Thực hiện kết nối USB Token vào máy tính và nhấn button Ký số
Bước 3.4: Màn hình hiển thị thông tin Chứng thư số
Bước 3.5: Nhấn OK
Bước 3.6: Màn hình Ký điện tử được mở ra, nhập Mã PIN đã được cấp vào để xác
thực
Bước 3.7: Nhấn Login đẻ thực hiện ký số
Bước 4: Hệ thống thông báo ký điện tử thành công
Hệ thống hiển thị thông báo thành công kèm hồ sơ tài liệu mà NNĐ đã khai báo Ngoài ra hệ thống còn sinh phiếu tiếp nhận điện tử để tiếp nhận hồ sơ
Trang 3030 | H D S D
Bước 5: In phiếu tiếp nhân điện tử bằng cách nhấn vào Link Phiếu tiếp nhận điện
tử trên thông báo
Mẫu phiếu tiếp nhận điện tử
Trang 3131 | H D S D
Trang 3232 | H D S D
- Một số lưu ý:
i)Với các giao dịch trực tuyến có phí/lệ phí:
Khi đơn được khởi tạo thì NNĐ phải nhập dữ liệu về đơn vào hệ thống Hệ thống sẽ kiểm tra các tài liệu tối thiểu phải đính kèm, kiểm tra các dữ liệu tối thiểu cần khai báo đầy đủ, đúng định dạng như các bảng dữ liệu chuẩn Hiện tại, tài nguyên CNTT của Cục SHTT cho phép lưu giữ các đơn từ khi khởi tạo đến khi
hoàn tất để sẵn sàng Ký và Gửi đến máy chủ tiếp nhận đơn để nhận lại Phiếu tiếp nhận đơn điện tử có số đơn tạm Người nộp đơn cần tới các địa điểm nhận đơn của Cục tại HN, HCM, ĐN để Nộp chính thức trực tiếp và nộp phí/lệ phí như đơn
giấy truyền thống Đơn sau khởi tạo được lưu trên hệ thống 01 tuần, đơn sau khi gửi được lưu trên hệ thống 03 ngày (72h) Sau thời gian đó đơn nháp sẽ bị xóa tự động trên hệ thống để giải phóng tài nguyên Nếu muốn lưu giữ nội dung đơn, NNĐ có thể sử dụng tính năng xuất và tải thông tin của đơn về máy tính cá nhân Thời điểm tiếp nhận và cấp số đơn (trực tuyến cấp độ 3) là thời điểm nộp phí/lệ phí trực tiếp tại các địa điểm nhận đơn Nếu muốn, NNĐ có thể sử dụng chức năng
“ký quỹ” để nạp tiền vào tài khoản trên hệ thống tiếp nhận do Cục SHTT quản lý
để thực hiện thanh toán trực tuyến (hiện tại chỉ có thể áp dụng cho các Tổ chức đại diện SHCN)
ii) Với các giao dịch không có phí sẽ được hệ thống xử lý và tiếp nhận/cấp số
hoặc không tiếp nhận và báo kết quả tức thời trên hệ thống ngay sau khi Nộp
iii) Thời gian tiếp nhận đơn trực tuyến được mở rộng ngoài giờ hành chính so với nộp đơn truyền thống, cụ thể: “trong ngày” được hiểu là từ 00h00 đến 24h00, hoạt động 24/7
iv) Căn cứ xác nhận đã được tiếp nhận đơn trực tuyến là gói tin (có chứa Thông báo đồng ý tiếp nhận đơn của Cục SHTT kèm Tờ khai) được ký số bởi hệ thống tiếp nhận đơn của Cục SHTT và trả vào tài khoản đăng nhập của NNĐ Với các đơn nộp phí/lệ phí trực tiếp tại các văn phòng nhận đơn của Cục sẽ được nhận
Trang 3333 | H D S D
lại thêm 01 bản in của Tờ khai có đóng dấu nhận đơn như đối với đơn truyền thống Nếu hệ thống từ chối tiếp nhận đơn sẽ có gói tin tương ứng
Bước 6: Sau khi khai báo hồ sơ thành công, NNĐ in phiếu tiếp nhận điện tử kèm
các tài liệu cần thiết khác (để đối chứng bản gốc hoặc nộp trực tiếp bản gốc) mang đến Cục SHTT để thanh toán phí và hoàn tất hồ sơ
Bước 6.1: Cán bộ tiếp nhận vào menu Xử lý hồ sơ >> Danh sách chờ tiếp nhận
Hệ thống hiển thị Danh sách hồ sơ chờ tiếp nhận
Bước 6.2: Cán bộ sẽ tìm kiếm hồ sơ theo phiếu tiếp nhận điện tử và tìm kiếm hồ
sơ
Bước 6.3: Nhấn icon để xem hồ sơ
Bước 6.4 Tiếp nhận hồ sơ
- Cách 1: Nhấn nút Đồng ý tiếp nhận /Từ chối tiếp nhận trên màn hình xem hồ
sơ
Trang 3434 | H D S D
- Cách 2: Trên danh sách hồ sơ nhấn icon để tiếp nhận hồ sơ hoặc để từ
chối tiếp nhận hồ sơ
- + Nếu hồ sơ không hợp lệ: thực hiện bước 6.5
- + Nếu hồ sơ hợp lệ thực hiện bước 6.6
Bước 6.5: Cán bộ thực hiện từ chối tiếp nhận Hệ thống hiển thị màn hình từ chối tiếp nhận
- Nhập nội dung từ chối và nhấn nút Từ chối Hệ thống gửi tra kết quả cho người nộp đơn là Thông báo từ chối đơn
Trang 3535 | H D S D
Mẫu từ chối tiếp nhận đơn
Trang 3636 | H D S D
Bước 6.6: Cán bộ thực hiện tiếp nhận Hệ thống hiển thị màn hình xác nhận tài liệu của hồ sơ
Bước 6.7: Nhấn nút Xác nhận Hệ thống thực hiện Cấp số đơn cho hồ sơ
Bước 7: Cán bộ tiếp nhận tạo phiếu thu
Trang 3737 | H D S D
Cán bộ tiếp nhận nhấn Lưu và gửi để gửi phiếu thu cho bộ phận Kế toán
Bước 8: Hệ thống gửi thông báo tiếp nhận thành công và phiếu thu cho người nộp đơn
Trang 3838 | H D S D
Mẫu phiếu thu:
Trang 3939 | H D S D
Mẫu thông báo tiếp nhận đơn
Bước 9: Người nộp đơn mang phiếu báo thu sang bộ phân thu phí Cán bộ thu phí thục hiện xác nhận thanh toán
Trang 4040 | H D S D
Bước 9.1: Vào menu Xử lý phiếu thu >> Danh sách chờ xác nhận thanh toán
Bước 9.2 Chọn 1 hoặc nhiều phiếu thu, nhấn Xác nhận thanh toán, Hệ thống
hiển thị màn hình Xác nhận thanh toán
Bước 9.3: Sau khi thực hiện thanh toán ngoài hệ thống, cán bộ thu phí nhập đầy
đủ thông tin trên màn hình và nhấn nút Xác nhận thanh toán
Bước 9.4 Thực hiện In biên lại
+ In biên lại bản gốc: Nhấn nút In BL bản gốc trên màn hình
Trang 4141 | H D S D
Mẫu biên lai bản gốc liên 1
Trang 4242 | H D S D
Mẫu biên lại bản gốc liên 2
Trang 4343 | H D S D
Mẫu biên lại bản gốc liên 3
Trang 4444 | H D S D
+ In biên lai bản sao: Cán bộ thu phí nhấn nút In BL bản sao trên màn hình
Mẫu biên lại bản sao liên 1
Trang 4545 | H D S D
Mẫu biên lại bản sao liên 2
Trang 4646 | H D S D
Mẫu biên lại bản sao liên 3
Bước 10 Hệ thống chuyển đơn về các phòng chuyên môn
Bước 10.1: Đối với các đơn Nhãn hiệu, Chỉ dẫn địa lý, Cán bộ phòng đăng ký
thực hiện phân loại hình
Trang 4747 | H D S D
Bước 10.1.1 Vào menu Xử lý hồ sơ >> Phân loại hình, bổ sung thông tin
Bước 10.1.2.Chọn hồ sơ, nhấn icon trên danh sách Hệ thống hiển thị màn hình phân loại
Màn hình Phân loại Nhãn hiệu
Trang 4848 | H D S D
Màn hình Phân loại Chỉ dẫn địa lý
Bước 10.1.3: Nhập thông tin phân loại và bổ sung thông tin
Bước 10.1.4: Nhấn nút Lưu để lưu thông tin
Bước 10.2: Thực hiện chuyển đơn xử lý về phòng chuyên môn
Bước 10.2.1:Vào menu Xử lý hồ sơ >> Chuyển đơn xử lý Hệ thống hiển thị màn
hình